TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đang trở thành xu thế không thể tránh khỏi trên toàn thế giới, dẫn đến sự gia tăng hoạt động thương mại quốc tế giữa các quốc gia.
Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Việc cắt giảm rào cản thuế quan và phi thuế quan giữa các nước trong khối WTO đã tạo điều kiện thuận lợi cho Việt Nam mở rộng quan hệ hợp tác và giao lưu thương mại với các quốc gia trên toàn cầu.
Trong hoạt động thương mại quốc tế, đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giao dịch và ký kết hợp đồng, từ đó đảm bảo hiệu quả kinh doanh Thành công trong đàm phán quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh, vì chỉ khi đàm phán thành công, doanh nghiệp mới có thể ký kết hợp đồng và đạt được mục tiêu lợi nhuận Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường.
Hoạt động xuất khẩu đối mặt với nhiều phức tạp và rủi ro, đặc biệt trong quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng Doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn còn yếu kém và thường xảy ra sai sót trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ Vì vậy, việc cải thiện kỹ năng đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại quốc tế là một yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú trọng để nâng cao hiệu quả xuất khẩu.
Chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình là một doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực xuất khẩu lạc nhân, hoạt động chủ yếu trên các thị trường khó tính như Nga, Đức và Angola Việc đàm phán với đối tác nước ngoài đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thành công trong kinh doanh Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy công ty đã đạt được nhiều thành tựu nhưng cũng gặp không ít khó khăn trong đàm phán và ký kết hợp đồng Do đó, tôi đã nghiên cứu đề tài “Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình.”
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
To enhance the negotiation and contract signing process for exporting quick lime at An My Duc Trading Joint Stock Company, it is essential to implement strategic recommendations Streamlining communication between stakeholders, establishing clear terms and conditions, and ensuring compliance with international trade regulations can significantly improve efficiency Additionally, investing in training for negotiation skills and contract management will empower the team to navigate complex discussions effectively By adopting these measures, An My Duc can foster stronger partnerships and achieve successful export outcomes.
- Ury William The Power of a Positive No – Save the Deal, Save the relationship and Stillsay No - Bantam Book, 2008
- Salacuse.Jewswald W The Global Negotiatior – Making, Managing and
Mending Deals Around the World in the Twenty-First Century – Palgrave
Macmillan, 2003 - Thương thuyết toàn cầu - Lập, quản lý và thỏa thuận giao dịch trên thế giới trong thế kỷ 21
"Difficult Conversations: How to Discuss What Matters Most" by Douglas Stone, Bruce Patton, and Sheila Heen, published by Penguin Books in 2010, provides essential strategies for navigating challenging discussions The authors emphasize the importance of understanding differing perspectives and managing emotions to foster constructive dialogue By equipping readers with tools to address sensitive topics effectively, the book aims to enhance communication skills and resolve conflicts, ultimately leading to more meaningful interactions.
- Shell.G.Richard Bargaining for Advantage – Negotiation strategies for reasonable people – Penguin Books, 2006 - Thương lượng cho lợi thế - Các chiến lược đàm phán cho những người hợp lý
- Terri Morrison and Wayne A Conaway, Kiss, Bow or Shake Hands – Avon Massachusetts, 2006 - Hôn, cúi hoặc bắt tay
In their book "Crucial Conversations: Tools for Talking When Stakes Are High," authors Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, and Al Switzler emphasize the significance of effective communication in high-stakes situations Published by McGraw-Hill in 2012, this guide provides essential tools and strategies for engaging in meaningful discussions when emotions run high and outcomes are critical Understanding the dynamics of crucial conversations can lead to better relationships and more productive outcomes in both personal and professional settings.
- Getting to Yes – Negotiating Agreement without giving in Fisher.Roger and
Ury.William, 2010 - Đạt được Yes - Thoả thuận đàm phán mà không đưa ra
Một số công trình nghiên cứu trong nước:
- “Một đời thương thuyết”– Phan Văn Trường
- “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế” - GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2010
- “Nghệ thuật thương lượng” – Phan Quang Định và Nguyễn Văn Phúc
- “Nghệ thuật đàm phán” – Trần Đức Minh
- “Làm thế nào để đàm phán hiệu quả tạo ra thành công” – Công Minh, Hà
Một số khóa luận trước đã nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu có thể kể ra một số khóa luận tiêu biểu như:
Nguyễn Thị Cẩm, trong khóa luận tốt nghiệp năm 2016 tại trường ĐH Huế, đã nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An” Bài luận hệ thống hóa lý luận cơ bản về đàm phán và quy trình ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, đồng thời phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình này Tác giả đánh giá ưu điểm và hạn chế của công ty, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện quá trình đàm phán Tuy nhiên, đề tài còn chung chung, chủ yếu tập trung vào những tồn tại mà chưa đi sâu vào thực trạng quy trình đàm phán.
Phạm Thị Nhung, năm 2015, luận văn tốt nghiệp, trường ĐH Thương Mại
Đề tài "Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Hoa Kỳ tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận vận tải Đại Sơn" nghiên cứu thực trạng quy trình xuất khẩu hàng may mặc của công ty sang thị trường Mỹ, từ đó đánh giá những tồn tại và nguyên nhân cần khắc phục Bài viết cũng đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tuy nhiên, tác giả chỉ đưa ra phân tích chung chung mà chưa cung cấp cái nhìn cụ thể về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng.
Nguyễn Thị Như Quỳnh, năm 2014, tại trường Đại học Thương Mại, đã thực hiện khóa luận về "Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty CP công nghệ Sicom" Khóa luận này đã phân tích các vấn đề cơ bản liên quan đến đàm phán trong thương mại quốc tế (TMQT) và quy trình đàm phán trong TMQT Dựa trên lý thuyết và thực tiễn của công ty, tác giả đã chỉ ra những thành công, tồn tại và nguyên nhân, đồng thời đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ Đức tại công ty CP Sicom.
Phạm Thị Thanh Hương, trong luận văn tốt nghiệp năm 2013 tại trường ĐH Thương Mại, đã nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ của công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình Đề tài hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản về đàm phán trong thương mại quốc tế, đồng thời nhận diện những thành công, vấn đề tồn tại và nguyên nhân trong quy trình đàm phán Dựa trên đó, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình này Tuy nhiên, dữ liệu trong nghiên cứu đã trở nên lỗi thời do chưa cập nhật với tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty và quy trình đàm phán xuất khẩu hiện nay.
Nguyễn Thị Kim Thủy, vào năm 2013, đã thực hiện nghiên cứu tại Đại học Hải Phòng về "Hoạt động đàm phán và giao kết hợp đồng xuất khẩu" của Công ty Cổ phần Kinh doanh Hàng Xuất khẩu Hải Phòng Nghiên cứu này tập trung vào quy trình và kỹ thuật đàm phán trong lĩnh vực xuất khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Nguyễn Thị Hằng, vào năm 2010, đã thực hiện nghiên cứu tại trường ĐH Thương mại về việc "Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ" cho Tổng công ty May Đức Giang Nghiên cứu này tập trung vào cải tiến quy trình đàm phán nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ.
Các luận văn và khóa luận hiện tại chủ yếu tập trung vào việc hoàn thiện và quản trị quy trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế, nhưng chưa đi sâu vào quy trình cụ thể với từng thị trường Mỗi nghiên cứu đều chỉ chú trọng vào một đối tượng tại một doanh nghiệp nhất định Đặc biệt, chưa có luận văn nào phân tích quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình.
Trong quá trình thực tập tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình, tôi đã nghiên cứu sâu về quy trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức Khóa luận tốt nghiệp của tôi, với tiêu đề “Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức”, là công trình đầu tiên nghiên cứu chuyên sâu về đề tài này.
Mục đích nghiên cứu
Khóa luận này không chỉ củng cố kiến thức về đàm phán trong thương mại quốc tế (TMQT) mà còn phân tích quy trình đàm phán thực tế tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình thông qua hoạt động xuất khẩu mặt hàng lạc nhân Dựa trên lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, bài viết đánh giá những thành công và tồn tại trong quy trình đàm phán, đồng thời chỉ ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu lạc nhân sang thị trường Đức.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình, thị trường Đức
- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán giao dịch ký kết hợp xuất khẩu mặt hàng lạc nhân trong giai đoạn 2014- 2016
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 1.6.1.1 Thu thập dữ liệu sơ cấp
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân tại công ty CP XNK Hòa Bình bao gồm ba bước chính: lập kế hoạch chi tiết, tổ chức thực hiện đàm phán một cách hiệu quả và tiến hành kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi lần đàm phán Việc thực hiện đúng quy trình này giúp nâng cao khả năng thành công trong việc ký kết hợp đồng và tối ưu hóa lợi ích cho công ty.
- Tiến hành phỏng vấn sâu, trực tiếp chị Hoàng Thị Dung kết hợp bản hỏi về các vấn đề liên quan
- Phương pháp điều tra chọn mẫu:
+ Lựa chọn mẫu điều tra: Đối tượng điều tra chọn mẫu nghiên cứu gồm các nhân viên thuộc công ty.
+ Dự kiến số lượng điều tra là 5 phiếu
1.6.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các giáo trình liên quan đề cập đến hoạt động xuất khẩu và quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế Bên cạnh đó, một số trang web cung cấp thông tin về tình hình hoạt động nhập khẩu cũng như quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam.
Các nguồn thông tin nội bộ của công ty bao gồm số liệu từ bảng cân đối kế toán và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2014-2016 Ngoài ra, tài sản của công ty năm 2015, tình hình sử dụng nguồn nhân lực và số liệu hợp đồng xuất khẩu sản phẩm cũng được thu thập từ công ty, đặc biệt là từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trong quá trình thực tập.
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 1.6.2.1.Phương pháp thống kê và tổng hợp
Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu cụ thể tiến hành phân tích Quá trình phân tích sử dụng:
- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng.
Phương pháp phân tích định lượng bao gồm việc xây dựng thang đo và bảng hỏi cho nghiên cứu, nhằm xác định các nhân tố trong mô hình Sau khi hoàn thiện bảng hỏi, tiến hành điều tra để thu thập dữ liệu thực nghiệm Dữ liệu thu thập sẽ được phân tích bằng các kỹ thuật phân tích, với sự hỗ trợ của phần mềm Excel để lượng hóa tình hình thanh toán và sản xuất kinh doanh.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận bao gồm bốn chương, bên cạnh các phần như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt và tài liệu tham khảo.
- Chương 1: Tổng quan về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
Chương 3 phân tích thực trạng quy trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình Bài viết tập trung vào các bước trong quy trình giao dịch, từ việc tìm kiếm đối tác, thương thảo điều khoản hợp đồng đến việc hoàn tất các thủ tục xuất khẩu Đồng thời, chương cũng đánh giá những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải trong quá trình này, nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu và mở rộng thị trường.
Chương 4 trình bày định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình Các giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả thương mại, tối ưu hóa quy trình xuất khẩu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường Đức.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về giao dịch đàm phán TMQT
Theo Joseph Burnes, đàm phán là quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận về những vấn đề đang gây cản trở, trong đó không bên nào có đủ sức mạnh hoặc mặc dù có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết các vấn đề đó.
Đàm phán thương mại quốc tế
Theo hướng dẫn dành cho nhân viên thương vụ của không quân Mỹ, đàm phán thương mại quốc tế được coi là một nghệ thuật nhằm đạt được sự hiểu biết chung thông qua việc thương lượng Quá trình này dựa trên các yếu tố quan trọng của hợp đồng, bao gồm giao hàng, quy cách chất lượng, giá cả và các điều khoản khác.
Đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) là quá trình thảo luận và thương lượng giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và giải quyết những bất đồng để đạt được một hợp đồng thương mại.
2.1.2 Khái niệm hợp đồng TMQT
Hợp đồng kinh tế là thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên về việc thực hiện sản xuất, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật Hợp đồng này quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, nhằm xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở ở các quốc gia khác nhau (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007)
2.1.3 Khái niệm về văn hóa
Theo UNESCO, văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo của cá nhân và cộng đồng, diễn ra qua các thời kỳ Những hoạt động này hình thành nên hệ thống giá trị văn hóa, truyền thống và cách thể hiện, từ đó xác định đặc trưng riêng của mỗi dân tộc.
Văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân trong một quốc gia, bao gồm cả sản xuất vật chất và tinh thần, đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Một số lý thuyết về giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT Đàm phán trong TMQT có một số đặc điểm như sau:
Trong đàm phán thương mại quốc tế (TMQT), các bên tham gia thường có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, điều này tạo nên sự khác biệt rõ rệt so với đàm phán thương mại nội địa Quá trình đàm phán không chỉ nhằm bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia Sự khác biệt này dẫn đến nhiều yếu tố khác, làm cho hoạt động đàm phán TMQT trở nên phức tạp và đầy thách thức hơn.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự đa dạng về quốc tịch và ngôn ngữ giữa các bên tham gia có thể tạo ra nhiều khó khăn Điều này ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý tưởng, cũng như khả năng tư duy, sáng tạo và ra quyết định của người đàm phán Hệ quả là có thể xảy ra những hiểu lầm và sơ hở, dẫn đến rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về thể chế chính trị giữa các bên tham gia có thể dẫn đến những quan điểm, lập trường và tư tưởng khác nhau, đồng thời làm nổi bật tính dân tộc Điều này khiến cho quá trình đàm phán trở nên khó khăn hơn, với sự thiếu thiện cảm và tâm lý phòng thủ, dễ dẫn đến xung đột.
- Trong đàm phán TMQT có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau.
Các hệ thống pháp luật khác nhau có những khái niệm và quy định riêng, dẫn đến việc cùng một hiện tượng có thể được giải thích và kết luận khác nhau Điều này ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện hợp đồng, dễ dàng tạo ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau là điều không thể tránh khỏi Mỗi quốc gia sở hữu nền văn hóa và phong tục riêng, điều này ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ trong quá trình đàm phán Do đó, việc nghiên cứu và hiểu biết về những khác biệt này là rất quan trọng để phát triển các chiến lược phù hợp, từ đó nâng cao khả năng thành công trong đàm phán.
2.2.2 Các nguyên tắc của đàm phán trong TMQT
Trong đàm phán TMQT cần đảm bảo các nguyên tắc như sau:
Trong kinh doanh thương mại, đàm phán chỉ diễn ra khi các bên chưa đạt được sự đồng thuận về các điều kiện thương mại Để quá trình đàm phán hiệu quả, cần có một vùng thỏa thuận, nơi mà các bên có thể tìm ra những điểm chung chấp nhận được Vùng thỏa thuận này là khu vực mà các mâu thuẫn còn tồn tại có thể được giải quyết, giúp các bên tiến tới một kết quả khả thi và hợp lý.
Đàm phán là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo lợi ích của tất cả các bên tham gia Cốt lõi của mọi hoạt động đàm phán là lợi ích, nơi các chủ thể tương tác với những lợi ích riêng, chung và xung đột Mục tiêu của đàm phán là tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột, từ đó tìm ra các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau.
Trong đàm phán, việc kết hợp giữa tính khoa học và tính nghệ thuật là rất quan trọng Quá trình đàm phán cần được thực hiện một cách khoa học, bao gồm nghiên cứu, phân tích, lập phương án và tuân thủ quy trình chặt chẽ với các đối sách phù hợp Đồng thời, người đàm phán cũng cần linh hoạt trong ứng xử và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để biến đàm phán thành một nghệ thuật, từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động này.
Trong đàm phán, việc tập trung vào quyền lợi thay vì lập trường quan điểm là rất quan trọng, vì cảm xúc có thể ảnh hưởng đến cách đánh giá vấn đề Người tham gia thường giữ lập trường riêng và ít quan tâm đến quyền lợi chung Do đó, cần tách biệt cảm xúc khỏi quá trình đàm phán và chú trọng vào quyền lợi, nhằm tạo điều kiện cho nhiều quan điểm khác nhau được lắng nghe và xem xét.
Trong quá trình đàm phán, việc kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan là rất quan trọng, đặc biệt khi đối diện với những người chỉ chú trọng đến lập trường riêng Cần đảm bảo rằng các thỏa thuận đạt được phản ánh tiêu chuẩn công bằng, không bị ảnh hưởng bởi quan điểm của bất kỳ bên nào Điều này sẽ dẫn đến một giải pháp công bằng và hợp lý cho cả hai bên.
2.2.3 Các hình thức đàm phán trong TMQT
Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán, đàm phán được chia làm ba loại:
2.2.3.1 Đàm phán trực tiếp Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán trực tiếp để tiến hành trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh Hình thức này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ đó có thể giúp các bên điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm ra thỏa thuận chung Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa có tính phức tạp, các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau hoặc các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau.
2.2.3.2 Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thư thương mại Người đàm phán có điều kiện để phân tích, cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể những vấn đề cần đàm phán với mọi người và có thể khéo léo che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn đạt ý kiến nhưng không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý và chuẩn bị để viết thư.
2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm.Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau, đôi khi tín hiệu đường truyền có thể không ổn định làm gián đoạn cuộc trò chuyện Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận.Múi giờ giữa các quốc gia cũng khác nhau nên sẽ không chủ động để đàm phán, mà phải hẹn trước thời gian.Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng.
2.2.4 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán TMQT 2.2.4.1 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý, xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên.Các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt.Phương pháp tiếp cận này có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
2.2.4.2 Phương pháp tiếp cận Thua – Thắng
Phương pháp tiếp cận kiểu Thua – Thắng là chiến lược trong đó bên chủ động sẵn sàng nhượng bộ, tạo điều kiện cho đối tác đạt được lợi ích Đàm phán theo phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm, giúp các bên đạt được kết quả mong muốn, đồng thời tạo cảm giác thoải mái và ấn tượng tích cực cho đối tác Nhờ đó, mối quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển bền vững.
2.2.4.3 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 2.3.1.1 Diễn giải sơ lược về tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích tổng quan về thị trường toàn cầu, cũng như các đặc điểm và văn hóa của đối tác và doanh nghiệp liên quan Việc này giúp xác định những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, cũng như những thuận lợi và khó khăn, từ đó xây dựng mục đích và mục tiêu rõ ràng cho cuộc đàm phán.
2.3.1.2 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của hoạt động đàm phán.
Sau khi xác định mục đích, cần thiết lập các mục tiêu đàm phán, bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung khác nhau trong quá trình đàm phán.
2.3.1.3 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán.
Lập kế hoạch chiến lược yêu cầu xác định tư duy chiến lược rõ ràng và áp dụng các biện pháp, kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Lập kế hoạch nhân sự cần xác định rõ những nhà đàm phán của đối tác và từng cá nhân tham gia vào quá trình đàm phán, từ đó xây dựng chiến lược đàm phán hiệu quả cho mình.
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kiểm tra,rút kinh nghiệm sau khi đàm phán
2.3.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch
Cần thường xuyên đánh giá tính hợp lý của kế hoạch, vì trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống phát sinh mà người lập kế hoạch không thể dự đoán trước.
2.3.2 Tổ chức đàm phán 2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại
Thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán được phân loại thành hai nhóm chính: thông tin cung cấp định kỳ cho các nhà đàm phán và thông tin cụ thể cho từng cuộc đàm phán Nhóm thông tin này bao gồm các dữ liệu chung về thị trường, thông tin chi tiết về hàng hóa, cùng với thông tin tổng quát về đối tác và đoàn đàm phán của họ.
Doanh nghiệp có thể xác định nguồn thu nhập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các tổ chức quốc tế chuyên ngành như WTO và ITC, các tổ chức khu vực như EU và ASEAN, cũng như thông tin từ sách báo thương mại, bộ thương mại, đối tác và ghi chép nội bộ của chính doanh nghiệp.
Phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin là quá trình quan trọng bao gồm việc tập hợp, phân tích, hệ thống hóa, so sánh và lập luận để rút ra những kết luận cụ thể Để đạt hiệu quả cao trong đàm phán, việc chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng là cần thiết.
Sơ đồ 2.1 Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán
(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn - 2010)
Xác định nội dung cần đàm phán là bước quan trọng, bao gồm các yếu tố cơ bản như định nghĩa trong hợp đồng, tên hàng, số lượng và quy cách sản phẩm.
Xác định những nội dung cần đàm phán nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượng
Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác
Xác định trình tự đàm phán cho các nội dung quan trọng như phẩm chất, bao bì, kỹ mã hiệu, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng Cần thảo luận rõ ràng về vận tải, bảo hiểm, bảo hành, cũng như các điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại Đồng thời, không thể bỏ qua các nội dung liên quan đến bất khả kháng, trọng tài và một số điều khoản khác để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả trong quá trình đàm phán.
Khi lựa chọn phương án đàm phán, cần xem xét các yếu tố như đặc điểm của thị trường trong nước và quốc tế, tình hình doanh nghiệp cũng như các điều kiện cụ thể liên quan đến hoạt động kinh doanh cần thương thảo.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đàm phán, việc xác định trình tự nội dung là rất quan trọng Trình tự này cần được sắp xếp theo một logic hợp lý, trong đó các nội dung trước sẽ làm tiền đề cho các nội dung tiếp theo, giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi hơn Các vấn đề quan trọng và thiết yếu nên được đàm phán trước, đồng thời cần tránh bỏ sót, trùng lặp hay chồng chéo nội dung Bên cạnh đó, việc chuẩn bị nhân sự cho đoàn đàm phán cũng cần được chú trọng Doanh nghiệp nên lựa chọn thành viên dựa trên nội dung cuộc đàm phán, văn hóa của đối tác và mục đích cụ thể của cuộc đàm phán để đạt được kết quả tốt nhất.
Để lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, cần chú trọng vào những tiêu chí sau: phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề, kỹ năng thuyết phục đối tác, khả năng chịu đựng căng thẳng, kiểm soát tình huống, cũng như khả năng làm việc độc lập, sáng tạo và linh hoạt trong mọi tình huống.
Tiêu chí lựa chọn đoàn đàm phán bao gồm uy tín, khả năng ra quyết định chính xác trong mọi tình huống, khả năng tập hợp ý kiến, sự năng động, tài năng phân biệt giữa thật và giả, biết dừng đúng lúc và tận dụng sức mạnh tập thể Bên cạnh đó, việc chuẩn bị địa điểm cũng rất quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán tại doanh nghiệp, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán là rất quan trọng Hãy chọn một không gian phù hợp, đồng thời cũng cần có khu vực nghỉ ngơi và giải trí để tạo cảm giác thoải mái cho cả bạn và đối tác Sự phù hợp với thói quen của cả hai bên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của buổi đàm phán.
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK HÒA BÌNH
Tổng quan về chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình
3.1.1 Quá trình ra đời và phát triển của chi nhánh Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình
- Tên doanh nghiệp: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH TẠI HÀ ĐÔNG
- Tên tiếng anh: HOA BINH IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY, HA DONG BRANCH
- Tên viết tắt: UNIMEX HOA BINH HA DONG BRANCH
- Địa chỉ: Số 122 đường Thanh Bình, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội
Công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình, do Lê Thành Trung làm đại diện, được hình thành từ một doanh nghiệp Nhà nước và đã chuyển đổi thành đơn vị hạch toán độc lập sau khi cổ phần hóa Công ty có tư cách pháp nhân và thực hiện các quyền, nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh Vào ngày 25/06/2007, công ty đã ủy quyền thành lập chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình.
Hà Đông Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313000182 đăng ký lần đầu ngày 12 tháng 6 năm 2007, đăng ký thay đổi lần thứ ba ngày 25 tháng 6 năm 2009.
Chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình có vốn điều lệ là: 2.000.000.000 (bằng chữ: hai tỷ đồng)
Chi nhánh công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình tại Hà Đông được thành lập nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
3.1.2.Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình
Dựa trên giấy phép đăng ký kinh doanh do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp, dưới đây là danh sách các ngành nghề kinh doanh chính của công ty.
Bảng 3.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty STT Tên ngành nghề
1 Chế biến, bảo quản, xuất nhập khẩu thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản
2 Chế biến, bảo quản, xuất nhập khẩu rau quả
3 Sản xuất, mua bán và xuất khẩu nông, lâm sản nguyên liệu (không bao gồm nguyên liệu lâm sản Nhà nước cấm)
4 Mua bán, xuất nhập khẩu thực phẩm
5 Mua bán xuất nhập khẩu đồ uống ( có cồn và không cồn)
6 Mua bán xuất nhập khẩu vải, hàng may sẵn, giầy, dép
7 Mua bán xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng gia đình
8 Mua bán, nhập khẩu thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
9 Mua bán, xuất nhập khẩu phụ tùng máy nông, lâm nghiệp
10 Mua bán, xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng, thiết bị vận tải, thiết bị điện, vật liệu điện, máy văn phòng
11 Mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, mây, tre, đan, ren, hàng dệt may
12 Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa
13 Đại lý viễn thông,dịch vụ truy cập internet.
14 Hoạt động dịch vụ trồng trọt, hoạt động dịch vụ chăn nuôi
15 Mua bán quặng kim loại 16
Sửa chữa và bảo dưỡng máy móc thiết bị bao gồm các lĩnh vực như điện, điện tử, hệ thống đo lường, điện thoại di động, thiết bị viễn thông, thiết bị văn phòng và hệ thống mạng máy tính.
17 In ấn và các dịch vụ lien quan đến in
18 Dịch vụ hỗ trợ vận tải; dịch vụ lưu trú ngắn ngày; khách sạn và cho thuê văn phòng
(Nguồn: Phòng kinh doanh chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại xuất khẩu, với việc ngày càng mở rộng danh mục hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty là thực phẩm khô, đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình
Chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình sở hữu đội ngũ nhân viên và lãnh đạo chuyên nghiệp, bao gồm nhiều thành viên dày dạn kinh nghiệm từ các công ty lớn trong ngành Cấu trúc quản lý của công ty được tổ chức theo hệ thống phân cấp, chức năng và phân công công việc rõ ràng.
Sơ đồ 3.1.Cơ cấu tổ chức của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Là người đứng đầu doanh nghiệp, Giám đốc điều hành có trách nhiệm quản lý toàn diện và điều hành các hoạt động của công ty theo đúng mục tiêu và chiến lược phát triển đã được đề ra Đồng thời, Giám đốc cũng đại diện cho công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của mình.
Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý cơ cấu tổ chức và quy chế nội bộ, đồng thời quyết định các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo và tiếp thị để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Văn phòng xưởng
Quản đốc Nhân viên XNK
Công nhân thưởng cho người lao động là một phần quan trọng trong việc khuyến khích hiệu suất làm việc Việc ký kết các hợp đồng kinh tế giúp đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và nhân viên Đồng thời, đại diện công ty có trách nhiệm khởi kiện khi cần thiết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán của công ty bao gồm kế toán kinh doanh và kế toán kho, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, phân tích kết quả hoạt động tài chính, tính lương, lập báo cáo kế toán định kỳ và hướng dẫn cán bộ vật tư thực hiện đúng thủ tục thanh toán hợp lệ.
Bộ phận kinh doanh và xuất nhập khẩu là một phần quan trọng trong công ty, với đội ngũ nhân viên sales và nhân viên chứng từ Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm đảm bảo đầu vào và đầu ra, nghiên cứu thị trường mới, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng Họ cũng theo dõi tiến độ thực hiện của các phòng ban và phân xưởng để đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng thời hạn hợp đồng, đồng thời đề xuất những kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất.
Quản lý lao động của công nhân, bảo đảm vận hành quy trình sản xuất an toàn, chấm công,…
Công ty Công Nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế, mặc dù không chuyên sản xuất Với số lượng nhân viên đông đảo, công ty cần một đội ngũ giao hàng, vận chuyển, bốc xếp hàng hóa và nhân viên thị trường để đáp ứng nhu cầu giới thiệu sản phẩm tới khách hàng Đa số nhân viên trong công ty làm việc theo hợp đồng thời vụ và được hưởng các chế độ đãi ngộ tương tự như nhân viên chính thức, bao gồm thưởng, du lịch và các hoạt động dã ngoại.
3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình có trụ sở chính tại số 122 đường Thanh Bình, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, Hà Nội.
Toà nhà trụ sở công ty được thiết kế khang trang với trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện làm việc hiệu quả cho các phòng ban Văn phòng được bố trí hợp lý, cho phép hoạt động độc lập nhưng vẫn dễ dàng kết nối khi cần thiết Kho hàng tách biệt hoàn toàn với văn phòng, được trang bị đầy đủ như quạt thông gió, hệ thống chống ẩm, kệ chứa hàng cao 30cm, hệ thống chiếu sáng và xe đẩy, đảm bảo không gian rộng rãi và khả năng chứa hàng lớn.
Văn phòng giao dịch của công ty tại Phòng 2113, Toà 27A2, Khu Green Stars,
234 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm
3.1.5 Nhân lực của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình
Công ty hiện có 45 nhân viên và đặt mục tiêu hàng đầu là đào tạo nguồn nhân lực Ban lãnh đạo chú trọng vào việc tuyển chọn và bố trí nhân sự, tạo nên một đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, có trình độ và nhiệt huyết trong công việc kinh doanh và xuất nhập khẩu Tất cả các thành viên trong Ban giám đốc đều có trình độ trên đại học, đảm bảo sự chuyên sâu trong quản lý Công ty cũng triển khai nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích mọi thành viên tham gia tích cực vào các hoạt động, đồng thời tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ nguồn nhân lực.
Khái quát tình hình kinh doanh của chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Dưới đây là bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm
Bảng 3.3: Bảng tóm tắt tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm trở lại đây ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 90.873.940.826 115.013.427.237 120.294.063.811
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hang và cung cấp dịch vụ 90.873.940.826 114.988.428.770 120.263.070.250
5 Lợi nhuận gộp về bán hang và cung cấp dịch vụ 1.599.859.008 2.646.168.337 1.767.456.022
6 Doanh thu hoạt động tài chính 829.727.257 882.086.178 900.024.452
7 Chi phí tài chính 1.417.391.264 1.796.183.186 1.869.381.122 Trong đó: Chi phí lãi vay 1.185.818.159 1.415.160.078 1.799.345.126
8 Chi phí quản lý kinh doanh 2.253.043.162 3.542.266.865 2.689.626.011
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (1.240.848.161) (1.810.195.536) (1.891.526.659)
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 288.415.579 (280.931.796) 300.001.648
14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
15.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 288.415.579 (280.931.796) 300.001.648
( Nguồn: Phòng Kế toán chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình)
Dựa trên bảng số liệu, có thể thấy rõ ràng rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đang tăng trưởng ổn định Tuy nhiên, kết quả kinh doanh trong năm vẫn cần được xem xét kỹ lưỡng.
Năm 2015, công ty gặp khó khăn khi phải đối mặt với thua lỗ, chủ yếu do chi phí cao cho việc mở rộng và nghiên cứu thị trường, nhưng kết quả thu được không đạt như kỳ vọng.
Trong ba năm qua, doanh thu của công ty đã có sự biến động rõ rệt Năm 2014, tổng doanh thu đạt 90.873.940.826 VNĐ, trong khi năm 2015 tăng lên 115.013.427.237 VNĐ, tương ứng với mức tăng 26,56% Năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng 32,37%, đạt 120.294.063.811 VNĐ Kết quả này cho thấy, mặc dù gặp khó khăn do tình hình kinh tế chung, doanh thu của công ty vẫn tăng, chứng tỏ sản phẩm của công ty ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng.
Lợi nhuận là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Dữ liệu cho thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của công ty trong ba năm qua đã có sự biến động mạnh.
Năm 2015 là một năm đầy thách thức đối với công ty, mặc dù doanh thu tăng so với năm trước nhưng vẫn ghi nhận thua lỗ Nguyên nhân chính là do công ty bắt đầu mở rộng sang các thị trường mới, không chỉ tập trung vào những thị trường quen thuộc như Đức, Nga và Angola Sau một năm gặp khó khăn, công ty cần phải điều chỉnh chiến lược để cải thiện tình hình tài chính.
Năm 2016, công ty đã nắm bắt nhu cầu thị trường và xây dựng phương án kinh doanh hợp lý, dẫn đến sự ổn định và tạo ra nguồn lợi nhuận dương đáng kể.
3.2.2 Hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của công ty
Công ty CP XNK Hòa Bình tại Hà Đông, được thành lập với hoạt động thu mua hàng hóa xuất khẩu, đã không ngừng mở rộng và đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh Mặc dù công ty phát triển trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng hoạt động xuất khẩu vẫn là trọng tâm chính, luôn được ưu tiên và chú trọng phát triển.
3.2.2.1 Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu
Công ty đang mở rộng danh mục xuất khẩu với nhiều mặt hàng đa dạng và phong phú Tuy nhiên, sản phẩm chủ yếu vẫn là thực phẩm khô, bao gồm lạc, bún khô, miến dong, phở khô, đậu đen và đậu xanh.
Bảng 3.4: Tình hình xuất khẩu một số mặt hàng thực phẩm khô của công ty
Giá trị Giá trị Giá trị
Các chế phẩm từ ngũ cốc, bột, tinh bột( Miến, phở, bún )
Tổng giá trị kim ngạch XK
(Nguồn: Phòng XNK công ty cổ phần XNK Hòa Bình)
Theo bảng số liệu, giá trị xuất khẩu các mặt hàng khô không ngừng tăng trưởng qua các năm Trong cơ cấu sản phẩm xuất khẩu, lạc nhân vẫn là mặt hàng chủ lực, chiếm 36,56% tỷ trọng xuất khẩu năm 2015 và 35,44% năm 2016 Nguyên nhân chủ yếu là do công ty đã tìm được nguồn hàng chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, đồng thời cung cấp sản phẩm nhanh chóng, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
3.2.2.2 Thị trường xuất khẩu của công ty
Công ty có thị trường xuất khẩu thường xuyên tại Đức, Nga và Angola Tuy nhiên, sau khi Việt Nam gia nhập WTO và mở rộng quan hệ ngoại giao, thị trường xuất khẩu của công ty đã được mở rộng đáng kể Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty được thể hiện rõ trong bảng dưới đây.
Bảng 3.5: Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của chi nhánh công ty CP
XNK Hòa Bình từ năm 2014 – 2016
(Nguồn: Phòng kinh doanh của chi nhánh công ty XNK Hòa Bình)
Trong những năm gần đây, Đức vẫn là thị trường chính, đóng góp lớn vào kim ngạch xuất khẩu thực phẩm khô của công ty Ngược lại, Angola mặc dù có tỷ trọng xuất khẩu nhỏ, nhưng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này đang có xu hướng gia tăng.
Phân tích thực trạng quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình
Khách hàng của công ty có thể đến từ sự giới thiệu của bên thứ ba hoặc tự tìm kiếm Công ty cũng chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua các buổi họp hàng tuần, trong đó giám đốc Nguyễn Thành Trung tham gia BNI – Tổ chức kết nối thương mại Tại đây, các thành viên có 5 phút để giới thiệu về công ty của mình, từ đó tạo cơ hội kết nối và mở rộng mạng lưới kinh doanh, giúp công ty tìm kiếm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ trong câu lạc bộ.
Công ty đã nỗ lực tìm kiếm khách hàng, nhưng mục tiêu cuối cùng là ký kết hợp đồng với đối tác Thị trường Đức đòi hỏi chất lượng cao, kỹ thuật tốt, cùng với sự khác biệt về văn hóa và rào cản ngôn ngữ Do đó, công ty cần xây dựng một quy trình giao dịch và đàm phán chu đáo để đạt được thành công trong việc ký kết hợp đồng xuất khẩu Dưới đây là quy trình giao dịch mà công ty đã xây dựng.
3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
Công ty thường chuẩn bị kế hoạch cho các cuộc đàm phán với đối tác khoảng một tháng trước khi diễn ra Trưởng phòng Xuất Nhập Khẩu, chị Hoàng Thị Dung, cùng các nhân viên trong phòng sẽ xây dựng kế hoạch chung và trình lên giám đốc Sau khi giám đốc duyệt và chỉnh sửa, phòng XNK sẽ hoàn thiện bảng kế hoạch đàm phán chi tiết để trình bày trong cuộc họp gần nhất trước khi gặp đối tác.
Đối tác Đức có những khác biệt văn hóa rõ rệt so với các đối tác Châu Á, điều này ảnh hưởng đến vị thế của công ty XNK Hòa Bình trong thị trường xuất khẩu cạnh tranh khốc liệt Công ty có thể gặp bất lợi trong các cuộc đàm phán, vì vậy kế hoạch cần nêu rõ việc tìm hiểu đối tác và thị trường, bao gồm tình hình xuất khẩu lạc nhân trong nước, phân tích các đối thủ cạnh tranh, và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của cả công ty và đối tác Đồng thời, việc xem xét môi trường văn hóa, kinh tế và chính trị của đối tác cũng rất quan trọng để xây dựng một kế hoạch cụ thể và chi tiết.
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Công ty xác định rõ ràng mục đích và mục tiêu ngay từ đầu, với mục tiêu cuối cùng là ký kết hợp đồng thành công để tối ưu hóa lợi nhuận với chi phí thấp nhất Để đạt được điều này, công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất, giá cả hợp lý và thời gian giao hàng nhanh chóng Đặc biệt, đối với hàng lạc nhân xuất khẩu sang thị trường Đức, công ty hướng đến việc ký kết hợp đồng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác, đồng thời mở rộng các đơn đặt hàng Để thực hiện mục tiêu này, công ty đặt ra các tiêu chí cạnh tranh về giá cả, chất lượng đáp ứng yêu cầu khách hàng và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Trong các cuộc đàm phán, công ty thường áp dụng phương thức đàm phán theo nguyên tắc thắng - thắng, nhằm đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên mà không làm tổn hại đến mối quan hệ Tuy nhiên, công ty cũng linh hoạt điều chỉnh chiến lược đàm phán tùy thuộc vào từng tình huống và khách hàng cụ thể Đối với các đối tác Đức, do họ thường có vị thế cao hơn và khó nhượng bộ, công ty đã tận dụng điểm mạnh của mình như hàng hóa chất lượng, chế độ thanh toán chậm và giá cả cạnh tranh Mặc dù vậy, công ty cũng cần nhấn mạnh yêu cầu về việc mua với số lượng lớn và đảm bảo có đơn hàng hàng tháng để duy trì lợi ích trong đàm phán.
Cuộc đàm phán được dẫn dắt bởi Giám đốc, người đứng đầu đoàn, cùng với sự tham gia của một nhân viên từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và một phiên dịch viên.
Công ty sẽ thuê phiên dịch viên có kinh nghiệm và đã tham gia cùng đoàn đàm phán trước đó để ghi chép lại quá trình thương thảo Nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu được chọn phải có chuyên môn cao để hỗ trợ giám đốc trong các cuộc đàm phán Thông thường, công ty chỉ cử từ hai đến ba người tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài, không áp dụng chiến lược nhân sự cố định cho từng đối tác Những thành viên này sẽ là nòng cốt trong cuộc đàm phán, do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức chuyên môn và tổ chức cuộc họp trước khi đàm phán từ 2-3 ngày để thảo luận lại.
Kế hoạch cho cuộc họp sẽ được tổ chức tại phòng họp của công ty vào buổi sáng Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận việc bố trí và sắp xếp phòng họp, đồng thời lên lịch trình cho đối tác, bao gồm thời gian gặp mặt, tham quan công ty, đàm phán, nghỉ giải lao và ăn trưa Sau cuộc đàm phán, đối tác sẽ được mời ăn trưa tại những nhà hàng mang hương vị Việt Nam Nếu cuộc đàm phán chưa kết thúc sau bữa trưa, các bên sẽ tiếp tục thảo luận vào buổi chiều.
Bộ phận kế toán sẽ lập kế hoạch kinh phí cho cuộc đàm phán, sau đó sẽ phối hợp với bộ phận kinh doanh để điều chỉnh, và cuối cùng trình lên giám đốc.
Kế hoạch lập chương trình đàm phán
Mỗi thành viên cần chuẩn bị sẵn các kịch bản tự biên soạn, giúp họ chủ động ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra một cách kịp thời và hiệu quả.
Hàng năm, công ty đầu tư một khoản vốn lớn để trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng, đồng thời duy trì mối quan hệ với các đối tác cũ, đặc biệt là các đối tác từ Đức Vì vậy, việc xây dựng chương trình đàm phán trở thành một ưu tiên quan trọng đối với công ty.
3.3.2 Tổ chức đàm phán 3.3.2.1 Chuẩn bị thông tin đàm phán Đây là khâu quan trọng mà công ty luôn chú trọng thực hiện trước khi tiến hành đàm phán Khi đàm phán với đối tác Đức thông tin cần chuẩn bị như sau:
Thông tin về hàng hóa: Hiểu rõ sản phẩm lạc nhân, các đặc tính và ưu điểm của nó
Thông tin về thị trường: những biến động về thị trường như giá cả
Thông tin về đối tác: Điểm mạnh, điểm yếu, vị thế
Thông tin về chính công ty mình: Điểm mạnh, điểm yếu, khả năng cung ứng,
Để hiểu rõ hơn về thị trường, việc phân tích thông tin về đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước là rất quan trọng Cần xác định các đối thủ chính, so sánh ưu điểm và nhược điểm của họ với công ty mình, cũng như phân tích giá cả để đưa ra chiến lược cạnh tranh hiệu quả Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt được vị trí của mình trên thị trường và điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
Bộ phận XNK sẽ thu thập thông tin về thuế và hạn ngạch để trình lên giám đốc, bao gồm các yếu tố như nguyên liệu chính, tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chất lượng sản phẩm cho khách hàng quen Thị trường Đức yêu cầu cao về hàng hóa, do đó công ty chú trọng đến các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng mà đối tác đặt ra, nhằm chuẩn bị thông tin thuyết phục trong quá trình đàm phán Đối với khách hàng mới, công ty sẽ chuẩn bị thông tin về đối tác, bao gồm quá trình hình thành, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín và khả năng tài chính, chủ yếu do đối tác cung cấp.
Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình
3.4.1 Những thành tựu đạt được của công ty Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán
Mục đích và mục tiêu của cuộc đàm phán đã được xác định rõ ràng, giúp công ty tập trung vào các vấn đề quan trọng Qua việc phân tích các hợp đồng đã ký kết với đối tác trước đó, công ty đã xác định được các mục tiêu cần đạt được trong quá trình đàm phán.
Công ty áp dụng linh hoạt các phương pháp đàm phán thử nghiệm, không cứng nhắc vào một cách thức cụ thể Sự linh hoạt này đã giúp công ty xử lý hiệu quả hơn các tình huống phát sinh trong quá trình đàm phán.
Bước 2: Chuẩn bị đàm phán
Công ty chú trọng thu thập thông tin tài chính của khách hàng, giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Trước mỗi cuộc đàm phán, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin về mẫu mã, chất lượng sản phẩm và các thông tin liên quan đến công ty Việc này giúp đối tác nhận thấy tiềm năng và sức hấp dẫn của công ty ngay trong cuộc họp, từ đó xây dựng lòng tin vững chắc giữa hai bên.
- Về chuẩn bị nội dung đàm phán:
Công ty đã chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung cần thiết cho hợp đồng xuất khẩu lạc nhân, bao gồm giá xuất khẩu, thời gian giao hàng và số lượng, nhằm đảm bảo quá trình đàm phán diễn ra suôn sẻ Sự chuẩn bị này đã giúp công ty thương thảo thành công tất cả các điều khoản quan trọng để ký kết hợp đồng.
- Chuẩn bị nhân sự đàm phán:
Nhân sự đàm phán của công ty được đánh giá cao nhờ trình độ đại học trở lên, khả năng giao tiếp tốt và kinh nghiệm chuyên môn vững vàng Năng lực của đội ngũ này đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của cuộc đàm phán Địa điểm đàm phán tại công ty được thiết kế để tạo tâm lý thoải mái và tiện nghi, đồng thời cho phép khách hàng tham quan để hiểu rõ hơn về công ty.
Bước 3: Tiến hành đàm phán
Trong quá trình đàm phán, thông tin hai bên cung cấp cho nhau đầy đủ dễ hiểu.
Việc cung cấp thông tin đã giúp hai bên hiểu rõ quan điểm của nhau, trong khi các thành viên đoàn đàm phán áp dụng hiệu quả các kỹ năng thuyết phục và nhượng bộ Họ kết hợp mục tiêu và thông tin thu thập được để đưa ra những nhượng bộ hợp lý Đoàn đàm phán sử dụng nhiều chiến lược để thuyết phục đối tác, đồng thời biết kết hợp nhượng bộ của mình với nhượng bộ của đối tác, dẫn đến tỷ lệ hợp đồng thành công cao Việc soạn thảo và ký hợp đồng diễn ra sau khi đàm phán, giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến các vấn đề trong hợp đồng nhờ vào việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký.
Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau khi hoàn tất đàm phán, công ty tiến hành kiểm tra và đánh giá để rút ra bài học kinh nghiệm Những thông tin thu được từ quá trình này sẽ giúp công ty cải thiện quy trình đàm phán trong tương lai.
3.4.2 Một số tồn tại và nguyên nhân của tồn tại của công ty
Mặc dù công ty CP XNK Hòa Bình đã đạt được nhiều thành tựu trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu lạc nhân sang thị trường Đức, nhưng vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện trong quy trình này.
Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch chiến lược là việc áp dụng các biện pháp và kỹ thuật cụ thể trong đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, nhiều công ty chỉ tập trung vào việc xác định mục tiêu và chiến lược của riêng mình mà không chú ý đến mục đích, mục tiêu và chiến lược của đối tác Điều này là một thiếu sót lớn, vì việc hiểu rõ đối tác sẽ giúp nâng cao hiệu quả của quá trình đàm phán.
Công ty không có kế hoạch cụ thể cho từng hợp đồng, dẫn đến việc thực hiện các đơn đặt hàng giống nhau Sự lặp lại trong quá trình đàm phán với các khách hàng khác nhau làm giảm tính linh hoạt của nhân viên và có thể gây ra sai sót do không kiểm tra lại thông tin của đối tác trước đó.
Bước 2: Chuẩn bị đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin chung về thị trường, bao gồm tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa và tập quán kinh doanh Việc này giúp đảm bảo sự thành công trong quá trình thương thảo.
Công ty chỉ nắm rõ năng lực tài chính của đối tác, trong khi thông tin về tên, địa chỉ và mặt hàng kinh doanh còn rất hạn chế Việc thu thập thông tin chủ yếu dựa vào đối tác cung cấp, dẫn đến độ tin cậy không cao Đối với các đối tác quen thuộc, công ty không lưu trữ tài liệu mà chỉ dựa vào kinh nghiệm từ các cuộc đàm phán trước Hơn nữa, công ty cũng không chú trọng đến việc chuẩn bị cho nhân sự đàm phán, đây là một thiếu sót lớn cần khắc phục.
Trong quá trình chuẩn bị nội dung cho buổi đàm phán, việc sắp xếp các nội dung không theo thứ tự quan trọng mà phụ thuộc vào thông tin mà đối tác cung cấp có thể khiến công ty trở nên thụ động Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc đàm phán, do đó, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để chủ động hơn trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin.
Việc thiếu chuẩn bị về chuyên gia pháp lý trong quá trình đàm phán có thể dẫn đến những khó khăn khi phát sinh tranh chấp pháp lý, gây ra sự chậm trễ trong việc giải quyết các vấn đề giữa hai bên.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÒA BÌNH
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình
4.2.1 Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán cần phải phù hợp với mục đích và mục tiêu cụ thể của từng cuộc đàm phán, đồng thời cũng phải chú ý đến mục tiêu và nguyện vọng của đối tác.
Công ty cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng hợp đồng riêng biệt, do đối tượng và diễn biến đàm phán có sự khác biệt Việc này giúp tránh lặp lại kịch bản cũ, từ đó nâng cao tính linh hoạt cho các thành viên trong đoàn đàm phán và giảm thiểu sai sót.
4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán
Hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng đàm phán Do đó, công ty cần đầu tư nghiên cứu và chuẩn bị thông tin chi tiết về đối tác và thị trường Đức Việc chi tiêu hợp lý cho việc thu thập và xử lý thông tin là cần thiết để đạt được hiệu quả tốt nhất trong các cuộc thương thảo.
Công ty cần nắm rõ thông tin về đối tác, bao gồm tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, năng lực tài chính và nhân sự tham gia đàm phán Việc chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin này, cùng với việc chú ý đến văn hóa và pháp luật của đối tác Đức, sẽ nâng cao hiệu quả cuộc đàm phán, thể hiện thái độ hợp tác của công ty.
4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết
Trước khi đàm phán, công ty càn chuẩn bị chi tiết các nội dung cần đàm phán.
Trong mỗi nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán, giải pháp giải quyết các tình huống phát sinh
Nội dung đàm phán cần đảm bảo tính chi tiết, rõ ràng và logic, bao gồm các sự kiện và lý lẽ có trình tự hợp lý Đặc biệt, cần có kiến thức chuyên môn sâu, khách quan và đáng tin cậy Đối với mặt hàng lạc nhân, công ty nên ưu tiên đàm phán về quy cách phẩm chất sản phẩm, bảo quản và giá cả Việc chuẩn bị kỹ lưỡng những nội dung quan trọng sẽ giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh và củng cố vị thế trên thị trường.
4.2.4 Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức cho đoàn đàm phán Đối với công ty CP XNK Hoà Bình, nguồn nhân lực có vai trò vô cùng quan trọng nhưng nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng còn thiếu và chưa có đủ năng lực Hiện nay, số lượng nhân viên công ty có thể đảm nhận công tác này là 5 người, có thể đàm phán trực tiếp với đối tác bên Đức chỉ có 3 người Trong đó Giám đốc là trưởng đoàn, là người có kinh nghiệm và luôn tham gia vào các cuộc đàm phán với đối tác Đức Do đó, công ty cần bổ sung thêm người có năng lực chuyên môn, hơn nữa, công ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thông qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn hạn.
Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán cần dựa vào năng lực, chuyên môn và trình độ của từng người Cần phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên, xác định ai sẽ là người đàm phán trực tiếp, ai sẽ ghi chép và cung cấp tài liệu Công ty nên liên kết quyền lợi của nhân viên với kết quả đàm phán để thúc đẩy sự trách nhiệm trong công việc Hơn nữa, các thành viên trong đoàn cần phối hợp ăn ý và hỗ trợ lẫn nhau để tạo ra lợi thế trong quá trình đàm phán.
Khi đàm phán với đối tác Đức, nhân viên cần tiếp cận một cách tự nhiên và thể hiện sự quan tâm đến đối tác để tạo không khí thoải mái Việc gây ấn tượng tốt đẹp ngay từ đầu là rất quan trọng Trong quá trình đàm phán, cần giữ quyền kiểm soát nội dung và đưa ra các lý lẽ thuyết phục để khuyến khích đối tác nhượng bộ, từ đó tạo thế chủ động cho công ty.
4.2.5 Chuẩn bị những cuộc đàm phán thử cho đoàn đàm phán Đối với những hợp đồng lớn, có giá trị cao thì công ty nên có những cuộc đàm phán thử trước khi gặp đối tác Đàm phán thử sẽ giúp cho đoàn đàm phán có thể dự báo phần nào các tình huống xảy ra trên thực tế Hơn nữa, đây cũng chính là bài học thực tế cho nhân viên để nâng cao hơn kỹ năng đàm phán.
4.2.6 Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán
Công ty CP XNK Hoà Bình cần nâng cao vị thế của mình trên bàn đàm phán với đối tác Đức, vì hiện tại vị thế của công ty thường thấp hơn Để khắc phục tình trạng này, công ty không chỉ cần cải thiện trình độ và kỹ năng cho các đàm phán viên, mà còn phải tăng cường khả năng tài chính và mở rộng mạng lưới thông tin để phù hợp hơn với đối tác Điều này sẽ giúp công ty thể hiện tầm quan trọng của mình trong các hợp đồng.
4.2.7 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán Để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quá trình đàm phán, công ty cần thực hiện tốt khâu kiểm tra, giám sát tại mọi thời điểm, từ khi lập kế hoạch cho đến khi kết thúc đàm phán Qua đó, có thể sửa chữa những thiếu sót và tín tại trong cả quy trình đàm phán của công ty với đối tác.
Công ty cần đánh giá toàn bộ quy trình để xác định các bước thực hiện hiệu quả, các bước còn thiếu và những bước cần bổ sung Qua đó, công ty có thể nhận diện các lợi ích đạt được cũng như những nhượng bộ cần thiết đối với đối tác Việc này giúp công ty tổng kết thành công, hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Sau mỗi cuộc đàm phán, công ty nên tổ chức các cuộc họp để đánh giá khách quan kết quả đạt được, đồng thời thẳng thắn nhận diện những sai lầm và thiếu sót Qua đó, công ty có thể rút ra bài học kinh nghiệm quý giá cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Để hoàn thiện quy trình giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu với đối tác Đức, công ty CP XNK Hòa Bình cần nỗ lực không ngừng Bên cạnh đó, sự hỗ trợ từ chính phủ và các bộ ngành liên quan thông qua các chính sách phù hợp là rất quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.
Việc tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và các nước trong Liên minh Châu Âu, đặc biệt là Đức, thông qua diễn đàn kinh tế Á Âu và thỏa thuận kinh tế song phương, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty CP XNK Hoà Bình, thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác Đức.
Nâng cao vai trò của các cơ quan ngoại giao là cần thiết, kết hợp với các bộ, ban ngành để hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong việc tìm kiếm thông tin thị trường và đối tác Đồng thời, cần cập nhật và cung cấp kịp thời, chính xác những thay đổi về luật pháp và văn hóa, giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và thích ứng với môi trường kinh doanh.
Xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch và rõ ràng là cần thiết để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Cần hoàn thiện các thể chế kinh tế phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế, đồng thời đảm bảo sự tương thích với thể chế xã hội Việt Nam.
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động xuất khẩu như thủ tục xuất khẩu, thủ tục hải quan.
Hiện nay, thủ tục hành chính của nhà nước vẫn còn phức tạp, gây cản trở lớn cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với công ty CP XNK Hoà Bình Một trong những yếu tố gây khó khăn nhất cho doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại quốc tế là quy trình thông quan hải quan Dù đã có những cải cách trong thủ tục xuất khẩu và thông quan, nhưng tình hình vẫn chưa thực sự cải thiện, dẫn đến những thách thức cho doanh nghiệp trong hoạt động thương mại quốc tế.
Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo nguồn nhân lực cho thương mại quốc tế, đặc biệt là kỹ năng đàm phán Việc đưa môn học về đàm phán thương mại quốc tế vào giảng dạy sẽ trang bị kiến thức cần thiết cho các thương nhân tương lai ngay từ thời sinh viên.
1 PGS.TS Doãn Kế Bôn- 2010 - giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế- nhà xuất bản chính trị hành chính
2 Đoàn Thị Hồng Vân- 2004- đàm phán trong kinh doanh quốc tế - nhà xuất bản thống kê
3 Hoàng Đức Thân, Phạm Thái Hưng, Phan Tố Uyên - 2006- giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh - nhà xuất bản thống kê
4 Một số luận văn tốt nghiệp tại thư viện trường đại học thương mại:
Phạm Thị Thanh Hương (2013) trong luận văn tốt nghiệp của mình đã nghiên cứu quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Công ty Kangaroo-TB, chi nhánh Công ty TNHH May mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình Nghiên cứu này nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty trên thị trường quốc tế.
Nguyễn Thị Như Quỳnh, vào năm 2014, đã nghiên cứu quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty CP công nghệ Sicom, thuộc trường Đại học Thương Mại.
5 Một số tài liệu nghiên cứu về tình hình kinh doanh của chi nhánh công ty
CP XNK Hòa Bình giai đoạn 2014-2016
6 Website chính thức của Bộ Công thương Việt Nam : www.moit.gov.vn
