Tầm quan trọng, ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý khách hàng
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp trở thành một yêu cầu thiết yếu Cụ thể, việc triển khai hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức, cùng với sự xuất hiện của các doanh nghiệp số, càng làm nổi bật tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu hẹp khoảng cách địa lý và nắm bắt cơ hội phát triển kinh doanh Sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách hàng là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp Khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống thông tin thủ công, thông tin về khách hàng, đối tác, giao dịch và hợp đồng sẽ thiếu sự liên kết chặt chẽ, dẫn đến tình trạng thông tin không đầy đủ Do đó, việc tìm kiếm và quản lý các thông tin liên quan trở nên khó khăn hơn.
Sử dụng hệ thống quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề, giảm chi phí hoạt động, hỗ trợ giao dịch và hợp đồng, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Hệ thống này còn cung cấp thông tin cần thiết để nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh đang sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách hàng để quản lý thông tin khách hàng Tuy nhiên, hệ thống hiện tại chưa đáp ứng đủ nhu cầu quản lý với số lượng khách hàng ngày càng tăng và yêu cầu mở rộng thông tin Do đó, tôi đề xuất nghiên cứu và cải tiến hệ thống này để nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng.
“Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh”.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Bài luận này nhằm mục đích phân tích và đánh giá những hạn chế của hệ thống thông tin quản lý khách hàng mà công ty hiện đang áp dụng, đồng thời đề xuất các giải pháp hiệu quả để khắc phục những vấn đề này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Bài khóa luận có các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu tổng quan về công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
- Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
- Đưa ra định hướng, giải pháp về hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Để thu thập dữ liệu thứ cấp, chúng tôi đã sử dụng tài liệu từ các báo cáo kinh doanh của phòng Tài chính - Kinh doanh trong giai đoạn 2015 đến 2017, cùng với các báo cáo thống kê, thông tin từ internet và các bài báo liên quan.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
Nội dung : Số lượng thiết bị phần cứng, các phần mềm được sử dụng trong công ty, cơ sở dữ liệu của công ty.
Để tiến hành thu thập thông tin, tôi đã gửi phiếu điều tra đến các nhân viên trong công ty và sau đó thu lại để xử lý và phân tích Phương pháp này có ưu điểm là giúp thu thập thông tin theo mẫu phiếu, từ đó dữ liệu trở nên dễ dàng để xử lý.
Nhược điểm: Thông tin kém linh hoạt và em có ít kỹ năng hỏi nên thông tin thu được chưa đúng chủ ý.
Tìm hiểu về việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong công ty là rất quan trọng Bài viết này sẽ phân tích các vấn đề chuyên sâu liên quan đến mức độ đầu tư của công ty cũng như mong muốn của họ đối với hệ thống mới Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Để thu thập thông tin chính xác về vấn đề nghiên cứu, việc phỏng vấn các nhân viên trong công ty là một phương pháp hiệu quả Ưu điểm của phương pháp này là giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn so với việc điền vào phiếu điều tra.
Nhược điểm: Thông tin dễ bị chi phối bởi người trả lời, tốn nhiều thời gian, không có tính khái quát.
Số lượng người phỏng vấn: 5 người.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Trong đề tài nghiên cứu này, em sử dụng hai phương pháp xử lý dữ liệu sau:
Sau khi thu thập dữ liệu, tôi sẽ sử dụng phần mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp từ bảng câu hỏi đã được thiết kế Quá trình này giúp đánh giá các dữ liệu thu thập được và rút ra những nhận định về thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty.
Sau khi thu thập dữ liệu từ phiếu điều tra và bảng hỏi, tôi tiến hành thống kê dữ liệu theo các tiêu chí đã đề ra Tiếp theo, tôi sử dụng phần mềm Excel để vẽ biểu đồ dựa trên số liệu đã được thống kê.
Phương pháp định tính được áp dụng dựa trên số liệu thu thập từ phiếu điều tra và bảng hỏi Qua việc sử dụng phương pháp định lượng, tôi đã rút ra những kết luận quan trọng từ các tài liệu này, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình nghiên cứu.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Dữ liệu: là các quan sát về vật lý, giá trị phản ánh về hiện tượng và sự vật chưa qua xử lý
Ví dụ: “ Nguyễn Ngọc Minh”, “14D190314”,“ Ngày 22/02/1996”, “ Hà Nội” là giá trị dữ liệu về một đối tượng
Thông tin là một tập hợp dữ liệu được tổ chức và xử lý, giúp nâng cao sự hiểu biết của người nhận về một vấn đề cụ thể Có ba loại thông tin chính: thông tin chiến thuật, thông tin chiến lược và thông tin tác nghiệp.
Sinh viên Nguyễn Ngọc Minh, sinh ngày 22/02/1996, quê quán Hà Nội, có mã sinh viên 14D190314 Thông tin này được tổng hợp từ các dữ liệu như tên, mã sinh viên, ngày sinh và quê quán.
Hệ thống : Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ với nhau cùng hướng tới mục tiêu chung.
Hệ thống quản lý là một cấu trúc có sự tham gia của con người, cho phép trao đổi thông tin nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và mang lại nhiều lợi ích.
Hệ thống quản lý chia làm hai hệ thống con:
- Hệ quản lý: Hệ quản lý gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện mục tiêu đề ra.
-Hệ tác nghiệp: Hệ tác nghiệp gồm con người, phương tiện, phương pháp điều khiển hoạt động hệ thống.
Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, phần cứng, mạng lưới và cơ sở dữ liệu, được thiết kế để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong tổ chức.
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ và cập nhật các dữ liệu hàng ngày.
Hệ thống thông tin quản lý là sự kết hợp giữa cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin, giúp hỗ trợ con người trong quá trình sản xuất, quản lý và ra quyết định hiệu quả.
- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc việc ra quyết định.
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết vấn đề và quyết định một cách thông minh.
Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một kho chứa các tệp dữ liệu, các trường và bản ghi có tổ chức.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm phần mềm điều khiển các truy cập với cơ sở dữ liệu.
Quản lý khách hàng là phương pháp quan trọng giúp tổ chức và doanh nghiệp giao tiếp một cách hệ thống với khách hàng, đồng thời quản lý thông tin của họ hiệu quả hơn Điều này không chỉ nâng cao chất lượng phục vụ mà còn tạo ra mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG 11
1.2.1 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được số hóa, có khả năng thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho người dùng trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn tài nguyên hệ thống :
- Tài nguyên về phần cứng
- Tài nguyên về phần mềm
- Tài nguyên về nhân lực
- Tài nguyên về dữ liệu
Tài nguyên về phần cứng
Hệ thống thông tin quản lý dựa trên công nghệ hiện đại, với phần cứng là các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin Máy tính điện tử và hệ thống mạng là thành phần quan trọng nhất trong phần cứng của hệ thống này Máy tính điện tử bao gồm máy tính vạn năng và máy tính chuyên dụng, trong khi mạng máy tính được chia thành mạng cục bộ, mạng diện rộng và Internet.
Tài nguyên về phần mềm
Tài nguyên phần mềm bao gồm các ứng dụng và chương trình hệ thống trong quản lý thông tin Các loại phần mềm này được chia thành phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của hệ thống thông tin quản lý.
Có 11 ứng dụng phần mềm hệ thống, bao gồm các hệ điều hành, chương trình dịch và ngôn ngữ lập trình Bên cạnh đó, phần mềm ứng dụng bao gồm hệ soạn thảo văn bản, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp.
Tài nguyên về nhân lực
Tài nguyên nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, vì đây là những người thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Sự thiếu hụt tài nguyên nhân lực có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống, bất kể chất lượng của nó Các thành phần của tài nguyên nhân lực bao gồm phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ thuật viên, lãnh đạo, kế toán và các người sử dụng khác.
Tài nguyên về dữ liệu Tài nguyên về dữ liệu gồm cơ sở dữ liệu
Tài nguyên dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu được quản lý và mô hình hóa để hỗ trợ quyết định quản lý Các cơ sở dữ liệu này chứa dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức theo một cấu trúc rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin.
1.2.2 Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin quản lý
Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin quản lý bắt đầu từ việc thu thập thông tin, tiếp theo là lưu trữ và cuối cùng là phân phối thông tin đến người dùng.
Sơ đồ 1 Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin
Thu thập thông tin là quá trình tìm kiếm và tổ chức các dữ liệu có giá trị cho tổ chức Sau khi xác định được thông tin thô cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại và loại bỏ những thông tin không cần thiết Các thông tin quan trọng được giữ lại sẽ được cấu trúc hóa với sự hỗ trợ của công nghệ máy tính.
Truyền phát thông tin Lưu trữ
Xử lý thông tin là quy trình quan trọng bao gồm việc sắp xếp, nhóm hóa và tính toán thông tin theo các chỉ tiêu cụ thể Kết quả của quá trình này thường được thể hiện qua các báo cáo, thống kê, thông báo và chỉ thị, giúp cung cấp cái nhìn rõ ràng và có hệ thống về dữ liệu đã xử lý.
Truyền phát thông tin là quá trình quan trọng trong tổ chức, nơi các thông tin sau khi được thu thập và xử lý sẽ được gửi đến những người cần sử dụng Để đảm bảo hiệu quả, quá trình này cần tuân thủ các tiêu chuẩn về định dạng, thời gian và tính bảo mật.
1.2.3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn: Khảo sát, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
Khảo sát là bước quan trọng trong việc đánh giá tính khả thi của dự án, nơi mà tài liệu và thông tin được thu thập Giai đoạn này giúp nghiên cứu thực trạng của hệ thống thông tin hiện tại, từ đó làm rõ những hoạt động của nó và đưa ra giải pháp cho việc xây dựng hệ thống mới hiệu quả hơn.
Khi khảo sát cần thực hiện các công việc sau:
Tìm hiểu hệ thống đang làm gì?
Đánh giá về thực trạng
Xác định nhu cầu, yêu cầu về sản phẩm của tổ chức
Xác định cần làm những gì và những lợi ích khi xây dựng hệ thống mới
Đưa ra giải pháp tối ưu nhất dưới giới hạn tài chính, kỹ thuật, thời gian và các vấn đề khác.
Phân tích hệ thống là công đoạn sau khi khảo sát, đi sâu vào thành phần của hệ thống như chức năng xử lý, dữ liệu của hệ thống.
Các công việc cần thực hiện khi phân tích hệ thống:
Phân tích chức năng xử lý là bước quan trọng trong thiết kế hệ thống, nhằm chuyển đổi từ mô tả vật lý sang mô tả logic Quá trình này bao gồm việc xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng, cụ thể là từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Để thực hiện điều này, cần tạo ra biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu, giúp thể hiện rõ ràng các quy trình và mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống.
Phân tích về dữ liệu
Để đảm bảo lưu trữ lâu dài dữ liệu trong hệ thống, việc phân tích và xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu ở mức quan niệm là rất quan trọng Điều này bao gồm việc phát triển mô hình thực thể liên kết, giúp tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Thiết kế hệ thống là công đoạn chuyển từ mức logic sang mức vật lý.
Các công việc cần thực hiện khi thiết kế hệ thống:
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế các kiểm soát
- Cài đặt hệ thống Cài đặt hệ thống được tiến hành như sau:
Lập kế hoạch cài đặt -> Chuyển đổi dữ liệu -> Đào tạo -> Các phương pháp cài đặt -> Soạn tài liệu hệ thống.
Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống thông tin là quá trình đánh giá và nhận diện hệ thống thông tin hiện tại, nhằm xác định khả năng phát triển và cải tiến của nó.
Mục đích của phân tích hệ thống thông tin là thu thập và đánh giá thông tin liên quan đến hệ thống hiện tại, từ đó xác định các vấn đề tồn tại trong hệ thống để cải thiện hiệu quả hoạt động.
Phân tích hệ thống thông tin gồm phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
- Tháng 07/1999: Công ty TNHH phần mềm Hỗ Trợ Doanh Nghiệp chính thức thành lập.
- Tháng 04/2002: Công ty TNHH phần mềm EFFECT chính thức được thành lập, tách ra từ công ty TNHH phần mềm Hỗ Trợ Doanh Nghiệp.
Vào tháng 03 năm 2012, chi nhánh phía nam của công ty cổ phần phần mềm EFFECT chính thức tách ra theo điều 151 của luật doanh nghiệp, và trở thành công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT JOINT STOCK SOFTWARE COMPANY).
- Tháng 06/2012: Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh chính thức hoạt động.
Thông tin chung về công ty
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH.
- Tên Tiếng Anh: GREEN EFFECT SOFTWARE JSC.
- Chủ tịch, Tổng Giám Đốc: Nguyễn Văn Khương.
- Các chi nhánh + Tại TP HCM: 173/9A Phan Huy Ích, P.15,Q.Tân Bình.
+ Tại Hà Nội: Tầng 3, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, P.Trung Hòa,Q.Cầu Giấy.
Sơ đồ 2 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Phòng Tài chính- Kế toán
Phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm
Phòng Phát triển kinh doanh
Chức năng nhiệm vụ các bộ phận của công ty
- Hội đồng quản trị: Quản lý và đưa ra các quyết định như quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, đồng thời quyết định về việc bổ nhiệm, sa thải, lương và phụ cấp cho các cán bộ cũng như nhân viên thuộc thẩm quyền của mình.
Phòng Tài chính - Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tài chính và kế toán Phòng này chịu trách nhiệm quản lý tài sản và vốn, đồng thời giám sát chi phí và phân tích hoạt động kinh tế để đảm bảo hiệu quả tài chính cho tổ chức.
- Phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm: Tìm hiểu, nghiên cứu phát triển phần mềm, kiểm thử phần mềm Phối hợp với các phòng, ban khác trong công ty.
- Phòng Kỹ thuật: Khảo sát khách hàng, tư vấn, lập trình, cài đặt, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, bảo trì.
Phòng Phát triển Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, ký kết hợp đồng và tìm kiếm khách hàng mới Đội ngũ này cũng chịu trách nhiệm phát triển thị trường, đồng thời thu thập tài liệu và thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác phân tích nghiệp vụ.
Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phần mềm quản trị doanh nghiệp
Các sản phẩm của công ty
+ Phần mềm đóng gói Effect Small : Phần mềm kế toán miễn phí, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
+ Phần mềm đóng gói Effect Standard: Phần mềm kế toán tính phí, phù hợp áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
+ Phần mềm đóng gói Effect- SQL Standard: Phần mềm kế toán tính phí, phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp vừa.
+ Phần mềm truyền thống Effect- ERP: Quản lý tổng thể doanh nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp lớn.
+ Phần mềm truyền thống Effect- SQL 3.0 và 4.0: Phần mềm kế toán phù hợp các doanh nghiệp lớn.
+ Sản phẩm Effect- SQL 5.0: Phần mềm ERP được nâng cấp từ phần mềm truyền thống Effect- SQL 4.0.
+ Sản phẩm chiến lược ERP-Life : Phần mềm quản lý tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp, được nâng cấp từ phiên bản Effect- SQL 5.0.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây( 2015-2018)
Dưới đây là bảng doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh trong 3 năm gần đây(Đơn vị: 1VNĐ)
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Doanh thu 7.771.882.000 8.266.490.200 9.123.332.900 Chi phí 4.361.000.000 4.829.000.000 5.001.200.000 Lợi nhuận 3.410.882.000 3.437.490.200 4.112.132.900
Bảng 1 Tình hình doanh thu-chi phí từ năm 2015 đến năm 2017 của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
- Trong các năm từ 2015 đến năm 2017, doanh thu thuần của công ty lần lượt tăng là 3.410.882.000 đồng, 3.437.490.200 đồng, 4.112.132.900 đồng
- Từ bảng trên ta thấy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng 711.250.900, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH
2.2.1 Thực trạng chung của hệ thống thông tin tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Sau khi phát phiếu điều tra về phần cứng, kết quả thu được như sau:
Thiết bị Số lượng( cái)
Máy in , photocopy 4 Điện thoại bàn 3
Từ bảng trên ta có biểu đồ thể hiện mức độ trang bị CNTT trong công ty:
Máy chủ Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy in , photocopy Điện thoại bàn Máy chiếu
Hình 1 Biểu đồ thể hiện mức độ trang thiết bị CNTT trong công ty
Hệ thống mạng được lắp đặt với tốc độ kết nối là 2048 Kbps, ổn định, đáp ứng đủ khả năng cho hoạt động kinh doanh của công ty
Sau khi phát phiếu điều tra về phần mềm, kết quả thu được như sau:
Tên công cụ, phần mềm Số phiếu Tỷ lệ sử dụng
Hệ điều hành Windows, E-mail,
Skype, Ultra Viewer, Team Viewer, Microsoft Office, Unikey,
Như vậy, công ty hiện đang sử dụng phần mềm:
- Phần mềm hệ thống: Hệ điều hành WINDOWS, ngôn ngữ lập trình Foxpro.
Phần mềm ứng dụng bao gồm bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, phần mềm quản lý kế toán và phần mềm quản lý nhân lực, cung cấp các giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thông tin.
Công ty sử dụng các phần mềm quản lý và hỗ trợ trực tuyến như Teamviewer, Ultra Viewer, cùng với Unikey, để đáp ứng nhu cầu công việc Đặc biệt, E-mail và Microsoft Office là những công cụ thiết yếu không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của công ty Những phần mềm này đã giúp công ty phục vụ tốt các yêu cầu công việc.
Sau khi phát phiếu điều tra về cơ sở dữ liệu, kết quả thu được như sau:
Câu hỏi Kết quả Số phiếu Tỷ lệ(%)
Doanh nghiệp bạn đang sử dụng hệ quản trị CSDL nào?
Công việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào nếu doanh nghiệp bạn có hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn?
Sẽ mở rộng quy mô
Thêm các dịch vụ hỗ trợ KH
Tăng số lượng đơn đặt hàng
Công ty đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, và qua khảo sát, hệ thống này đã đáp ứng tốt nhu cầu về xử lý và lưu trữ dữ liệu của công ty.
Công ty có hai chi nhánh đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh và Thành phố HàNội Tổng số nhân viên của công ty là 61
Chi nhánh miền Bắc của công ty có 32 nhân viên, bao gồm cả Tổng Giám Đốc.
Trong phòng Kỹ thuật có 26 nhân viên được chia thành 3 trung tâm, mỗi trung tâm do một trưởng trung tâm quản lý Nhân viên thuộc trung tâm nào sẽ chịu sự quản lý của trung tâm đó, và các trung tâm hoạt động độc lập dưới sự giám sát chung của Tổng Giám Đốc Mỗi trung tâm chịu trách nhiệm triển khai và bảo trì phần mềm cho khách hàng của mình Bên cạnh đó, phòng Tài chính - Kế toán gồm 3 nhân viên.
3 nhân viên thuộc phòng Phát triển kinh doanh.
Chi nhánh miền Nam của công ty hiện có 29 nhân viên, bao gồm 4 nhân viên làm việc tại phòng Nghiên cứu và Phát triển phần mềm, cùng với 5 nhân viên thuộc phòng Tài chính - Kế toán.
5 nhân viên thuộc phòng Phát triển kinh doanh ,15 nhân viên thuộc phòng Kỹ thuật
2.2.2 Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty
Công ty sử dụng một máy chủ cơ sở dữ liệu tại Hà Nội để đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu và công việc Máy chủ Dell PowerEdge được trang bị bo mạch chủ Intel 5000X, hỗ trợ giao tiếp tốc độ cao, cùng với bộ vi xử lý Intel Xeon E5-2658 và RAM 64GB DDR4 Ổ đĩa cứng Western Gold 4TB 7200rpm và RAID PERC H330, cùng với card mạng Gigabit, đảm bảo hiệu suất tối ưu cho hệ thống.
Các máy trạm được sử dụng bởi nhân viên trong các phòng Kỹ thuật, Nghiên cứu phát triển phần mềm, Phát triển kinh doanh, và trưởng phòng Tài chính-Kế toán, cũng như ban lãnh đạo Tất cả các máy trạm này đều là máy tính công ty, đáp ứng các yêu cầu phần mềm cơ bản với hệ điều hành Windows từ phiên bản 7 trở lên, hỗ trợ Microsoft NET Framework 4.0, sử dụng chip dual core 2.2, có RAM trên 2 GB và ổ cứng trên 20 GB Tốc độ kết nối Internet từ máy trạm đến máy chủ luôn ổn định với tốc độ tối thiểu 0.5 Megabyte/s.
Hệ thống quản lý khách hàng sử dụng tài nguyên phần mềm bao gồm hệ điều hành Windows, ngôn ngữ lập trình Foxpro9, phần mềm ứng dụng Excel, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 R2, cùng với phần mềm quản lý khách hàng.
Hình 2 Giao diện của phần mềm quản lý khách hàng tại công ty
Hệ thống này yêu cầu sự tham gia của phòng Nghiên cứu và Phát triển phần mềm cũng như phòng Kỹ thuật để bảo trì hiệu quả Việc sử dụng hệ thống không chỉ liên quan đến lãnh đạo mà còn bao gồm các phòng ban khác trong tổ chức.
Hệ thống quản lý khách hàng sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 để lưu trữ thông tin quan trọng về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, ngành nghề, thông tin liên lạc, nhu cầu và giao dịch Cơ sở dữ liệu này bao gồm nhiều bảng dữ liệu như dbo_KHANG, dbo_LIFEOBJ204, dbo.LIFE_OBJ3002, dbo.LIFE_OBJ3844 và dbo.LIFE_OBJ73, chứa đựng các thông tin chi tiết về khách hàng của công ty.
Hình 3 Các trường trong bảng dbo.LIFE_OBJ2041 trong cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng tại công ty
Hình 4 Bảng dữ liệu dbo_KHANG trong cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng tại công ty.
Hình 5 Bảng dữ liệu dbo.LIFE_OBJ2401trong cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng tại công ty.
Trong cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng, các trường dữ liệu thường được đặt tên theo định dạng: field, ví dụ như field1, field2, v.v Tuy nhiên, một số bảng danh mục có thể có tên khác, chẳng hạn như bảng dbo_KHANG Đây là quy định cụ thể về việc đặt tên trong cơ sở dữ liệu của công ty.
2.2.3 Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lí khách hàng
Về các tài nguyên hệ thống
- Tài nguyên về phần cứng
Máy chủ và máy trạm đáp ứng nhu cầu công việc với tốc độ xử lý và khả năng lưu trữ thông tin tốt Mạng máy tính bao gồm mạng INTERNET và mạng LAN, tuy khả năng truyền dữ liệu từ mạng LAN và INTERNET đạt tối thiểu 0.5 Megabyte/s, nhưng vẫn chưa đủ nhanh theo phản ánh của người dùng Nhân viên phòng Kỹ thuật cho biết, mặc dù máy chủ đã được đầu tư, nhưng vẫn ở mức trung bình và tốc độ INTERNET chỉ ở mức khá, dẫn đến khả năng truyền dữ liệu chưa tối ưu, gây ra hiện tượng khởi động và làm mới màn hình chậm của phần mềm.
Hình 6 Tốc độ khởi động phần mềm
- Tài nguyên về phần mềm
Phần mềm quản lý khách hàng được phát triển trên nền tảng ngôn ngữ Foxpro, có khả năng chạy trên hệ điều hành Windows mà không cần cài đặt Phần mềm này cho phép phân chia thành nhiều mô-đun, dễ dàng nâng cấp và sửa đổi Hiện tại, phần mềm bao gồm 8 mô-đun: Cơ hội, Tiềm năng, 30, 60, 90, 100 (Must win), Thất bại và Thành công, tập trung vào việc quản lý khách hàng tiềm năng với tỷ lệ từ 30% đến 100% cơ hội trở thành khách hàng chính thức, cũng như theo dõi khách hàng thất bại và thành công Tuy nhiên, việc quản lý khách hàng vẫn chưa hoàn thiện, vì phần mềm chỉ ghi nhận các thông tin cơ bản như tên khách hàng, địa chỉ, ngành nghề, điện thoại, nhu cầu, liên hệ, thông tin khách hàng và thông tin giao dịch, với mỗi mô-đun chỉ chứa các trường này.
Hình 7 Object Thất bại của phần mềm.
Phần mềm còn có các công cụ hỗ trợ như Tìm, Lọc, Sắp xếp, Thêm dòng, Gửi mail, Gửi SMS,
Ngoài việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, nhân viên còn áp dụng các công cụ khác như Microsoft Excel để lập báo cáo và Skype để trao đổi thông tin Mặc dù phần mềm quản lý khách hàng đã tích hợp các tính năng như gửi email và gửi SMS, nhưng do tốc độ và dung lượng tin nhắn hạn chế, nên chúng không được sử dụng phổ biến trong công việc.
- Tài nguyên về nhân lực
Nguồn nhân lực sử dụng hệ thống và phần mềm đều là nhân viên của công ty, giúp cho việc đào tạo và khắc phục sự cố trở nên hiệu quả Tuy nhiên, phòng Phát triển kinh doanh hiện đang thiếu nhân lực, điều này cần được khắc phục để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ.
- Tài nguyên về dữ liệu
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH
Hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh cần được phát triển mới trong thời gian tới Hệ thống này cần đáp ứng các tiêu chí quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Để đáp ứng yêu cầu của phần mềm quản lý, cần nâng cấp phần cứng máy chủ với bộ nhớ trong tăng thêm 64GB và ổ cứng thêm 900GB Đối với các máy trạm, yêu cầu hệ điều hành Windows 7 trở lên, bộ vi xử lý tối thiểu là Intel Dual Core CPU 2.0 GHz, bộ nhớ trong trên 2GB, ổ cứng trống ít nhất 10GB và màn hình có độ phân giải cao hơn 1024x768.
Phần mềm quản lý khách hàng cần được nâng cấp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc hiện tại, vì phần mềm cũ thường lặp lại quy trình và không mang lại hiệu quả cao Phần mềm mới phải cung cấp các chức năng thiết yếu như quản lý thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và báo cáo, nhằm nâng cao hiệu suất quản lý.
Để xây dựng hệ thống thông tin mới, việc đào tạo nguồn nhân lực quản lý và sử dụng hệ thống là rất cần thiết Ngoài các kỹ năng chuyên môn, người sử dụng cũng cần trang bị thêm kỹ năng tin học và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc.
ĐỀ XUẤT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Hệ thống thông tin quản lý khách hàng của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh cần được cải tiến theo hướng chức năng Quy trình quản lý khách hàng hiện tại quá tập trung vào việc lưu trữ thông tin, dẫn đến sự phức tạp và thiếu hiệu quả Do đó, công ty cần triển khai một quy trình quản lý khách hàng mới, đơn giản và hiệu quả hơn để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Khi khách hàng yêu cầu sử dụng sản phẩm của công ty, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập và chuyển các yêu cầu này đến các bộ phận liên quan Các bộ phận sẽ xem xét và đưa ra giải pháp phù hợp để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Trước khi ký hợp đồng, các giao dịch sẽ được thực hiện giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng Sau khi giao dịch thành công, hợp đồng sẽ được ký kết Nhân viên kinh doanh cũng sẽ cập nhật thông tin khách hàng và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng sau khi ký.
3.2.1 Phân tích hệ thống thông tin
Hệ thống quản lý khách hàng mới cần đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Giao diện của phần mềm thân thiện, các chức năng dễ sử dụng, các bảng hiện ra hợp lý, kích thước chữ và các bảng phù hợp, dễ nhìn.
+ Phân quyền người dùng, quản lý tài khoản + Quản lý thông tin của khách hàng, có thể tìm kiếm và cập nhật thông tin khách hàng.
+ Quản lý giao dịch: Các giao dịch trước và sau kí hợp đồng.
+ Quản lý hợp đồng: Cập nhật và theo dõi tình trạng của hợp đồng, xác định doanh thu.
+ Lập báo cáo phục vụ cho việc quản trị.
Sơ đồ phân cấp chức năng
Phần mềm cần đáp ứng bốn chức năng chính để phục vụ nhu cầu của nhân viên, bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý hợp đồng, và thống kê- báo cáo.
Hệ thống quản lý thông tin khách hàng cho phép theo dõi tình trạng, cập nhật và tìm kiếm thông tin khách hàng một cách hiệu quả Đồng thời, chức năng quản lý giao dịch giúp theo dõi và cập nhật quá trình giao dịch, cũng như tìm kiếm thông tin liên quan Cuối cùng, quản lý hợp đồng hỗ trợ theo dõi, cập nhật và tìm kiếm thông tin các hợp đồng, đảm bảo quá trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ.
31 o Thống kê- báo cáo: thống kê các dữ liệu( tính toán), truy xuất dữ liệu và lập báo cáo
Ta có sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống:
Sơ đồ 3 Sơ đồ phân cấp chức năng kinh doanh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh cung cấp cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý khách hàng tại công ty, giúp hiểu rõ cách thức hoạt động và tương tác của các thành phần trong hệ thống.
Quản lý thông tin khách hàng Quản lý giao dịch Thống kê- Báo
Quản lý hợp đồng cáo
Theo dõi giao dịch Truy xuất dữ liệu
Sơ đồ 4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chỉ ra bốn chức năng chính bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý hợp đồng và thống kê-báo cáo Những chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.
Ban lãnh đạo và khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng các tiến trình Dữ liệu được truy xuất và lưu trữ trong các kho dữ liệu bao gồm thông tin về khách hàng, giao dịch, hợp đồng và báo cáo.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý thông tin khách hàng
Sơ đồ 6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý thông tin khách hàng
Các công việc cụ thể của quản lý thông tin khách hàng là cập nhật, theo dõi tình trạng khách hàng và tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý giao dịch
Sơ đồ 7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý giao dịch
Các công việc cụ thể của quản lý giao dịch là cập nhật, theo dõi tình trạng giao dịch và tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hợp đồng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hợp đồng thể hiện các công việc chính bao gồm cập nhật thông tin, theo dõi tình trạng hợp đồng và thực hiện tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của thống kê -báo cáo
Sơ đồ 9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của thống kê -báo cáo
Công việc của thống kê - báo cáo bao gồm việc thu thập, xử lý và lập báo cáo dữ liệu Dữ liệu được lấy từ các kho dữ liệu, sau đó được thống kê và tính toán Tiếp theo, quá trình truy xuất dữ liệu diễn ra để tạo ra các báo cáo Những báo cáo này được lưu trữ trong kho báo cáo và gửi đến lãnh đạo, cho phép họ xem lại các báo cáo trước đó từ kho dữ liệu.
Phần mềm kiến trúc tương lai sẽ hỗ trợ năm công việc chính, bao gồm quản lý hệ thống, quản lý thông tin khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý hợp đồng và thống kê-báo cáo Dựa trên sơ đồ phân cấp chức năng kinh doanh, ta có thể xây dựng một sơ đồ phân cấp chức năng rõ ràng và hiệu quả.
Sơ đồ 10 Sơ đồ phân cấp chức năng của phần mềm
Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý tài khoản Đăng nhập Cập nhật Cập nhật
Theo dõi tình trạng Theo dõi giao dịch
Lập báo Tìm kiếm cáo
Trợ giúp Tìm kiếm Tìm kiếm
Thiết kế dữ liệu o Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể
- Thực thể : +Nhân viên: mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, số điện thoại.
+ Khách hàng: mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, lĩnh vực kinh doanh, số tài khoản ngân hàng, tình trạng khách hàng.
+ Giao dịch : mã giao dịch, mã khách hàng, mã nhân viên, thời gian giao dịch, nội dung, tình trạng giao dịch.
+Hợp đồng: mã hợp đồng, mã sản phẩm, mã khách hàng, mã nhân viên, tình trạng hợp đồng, giá trị hợp đồng.
+Sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm. o Sơ đồ quan hệ thực thể
Sơ đồ 11 Sơ đồ quan hệ thực thể
Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Kích thước
MaNV Mã nhân viên Char 20
HoTenNV Họ tên nhân viên
SoDienThoai Số điện thoại Number
Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Kích thước
MaKH Mã khách hàng Char 20
SoDienThoai Số điện thoại Int 20
LinhVuc Lĩnh vực kinh doanh
SoTK Số tài khoản ngân hàng
TinhTrang Tình trạng khách hàng
Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Kích thước
MaGD Mã giao dịch Char 20
MaKH Mã khách hàng Char 20
MaNV Mã nhân viên Char 20
ThoiGianGD Thời gian giao dịch
TinhTrang Tình trạng giao dịch
Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Kích thước
MaSP Mã sản phẩm Char 20
TenSP Tên sản phẩm Text 25
Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Kích thước
MaHD Mã hợp đồng Char 20
MaNV Mã nhân viên Char 20
MaSP Mã sản phẩm Char 20
GiaTri Giá trị hợp đồng
TinhTrang Tình trạng hợp đồng
ThoiGian Thời gian ký hợp đông
39 o Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 8 Mô hình dữ liệu quan hệ
Sơ đồ 12 Thuật toán đăng nhập
Sơ đồ 13 Thuật toán đăng ký
Sơ đồ 14 Thuật toán cập nhật
Sơ đồ 15 Thuật toán tìm kiếm
Hình 9 Giao diện đăng nhập
- Giao diện quản lý thông tin khách hàng
Hình 11 Giao diện quản lý thông tin khách hàng
- Giao diện danh mục giao dịch
Hình 12 Giao diện danh mục giao dịch
- Giao diện quản lý hợp đồng
Hình 13 Giao diện quản lý hợp đồng
- Giao diện quản lý sản phẩm
Hình 14 Giao diện sản phẩm
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Sau khi phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng, tôi đã đạt được những kết quả đáng kể, bao gồm việc nắm bắt các công cụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin và có hiểu biết cơ bản về hệ thống này Tôi cũng biết sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 Ngoài việc củng cố lý thuyết, tôi đã áp dụng kiến thức vào thực tiễn để xây dựng hệ thống một cách cụ thể.
- Khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ quản lý khách hàng của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
Áp dụng công cụ phân tích thiết kế là phương pháp hiệu quả trong việc phân tích và xây dựng phần mềm cũng như cơ sở dữ liệu hệ thống Qua đó, thiết kế sẽ cung cấp giao diện cơ bản cho phần mềm, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao hiệu suất hệ thống.
- Phần mềm cho phép người dùng cập nhật, tìm kiếm, theo dõi tình trạng của khách hàng, giao dịch và hợp đồng
Hệ thống hiện tại chưa được triển khai thực tế, do đó chưa thể đánh giá chính xác khả năng đáp ứng của nó Một số chức năng còn thiếu như phân quyền người dùng và chưa giải quyết toàn bộ công việc quản lý khách hàng Để nâng cao hiệu quả, công ty cần tích hợp hệ thống quản lý khách hàng với các hệ thống khác như kế toán và quản lý nhân sự, nhằm quản lý tổng thể doanh nghiệp.
