CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên
3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên
Quản lý mối quan hệ khách hàng là điều kiện quan trọng quyết định sự sống còn của Doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, thực hiện điều khoản thanh toán trả tiền trước khi nhận hàng đối với các khách hàng đại lý của Chi
nhánh xăng dầu Hưng Yên nhằm giảm thiểu tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn, quản lý chặt dòng tiền do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu. Tuy nhiên trong dài hạn, giải pháp này là không thể thực hiện được, Chi nhánh nên xây dựng cho mình một chiến lược phát triển, quản lý, khai thác khách hàng một cách hiệu quả, khôn ngoan nhất, đem lại lợi ích, lợi nhuận cao nhất.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành và những kết quả nghiên cứu của đề tài chúng tôi đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Chi nhánh như sau:
Đối với công nợ khách hàng là khách hàng bán buôn, khách hàng đại lý:
Chi nhánh nên thường xuyên đối chiếu, kiểm tra và cân đối các khoản đến hạn phải thanh toán để chủ động trong cân đối thanh toán . Bên cạnh đó, tuỳ từng thời điểm, phạm vi và đối tượng khách hàng để lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp, an toàn và hiệu quả nhất.
Để rút ngắn thời gian lưu chuyển tiền và thuận tiện hơn cho công tác kế toán trong việc ghi nhận, xử lý thông tin và giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán nợ phải thu khách hàng, việc thanh toán tiền hàng của khách hàng nên được ghi nhận ngay khi nhận được thông báo đã thanh toán của khách hàng (có xác nhận của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tuyến huyện hoặc ngân hàng bên mua mở tài khoản), và thông báo của các cửa hàng đã nộp tiền vào Tài khoản;
Theo tôi kế toán Chi nhánh nên hạch toán như sau:
Nợ TK 1131: Tiền đang chuyển
Có TK 13111: Phải thu khách hàng mua buôn Có TK 13113: Phải thu khách hàng đại lý Có TK 13124 : Phải thu khách hàng mua lẻ
Khi tiền từ ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tuyến huyện chuyển lên ngân hàng tỉnh và ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh
Hưng Yên gửi giấy báo có về Chi nhánh thì tại Chi nhánh kế toán công nợ định khoản như sau:
Nợ TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng Có TK1131: Tiền đang chuyển.
Hiện nay, ngoài hệ thông ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, các ngân hàng khác cũng đã mở một số chi nhánh cấp 3 trên địa bàn tỉnh; Chi nhánh đã mở tài khoản thanh toán tại các Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Hưng Yên, Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín chi nhánh cấp 1 tại Hưng Yên, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hưng Yên; Do vậy, khi ký kết các hợp đồng kinh tế, lãnh đạo Chi nhánh nên tham vấn các ý kiến từ kế toán công nợ, kế toán thanh toán, để đưa ra điều khoản thanh toán thuận tiện nhất, có lợi nhất cho cả hai bên.
Đối với hạch toán thanh toán chiết khấu bán hàng: để đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán và phản ánh đúng tình hình biến động của số chiết khấu phải thanh toán cho khách hàng trong tháng, theo chúng tôi kế toán Chi nhánh nên hạch toán như sau:
Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán
Có TK131: Số chiết khấu cho khách hàng theo từng cửa hàng.
Việc hạch toán như trên vừa đảm bảo chế độ kế toán lại vừa giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu cho khách hàng.
Về góc độ sử dụng thông tin: như đã biết, chức năng quan trọng nhất của công tác kế toán trong mỗi doanh nghiệp là kiểm tra, kiểm soát số liệu và cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý. Chính vì vậy, kế toán của Chi nhánh cần cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản lý để có đối sách đối với các khoản phải thu khách hàng phù hợp để không dẫn đến tình trạng mất khả năng thanh toán và mất đi sự tin cậy đối với bạn hàng. Thông tin chính là cơ sở để cấp lãnh đạo có biện pháp tăng cường huy động vốn, điều chỉnh cơ cấu sử dụng vốn, tiếp tục đa dạng hóa nguồn cung ứng vốn, cải thiện cơ cấu sử dụng vốn hợp lý, tăng cường đầu tư
để tăng tỷ trọng vốn chủ sở hữu lên khoảng 30% vốn kinh doanh. Tăng cường các biện pháp tránh ứ đọng và bị chiếm dụng vốn như giảm lượng hàng tồn kho đến mức hợp lý, duy trì các biện pháp thu hồi nợ của khách hàng, tăng tốc độ luân chuyển vốn. Giảm tỷ lệ nợ phải trả nhằm tăng tính độc lập tài chính của Chi nhánh đáp ứng yêu cầu kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Đồng thời, để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tốt hơn thì Chi nhánh cần thực hiện một số vấn đề sau:
Thường xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên để có trình độ tay nghề thành thạo. Phòng kế toán phải thường xuyên theo dõi ghi chép các nghiệp vụ chính xác, kịp thời. Phòng kinh doanh cần có kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh, đối phó kịp thời với những biến động xảy ra trên thị trường.
Chi nhánh cần phải chú trọng hơn nữa đến việc bố trí nhân viên bán hàng thu hồi nợ khách hàng bằng cách thường xuyên đôn đốc khách hàng thực hiện việc thanh toán tiền hàng theo đúng thời gian quy định trên hợp đồng kinh tế đã được ký kết, có như vậy hoạt động thanh toán nợ ở Chi nhánh sẽ được đảm bảo hợp lý và đúng khoa học.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Mặc dù hiện nay, quy định quản lý các cửa hàng bán lẻ do Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã quy định rất rõ các cửa hàng trực thuộc phải nộp định kỳ chứng từ hàng hoá, các bảng kê, báo cáo theo quy định về đơn vị cấp trên định kỳ vào các ngày 10, 15, 25 và ngày cuối cùng của tháng, tuy nhiên, thực trạng của các Công ty xăng dầu nói chung và Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên nói riêng, công tác lưu chuyển chứng từ chỉ thực hiện dứt điểm vào thời điểm kết thúc tháng, do đó ảnh hưởng rất lớn đến việc tổng hợp số liệu, cung cấp các thông tin phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp của lãnh đạo đơn vị. Số liệu cập nhật vào hệ thống tập trung nhiều vào thời điểm cuối tháng (với lượng thông tin rất lớn) dẫn đến mất nhiều thời gian tập trung xử lý thông tin và rà soát; Việc cung cấp
các số liệu nhanh tại từng thời điểm trong tháng cho Ban lãnh đạo đạt độ chính xác chưa cao, ảnh hưởng đến quyết định điều hành kinh doanh.
Trong cơ chế thị trường, không còn cơ chế cấp bù lỗ xăng dầu của Nhà nước.
Theo tôi, nên đưa ra quy định về chế độ luân chuyển chứng từ từ các cửa hàng về Chi nhánh định kỳ vào các ngày 5, 10, 15, 20, 25 và ngày kết thúc của tháng (đối với bán lẻ) và luân chuyển hàng ngày từ Phòng Kinh doanh về Phòng kế toán tài chính (đối với bán buôn và bán đại lý) nhằm đáp ứng kịp thời trong việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu, cung cấp số liệu chính xác, (đặc biệt là các báo cáo nhanh dữ liệu thị trường, công nợ...) phục vụ công tác điều hành kinh doanh của lãnh đạo.
3.2.4 Về báo cáo kế toán liên quan đến thanh toán với khách hàng
Nhằm khai thác tối ưu nhất chương trình tin học quản lý của Chi nhánh, tôi thiết nghĩ nên xây dựng thêm một báo cáo phân tích công nợ dựa trên cơ sở các dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống. Báo cáo này cung cấp cho lãnh đạo các thông tin: doanh số bán hàng trong kỳ, số tiền khách trả, số dư công nợ cuối kỳ, số dư công nợ bình quân, ngày nợ bình quân của kỳ phân tích đối với từng khách hàng, từng loại hình.
Đối với công nợ bán lẻ, hiện nay Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên có 25 của hàng bán lẻ trực thuộc. do vây quản lý việc thu nộp tiền bán hàng hết sức phức tạp. Vào cuối tháng, các kỳ kiểm kê cuối quý, hết năm lượng tồn quỹ tại các cửa hàng là tương đối lớn. Số tồn quỹ này và số dư công nợ bán lẻ là số dư nợ trên tài khoản 13124 - Phải thu khách hàng bán lẻ. Khi phản ánh vào báo cáo tài chính, số này được ghi vào chỉ tiêu phải thu khách hàng thuộc phần Tài sản. Nhằm thực hiện đúng chuẩn mực và chế độ kế toán, theo tôi nên hạch toán tồn quỹ tiền mặt tại các cửa hàng ở các kỳ kiểm kê vào tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, và coi đó là một khoản tiền đang chuyển từ cửa hàng về Chi nhánh. Như vậy, khi lập báo cáo tài chính, số tồn quỹ tiền mặt tại các cửa hàng được phản ánh vào chỉ tiêu tiền và các khoản tương đương tiền sẽ đúng hơn.