TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Vận chuyển hàng hóa quốc tế đã phát triển mạnh mẽ từ khi nền kinh tế hàng hóa ra đời, đặc biệt trong bối cảnh thương mại giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới ngày càng tăng trưởng Sự gia tăng thương mại toàn cầu trong những thập niên gần đây đã thúc đẩy sự phát triển của các phương thức vận tải, đặc biệt là giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không Đặc biệt, với tư cách là thành viên của Hiệp Hội Thương Mại Thế Giới (WTO), Việt Nam cần nâng cao nghiệp vụ ngoại thương và vận tải quốc tế để bắt kịp với tốc độ phát triển kinh tế toàn cầu trong tương lai.
Trong bối cảnh nhu cầu vận tải hàng hóa bằng đường hàng không ngày càng tăng trên toàn cầu, Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld nổi bật như một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển cả trong nước và quốc tế Nhận thức được tầm quan trọng của công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Eworld đang nỗ lực hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển hàng không, để phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, một số khâu trong quy trình giao nhận vẫn còn tồn tại bất cập, dẫn đến những rủi ro không mong muốn Do đó, việc nghiên cứu và cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty là rất cần thiết.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về "Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld" tập trung vào việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Bài viết không chỉ nêu bật những thành tựu mà công ty đã đạt được mà còn chỉ ra những tồn tại trong quy trình thực hiện giao hàng xuất khẩu Từ đó, nghiên cứu đưa ra các nguyên nhân dẫn đến những vấn đề này và đề xuất giải pháp khắc phục, cùng với các kiến nghị nhằm cải thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty và hỗ trợ từ Nhà nước.
Một vài năm gần đây có một số bài khóa luận cũng viết về đề tài này như:
Công ty cổ phần giao nhận vận tải và thương mại Vinamilk đã hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ Khóa luận tốt nghiệp này tập trung phân tích quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ, nhằm tối ưu hóa hoạt động logistics và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường xuất khẩu Việc cải tiến dịch vụ không chỉ giúp Vinamilk tăng cường vị thế cạnh tranh mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành logistics Việt Nam.
Phan Vân Quyên, An Thị Thanh Nhàn hướng dẫn- khoa TMQT, 2013-52 trang.
Bài khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Đức Hoàng Nam, dưới sự hướng dẫn của An Thị Thanh Nhàn tại khoa Thương mại Quốc tế, năm 2013, trình bày về việc hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường hàng không tại chi nhánh Kintetsu World Express VN Tài liệu dài 36 trang, tập trung vào các giải pháp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình logistics, góp phần cải thiện dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực vận tải hàng không.
Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành đang triển khai các giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Đề tài khóa luận tốt nghiệp của Lữ Hồng Nhung và An Thị Thanh Nhàn (2013) tập trung vào việc phân tích và đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình logistics, nâng cao hiệu quả vận chuyển và đảm bảo chất lượng dịch vụ Các giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế.
Các đề tài đã giúp hoàn thiện lý thuyết về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường hàng không, đặc biệt là quy trình giao hàng xuất khẩu Bên cạnh đó, chúng cũng đưa ra các định hướng phát triển cho hoạt động giao nhận tại công ty, cùng với những đề xuất và kiến nghị nhằm cải thiện quản lý quy trình này cho các doanh nghiệp và Nhà nước.
Mỗi đề tài nghiên cứu đều có đối tượng và phạm vi khác nhau Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld, tôi nhận thấy đây là một đề tài phù hợp và đặc biệt, vì chưa có nghiên cứu nào được thực hiện về vấn đề này tại công ty.
Mục đích nghiên cứu
Để nghiên cứu và đề xuất giải pháp cho hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld, cần tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến quy trình vận chuyển, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Mục tiêu nghiên cứu đầu tiên là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Nghiên cứu này tập hợp, so sánh và đối chiếu các khái niệm, định nghĩa, lý thuyết và quan điểm, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc phân tích thực trạng và đề xuất các kiến nghị trong tương lai.
Mục tiêu thứ hai của khóa luận là khảo sát thực trạng giao hàng xuất khẩu trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, với trọng tâm là hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không.
Mục tiêu cuối cùng của khóa luận là đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld, từ đó đề xuất các giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình này.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị thực tập Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích các bước và yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng, nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
1.5.1 Phạm vi về không gian
Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld
1.5.2 Phạm vi về thời gian
Phạm vi nghiên cứu về thời gian trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017
1.5.3 Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung chủ yếu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Vì khuôn khổ của bài khóa luận là có hạn, không thể trình bày hết những vấn đề liên quan nên em xin phép được phép giới hạn các nội dung nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế tập trung vào các bước trong thực hiện giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không nhằm tiếp nhận vấn đề một cách trọng tâm và khoa học hơn Từ đó rút ra những tồn tại để đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận cũng như hiệu quả hoạt động của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu để hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và quy trình giao nhận hàng.
1.6.1 Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thập thông tin và tài liệu từ phòng Kế toán - Tài chính và phòng Marketing Những số liệu này đã được phân tích và thảo luận, cho phép chúng tôi hiểu rõ hơn về nguồn thu thập và cách xử lý thông tin qua các năm Qua đó, chúng tôi nhận thấy tốc độ phát triển cũng như tình hình thu chi của công ty trong các giai đoạn khác nhau.
1.6.2 Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp
Thông tin sơ cấp được thu thập trực tiếp từ khách hàng và nhân viên doanh nghiệp, tạo ra dữ liệu gốc chưa qua xử lý Qua quá trình thực tập, tôi đã quan sát, ghi chép và tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra Đặc biệt, tôi đã phỏng vấn các nhân viên tại phòng Nghiệp vụ chứng từ và phòng Kế toán - Tài chính về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp Những thông tin thu thập được đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong việc viết khóa luận, giúp phản ánh sát thực tình hình phát triển của doanh nghiệp.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 3: Phân tích thực trạng của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế EworldChương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hóa nhập khẩu của Công ty TNHH Công nghệ và Thương mạiQuốc tế Eworld
SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Khái quát chung về nghiệp vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm về giao nhận
Trong thương mại quốc tế, khoảng cách giữa người bán và người mua thường rất lớn, khiến việc vận chuyển hàng hóa trở thành yếu tố then chốt trong thực hiện hợp đồng Để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người mua, cần thực hiện một chuỗi công việc liên quan như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng đến nơi nhận.
Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận – Forwading.
Giao nhận là một hoạt động kinh tế quan trọng, liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Theo Điều 36 Luật Thương Mại, dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).
Theo Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), giao nhận vận tải bao gồm mọi dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, cũng như các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa quốc tế là dịch vụ tổ chức vận chuyển hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận, giữa các quốc gia Người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng với chủ hàng và người vận tải để thực hiện dịch vụ Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
2.1.2 Vai trò của giao nhận trong thương mại
Trong bối cảnh quốc tế hóa đời sống xã hội và sự gia tăng hợp tác thương mại giữa các quốc gia, vai trò của giao nhận ngày càng trở nên quan trọng hơn.
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, giúp tối ưu hóa dung tích và tải trọng của các phương tiện, công cụ vận tải và các thiết bị hỗ trợ khác.
Thứ hai, giao nhận giúp giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu.
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, bao gồm chi phí xây dựng kho bãi và chi phí thuê kho của người giao nhận, cũng như giảm thiểu chi phí đào tạo nhân công.
Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
- Giao nhận nội địa (Giao nhận truyền thống): Là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước.
- Giao nhận quốc tế: Là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở quốc tế, ra khỏi phạm vi quốc gia.
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh giao nhận:
- Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng và nhận hàng.
Giao nhận tổng hợp là hoạt động bao gồm không chỉ giao nhận hàng hóa mà còn cả xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển đường ngắn và quản lý kho hàng.
Căn cứ vào phương thức vận tải:
- Chuyên chở bằng đường hàng không
- Chuyên chở bằng đường biển
- Chuyên chở bằng đường sông
- Chuyên chở bằng đường sắt
- Chuyên chở bằng đường ô tô
- Vận tải đa phương thức
2.1.4 Nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao nhận
Người giao nhận hàng có thể thay mặt người gửi hoặc người nhận để xử lý toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa cho đến khi đến tay người nhận cuối cùng Thông thường, nếu không có yêu cầu từ người gửi hoặc nhận, người giao nhận sẽ đảm nhận các thủ tục và chứng từ cần thiết Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua các đại lý và dịch vụ của bên thứ ba.
- Dịch vụ giao nhận thay mặt người gửi hàng ( người XK) Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng người giao nhận sẽ:
+ Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp + Lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc.
+ Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận…
Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư và các quy định của chính phủ liên quan đến giao hàng tại nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các nước quá cảnh là rất quan trọng Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Đóng gói hàng hóa cần được thực hiện với sự chú ý đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa và các quy định pháp luật liên quan tại nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhận hàng.
+ Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần.
+ Cân đo hàng hóa + Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng.
+ Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở.
+ Lo việc giao dịch ngoại hối ( nếu có) + Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước.
+ Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng.
+ Thu xếp việc chuyển tải trên đường ( nếu cần).
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến tay người nhận là rất quan trọng, thông qua việc thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa người chuyên chở và đại lý giao nhận ở nước ngoài.
+ Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa nếu có.
+ Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổn thất của hàng hóa ( nếu có).
- Dịch vụ thay mặt người nhận hàng ( người nhập khẩu) Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu người giao nhận sẽ:
+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng.
+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước ( nếu cần).
+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho hải quan và những nhà đương cục khác.
+ Thu xếp việc lưu kho quá cảnh ( nếu cần) + Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng.
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hàng hóa nếu có.
+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần.
2.1.5 Trách nhiệm của người giao nhận 2.1.5.1 Khi làm đại lý vận tải
Người giao nhận luôn được đề cập đến như là chiếc cầu nối giữa người gửi hàng với người chuyên chở trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa
Người chuyên chở ( Carrier) Người giao nhận 2
Người giao nhận đóng vai trò là đại lý, có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm cho những sơ suất, lỗi lầm như giao hàng không đúng chỉ dẫn, thiếu sót trong việc mua bảo hiểm dù đã được hướng dẫn, chở hàng không đúng quy định, sai sót trong thủ tục hải quan, gửi hàng mà không thu tiền từ người nhận, và có thể bị bên thứ ba, như người chuyên chở, khiếu nại về hư hỏng, mất mát hàng hóa hoặc tổn thất cá nhân trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
2.1.5.2 Khi làm người chuyên chở
Trong trường hợp này, Người giao nhận được coi là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm về các sai sót và mất mát của chính mình cũng như của những người giao nhận khác mà họ đã thuê để thực hiện hợp đồng.
Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của hàng không Việt Nam
Ngành Vận tải hàng không không chỉ chuyên chở hành khách mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các quốc gia Dưới đây là một số thông tin cần thiết về thủ tục giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu cần chuẩn bị hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết để giao hàng cho hãng hàng không.
Thông thường, họ ủy thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng một hợp đồng ủy thác giao nhận
Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa.
Quy trình giao hàng xuất khẩu như sau:
Người xuất khẩu cần giao hàng cho người giao nhận, đồng thời cung cấp thư chỉ dẫn để người giao nhận có thể chuyển giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn.
Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng;
- Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển;
- Ðặc điểm và số lượng hàng hóa;
- Phương pháp thanh toán cước phí;
- Ký mã hiệu hàng hóa;
- Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hóa;
- Liệt kê các chứng từ gửi kèm.
Bước 2: Người giao nhận cấp giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR - Forwarder’s Certificate of Receipt) cho người xuất khẩu Giấy chứng nhận này xác nhận rằng người giao nhận đã chính thức nhận hàng.
FCR gồm những nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ của người uỷ thác;
- Tên, địa chỉ của người nhận hàng;
- Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa;
- Số lượng kiện và cách đóng gói;
- Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận.
Bước 3: Người giao nhận sẽ cung cấp giấy chứng nhận vận chuyển (FTC - Forwarder’s Certificate of Transport) nếu họ có trách nhiệm giao hàng đến điểm đến.
Nội dung chính của FTC gồm:
- Tên địa chỉ của người ủy thác;
- tên và địa chỉ của người nhận hàng;
- Ký mã và số hiệu hàng hóa;
- Cước phí và kinh phí trả cho;
- Nơi và ngày phát hành chứng từ.
Bước 4 : Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (FWR
– Frwarder’s Warehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không.
FWR gồm những nội dung chính sau:
- Tên và người cung cấp hàng;
- Tên người gửi vào kho;
- Tình trạng bên ngoài của hàng hoá khi nhận và ai nhận;
- Mã và số hiệu hàng hóa;
- Số hiệu và bao bì.
- Nơi và ngày phát hành FWR.
Dựa trên uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận sẽ tiến hành thu thập và lập các chứng từ cần thiết để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không.
+ Giấy phép xuất nhập khẩu:
+ Bản kê chi tiết hàng hóa:
+ Bản lược khai hàng hóa:
+ Giấy chứng nhận xuất xứ:
+ Tờ khai hàng hóa XNK (khai hải quan) + Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại (xem phần chứng từ hàng không)
Bước 6 : Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:
- Các bản còn lại của MAWB và HAWB
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ trả lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB), đồng thời thông báo về thuế và thu tiền cước cùng với các khoản chi phí cần thiết liên quan.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ EWORLD
Khái quát về công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ EWORLD là một trong những công ty giao nhận chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp đa dạng dịch vụ cho khách hàng Người đại diện theo pháp luật của công ty là ông Lại Minh Tùng, Tổng Giám đốc, cùng với ông Vũ Hoàng Hải, Giám đốc chi nhánh, và bà Lã Thị Thu Hiền, Phó Giám đốc chi nhánh.
- Tên doanh nghiệp đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ EWORLD
- Địa chỉ trụ sở chính: Nhà số 10, Ngõ 168 Nguyễn Xiển, Thanh Xuân, Hà Nội
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 17 tháp A tòa nhà Sông Đà, 36 Mễ Trì Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Chi nhánh HCM: Tòa nhà Blue diamond, Y2-Y3-Y4 Hồng Lĩnh, Phường 15 Quận 10, Thành phố HCM.
- MST: 0106446394 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp ngày 13/2/2014.
Sau gần 5 năm phát triển, Công ty TNHH công nghệ và thương mại Eworld đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc, Mỹ, Nhật Doanh nghiệp này đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường và tạo niềm tin nơi khách hàng, đồng thời không ngừng cải tiến và mở rộng hoạt động.
Hiện nay, công ty đang có 2 chi nhánh tại Hà Nội và HCM lấy tên là Tomahawk như một công ty con của mình.
Công ty được đánh giá là một trong những công ty giao nhận chuyên nghiệp ở Việt Nam, cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng hóa đến khách hàng:
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ order hàng Trung Quốc, Mỹ, Nhật
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không và đường bộ.
Công ty cung cấp dịch vụ kí gửi hàng hóa
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty
Sơ đồ 3.1: Tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Eworld Chức năng của các phòng ban:
Ban Giám Đốc là cơ quan chủ chốt của Công ty, có nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và điều hành tất cả các hoạt động của Công ty theo quy định pháp luật Họ tổ chức và điều hành các dịch vụ nhằm mang lại lợi ích cho Công ty trong hiện tại và tương lai.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý công tác nhân sự, bao gồm việc xử lý hợp đồng lao động và đảm bảo tuân thủ nội quy, quy định của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn lên kế hoạch và triển khai các hoạt động liên quan đến nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và môi trường công sở.
NG CS KH tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân viên, sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm và tính lương cho nhân viên.
Bộ phận sales và marketing: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp thị dịch vụ và hướng dẫn khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty
Bộ phận xuất nhập khẩu: gồm 2 bộ phận: bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm lập các tài liệu hải quan và liên quan, nhằm hỗ trợ cho bộ phận giao nhận Đồng thời, bộ phận này phối hợp chặt chẽ với bộ phận giao nhận để kịp thời điều chỉnh và xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ theo dõi liên tục các thay đổi trong chính sách của Nhà nước và cập nhật các văn bản luật mới nhất liên quan đến xuất nhập khẩu Đồng thời, bộ phận này cũng đảm nhận việc theo dõi và lưu trữ các chứng từ của công ty.
Trong trường hợp cần thiết, bộ phận này sẽ liên hệ với hãng hàng không, công ty vận tải và khách hàng để tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến hàng hóa.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giao nhận, đóng gói và làm thủ tục thông quan cho hàng hóa Họ có trách nhiệm theo dõi và thông báo kịp thời tình hình giao nhận tại cảng, đồng thời phối hợp chặt chẽ với bộ phận chứng từ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất.
Bộ phận kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ sau
Quản lý tài chính công ty một cách toàn diện, bao gồm việc cân đối các nguồn vốn và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, kế toán và kiểm toán.
- Tiến hành thanh toán các khoản thu chi, các chứng từ xuất nhập khẩu trong hợp đồng.
Lập và trình bày báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm cho giám đốc, đồng thời thực hiện báo cáo thống kê định kỳ về các hoạt động tài chính cho Nhà nước.
- Giao dịch với ngân hàng.
- Tính lương, thưởng, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên.
3.1.4 Nguồn nhân lực của đơn vị
Công ty hiện có gần 250 nhân viên, trong đó chi nhánh Tomahawk có 80 nhân viên Mục tiêu hàng đầu của Ban lãnh đạo là đào tạo nguồn nhân lực, vì vậy công ty rất chú trọng đến công tác tuyển chọn và bố trí nhân sự Đội ngũ cán bộ bao gồm các cử nhân kinh tế có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về xuất nhập khẩu hàng hóa trong nước và quốc tế, cùng với quy trình thủ tục hải quan.
Công ty đã triển khai nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích sự tham gia tích cực của các thành viên trong các hoạt động Quá trình quản lý, tổ chức và đào tạo cán bộ diễn ra thường xuyên, phù hợp với tình hình kinh doanh trên thị trường Để trẻ hoá đội ngũ, công ty đang tuyển dụng nhân viên mới có năng lực, đặc biệt là những người có khả năng Marketing tốt và sẵn sàng giao phó trách nhiệm cho cán bộ trẻ Đặc biệt, công ty ưu tiên những ứng viên có lợi thế về tiếng Trung để đáp ứng hiệu quả công việc.
Chính sách đãi ngộ và chế độ lao động tốt đã mang lại sự hài lòng cho nhân viên, giúp họ làm việc hiệu quả hơn Điều này đã góp phần tạo ra những kết quả kinh doanh ấn tượng cho Công ty trong thời gian qua.
Bảng 3.1 Cơ cấu lao động trong công ty Eworld
Chỉ tiêu phân bổ lao động Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Phân theo trình độ: Đại học và trên đại học Trung câp và Cao đẳng Phổ thông trung học
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của công ty XNK tổng hợp I) 3.1.5 Cơ sở vật chất của Công ty
Cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ là bộ mặt của công ty mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu năng lực và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Eworld sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiệu quả Chúng tôi cung cấp các thiết bị văn phòng như hệ thống máy vi tính kết nối Internet, máy Fax, máy Photocopy và máy in, nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty
Giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là một phần thiết yếu trong buôn bán quốc tế, giúp đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm Hoạt động này không chỉ thúc đẩy tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải mà còn tối ưu hóa dung tích và tải trọng, giảm giá thành hàng hóa xuất khẩu và chi phí cho nhà nhập khẩu Sự phát triển của vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không đang gia tăng do nhu cầu cao, yêu cầu các công ty giao nhận nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh Nhận thức được tầm quan trọng của giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, công ty Eworld luôn chú trọng đầu tư vào lĩnh vực này.
Trong những năm qua, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, với doanh thu ổn định tăng qua từng năm, đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu của công ty Kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không từ năm 2015 đến năm 2017 được thể hiện rõ qua bảng dưới đây.
Bảng 3.2: Sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Đơn vị: Tấn
Sản lượng giao nhận bằng đường hàng không 429.890 435.970 482.412 Tổng sản lượng của công ty 1.792.135 2.226.092 2.704.103
Nguồn:Báo cáo hàng năm của Công ty Eworld
Trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận hàng hóa có xu hướng tăng nhẹ từ năm 2015 đến 2017, với năm 2017 đạt mức cao nhất từ trước đến nay và dự kiến sẽ tiếp tục tăng Tuy nhiên, sản lượng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty vẫn còn thấp, cụ thể là 429.890 tấn vào năm 2015, 435.970 tấn vào năm 2016, và 482.412 tấn vào năm 2017 Nguyên nhân chủ yếu là do hoạt động giao nhận bằng đường hàng không mới được triển khai từ cuối năm 2014 và chi phí cao hơn so với giao nhận bằng đường bộ, cùng với quy trình thủ tục phức tạp và nguồn vốn hạn chế Trong năm 2018, công ty dự kiến sẽ tập trung mở rộng hoạt động giao nhận bằng đường hàng không.
Các mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không thường là những sản phẩm nhẹ, có giá trị cao và dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển Công ty TNHH công nghệ và thương mại Quốc tế EWORLD chuyên cung cấp các mặt hàng như hàng hóa giá trị cao, hàng dễ vỡ, quần áo và linh kiện điện tử nhỏ Đặc biệt, hàng hóa chứa pin phải được giao nhận bằng đường bộ do tính chất đặc thù của chúng.
Khi hàng hóa về Việt Nam, nếu khách hàng chưa kịp thanh toán hoặc không có thời gian nhận hàng, công ty sẽ hỗ trợ lưu kho hàng hóa tại kho Việt Nam cho đến khi khách hàng hoàn tất thủ tục thanh toán.
Các dịch vụ lưu kho của công ty bao gồm:
- Nhận và lưu kho hàng hóa
- Cung cấp xe nâng và cần cẩu
- Lựa chọn, đóng gói, đóng thùng, dán nhãn mác, phân loại và cách ly hàng hóa
- Giao hàng và phấn phối nhanh
Công ty sở hữu hai kho hàng kiên cố tại Hà Nội và TP.HCM, với tổng diện tích 10.000 m², thuận lợi cho việc lưu trữ và phân phối hàng hóa Cả hai kho đều được trang bị hệ thống giá kệ chuyên dụng, phần mềm quản lý hiện đại và đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp Ngoài ra, Eworld còn có đầy đủ thiết bị bốc dỡ như xe nâng, băng tải và phần mềm quản lý hàng hóa Tuy nhiên, vào những tháng cao điểm, kho hàng không đủ sức chứa dẫn đến việc công ty không thể nhận thêm đơn hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu.
Biểu đồ 1.1: Mức độ tăng trưởng của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm công ty Eworld
Trong giai đoạn 2015-2017, hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không có mức độ tăng trưởng giảm dần, cụ thể năm 2015 đạt 23.99%, năm 2016 còn 19.59% và năm 2017 chỉ còn 17.84% Nguyên nhân chính là do dịch vụ giao nhận hàng không mới được triển khai từ năm 2014, trong khi công ty vẫn còn hạn chế về vốn và số lượng đối tác, cùng với chi phí giao nhận ngày càng tăng.
Công ty Eworld, với Trung Quốc là đối tác chính, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường bộ Mặc dù sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không còn khiêm tốn, nhưng nó cũng đóng góp vào thành công chung của công ty Eworld đang từng bước khẳng định vị thế của mình trong phương thức vận tải hàng không.
Trong những năm tới, công ty Eworld sẽ mở rộng hệ thống kinh doanh, tập trung vào phát triển hoạt động logistics, tìm kiếm đối tác mới và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
Phân tích thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld
3.1.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty
Vận tải hàng không là phương thức vận chuyển hàng hóa chủ yếu bằng máy bay, rất phù hợp cho việc chuyển phát nhanh các bưu phẩm nhỏ gọn và có trọng lượng nhẹ Hình thức này đặc biệt hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế, bao gồm các mặt hàng dễ hỏng như hoa và đồ điện tử.
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld hiện đang hợp tác với một số đối tác như Thai Cargo và China Airlines Eworld chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, đại diện cho người gửi hàng (xuất khẩu) và người nhận hàng (nhập khẩu) Dựa trên chỉ dẫn của khách hàng, Eworld thực hiện các công việc cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
- Giám sát việc vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người gửi hàng
- Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là vận đơn.
- Nhận hàng của người chuyên chở.
- Thực hiện khai báo hải quan và trả các lệ phí, thuế và những phí khác.
- Giao hàng cho người nhận hàng.
- Cụ thể theo quy trình các bước sau đây:
Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không:
Bước 1 : Cung cấp thông tin cho Phòng hàng không ( công ty Eworld) hoặc hãng hàng không để book hàng.
Người gửi hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cho người giao nhận hoặc hãng hàng không, bao gồm tên người gửi, người nhận, bên thông báo, mô tả hàng hóa (loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích), ngày bay dự kiến, tên sân bay đến, cước phí và phương thức thanh toán Sau khi kiểm tra thông tin và lịch bay, công ty Eworld hoặc hãng hàng không sẽ gửi booking note cho người gửi hàng, trong đó có đầy đủ thông tin đã cung cấp, bao gồm tên chuyến bay và ngày giờ bay.
Bước 2: Khai hải quan cho lô hàng và giao hàng cho công ty Eworld Thứ nhất khai hải quan cho lô hàng:
Đối với hàng phi mậu dịch, cần làm tờ khai hải quan phi mậu dịch và kẹp cùng tờ cân màu để nộp cho hải quan Sau khi kiểm tra và soi hàng, hải quan sẽ đóng dấu vào tờ cân xanh Ngược lại, đối với hàng mậu dịch, tờ cân xanh sẽ được đưa cho chủ hàng để họ thực hiện khai hải quan, và hải quan sẽ đóng dấu sau khi hoàn tất.
Doanh nghiệp cần thực hiện quy trình mở tờ khai tại chi cục hải quan quản lý hàng gia công Sau khi lấy số tờ khai và đóng lệ phí hải quan, doanh nghiệp sẽ rút tờ khai bản lưu để giao chung với biên bản bàn giao hải quan cho công ty Eworld, nếu hàng hóa thuộc diện miễn kiểm.
- Mang 2 tờ khai cùng với phiếu tiếp nhận, giấy giới thiệu, Packing list,Invoice và hợp đồng để khai tờ khai hải quan sân bay.
- Lấy số và đóng lệ phí hải quan.
- Tờ khai sẽ được lấy tại hải quan kho hàng hóa xuất.
- Giao hàng cho bên phía Công ty Eworld
Người giao nhận của Công ty Eworld sẽ cung cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (FWR) khi hàng hóa được lưu trữ tại kho của công ty trước khi được gửi đi bằng hãng hàng không.
Dựa trên ủy thác từ người xuất khẩu, công ty Eworld sẽ tiến hành tập hợp và lập các chứng từ cần thiết để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không.
Để thực hiện quy trình nhập khẩu, trước tiên cần có giấy phép nhập khẩu Thứ hai, cần chuẩn bị bản kê chi tiết hàng hóa, bao gồm thông tin cụ thể về hàng hóa từ người gửi, thường được gọi là phiếu đóng gói hoặc bản khai chi tiết.
Bản lược khai hàng hóa là tài liệu quan trọng do công ty Eworld lập khi thực hiện giao hàng với nhiều lô hàng lẻ được gửi chung trong một vận đơn, thường được áp dụng trong trường hợp gom hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa, tờ khai hàng hóa xuất khẩu (khai hải quan), và vận đơn hàng không cùng hóa đơn thương mại là những tài liệu quan trọng trong quy trình xuất khẩu.
Bước 5 : Xuống hàng và cân hàng
Khi đưa hàng ra bãi chuẩn bị cân hàng để đưa hàng lên máy bay thì công ty giao nhận thực hiện các bước sau:
Tìm mâm để xuống hàng, chú ý khối lượng mâm để cân chính xác
Đo kích thước để tính Volume Weight ghi vào tờ cân hàng
Cần tìm nhân viên kho hàng để thực hiện việc cân hàng theo yêu cầu của các hãng hàng không Sau khi hoàn tất việc cân, nhân viên giám sát sẽ ký vào biên bản cân Biên bản này có màu vàng và được giữ kèm theo booking.
Bước 6 : Đánh MAWB trên airlines
Bên kiểm soát hàng hóa hàng không sẽ cung cấp cho công ty một tờ cân trắng kèm theo booking để đánh MAWB và ghi số kg vào HAWB Cần chú ý rằng địa chỉ của người nhận (Consignee) trên tờ cân phải chính xác Sau khi hoàn tất việc đánh bill, tùy thuộc vào từng hãng hàng không, sẽ tiến hành xé bill và thường giữ lại 2 bản (1 bản cho shipper và 1 bản để thanh lý hải quan).
Bước 7 : Thanh lý hải quan, đóng phí TCS
Để thanh lý hải quan cho lô hàng, trước tiên bạn cần lấy tờ cân xanh đã được đóng dấu hải quan cùng với MAWB và HAWB thanh lý (nếu có) Sau đó, mang các tài liệu này đến phòng thanh lý hải quan để đóng phí Cuối cùng, hải quan sẽ đóng dấu xác nhận đã thanh lý trên tờ cân màu xanh.
Nếu lô hàng đi các airlines có phí TCS thì lấy tờ cân hồng ghi MST lên rồi nộp vào phòng thu phí TCS
Bước 8: Soi an ninh lô hàng và bấm hồ sơ trên airrlines
Bên làm hàng sẽ trình tờ cân xanh vừa thanh lý xong để cho hàng vào soi và đóng phí Security theo số kg.
Sau khi hoàn tất thủ tục với hãng hàng không và sân bay, cũng như thanh toán các chi phí liên quan, công ty Eworld sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa.
Các bản còn lai của MAWB và HAWB
Bản kê khai chi tiết hàng hóa
Giấy chứng nhận xuất xứ
Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ trả lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB) kèm theo thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí liên quan cần thiết.
Đánh giá thực trạng về quy trình giao hàng XK bằng đường hàng không của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Quốc tế Eworld
3.4.1 Thành công mà công ty đạt được
Trong những năm qua, công ty TNHH công nghệ và thương mại quốc tế EWORLD đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, bao gồm việc khai trương chi nhánh mới tại thành phố Hồ Chí Minh Việc thực hiện đúng chiến lược cạnh tranh đã giúp công ty duy trì nguồn khách hàng ổn định và gia tăng mạnh mẽ trong những năm gần đây.
Công ty không chỉ thành công trong việc tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, mà còn sở hữu đội ngũ kế toán có năng lực và kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Bộ phận kế toán được tổ chức hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của từng nhân viên, giúp thanh toán đơn hàng nhanh chóng, đảm bảo tiến độ mua sắm Đồng thời, bộ phận này còn góp phần tối thiểu hóa các chi phí không cần thiết, từ đó gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Mỗi nhân viên trong công ty đều nỗ lực hết mình, tạo nên sự gắn kết chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng Khả năng liên kết và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các phòng ban giúp quy trình làm việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu và hãng xe trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam đúng tiến độ Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả logistics mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.
Công ty chú trọng công tác đào tạo nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn và ngoại ngữ Các khóa học nghiệp vụ và ngoại ngữ được tổ chức nhằm củng cố kiến thức và kỹ năng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn Bên cạnh đó, công ty còn cử nhân viên đến chi nhánh Hồ Chí Minh để trao đổi kinh nghiệm, từ đó hoàn thiện bản thân và nâng cao năng lực làm việc.
Các hợp đồng và giá trị của chúng đang gia tăng, cho thấy sự mở rộng và hiệu quả kinh doanh của công ty Sản phẩm của công ty ngày càng được ưa chuộng, với nhu cầu tăng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tồn tại và phát triển Điều này cũng góp phần xây dựng lòng tin và mối quan hệ gắn bó với các bạn hàng trên thị trường quốc tế.
Việc sử dụng vốn cho hoạt động giao nhận của công ty ngày càng hiệu quả, với tỷ suất lợi nhuận theo vốn và hiệu quả sử dụng vốn lưu động, cố định, tổng vốn dành cho nhập khẩu đều có xu hướng tăng qua các năm, đặc biệt mạnh mẽ trong giai đoạn 2016-2017 Điều này chứng tỏ công ty đã tận dụng triệt để các nguồn vốn để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận xuất khẩu.
3.4.2 Hạn chế của công ty
Công ty đang đối mặt với một số vấn đề và hạn chế cần khắc phục, bao gồm các yếu tố như nhân lực, hệ thống kho bãi, vốn, thị trường phân phối và thị trường nhập khẩu.
Nguồn vốn kinh doanh hạn chế khiến Công ty không thể đầu tư mạnh vào các đơn vị cung cấp và thúc đẩy hoạt động bán hàng Năm 2015, nguồn vốn tự có cho hoạt động nhập khẩu chỉ đạt 5,8 tỷ đồng, trong đó 2,9 tỷ đồng là chi phí nhập khẩu, phần còn lại phải vay từ ngân hàng Việc phải thế chấp tài sản để vay vốn đã hạn chế khả năng vay mượn, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch nhập khẩu các mặt hàng điện tử cao cấp như máy điều hòa, máy giặt và máy hút bụi.
- Hạn chế về nhân sự:
Công ty Eworld hiện đang gặp khó khăn trong việc tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên do quy mô còn hạn chế, ảnh hưởng đến không gian và cơ sở vật chất Mặc dù công ty chú trọng đến chính sách lương thưởng và đãi ngộ, nhưng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu từ Trung Quốc, việc giữ chân và thu hút nhân tài trở nên khó khăn trước áp lực từ các đối thủ lớn hơn Đội ngũ nhân viên hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực kho bãi, dẫn đến tình trạng quá tải và mệt mỏi cho nhân viên Năng suất lao động chưa cao một phần do sự phân công công việc chưa hợp lý, với nhiều nhân viên ở khâu tổng hợp nhưng ít việc, gây lãng phí thời gian.
Việc thiếu một quy trình hoàn thiện cho hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu đã gây ra nhiều khó khăn và tốn kém trong thủ tục khai hải quan, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Hạn chế về cơ sở vật chất:
Mặc dù công ty sở hữu hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị đầy đủ, nhưng đội xe vẫn thiếu, đặc biệt là xe tải nhỏ phục vụ thu gom và trả hàng lẻ Điều này dẫn đến việc công ty thường phải thuê xe ngoài trong những tháng hàng hóa về nhiều, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến doanh thu Hơn nữa, việc sử dụng phương tiện chưa hợp lý khi công ty phải cử xe lớn cho những lô hàng nhỏ chỉ 1-2 m³, gây lãng phí Diện tích kho bãi cũng chưa đủ lớn để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đặc biệt trong mùa cao điểm vào cuối năm, khiến công ty không thể đáp ứng kịp thời, gây tổn thất.
- Việc ứng dụng khoa học công nghệ thông tin chưa thực sự được chú trọng:
Công nghệ thông tin ngày càng quan trọng trong sự phát triển xã hội, đặc biệt trong kinh doanh Mặc dù công ty đã có trang web riêng, nhưng việc duy trì và phát triển trang này chưa được chú trọng, dẫn đến thông tin và dịch vụ không được cập nhật thường xuyên Khách hàng gặp khó khăn trong việc tìm hiểu về công ty và sản phẩm, gây mất mát khách hàng tiềm năng Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc tìm kiếm đối tác và khách hàng qua mạng trở nên phổ biến, nhưng công ty vẫn chưa chú trọng đến hình thức giao dịch này Do đó, công ty cần lập kế hoạch rõ ràng để cải thiện hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng công nghệ thông tin.
PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Định hướng mảng kinh doanh chung của Doanh nghiệp
Với chính sách mở cửa kinh tế, Việt Nam sản xuất hàng hóa ngày càng nhiều, dẫn đến nhu cầu trao đổi hàng hóa toàn cầu gia tăng Mối quan hệ thương mại giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực cũng như trên thế giới đang ngày càng được mở rộng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động buôn bán hai chiều Triển vọng phát triển hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế tại Việt Nam trong những năm tới rất khả quan.
Dựa trên tình hình hoạt động hiện tại của công ty và xu hướng phát triển của thị trường gần đây, công ty cần xác định một phương hướng phát triển phù hợp và đề xuất các giải pháp cụ thể để triển khai kế hoạch đó.
Trong thời gian tới, công ty sẽ tập trung củng cố hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh doanh Ban lãnh đạo sẽ kết hợp hài hòa các phương thức giao nhận hàng hóa, bao gồm đường bộ và hàng không, nhằm hỗ trợ lẫn nhau Đồng thời, công ty sẽ giữ vững thị trường hiện tại và tìm biện pháp mở rộng hoạt động giao nhận ra các thị trường mới Định hướng cho những năm tiếp theo sẽ được cụ thể hóa để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Công ty Eworld tiếp tục nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận, khai hải quan và khai thác kho bãi, những lĩnh vực mà công ty đã có thế mạnh truyền thống.
Công ty cần tập trung vào việc khai thác hiệu quả hai kho bãi tại Cảng Hải Phòng và kho hàng ở sân bay Nội Bài Hà Nội Đây sẽ là dịch vụ chủ yếu giúp đảm bảo sự phát triển và tồn tại của công ty trong bối cảnh Việt Nam gia nhập các tổ chức và hiệp hội kinh tế khu vực và quốc tế.
Tiếp tục mở rộng mối quan hệ giao dịch với các tổ chức giao nhận quốc tế, thông qua hiệp hội giao nhận kho vận Vietnam.
Để duy trì sự phát triển bền vững, cần giữ vững mối quan hệ với đại lý, khách hàng và hợp đồng đã ký kết, đồng thời loại bỏ những đại lý và cộng tác viên thiếu năng lực, không đáng tin cậy hoặc gặp vấn đề về công nợ Bên cạnh đó, cần tích cực tìm kiếm và mở rộng mạng lưới bạn hàng mới, nắm bắt thông tin và hiểu rõ khả năng cũng như yêu cầu ủy thác của khách hàng cả trong và ngoài nước.
Để phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận, cần phải tăng cường công tác giao nhận, vận tải và bảo quản hàng hóa trong nước Điều này đòi hỏi xây dựng năng lực tổ chức vững mạnh và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên.
Để duy trì vị thế trên thị trường hiện tại và khai thác các thị trường tiềm năng, công ty cần không ngừng nâng cao sức cạnh tranh bằng cách phát huy "lợi thế so sánh" so với các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế.
Tăng cường ứng dụng công nghệ Marketing trong chiến lược kinh doanh là yếu tố then chốt, bao gồm phát triển sản phẩm (dịch vụ) mới, áp dụng chiến lược giá cả linh hoạt và có khả năng thương lượng phù hợp với từng đối tượng khách hàng Đồng thời, cần chú trọng đến chiến lược tiếp thị và xúc tiến kinh doanh để tối ưu hóa hiệu quả tiếp cận thị trường.
Tăng cường các công tác thông tin quảng cáo, giới thiệu được Eworld với các bạn hàng trong nước và trên thế giới.
Định hướng về hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không trong thời gian tới
Công ty Eworld, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại phía Bắc, đã xây dựng được thương hiệu và danh tiếng vững mạnh từ khi thành lập Trong những năm gần đây, hoạt động giao hàng xuất nhập khẩu của công ty diễn ra sôi động, tuy nhiên, nguồn thu chủ yếu vẫn đến từ giao nhận hàng hóa bằng đường bộ Nhận thấy tiềm năng phát triển, Eworld đang triển khai kế hoạch kinh doanh nhằm tối ưu hóa nguồn lực và tăng lợi nhuận trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đồng thời chú trọng hoạch định kế hoạch rõ ràng và thực hiện quy trình giao nhận một cách chính xác để tránh sai sót.
Doanh nghiệp hiện đang triển khai các dịch vụ gom hàng lẻ và nhận ủy thác khai hải quan cho hàng xuất nhập khẩu, nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa và tối đa hóa lợi ích Mục tiêu doanh thu trong hai năm tới là 13.516.576.334 tỷ VNĐ cho năm 2018 và 14.536.187.133 tỷ VNĐ cho năm 2019, với cam kết thực hiện tốt các nghiệp vụ liên quan.
Nghiệp vụ thanh toán: sử dụng phương thức TT hoặc LC
Nghiệp vụ gom hàng lẻ: tập kết hàng tại kho NCTS, ALS
Nghiệp vụ khai báo hải quan: sử dụng hệ thống khai hải quan điện tửECUS 5
Giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Doanh nghiệp
Trong môi trường kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn và thách thức Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần tự tìm ra giải pháp khắc phục những vấn đề này Đối với Eworld, để thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng không, công ty cần thực hiện các biện pháp cần thiết.
4.3.1 Giải pháp đối với Doanh nghiệp 4.3.1.1 Các biện pháp về thị trường Để tạo tính ổn định trong hoạt động kinh doanh của mình, tránh các biến động của thị trường thì song song với việc giữ vững thị trường hiện có, công ty phải tìm các biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động của dịch vụ giao nhận hàng không hơn nữa ra thị trường nước ngoài, đặc biệt các thị trường tiềm năng như Ấn Độ, Châu Phi…
Thị trường đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của các công ty, bao gồm cả Eworld Dựa trên tình hình phát triển kinh tế của Việt Nam và một số nước trong khu vực như Trung Quốc và Đài Loan, có thể nhận thấy rằng trong thời gian tới, thị trường kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không sẽ phát triển mạnh mẽ nhất so với các phương tiện chuyên chở khác.
Nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin về thị trường là yếu tố quan trọng giúp cán bộ quản lý và nhà hoạch định chính sách xây dựng chiến lược hiệu quả nhằm duy trì và mở rộng thị trường kinh doanh.
4.3.1.2 Các biện pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật
Ngoài sức lao động, công cụ lao động đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao năng suất sản xuất xã hội Sự phân công lao động trong xã hội đã dẫn đến sự ra đời và chuyên môn hóa ngày càng sâu sắc của hoạt động giao nhận hàng hóa.
Trong những năm gần đây, vận tải hàng không đã có sự tiến bộ vượt bậc về cả phương tiện và cơ sở hạ tầng kỹ thuật Các công ty cần tập trung vào việc cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu để đảm bảo tính nhanh chóng và thuận tiện Đồng thời, việc trang bị thiết bị máy tính, máy in và các dụng cụ văn phòng tiện lợi cho nhân viên cũng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc.
Mua sắm xe riêng cho cán bộ nhân viên giúp thuận tiện trong công việc và đi công tác, đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho việc giao nhận hàng hóa tại sân bay và cảng Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo lịch trình và thời gian làm việc hiệu quả.
4.3.1.3 Các biện pháp về tổ chức quản lý
Giám sát chặt chẽ quá trình cân hàng và kiểm hàng là khâu quan trọng trong giao hàng tại kho cảng sân bay, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiền cước và phí vận chuyển dựa trên trọng lượng và giá trị hàng hóa Việc lắp đặt camera giám sát sẽ giúp theo dõi nhân viên hiệu quả hơn, đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong quá trình xử lý hàng hóa.
Sử dụng các hình thức thanh toán như L/C (Letter of Credit) hoặc TT (Telegraphic Transfer) là phổ biến trong kinh doanh quốc tế tại Việt Nam Thanh toán qua L/C mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không được thực hiện cẩn thận Do đó, doanh nghiệp cần trang bị kiến thức về L/C và nhận diện các rủi ro liên quan để đảm bảo quy trình mua bán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ nhất, tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng Thứ hai, tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu.
Thứ ba, quy định trong hợp đồng điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ.
Thứ tư, yêu cầu cả hai bên ký quỹ tại một ngận hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên.
Trong quá trình làm việc, cán bộ công nhân viên thường gặp sai sót do hạn chế về trình độ nghiệp vụ và tư tưởng nhận thức chưa tốt, dẫn đến thiếu trách nhiệm Một số cán bộ tại Eworld đã gây ra sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng và uy tín công ty Vì vậy, việc nâng cao trình độ và giáo dục ý thức cho cán bộ công nhân viên cần được quan tâm đúng mức.
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là một nghiệp vụ ngoại thương phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực như hải quan, luật pháp, bảo hiểm và các hiệp ước Chỉ cần một sai sót nhỏ trong quá trình này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng và khó lường.
Hàng hóa giao nhận bằng đường hàng không thường là hàng có giá trị cao, hàng tươi sống, hoặc hàng đặc biệt Do đó, trước khi quyết định trao hàng hóa cho người giao nhận, chủ hàng cần phải có niềm tin chắc chắn rằng hàng hóa của mình sẽ được chăm sóc chu đáo Nếu không xây dựng được sự tin tưởng từ khách hàng, họ sẽ tự tổ chức công tác giao nhận, dù phải chịu chi phí cao hơn nhiều lần.
Vì thế công ty cần có biện pháp phù hợp với cán bộ nhân viên trong công ty phải có tinh thần trách nhiệm cao đối với hàng hóa.
Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng và cụ thể về tinh thần trách nhiệm là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp mọi người tuân thủ quy định mà còn khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc.
- Mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong nước và quốc tế đến giảng dạy, trau dồi kinh nghiệm thực tế để áp dụng vào thực tế.
- Có chính sách thích hợp về sử dụng cán bộ sau khi đào tạo từ nước ngoài về.
- Có chính sách đãi ngộ nhân viên phù hợp với năng lực và đóng góp cho công ty.
4.3.2 Kiến nghị đối với Chính phủ 4.3.2.1 Hoàn thiện và bổ sung những chính sách, ưu đãi cho hoạt động thương mại quốc tế.
Hội nhập TPP mang lại nhiều cơ hội, nhưng cũng đồng nghĩa với việc cạnh tranh quốc tế sẽ gia tăng Để hỗ trợ doanh nghiệp, nhà nước cần áp dụng các ưu đãi thuế, mở rộng hạn ngạch và điều chỉnh chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm thúc đẩy hoạt động ngoại thương của các công ty nước ngoài.
4.2.2.2 Hỗ trợ về mặt tài chính
Công ty Eworld hiện đang cần hỗ trợ tài chính, bao gồm ưu đãi thuế và vay vốn với lãi suất thấp, để đầu tư vào cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực Điều này là cần thiết để Eworld nhanh chóng hội nhập vào sự phát triển của ngành giao nhận hàng hóa quốc tế, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh với các công ty giao nhận nước ngoài có tiềm lực kinh tế mạnh mẽ và kinh nghiệm dày dạn.
