NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH
Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh
1.1.1 Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh
Cuộc sống hàng ngày là một chuỗi thỏa hiệp giữa cá nhân, tổ chức và quốc gia, nơi con người thường xuyên đàm phán mà không nhận ra Trong gia đình, vợ chồng và con cái cần trao đổi ý kiến để giải quyết mâu thuẫn, trong khi trẻ em tranh luận với cha mẹ để đạt được mong muốn Trong xã hội, việc mua bán yêu cầu mặc cả, và người lao động đàm phán tăng lương, còn các công ty thỏa hiệp để cạnh tranh Ở cấp độ quốc tế, các quốc gia và tổ chức quốc tế thường xuyên tiến hành đàm phán để giải quyết tranh chấp biên giới, thương mại và hợp tác kinh tế Mọi hoạt động liên quan đến người khác đều cần đàm phán, khẳng định rằng thế giới chính là một bàn đàm phán khổng lồ, nơi mỗi người là một thành viên quan trọng.
Đàm phán là một hoạt động phổ biến trong cuộc sống con người, diễn ra thường xuyên trong nhiều tình huống khác nhau Có nhiều định nghĩa về đàm phán, nhưng chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm cơ bản về nó.
Đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hoặc nhiều bên nhằm thảo luận về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên liên quan đến quyền lợi chung Quá trình này diễn ra khi các bên có lợi ích chung và muốn đạt được thỏa thuận có lợi cho tất cả.
Đàm phán là quá trình mà các bên xung đột cùng nhau thảo luận để điều hòa mâu thuẫn, với mục tiêu tìm ra giải pháp tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu xung đột Các bên tham gia có thể là cá nhân, tổ chức, hiệp hội hoặc quốc gia.
Đàm phán là một thực tế không thể thiếu trong cuộc sống, tồn tại trong mọi lĩnh vực với bản chất là quá trình thuyết phục Joseph Burnes (1993) định nghĩa đàm phán là cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách họ, thường xuất phát từ xung đột và mục đích là giải quyết xung đột mà không sử dụng vũ lực Giáo sư Gerald Nierberg cho rằng đàm phán là cơ sở để thỏa thuận nhu cầu của chúng ta thông qua sự đồng tình của người khác, đồng thời cân nhắc đến nhu cầu của họ Herb Cohen, một trong những nhà đàm phán hàng đầu thế giới, nhấn mạnh rằng đàm phán bao gồm các yếu tố như thông tin, thời gian, quyền lực và nghệ thuật để đạt được sự hài lòng từ các bên tham gia.
Đàm phán được định nghĩa là quá trình mà hai hoặc nhiều bên tham gia trao đổi và thảo luận về lợi ích chung cũng như các điểm còn bất đồng, nhằm đạt được một thỏa thuận thống nhất và thúc đẩy các lợi ích chung.
Như vậy, bản chất của đàm phán:
Giao tiếp đặc biệt này bao gồm cả lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên tham gia Khi chỉ có lợi ích chung, các bên có thể dễ dàng đạt được thỏa thuận hợp tác mà không cần đàm phán Tuy nhiên, nếu chỉ tồn tại lợi ích xung đột, các bên sẽ sử dụng các biện pháp thù địch để áp đảo đối phương nhằm đạt được lợi ích riêng của mình.
Quá trình hợp tác giữa hai hoặc nhiều bên nhằm tìm kiếm giải pháp khả thi cho những khác biệt giữa họ, với mục tiêu giải quyết xung đột một cách hòa bình.
- Là thống nhất phương thức trao đổi: cho tôi cái mà tôi muốn, đổi lại anh sẽ được cái mà anh cần
1.1.1.2 Khái niệm đàm phán trong kinh doanh
Cuộc đàm phán trong kinh doanh đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập kế hoạch cẩn thận, vì các doanh nghiệp không chỉ hợp tác mà còn cạnh tranh với nhau trên thị trường Sự thận trọng trong quá trình đàm phán là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu cao nhất.
Xung đột lợi ích vật chất là vấn đề lớn nhất trong kinh doanh, đòi hỏi sự điều hòa để tồn tại và hợp tác Đàm phán là phương pháp hiệu quả nhất để giải quyết mâu thuẫn này, khi các bên tham gia đều mang theo mục tiêu và lợi ích riêng Lợi ích của mỗi bên thường giao thoa với nhau, và nếu có sự thống nhất hoặc nhượng bộ, quá trình đàm phán sẽ thành công Ngược lại, nếu mâu thuẫn không được giải quyết và không bên nào nhượng bộ, đàm phán sẽ bế tắc Đàm phán không chỉ là chức năng của nhà kinh doanh mà còn là công cụ đảm bảo thành công Tóm lại, đàm phán trong kinh doanh là quá trình mà hai hoặc nhiều bên có lợi ích chung và xung đột cùng nhau tìm kiếm giải pháp để giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích của họ.
Như vậy, bản chất của đàm phán kinh doanh:
Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thương thảo liên quan đến các hoạt động kinh doanh, nơi tồn tại cả lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên Để thành công trong đàm phán, nhà đàm phán cần nhận diện rõ ràng các lợi ích này Việc xác định lợi ích chung và lợi ích xung đột sẽ giúp tìm ra các giải pháp tối ưu hóa lợi ích chung và giảm thiểu lợi ích xung đột, từ đó đạt được kết quả có lợi cho tất cả các bên liên quan.
Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thương lượng và thuyết phục giữa các bên liên quan nhằm đạt được thỏa thuận và giải quyết xung đột Mục tiêu chính của đàm phán là đáp ứng nhu cầu của các bên tham gia trong các hoạt động kinh doanh và đầu tư Trong quá trình này, các bên thường cố gắng bảo vệ lợi ích của mình và tìm cách tác động đến đối phương để đạt được những điều kiện có lợi hơn.
Trong quá trình đàm phán, không bên nào có thể từ bỏ lợi ích của mình, dẫn đến việc họ phải mặc cả, thuyết phục lẫn nhau và đánh đổi nhượng bộ để đạt được thỏa hiệp Điều này đặc biệt rõ ràng trong các cuộc thương lượng thương mại giữa người mua và người bán khi họ tiến hành mặc cả về giá cả.
Các bên tham gia đàm phán kinh doanh, bao gồm cá nhân hoặc nhóm đại diện cho quốc gia, hiệp hội, tổ chức hay doanh nghiệp, được gọi là chủ thể Chủ thể trong hoạt động đàm phán là những người tham gia vì lợi ích cá nhân hoặc đại diện cho lợi ích của tập thể mà họ đại diện.
1.1.2 Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh
- Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa hai mặt đối lập “hợp tác” và “xung đột”
Trong đàm phán, luôn tồn tại sự mâu thuẫn và thống nhất giữa "hợp tác" và "xung đột", thể hiện qua việc các bên tìm kiếm lợi ích của mình trong khi vẫn phải đạt được thỏa hiệp Lợi ích của bên này phụ thuộc vào sự chấp nhận của bên kia, đồng thời việc tăng lợi ích cho một bên có thể làm giảm lợi ích của bên còn lại Trong kinh doanh, hàng hóa mang lại lợi ích cho xã hội và được chia sẻ giữa các bên liên quan như nhà sản xuất, người tiêu dùng và các thành phần khác trong chuỗi cung ứng Do đó, nhà sản xuất và người kinh doanh cần tối đa hóa lợi nhuận bằng cách cân nhắc lợi ích của nhau Hành động tìm kiếm lợi nhuận của các bên có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của nhau, tạo ra sự cạnh tranh trong quá trình đàm phán, đặc biệt khi số lượng bên tham gia tăng lên, tình hình càng trở nên phức tạp hơn.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán trong kinh doanh chịu ảnh hưởng từ nhiều điều kiện khách quan và chủ quan, bao gồm không gian, thời gian, ý đồ và mong muốn của mỗi bên Để tổ chức và đánh giá một cuộc đàm phán hiệu quả, cần xem xét cả các yếu tố chủ quan như năng lực chuyên môn và sự am hiểu về đời sống xã hội, cũng như các yếu tố khách quan khác.
1.2.1 Các yếu tố khách quan
Bối cảnh là môi trường và hoàn cảnh trong đó các chủ thể tiến hành đàm phán, đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến đánh giá và quyết định của nhà đàm phán Nó bao gồm các yếu tố khách quan như tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, và văn hóa - xã hội của các bên Trong đó, yếu tố kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán trong kinh doanh.
- Các yếu tố kinh tế bao gồm tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung
Trong quá trình đàm phán, tình hình cung cầu trên thị trường là yếu tố quyết định khả năng mặc cả của các bên Nếu cung vượt quá cầu, người mua sẽ có lợi thế hơn, ngược lại, khi cầu vượt cung, người bán sẽ nắm quyền quyết định Sự biến động của giá cả và lạm phát cũng cần được xem xét, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thương thảo Các nhà đàm phán cần theo dõi các yếu tố này để dự đoán và đánh giá tác động của chúng trong tương lai.
Các yếu tố chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong kết quả của đàm phán, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế Việc thiếu hiểu biết về luật pháp và tình hình chính trị của các bên có thể dẫn đến tranh chấp và thiệt hại trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Các yếu tố văn hóa - xã hội như ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng và phong tục tập quán đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành cách thức giao tiếp Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp mà còn hướng dẫn quá trình giao tiếp trong kinh doanh, vì bản chất của kinh doanh chính là hoạt động giao tiếp.
Giao tiếp giữa người với người vì mục đích lợi nhuận là một chức năng quan trọng của văn hóa, với mỗi nền văn hóa quy định một phong cách giao tiếp khác nhau Văn hóa đóng vai trò thiết yếu trong giao tiếp kinh doanh, và việc thiếu hiểu biết về văn hóa và thông tin của đối tác có thể gây cản trở trong quá trình đàm phán, dẫn đến kết quả không như mong đợi Do đó, để đạt được thành công trong đàm phán, việc tìm hiểu kỹ về văn hóa và tâm lý của đối tác, cũng như tôn trọng văn hóa và tín ngưỡng của họ là điều cần thiết.
Trong đàm phán, bối cảnh có vai trò quan trọng, bao gồm bối cảnh chung và bối cảnh riêng Bối cảnh chung là yếu tố bao trùm, ảnh hưởng đến tất cả các bên, trong khi bối cảnh riêng liên quan đến từng bên cụ thể, tác động trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu và quyết định của họ Mặc dù bối cảnh chung và riêng có sự liên hệ, nhưng bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng lớn hơn đến từng bên Bối cảnh riêng thường chứa đựng nhiều yếu tố cần được giữ bí mật hoặc có thể thiếu thông tin mà bên kia không thể hiểu.
Trong đàm phán kinh doanh, việc giữ kín bối cảnh của mình là rất quan trọng, đồng thời cần thăm dò bối cảnh của đối phương để đưa ra quyết định hợp lý Quá trình này là sự trao đổi thông tin giữa các bên, giúp nhận diện lợi ích chung và lợi ích riêng của mỗi bên, trong khi vẫn duy trì nguyên tắc chủ động và bí mật cần thiết.
Thời gian đàm phán là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc, không chỉ là một thời điểm mà là một chuỗi sự kiện có khởi điểm và điểm chết "Điểm chết" là khoảng thời gian mà tại đó các bên có thể chấp nhận được quyền lợi và nghĩa vụ Kết quả thường chỉ được đạt được gần đến điểm chết, với 80% kết quả được thỏa thuận trong 20% thời gian cuối cùng, theo quy tắc Pareto Do đó, việc tiết lộ điểm chết của mình trong đàm phán có thể không có lợi Khi tiến hành đàm phán, cần lưu ý về mặt thời gian để đạt được kết quả tốt nhất.
Để đạt được sự nhượng bộ trong đàm phán, kiên nhẫn là yếu tố quan trọng, vì thỏa thuận thường xảy ra gần hoặc sau điểm chết Người đàm phán cần chịu đựng áp lực từ đối tác, học cách kiềm chế bản năng tự vệ, giữ bình tĩnh và không từ bỏ quá sớm.
Trong quá trình đàm phán, không nên cứng nhắc tuân theo các thời hạn tự đặt ra, vì điều này có thể mang lại bất lợi khi chưa đủ thông tin để quyết định Nhà đàm phán nên linh hoạt điều chỉnh hoặc hủy bỏ thời hạn khi cần thiết, cân nhắc kỹ lưỡng lợi ích và thiệt hại để tránh vượt quá điểm chết.
Để thành công trong đàm phán kinh doanh, việc tìm hiểu điểm chết của đối phương thông qua thăm dò và quan sát thái độ là rất quan trọng Điều này giúp xác định khoảng dao động về quyền lợi và thời gian mà đối phương có thể chấp nhận Nhà đàm phán cần nắm rõ thời hạn quyết định của đối phương mà không để họ biết thời hạn của mình Khi biết được thời hạn của đối phương, nhà đàm phán có thể nhận thấy rằng khi thời gian càng gần, mức độ "sốt sắng" của đối phương càng tăng và họ sẽ dễ dàng nhượng bộ hơn.
Yếu tố thời gian trong đàm phán kinh doanh có thể làm thay đổi tương quan lực lượng giữa các bên Thời gian này không chỉ là khoảng thời gian giao tiếp mà còn là quá trình thăm dò, xác định ý đồ của đối phương và thể hiện mong muốn của mình Qua những cuộc gặp gỡ, các bên đưa ra quan điểm, cọ xát ý đồ và xem xét các phương án phân chia lợi ích, từ đó tạo dựng sự hiểu biết lẫn nhau.
1.2.1.3 Địa điểm đàm phán Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh giữa các bên Địa điểm có thể được chọn tại văn phòng của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập Mỗi địa điểm có những mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng
Chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng của đối tác có thể giúp thu thập thông tin quý giá mà trước đó chưa được biết đến Tuy nhiên, nếu nhà đàm phán thiếu kinh nghiệm và năng lực, họ có thể rơi vào thế bị động trước các chiến thuật của đối tác, dẫn đến bất lợi trong quá trình đàm phán.
Một số dạng đàm phán trong kinh doanh
1.3.1 Đàm phán về sản phẩm, dịch vụ
1.3.1.1 Tên và chủng loại sản phẩm, dịch vụ
Tên hàng và chủng loại hàng hóa, dịch vụ là điều khoản thiết yếu trong hợp đồng, giúp xác định rõ đối tượng giao dịch Nếu điều khoản này không rõ ràng, các bên sẽ gặp khó khăn trong việc xác định loại hàng muốn mua hoặc bán Do đó, tên hàng cần được diễn đạt một cách rõ ràng để tránh hiểu lầm Một số cách diễn tả tên và chủng loại hàng hóa và dịch vụ có thể được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Trong buôn bán hóa chất, cây giống và con giống, tên thông thường của hàng hóa thường được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học, ví dụ như xăng E5 Ron 92, gà Đông Tảo và lan Hồ Điệp.
Tên hàng thường được gắn liền với địa danh nơi sản xuất, điều này đặc biệt phổ biến trong việc mua bán các sản phẩm thổ sản và đặc sản Ví dụ như lụa Hà Đông, nước mắm Phú Quốc, kẹo dừa Bến Tre, sâm linh chi, và ba kích Vân Đồn Quảng Ninh.
Tên hàng cần được ghi rõ cùng với tên nhà sản xuất để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch Phương pháp này thường được áp dụng khi mua bán các sản phẩm nổi tiếng, ví dụ như khi thương thảo về điện thoại, cần nêu cụ thể tên sản phẩm như: điện thoại Nokia Lumina 630, Samsung Galaxy S5, hay iPhone 6 Plus.
- Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó (ví dụ: xe vận tải 25 tấn, thùng nước loại 50lít…);
- Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng đó (ví dụ: giấy in báo, can đựng rượu, bàn ghế giám đốc, bóng đèn học…);
- Tên hàng được ghi kèm với số hiệu hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành (ví dụ: mô tơ điện, số hạng mục 100.101)
1.3.1.2 Số lượng, chất lượng và phẩm cấp sản phẩm, dịch vụ
Số lượng hàng hóa và dịch vụ là yếu tố quan trọng trong các thỏa thuận, bao gồm đơn vị tính, trọng lượng, độ đồng đều của sản phẩm, cũng như phương pháp quy định số lượng và xác định trọng lượng Khi đàm phán về số lượng, cần chú ý đến các vấn đề này để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong giao dịch.
Để tránh hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình đàm phán, việc xác định rõ đơn vị tính số lượng như tấn, lít, mét, chiếc, hay cái là rất quan trọng Cần lưu ý rằng nhiều địa phương có thể sử dụng cùng một tên đơn vị đo lường nhưng lại có nội dung khác nhau.
Phương pháp quy định số lượng trong giao dịch hàng hóa giữa bên bán và bên mua là rất quan trọng, đặc biệt đối với các mặt hàng có khối lượng lớn như ngũ cốc, than, quặng và dầu mỏ Cần lưu ý đến dung sai về số lượng và xác định rõ địa điểm kiểm tra số lượng và trọng lượng, có thể là tại cảng hoặc kho của bên nào đó Nếu thanh toán dựa trên trọng lượng xác định tại nơi hàng đến, hai bên phải dựa vào kết quả kiểm tra chất lượng hàng hóa tại đó Kết quả này sẽ được ghi lại trong một chứng từ do tổ chức được các bên thỏa thuận chỉ định thực hiện kiểm tra.
Phương pháp xác định trọng lượng hàng hóa thường áp dụng hai cách chính: Trọng lượng cả bì, bao gồm trọng lượng hàng hóa và bao bì, và trọng lượng tịnh, là trọng lượng thực tế của hàng hóa, được tính bằng cách trừ trọng lượng bao bì khỏi trọng lượng cả bì.
Chất lượng và phẩm cấp hàng hóa, dịch vụ là vấn đề phức tạp trong đàm phán kinh doanh Việc xác định chất lượng thường cần đến máy móc và thiết bị hiện đại Trong quá trình đàm phán, các bên cần thỏa thuận rõ ràng về phẩm chất, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm và tạp chất Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, các điều kiện phẩm chất và quy cách sẽ được thỏa thuận phù hợp Có ba phương pháp phổ biến để đàm phán về chất lượng và phẩm cấp hàng hóa, dịch vụ.
Đối với hàng hóa có chất lượng ổn định, việc thỏa thuận thường dựa trên mẫu hàng Chất lượng hàng hóa được xác định qua một số mẫu hàng do người bán cung cấp và được người mua chấp thuận Khi chọn mẫu, cần tuân thủ nguyên tắc: chọn mẫu chính xác theo lô hàng trong hợp đồng, mẫu phải đại diện cho từng loại hàng, và số lượng mẫu tối thiểu là 3, với mỗi bên giữ một mẫu và một mẫu giao cho người trung gian.
Sản phẩm công nghiệp thường được tiêu chuẩn hóa dựa trên các hệ thống quy định như tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước (TCNN), tiêu chuẩn địa phương, tiêu chuẩn ngành kinh tế (TCN) và tiêu chuẩn quốc tế (ISO) để đảm bảo chất lượng thỏa thuận.
Đối với hàng hóa và dịch vụ chưa được tiêu chuẩn hóa, các bên cần thỏa thuận rõ ràng về chất lượng thông qua việc mô tả cụ thể, tránh sử dụng các khái niệm mơ hồ như "chất lượng tốt", "hàng đảm bảo", "hàng khô", hay "chất lượng ngon" để tránh khó khăn trong việc quy trách nhiệm khi có vi phạm hợp đồng.
Ngoài ba phương pháp phổ biến, trong đàm phán về chất lượng hàng hóa và dịch vụ, còn có những phương pháp khác như xác định theo sản lượng thành phẩm, nhãn hiệu hàng hóa, trọng lượng tự nhiên, hàm lượng từng chất, và biểu kê các thông số kỹ thuật để khắc họa tính chất hàng hóa và dịch vụ.
1.3.1.3 Giá cả sản phẩm, dịch vụ
Trong đàm phán kinh doanh, giá cả đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại Các bên tham gia cần thống nhất về mức giá, phương pháp xác định giá và các điều kiện liên quan đến việc giảm giá Ngoài ra, cần chú ý đến cơ sở giá cả và các yếu tố đảm bảo giá hàng hóa, cũng như sự trượt giá của tiền trong các hợp đồng dài hạn để đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong giao dịch.
Để xác định đơn vị tính giá, cần căn cứ vào tính chất hàng hóa và tập quán kinh doanh giữa hai bên Đơn vị tính giá có thể dựa vào các đơn vị đo lường phổ biến như kg, tấn, mét, lít, hoặc kèm theo hàm lượng thành phần chính trong hàng hóa, ví dụ như giá 1 tấn quặng nhôm hàm lượng 40% là 115 USD Nếu tính giá theo trọng lượng, cần xác định rõ là giá theo trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì.
Các phương thức và hình thức đàm phán trong kinh doanh
1.4.1 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh
1.4.1.1 Đàm phán trực tiếp Đàm phán trực tiếp là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để trao đổi, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng Ưu điểm của phương thức đàm phán trực tiếp là trong quá trình gặp gỡ, trao đổi các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ, cùng tác động đến nhau để giải quyết vấn đề Đàm phán trực tiếp còn mở ra nhiều cơ hội cho các bên để nắm bắt và nghiên cứu ý đồ chiến lược của đối tác, gây thiện cảm với bạn hàng Qua đó, vấn đề được thảo luận ngay, đẩy nhanh được tốc độ giải quyết vấn đề và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu không có kết quả
Hạn chế của phương thức đàm phán trực tiếp là khá khó khăn và phức tạp
Đàm phán trực tiếp yêu cầu nhà đàm phán phải có kỹ năng chuyên môn vững vàng, kế hoạch khoa học và khả năng linh hoạt trong xử lý tình huống Tuy nhiên, phương thức này thường tốn kém về công sức, thời gian và chi phí Do đó, nó thường được áp dụng trong các thương vụ ký kết hợp đồng lớn và phức tạp, nơi cần sự thỏa thuận chi tiết giữa các bên.
1.4.1.2 Đàm phán gián tiếp Đàm phán gián tiếp là phương thức đàm phán mà theo đó các bên tham gia bên trao đổi, thảo luận nội dung đàm phán với nhau không bằng cách gặp mặt trực tiếp mà thông qua các phương tiện trung gian Thông thường, cách hình thức đàm phán này như đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua điện tử tin học (qua các điểm cầu)
Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các bên thông qua việc viết thư, hiện nay thường sử dụng fax, telex và thư điện tử thay cho hình thức truyền thống Qua nội dung thư, các bên thể hiện nguyện vọng, mong muốn và lợi ích mà họ sẽ đạt được Phương thức này đã tạo ra nề nếp tốt trong mối quan hệ bạn hàng, thường được sử dụng để khởi đầu và duy trì các giao dịch lâu dài Các hoạt động thường diễn ra qua thư bao gồm hỏi hàng, chào hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá và chấp nhận.
Đàm phán qua thư tín mang lại nhiều lợi ích như cho phép tiếp cận nhiều đối tác mà vẫn tiết kiệm chi phí so với gặp gỡ trực tiếp Phương thức này cũng giúp che giấu ý đồ thực sự và thực hiện các chức năng bổ trợ như quảng cáo và tạo thiện cảm với đối tác Tuy nhiên, khi đàm phán qua thư tín, cần đảm bảo tính lịch sự và chính xác, tập trung vào những vấn đề chính với lối hành văn ngắn gọn, dễ hiểu để tránh hiểu lầm Quan trọng là kiên nhẫn trả lời mọi thắc mắc của khách hàng và theo đuổi họ bằng nhiều thư liên tiếp để xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Mặc dù đàm phán qua thư tín có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế như khó kiểm soát ý đồ của đối tác và thời gian đàm phán kéo dài, dẫn đến nguy cơ chậm trễ và mất cơ hội kinh doanh Do đó, phương thức này chỉ phù hợp cho các hợp đồng đơn giản, có giá trị thấp, nơi mà người mua và người bán có thể dễ dàng đạt được sự đồng thuận về các điều kiện mua bán.
*Đàm phán qua điện thoại:
Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc, đàm phán qua điện thoại đã trở thành phương thức ngày càng phổ biến Đây là hình thức trao đổi trực tiếp giữa hai bên về nội dung đàm phán thông qua điện thoại Phương thức này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tính khẩn trương, khả năng tiết kiệm thời gian và giúp nhà đàm phán nắm bắt cơ hội kinh doanh một cách nhanh chóng.
Đàm phán qua điện thoại thường gặp khó khăn do cước phí cao hơn so với thư tín, khiến việc thỏa thuận chi tiết trở nên hạn chế Hơn nữa, việc thiếu bằng chứng pháp lý từ cuộc gọi có thể gây rắc rối cho các bên Do đó, nhà đàm phán cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi và nên xác nhận lại các thỏa thuận bằng văn bản sau khi kết thúc cuộc đàm phán.
Đàm phán qua điện thoại thường được sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với giá trị thấp Phương pháp này cũng hữu ích trong những tình huống cần nhanh chóng để tránh mất cơ hội kinh doanh, xác nhận một số chi tiết hợp đồng, hoặc khi thực hiện đàm phán sơ bộ.
Do đó, người ta còn sử dụng đàm phán qua điện thoại với việc dùng telex, fax
* Đàm phán qua điện tử tin học:
Ngày nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là điện tử tin học, đã làm phong phú thêm quá trình đàm phán cả về nội dung lẫn hình thức Đàm phán qua Internet, với tốc độ lan truyền nhanh chóng, đã thay đổi bộ mặt của thế giới, trở thành phương tiện truyền tin và giao dịch hiệu quả Ưu điểm nổi bật của đàm phán qua mạng là khả năng thực hiện đa phương và song phương, giúp các bên dễ dàng hiểu nhau và nắm bắt nhu cầu của nhau trên toàn cầu.
Phương thức đàm phán này có nhược điểm là chi phí cao, tính bảo mật không được đảm bảo, khiến nhiều doanh nghiệp và các cuộc đàm phán nhỏ gặp khó khăn trong việc thực hiện.
Hiện nay, có hai phương thức đàm phán phổ biến, mỗi phương thức đều có ưu điểm và hạn chế riêng Để thành công trong đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cần linh hoạt kết hợp cả hai phương thức này Khi bắt đầu quá trình giao tiếp, nên sử dụng phương thức thư tín; nếu cần xác nhận thông tin nhanh chóng, điện thoại hoặc công nghệ điện tử là lựa chọn tốt Đối với các cuộc đàm phán kéo dài, phương thức đàm phán trực tiếp sẽ giúp đạt được kết quả nhanh chóng.
1.4.2 Các hình thức đàm phán trong kinh doanh
Trong lĩnh vực đàm phán kinh doanh, có nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức mang lại những kết quả khác nhau Dựa trên kết quả đạt được, đàm phán có thể được phân loại thành hai kiểu chính: đàm phán mặc cả lập trường và đàm phán nguyên tắc.
1.4.2.1 Đàm phán theo kiểu mặc cả lập trường (Positional bargaining)
Trong kiểu đàm phán này, mỗi bên sẽ đưa ra lập trường của mình, bảo vệ nó và nhượng bộ để đạt được thỏa thuận Có hai phương pháp đàm phán chính dựa trên cách bảo vệ lập trường: đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) và đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation).
Đàm phán kiểu mềm, hay còn gọi là đàm phán hữu nghị, tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa các bên Người tham gia đàm phán theo kiểu này không coi đối tác là kẻ thù, mà xem họ như bạn bè, từ đó luôn cố gắng duy trì sự mềm mỏng và tránh xung đột Họ đề xuất các kiến nghị hợp lý, tin tưởng lẫn nhau và sẵn sàng nhượng bộ để đạt được thỏa thuận, đồng thời quan tâm đến lợi ích lâu dài của cả hai bên Quá trình đàm phán thường bao gồm các bước như đưa ra đề nghị, xây dựng lòng tin, nhượng bộ và giữ gìn mối quan hệ thân thiết Ưu điểm của đàm phán kiểu mềm là khi gặp đối tác cùng phong cách, cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và không căng thẳng, dẫn đến việc ký kết hợp đồng một cách chắc chắn.
Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh
1.5.1 Chiến lược đàm phán kinh doanh
1.5.1.1 Khái niệmchiến lược đàm phán kinh doanh
Chiến lược đàm phán trong kinh doanh là phương pháp mà người đàm phán sử dụng để hoạch định và tổ chức quá trình đàm phán Điều này bao gồm việc xây dựng chương trình hành động và kế hoạch cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Chiến lược này không chỉ tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn mà còn xem xét các biện pháp và con đường để đạt được các mục tiêu dài hạn trong quá trình đàm phán.
Chiến lược được xác định bao gồm ba thành phần chính:
+ Xác định chính xác mục tiêu cần đạt được khi tiến hành đàm phán; + Xác định con đường hay phương thức để đạt mục tiêu;
+ Và định hướng phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu lựa chọn
1.5.1.2 Các chiến lược thường dùng trong đàm phán kinh doanh
Tùy thuộc vào mục tiêu, bối cảnh và đối tác, có nhiều chiến lược đàm phán khác nhau Dựa vào kết quả đạt được, các chiến lược đàm phán có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
Chiến lược cạnh tranh (thắng - thua) là phương pháp mà người đàm phán theo đuổi mục tiêu của mình một cách quyết liệt, không chấp nhận hợp tác và luôn tìm cách giành chiến thắng bằng mọi giá.
Chiến lược né tránh (thua - thua) là phương pháp mà trong đó người tham gia đàm phán không thể hiện rõ ràng quan điểm của mình, thiếu sự hợp tác và thường xuyên trì hoãn việc giải quyết vấn đề.
Chiến lược nhượng bộ và thỏa hiệp (thắng ít - thua ít) là phương pháp mà trong đó các bên tham gia đàm phán sẵn sàng chia sẻ quyền lợi với nhau nhằm đạt được một kết quả chấp nhận được cho tất cả.
- Chiến lược chấp nhận (thua - thắng): Là chiến lược mà theo đó người đàm phán thỏa mãn các yêu cầu của đối tác, chấp nhận nhượng bộ;
- Chiến lược hợp tác (thắng - thắng): Cùng nhau tìm ra các giải pháp liên kết và thỏa mãn tất cả các bên có liên quan
1.5.1.3 Xây dựng chiến lược đàm phán trong kinh doanh
Bước đầu tiên trong chiến lược đàm phán là xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được Việc này bao gồm việc xác định các mục tiêu cụ thể và xây dựng kế hoạch để thực hiện chúng hiệu quả.
- Bốn khía cạnh mà các mục tiêu tác động đến quá trình đàm phán kinh doanh:
+ Mục tiêu là các kết quả cần đạt được và có thể lên kế hoạch thực tế để đạt được các mục tiêu đó;
+ Các mục tiêu phải có sự liên kết với mục tiêu của bên đối tác;
+ Mục tiêu phải có tính khả thi;
+ Các mục tiêu có thể đạt được là những thứ tồn tại cụ thể và có thể đánh giá được
- Năm lựa chọn chủ yếu khi xây dựng chiến lược đàm phán:
(1) Chọn một định hướng thiên về hợp tác hay một định hướng thiên về cạnh tranh (xung đột):
+ Chiến lược hợp tác thực hiện những giải pháp sáng tạo cho phép thoát ra khỏi sự bất đồng;
+ Chiến lược cạnh tranh thiếu sự tìm kiếm giải pháp thay thế
(2) Chọn định hướng tấn công hay định hướng phòng ngự;
(3) Chọn một cuộc đàm phán ngắn hay dài;
(4) Chọn thái độ thích nghi hay thái độ bắt ép;
(5) Chọn giữa mở rộng và khép lại tầm nhìn, giữa thỏa thuận toàn bộ và thỏa thuận từng phần, giữa thỏa thuận ngay và thỏa thuận sau
1.5.2 Chiến thuật đàm phán trong kinh doanh
1.5.2.1 Khái niệm chiến thuật đàm phán trong kinh doanh
Chiến thuật trong đàm phán là các phương pháp và kỹ thuật cụ thể được áp dụng nhằm thuyết phục đối tác chấp nhận nội dung đàm phán Đây là những hành động ngắn hạn, linh hoạt, được sử dụng tạm thời để hỗ trợ hoặc thay thế chiến lược đã được xác định trước đó, với mục tiêu cuối cùng là đạt được thành công trong quá trình thương thảo.
Chiến thuật là một phần quan trọng của chiến lược, và việc lựa chọn cũng như mức độ áp dụng chiến thuật trong từng loại đàm phán có sự khác biệt rõ rệt Khi triển khai chiến thuật, cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đàm phán.
Chiến thuật giao tiếp hiệu quả bao gồm ba yếu tố cơ bản: lời nói, cử chỉ và thái độ Người áp dụng chiến thuật này giống như một diễn viên trên sân khấu, và thành công trong đàm phán phụ thuộc lớn vào khả năng thể hiện của họ.
Hiệu quả của một chiến thuật đàm phán phụ thuộc vào tính bí mật, yếu tố bất ngờ và khả năng ứng biến của người thực hiện Chỉ những người có quyền quyết định mới có khả năng lựa chọn thời điểm phù hợp để áp dụng các chiến thuật khác nhau.
1.5.2.2 Các loại chiến thuật thường dùng trong đàm phán kinh doanh
Trong quá trình đàm phán, các chiến thuật được áp dụng sẽ thay đổi dựa trên chiến lược, bối cảnh và đối tác tham gia Hai loại chiến thuật nổi bật trong đàm phán là chiến thuật tâm lý và chiến thuật tri thức.
Chiến thuật tâm lý trong đàm phán là phương pháp tác động vào tâm lý đối phương nhằm làm họ hoang mang và thay đổi lập trường theo hướng có lợi cho mình Các yếu tố chính của chiến thuật này bao gồm lời nói, cử chỉ và thái độ Nó bao gồm nhiều loại chiến thuật như gây sức ép tâm lý, đánh lạc hướng, “thả con săn sắt bắt con cá rô”, “kẻ đấm người xoa” và hỏi ý kiến cấp trên.
“tai vách mạch rừng”, chiến thuật tung tin đồn nhảm, chiến thuật quanh co, từ chối thông tin, chế giễu, mỉa mai, chiến thuật bắt chẹt…
Chiến thuật tri thức là một phương pháp đàm phán dựa trên kiến thức chuyên môn của lĩnh vực cụ thể Nó bao gồm các phương pháp lập luận của nhà đàm phán, được điều chỉnh theo nội dung và lĩnh vực của từng cuộc đàm phán Các chiến thuật này có thể bao gồm việc xây dựng các quy tắc trò chơi chấp nhận được, cam kết, tạo sự tương hỗ, tạm gác những vấn đề chưa giải quyết, đề xuất đổi mới, sự can thiệp của bên thứ ba, và hình thành các liên minh hợp tác.
Trong tiếp cận có tính hợp tác, các nhà đàm phán sử dụng những chiến thuật dưới đây để gây ảnh hưởng lên đối tác là:
- Lời hứa: “Nếu các ông giao hàng cho chúng tôi vào ngày 6 tháng 3, tôi sẽ đặt ngay một đơn hàng khác”;
- Lời cảnh báo: “Anh phải quan tâm đến thương hiệu của công ty, nếu không anh sẽ mất khách hàng”;
Lời tán dương cho thấy rằng việc chú trọng đến thương hiệu sẽ giúp khách hàng nhớ đến bạn mỗi khi có nhu cầu, từ đó tăng khả năng giữ chân khách hàng hiệu quả.
- Lời kêu gọi chuẩn mực, chia sẻ khác biệt…;
- Để dành cho phút cuối
Các phong cách đàm phán trong kinh doanh
Phong cách đàm phán trong kinh doanh phản ánh bản chất và hành vi của người tham gia, thể hiện những tính cách nội tại nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong quá trình thương thảo.
Chiến lược đàm phán bao gồm năm phong cách kinh doanh chính: phong cách cạnh tranh, phong cách né tránh, phong cách nhượng bộ thỏa hiệp, phong cách chấp nhận và phong cách hợp tác Mỗi phong cách này có những đặc điểm và ứng dụng riêng, phù hợp với từng tình huống đàm phán khác nhau.
Phong cách cạnh tranh trong đàm phán kinh doanh là khi các bên tham gia đều cố gắng giành lợi ích cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác mà không chấp nhận nhượng bộ Kết quả thường là bên mạnh hơn sẽ đạt được nhiều lợi ích hơn so với bên còn lại, tạo ra tình huống thắng-thua.
- Phong cách này có một số đặc điểm sau:
Người đàm phán cần tiếp cận xung đột một cách chiến lược để xác định các bước cần thiết nhằm đạt được mục tiêu cá nhân, ngay cả khi điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ.
+ Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thẳng thắn, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào;
Người đàm phán thường áp dụng mọi sức mạnh cần thiết để bảo vệ quan điểm mà họ tin là đúng hoặc nhằm đạt được chiến thắng trong cuộc đàm phán.
- Nhà đàm phán sẽ áp dụng phong cách cạnh tranh khi:
+ Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn (ví dụ: một trường hợp khẩn cấp);
Khi bạn tin chắc rằng mình đúng và có lý, điều này tạo ra sự tự tin trong quá trình đàm phán Tất cả các thành viên tham gia đều nhận thức rõ ràng về vấn đề ngay từ khi bắt đầu cuộc đàm phán.
Khi mục tiêu đề ra là chính đáng, chúng ta cần bảo vệ nó một cách kiên quyết Đặc biệt, trong trường hợp cần "tự vệ", đối tác có thể lợi dụng những điểm yếu của chúng ta để gây sức ép, điều này càng trở nên quan trọng khi lợi ích mà họ đe dọa là thiết yếu đối với chúng ta.
+ Khi gặp các vấn đề nảy sinh đột xuất, không lâu dài
Phong cách cạnh tranh trong đàm phán, khi được áp dụng đúng lúc và đúng chỗ, có thể mang lại lợi thế lớn cho người tham gia, giúp họ đạt được thỏa thuận có lợi Tuy nhiên, hiệu quả của phong cách này phụ thuộc nhiều vào năng lực của cá nhân và các thành viên trong đoàn đàm phán Một hạn chế đáng lưu ý là phong cách này có thể không duy trì được mối quan hệ lâu dài giữa các đối tác, dễ dẫn đến bế tắc trong quá trình đàm phán và gây tổn hại cho các mối quan hệ.
Phong cách né tránh trong đàm phán là khi các bên không công khai mục tiêu và ý định của mình, không thể hiện thái độ quyết đoán và thiếu sự hợp tác, dẫn đến việc trì hoãn giải quyết vấn đề Hệ quả của phong cách này là cả hai bên đều không đạt được mục tiêu đề ra, tạo ra kết quả thua thiệt cho cả hai (lose-lose).
- Nhà đàm phán sẽ áp dụng phong cách né tránh khi:
+ Khi gặp vấn đề không quan trọng, những vấn đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ, có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác;
Khi đối diện với vấn đề không liên quan đến lợi ích cá nhân, đối tác thường sẽ tìm cách lờ đi hoặc đánh trống lảng trong quá trình đàm phán.
+ Nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực, làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích đạt được;
+ Khi cần làm cho đối tác bình tĩnh, lấy lại tiến độ và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán;
Khi thiếu thông tin và chưa có sự chắc chắn, việc thu thập thêm dữ liệu về vấn đề đàm phán là cần thiết Trong tình huống này, né tránh có thể được coi là một giải pháp tạm thời.
+ Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn
1.6.3 Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp
Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp (Compromising) là phương pháp đàm phán mà nhà đàm phán thể hiện tính hợp tác nhưng không hoàn toàn kiên quyết, chấp nhận hy sinh một số quyền lợi để đáp ứng yêu cầu của bên kia Phong cách này hướng tới kết quả mà cả hai bên đều có phần thắng và phần thua, thể hiện quan điểm “thắng ít-thua ít” khi một giải pháp “thắng-thắng” không khả thi.
Cách tiếp cận của người đàm phán trong xung đột là tìm kiếm những giải pháp khả thi, nhằm đạt được sự đồng thuận và hài lòng cho cả hai bên.
- Nhà đàm phán sẽ áp dụng phong cách né tránh khi:
Khi gặp phải những vấn đề quan trọng, việc không nhượng bộ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng hơn nhiều Những ảnh hưởng từ việc không thoả hiệp có thể sâu rộng và tác động đến nhiều khía cạnh trong cuộc sống của chúng ta, do đó, đôi khi chúng ta cần chấp nhận nhượng bộ để tránh những rủi ro lớn.
Khi cả hai bên đều kiên quyết với mục tiêu của mình và xung đột trở thành rào cản khó vượt qua, điều này có thể đe dọa đến thành công của cuộc đàm phán Để giảm căng thẳng, việc áp dụng nguyên tắc nhượng bộ từ từ là cần thiết.
+ Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý;
Quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán trong kinh doanh là một quá trình có cấu trúc rõ ràng, bao gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị, tiến hành tổ chức đàm phán, và ra quyết định cùng ký kết hợp đồng (hậu đàm phán) Mỗi giai đoạn có những hoạt động cụ thể, được thể hiện trong bảng 3, và được trình bày chi tiết trong các chương 2, 3 và 4 của tài liệu.
Sơ đồ quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Tổ chức đàm phán kinh doanh
Ra quyết định và ký kết hợp đồng kinh doanh
Bảng 1.3.Quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh
Giai đoạn Nội dung chính
Để đảm bảo thành công trong đàm phán, việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin là rất quan trọng Bên cạnh đó, cần chuẩn bị rõ ràng mục tiêu và nội dung phương pháp đàm phán Việc xây dựng phương án, chiến lược và chiến thuật đàm phán cũng không thể thiếu Cuối cùng, tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt hiệu quả cao nhất.
Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán Xây dựng kế hoạchđàm phán và đàm phán thử
Tiến hành tổ chức đàm phán
Gặp gỡ mở đầu là bước quan trọng để truyền đạt thông tin hiệu quả Trong quá trình này, các bên cần lập luận và trình bày quan điểm cũng như yêu cầu của mình một cách rõ ràng Tiếp theo, họ sẽ thảo luận về các lợi ích chung và những lợi ích xung đột để tìm ra giải pháp hợp lý Cuối cùng, việc nhượng bộ và nhận nhượng bộ sẽ giúp đạt được thỏa thuận đôi bên cùng có lợi.
Phá vỡ các tình huống căng thẳng Tiến tới thỏa thuận chung
Ra quyết định và ký kết hợp đồng kinh doanh
Soạn thảo hợp đồng Kiểm tra lại hợp đồng
Ký kết hợp đồng Rút kinh nghiệm
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1 Trình bày khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh? Có những loại đàm phán trong kinh doanh nào?
2 Phân tích những đặc điểm cơ bản của đàm phán trong kinh doanh? Tại sao nói:“Giá cả là hạt nhân của đàm phán trong kinh doanh”?
3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh?
4 Trình bày đặc điểm, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của các phương thức đàm phán trong kinh doanh?
5 So sánh sự giống và khác nhau của các hình thức đàm phán trong kinh doanh?
6 Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh là gì? Có những chiến lược và chiến thuật phổ biến nào trong đàm phán kinh doanh?
7 Phân tích đặc điểm, ưu nhược điểm các phong cách đàm phán trong kinh doanh? Những lưu ý và điều kiện áp dụng của các phong cách đàm phán này là gì?