Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế thị trường có cạnh tranh khốc liệt, để đạt mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp thấy rõ việc tăng cường hiệu cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn tốn nói riêng, nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn kinh doanh, thu lợi nhuận nhiều Các doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường kinh doanh có lãi phải khơng ngừng hồn thiện máy quản lý, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Có thể nói hoạt động tốn hoạt động khơng thể thiếu q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, phản ánh mối quan hệ toán doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách, cán công nhân viên doanh nghiệp Để góp phần hỗ trợ nâng cao hiệu kinh doanh việc giải tốt mối quan hệ bên bên doanh nghiệp cách nhanh gọn, hợp lý, rõ ràng, lành mạnh vấn đề cần thiết Hoạt động tốn khơng tốt gây ứ đọng vốn, vốn bị chiếm dụng, công nợ dây dưa kéo dài, giảm hiệu kinh doanh Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, thành viên Công ty xăng dầu B12 trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Chi nhánh khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn toán nợ với khách hàng nhà cung cấp để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý doanh nghiệp với mục đích đạt lợi nhuận cao Là doanh nghiệp thương mại, nên công tác theo dõi toán với nhà cung ứng khách hàng trọng Qua tìm hiểu thực tế, kế tốn tốn có vai trị to lớn khơng thể thiếu cơng tác quản lý tài doanh nghiệp Vì từ cơng tác tốn hình thành nên hai mảng nội dung: nợ phải thu, nợ phải trả Nghiên cứu tìm hiểu vấn đề giúp doanh nghiệp thấy ưu điểm, vướng mắc tồn cơng tác kế tốn tốn với khách hàng ảnh hưởng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 đến tốc độ tuần hoàn vốn doanh nghiệp nào? để từ đưa phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn tốn nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Đây vấn đề mà doanh nghiệp thương mại quan tâm hàng đầu Từ ý nghĩa tiến hành nghiên cứu đề tài: Hồn thiện kế tốn tốn với khách hàng Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên Nội dung chuyên đề gồm chương: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên Chương 2: Thực trạng kế toán toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng n Chương 3: Hồn thiện kế tốn toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng n Do thời gian ngắn trình độ cịn nhiều hạn chế, chun đề khơng tránh khỏi sai sót Rất mong quan tâm bảo thầy để viết hồn thiện Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 1.1 Đặc điểm khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 1.2 Đặc điểm toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 1.3 Tổ chức quản lý toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên Chương 2: Thực trạng kế toán toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 2.1 Thủ thục chứng từ 2.2 Kế toán chi tiết toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 2.3 Kế toán tổng hợp toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng n Chương 3: Hồn thiện kế tốn tốn với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế toán toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên phương hướng hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm 3.1.2 Nhược điểm 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn tốn với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 3.2.1 Về công tác quản lý toán với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 3.2.2 Về tài khoản sử dụng phương pháp kế toán 3.2.3 Về chứng từ luân chuyển chứng từ 3.2.4 Về báo cáo kế toán liên quan đến toán với khách hàng Kết luận 6 11 20 20 25 34 41 41 41 42 43 44 44 45 47 48 49 DANH MỤC BẢNG BIỂU Số Tên Biểu 01 Danh mục khách hàng Trang 09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Biểu 02 Biểu 03 Biểu 04 Biểu 05 Biểu 06 Biểu 07 Biểu 08 Biểu 09 Biểu 10 Biểu 11 Biểu 12 Biểu 13 Biểu 14 Biểu 15 Biểu 16 Biểu 17 Biểu 18 Biểu 19 Biểu 20 Biểu 21 Biểu 22 Biểu 23 Biểu 24 Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 Phiếu thu Lệnh toán Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Thẻ theo dõi cơng nợ Báo cáo cơng nợ khách hàng Quyết tốn tiền hàng Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK13111 Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 13113 Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 13124 Bảng kê hàng hố xuất Bảng kê cơng nợ theo khách TK 13111 Bảng kê công nợ theo khách TK 13113 Bảng kê công nợ theo khách TK 13124 Phụ biểu báo cáo công nợ phải thu phải trả TK 13111 Phụ biểu báo cáo công nợ phải thu phải trả TK 13113 Phụ biểu báo cáo công nợ phải thu phải trả TK 13124 Nhật ký chứng từ 10A Bảng kê chứng từ 10A Sổ TK 13111 Sổ TK 13113 Sổ TK 13124 20 21 22 23 24 28 29 30 31 32 32 33 33 34 34 35 36 36 37 37 38 39 39 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số Tên Trang Sơ đồ Quy trình cung ứng hàng hố Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên Sơ đồ Sơ đồ máy chi nhánh xăng dầu Hưng Yên Sơ đồ Sơ đồ máy kế toán Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên Sơ đồ Quy trình kiểm sốt cơng nợ khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên 12 13 16 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU HƯNG YÊN 1.1 Đặc điểm khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty xăng dầu B12 thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Chi nhánh xác định đại diện Tổng công ty xăng dầu Việt Nam kinh doanh xăng dầu địa bàn tỉnh Hưng Yên khu vực lân cận Như thành viên khác Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên tiến hàng cung ứng mặt hàng như: xăng dầu sáng, dầu mỡ nhờn, gas hoá lỏng Quy mô cung ứng Chi nhánh vào khoảng 2.000 m3/tháng Quy trình cung ứng xăng dầu thị trường: Chi nhánh sử dụng hai hình thức tiêu thụ kênh tiêu thụ trực tiếp tiêu thụ gián tiếp + Kênh tiêu thụ trực tiếp : Chi nhánh trực tiếp bán hàng cho khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn theo phương thức bán buôn bán lẻ cửa hàng bán xăng dầu Chi nhánh Lượng xăng dầu tiêu thụ kênh chiếm tới 80% tổng số xăng dầu tiêu thụ + Kênh tiêu thụ gián tiếp : Các đại lý nhận hàng từ Chi nhánh theo phương thức mua theo giá bán đại lý bán cho người bán lẻ người sử dụng theo giá bán lẻ Chi nhánh ( Hình thức chủ yếu áp dụng với đại lý xăng dầu) Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 Sơ đồ 1: Quy trình cung ứng hàng hố Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên Nhập hàng từ đầu mối CN Xăng dầu Hưng Yên (1) Hệ thống cửa hàng bán lẻ (2) (1) Hệ thống đại lý phân phối Người tiêu dùng trực tiếp (2) Chú giải : (1) Cung ứng lao động trực tiếp Chi nhánh (2) Cung ứng hệ thống bên ngồi Chính mặt hàng kinh doanh Chi nhánh xăng dầu loại hố dầu, muốn quản lý hiệu khối lượng lớn nhiều chủng loại đòi hỏi phải thực nhiều biện pháp khâu, có đảm bảo cung ứng cách đầy đủ phẩm chất, chủng loại cho trình sản xuất kinh doanh Khâu trình cung ứng cơng tác mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại việc lựa chọn nguồn hàng có tính ổn định định nhiều đến hiệu sản xuất kinh doanh khả cạnh tranh thị trường Do Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu bán trực tiếp, thành viên kênh phân phối Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên nguồn hàng nhập trực tiếp Chi nhánh từ nguồn công ty mà chủ yếu từ xí nghiệp đầu mối ngành Mặt hàng xăng ôtô, Diesel dầu hoả nhận hàng từ Xí nghiệp kho vận xăng dầu K132 thuộc Công ty xăng dầu B12 Mặt hàng Mazut nhận hàng từ kho Thượng Lý - Công ty xăng dầu khu vực III Dầu mỡ nhờn nhập từ công ty hố dầu Petrolimex Chi nhánh Hải Phịng Gas phụ kiện Gas nhập từ Công ty trách nhiệm hữu hạn Gas Petrolimex Hải Phòng Để thuận tiện cho việc quản lý công tác cung ứng xăng dầu xác số lượng, chủng loại, Chi nhánh tiến hành phân loại Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 sở đảm bảo an toàn, chất lượng, đặc điểm loại hàng, nhờ mà phận quản lý hàng hố theo dõi biến động nhu cầu tiêu dùng, cung cấp thơng tin xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch cung ứng dự trữ xăng dầu Do đặc điểm kinh doanh Chi nhánh, kinh doanh xăng dầu sản phẩm hố dầu ngành kinh doanh có điều kiện nên việc phân loại, quản lý khách hàng công việc bắt buộc suốt trình sản xuất kinh doanh đơn vị Hiện nay, Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên phân loại khách hàng theo loại hình xuất bán, gồm: - Khách hàng Đại lý: Là đối tác doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu địa bàn tỉnh Hưng Yên Đây nhóm khách hàng đem lại doanh thu lợi nhuận tương đối lớn cho Chi nhánh - Khách hàng mua buôn: Là khách hàng có nhu cầu tiêu thụ số lượng hàng hố tương đối lớn nhóm khách hàng sử dụng trực tiếp sản phẩm hàng hoá, mức độ cạnh tranh nhà cung ứng địa bàn khu vực phụ cận mạnh - Khách hàng mua lẻ: Đây nhóm khách hàng chủ yếu 80% lợi nhuận đơn vị nhóm khách hàng đem lại công tác quản lý chất lượng phục vụ giao tiếp với khách hàng bán lẻ Chi nhánh đặc biệt trọng Kể từ ngày thành lập Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên, năm 1997, đơn vị sử dụng phần mềm quản lý PBM bao gồm tất phân hệ Kế toán, tiền lương, kinh doanh, vận tải viết Visual FoxPro nhằm quản lý toàn hoạt động sản xuất kinh doanh cách tự động Khách hàng Đại lý mua buôn Chi nhánh cập nhật quản lý thường xuyên tiêu: địa chỉ, người liên lạc, số điện thoại, số Fax, nhu cầu tối thiểu, nhu cầu tối đa/tháng, thông tin khác số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản, tình hình tài (Biểu 01) Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 nhằm phục vụ tốt công tác quản lý điều hành kinh doanh, thoả mãn nhu cầu ngành kinh tế, quốc phòng đời sống xã hội Biểu 01 - Danh mục khách hàng Mã Tên_KH Địa Số_VAT Số_TK Tại_NH Số_ĐT 10583054 Cửa hàng P.An Tảo; TP 5700101690002 10201000776 TMCP Công 03213550736 xăng dầu An Hưng Yên, tảo Hưng Yên Nam CN Công ty CP 67A Trương Hưng Yên Công thương CBKD LTTP Định, Hai Bà 20890230 Hà Nội Công ty CP Trưng, Hà Nội KCN Phố Nối, CBTP Kinh Mỹ Hào, Hưng 20890252 Đô Miền Bắc DNTN Minh Yên P.An Tảo; TP Quang Hưng Yên, Trạm VTNN Hưng Yên TT Vương, Tiên Tiên Lữ Lữ, Hưng Yên 20890229 20890253 HĐ Mức nợ 048631515 1.030.000.000 03213942128 308 735.000.000 03213873339 82 03213873806 104 thương Việt 0101913119001 102010000016236 KV Hai Bà 0900178252 2400201000690 Trưng Nông nghiệp PTNT Văn 0900191790 2400201000622 Lâm Nông nghiệp PTNT tỉnh 0900108285006 2400201000160 Hưng Yên Nơng nghiệp PTNT Tiên Lữ (Nguồn Phịng kế tốn tài chính) Các thơng tin danh mục khách hàng rà soát cập nhật thường xuyên dựa hợp đồng ký kết số liệu cung cấp từ đội ngũ nhân viên thị trường, số liệu cập nhật trực tiếp hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Mã khách hàng sở để kết xuất thẻ theo dõi công nợ, sổ chi tiết, bảng kê hàng hoá xuất theo phương thức, bảng kê công nợ theo khách, biên đối chiếu công nợ, báo cáo khoản nợ hạn, phụ biểu báo cáo cơng nợ 1.2 Đặc điểm tốn với khách hàng Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên Thanh toán hoạt động quan trọng cho q trình kinh doanh, nắm vững điều đó, cơng tác tổ chức toán nợ Chi nhánh quan tâm trọng nhiều Vì đơn vị kinh doanh thương mại nên hoạt động toán diễn thường xuyên tất khâu: từ khâu nhập đến khâu bán Do vậy, Chi nhánh ln quan tâm cơng tác bố trí nhân viên kế toán toán Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyen Thi Nga – KTTH – K22.24 Cụ thể, tất cửa hàng bán lẻ Chi nhánh bố trí nhân viên kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ thu hồi số tiền hàng mà khách nợ để nộp Chi nhánh Tại phịng kế tốn tài chính, có nhân viên quản lý cơng tác nợ phải thu, nợ phải trả Nói chung, có phối hợp ăn ý kế toán cửa hàng với kế toán Chi nhánh Hiện Chi nhánh có hai hình thức tốn chính: + Thanh tốn nội + Thanh tốn đơn vị ngồi( Người bán người mua) * Với khoản toán với khách hàng mua lẻ: khoản toán với cửa hàng trực thuộc Tồn tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu hai hình thức tốn: bán lẻ thu tiền bán lẻ công nợ Những khách hàng công nợ cửa hàng gọi tắt “công nợ bán lẻ” Trực tiếp ký hợp đồng công nợ mua bán xăng dầu với Chi nhánh Các cửa hàng phải có trách nhiệm mở sổ theo dõi chi tiết công nợ theo khách Cuối tháng lập bảng kê, báo cáo tổng hợp gửi lên Phịng kế tốn Chi nhánh, đồng thời có trách nhiệm ký biên đối chiếu, thu hồi công nợ với khách hàng “công nợ bán lẻ” Chi nhánh không mở mã theo dõi khách hàng công nợ bán lẻ, mà theo dõi công nợ theo cửa hàng, khách hàng công nợ cửa hàng đưa vào mã phải thu cửa hàng Vì vậy, Chi nhánh có 25 cửa hàng bán lẻ xăng dầu, kế tốn mở mã cơng nợ theo cửa hàng, cịn cửa hàng có hệ thống cơng nợ bán lẻ khác (tăng, giảm theo thời điểm, có 600 khách hàng, Chi nhánh khơng mở mã theo dõi khách hàng này) Cửa hàng có trách nhiệm thu, quản lý tiền nộp vào Tài khoản Chi nhánh mở ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Hưng Yên trực tiếp nộp Chi nhánh có yêu cầu lãnh đạo Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn huyện địa bàn tỉnh vào hợp đồng Chi nhánh ký, tiến hành thu tiền cửa hàng, 10