( Liên 3: Dùng để thanh toán) Ngày 31/12/2009
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Xăng dầu Hưng yên Địa chỉ: 439_ Nguyễn Văn Linh _ TXHY
Mã số thuế: 5700101690002
Họ tên người mua hàng: Phan Văn Tân Đơn vị mua hàng: Trung tâm Y tế Tiên Lữ Mã số thuế:
Địa chỉ : Tiên Lữ, Hưng Yên
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Mẫu số: 01GTKT-3LL-02 Ký hiệu: AA / 2008T
Số: 046486
Phần hàng hoá
STT Hàng hóa Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Diesel 0.05S
Cộng tiền hàng Thuế GTGT(10 %) Phí xăng dầu
Lit 1.200 12.818 15.381.600
15.381.600 1.538.400 600.000
Tổng cộng tiền thanh toán 17.520.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười bảy triệu năm trăm hai mươi ngàn đồng chẵn.
Người lập phiếu Người nhận hàng Người vận chuyển Người giao hàng
Nguồn phòng tài chính kế toán
2.2 Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên
2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán Chi nhánh sử dụng tài khoản 131_ Phải thu khách hàng. Tài khoản này để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, được mở chi tiết tài khoản cấp ba theo quyết định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam như sau:
TK 13111: Phải thu khách hàng mua buôn TK 13113: Phải thu khách hàng đại lý TK 13124: Phải thu khách hàng bán lẻ 2.2.2 Trình tự kế toán chi tiết:
* Hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Hàng ngày, căn cứ vào hợp đồng mua bán, giao nhận hàng hoá, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho. Kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng đối tượng khách hàng rồi thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu xong được dùng để ghi sổ kế toán chi tiết. Tình hình phản ánh các nghiệp vụ thanh toán nợ với khách hàng vào sổ kế toán tại Chi nhánh được tiến hành như sau:
1.Trường hợp bán buôn:
Ví dụ: Từ ngày 01/12/2009 giá bán lẻ nhà nước quy định theo từng thời điểm là Xăng Mogas 92 không chì: 15.950 đ/lít, Xăng Mogas 95 không chì:
16.450 đ/lít, Dầu Diesel 0.05%: 14.600 đ/ lít. Đây là giá gồm cả phí xăng dầu và thuế.
Khi ký kết hợp đồng, Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán xây dựng mức chiết khấu về giá một cách hợp lý nhất tại thời điểm là 200 VNĐ/lít. Như vậy giá bán đã gồm cả thuế và phí xăng dầu cho khách hàng mua buôn sẽ là:
Xăng Mogas 92 không chì: 15.750 đ/lít Xăng Mogas 95 không chì : 16.250 đ/lít Dầu Diesel 0.5%: 14.400 đ/ lít
Tương tự như vậy, khi đại lý ký kết hợp đồng lấy hàng thì Phòng kinh doanh và Phòng kế toán xây dựng lên mức chiết khấu về giá một cách hợp lý nhất là 500đ/
lít và tại thời điểm đó giá bán đã gồm cả thuế và phí xăng dầu cho khách hàng đại lý sẽ là:
Xăng Mogas 92 không chì: 15.450 đ/lít Xăng Mogas 95 không chì : 15.950 đ/lít Dầu Diesel 0.5%: 14.100 đ/ lít
Như vậy, Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 046178 ngày 28/12/2009 bán hàng cho Công ty Cổ phần CBTP Kinh đô miền Bắc (biểu 04), kế toán hạch toán:
Nợ TK 13111: 72.000.000 VNĐ _ Phải thu khách hàng mua buôn.
Có TK 3331: 6.320.000 VNĐ_ Thuế GTGT đầu ra Có TK 33392: 2.500.000 VNĐ_Phí xăng dầu
Có TK 5111: 63.180.000 VNĐ_ Doanh thu bán hàng
2. Trường hợp bán đại lý:
Ví Dụ: Như tính toán trên, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 046277 ngày 28/12/2009 bán hàng cho DNTN Minh Quang, Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 13113: 77.404.500 VNĐ _ Phải thu khách hàng đại lý Có TK 3331: 6.583.140 VNĐ_ Thuế GTGT đầu ra Có TK 33392: 5.010.000 VNĐ_Phí xăng dầu phải nộp Có TK 5111: 65.811.360 VNĐ_ Doanh thu bán hàng
3. Trường hợp bán lẻ
Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 046486 ngày 31/12/2009 tại cửa hàng xăng dầu An Tảo về lượng hàng 1.200 lít dầu Diesel 0.05S bán nợ tháng 12/2009 cho Trung tâm Y tế huyện Tiên Lữ, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 13124: 17.520.000 VNĐ _ Phải thu khách hàng bán lẻ Có TK 3331: 1.538.400 VNĐ_ Thuế GTGT đầu ra Có TK 33392: 600.000 VNĐ_Phí xăng dầu phải nộp Có TK 5111: 15.381.600 VNĐ_ Doanh thu bán hàng
4. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 13111,13113,13124
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu thu và các chứng từ khác liên quan việc bán hàng ngày 25/12/2009 với nội dung Trạm vật tư nông nghiệp huyện Tiên Lữ trả tiền mua hàng, kế toán định khoản:
Nợ TK 1111: 15.947.700 VNĐ
Có TK 13113: 15.947.700 VNĐ
Ví dụ: Căn cứ vào giấy báo có ngày 15/12/2009 và các chứng từ khác liên quan về việc Công ty CPCBTP Kinh Đô Miền Bắc trả tiền mua hàng.
Nợ TK 1121: 60.872.972 VNĐ
Có TK 13111: 60.872.972 VNĐ
Ví dụ: Căn cứ giấy báo có ngày 15/12/2009 và các chứng từ liên quan về việc Trung tâm y tế huyện Tiên Lữ trả tiền mua lẻ xăng dầu tại Cửa hàng xăng dầu An Tảo số tiền 5.250.000 VNĐ, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 1121: 5.250.000 VNĐ
Có TK 13124: 5.250.000 VNĐ
Đồng thời Phòng kế toán thông báo cho cửa hàng xăng dầu An Tảo số tiền khách hàng đã thanh toán, ngày thanh toán và hình thức thanh toán.
*Hệ thống sổ sách kế toán chi tiết sử dụng cho kế toán thanh toán với khách tại Chi nhánh.
Hiện nay ở Chi nhánh có trang bị máy vi tính ở tất cả các phòng ban, tới các phần hành nghiệp vụ. Hàng ngày, kế toán nhập chứng từ vào máy vi tính, sau đó máy sẽ tự tiến hành xử lý số liệu, lên sổ sách, báo cáo. Trên cơ sở các nghiệp
vụ đã được định khoản, máy sẽ tự kết xuất số liệu ra các loại sổ sách, bảng kê liên quan. Hình thức sổ áp dụng tại Chi nhánh là hình thức sổ nhật ký chứng từ.
Đối với phần hành thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh, công tác nhập dữ liệu vào máy được giao cho ba kế toán viên đảm nhiệm: Kế toán hàng hoá, kế toán thanh toán, kế toán công nợ.
Với kế toán hàng hoá, có nhiệm vụ tập hợp số liệu mua hàng, xuất bán hàng theo các loại hình. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi số tiền chi, thu phát sinh hàng ngày. Kế toán công nợ sẽ hàng ngày trực tiếp kiểm tra số liệu phát sinh theo từng mã khách công nợ, đôn đốc thu hồi công nợ theo đúng hợp đồng.
Trước tiên xem xét đến hệ thống sổ sách kế toán ở các cửa hàng của Chi nhánh:
Cửa hàng là một đơn vị kinh doanh nhỏ của Chi nhánh, tại mỗi cửa hàng có mở thẻ theo dõi công nợ cho từng khách hàng công nợ bán lẻ (biểu 07). Hàng ngày, kế toán căn cứ vào lượng hàng xuất bán công nợ cho từng khách hàng (có chứng từ ký nhận đầy đủ của người mua hàng) kế toán vào thẻ theo dõi.