Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống sap wms

Hệ thống WMS giúp tổ chức quản lý kho hàng một cách hiệu quả, tử việc xác định vị trí và lưu trữ hàng hóa, đến việc quản lý lượng hàng tên kho, xử lý đơn đặt hàng, và lên lịch vận chuyển

BANG PHAN CONG & DANH GIA CONG VIEC

PHAN A: CO SO'LY THUYET eccsssssssscsssssssesecsessnnseecesssneeseesssseiecssssnniceessneesssness 5

I Quan trj hé thống thông tin doanh nghiỆp 5 5à 2n vn nh ng kg 5

II Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho hàng - 5 - 55 25 sex 5

II; ¡00900 0e i02 33 0n 6

IV Thực thể và sơ đ `ôquan hệ thực tHỂ: - 5 1+ S119 1H HT HH ng re 7 PHẦN B: LIÊN HỆ THỰC TIỄN 2¿©25c+22EE22EE122E1E22E1E27E1E2EEEE22EEE2EEctrErrrrrree 8

1 Giới thiệu v`êhệ thống SAP WMS HH HH HH HH HT HT HH 8

1.1 Gidi thiéu chung véSAP ERP ee 8 2.1 Giới thiệu v`êphầì m`ềần SAPWME LH HH HH HH HH HH 9

II M6 tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống SAP'WMS cành, 10 2.1 Quản lý tổ chức kho hàng ác 3 3131333132311 13111 v1 ng vệ 10

, N9) 0 icon nh 10

"N9, 0i si ae 11 2.4 Quan Ly ‹a con 11

II Phân tích thiết ke HTQL kho hàng <5 <5 1 1935113810511 1 32311 se II

“ân H rà con ee e 11

3.2 Biểu đồphân cấp chức năng - - 5 + +3 v19 HH nh Hy gà 12 3.3 Cae thire the Mn quan LY 13

=6 an e 14 3.5 Sơ đ ôquan hệ thực thỂ 5 h1 HH TH HH 17

Hiện nay, nhu  41 stv dung ph %h mn quan tri doanh nghiộp nhằm tối ưu húa hoạt động quản lý — đi `õi hành trong doanh nghiệp ngày càng trở nờn phổ biến và cũng là yờu cdi bat buộc để khụng bị tụt xuống, giành cơ hội vượt lờn trong thời đại 4.0 cú tốc độ phỏt triển chúng mặt như hiện nay Trong đú, phần m`ón quản lý kho là một trong những phần m`ần được cỏc doanh nghiệp đặt mối quan tõm hàng đi Bất kỳ một doanh nghiệp

cú hàng húa lưu trữ đồi quan tõm đến hoạt động quản lý kho Kho hàng được quản lý chuyờn nghiệp là cơ sở để hỗ trợ hoạt động bỏn hàng hiệu quả hơn Tuy nhiờn, để quản lý một lượng lớn hàng húa g ồn nhi đõi sản phẩm, mẫu mó, số lụ khỏc nhau khiến quản lý, nhõn viờn gặp khú khăn Đú là lý do hệ thống quản lý kho hàng WMS ( Warehouse Management System) ra doi Day là giải phỏp giỳp doanh nghiệp xõy dựng quy trỡnh quản ly kho chuyờn nghiệp, tối ưu chi phớ và nõng cao hiệu quả kinh doanh

Vậy để hiểu rừ hơn v`ờcỏch thức vận hành cũng quy trỡnh nghiệp vụ của hệ thống SAP WMS, nhộm 2 chting em da tiến hành nghiờn cứu v`ờhệ thống thụng tin quản lý kho

trong doanh nghiệp Bài thảo luận dưới đõy chấc chấn khụng thiếu khỏi những thiếu sút

nhất định, nhúm em mong thầy cú thể xem xột và cú những gúp ý dộ ph% thảo luận của nhúm được hoàn thiện hơn

Nhúm em xin chõn thành cảm ơn!

PHẦN A: CƠ SỞ Lí THUYẾT

I Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp

Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Information System Management) là quá trình quản lý và đi âi hành hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp Nó bao ø m quy trình xác định, cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống thông tin để đáp ứng nhu e thông tin của doanh nghiệp

Một quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi các kỹ năng và chức năng quản lý thông tin, bao g Gm:

-_ Thiết kế hệ thống thông tin: Xác định cấu trúc, thiết kế và triển khai hệ thống thông tin phù hợp với nhu c âi doanh nghiệp Đi`âi này bao gần việc lựa chọn các công

nghệ ph m`ãn và ph ân cứng thích hợp

- Quản lý đữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập, lưu trữ và quản lý một cách chính xác và bảo mật Bao ø ân các quy trình và chính sách v`ềnhập liệu, xác thực và bảo mật dữ liệu

-_ Quản lý quy trình kinh doanh: Đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp được tổ chức và thực hiện một cách hiệu quả Từ việc thu thập thông tin, xử lý đến việc báo cáo và phân tích dữ liệu

-_ Quản lý hệ thống và mạng: Đảm bảo rằng hệ thống và mạng trong doanh nghiệp hoạt động một cách ổn định và an toàn Bao gm việc cài đặt và cấu hình phần cứng và

phẦn m ần, quản lý bảo mật và giải quyết sự cố

-_ Hỗ trợ người dùng: Đào tạo và hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng hệ thống thông tin, đ ng thời giải đáp các vấn đ`ềkỹ thuật và giúp đỡ khi gặp sự cố

Tổ chức hiệu quả và quản lý hiệu quả hệ thống thông tin doanh nghiệp có thể giúp

doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt, nâng cao hiệu suất và tăng cường cạnh tranh trên thị trưởng Ð &ng thời, nó cũng đảm bảo rằng thông tin được ghi lại và sử dụng một cách chính xác và bảo mật

II Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Hệ thống thông tin quan ly kho hang (Warehouse Management System - WMS) là mét ph%h m`ân được thiết kế để quản lý và kiểm soát hoạt động hàng hóa trong kho hàng

Nó cung cấp các công cụ và chức năng nhằm tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, đi âi phối

và theo dõi các hàng hóa và ngu ôn lực trong kho hàng

Hệ thống WMS giúp tổ chức quản lý kho hàng một cách hiệu quả, tử việc xác định

vị trí và lưu trữ hàng hóa, đến việc quản lý lượng hàng tên kho, xử lý đơn đặt hàng, và lên lịch vận chuyển Nó cũng cho phép theo dõi và đối chiếu thông tin hàng hóa với hệ thống quản lý kho hàng, từ đó giảm thiểu thiếu sót và lỗi phát sinh trong quá trình quản lý hàng hóa Tử đó nâng cao năng suất và giảm chi phí

Một số tính năng và chức năng cơ bản của hệ thống WMS bao g ôm:

- Quản lý vị trí và lưu trữ: Hệ thống cho phép xác định và theo dõi vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình xếp dỡ và lưu trữ hàng

- Quản lý nhập/xuất hàng: Hệ thống WMS giúp ghi nhận và theo dõi việc nhập hàng vào kho, xuất hàng tử kho và chuyển hàng trong kho một cách chính xác và nhanh chóng

- Quản lý lượng tn kho: Hệ thống WMS cung cấp thông tin vêlượng tn kho, giúp

tổ chức định mức tê kho và lên kế hoạch tái đặt hàng đúng lúc

- Quan ly don đặt hàng: Hệ thống WMS giúp xử lý và quản lý đơn đặt hàng từ việc tiếp nhận đến việc đóng gói và vận chuyển hàng

-_ Pheo dối hàng hóa: Hệ thống cho phép theo dõi các thông tin liên quan đến hàng

hóa, từ quá trình sản xuất đến quá trình lưu trữ và vận chuyển

-_ Báo cáo và phân tích: Hệ thống WMS cung cấp các báo cáo và phân tích vê hoạt động kho hàng, giúp tổ chức đánh giá và cải thiện hiệu suất quản lý kho hàng

II Biểu đ ôphân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional hierarchy chart, FHC) là một công cụ trong quản lý dự án hoặc phân tích hệ thống được sử dụng để hiển thị các ph tử chức năng và mối quan hệ giữa chúng trong một hệ thống hoặc dự án

Biểu đ`ôphân cấp chức năng thưởng được sử dụng để phân rã mục tiêu hoặc nhiệm

vụ của dự án thành các tác vụ nhỏ hơn, từ đó tạo ra một hệ thống phân cấp chức năng Các ph” tử chức năng được xác định dưới dạng các khối hình chữ nhật hoặc hình hộp va

được sắp xếp theo cấp độ, từ cao nhất đến các mức dưới

Biểu đ ` phân cấp chức năng cho phép người dùng dễ dàng nhìn thấy cấu trúc tổ chức và các mối quan hệ giữa các ph3n tử chức năng Nó cung cấp một cái nhìn tổng

quan v €cau trtic va td chtrc chirc nang của hệ thống hoặc dự án, giúp làm rõ trách nhiệm

và phân chia công việc cho các thành viên trong dự án

Biểu đồ phân cấp chức năng cũng có thể được sử dụng để phân tích hiệu quả của

hệ thống hoặc dự án Bằng cách xem xét các tác vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu chung, ngưởi dùng có thể đánh giá được tần quan trọng của từng phần tử chức năng va xác định các tác vụ cần được ưu tiên hay cung cấp ngu ôn lực nhi âu hơn

IV Thực thể và sơ đ 'ôquan hệ thực thể

Thực thể (Entity) là một đối tượng hoặc khái niệm có ý nghĩa độc lập, được đại diện bằng một tên riêng Thực thể có thể có các thuộc tính để mô tả và định danh nó một cách duy nhất

Ví dụ v`êmột thực thể có thể là "khách hàng" trong một hệ thống quản lý dat hang trực tuyến Thực thể khách hàng có thể có các thuộc tính như tên, địa chỉ, số điện thoại,

email, v.v

Sơ d Gquan hé thực thể (Entity-Relationship Diagram - ERD) là một công cụ hình ảnh để mô tả các thực thể và các mối quan hệ giữa chúng trong một hệ thống Sơ đ`ôERD thưởng được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu và làm rõ cách các thực thể tương tác với nhau

Trong sơ đ ŠERD, các thực thể được biểu diễn bằng các hình hộp (hay còn gọi là hình chữ nhật), với tên của thực thể được viết bên trong hình Các mối quan hệ giữa các thực thể được biểu diễn bằng các mũi tên, thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể đó

Ví dụ, trong sơ đ ôERD của hệ thống quản lý dat hang trực tuyến, có thể có các thực thể như "khách hàng", "sản phẩm", "đơn hàng" Sơ đ ôsẽ cho thấy mối quan hệ giữa các thực thể, chẳng hạn mối quan hệ "khách hàng đặt hàng" giữa khách hàng và đơn hàng, và mối quan hệ "sản phẩm thuộc đơn hàng" giữa sản phẩm và đơn hàng

PHAN B: LIEN HE THUC TIEN

I GiGi thiéu v €hé thong SAP WMS

SAP là công ty công nghệ phần mềm đa quốc gia có trụ sở chính đặt tại Đức Công ty SAP(Sysfem Applicatlon Products Software) được biết đến là công ty hang dW

trong lĩnh vực cung cấp phì m`ềần ERP, chuyên phát triển các giải pháp phần m'`ần để

quản lý hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ với khách hàng

1.1 Giới thiệu chung vềSAPERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp mạnh mẽ được phát triển bởi SAP SE Hệ thống này cung cấp các ứng dụng và chức năng quan trọng để quản lý các quy trình kinh doanh cơ bản của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, bao g ôn tài chính, quản lý tài sản, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, và nhỉ `âi lĩnh vực khác

SAP ERP giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình thông qua

tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc khác nhau vào một hệ thống duy nhất Đi`âi này

giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quyết định chiến lược và quản lý

hiệu quả Hệ thống SAP ERP được sử dụng rộng rãi trên toàn c`âi và có sẵn trong nhi âi

ngành công nghiệp khác nhau, tử sản xuất đến dịch vụ, tài chính, y tế, và nhi `âi lĩnh vực

khác

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) cung cấp một loạt tính năng nổi bật để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức Dưới đây là một số tinh nang quan trong cla SAP ERP:

-_ Quản lý Tài chính và Kế toán: Hỗ trợ quản lý tài chính tổng thể bao gần kế toán

tổng hợp, quản lý nợ phải, quản lý công nợ, và các tính năng liên quan

- Quản lý Tài sản: Theo dõi, quản lý và bảo dưỡng tài sản cố định của tổ chức

- Quản lý Sản xuất: Tối ưu hóa quy trình sản xuất, tử quản lý đơn hàng đến quản lý lịch trình sản xuất

- Quan ly Chuỗi Cung ứng: Theo dõi và tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng, từ đặt hàng đến vận chuyển và lưu trữ

- Quan ly Bán hàng và Dich vụ: Hỗ trợ quy trình bán hàng, quản lý khách hàng, và cung cấp dịch vụ sau bán hàng

-_ Quản lý Nhân sự: Quản lý thông tin nhân sự, quy trình tuyển dụng, quản lý hiệu suất và các

2.1 _ Giới thiệu vêphim ân SAPWMS

SAP WMS (Warehouse Management System) là một ứng dụng phần m`ềền được phát triển bởi SAP SE để quản lý các hoạt động trong kho hàng Hệ thống này cung cấp các tính năng quan trọng để tối ưu hóa việc quản lý, kiểm soát và theo dõi các hoạt động trong kho bao g ôn quản lý vị trí hàng hóa, quản lý lưu trữ, theo dõi lô hàng, và quản lý tài nguyên nhân công

SAP WMS giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động kho hàng bằng cách cung cấp thông tin chính xác v`ềvi trí và tình trạng của hàng hóa trong kho Nó cũng hỗ trợ quy trình làm việc hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu sai sót và tối đa hóa sự linh hoạt trong việc quản lý kho Ứng dụng SAP WMS thưởng được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy

mô lớn hoặc trong các ngành công nghiệp đòi hỏi việc quản lý và vận hành kho hàng

phức tạp, như sản xuất, phân phối, bán lẻ, và logistics

SAP WMS (Warehouse Management System) cung cap nhi‘a tinh nang quan trọng để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong kho hàng của một tổ chức Dưới đây

là một số tính năng nổi bật của SAP WMS:

- Quan lý VỊ trí Kho: Theo dõi và quản lý vị trí chính xác của hàng hóa trong kho, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và tìm kiếm

- Quản lý Lô hàng và Số lô: Theo dõi thông tin liên quan đến lô hàng và số lô, giúp đảm bảo chất lượng và truy xuất dễ dàng

-_ Quản lý Ngày hết hạn: Theo dõi các sản phẩm có ngày hết hạn để đảm bảo an toàn

-_ Quản lý Kiểm tra Hàng hóa: Cung cấp tính năng kiểm tra hàng hóa để đảm bảo

chất lượng và đúng đắn

V Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống SAP WMS

Quản lý kho là một công việc phức tạp và tốn nhi êt thời gian, thế nhưng phần

mm SAP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được thời gian và ngu ền nhân lực SAP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chế các khâu quy trình nhập kho, xuất kho của toàn bộ đơn hàng Hơn hết, việc quản lý hàng t`ân kho, chính sách v giá, cũng sẽ được diễn ra hiệu

quả và dễ dàng hơn

2.1 Quản lý tổ chức kho hàng

Một doanh nghiệp thưởng có một hay nhi`âi kho hàng ở nhi âi địa điểm khác nhau

Để quản lí, mỗi khi c`n quản lí thêm kho hàng hoặc cân phân chia không gian kho,

quản lí kho sẽ tiến hành gán cho kho hàng một Mã số kho và chỉ định kho đó cho một hay nhi li Nhà máy/Địa điểm lưu trữ Khi một kho được chỉ định cho Nhà máy/Địa điểm lưu trữ nào, kho đó trở thành điểm tập kết, lưu trữ hàng hóa của Nhà máy/Địa điểm đó Mỗi kho hàng cần lưu trữ các thông tin v`ê Mã số kho, tên kho, địa điểm, đơn vị khối lượng của hàng hóa, diện tích, thể tích kho

Trong mỗi kho, người quản lý sẽ chia kho thành nhi `âi Loại lưu trữ Loại lưu trữ là một phần không gian kho được chỉ định cho các loại hàng hóa khác nhau như: hàng hóa xuất kho ngay, hàng hóa dễ vỡ, hàng hóa trên kệ, hàng xuất kho chậm, vật liệu nguy hiểm Loại lưu trữ øg ôn thông tin v`êMã loại lưu trữ, tên loại lưu trữ và chiến lược quản lí hàng hóa (cho phép nhận hàng, xuất hang .)

Mỗi Loại lưu trữ có thể được chia thành nhi i phần gọi là Phần lưu trữ Mỗi phần

lưu trữ dành cho các nhóm sản phẩm có tính chất, chất lượng tương tự nhau Trong mỗi Ph3n lưu trữ lại có các Thùng lưu trữ Thùng lưu trữ nằm ở cuối hệ thống phân cấp tổ chức kho, ø ần thông tin v`ềvi trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho

2.2 _ Quản lý nhập kho

Sau khi nhà cung cấp nhận được đơn thu mua từ hệ thống mua hàng của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ gửi một Thông báo vận chuyển (Phiếu giao hàng) đến hệ thống

10

kho để thông báo cho kho thoi gian 16 hàng đến, số lượng, hàng hóa, phương tiện giao vận Sau đó, dựa vào Thông báo vận chuyển, hệ thống sẽ tự động tạo một Yêu câi nhập kho gìn mã nhà cung cấp, ngày gio’ 16 hang đến, mã giao vận, mã và loại phương tiện giao vận và khối lượng lô hàng Quản lí kho sẽ dựa vào thông tin Yêu c âi nhập kho

để bố trí nhân lực, phương tiện cẦn thiết cho nhập kho Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, nhân viên kho kiểm tra số lượng, loại hàng, chất lượng có khớp với thông tin được nhận không Nếu đúng thì nhân viên kho lập Thẻ nhập kho (gần mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày nhập, vị trí lưu kho ) và cho hàng hóa lưu kho theo vị trí đã quy định Hệ thống cập nhật lại tên kho trong kho

2.3 Quan ly xuất kho

Khi có đơn mua từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ gửi cho hệ thống kho Đơn dat hang g Gm théng tin chi tiết hàng hóa, số lượng, giá bán, ngày nhận hàng dự kiến và địa điểm nhận Dựa vào Đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động tạo một Yêu c3: xuất kho

ø ên thông tin đơn hàng, mã vận chuyển, địa điểm nhận, ngày nhận hàng gửi đến quản

lí kho Hệ thống sẽ tự động kiểm tra lượng hàng có trong kho xem có đáp ứng được đơn đặt hàng không và đ`êxuất những mặt hàng đáp ứng được Tử đó, quản lí kho sẽ tạo một Thẻ xuất kho ø Gm mã, tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, vị trí lưu kho và giới hạn thời gian di chuyển, sau đó bố trí nhân viên thực hiện di chuyển hàng hóa từ trên kệ ra khu vực giao vận (để vận chuyển đến khách hàng) Nhân viên kho cập nhật trạng thái Thẻ xuất kho đã hoàn thành Hệ thống cập nhật lại tên kho trong kho

2.4 Quản lý kiểm kê kho

Thủ kho theo dõi và cập nhật thông tin tên kho trong SAP WMS, bao gần việc ghi nhận xuất nhập hàng, đi `âi chỉnh số lượng tn sau khi kiểm kê hoặc kiểm tra lại Khi kiểm kê kho hàng, nhân viên kho tạo phiếu kiểm kê và ghi lại thông tin v`ềsố lượng tần kho của từng mặt hàng Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, hệ thống SAP WMS sẽ cung cấp báo cáo v êsự khác biệt giữa số lượng tô thực tế và số liệu trong hệ thống, từ

đó nhân viên kho đi`âi chỉnh và làm rõ các sai sót trong quản lý tân kho Cuối tháng, nhân viên kho làm báo cáo v`ềlượng hàng nhập, số lượng hàng xuất trong tháng gửi đến ban lãnh đạo

VỊ Phân tích thiết kế HTQL kho hàng

3 Tac nhan ngoai

Định nghĩa: Tác nhân ngoài là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đ`ồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Các tác nhân ngoài của hệ thống quản lý kho hàng bao ø ồn:

-_ Nhà cung cấp: Nhà cung cấp gửi thông báo vận chuyểh (Phiếu giao hàng) đến hệ thống kho để thông báo v`êlô hàng đến, số lượng, hàng hóa và thông tin vận chuyển Họ

cung cấp các sản phẩm và hàng hóa c ân nhập kho

-_ Khách hàng: Khách hàng cung cấp thông tin chị tiết v`đơn đặt hàng, số lượng, giá bán, ngày nhận hàng dự kiến và địa điểm nhận

- Bộ phận bán hàng: Bộ phận bán hàng của doanh nghiệp gửi đơn đặt hàng từ khách hàng cho hệ thống kho

-_ Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhận báo cáo v`ê lượng hàng nhập và xuất trong tháng từ nhân viên kho Họ thưởng quyết định v`ề các chiến lược t kho và cung cấp hướng dẫn cho quản lý t ân kho dựa trên các thông tin này

4 Biểu đ`ôphân cấp chức năng

12