CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên và phương hướng hoàn thiện
Nhìn chung, công tác hạch toán công nợ ở Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên khá cụ thể và rõ ràng, phản ánh được chi tiết tình hình biến động về công tác thanh toán của nhà cung cấp, khách hàng. Tuy còn vài hạn chế nhưng không đáng kể. Bộ phận kế toán nói chung và kế toán thanh toán công nợ nói riêng cần cố gắng hơn nữa để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của Chi nhánh.
Chi nhánh Xăng dầu Hưng Yên là đơn vị hạch toán độc lập, chế độ kế toán theo chế độ kế toán chung. Trong thời gian vừa qua, Chi nhánh đã xác định đúng phương hướng hoạt động kinh doanh nên vừa đem lại lợi nhuận cho bản thân lại vừa đúng với chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước.
3.1.1 Ưu điểm:
Thực tế cho thấy, Chi nhánh đang thực thi một chính sách quản lý hoạt động thanh toán với khách hàng tương đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.
Trong công tác bán hàng và quản lý thanh toán công nợ với người mua, Chi nhánh luôn duy trì và thực hiện tốt khả năng kiểm soát đối với các khoản thanh toán các khoản nợ đến hạn. Đối với khách hàng, Chi nhánh luôn giữ được uy tín lớn nhờ cơ chế thanh toán hết sức linh hoạt, nhanh chóng kịp thời.
Về hệ thống chứng từ mà kế toán của Chi nhánh đang sử dụng là đúng theo mẫu quy định của bộ tài chính. Các yếu tố trong chứng từ là đầy đủ, chính xác, đảm bảo đủ căn cứ cho công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế.
+ Hệ thống sổ sách kế toán của Chi nhánh có ưu điểm là đầy đủ về số lượng và chủng loại. Quá trình hạch toán các nghiệp vụ đều được thực hiện trên máy tính. Nhờ vậy, công tác kế toán đã rút ngắn về thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý.
+ Bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao. Các phần hành kế toán được tổ chức một cách đồng bộ, chặt chẽ và việc phân công công việc của nhân viên kế toán tương đối hợp lý. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm phần công việc của mình nhưng họ đã tạo ra được sự liên kết giải quyết công việc một cách nhịp nhàng, có hiệu quả.
+ Về thanh toán: Công ty đã sử dụng phương thức thanh toán một cách linh hoạt, đa dạng nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán. Ngoài việc đôn đốc thu hồi nợ phải thu từ khách hàng, Chi nhánh cũng tích cực trong việc thanh toán nợ đầy đủ, đúng thời hạn, đặc biệt là nợ phải trả cho các nhà cung cấp, do đó đã tạo uy tín trong thanh toán.
3.1.2 Nhược điểm:
Tuy nhiên, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, bên cạnh những kết quả đạt được thì Chi nhánh vẫn còn hạn chế cần phải hoàn thiện hơn.
Phòng kế toán còn phụ thuộc quá nhiều vào phòng nghiệp vụ kinh doanh.
Khi phòng kinh doanh bàn giao chứng từ lên thì mới ghi nhận, tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa 2 Phòng kinh doanh và kế toán còn rất chậm, Việc bàn giao chứng từ lộn xộn và không liên tục.chứng từ chuyển đến cũng không liên hoàn dẫn đến việc ghi nhận công nợ chậm trễ, hàng hoá nhập, xuất rồi mà vẫn chưa ghi nhận. Mặt khác, Phòng kinh doanh hiện nay kiêm nhiệm quá nhiều chức năng, vừa tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng, là bộ phận trực tiếp mã hoá khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, vừa là bộ phận trực tiếp lập hoá đơn và trực tiếp nhập các dữ liệu liên quan đến việc xuất hàng và nhập hàng, lập giấy đề nghị thanh toán.
Công tác thanh toán giữa cửa hàng và Chi nhánh vẫn còn nhiều mặt phải hoàn thiện. Vì cửa hàng của Chi nhánh đặt trong các huyện, xã nên việc chuyển tiền thanh toán vẫn diễn ra chậm. Tức là khi khách hàng thanh toán tiền và kế toán cửa hàng mang tiền nộp tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn các huyện (Tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tuyến huyện, Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên không mở tài khoản, các khoản tiền do cửa hàng và khách hàng nộp tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thông huyện là nộp tiền vãng lai chuyển về tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Hưng Yên), do vậy, cho đến khi tiền đã vào Tài khoản Chi nhánh thì Kế toán thanh toán mới hạch toán:
Nợ TK 1121: Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 13111: Phải thu khách hàng mua buôn Có TK 13113: Phải thu khách hàng đại lý Có TK: 13124: Phải thu khách hàng bán lẻ
Như vậy, mặc dù khách hàng đã thanh toán sớm nhưng vì việc chuyển tiền diễn ra muộn nên kế toán phải sử dụng hai nghiệp vụ định khoản. Dẫn đến việc lập chứng từ kế toán không đảm bảo được tính kịp thời trong các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh, do vậy không thể thông tin chính xác về tình hình giảm nợ phải thu ở từng cửa hàng trong tháng. Điều đó làm chậm quá trình tập hợp và xử lý thông tin của kế toán, mặt khác còn rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót đến chất lượng của thông tin kế toán cung cấp khó có thể đảm bảo. Và một khi công tác kế toán không được tiến hành một cách kịp thời thì chất lượng của các quyết định quản lý cũng sẽ giảm đi.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường với mục tiêu lợi nhuận các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao tổ chức công tác hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính.
Qua nghiên cứu phần cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán và nghiên cứu
thực tiễn kế toán thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên, chúng ta thấy rõ vai trò, vị trí của thông tin kế toán thanh toán với khách hàng trong việc đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp của Chi nhánh.
Xuất phát từ yêu cầu trên, việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với khách hàng là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn từ đó nâng cao lợi nhuận. Điều này rất có ý nghĩa đối với sự phát triển của Chi nhánh và sự phát triển của nền kinh tế xã hội.
Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta phải hoàn thiện mô hình hệ thống kế toán trên cơ sở phải thừa nhận các nguyên tắc chuẩn mực kế toán chung, bên cạnh đó phải phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị
Xuất phát từ những yêu cầu đó, các doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán. Hoàn thiện có ý nghĩa là việc thay đổi bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán thanh toán với khách hàng tại Chi nhánh xăng dầu Hưng Yên dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng và phải đáp ứng tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động kinh doanh.