Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh

TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Khái niệm, tầm quan trọng và mục tiêu của giao tiếp trong kinh doanh

Trong cuộc sống và làm việc chung, con người có nhiều nhu cầu cần được thỏa mãn, bao gồm việc trao đổi thông tin, chia sẻ tâm tư, tình cảm và mong muốn hợp tác với người khác Những nhu cầu tâm lý xã hội này chỉ có thể được đáp ứng thông qua giao tiếp Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong kinh doanh, giúp kết nối và hỗ trợ lẫn nhau.

Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin và ý nghĩa giữa người gửi và người nhận, có thể là một cá nhân hoặc một nhóm, thông qua các kênh giao tiếp đa dạng như văn bản, lời nói, hình ảnh hoặc phương tiện điện tử.

Mục đích của giao tiếp là để người nhận hiểu đúng ý tưởng và suy nghĩ của người truyền tin, từ đó biến những ý tưởng đó thành hành động cụ thể theo mục đích của người gửi Bản chất của giao tiếp là một quá trình hai chiều, chỉ thành công khi người nhận nắm bắt đúng ý tưởng của người gửi Điều này đòi hỏi cả hai bên phải thống nhất không chỉ về việc đã nhận được thông tin mà còn về ý nghĩa của thông tin đó.

Kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp, đang trở thành yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng chú trọng khi tuyển dụng sinh viên Những ứng viên có khả năng giao tiếp tốt, cả tiếng Việt và tiếng Anh, sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc được nhận vào làm so với những người khác Hầu hết các quảng cáo việc làm đều yêu cầu kỹ năng giao tiếp, cho thấy tầm quan trọng của nó trong môi trường làm việc hiện nay.

Hộp 1.1: Thông báo tuyển dụng vị trí Trưởng Nhóm Kinh Doanh Dịch Vụ,

Công ty Cổ phần BPO Mắt Bão

Trong kinh doanh, giao tiếp diễn ra liên tục và đa dạng, bao gồm nhiều hình thức khác nhau Giao tiếp kinh doanh không chỉ là việc trao đổi thông tin mà còn là hoạt động thiết lập và duy trì mối quan hệ kinh tế giữa các bên, nhằm đáp ứng nhu cầu về lợi ích kinh tế và kinh doanh.

Giao tiếp kinh doanh là quá trình trao đổi thông tin nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và giải quyết vấn đề trong công việc Hình thức giao tiếp này diễn ra trong môi trường tổ chức, nơi mà các cá nhân cần phối hợp để hoàn thành công việc được giao.

1.1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh

Các phúc lợi dành cho bạn

- Được trang bị công cụ làm việc: máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm.

- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

- Được đào tạo kỹ năng bán hàng.

- Được hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định của nhà nước.

- Được tham gia chương trình Team building, Year end Party, các sự kiện nội bộ của công ty.

- Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao cấp.

- Quản lý các thành viên trong nhóm đạt các chỉ tiêu công ty.

- Tìm kiếm, giới thiệu và tư vấn các khách hàng tiềm năng.

- Tiếp nhận, tương tác và tư vấn giải pháp website từ các nguồn của công ty.

- Hoàn tất các thủ tục hồ sơ, hợp đồng, hoá đơn cho khách hàng.

- Phối hợp với các bộ phận khác triển khai dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.

- Duy trì, xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

- Hỗ trợ, chăm sóc sau bán hàng.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Kinh doanh.

- Yêu thích công việc bán hàng, giao tiếpvới khách hàng.

- Năng động, cầu tiến, ham học hỏi, khả năng tập trung cao.

- Biết sử dụng MS Office, Email, Mạng xã hội Facebook, Zalo.

- Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm trong vai trò tư vấn / sales trong ngành Thương mại điện tử.

- Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm trong vai trò quản lý đội nhóm.

Nguồn: https://jobnow.com.vn/viec-lam/truong-nhom-kinh-doanh-dich-vu- cong-ty-co-phan-bpo-mat-bao.5bab2db6133d0710d98e0e6d Truy cập ngày 23/6/2020

Giao tiếp là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của xã hội, tạo nên các mối quan hệ tương tác giữa con người Nếu không có sự gắn bó và kết nối, xã hội sẽ không thể tồn tại Vai trò của giao tiếp trong đời sống con người được thể hiện qua nhiều khía cạnh quan trọng.

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nhân cách và tâm lý của mỗi cá nhân Về bản chất, con người là sự tổng hòa của các mối quan hệ xã hội, điều này cho thấy tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày.

Giao tiếp là yếu tố quan trọng giúp mỗi cá nhân tham gia vào các mối quan hệ xã hội và gia nhập cộng đồng Nó không chỉ phản ánh các mối quan hệ xã hội mà còn cho phép cá nhân chuyển hóa những kinh nghiệm này thành tài sản quý giá cho bản thân.

Khi giao tiếp, bạn nhận thức được các chuẩn mực đạo đức, pháp luật và thẩm mỹ trong xã hội, từ đó giúp bạn phân biệt cái đẹp và cái xấu, cái tốt và cái xấu Điều này cho phép bạn thể hiện thái độ và hành động phù hợp với các chuẩn mực xã hội.

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu của con người như nhu cầu được quan tâm, thông tin, hòa nhập và thừa nhận Qua quá trình giao tiếp, con người có thể hình thành và phát triển nhân cách cũng như tâm lý Do đó, hãy nỗ lực giao tiếp và kết nối với nhiều người để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong cuộc sống và công việc.

1.1.2.1 Giao tiếp là kỹ năng cần thiết tại nơi làm việc

Giao tiếp hiệu quả được coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cho sự thành công trong kinh doanh, theo các chuyên gia Mức độ và hình thức giao tiếp trong công việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí cụ thể của từng cá nhân.

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt cho sự thành công của cá nhân và tổ chức trong mọi lĩnh vực Dù bạn có những ý tưởng xuất sắc, nếu không biết cách truyền đạt rõ ràng và thuyết phục, chúng sẽ không mang lại giá trị Đặc biệt, đối với những người trong vai trò quản lý và lãnh đạo, giao tiếp càng trở nên quan trọng hơn, vì khi thăng tiến, thời gian dành cho chuyên môn giảm đi, trong khi thời gian cho giao tiếp tăng lên Các nhà quản lý cấp cao chủ yếu dành thời gian cho giao tiếp, và những doanh nhân không có khả năng giao tiếp tốt sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được thành công.

Nâng cao kỹ năng giao tiếp là một trong những bước quan trọng nhất trong sự nghiệp của bạn Việc học cách viết, nói, lắng nghe hiệu quả và nhận biết cách giao tiếp phù hợp trong từng tình huống sẽ mang lại cho bạn lợi thế lớn trong công việc.

Theo học giả Kinixti, sự thành công cá nhân chủ yếu phụ thuộc vào 85% kỹ năng giao tiếp và xử thế, trong khi chỉ 15% đến từ chuyên môn kỹ thuật Kết quả điều tra của Tạp chí Kinh doanh Harvard cũng đã chỉ ra những con số ấn tượng liên quan đến vấn đề này.

- 100% số người được hỏi cho rằng: giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng

Các loại giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh bao gồm nhiều hình thức khác nhau như chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức, báo cáo kết quả kinh doanh, thông báo cuộc họp, thương lượng, thảo luận, tranh luận, phát biểu và trao đổi công việc.

Có thể phân loại giao tiếp kinh doanh theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo đối tượng giao tiếp, theo hình thức giao tiếp, theo kênh giao tiếp

1.2.1 Theo đối tượng giao tiếp

Giao tiếp trong kinh doanh được chia thành hai loại chính dựa trên đối tượng giao tiếp: giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài Giao tiếp nội bộ tập trung vào sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, trong khi giao tiếp bên ngoài liên quan đến việc trao đổi thông tin với các bên ngoài như khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Giao tiếp nội bộ là quá trình trao đổi thông tin và ý kiến trong một tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cá nhân và bộ phận Hình thức giao tiếp này bao gồm việc chia sẻ ý tưởng, suy nghĩ và quan điểm giữa các cấp bậc như cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới Các phương tiện giao tiếp nội bộ thường được sử dụng bao gồm thư điện tử, tờ trình, báo cáo, phát biểu và trình bày trong các cuộc họp.

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc làm rõ thủ tục và chính sách, báo cáo phát triển sản phẩm mới, và thuyết phục nhân viên cũng như cấp quản lý thay đổi hoặc cải thiện quy trình hoạt động Ngoài ra, nó còn giúp đánh giá, khen thưởng và chúc mừng cán bộ, nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và sự gắn kết trong tổ chức.

Giao tiếp nội bộ có thể theo chiều dọc, chiều ngang hay qua mạng.

Trong giao tiếp theo chiều dọc, thông điệp được truyền tải lên hoặc xuống qua chuỗi truyền lệnh, tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức.

15 cáo hoặc kiến nghị thường được chuyển lên trên; chính sách, kế hoạch, chỉ thị và hướng dẫn thường xuyên chuyển xuống dưới.

Dòng thông điệp theo chiều ngang xuất hiện giữa những nhân viên hay bộ phận ngang cấp khi họ cần chia sẻ dữ liệu hay muốn hợp tác.

Trong giao tiếp qua mạng, thông tin được truyền tải tự do giữa những người có mối quan hệ chung, không bị giới hạn bởi vai trò hay địa vị của các thành viên trong tổ chức Điều này cho thấy vai trò của các thành viên ảnh hưởng lớn nhất đến giao tiếp theo chiều dọc, trong khi giao tiếp qua mạng lại ít chịu ảnh hưởng từ các yếu tố này.

Giao tiếp bên ngoài là quá trình truyền tải thông tin giữa tổ chức và các đối tác bên ngoài Hình thức giao tiếp này diễn ra giữa doanh nghiệp và các thực thể mà doanh nghiệp tương tác, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và phát triển hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp duy trì nhiều mối quan hệ quan trọng với các bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, giới truyền thông, chính quyền địa phương và cơ quan quản lý nhà nước Giao tiếp bên ngoài diễn ra thông qua việc trao đổi và chia sẻ ý tưởng với khách hàng và nhà cung cấp, cũng như các cơ quan nhà nước và xã hội Các hình thức giao tiếp này bao gồm gửi thư, công văn theo quy định, phát biểu tại hội nghị khách hàng, hội thảo tọa đàm với cơ quan nhà nước, và tiến hành đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp.

Giao tiếp bên ngoài là quá trình quan trọng nhằm giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp, thuyết phục họ mua hàng Đồng thời, nó cũng giúp làm rõ các đặc điểm sản phẩm mà nhà cung cấp và các tổ chức tín dụng cần đáp ứng Ngoài ra, giao tiếp bên ngoài còn bao gồm việc báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý thuế và nhà nước.

1.2.2 Theo hình thức giao tiếp

Tiến bộ khoa học công nghệ đã cách mạng hóa giao tiếp nội bộ và bên ngoài, chuyển từ hình thức giao tiếp một chiều chậm chạp như thông báo giấy hay thư tín sang hình thức tương tác hai chiều nhanh chóng qua mạng nội bộ, thư điện tử, họp trực tuyến và tin nhắn Nhờ công nghệ hiện đại, người dùng có thể sử dụng phần mềm để tổ chức họp trực tuyến với nhiều khách hàng và đồng nghiệp cùng lúc.

Công nghệ hiện đại đã ảnh hưởng sâu sắc đến chất lượng và hiệu quả của giao tiếp Dù sử dụng bất kỳ loại công nghệ nào, giao tiếp vẫn diễn ra chủ yếu qua hai hình thức cơ bản: giao tiếp ngôn từ và giao tiếp phi ngôn từ.

Giao tiếp ngôn từ là giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản (chữ viết) Đây là hình thức giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp bằng lời nói là phương tiện chính để chuyển tải thông điệp, với hình thức trao đổi và thảo luận giữa các thành viên trong nhóm Ưu điểm lớn nhất của giao tiếp này là tốc độ và khả năng nhận phản hồi nhanh chóng, cho phép người gửi điều chỉnh thông điệp ngay khi người nhận không hiểu rõ Tuy nhiên, nhược điểm chính là thông tin có thể bị thất thoát hoặc bóp méo khi được truyền qua nhiều người, vì mỗi người có cách diễn giải riêng Điều này đặc biệt quan trọng trong tổ chức, nơi thông tin và quyết định được chuyển giao giữa các cấp thẩm quyền, làm tăng khả năng thông điệp bị bóp méo.

Với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, nhiều phương tiện truyền thông điện tử đã ra đời, cho phép giao tiếp bằng lời thông qua điện thoại và hội nghị trực tuyến.

Giao tiếp qua chữ viết bao gồm việc chuyển tải thông điệp qua các hình thức như thư, email, fax và thông báo Phương pháp này mang lại ưu điểm rõ ràng và phong phú, cho phép lưu giữ thông điệp trong thời gian dài, giúp người nhận và người gửi dễ dàng xem lại nội dung khi cần Điều này đặc biệt quan trọng trong việc trao đổi thông tin phức tạp và kéo dài, như kế hoạch tiếp thị sản phẩm mới Việc xây dựng và phổ biến kế hoạch dưới dạng văn bản giúp kiểm tra tiến độ thực hiện một cách hiệu quả Hơn nữa, quá trình giao tiếp qua chữ viết yêu cầu người gửi phải suy nghĩ cẩn thận hơn, dẫn đến thông điệp thường trở nên thẳng thắn, logic và rõ ràng hơn so với giao tiếp bằng lời nói.

Mặc dù thông điệp bằng chữ viết có nhiều ưu điểm, nhưng chúng cũng gặp phải nhược điểm là tốn thời gian Chẳng hạn, trong một buổi kiểm tra miệng kéo dài một giờ, sinh viên có thể trình bày nhiều nội dung hơn so với kiểm tra viết trong cùng khoảng thời gian Trong khoảng 10 đến 15 phút, người ta có thể truyền đạt một khối lượng thông tin lớn hơn.

Quá trình giao tiếp và những rào cản trong giao tiếp kinh doanh

1.3.1 Quá trình truyền thông giao tiếp

Truyền thông giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý tưởng và suy nghĩ giữa các cá nhân hoặc nhóm, trong đó ý tưởng và suy nghĩ của người truyền đạt đóng vai trò quyết định Mục tiêu chính của truyền thông giao tiếp là truyền đạt hiệu quả một ý tưởng hoặc suy nghĩ Sự thành công của quá trình này phụ thuộc vào việc người nhận hiểu đúng ý tưởng của người gửi, và cả hai bên cần đồng thuận không chỉ về việc nhận thông tin mà còn về ý nghĩa của nó Quá trình này mang tính hai chiều, như được thể hiện trong hình 1.1.

Thông điệp truyền đi qua các kênh

Người nhận giải mã thông điệp

Phản hồi gửi tới người gửi

Nhiễu gửi có Nhiễu gửi có

Hình 1.1: Quá trình truyền thông giao tiếp

Quá trình giao tiếp khởi đầu khi người gửi hình thành thông điệp trong tâm trí, tức là khi ý tưởng được nảy sinh Hình thái biểu hiện của ý tưởng này chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, bao gồm cảm xúc, hệ quy chiếu, xuất thân, văn hóa và hoàn cảnh của tình huống.

Hình thái biểu hiện của ý tưởng, từ những lời chào đơn giản đến những phát minh phức tạp, đều được hình thành dựa trên các giả định xuất phát từ hiểu biết và kinh nghiệm của người truyền đạt.

Người gửi mã hoá ý tưởng trong thông điệp

Bước tiếp theo trong quá trình giao tiếp là mã hoá ý tưởng thành từ ngữ hoặc cử chỉ có ý nghĩa Việc chuyển tải thông điệp có thể gặp khó khăn do từ ngữ được hiểu khác nhau tùy thuộc vào trình độ học vấn, văn hoá và hoàn cảnh sống của mỗi người Sự hiểu nhầm xảy ra khi khả năng mã hoá của người gửi không phù hợp với người nhận, dẫn đến sự truyền đạt không hiệu quả Để giảm thiểu những hiểu lầm này, người gửi cần chọn từ ngữ và ký hiệu quen thuộc với ý nghĩa mà cả hai bên đều đồng nhất.

Khi chọn từ ngữ hay ký hiệu để mã hóa thông tin, người gửi cần xem xét kỹ năng giao tiếp, thái độ, xuất thân, kinh nghiệm và văn hóa của người nhận Điều này đòi hỏi người gửi tự đặt ra câu hỏi về cách mà những từ ngữ và hình ảnh được chọn sẽ tác động đến người nhận thông tin.

Người gửi thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp, vì họ chịu trách nhiệm chính cho thành công hay thất bại của nó Việc lựa chọn từ ngữ, ký tự và giọng điệu phù hợp để mã hóa thông điệp là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của giao tiếp.

22 việc một thông điệp được truyền tải thành công hay không và có được giải mã đúng hay không.

Thông điệp được truyền đi qua các kênh thông tin

Kênh thông tin là phương tiện trung gian để truyền tải thông điệp, có thể qua máy tính, điện thoại, thư từ, báo cáo, hình ảnh, và lời nói Việc lựa chọn kênh thông tin phù hợp là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến cách thức truyền đạt thông điệp, có thể bằng lời văn hoặc không Chẳng hạn, một công ty có thể sử dụng báo cáo thường niên như một kênh thông tin hiệu quả để gửi nhiều thông điệp đến các cổ đông.

Thông điệp bằng lời văn trong văn bản và số liệu báo cáo tài chính phản ánh hoạt động của công ty, trong khi thông điệp không thành văn được thể hiện qua diện mạo báo cáo, bao gồm màu sắc, cách trình bày, giọng điệu và hình ảnh ghi lại hoạt động trong thời gian báo cáo.

Nhiễu là những yếu tố cản trở việc trao đổi thông tin, dẫn đến hiểu sai về ý nghĩa của thông điệp Có nhiều loại cản trở, bao gồm cản trở vật lý như tiếng ồn và hệ thống âm thanh kém, cùng với cản trở xã hội do thiếu hiểu biết chung về tình huống giao tiếp hoặc sự khác biệt về xã hội, chính trị, tôn giáo, nghề nghiệp và trình độ văn hóa Những khác biệt này không chỉ gây ra sự giải thích khác nhau về cùng một dấu hiệu mà còn tạo ra những cảm xúc và hiểu biết khác nhau về thế giới Ngoài ra, một số cản trở mang tính tâm lý, xuất phát từ đặc điểm tâm lý cá nhân như tính nhút nhát, tính cởi mở và kỹ năng giao tiếp, cũng như các mối quan hệ tâm lý giữa những người giao tiếp, như ác cảm và sự không tin tưởng.

Người nhận giải mã thông điệp

Người nhận là cá nhân mà thông điệp hướng tới, có nhiệm vụ giải mã thông điệp từ hình thái ký tự thành ý nghĩa Quá trình giải mã thành công chỉ diễn ra khi người nhận hiểu đúng ý nghĩa theo chủ đích của người gửi Để việc mã hóa thông điệp hiệu quả, cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đơn giản và loại bỏ các yếu tố gây nhầm lẫn như vấn đề văn hóa, thông tin sai lệch và giả định sai lầm.

Phản hồi trở lại với người gửi

Phản hồi là sự hồi đáp của người nhận thông tin, đóng vai trò là cầu nối cuối cùng trong chuỗi giao tiếp Sau khi nhận được thông điệp, người nhận sẽ phản hồi với người gửi qua các hình thức giao tiếp khác nhau Đây là bước quan trọng trong quá trình giao tiếp, giúp người gửi biết rằng thông điệp đã được nhận và giải mã Phản hồi cũng cho thấy kết quả của giao tiếp có thành công hay không Do đó, người gửi cần chủ động khuyến khích và thu hút sự phản hồi từ người nhận.

1.3.2 Những rào cản trong giao tiếp truyền thông

Để đạt được sự giao tiếp hiệu quả, người gửi tin cần không chỉ hiểu rõ quá trình giao tiếp mà còn phải đối mặt với những rào cản gây khó khăn Rào cản giao tiếp là những yếu tố cản trở sự thành công trong giao tiếp, có thể xuất hiện ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình này Dưới đây là những rào cản giao tiếp cơ bản mà mọi người cần lưu ý.

1.3.2.1 Sự mơ hồ của ngôn ngữ

Một trong những rào cản lớn nhất trong giao tiếp là sự mơ hồ của ngôn ngữ, dẫn đến hiểu sai ý của người truyền đạt Khi một người không nắm bắt được ý nghĩa của người khác, điều này có thể gây ra sự khác biệt trong giá trị và ý nghĩa mà mỗi cá nhân hiểu Sự mơ hồ này thường khiến giao tiếp trở nên kém hiệu quả, vì người ta có thể cho rằng ý nghĩa của từ ngữ là đồng nhất, trong khi thực tế, nó được hiểu khác nhau tùy thuộc vào từng người Để giao tiếp thành công, cả người gửi và người nhận cần phải thống nhất trong việc sử dụng ý nghĩa của từng từ.

1.3.2.2 Hệ quy chiếu khác nhau

Một rào cản trong giao tiếp kinh doanh là hệ quy chiếu cá nhân, nơi mỗi người cảm nhận thế giới theo cách riêng của mình, được hình thành từ kinh nghiệm, giáo dục, văn hóa, kỳ vọng và tính cách Điều này dẫn đến việc mỗi người mang theo quan niệm và kỳ vọng riêng vào các tình huống giao tiếp Do hệ quy chiếu khác nhau, mọi người không bao giờ có thể thấy chính xác những gì người khác thấy Những người giao tiếp hiệu quả thường chú ý đến sự khác biệt trong hệ quy chiếu của mình và người khác, từ đó lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp nhất.

1.3.2.3 Thiếu kỹ năng sử dung ngôn ngữ

Dù ý tưởng có xuất sắc đến đâu, nó sẽ không được hiểu rõ hoặc đánh giá cao nếu những người giao tiếp không có kỹ năng ngôn ngữ tốt Mỗi cá nhân cần trang bị cho mình vốn từ vựng phong phú, nắm vững ngữ pháp và cấu trúc câu cơ bản trong cả văn nói lẫn văn viết Hơn nữa, kỹ năng xử lý thông tin kém có thể dẫn đến việc không hiểu rõ thông điệp, từ đó gây ra phản hồi không phù hợp.

Nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh

1.4.1 Các nguyên tắc cơ bản

1.4.1.1 Phân tích tình huống giao tiếp Đánh giá tình huống giao tiếp bằng cách tự đặt ra các câu hỏi:

- Mục đích của việc truyền đạt thông tin là gì?

- Ai sẽ nhận thông điệp? Đó là những người nhận cuối cùng hay trung gian?

- Những trở ngại về vật lý và chính trị trong lúc thực hiện?

- Người nhận cần biết gì?

- Hành động nào của người nhận được mong đợi?

- Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?

- Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?

- Người nhận cảm thấy thông điệp của tôi tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp?

- Quan hệ giữa tôi và người nhận là gì? Với công ty của tôi là gì?

- Thông điệp của tôi liên quan đến chủ đề đang thảo luận hay chủ đề mới?

1.4.1.2 Phân tích người nhận để sử dụng diễn giải

Không có hai người nhận thông tin giống nhau, vì vậy bạn cần nỗ lực để hiểu suy nghĩ và cảm xúc của họ về thông điệp bạn muốn truyền tải Để làm điều này, hãy phân tích người nhận qua bốn lĩnh vực chính.

Kiến thức của người nhận, bao gồm học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và quan hệ xã hội, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ từ vựng sử dụng trong thông điệp Việc nắm bắt thông tin này giúp bạn quyết định cách giải thích từ chuyên môn và mức độ chi tiết của thông tin mà người nhận yêu cầu.

Để tạo ra thông điệp hiệu quả, bạn cần tìm hiểu quyền lợi và nhu cầu của người nhận, cũng như động cơ đặc biệt của họ Phân tích kỹ lưỡng những mối quan tâm này sẽ giúp bạn tổ chức nội dung một cách hợp lý Ngoài ra, vị trí và trình độ của người gửi cũng có ảnh hưởng đến cách tiếp nhận thông điệp từ phía người nhận.

Thái độ của người nhận bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như địa vị, quyền lực, cá tính, quốc tịch và văn hóa, điều này thể hiện qua quan điểm, giá trị và tín ngưỡng của họ Để giao tiếp hiệu quả, cần tìm hiểu những từ ngữ và biểu tượng tạo ấn tượng tích cực cũng như tiêu cực, đồng thời xác định những ý tưởng phù hợp để kết nối với người nhận.

Khi giao tiếp, việc dự đoán phản ứng cảm xúc của người nhận đối với thông điệp là rất quan trọng Người nhận có thể cảm thấy vui mừng, tức giận hoặc không bị ảnh hưởng bởi thông tin Phân tích cảm xúc này giúp người gửi lựa chọn cách tiếp cận phù hợp Thông thường, người nhận dễ dàng chấp nhận thông điệp tích cực hoặc trung lập nếu thông tin chính được trình bày ngay từ đầu Ngược lại, nếu thông tin có thể gây thất vọng, người gửi nên cung cấp lời giải thích, nguyên nhân hoặc thông tin hỗ trợ trước khi trình bày thông điệp chính để đạt được sự chấp nhận.

Người gửi cần phân tích người nhận để điều chỉnh thông điệp theo quan điểm của họ, nhằm đạt hiệu quả trong giao tiếp kinh doanh Điều này đòi hỏi người gửi phải xem xét từng cá nhân trong nhóm người nhận, tránh cách truyền đạt chủ quan và tập trung vào nhu cầu của người nhận, đồng thời duy trì sự trung thực và thẳng thắn trong giao tiếp.

1.4.1.3 Chọn mẫu thông điệp tích hợp

Mẫu thông điệp phù hợp được xác định dựa trên việc phân tích tình huống giao tiếp, mục tiêu của thông điệp và đặc điểm của người nhận Ngoài ra, mẫu thông điệp cũng chịu ảnh hưởng bởi loại hình giao tiếp, bao gồm giao tiếp nội bộ hay bên ngoài, giao tiếp chính thức hay không chính thức, cũng như hình thức giao tiếp nói hay viết.

Phản hồi là yếu tố quan trọng để đảm bảo người nhận hiểu rõ thông tin Người gửi cần khuyến khích người nhận cung cấp phản hồi Việc nhắc nhở người nhận trả lời là một trong những mục tiêu chính trong giao tiếp kinh doanh Để đạt được mục tiêu này, người gửi có thể thực hiện các biện pháp thích hợp.

- Yêu cầu trực tiếp hoặc gián tiếp việc trả lời

- Hỗ trợ người nhận bằng cách đưa ra câu trả lời

1.4.1.5 Tháo gỡ các rào cản giao tiếp

Cản trở giao tiếp là những yếu tố gây khó khăn trong việc trao đổi thông tin, dẫn đến hiểu sai ý nghĩa của thông điệp Để đảm bảo quá trình giao tiếp thành công, các bên tham gia cần có trách nhiệm giảm thiểu tối đa những cản trở này.

1.4.2 Nguyên tắc hình thành thông điệp trong giao tiếp kinh doanh

Từ ngữ là đơn vị cơ bản của thông điệp, vì vậy việc lựa chọn từ ngữ hiệu quả là rất quan trọng Một từ ngữ hiệu quả sẽ được người nhận hiểu và tạo ra phản hồi mà người gửi mong muốn Để cải thiện khả năng chọn từ, bạn có thể sử dụng từ điển và từ điển đồng nghĩa, đồng thời tuân theo 6 nguyên tắc chọn từ trong giao tiếp kinh doanh.

Hai công cụ quan trọng nhất trong giao tiếp kinh doanh là từ điển và từ điển đồng nghĩa Việc sử dụng những công cụ này giúp bạn chọn lựa từ ngữ phù hợp nhất cho từng thông điệp.

Từ điển là công cụ hữu ích giúp lựa chọn từ ngữ chính xác Từ điển từ đồng nghĩa không chỉ cung cấp từ đồng nghĩa mà còn thể hiện những sắc thái nghĩa khác nhau Khi diễn đạt một ý tưởng, chúng ta có thể sử dụng từ điển từ đồng nghĩa để kiểm tra và tìm kiếm các từ thay thế phù hợp Nó cung cấp những từ đơn giản và chính xác nhất để truyền đạt thông điệp hiệu quả.

Khi thiết kế thông điệp, việc chuẩn bị từ điển và từ điển đồng nghĩa là rất cần thiết Hai tài liệu này hỗ trợ người gửi trong việc lựa chọn từ ngữ phù hợp và tránh lạm dụng từ bằng cách cung cấp các từ đồng nghĩa Để tạo ra một thông điệp hiệu quả, người tham gia giao tiếp nên áp dụng 6 nguyên tắc lựa chọn từ ngữ thích hợp.

Nguyên tắc 1: Chọn từ ngữ dễ hiểu

Nguyên tắc đầu tiên trong việc giao tiếp hiệu quả là lựa chọn từ ngữ mà người nhận có thể hiểu Để làm được điều này, người gửi cần phân tích kiến thức, sở thích, thái độ và phản ứng cảm xúc của người nhận nhằm xây dựng thông điệp phù hợp Thông điệp nên được hình thành dựa trên quan điểm của người nhận, từ đó kích thích nhu cầu thông tin và sự phản hồi của họ.

Khi tạo thông điệp, việc lựa chọn từ ngữ dễ hiểu rất quan trọng, bao gồm cả từ đơn giản và từ chuyên môn phù hợp với đối tượng nhận Từ chuyên môn là các thuật ngữ có ý nghĩa đặc biệt trong một lĩnh vực nhất định, giúp truyền đạt chính xác ý nghĩa của thông điệp giữa người gửi và người nhận.

Nguyên tắc 2: Sử dụng từ ngữ rõ ràng và chính xác

Môi trường làm việc và giao tiếp kinh doanh

1.5.1 Xu thế cạnh tranh toàn cầu

Công nghệ thông tin và viễn thông đang phát triển mạnh mẽ, cùng với sự hiện đại hóa của phương tiện giao thông, đã góp phần thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia.

Thị trường nội địa ở nhiều nước đã và đang bão hòa.

Sự phát triển toàn cầu đã thúc đẩy các công ty mở rộng thị trường, như McDonald's với hệ thống cửa hàng rộng khắp thế giới Tại Việt Nam, Starbucks đã khởi đầu hành trình của mình vào năm 2013 và đến năm 2020, đã có 62 cửa hàng hoạt động.

Kinh doanh toàn cầu đòi hỏi khả năng giao tiếp với những người có nền văn hóa và ngôn ngữ khác biệt Những khác biệt về tôn giáo, phong tục, lối sống và phương pháp kinh doanh tạo ra nhiều thách thức Bên cạnh đó, sự phức tạp của múi giờ và khoảng cách địa lý giữa các trụ sở chính và chi nhánh toàn cầu càng làm tăng thêm khó khăn Để thành công trong môi trường này, người giao tiếp cần hiểu biết sâu sắc về ngôn ngữ và văn hóa để tránh những sai lầm không đáng có.

1.2.5 Thay đổi trong phân cấp quản lý, quản trị nhóm, điều kiện làm việc

Để đối phó với sự cạnh tranh toàn cầu và áp lực từ môi trường bên ngoài, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện cắt giảm chi phí và tái cấu trúc hệ thống quản lý Xu hướng này dẫn đến việc chuyển đổi từ mô hình quản lý theo chiều dọc sang quản lý theo chiều ngang, giúp giảm bớt các cấp quản lý và tăng cường hiệu quả hoạt động.

 Ưu điểm & nhười điểm của xu hướng này:

Hệ thống quản lý thông tin mang lại ưu điểm nổi bật là sự ngắn gọn và khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng, kịp thời Điều này giúp những người ra quyết định phản ứng nhanh chóng hơn trước những thay đổi từ môi trường.

Nhược điểm của việc có ít thang bậc trong tổ chức là nhân viên sẽ có ít cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, dẫn đến việc doanh nghiệp khó bồi dưỡng những người có đủ kinh nghiệm để đảm nhận các vị trí lãnh đạo cấp cao.

Chuyển đổi phương pháp quản lý từ “ra lệnh và kiểm soát” sang “hỗ trợ và tư vấn đào tạo” giúp tổ chức công việc trong doanh nghiệp hiệu quả hơn, cho phép mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng của mình để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Thách thức trong giao tiếp hiện nay xuất phát từ sự thay đổi trong cấu trúc quản lý Trước đây, hệ thống quản lý tập trung và theo thứ bậc không đòi hỏi kỹ năng giao tiếp từ mọi nhân viên, khi mà các nhà quản trị chỉ cần truyền đạt thông điệp xuống cấp dưới Tuy nhiên, ngày nay, nhân viên tuyến đầu cần phải nâng cao khả năng giao tiếp để đáp ứng yêu cầu công việc và tương tác hiệu quả hơn trong môi trường làm việc hiện đại.

Tất cả các cấp quản lý và nhân viên đều cần tham gia vào quá trình ra quyết định Giao tiếp hiệu quả, cả bằng lời nói và văn bản, là điều cần thiết trong công việc Mỗi cá nhân phải chủ động chuẩn bị và chịu trách nhiệm về các thông điệp giao tiếp của mình.

Các công ty toàn cầu đang chuyển sang mô hình quản lý ít phân cấp, khuyến khích hoạt động theo nhóm nhằm tăng cường sự liên kết giữa các nhân viên Điều này yêu cầu nhân viên nâng cao kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm để đáp ứng nhu cầu công việc hiệu quả hơn.

Các công ty hiện nay thành lập các nhóm đa chức năng, yêu cầu mỗi nhân viên hợp tác chặt chẽ để tiếp nhận và chia sẻ thông tin Điều này đòi hỏi nhân viên không chỉ lắng nghe mà còn phải trình bày ý tưởng một cách hiệu quả, thông qua văn bản hoặc phát biểu.

CNTT và truyền thông đã có tác động sâu sắc đến cách thức giao tiếp của người lao động Các công cụ như email, nhắn tin tức thời (IM) và hội nghị video đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường làm việc.

Hiện nay, việc trao đổi thông tin liên lạc giữa mọi người chủ yếu diễn ra qua thư điện tử, trò chuyện trực tuyến và nhắn tin trên các thiết bị di động Các doanh nghiệp cũng có khả năng tổ chức các cuộc họp và hội nghị từ xa qua điện thoại hoặc video, kết nối với các đối tác toàn cầu một cách dễ dàng.

Sự bùng nổ của các trang web công cộng và mạng xã hội mang lại nhiều ưu điểm cho người lao động, cho phép họ kết nối trực tiếp, ngay lập tức và dễ dàng Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích này, cũng tồn tại những thách thức cần được giải quyết.

Người giao tiếp hiện nay cần phát triển kỹ năng sử dụng các công cụ giao tiếp mới, đồng thời phải đối mặt với thách thức từ sự lan truyền thông tin nhanh chóng, điều này vừa mang lại lợi ích vừa tiềm ẩn rủi ro.

GIAO TIẾP NHÓM VÀ TẠO LẬP QUAN HỆ

Giao tiếp nhóm

2.2.1 Khái niệm, ưu nhược điểm của nhóm

Hợp tác và làm việc theo nhóm là yêu cầu thiết yếu trong môi trường công việc hiện đại Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên Tuy nhiên, năng suất và chất lượng của nhóm lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Nhóm không chỉ là một tập hợp người làm việc chung mà là một nhóm cá nhân với kỹ năng bổ sung, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung Để đạt được mục tiêu này, các thành viên cần tương tác và phụ thuộc vào thông tin của nhau, đồng thời phối hợp chặt chẽ với trưởng nhóm.

Một nhóm là tập hợp từ 2 người trở lên, cùng chia sẻ sứ mệnh và trách nhiệm để đạt được mục tiêu chung Làm việc nhóm mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tăng cường sự sáng tạo, cải thiện kỹ năng giao tiếp, và nâng cao hiệu quả công việc.

Tăng thông tin và kiến thức Bằng việc tăng thêm nguồn lực của nhiều cá nhân, nhóm đem lại nhiều thông tin cho quá trình ra quyết định

Tăng cường sự đa dạng trong các quan điểm là rất quan trọng Các thành viên trong nhóm mang đến những cách nhìn khác nhau về cùng một vấn đề, điều này tạo ra lợi ích lớn khi những quan điểm phong phú này được hướng tới một mục tiêu chung.

Tăng cường sự chấp nhận của giải pháp là điều quan trọng Những người tham gia vào quá trình ra quyết định thường thể hiện sự ủng hộ đối với quyết định đó và khuyến khích người khác cùng chấp nhận.

Tăng cường khả năng hoàn thành công việc là điều cần thiết Một nhóm làm việc hiệu quả có thể vượt trội hơn so với những nhân viên xuất sắc nhất trong việc xử lý các vấn đề phức tạp.

Ví dụ; Văn hóa làm việc nhóm tại Toyota

Rất nhiều công ty Nhật Bản khuyến khích văn hóa làm việc nhóm, trong đó có

Làm việc theo nhóm là giá trị cốt lõi của Toyota, thể hiện qua sự tin tưởng, cải tiến liên tục, tư duy dài hạn, tiêu chuẩn hóa, sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề.

Tuyên bố giá trị của công ty nói như sau: "Để đảm bảo sự thành công của công ty chúng

36 tôi, mỗi thành viên có trách nhiệm làm việc với nhau, và giao tiếp một cách trung thực, chia sẻ ý tưởng, và đảm bảo sự hiểu biết trong nhóm"

Vậy làm thế nào để văn hóa của Toyota phản ánh sự chú trọng của họ vào làm việc nhóm?

Thứ nhất, mặc dù chủ nghĩa cá nhân là một giá trị nổi bật trong văn hóa phương Tây, nó được không được coi trọng tại Toyota.

Trước khi tuyển dụng nhân viên mới, Toyota tiến hành thử nghiệm các ứng viên nhằm đảm bảo họ không chỉ có chuyên môn vững vàng mà còn có khả năng làm việc nhóm tốt Điều này bao gồm việc tin tưởng vào đồng đội, cảm thấy thoải mái khi giải quyết vấn đề cùng nhau và có động lực để đạt được kết quả chung.

Vào thứ ba, Toyota tiếp tục áp dụng cấu trúc công việc theo nhóm, khẳng định rằng mỗi nhân viên đều hiểu rõ phương châm "Tất cả chúng ta thông minh hơn bất kỳ người nào trong chúng ta."

Thứ tư, Toyota coi nhóm là trung tâm quyền lực của tổ chức Các nhà lãnh đạo phục vụ các nhóm làm việc, chứ không phải ngược lại.

Một số bất lợi khi làm việc nhóm

Nhóm có thể trải qua hiện tượng "suy nghĩ nhóm", khi các thành viên dễ dàng từ bỏ ý kiến cá nhân để tuân theo quan điểm của số đông, ngay cả khi những quan điểm đó có thể sai lầm.

Một số thành viên trong nhóm có thể có động cơ cá nhân, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm và sự phối hợp giữa các thành viên.

Một bất lợi khác của làm việc nhóm là chi phí cao cho các hoạt động điều phối, bao gồm việc đặt lịch, chuẩn bị họp và quản lý dự án, điều này có thể tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc.

2.1.2 Giao tiếp nhóm hiệu quả

2.1.2.1 Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả

Những nhóm làm việc hiệu quả thường chia sẻ các đặc điểm sau:

- Có mục tiêu rõ ràng, các thành viên chia sẻ mục tiêu và tầm nhìn

- Có sự tham gia đầy đủ của tất cả các thành viên nhóm

- Luôn đưa ra được quyết định bằng sự đồng thuận

- Tư duy sáng tạo, tập hợp những cá nhân có khả năng và sáng tạo

-Giao tiếp cởi mở và thành thật

- Biết cách giải quyết mâu thuẫn

Giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của nhóm Thiếu các đặc điểm như tin tưởng và giao tiếp tốt có thể dẫn đến mâu thuẫn và lãng phí thời gian, nguồn lực khi theo đuổi mục tiêu không rõ ràng Hai nguyên nhân phổ biến nhất gây ra thất bại trong làm việc nhóm là thiếu sự tin tưởng và giao tiếp kém.

Trong quá trình làm việc, nhiều nhóm thường gặp phải mâu thuẫn và tranh luận Tuy nhiên, mâu thuẫn không phải lúc nào cũng mang tính tiêu cực; đôi khi, nó có thể trở thành cơ hội để phát triển Khi mâu thuẫn dẫn đến việc mở ra các vấn đề quan trọng, khuyến khích sự tham gia của các thành viên và tạo ra nhiều ý tưởng, nó có thể giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn.

2.1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển nhóm

Các nhóm được hình thành và phát triển dựa trên nhu cầu, mục đích và năng lực của các thành viên, với nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các nhóm đều trải qua 4 bước cơ bản trong quá trình phát triển.

Kỹ năng lắng nghe

2.2.1 Lợi ích của lắng nghe trong kinh doanh

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, đặc biệt trong môi trường kinh doanh, vì nó liên quan trực tiếp đến lợi ích của các bên Quá trình lắng nghe bao gồm việc tập trung chú ý để hiểu và giải mã âm thanh thành ngữ nghĩa Mọi người thường lắng nghe với nhiều mục đích khác nhau.

- Lắng nghe để thoả mãn nhu cầu thu thập thông tin

- Lắng nghe để hiểu người khác một cách tốt hơn

- Lắng nghe nhắm thoả mãn nhu cầu của đối tượng

- Lắng nghe nhằm tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với người khác

- Lắng nghe giúp người khác tiếp nhận thông tin hiệu quả

- Lắng nghe để giải quyết các mâu thuẫn, xung đột

Trong kinh doanh, việc đánh giá chính xác thông tin truyền đi là rất quan trọng, vì sai lệch có thể dẫn đến những thiệt hại không lường trước về lợi ích Lắng nghe trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cải thiện mối quan hệ và tăng cường hiệu quả làm việc.

Trong giao tiếp nội bộ:

Thông tin từ cấp trên đến cấp dưới cần được tiếp nhận một cách chính xác và khách quan, bao gồm các quyết định, mệnh lệnh và chỉ thị Việc này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra trong quá trình tiếp nhận thông tin.

Lắng nghe thông tin từ nhân viên là cách hiệu quả để các nhà quản trị nắm bắt tình hình doanh nghiệp và nhu cầu của công ty Điều này giúp họ hiểu rõ phản ánh từ khách hàng, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn.

Giao tiếp hiệu quả giữa các đồng nghiệp là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc Khi lắng nghe lẫn nhau, khả năng làm việc nhóm và hợp tác sẽ được cải thiện, đồng thời giảm thiểu xung đột trong môi trường làm việc.

Cải thiện mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như giữa các đồng nghiệp, là yếu tố quan trọng giúp hạn chế xung đột không cần thiết, từ đó tạo ra một bầu không khí làm việc hiệu quả hơn trong doanh nghiệp.

Trong giao tiếp với bên ngoài:

Lắng nghe thông tin từ cơ quan quản lý Nhà nước giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng khuyến khích hoặc hạn chế các mặt hàng cụ thể, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Vì thế, sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất kinh doanh.

Lắng nghe là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và nắm bắt diễn biến thị trường Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chính xác, bảo vệ lợi ích của mình và tránh những rủi ro không cần thiết.

Lắng nghe ý kiến từ đối tác và khách hàng là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp điều chỉnh các quyết định hợp tác, sản xuất và cung cấp dịch vụ một cách phù hợp.

Lắng nghe không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề với cộng đồng mà còn là biện pháp quan trọng để hạn chế rủi ro và gia tăng lợi nhuận.

2.2.2 Kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Nghe thấy là quá trình mà sóng âm tác động lên màng nhĩ và được chuyển đến não, trong khi lắng nghe diễn ra ngay sau đó, biến đổi sóng âm thành ngữ nghĩa Lắng nghe đòi hỏi sự tập trung và chú ý cao, cho phép người nghe giải mã âm thanh thành thông điệp Trong khi nghe là một quá trình tự nhiên, lắng nghe lại là một quá trình trí tuệ, bao gồm việc hiểu và nhớ những gì đã nghe.

Yếu tố quan trọng đầu tiên để lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp là sự tập trung Tập trung có nghĩa là chỉ thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm Nhiều người không thành công trong giao tiếp vì họ để các công việc khác xen vào khi lắng nghe thông điệp từ người khác Hệ quả là thông điệp không được hiểu một cách đồng nhất giữa người nói và người nghe Sự tập trung khi lắng nghe còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nói, từ đó giúp người nói cảm thấy tin tưởng hơn và giao tiếp một cách cởi mở hơn.

Giao tiếp hiệu quả cần có sự tương tác giữa người nói và người nghe Sự tham gia trong quá trình lắng nghe được thể hiện qua ánh mắt chú ý và những cái gật đầu từ người nghe.

Về ngôn từ là những từ điệm như: dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không?

Nhiều cuộc giao tiếp thường gặp khó khăn do sự hiểu nhầm giữa người nói và người nghe Để nắm bắt thông điệp chính xác từ người gửi, người nghe cần phải xác nhận lại thông điệp bằng cách diễn đạt lại nội dung theo cách hiểu của mình hoặc đặt câu hỏi xác minh như: "Tôi hiểu như thế này có đúng không?" hoặc "Ý anh là thế này…?".

Để ghi nhớ thông điệp trong giao tiếp, bạn cần chọn lọc những thông điệp chính mà người nói muốn truyền tải, vì không thể nhớ hết tất cả Một cách hiệu quả để không quên những thông tin cơ bản là chuẩn bị một cuốn sổ và một cây bút trước mỗi cuộc giao tiếp Đây là những công cụ quan trọng giúp bạn ghi chép và lưu giữ những thông tin cần thiết.

Kỹ năng giao tiếp không lời

2.3.1 Những hình thức của ngôn ngữ không lời

Giao tiếp phi ngôn ngữ, hay còn gọi là giao tiếp không lời, là quá trình truyền đạt thông tin mà không sử dụng ngôn ngữ viết hoặc nói Tín hiệu phi ngôn ngữ rất quan trọng trong giao tiếp, vì chúng có thể củng cố thông điệp bằng lời khi phù hợp, làm suy yếu thông điệp khi không tương thích, hoặc thậm chí thay thế hoàn toàn lời nói.

Nghiên cứu cho thấy 90% ý nghĩa trong giao tiếp trực tiếp được truyền tải qua các phương tiện phi ngôn ngữ, trong khi chỉ có 10% nội dung được truyền đạt qua lời nói Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của văn hóa ứng xử phi ngôn ngữ trong quá trình đàm phán Các chuyên gia nhấn mạnh rằng việc hiểu và sử dụng hiệu quả các yếu tố phi ngôn ngữ có thể nâng cao khả năng giao tiếp và thuyết phục.

Trong một cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, hai người có thể truyền đạt hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau Nếu họ không nhận ra hoặc hiểu những thông điệp này, giao tiếp sẽ chỉ ở mức độ thấp, dẫn đến khả năng cao là cuộc đàm phán không đạt được kết quả mong muốn.

Văn hóa ứng xử qua giao tiếp phi ngôn ngữ yêu cầu sự tinh tế từ người tham gia Điều này không chỉ bao gồm việc chú ý đến cử chỉ và điệu bộ của bản thân mà còn cần khả năng đọc hiểu cử chỉ và ý nghĩa của người khác Việc chú ý đến tín hiệu phi ngôn ngữ tại nơi làm việc sẽ nâng cao khả năng giao tiếp thành công Đặc biệt, trong môi trường làm việc đa dạng toàn cầu, việc hiểu các ý nghĩa khác nhau của cử chỉ và biểu cảm từ các nền văn hóa khác nhau là rất quan trọng.

Các hình thức của ngôn ngữ không lời bao gồm:

Biểu cảm khuôn mặt là phương tiện chính thể hiện cảm xúc của con người, phản ánh cả loại và mức độ cảm xúc Tuy nhiên, các tín hiệu khuôn mặt có thể khác nhau giữa các nền văn hóa Ở các nước Châu Á như Nhật Bản và Trung Quốc, con người thường kiểm soát hoặc lảng tránh việc thể hiện cảm xúc một cách rõ ràng.

Cử chỉ giao tiếp bao gồm các chuyển động của đầu, bàn tay và cánh tay, mỗi loại chuyển động mang ý nghĩa riêng Chuyển động của đầu thể hiện sự đồng ý hoặc không, trong khi bàn tay có thể biểu thị lời mời, sự từ chối, chống đối hoặc cầu cạnh Đôi tay, cánh tay, vai và đầu đều đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các tín hiệu ngôn ngữ không lời.

Tư thế là một phương tiện giao tiếp quan trọng, phản ánh vị trí và vai trò của mỗi cá nhân, đồng thời biểu cảm trạng thái tinh thần như thoải mái hay căng thẳng, cởi mở hay khép kín Đặc điểm của giọng nói, bao gồm giọng điệu, âm lượng và tốc độ nói, cũng truyền tải những thông điệp khác nhau, cho thấy bạn là ai, mối quan hệ với người nghe ra sao và cảm xúc ẩn chứa sau lời nói của bạn.

Ngoại hình có ảnh hưởng lớn đến cách mà con người phản ứng với nhau; để tạo ấn tượng tốt, hãy điều chỉnh phong cách của bạn để phù hợp với người mà bạn muốn gây ấn tượng Bên cạnh đó, sự đụng chạm cơ thể có thể truyền tải cảm giác ấm áp, thoải mái và sự tự tin.

Khoảng cách không chỉ đơn thuần là một yếu tố vật lý mà còn thể hiện quyền lực và sự gần gũi trong các mối quan hệ Từ góc độ tâm lý học, con người có xu hướng đến gần những người mà họ yêu thích và tin tưởng, trong khi lại giữ khoảng cách với những người mà họ không ưa hoặc cảm thấy sợ hãi.

Có năm vùng không gian khiến người ta cảm thấy thoải mái nhất khi tiếp xúc với người khác.

Vùng thân mật (0 - 45 cm) là khu vực dành riêng cho gia đình và những người yêu thương, nơi mà chúng ta có thể ôm ấp, chạm vào và thì thầm với nhau Sự gần gũi này thể hiện sự kết nối sâu sắc và chỉ dành cho các mối quan hệ cá nhân.

Vùng riêng tư gần (45 - 60 cm) là khoảng cách mà nhiều người ở Mỹ ưa chuộng trong các tương tác Khoảng cách này thường được áp dụng trong mối quan hệ giữa bạn bè, người quen và các đối tác đáng tin cậy.

Vùng riêng tư xa (0,6 - 1,2 m) là khoảng cách giữa các cá nhân khi giao tiếp, tương đương với chiều dài một cánh tay Trong vùng này, mọi người có thể thoải mái tương tác mà không lo ngại về việc chạm vào nhau.

Khoảng cách xã giao từ 1,2 đến 3,6 mét là phù hợp cho hầu hết các mối quan hệ trong công việc hàng ngày Trong các tình huống này, chúng ta thường duy trì khoảng cách này khi tương tác với những nhân viên mới quen hoặc trong các cuộc gặp trang trọng.

Vùng đại chúng (trên 3,6 m): Vùng này hầu như được sử dụng khi diễn thuyết trước công chúng.

2.3.2 Cải thiện kỹ năng giao tiếp qua ngôn ngữ không lời Để cải thiện kỹ năng giao tiếp không lời cần vận dụng hợp lý hình thức giao tiếp không lời Đặc biệt, luôn chân thành trong giao tiếp, tránh đưa ra những ký hiệu gây mâu thuẫn Để rèn luyệnkỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ cần:

Điều chỉnh thái độ là rất quan trọng, vì mọi người thường chú ý đến cách bạn thể hiện bản thân Trước khi chào hỏi ai đó, tham gia phỏng vấn hay thuyết trình, hãy suy nghĩ về một tình huống và xác định thái độ bạn muốn truyền tải Những thái độ tích cực như tò mò, thân thiện, vui vẻ, kiên nhẫn, dễ gần và nồng nhiệt sẽ thu hút sự chú ý của người khác Ngược lại, thái độ tiêu cực như giận dữ, thiếu kiên nhẫn, chán nản, kiêu ngạo, sợ sệt, giả dối và nghi ngờ sẽ tạo ấn tượng không tốt.

- Mỉm cười: Nụ cười được xem như một lời mời, một dấu hiệu chào đón, nó cho thấy bạn "thân thiện và dễ gần"

Phép lịch sự trong giao tiếp kinh doanh

Con người sống trong một môi trường xã hội đa dạng và phức tạp, nơi các mối quan hệ ảnh hưởng sâu sắc đến sự hình thành nhân cách và xu hướng hành động của mỗi cá nhân Để thích ứng với cuộc sống, mỗi người cần có cách xử thế phù hợp, thể hiện qua sự lịch sự trong các mối quan hệ với đối tác ở những bối cảnh khác nhau.

Phép lịch sự là tổng hợp các nghi thức giao tiếp với người xung quanh, không chỉ là ứng xử máy móc mà còn là hành động linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh và đối tác Nó phản ánh cách xử thế của mỗi cá nhân trong các tình huống giao tiếp khác nhau.

Giao tiếp lịch sự là hiểu biết về phong tục và tập quán trong xã hội Người có cách cư xử tốt cần tuân theo các chuẩn mực nhất định, luôn suy nghĩ về cảm xúc của người khác và tạo niềm vui cho đối phương.

Giữ phép lịch sự là một kỹ năng kinh doanh thiết yếu, giúp tạo sự hòa hợp giữa các thành viên trong nhóm và trong môi trường công cộng.

Phép lịch thiệp tại nơi làm việc không chỉ giúp bạn trở nên lịch lãm và chuyên nghiệp, mà còn tạo ra sự tự tin trong giao tiếp Hơn nữa, sự lịch thiệp này mang đến cho đồng nghiệp cảm giác thoải mái, khuyến khích họ hợp tác hiệu quả với bạn.

Tất cả các yếu tố như làm việc nhóm thành công, tổ chức cuộc họp hiệu quả, lắng nghe và giao tiếp phi ngôn ngữ đều dựa trên sự tôn trọng và quan tâm lẫn nhau Ấn tượng đầu tiên và khả năng tạo cảm giác thoải mái cho người khác là những yếu tố quan trọng góp phần vào thành công trong sự nghiệp của bạn.

Vẻ ngoài cá tính có ảnh hưởng lớn đến sự nghiệp của bạn, vì vậy hãy chú ý đến phong cách ăn mặc tại nơi làm việc và điều chỉnh cho phù hợp Ngoài trang phục, việc chải chuốt cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với đồng nghiệp và cấp trên.

Phong thái cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự hài hòa tại nơi làm việc Mặc dù không ai yêu cầu bạn phải luôn lạc quan một cách giả tạo, nhưng một tính cách tiêu cực có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ văn phòng, làm giảm hiệu suất làm việc Mỗi cá nhân trong công ty đều có trách nhiệm góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực.

Các cuộc họp đòi hỏi sự chú ý đến nghi thức để đạt được kết quả thành công và tối ưu hóa thời gian Để bắt đầu, hãy đảm bảo xuất hiện đúng giờ và sẵn sàng tham gia Trong suốt cuộc họp, cần duy trì sự tập trung và tham gia tích cực, tránh các cuộc trò chuyện bên lề cũng như không thực hiện đa nhiệm trên điện thoại hoặc máy tính bảng.

Lịch sự khi chào hỏi

Khi chào hỏi hàng ngày, cần lưu ý một số điểm quan trọng Đối với người thân quen, chỉ cần cười hoặc gật đầu là đủ, nhưng nếu lâu không gặp, nên dành thời gian hỏi thăm sức khỏe và gia đình Trong các mối quan hệ trang trọng, hãy dừng lại khi chào hỏi, tránh chào khi đang di chuyển Hất hàm lên để chào là thái độ khiếm nhã, ngay cả với người nhỏ hơn hay thuộc cấp Không nên đưa tay lên chào người lớn tuổi; nếu họ chủ động chào, chỉ cần cười và cúi đầu đáp lại Tóm lại, mọi cách chào hỏi nên đi kèm với một nụ cười tươi, vì khuôn mặt nhăn nhó hoặc lạnh lùng sẽ không tạo thiện cảm.

Việc bắt tay khi chào hỏi đã trở nên phổ biến và không còn xa lạ Tuy nhiên, nên dành thêm thời gian để trao đổi và thăm hỏi nhau, thay vì chỉ chào hỏi và rời đi ngay, vì điều này có thể được coi là không thích hợp.

Khi bắt tay, chỉ sử dụng tay phải và tránh tay trái Người lớn tuổi hoặc có vai vế cao hơn sẽ chủ động đưa tay ra trước, trong khi người nhỏ hơn nên đáp lại bằng cả hai tay và hơi cúi xuống Cần tránh nắm chặt tay quá mức Trong trường hợp bạn bè ngang nhau, người nào thấy trước sẽ là người đưa tay ra trước để thể hiện sự nhiệt tình Nếu có sự thân mật, có thể siết chặt hoặc lắc tay Khi một trong hai người là phụ nữ, người đó sẽ phải đưa tay ra trước, và nam giới không nên siết chặt hoặc lắc tay quá mạnh khi bắt tay với phụ nữ Khi chủ khách chào nhau khi đến thăm nhà, cũng cần tuân thủ những quy tắc này.

55 thì chủ nhà phải là người đưa tay ra trước Khi người khác đưa tay cho mình bắt, nếu đang ngồi phải đứng dậy rồi mới bắt tay.

Khi chào hỏi nhiều người cùng lúc, cần tuân thủ trình tự bắt tay hợp lý Nguyên tắc chung là bắt tay người lớn trước, sau đó đến trẻ em; phụ nữ trước, tiếp theo là nam giới; và cuối cùng là bắt tay người vợ trước, rồi đến người chồng.

Khi bắt tay, cần chú ý một số quy tắc quan trọng để thể hiện sự tôn trọng Tránh việc dùng cả hai tay để bắt tay với hai người cùng lúc và không đứng ở vị trí cao hơn người đối diện, mà nên bước xuống ngang bằng trước khi bắt tay Không nên ngậm thuốc lá khi bắt tay; hãy dùng tay trái để cầm thuốc trước Găng tay cũng không nên được mang khi bắt tay, ngoại trừ phụ nữ có thể sử dụng găng mỏng Khi bắt tay, hãy giữ ánh mắt tập trung vào người đối diện và không bắt tay ngay tại ngưỡng cửa mà nên mời khách vào trong Cuối cùng, trong đám đông, hãy tránh bắt tay một người khi có người khác đứng gần bên cạnh.

Cách bắt tay không chỉ được áp dụng khi chào đón mà còn khi chia tay, với những nguyên tắc tương tự Tuy nhiên, khi khách rời khỏi nhà, họ sẽ là người đưa tay ra trước để chào tạm biệt, thay vì chủ nhà như khi tiếp đón Điều này giúp tránh gây ấn tượng rằng chủ nhà đang nôn nóng tiễn khách.

GIAO TIẾP TRONG CÁC HÌNH THỨC NÓI VÀ VIẾT THÔNG DỤNG

Các công cụ hỗ trợ giao tiếp bằng âm thanh, hình ảnh

Con người chỉ nhớ 10% những gì họ đọc, 20% những gì họ nghe và 70% những gì họ thấy và nghe Để giúp người nghe ghi nhớ thông tin hiệu quả, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ bằng âm thanh và hình ảnh Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi áp dụng những công cụ này để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.

KISS (Giữ cho ngắn gọn và đơn giản) là nguyên tắc quan trọng trong thiết kế nội dung Các trang slide chứa quá nhiều chữ sẽ gây rối và phân tâm cho khán giả, khiến họ không thể tập trung vào thông điệp chính Do đó, việc sử dụng nội dung ngắn gọn và dễ hiểu sẽ giúp thu hút sự chú ý và giữ chân người xem hiệu quả hơn.

Công cụ cần phải lớn và dễ đọc, đảm bảo rằng tranh ảnh minh họa cũng phải đủ lớn để những người ở xa có thể dễ dàng nhìn thấy và hiểu được nội dung.

Để duy trì lòng tin của độc giả, việc tránh các lỗi chính tả và thông tin không chính xác là rất quan trọng Cần chú ý kiểm tra và chỉnh sửa kỹ lưỡng trước khi công bố nội dung.

- Nằm ngang: Đồ thị hay biểu đồ có thể chuyển tải nhiều thông tinhơn khi bố trí theo chiều ngang.

Công cụ bằng hình ảnh trong bài thuyết trình cần phải có ý nghĩa và liên quan chặt chẽ đến nội dung Nếu không, khán giả sẽ bị phân tâm và không thể tập trung vào thông điệp chính Do đó, mỗi công cụ hình ảnh phải phục vụ một mục đích rõ ràng để nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin.

Màu sắc đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của độc giả, giúp tăng cường sự quan tâm đối với bài thuyết trình Việc lựa chọn màu sắc hợp lý không chỉ làm cho nội dung trở nên sinh động mà còn giúp khán giả dễ dàng ghi nhớ và lưu giữ thông tin lâu hơn.

Sử dụng đồ thị minh họa giúp tăng tính hấp dẫn cho nội dung, bởi vì tâm trí con người thường suy nghĩ bằng hình ảnh Việc trình bày thông tin qua đồ thị sẽ thu hút người đọc hơn so với những trang giấy chỉ toàn chữ.

3.1.2 Phối hợp màu sắc, biểu đồ và văn bản

Việc lựa chọn màu sắc phù hợp trong các công cụ hỗ trợ hình ảnh ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao tiếp, vì màu sắc có tác động mạnh mẽ đến người nghe.

Màu sức làm tăng thêm sự chú ý, tác động vào nội tâm, thay đổi suy nghĩ, nhận thức và động cơ của người nghe.

Sau đây là một số bí quyết và phương pháp sử dụng màu sắc có hiệu quả trong các công cụ hỗ trợ bằng hình ảnh.

- Không sử dụng hơn bốn màu trên cùng một trang slide.

- Hãy sử dụng chữ đậm trên nền sáng hoặc chữ sáng trên nền đậm.

- Hãy duy trì cùng một màu nền trong suốt bài trình bày.

- Không sử dụng màu đỏ khi trình bày văn bản vì màu này rất khó đọc.

- Chữ màu vàng và màu trắng tương phản ánh sáng mạnh nhất Do đó, nên sử dụng những màu này để soạn văn bản trên nền màu sậm.

- Tránh dùng hai màu tương phản đỏ và xanh lá cây vì có một số người bị loạn sắc.

Sử dụng công thức phối hợp màu từ thấp lên cao, bắt đầu với màu đậm ở đáy hình ảnh và dần dần pha màu nhạt hơn khi di chuyển lên trên.

Màu sắc có khả năng tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với độc giả và khán thính giả, vì vậy việc lựa chọn màu nền và màu minh họa trong các công cụ giao tiếp hình ảnh là rất quan trọng Dưới đây là những công dụng của các loại màu sắc.

Màu đỏ là một màu sắc mạnh mẽ, gợi lên nhiều cảm xúc và thường được sử dụng hiệu quả trong các bài thuyết trình về bán hàng và marketing Nó biểu trưng cho niềm đam mê, khát vọng, cạnh tranh, cũng như những khía cạnh tiêu cực như nguy hiểm và sai lầm Mặc dù màu đỏ tươi có thể tạo cảm giác mạnh mẽ, nhưng màu đỏ sẫm thường được khuyên dùng hơn Đây là màu sắc lý tưởng để thuyết phục và động viên người khác hành động.

Màu xanh lá cây, biểu tượng của thiên nhiên, thể hiện sức sống và sự phát triển cân bằng Nó khơi gợi sự gắn bó và tương tác, là lựa chọn lý tưởng cho các công cụ hỗ trợ hình ảnh trong khoá huấn luyện và buổi thuyết trình Màu xanh lá còn đại diện cho sự thông minh, cởi mở, và phát triển, đồng thời mang ý nghĩa về tiền bạc và sự sẵn sàng cho những khởi đầu mới trong mùa xuân.

Màu xám là màu sắc trung lập, không có cảm xúc, tạo cảm giác tách rời và thiếu quyết đoán Tuy nhiên, nó mang lại sự chắc chắn và ổn định, giúp tạo ra không gian bình tĩnh Màu xám thường bị coi là bảo thủ và nhàm chán, nhưng cũng có thể toát lên vẻ thanh lịch và trang trọng Nó không phù hợp cho các bài thuyết trình thuyết phục, mà nên được sử dụng như một cầu nối giữa các màu sắc khác.

Màu xanh da trời, một trong những màu sắc được yêu thích nhất, tượng trưng cho sự êm đềm và bảo thủ trong tự nhiên, gắn liền với hình ảnh của nước và bầu trời Màu sắc này thể hiện sự tin cậy, ổn định, lòng trung thành và truyền thống, vì vậy nhiều công ty đã chọn màu xanh da trời cho logo của mình để khẳng định những giá trị này.

Màu xanh da trời là màu nền biểu trưng, mang lại cảm giác xoa dịu và giúp giảm huyết áp cũng như nhịp tim của khán giả Sử dụng màu xanh da trời có thể gia tăng độ tin cậy trong giao tiếp.

Thuyết trình

3.2.1 Công việc chuẩn bị Để có bài thuyết trình tốt cần làm tốt công việc chuẩn bị thuyết trình.

Xác định mục tiêu thuyết trình

Xác định mục tiêu thuyết trình là bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị Để làm điều này, cần trả lời câu hỏi: Chúng ta muốn đạt được gì từ buổi thuyết trình? Việc hiểu rõ lý do thực hiện thuyết trình sẽ giúp định hướng nội dung và phương pháp truyền đạt hiệu quả hơn Mục tiêu thuyết trình rõ ràng sẽ nâng cao chất lượng và tác động của bài thuyết trình.

Xác định mục tiêu thuyết trình là bước quan trọng để lựa chọn phương pháp và nội dung phù hợp Mục tiêu này có thể bao gồm việc chia sẻ thông tin, báo cáo kết quả hoặc thuyết phục khán giả Việc rõ ràng về mục tiêu sẽ giúp nâng cao hiệu quả của buổi thuyết trình.

Phân tích và tìm hiểu người nghe là yếu tố quan trọng trong việc chuẩn bị thuyết trình, giúp người thuyết trình chọn lựa nội dung và phương pháp phù hợp Quá trình này cần được thực hiện trước, trong và sau khi thuyết trình, với mục đích và phương pháp tìm hiểu khác nhau ở mỗi giai đoạn.

Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình, việc hiểu rõ đối tượng người nghe là rất quan trọng Cần xác định lý do họ cần lắng nghe bài thuyết trình, cũng như phong cách trình bày mà họ ưa thích Ngoài ra, dự đoán phản ứng của người nghe khi tiếp nhận thông tin cũng giúp tăng cường hiệu quả của bài thuyết trình.

Khi thuyết trình, cần liên tục quan sát phản ứng của người nghe để điều chỉnh nội dung và phong cách trình bày cho phù hợp Đồng thời, việc xác định xem người nghe có hiểu đúng thông điệp của người thuyết trình hay không là rất quan trọng, nhằm kịp thời điều chỉnh nhận thức của họ.

Sau khi thuyết trình, cần phải tìm hiểu đánh giá của người nghe về bài thuyết trình để hoàn thiện và pháttriển kỹ năng thuyết trình.

Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình, việc phân loại người nghe theo các tiêu chí khác nhau là rất quan trọng Điều này giúp hình thành các nhóm người nghe, từ đó lựa chọn cách ứng xử phù hợp để truyền đạt thông điệp hiệu quả hơn.

Căn cứ vào cách tiếp nhận thông tin của người nghe, có thể chia người nghe thành

3 loại: Người nghe thính giác, người nghe thị giác, người nghe trực giác.

Người nghe thị giác thích thu thập thông tin qua hình ảnh và số liệu cụ thể, vì vậy khi thuyết trình cho họ, cần chuẩn bị thông tin rõ ràng và sử dụng hình ảnh minh họa Để tăng tính thuyết phục, cần đưa ra dẫn chứng cụ thể cho từng nhận định và kết luận Ngôn ngữ nên được sử dụng một cách hình ảnh và sinh động để thu hút sự chú ý của người nghe.

Người nghe thính giác thường ưa chuộng ngôn ngữ âm thanh và thích sự khái quát Do đó, khi trình bày trước nhóm người nghe thính giác, việc sử dụng âm thanh hỗ trợ sẽ giúp bài thuyết trình trở nên hiệu quả hơn.

Người nghe trực giác là người nghe ưa thích sự cảm thông, chia sẻ và đặc biệt thích sử dụng các ngôn ngữ giản dị, thân thiện.

Người nghe có thể được chia thành 4 nhóm dựa trên phản ứng của họ: thân thiện, trung lập, thờ ơ và chống đối Việc dự đoán các phản ứng của từng nhóm sẽ giúp người thuyết trình có kế hoạch tốt hơn cho việc bố cục và sắp xếp nội dung bài thuyết trình Các loại người nghe và những điều cần lưu ý cho người thuyết trình được trình bày trong bảng 3.1.

Bảng 3.1: Các loại người nghe và những điều người thuyết trình cần chú ý

Loại người nghe đặc điểm

Cách truyền đạt nội dung thuyết trình

Thái độ và phong cách thể hiện

Thường vui vẻ và luôn ủng hộ người thuyết trình và chủ đề đưa ra

Cố gắng thể hiện điều gì đó mới lạ, cuốn hút người nghe

Hãy tỏ ra thân thiện, vui vẻ và cởi mở Sử dụng giao tiếp bằng mắt một cách thường xuyên và luôn tươi cười

Nên hài hước và chia sẻ những ví dụ thực tế và kinh nghiệm của bản thân

Thường có thái độ bình tĩnh, sáng suốt, suy nghĩ của họ thường rất khách quan

Trong bài viết này, chúng ta sẽ trình bày cả ưu và nhược điểm của vấn đề, đồng thời đề xuất các giải pháp hiệu quả Để tạo sự tương tác, hãy dành thời gian hợp lý để trả lời các câu hỏi từ người nghe, giúp họ hiểu rõ hơn về nội dung và tăng cường sự kết nối.

Hãy tỏ ra nghiêm túc, đừng làm gì phô trương, làm một số cử chỉ nhỏ thể hiện sự tự tin.

Sử dụng các sự kiện, thông số và ý kiến của chuyên gia để xây dựng nội dung Nên so sánh các khía cạnh đối lập để làm rõ vấn đề Tránh sử dụng yếu tố hài hước, câu chuyện cá nhân và hình ảnh quá rực rỡ.

Thường có sự tập trung kém; có thể họ phải tham gia một cách bắt buộc.

Hãy ngắn gọn – không quá 3 ý chính Tránh nêu hai mặt của vấn đề.

Tỏ ra năng nổ và thú vị Đi lại xung quanh và làm những cử chỉ mạnh.

Sử dụng sự hài hước, có hình ảnh động, hình ảnh nhiều màu sắc, những lời trích dẫn ấn tượng, và các thông số đáng ngạc hiên.

Để tránh tạo ra bầu không khí u ám trong buổi thuyết trình, hãy đảm bảo không đứng yên một chỗ, không phát tài liệu ra ngoài và tránh sử dụng hình ảnh lặp đi lặp lại Đồng thời, đừng kỳ vọng quá nhiều vào sự tham gia của người nghe.

Thường muốn thay thế hoặc chế nhạo người trình bày; họ thường ở thế phòng thủ và dễ bị kích động.

Sắp xếp bài nói logic sử dụng phương thức không gây tranh cãi, sắp xếp dàn ý theo trình tự thời gian hay không gian

Tỏ ra bình tĩnh, đúng mực Nói một cách chậm rãi và đều đặn.

Thêm vào những dữ liệu khách quan và ý kiến của các chuyên gia Tránh những câu chuyện lặt vặt và sự hài hước.

Tránh phần hỏi và trả lời nếu có thể, nếu không thì hãy điều chỉnh cho phù hợp hoặc chỉ chấp nhận những câu hỏi được viết ra

Có thể phân loại người nghe dựa trên độ tuổi, giới tính, trình độ và kinh nghiệm để chọn lựa phong cách và nội dung truyền tải thông điệp một cách phù hợp nhất.

Khi tìm hiểu người nghe cần trả lời những câu hỏi sau:

- Chủ đề thuyết trình sẽ lôi cuốn người nghe như thế nào? Lợi ích mà bài thuyết trình có thể đem lại cho người nghe là gì?

- Người nghe đã biết những gì và biết đến đâu về chủ đề thuyết trình? Người nghe muốn nghe những gì trong chủ đề này?

Để người nghe tôn trọng bạn, trước tiên cần xác định nhóm đối tượng mà bạn đang giao tiếp Việc hiểu rõ đặc điểm và nhu cầu của người nghe sẽ giúp bạn xây dựng thông điệp phù hợp Để người nghe tiếp nhận thông điệp một cách thuận lợi, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tạo sự kết nối cảm xúc với họ Đồng thời, việc lắng nghe phản hồi từ người nghe cũng rất quan trọng để điều chỉnh cách truyền đạt của bạn.

Người nghe có thể tiếp nhận thông tin qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm quan điểm cá nhân, sự kiện, số liệu, kinh nghiệm cá nhân, ý kiến chuyên gia, và tính hài hước Bên cạnh đó, các hình động, tranh minh họa, ví dụ thực tế, hoàn cảnh lịch sử, và các vấn đề liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt nội dung một cách hiệu quả.

- Làm thế nào để giúp người nghe nhớ được các ý chính của bài thuyết trình?

Thư giao dịch

Thư thương mại là tài liệu quan trọng chứa đựng thông tin và vấn đề liên quan đến kinh doanh Được soạn thảo bởi các doanh nhân hoặc người trao đổi thông tin, thư này thường được gửi đến các công ty, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng, bảo hiểm, cơ quan chính phủ và hiệp hội kinh doanh Mục đích của thư thương mại bao gồm bán hoặc mua hàng hóa, thu thập thông tin, đặt hàng và giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Thư từ là kênh giao tiếp thiết yếu để truyền tải thông điệp của công ty, và mặc dù công nghệ hiện đại đã phát triển, thư vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin Thư điện tử tuy hiệu quả cho giao tiếp nội bộ và bên ngoài, nhưng nhiều thông điệp quan trọng vẫn cần đến thư giấy Thư thương mại không chỉ là hồ sơ lưu trữ lâu dài mà còn đảm bảo tính bảo mật, thể hiện sự trang trọng và nhạy cảm, đồng thời mang lại những thông điệp thuyết phục và được cân nhắc kỹ lưỡng.

3.3.1 Thiết kế hình thức thư thương mại

Hình thức thư là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên với người nhận, vì vậy cần sử dụng giấy viết thư chất lượng Khoảng cách trình bày cần được cân đối, với hai bên lề đều nhau khoảng 3cm và khoảng cách cuối thư từ 4-5cm Nội dung thư cũng cần được phân bố hợp lý giữa các phần, đảm bảo rằng thông tin quan trọng nhất được trình bày rõ ràng trên một trang giấy.

Trong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng một trong các hình thức sau đây để trình bày một thư thương mại:

- Book style: hình thức khối.

- Indented block style: hình thức thụt đầu dòng.

- Modified block style: hình thức toàn khối.

- Modified block style with indented paragraphs: hình thức khối xiên

Các trình bày thư thương mại

- Letter head (phần tiêu đề: tên, địa chỉ công ty gửi thư)

- File reference (mã số hồ sơ)

- Inside address (tên, địa chỉ người nhận)

- The opening paragraph (mở đầu thư)

- The body of letter (nội dung chính của thư)

- The closing paragraph (câu kết của thư)

- Stenographic reference (kí hiệu riêng)

- Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

3.3.2 Các nội dung chính của thư thương mại

Nội dung của thư thương mại bao gồm: phần mở đầu, phần chính, phần kết. Phần mở đầu thư

Phần mở đầu của thư đóng vai trò quan trọng trong việc trình bày đề tài và cảm xúc của người viết Những cảm xúc như hân hoan, nuối tiếc, hay biết ơn có thể được thể hiện một cách dễ dàng trong đoạn này Câu mở đầu ngắn gọn thường thu hút sự chú ý hơn so với câu dài dòng Nói chung, phần mở đầu giải thích lý do viết thư và có thể được thực hiện theo cách mở đầu gián tiếp hoặc trực tiếp.

Phần chính của bức thư

Phần chính của bức thư sẽ cung cấp thông tin bổ sung liên quan đến nội dung đã nêu trong phần mở đầu Cần sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và mạch lạc Hãy cân nhắc sử dụng các thiết bị đồ họa như đánh số, đánh dấu đầu dòng, đặt tiêu đề, chia cột, và sử dụng chữ in đậm hoặc in nghiêng để làm nổi bật các chi tiết quan trọng.

Khi thư chứa nhiều thông tin, bạn nên triển khai mỗi ý trong một đoạn văn riêng biệt Sử dụng các từ chuyển tiếp để kết nối các đoạn với nhau, đồng thời sắp xếp các ý tưởng tương tự gần nhau để tạo sự mạch lạc và dễ hiểu cho người đọc.

Trong phần kết của bức thư, người đọc mong đợi thông tin về kế hoạch, thời hạn và nhiệm vụ cần thực hiện Đây là cơ hội để hướng dẫn người đọc về những việc họ cần làm, kèm theo thời hạn hoàn thành nếu cần thiết Việc viết trong phần này nên thể hiện thiện chí và sự lạc quan, tạo cảm giác tích cực cho người nhận.

3.3.3 Thư yêu cầu hoặc thư chào hàng

Một lá thư trong kinh doanh và giao dịch cá nhân thường là một yêu cầu trực tiếp nhằm tìm hiểu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả hoặc con người Để thu thập những dữ liệu này, cần mô tả rõ ràng và chi tiết để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin cần thiết.

73 đơn giản những thông tin chính xác mà bạn yêu cầu Thr tục cơ bản để yêu cầu thông tin như sau:

Để yêu cầu thông tin một cách lịch sự và nhã nhặn, bạn có thể sử dụng các câu như: “Xin vui lòng gửi cho tôi thông tin về sản phẩm A.” Việc diễn đạt yêu cầu một cách tôn trọng không chỉ thể hiện sự lịch thiệp mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với người nhận.

Trong phần thân của bức thư, cần giải thích rõ ràng mục đích của người gửi và cung cấp thông tin chi tiết để người đọc hiểu rõ ý định và lý do Nếu có câu hỏi, nên sử dụng cấu trúc song song để đảm bảo tính cân bằng ngữ pháp Để thu hút nhiều thông tin hơn, hãy đặt câu hỏi mở thay vì câu hỏi lựa chọn Khi yêu cầu ai đó thực hiện một công việc, nên sử dụng giọng điệu lịch sự và tránh yêu cầu quá mức Luôn tập trung vào lợi ích của người đọc để tạo sự hấp dẫn hơn cho nội dung.

Cuối cùng, xin vui lòng cho độc giả biết họ cần làm gì, và nếu có thể, hãy nêu rõ thời hạn bạn mong nhận được thông tin Bạn có thể đính kèm một phong bì có dán tem và ghi sẵn địa chỉ của mình, cùng với số điện thoại, để độc giả có thể dễ dàng hoàn thành câu hỏi Đừng quên cảm ơn độc giả một cách lịch sự vì sự hỗ trợ của họ, và nếu có cơ hội, hãy đề nghị rằng bạn sẵn lòng đáp lại thiện ý đó.

3.3.4 Thư khiếu nại hoặc thư yêu cầu điều chỉnh

Trong quá trình kinh doanh, khách hàng có thể gặp phải nhiều sự cố như chậm trễ trong chuyển hàng, sản phẩm bảo hành bị lỗi, chất lượng sản phẩm kém, sai số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu Khi khách hàng viết thư để chỉ ra hoặc yêu cầu sửa chữa những lỗi này, thư đó được gọi là thư khiếu nại Việc viết thư khiếu nại không chỉ giúp ghi lại sự việc xảy ra mà còn là cách để yêu cầu sự khắc phục từ phía nhà cung cấp.

Mục đích của thư khiếu nại là yêu cầu một sự điều chỉnh hợp lý, vì vậy người viết cần thể hiện thái độ phù hợp Khi soạn thảo thư khiếu nại, cần chú ý đến cách diễn đạt và nội dung để đảm bảo rõ ràng và thuyết phục.

- Mở đầu với một mệnh đề rõ ràng

Khi là khách hàng, chúng ta có quyền mong đợi phản hồi tích cực từ công ty đối với những yêu cầu chính đáng Các công ty thường ưu tiên nhận phản hồi từ khách hàng không hài lòng để cải thiện dịch vụ, vì việc giữ chân khách hàng hiện tại tốn ít chi phí hơn so với việc thu hút khách hàng mới Những công ty danh tiếng luôn mong muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và không có ý định gây ra sai sót Do đó, hãy giữ thái độ tích cực khi viết thư khiếu nại.

Trong phần mở đầu, cần nêu rõ mục đích của bài viết Hãy đưa ra một khẳng định rõ ràng về vấn đề cần giải quyết, chẳng hạn như việc cung cấp sự thay thế miễn phí, khoản bồi thường hợp lý hoặc đặt hàng mới để khắc phục tình huống.

LẬP KẾ HOẠCH VÀ SOẠN THẢO BÁO CÁO, ĐỀ XUẤT KINH DOANH

Khái quát về báo cáo, đề xuất kinh doanh

4.1.1 Khái niệm báo cáo, đề xuất kinh doanh

Báo cáo kinh doanh là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin đã được phân tích và xử lý, nhằm hỗ trợ các cấp quản trị trong việc giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định chính xác, khả thi.

Hội đồng quản trị sử dụng báo cáo để giám sát hoạt động nội bộ, bao gồm theo dõi tiến trình đặt hàng, giao hàng, định mức hàng tồn kho và chất lượng sản phẩm Các nhà quản trị đánh giá khả năng cung ứng của nhà cung cấp dựa trên giá cả, tính ổn định về chất lượng và số lượng Họ cũng sử dụng báo cáo phân tích để đánh giá tiềm năng thị trường, theo dõi nhu cầu và mức độ hài lòng của khách hàng Điều này giúp quyết định tính khả thi của việc xâm nhập thị trường mới và đo lường thị phần công ty Đề xuất kinh doanh là văn bản thuyết phục phân tích vấn đề và đưa ra giải pháp, nhằm nhận được sự ủng hộ Các vấn đề kinh doanh đa dạng từ nhu cầu trang thiết bị đến kế hoạch hành động, với giải pháp có thể liên quan đến nhân sự, tài chính và đào tạo Bản đề xuất liên quan đến công việc hiện tại có thể dẫn đến cải thiện hoạt động hoặc tạo ra loại hình kinh doanh mới với điều kiện làm việc an toàn hơn.

Các đề xuất kinh doanh cần phải rõ ràng và súc tích, đồng thời đáp ứng mong muốn của người đọc Một đề xuất hiệu quả cần trả lời các câu hỏi quan trọng để thuyết phục và thu hút sự chú ý.

- Bạn sẽ giải quyết vấn đề gì?

- Bạn sẽ giải quyết nó như thế nào?

- Chính xác thì bạn sẽ cung cấp những gì cho chúng tôi?

- Bạn có thể thực hiện những gì bạn hứa?

- Bạn có thể mang lại lợi ích gì?

- Khi nào bạn hoàn thành công việc?

- Bạn sẽ tính phí bao nhiêu?

4.1.2 Các loại báo cáo, đề xuất kinh doanh

4.1.2.1 Các loại báo cáo kinh doanh

Căn cứ vào chức năng báo cáo kinh doanh bao gồm: Báo cáo cung cấp thông tin và báo cáo phân tích. a Báo cáo cung cấp thông tin

Báo cáo cung cấp thông tin là những tài liệu chỉ trình bày dữ liệu và sự kiện mà không có phân tích hay đề xuất giải pháp Mục đích của chúng bao gồm giám sát và kiểm tra hoạt động kinh doanh, thông báo về các chính sách và thủ tục, cũng như báo cáo theo quy định của Nhà nước.

Báo cáo giám sát và kiểm tra các hoạt động kinh doanh

Báo cáo giám sát và kiểm tra hoạt động kinh doanh giúp quản lý theo dõi kịp thời diễn biến của các hoạt động trong quyền quản lý của họ.

Dữ liệu trong báo cáo giám sát và kiểm tra cần phải chính xác, tỉ mỉ và trung thực Có ba loại báo cáo chính liên quan đến hoạt động kinh doanh: báo cáo kế hoạch công tác, báo cáo quá trình hoạt động kinh doanh và báo cáo cá nhân.

Báo cáo kế hoạch kinh doanh là tài liệu quan trọng trong các doanh nghiệp, giúp định hướng cho các hoạt động kinh doanh tương lai Nó bao gồm các phần như kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh tổng thể, kế hoạch marketing, kế hoạch bán hàng và kế hoạch nhân lực, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Báo cáo quá trình hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin chi tiết cho quản trị viên về các hoạt động như bán hàng, sản xuất, kho hàng, đơn hàng và chi phí Những báo cáo định kỳ này mô tả tiến trình hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý, năm), giúp quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh hiện tại Mục tiêu chính của các báo cáo này là hỗ trợ các cấp quản trị trong việc cập nhật thông tin và đưa ra giải pháp kịp thời khi cần thiết.

Báo cáo công tác cá nhân là tài liệu tường trình về các hoạt động của cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Ví dụ về các loại báo cáo này bao gồm báo cáo tiếp xúc khách hàng, báo cáo tuyển dụng nhân lực, báo cáo chi phí và báo cáo đánh giá quá trình công tác của nhân viên.

Báo cáo về chính sách và thủ tục là những văn bản quy định được phát hành để thông báo cho toàn bộ cán bộ nhân viên Những tài liệu này được phổ biến rộng rãi nhằm đảm bảo mọi người có thể tham khảo và nắm rõ các quy định hiện hành.

Nội dung liên quan đến chính sách và quy trình làm việc cần được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu, nhằm thiết lập chuẩn mực chi phối lâu dài các hành vi và cách cư xử của mọi người.

80 trong tổ chức Ví dụ nội quy làm việc, quy định về an toàn lao động, quy định về quy trìnhkiểm tra chất lượng

Cấp quản trị thường phát hành các văn bản thông báo để cảnh báo về những sự cố hoặc hiện tượng tạm thời cần chú ý và có giải pháp ứng phó kịp thời Ví dụ điển hình là thông báo về các biện pháp phòng tránh dịch bệnh Covid-19.

Các doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo thường niên bắt buộc Những báo cáo này cần đảm bảo tính trung thực, tỉ mỉ và chính xác để đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.

Báo cáo theo dõi tiến độ hoàn thành công việc là tài liệu cung cấp thông tin cho khách hàng hoặc cấp trên về tiến độ thực hiện công việc theo hợp đồng hoặc kế hoạch dự án Báo cáo cần nộp đúng hạn, có thể hàng tuần, hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn thi công Người viết cần trình bày rõ ràng kết quả, tiến độ, các vấn đề phát sinh và kế hoạch tương lai Nội dung báo cáo phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác và cập nhật.

Báo cáo này trình bày các sự kiện quan trọng nhằm thuyết phục người đọc chấp nhận những quyết định, hành động và đề xuất cụ thể Để đạt được điều này, người viết cần phân tích kỹ lưỡng các sự kiện và trình bày lập luận thuyết phục cho những ý tưởng trong phần kết luận, đồng thời đưa ra các giải pháp khả thi.

Có 2 dạng báo cáo phổ biến nhất là báo cáo giải quyết vấn đề và bản đề xuất hay kiến nghị

Báo cáo giải quyết vấn đề

Soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh

4.2.1 Cách bố cục báo cáo, đề xuất kinh doanh

4.2.1.1 Hình thức và độ dài của báo cáo, đề xuất

Hình thức và độ dài báo cáo được quy định bởi người có thẩm quyền, áp dụng cho các loại báo cáo giám sát kiểm tra, báo cáo quy trình, chính sách, cũng như các báo cáo theo quy định và đề xuất theo yêu cầu cấp trên.

Có 4 dạng báo cáo mà người viết có thể lựa chọn:

- Theo mẫu in sẵn, là dạng báo cáo điền vào chỗ trống, tương đối ngắn (trong khoảng 5 trang), đề cập đến những thông tin hàng ngày xảy ra

Thư tín là các báo cáo ngắn, thường từ 5 trang trở xuống, được gửi đến người đọc bên ngoài tổ chức Nội dung của thư tín bao gồm đầy đủ các phần của một bức thư truyền thống, nhưng được bổ sung thêm các tiêu đề, ghi chú, bảng biểu và sơ đồ để tăng tính minh bạch và dễ hiểu.

Thông báo nội bộ, hay còn gọi là bản ghi nhớ, thường có độ dài dưới 10 trang và được sử dụng như một báo cáo lưu hành nội bộ Tài liệu này thường bao gồm các tiêu đề rõ ràng và đôi khi có minh họa, giúp hỗ trợ quá trình xem báo cáo một cách hiệu quả.

Bản chính quy là hình thức trình bày thường được áp dụng cho các loại báo cáo yêu cầu sự nghiêm túc, bất kể độ dài từ vài trang đến hàng trăm trang Đối với những báo cáo dài, cần bổ sung phần mở đầu và các phụ lục được sắp xếp ở cuối nội dung để đảm bảo tính hoàn chỉnh và rõ ràng.

4.2.1.2 Cách trình bày nội dung

Tuỳ theo nội dung và đối tượng đọc báo cáo, có thể lựa chọn cách trình bày trực tiếp hay gián tiếp.

Mô hình trực tiếp trong báo cáo là cấu trúc mà mục đích viết được nêu rõ ở phần mở đầu Báo cáo thông tin theo kiểu này bắt đầu bằng một đoạn giới thiệu, tiếp theo là phần phân tích các thông tin thực tế, và kết thúc bằng một đoạn tóm tắt Thông tin thực tế thường được chia thành các chủ đề nhỏ, mỗi chủ đề được xác định bằng những mục chi tiết Cuối cùng, bản báo cáo khép lại bằng một đoạn tóm tắt và một lời kết.

Báo cáo phân tích được xây dựng theo cách trực tiếp, phù hợp cho những độc giả đã quen thuộc với chủ đề Mô hình này rất được ưa chuộng bởi những người bận rộn, vì nó cung cấp ngay lập tức kết quả mà không cần mất nhiều thời gian vào việc đọc thông tin chi tiết.

Trong quá trình tìm kiếm, thảo luận và phân tích, độc giả thường quan tâm đến hai đề mục chính: kết luận và đề xuất Tuy nhiên, đối với những người không quen thuộc với chủ đề, mô hình trực tiếp có thể gây khó hiểu Ngược lại, nhiều độc giả lại ưa chuộng mô hình gián tiếp vì nó mang lại sự hợp lý và phản ánh rõ ràng hơn về phương pháp giải quyết vấn đề.

Mô hình gián tiếp là cấu trúc báo cáo với phần kết luận và đề xuất nằm ở cuối, bắt đầu bằng một đoạn giới thiệu về vấn đề Báo cáo cung cấp thông tin thực tế và diễn giải trước khi kết thúc bằng kết luận và đề xuất Mô hình này hữu ích cho những độc giả không có nhiều kiến thức về vấn đề hoặc khi cần thuyết phục họ, đồng thời giúp giữ sự quan tâm của độc giả thông qua việc giải thích, xác minh và phân tích thông tin Cấu trúc này hợp lý vì nó theo quy trình suy luận thông thường: nêu vấn đề, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp.

4.2.1.3 Cách bố cục báo cáo cung cấp thông tin

Báo cáo truyền đạt thông tin là loại báo cáo dễ bố cục nhất, tập trung vào việc trình bày các thông số như con số và sự kiện mà không có phân tích hay bình luận Người viết cần chú trọng đến khả năng lĩnh hội của người đọc để giới thiệu nội dung một cách tối ưu Thông tin trong báo cáo phải được trình bày súc tích và hợp lý, có thể sắp xếp theo chủ đề, tầm quan trọng, tiến trình công việc, chuỗi thời gian, kích cỡ không gian, vị trí địa lý, hay chủng loại.

4.2.1.4 Cách bố cục báo cáo phân tích

Báo cáo phân tích cần có phần phân tích rõ ràng và các luận điểm được sắp xếp hợp lý để thu hút sự chú ý của người đọc vào kết luận và giải pháp đề xuất Cách bố cục nội dung phải linh hoạt, phù hợp với phản ứng của người đọc Đối với người đọc dễ tính, nội dung nên được trình bày để tạo sự đồng tình, tập trung vào kết luận và giải pháp Ngược lại, với người đọc khó tính, cần sử dụng bố cục chặt chẽ, nhấn mạnh vào cơ sở lý luận vững chắc để hỗ trợ cho các kết luận và đề nghị.

Có ba cách bố trí cho các loại báo cáo phân tích:

- Tập trung sự chú ý của người đọc vào phần kết luận

- Tập trung sự chú ý của ngwoif đọc vào phần đề nghị giải pháp

- Tập trung sự chú ý của người đọc vào các lập luận hợp lý.

4.2.1.5 Bố cục bản đề xuất Đối với các bản đề xuất theo yêu cầu nên sử dụng phương pháp trình bày trực tiếp, tập trung sự chú ý vào phần đề xuất hay kết luận. Đối với các bản đề xuất thỉnh cầu nên sử dụng phương pháp trình bày gián tiếp Khi viết các bản kiến nghị thỉnh cầu, trước hết người viết phải thuyết phục người đọc về sự tồn tại của vấn đề cần được giải quyết và người viết phải tạo được sự tín nhiệm với người đọc nếu họ chưa biết gì về mình Để thuyết phục người đọc rằng những đề nghị của mình là hợp lý và đáng tin cậy, người viết nên trình bày giải pháp thông qua các phương pháp như: 2+2=4, phương pháp khoa học, hoặc phương pháp tiêu chuẩn so sánh Khi trình bày giải pháp cần hướng đến 2 mục đích sau:

- Thuyết phục người đọc chấp nhận ý kiến của mình và đồng ý ký hợp đồng

- Giải thích rõ ràng các giới hạn của bản kiến nghị.

4.2.2 Các yêu cầu chung trong soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh

Báo cáo và đề xuất kinh doanh thường bao gồm ba phần chính: phần mở đầu, phần chính và phần kết luận Nội dung và độ dài của từng phần có thể thay đổi tùy thuộc vào thể loại, mục đích của báo cáo, độ phức tạp của tài liệu tham khảo, cách trình bày, cũng như mối quan hệ giữa người viết và người đọc.

Phần mở đầu, là phần đầu tiên của bản bảo cáo, đề xuất kinh doanh, phải bao gồm tối thiểu 4 ý chính sau:

- Đặt báo cáo hay đề xuất trong một bối cảnh có mối quan hệ gắn bó với vấn đề mà báo cáo hay đề xuất muốn trình bày

- Giới thiệu chủ đề hay mục đích của báo cáo, đề xuất và giải thích tại sao chủ đề này cần được quan tâm.

- Giới thiệu sơ lược các ý chính và thứ tự trình bày các ý đó.

- Tạo được giọng văn thích hợp nhằm thu hút sự chú ý của độc giả.

Phần chính của bản báo cáo, đề xuất kinh doanh có 4 chức năng chính sau:

- Nhấn mạnh các ý chính trong bản báo cáo, đề xuất

- Tóm tắt các lợi ích mà người đọc sẽ nhận được nếu các giải pháp đề xuất trong báo cáo, đề xuất được thực hiện.

- Dẫn chứng hợp lý mang lại sức thuyết phục cao

- Trình bày những việc phải làm và nhấn mạnh đến các chi tiết liên quan đến ai sẽ làm gì, khi nào, ở đâu và bằng cách nào.

Phần kết luận là bộ phận quan trọng nhất của báo cáo và đề xuất, vì đây là cơ hội cuối cùng để tác giả đảm bảo rằng tất cả các ý kiến và thông tin cần truyền đạt đã được thể hiện đầy đủ và rõ ràng.

4.2.3 Nội dung của báo cáo, đề xuất kinh doanh

Báo cáo và đề xuất kinh doanh cần phải đáp ứng các tiêu chí quan trọng như: tính chính xác và đầy đủ, sự cân đối trong nội dung, cấu trúc rõ ràng và hợp lý, cũng như dữ liệu phải có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng.

Báo cáo kinh doanh gồm 3 phần: Phần mở đầu, phần chính, phần kết luận, đề xuất Ngoài ra còn có phần bổ sung.

Phần mở đầu bao gồm trang tiêu đề, thư ghi nhớ, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, báo cáo tóm tắt

Trang tiêu đề của báo cáo bao gồm chủ đề chính, tên, chức vụ và công ty của người nhận báo cáo, cùng với tên tác giả, chức vụ, phòng ban và ngày ban hành báo cáo.

CÁC ỨNG DỤNG GIAO TIẾP KINH DOANH

Giao tiếp kinh doanh đa văn hoá

5.1.1 Khái niệm, vai trò của văn hoá trong giao tiếp kinh doanh

Văn hoá là một khái niệm phức tạp với nhiều định nghĩa khác nhau từ các nhà khoa học Kluckhohn và Kroeber (1952) đã tổng hợp 164 định nghĩa về văn hoá, cho thấy sự đa dạng trong cách hiểu Theo Kluckhohn và Strodtbeck (1961) cùng Lane và Distefano (1988), văn hoá bao gồm các giá trị và niềm tin được chia sẻ, giúp xác định hành vi đúng sai trong một nhóm Trong khi đó, Heller (1988) định nghĩa văn hoá là các quan niệm xã hội thống trị, bao gồm trí tuệ, thị hiếu và hành vi được hình thành qua giáo dục Nhiều người cũng coi văn hoá như những đặc trưng riêng của một dân tộc hay vùng miền.

Theo Terpstra và David (1985), văn hóa được định nghĩa là tập hợp các giá trị và biểu tượng được học hỏi và chia sẻ, giúp định hướng hành vi xã hội của các thành viên trong cộng đồng Một số nhà xã hội học đưa ra định nghĩa đơn giản hơn về văn hóa, coi đó là cách thức mà con người sử dụng để diễn tả và thể hiện các hành vi xã hội.

Theo UNESCO, văn hóa là một tổng thể phức tạp bao gồm các đặc trưng tinh thần, vật chất, tri thức và linh cảm, phản ánh bản sắc của cộng đồng, gia đình, xóm làng, quốc gia và xã hội Văn hóa không chỉ bao gồm nghệ thuật và văn chương mà còn bao hàm lối sống, quyền cơ bản của con người, hệ giá trị, truyền thống và tín ngưỡng.

Theo Chủ tịch Hồ Chí Minh, văn hoá là tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt và biểu hiện của con người, được hình thành nhằm đáp ứng nhu cầu đời sống và yêu cầu sinh tồn.

Theo E Herriot cho rằng văn hóa là di sản cuối cùng mà con người giữ lại sau khi đã quên hết mọi thứ Nó cũng là yếu tố còn thiếu sót sau khi con người đã tiếp thu mọi kiến thức.

Văn hóa là khái niệm rộng lớn, bao gồm cả giá trị vật chất và tinh thần, đóng vai trò nền tảng trong việc định hướng lối sống, đạo đức, tâm hồn và hành động của mỗi dân tộc và cá nhân Nó giúp con người hướng tới cái đúng, cái tốt, và cái đẹp trong mối quan hệ giữa con người với nhau, cũng như với thiên nhiên và môi trường xã hội.

Văn hóa có những đặc trưng quan trọng như tính truyền thống, thể hiện qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài Nó được hình thành thông qua việc học hỏi từ các thế hệ trước, đồng thời có thể được phân chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau.

Văn hóa có tính truyền bá và tượng trưng, được kết cấu chặt chẽ, có khả năng thích nghi, tạo ra sự khác biệt giữa các xã hội Nó khẳng định sự phát triển và thể hiện sức mạnh của xã hội cũng như dân tộc mà nó đại diện.

5.1.1.2 Vai trò của văn hoá trong giao tiếp kinh doanh

Văn hóa là yếu tố then chốt trong giao tiếp kinh doanh, ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành vi giao tiếp của con người cả trong và ngoài doanh nghiệp Nó bao gồm văn hóa ứng xử nội bộ và văn hóa trong các cuộc đàm phán.

Văn hoá trong ứng xử nội bộ doanh nghiệp

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc tích cực Khi các thành viên trong công ty tương tác một cách tích cực và hợp tác, sẽ hình thành bầu không khí lành mạnh, vui vẻ và đoàn kết Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt mà còn hỗ trợ vượt qua các khó khăn và thách thức.

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh tích cực Sự tương tác giữa cấp trên và cấp dưới cần được thực hiện trên tinh thần hợp tác và thiện chí, tạo ra phản ứng tích cực từ tất cả cá nhân và bộ phận khi giải quyết các vấn đề chung Khi mối quan hệ này được kết hợp hài hòa với mục tiêu vì lợi ích chung, doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh mẽ hơn.

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp góp phần phát huy dân chủ cho tất cả thành viên, tạo điều kiện cho họ nhận được sự tín nhiệm và hỗ trợ cần thiết Dựa trên các giá trị và chuẩn mực đã được thiết lập, nhân viên có thể chủ động thực hiện công việc, thể hiện sự sáng tạo và chịu trách nhiệm cá nhân cao hơn Mối quan hệ giữa các cấp bậc trong tổ chức được xây dựng trên sự chan hòa và chia sẻ thông tin, từ đó mở ra cơ hội cho mọi người tham gia sâu hơn vào các quyết định của doanh nghiệp.

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố và phát triển vị trí của từng cá nhân Mỗi nhân viên đều có một vai trò nhất định, và văn hóa ứng xử không chỉ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả mà còn xây dựng lòng tin với lãnh đạo và đồng nghiệp Điều này tạo ra cơ hội thăng tiến cho họ trong sự nghiệp.

Văn hoá trong đàm phán kinh doanh của doanh nghiêp

Khác biệt về ngôn ngữ và hành vi không lời trong đàm phán kinh doanh rất đáng chú ý Các câu hỏi và câu bộ lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ phổ biến nhất, nhưng tần suất sử dụng chúng lại khác nhau giữa các nhà giao dịch đến từ các quốc gia khác nhau Bên cạnh đó, cách sử dụng ngôn ngữ không lời cũng thể hiện sự khác biệt lớn giữa các nền văn hóa quốc gia.

Sự khác biệt về quan niệm giá trị giữa các quốc gia có thể được phân thành bốn loại chính: giá trị khách quan, giá trị cạnh tranh, giá trị công bằng và giá trị thời gian Mỗi quan niệm này phản ánh cách mà các nền văn hóa và xã hội khác nhau đánh giá và hiểu biết về giá trị, ảnh hưởng đến các quyết định kinh tế và xã hội trong từng quốc gia.

5.1.2 Đa văn hoá và vấn đề giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong tuyển dụng

5.2.1 Đơn xin việc Đơn xin việc là một lá đơn thường dài gần 1 trang giấy A4 gửi tới nhà tuyển dụng đang tìm nhân viên cho vị trí công ty đang cần Mục đích của lá đơn này là giới thiệu bản thân ứng viên để thu hút và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng khuyến khích họ xem các hồ sơkèm theo Nội dung của đơn xin việc tóm tắt về kinh nghiệm làm việc có liên

Khi viết đơn xin việc, bạn cần điều chỉnh nội dung để thể hiện rõ ràng rằng bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí đang ứng tuyển Hãy tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc, nhằm tăng cường khả năng thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Nội dung chủ yếu của đơn xin việc gồm:

Để đảm bảo thông tin cá nhân được ghi đầy đủ và rõ ràng, bạn cần cung cấp họ tên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và email Lưu ý rằng email nên mang tính chất nghiêm túc, tránh sử dụng những địa chỉ có tên gọi nhạy cảm hoặc mang tính nghịch ngợm.

Trình độ học vấn của bạn nên được ghi rõ ràng, bao gồm tên trường tốt nghiệp, khóa học, năm tốt nghiệp và chuyên ngành Ngoài ra, việc liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ hay tin học văn phòng sẽ là một lợi thế lớn khi bạn nộp đơn xin việc.

Khi ứng tuyển vào vị trí công việc, hãy liệt kê rõ ràng các kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của công việc Đừng quên bổ sung những kinh nghiệm từ các cơ quan, đơn vị khác mà bạn đã làm việc, đồng thời nêu bật những điểm mạnh của bản thân trong lĩnh vực này.

Mặc dù nhiều người cho rằng phần sở thích cá nhân không cần thiết trong đơn xin việc, nhưng việc bổ sung thông tin này có thể giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về tính cách và sở thích của bạn.

Tiêu đề đơn xin việc đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện tính chuyên nghiệp của ứng viên Sử dụng định dạng tiêu đề như “Đơn xin ứng cử cho vị trí…” không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng mà còn tăng khả năng được chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Trong nhiều trường hợp, ứng viên cần viết đơn xin việc bằng tay, vì nhiều nhà tuyển dụng chú trọng đến kỹ năng viết tay của họ Qua cách viết đơn, nhà tuyển dụng có thể nhận biết những đặc điểm tâm lý và tính cách của ứng viên Đơn xin việc thường là mối liên lạc đầu tiên giữa ứng viên và công ty, và công ty sẽ dựa vào đơn này để quyết định xem ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không, từ đó có thể mời ứng viên đến phỏng vấn.

Đơn xin việc cần được viết một cách cẩn thận, chú ý đến cả nội dung và hình thức Nội dung phải rõ ràng, dễ đọc và thể hiện được thế mạnh cũng như hiểu biết của ứng viên về vị trí công việc Yếu tố hình thức bao gồm chữ viết, ngữ pháp và chính tả Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi viết đơn xin việc.

- Tìm hiểu kỹ về công ty, công việc mà bạn ứng tuyển thông qua các kênh thông tin khác nhau: website công ty, báo chí… trước khi viết.

Trước khi viết đơn xin việc, bạn cần chọn lọc thông tin một cách kỹ càng Hãy viết đi viết lại nhiều lần cho đến khi bạn có được một bản hoàn chỉnh và ưng ý Nếu vẫn chưa hài lòng, đừng ngần ngại chỉnh sửa để hoàn thiện nội dung.

99 đến khinào ưng ý Khi bạn cảm thấy chưa ổn thì nhà tất nhiên nhà tuyển dụng cũng sẽ thấy được điều đó.

- Không được phạm bất cứ một lỗi nào về ngữ pháp, chính tả Nếu sai hãy viết lại thật cẩn thận.

Khi viết đơn xin việc, bạn nên lựa chọn loại giấy A4 có chất liệu dày để đảm bảo tính chuyên nghiệp Giấy A4 mỏng có thể làm cho đơn xin việc của bạn dễ bị nhăn và mất đi sự nghiêm túc cần thiết.

- Bạn nên kẻ mờ hàng trên giấy A4 để trình bày chữ cho thẳng hàng.

- Chỉ nên sử dụng một màu mực thông dụng, ví dụ màu xanh

Lýlịch xin việccóthểtrìnhbày theo 4 cách sau: Theo trìnhtựthời gian, theo các côngviệc đãtrải qua, theo mục tiêucôngviệc,tổnghợp theo kiểukhác.

Lýlịch xin việc theo trìnhtựthời gian

Quá trình học tập và làm việc nên được trình bày theo thứ tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất Cần nhấn mạnh rõ ràng các kinh nghiệm học tập và công tác gần với thời điểm hiện tại để tạo ấn tượng tốt nhất.

Trong quá trình học tập, cần nêu rõ mốc thời gian, chuyên ngành và tên trường đào tạo Đối với kinh nghiệm công tác, hãy liệt kê các mốc thời gian, tính chất công việc, trách nhiệm đã đảm nhiệm, cùng với các chức vụ đã giữ và tên công ty.

Lý lịch xin việc theo trình tự thời gian giúp nhấn mạnh tính liên tục và sự phát triển nghề nghiệp, đồng thời làm nổi bật tên các trường đào tạo và các công ty đã làm việc, giúp người đọc dễ dàng theo dõi quá trình phát triển của ứng viên.

Lýlịch xin việc theo trìnhtựthời gian cólợi cho ứngviên khi:

- Các chức danh trước đây của ứng viên là các chức danh quan trọng, đáng được đề cập đến

- Khi công việc thuộc về những lĩnh vực mang tính truyền thống cao liên quan đếngiáodục,chínhquyền.

Lýlịch xin việc theo trìnhtựthời gian khôngcólợi cho ứngviên khi:

- Ứngviên làmmộtcôngviệc trong thời gian quálâu

- Ứngviên khônglàm việc trong mộtthời gian

Lýlịch xin việc theo cáccôngviệcđã qua

Lý lịch công việc giúp làm nổi bật những thành tựu chính của ứng viên và điểm mạnh của họ, cho phép sắp xếp các công việc theo trình tự để nhấn mạnh mục tiêu nghề nghiệp Các chức danh thực tế và quá trình làm việc có thể trở nên thứ yếu và không cần thiết phải đề cập đến.

Lýlịch theo các công việc đã qua giúp ứng viên linh hoạt trong phầncần nhấn mạnh,tránhviệclặplạichứcnăngcôngviệc, có khuynh hướngkhôngnhấnmạnh kinh nghiệmlàmviệc.

Lý lịch theo các công việc đã qua có lợi cho ứng viên khi:

- Ứng viên muốn nhấn mạnh đến những khả năng chưa có dịp thể hiện trong nhữngcôngviệcđãlàm

- Ứngviên làmviệctrở lại sau mộtthời gian khônglàmviệc

- Ứngviêncó kinh nghiệm trong nhiều loạicôngviệckhác nhau vànhữngcông việcnàykhôngliên quan đếncôngviệc đangứngtuyển

- Phầnlớn cáccôngviệcứngviên đãlàmcó tínhchất hànhnghềtự do, tạmthời hay chỉlàm qua cho biết.

Lýlịch theo cáccôngviệcđã qua cólợi cho ứngviên khi:

- Ứng viên muốn nhấn mạnh đến loại công việc phát triển khả năng lãnh đạo

- Đối với những công việc mang tính truyền thống cao như các công việc liên quan đếngiáodụcvàchínhquyền

- Công ty nơiứngviênlàmviệcgầnđây nhấtlàmộtcông ty có uy tín cao

Lýlịch xin việc theo mụctiêucôngviệc

Sơyếulýlịch theo mụctiêucôngviệcnêndùng khi ứngviênmuốntập trung vào mộtmụctiêucôngviệccụthểvàrõràng.Nóliệtkênhữngkhảnăng trong tương lai của

101 ứngviên,cómối quan hệvới nhau và nhấnmạnhcácthànhtíchcủaứngviênliên quan đếnmộtmụctiêucôngviệc rõràng.

Sơyếulýlịch theo mụctiêucôngviệctạonênmộtấntượngmạnh cho mộtcông việc đã chọn dù các lĩnh vực khác thếnào đi nữa Nólàm nổi bậtsự hiểu biết và khả năngcủaứngviên trong mộtlĩnhvựcđượcđịnhhướng.

Sơyếulýlịch theo mục tiêucôngviệccó lợi cho ứngviên khi:

- Ứngviênhướngđếnnhiềuloạicôngviệckhác nhau vàmuốncómộtbảnlýlịch riêng cho mỗiloạicôngviệc

- Ứngviênmuốn nhấnmạnh nhữngkhả năngmàứng viênchưa códịpthể hiện trong côngviệc.

Sơyếulý lịch theo mục tiêucôngviệc khôngcólợi cho ứngviên khi:

- Ứng viên muốn dùng một sơ yếu lý lịch cho nhiều lần xin việc

- Ứng viên không nắm rõ những khả năng và những thành tích của mình

- Ứngviên chỉmớibước vàonghềvà cóít kinh nghiệm làmviệc

Lýlịch xin việctổnghợp theo kiểukhác