Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, các công ty cung cấp dịch vụ giải pháp phần mềm đang phải đối mặt với nhiều thách thức mới Sự biến đổi không ngừng của thị trường và sự gia tăng cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phần mềm phải quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả hơn Điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng Do đó, việc quản lý điều hành trở thành yếu tố then chốt giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian cũng như chi phí.
Tất cả các doanh nghiệp, bất kể lĩnh vực hoạt động, đều nhận thấy rằng việc áp dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, kinh doanh và quản lý sẽ nâng cao năng suất.
Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft được thành lập từ năm 2003 với kinh nghiệm hoạt động trên 15 năm Sản phẩm của Cybersoft được hơn
Cybersoft tự hào phục vụ 2000 khách hàng trên toàn quốc, với đa dạng loại hình sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động Công ty hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm kế toán và giải pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam Sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn được công nhận với giải thưởng Sao Khuê từ hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – Vinasa hàng năm.
Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô công ty
Cổ phần phần mềm Cybersoft đang phát triển mạnh mẽ với số lượng khách hàng tin tưởng và sử dụng dịch vụ ngày càng tăng, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý thông tin dự án và khách hàng Để giải quyết vấn đề này, việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng và xuất hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công Phần mềm này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo đơn hàng nhanh chóng và đúng thời gian, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu việc sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng.
Quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, tôi xin đề xuất đề tài nghiên cứu: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft” nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Dưới đây là bài viết đã được viết lại:Bài viết này phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft, nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể Hệ thống sẽ tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ ra quyết định cho doanh nghiệp.
2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cybersoft
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý bán hàng, bao gồm việc nắm vững các kiến thức về hệ thống thông tin và áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hiệu quả Việc hệ thống hóa kiến thức này giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Phân tích thiết kế phần mềm là quá trình quan trọng dựa trên tài liệu đặc tả yêu cầu của bài toán Trong giai đoạn này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống phần mềm quản lý bán hàng cũng được thực hiện, đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của người dùng.
Nghiên cứu quy trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft nhằm xây dựng tài liệu đặc tả hệ thống và hiểu rõ cách thức truyền nhận thông tin trong công ty Từ đó, đánh giá và phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp, có khả năng tùy chỉnh cao, không chỉ phục vụ cho Cybersoft mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác.
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp áp dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Phân tích thiết kế hệ thống được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp thu thập dữ liệu là cách thức thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến đối tượng nghiên cứu, bao gồm cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phương thức quản lý nhân viên.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp Em đã tiến hành nghiên cứu các tài liệu như giáo trình và bài giảng khoa học từ trường Đại học Thương Mại, đồng thời kết hợp với tài liệu về quy trình sản xuất phần mềm và phân tích thiết kế hệ thống thông tin Việc này giúp em tích lũy kiến thức cần thiết để hoàn thiện phân tích và thiết kế các chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Để nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ quản lý bán hàng, tôi đã thu thập dữ liệu thứ cấp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, bao gồm sách báo và website của các công ty Việc này giúp tôi có cái nhìn sâu sắc hơn về lĩnh vực này.
Trong khóa luận tốt nghiệp này, dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu khảo sát và phỏng vấn cán bộ công nhân viên của công ty, từ đó giúp em hiểu rõ thông tin cơ bản về công ty cũng như quy trình bán hàng Những thông tin này là cơ sở quan trọng để hình thành các chức năng phần mềm và thiết kế hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu thu thập sẽ được chọn lọc cẩn thận để phục vụ cho phân tích và đánh giá chính xác Sử dụng công cụ Microsoft Excel, em có thể tạo biểu đồ để rút ra kết luận về tình hình và sự phát triển của công ty Dựa trên tài liệu đã thu thập, ngôn ngữ SQL Server 2008R2 và VB.NET trong môi trường Visual Studio 2010 sẽ được áp dụng để xây dựng giao diện chương trình Qua đó, kết hợp CSDL của phần mềm và giao diện tổng quát nhất thông qua phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Cơ sở lí luận về HTTT Thông tin : Là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình (Phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng Thông tin có thể gồm nhiều giá trị tỏ chức dữ liệu sao cho nó có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể
Hệ thống thông tin là sự kết hợp giữa phần cứng, phần mềm và mạng lưới nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu, phục vụ cho mục đích của tổ chức.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin, từ đó cung cấp dữ liệu cần thiết để hỗ trợ quyết định và kiểm soát hoạt động, nhằm đạt được các kết quả mong muốn trong quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc linh hoạt được phát triển dựa trên công nghệ thông tin, bao gồm nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định và kiểm soát Hệ thống này khai thác dữ liệu từ quy trình xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu của người dùng.
1.1.2 Các thành phần của HTTT
Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phần cứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng
Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin
Con người : Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực hiện việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống
Phần cứng : bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng làm thiết bị hỗ trợ cho HTTT.
Phần mềm : Tập hợp những ngôn ngữ được viết một cách có quy tắc, thực hiện giải một bài toán hay chức năng mà người dùng yêu cầu
Hệ mạng truyền thông là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền, tuân theo những quy tắc truyền thông nhất định.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin từ người dùng hoặc các chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc của nhân lực trong các tổ chức và doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc sở hữu một HTTT mạnh mẽ trở thành yếu tố sống còn giúp phát triển sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tăng cường lợi thế chiến lược của tổ chức trên thị trường toàn cầu.
Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt các quyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …)
Hệ thống thông tin là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, đồng thời kết nối hệ thống con quyết định với hệ thống con tác nghiệp.
Thông tin phản ánh tình trạng kinh doanh của tổ chức không chỉ ảnh hưởng đến quyết định cho hoạt động kinh doanh hiện tại mà còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho tương lai.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả điều hành của doanh nghiệp, giúp cắt giảm chi phí và tăng năng suất, đồng thời cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, giúp chủ động trong quy trình làm việc và khuyến khích sự sáng tạo, từ đó thúc đẩy đổi mới liên tục.
1.1.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Có nhiều lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau Tuy nhiên, các lý thuyết này đều tập trung vào các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống.
Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Quá trình khảo sát cung cấp cái nhìn tổng quát cho người phân tích thiết kế về quy trình và nghiệp vụ của công ty, từ đó hỗ trợ trong việc xây dựng và phát triển hệ thống hiệu quả.
Nghiên cứu các hiện trạng là bước đầu tiên trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, giúp xác định rõ ràng bài toán và nhu cầu của hệ thống.
Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn :
- Người phân tích sẽ đi khảo sát sơ bộ nhằm hình thành nên dự án
- Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế.
- Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ?
- Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ?
Dựa trên kết quả khảo sát, các nhà nghiên cứu và phát triển có thể đánh giá thực trạng hệ thống hiện tại, xác định các điểm yếu, từ đó lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin, xác định phạm vi và giới hạn mục tiêu của dự án.
Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin, các chức năng cần phát triển.
Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Bán hàng là hoạt động cốt lõi trong kinh doanh, diễn ra giữa người bán và người mua Hoạt động này tạo cơ hội cho hai bên thương thảo và đạt được mục tiêu thông qua việc trao đổi sản phẩm.
Quản lý bán hàng là quá trình quản trị do cá nhân hoặc nhóm thực hiện trong lĩnh vực bán hàng, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và đạt được các mục tiêu cũng như chiến lược đã đề ra.
Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối theo mục tiêu đã đặt ra, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu chi phí cho các hoạt động quản lý và thu chi.
Quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Sự kiểm soát hiệu quả về hàng hóa và chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất.
1.2.2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng cung cấp đầy đủ chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ và cá nhân, giúp quản lý hiệu quả các hoạt động như nhập hàng, quản lý hàng hóa, kho, bán hàng, đơn hàng và nhân viên Hệ thống này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng, đồng thời cho phép lưu trữ thông tin một cách tập trung và dễ dàng truy xuất thông tin về khách hàng và hàng hóa.
Các chức năng chính của một phân hệ quản lí bán hàng gồm:
Quản lí thông tin của hàng hóa: Không giới hạn các hàng hóa được quản lí, lưu trữ thông tin về hàng hóa, các đơn giá của hàng hóa.
Quản lý thông tin khách hàng cho phép lưu trữ số lượng khách hàng không giới hạn, giúp giữ lại các thông tin chi tiết của từng khách hàng Hệ thống cũng hỗ trợ phân nhóm khách hàng theo các tiêu chí như loại hình doanh nghiệp và vùng miền, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc tiếp cận và phục vụ khách hàng.
Quản lí kho: Thông tin hàng hóa còn tồn tại là bao nhiêu, vị trí kho, phân loại kho theo vùng miền
Quản lí đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng: Quản lí về doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán của khách.
Thống kê báo cáo: Hệ thống cho phép kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào mục đích của người quản trị hệ thống.
Phần mềm quản lý bán hàng cần phải quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ và khách hàng, đồng thời cũng phải theo dõi nhân viên bán hàng Ngoài ra, phần mềm này cần cung cấp khả năng kết xuất báo cáo và kết quả kinh doanh một cách hiệu quả Quan trọng không kém, việc truy xuất và cập nhật thông tin phải được thực hiện dễ dàng khi có sự thay đổi.
Phần mềm có khả năng quản lí hệ thống thêm bớt, phân quyền người dùng tùy thuộc vào bộ phận trách nhiệm người dùng.
Sử dụng phần mềm trong công việc bán hàng giúp cá nhân, nhóm và tổ chức kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chính xác mọi lúc, mọi nơi.
1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Để xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả, đáp ứng nhu cầu người dùng, cần trải qua các giai đoạn quan trọng như khảo sát, thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo trì Trong đó, giai đoạn phân tích thiết kế đóng vai trò then chốt trong quá trình phát triển hệ thống.
Giai đoạn phân tích tập trung vào việc khám phá bản chất và các chi tiết của hệ thống, xác định rõ các chức năng mà hệ thống cần thực hiện và cách thức dữ liệu được xử lý.
Có hai cách tiếp cận chính trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin :
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng là phương pháp chia nhỏ chương trình thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Phương pháp này được thực hiện theo hướng Top-Down, bắt đầu từ bài toán lớn với các chức năng tổng quát và dần dần phân rã thành các bài toán nhỏ hơn, chi tiết hơn, cho đến khi các bài toán có thể được xử lý dễ dàng Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là khả năng chia bài toán lớn thành các phần nhỏ hơn, giúp việc xử lý trở nên đơn giản hơn.
Các hàm truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số Chương trình tiếp cận theo hướng Top – Down từ trên xuống dưới.
Phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng trong hệ thống chia nhỏ thành các thành phần gọi là đối tượng Phần mềm được phát triển thông qua sự kết hợp và tương tác giữa các đối tượng này.
Một số thuật ngữ liên quan tới phương pháp này :
Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này
Đóng gói (Encapsulation ): Không cho phép tác động trực tiếp vào dữ liệu mà phải thông qua các đối tượng trung gian.
Lớp: Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp.
Thành phần: là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữu một chức năng nhất định trong hệ thống.
Gói (Package) là phương pháp tổ chức các thành phần và phần tử trong hệ thống thành các nhóm Nhiều gói có thể kết hợp với nhau để tạo thành một hệ thống con.
Trong lập trình hướng đối tượng, kế thừa cho phép một lớp sử dụng lại các thuộc tính và phương thức từ một hoặc nhiều lớp khác, tạo ra mối quan hệ kế thừa giữa các lớp.
So sánh hai phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng
Phương pháp hướng cấu trúc có những đặc điểm riêng, giúp người đọc dễ hiểu nhờ tư duy phân tích rõ ràng, ngay cả khi họ thiếu kiến thức về phân tích thiết kế Tuy nhiên, phương pháp này không hỗ trợ tái sử dụng, vì các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào bài toán gốc, không thể áp dụng cho các yêu cầu dữ liệu khác Việc chia nhỏ bài toán lớn thành các mô-đun cũng gặp khó khăn, có thể dẫn đến lỗi trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Hơn nữa, mô hình xây dựng theo cách tiếp cận này không thể mô tả đầy đủ và trung thực hoạt động của hệ thống trong thực tế Do đó, phương pháp hướng cấu trúc chỉ phù hợp với các hệ thống nhỏ, có chức năng rõ ràng và khả năng mở rộng hạn chế.
Các công cụ hỗ trợ thực hiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng
1.3.1 Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng
UML và công cụ phân tích thiết kế
UML, hay ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất, là công cụ quan trọng trong phương pháp hướng đối tượng, sử dụng các ký hiệu hình học để thể hiện và mô tả thiết kế của hệ thống.
Mô hình thường được thể hiện bằng ngôn ngữ trực quan, chủ yếu sử dụng ký hiệu đồ họa và các kết nối giữa chúng Chỉ khi cần thiết, thông tin mới được trình bày dưới dạng văn bản Việc biểu diễn phải tuân thủ các quy tắc về sự chính xác, đồng nhất, dễ hiểu, dễ thay đổi và khả năng giao tiếp với các mô hình khác.
Mô hình hóa các hệ thống nhằm mục dích:
Hình dung một hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của người sử dụng
Chỉ rõ ra các cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống.
Tạo một khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựng phần mềm
Ghi lại quyết định các nhà phát triển để sử dụng sau này.
Biểu đồ Use case trong UML thể hiện mối quan hệ giữa các tác nhân ngoại cảnh và các Use case mà hệ thống cung cấp Nó bao gồm nhiều kịch bản đi kèm với các Use case, giúp minh họa rõ ràng các tương tác giữa người dùng và hệ thống.
Biểu đồ lớp trong hệ thống quản lý bán bảo hiểm thể hiện cấu trúc tĩnh của các lớp liên quan, với các lớp đại diện cho các đối tượng mà hệ thống quan tâm Các lớp này có mối quan hệ với nhau thông qua các hình thức như quan hệ kết hợp, cộng hợp, quan hệ thực thi và quan hệ gộp Biểu đồ lớp không chỉ trình bày các mối quan hệ giữa các lớp mà còn mô tả cấu trúc bên trong mỗi lớp, bao gồm các thuộc tính và thao tác cần thiết.
Biểu đồ trạng thái (State Diagram) là một phần quan trọng trong việc mô tả lớp, thể hiện tất cả các trạng thái mà lớp có thể trải qua và các sự kiện kích hoạt sự thay đổi trạng thái.
Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm
Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram) thể hiện sự tương tác giữa các đối tượng trong hệ thống Nó minh họa trình tự các thông điệp được gửi giữa các đối tượng cụ thể để thực hiện các hoạt động cần thiết.
Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) thể hiện các hoạt động, sự đồng bộ và chuyển tiếp giữa các hoạt động trong một lớp hoặc giữa các lớp trong một chức năng cụ thể Ví dụ, hình 1.5 minh họa biểu đồ tuần tự cho chức năng tìm kiếm giá bán sản phẩm.
Biểu đồ thành phần (Component Diagram) thể hiện cấu trúc vật lý của các dòng lệnh theo khái niệm thành phần, cho thấy mối liên hệ giữa các lớp logic và lớp mà nó thực thi Mỗi thành phần chứa thông tin về các lớp này, tạo ra cái nhìn ánh xạ giữa hướng nhìn logic và hướng nhìn thành phần.
Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) thể hiện cấu trúc vật lý của phần cứng và phần mềm trong hệ thống ATM Nó xác định vị trí các thành phần thực tế, chỉ ra phần mềm nào sẽ được thực thi tại các nút mạng cụ thể, đồng thời thể hiện mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các thành phần trong hệ thống.
Hình 1.8: Ví dụ về một biểu đồ triển khai một HTTT cơ bản
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
Một quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML sẽ bao gồm các bước
Xây dựng biểu đồ Usecase là bước quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Dựa trên tài liệu đặc tả, các nhà phát triển sẽ tiến hành thiết kế hệ thống từ tổng quát đến chi tiết, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các chức năng yêu cầu.
- Xây dựng các biểu đồ lớp: Xác định tên lớp, thuộc tính mà lớp đối tượng đó chứa trong đó và mối quan hệ giữa các lớp đối tượng
- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái, sự chuyển trạng thái của các lớp đối tượng.
- Xây dựng biểu đồ trình tự ( tuần tự ): Mô tả chi tiết các hoạt động với các mối quan hệ và đối tượng đã được xác định.
- Xây dựng biểu đồ thành phần: Xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo thành phần đó
Để xây dựng biểu đồ triển khai hiệu quả, cần xác định rõ các thành phần và thiết bị cần thiết cho hệ thống, đồng thời thiết lập các giao thức truyền thông giữa các thiết bị trong hệ thống.
Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) do Microsoft phát triển, được thiết kế để tạo ra các ứng dụng cho hệ điều hành Windows, cũng như phát triển website và dịch vụ web.
Visual Studio là một nền tảng phát triển phần mềm mạnh mẽ của Microsoft, hỗ trợ các công nghệ như Windows API và Windows Forms Nó cung cấp một trình soạn thảo mã với tính năng IntelliSense và cải tiến mã nguồn, cùng với trình gỡ lỗi tích hợp cho cả mã nguồn và máy Ngoài ra, Visual Studio còn bao gồm các công cụ thiết kế giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết kế lớp và thiết kế cơ sở dữ liệu Người dùng có thể mở rộng chức năng của Visual Studio thông qua các plug-in, cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý phiên bản như Subversion và bổ sung các công cụ mới cho quy trình phát triển phần mềm.
Trong đó Visual Studio hỗ trợ nhiều các ngôn ngữ lập trình khác nhau cho phép người dùng lập trình nhiều ngôn ngữ khác nhau như C++, C#, VB.Net …
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ được thiết kế giao diện màn hình thông qua các công cụ tích hợp trong Visual Studio, với sự hỗ trợ chủ yếu từ DevExpress Bộ control này rất hữu ích cho việc phát triển phần mềm và website, đặc biệt trong môi trường NET, nơi nó thay thế hầu hết các control của Visual Studio DevExpress không chỉ giúp tạo ra các form đẹp mắt mà còn làm cho công việc lập trình trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt trong việc tương tác dữ liệu.
SQL, hay ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc, là một ngôn ngữ máy tính phổ biến được sử dụng để tạo, sửa đổi và truy xuất dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ.
Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế
Trên toàn cầu, có nhiều nghiên cứu về phần mềm quản lý bán hàng, phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Những công trình nghiên cứu này đã đạt được một số kết quả nhất định, song vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH xúc tiến các giải pháp thương mại điện tử Ecopro “, tác giả Nguyễn Ngân, Trường Đại học Thương Mại Hà Nội
Trong nghiên cứu này, tác giả đã khảo sát thực trạng và phát triển hệ thống quản lý doanh thu tại Công ty TNHH xúc tiến giải pháp thương mại điện tử Mặc dù bài phân tích đã làm nổi bật chức năng của hệ thống, nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót trong thiết kế chức năng tính doanh thu Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, khối lượng thông tin lưu trữ ngày càng lớn và yêu cầu về bảo mật ngày càng cao, việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access không còn phù hợp với nhu cầu hiện tại Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý việc mua bán hàng của siêu thị" được thực hiện bởi nhóm sinh viên Viện Công nghệ thông tin và truyền thông, Trường Đại học Bách Khoa.
Đề tài "Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường" của sinh viên Đồ Thị Nhàn, khoa CNTT – K46, Đại học Công Nghiệp Hà Nội, đã phân tích và khảo sát hiện trạng quản lý bán hàng của công ty Dựa trên phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, đề tài làm rõ quy trình nghiệp vụ hiện tại, tuy nhiên, mối quan hệ giữa phân tích và thiết kế vẫn chưa được thể hiện rõ, đặc biệt là trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) Mặc dù phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng giúp người đọc dễ hiểu, nhưng nó cũng hạn chế trong việc thể hiện sự chuyển trạng thái và tính khả dụng, gây khó khăn trong việc kiểm thử và bảo trì các module của hệ thống.
1.4.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống quản lý bán hàng đã có mặt từ lâu, giúp tổ chức nguồn lực hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc cho cá nhân, nhóm và tổ chức Nhiều nghiên cứu quốc tế đã được thực hiện và đánh giá cao về đề tài này, trong đó nổi bật là nghiên cứu "Hệ thống bán hàng và quản lý tồn kho sử dụng máy quét mã vạch qua mạng LAN (Cửa hàng thiết bị)" của tác giả Angelito Tan vào năm 2015.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng và kho sử dụng mã vạch (barcode) được thiết kế cho mạng LAN hoặc chế độ độc lập, phát triển bằng VB.net và SQL Server 2008 Mặc dù hệ thống thành công, nhưng quy mô áp dụng hạn chế cho các cửa hàng tiện ích, khó mở rộng khi thay đổi quy mô, chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ với chi phí cài đặt thấp Qua nghiên cứu và phân tích các kết quả trước đó, tôi đã xác định được các chức năng và hạn chế của các đề tài trước, từ đó hình thành ý tưởng cho hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với đặc điểm của công ty, đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của nhân viên trong tổ chức.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN
Tổng quan về công ty
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (CYBERSOFT) được thành lập vào năm 2003, chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán và giải pháp quản trị tổng thể ERP.
2.1.1 Sơ lược về công ty
Tên gọi :Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Việt Nam Tên tiếng anh: Cybersoft for business management joint stock company Tên viết tắt: CYBERSOFT
Giám đốc đại diện: Ông Lê Toàn Cảnh Logo chính thức của Công ty
Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cybersoft
(Nguồn: Website Cybersoft.com.vn )
Hình thức sở hữu: Công ty Cổ phần
Số chi nhánh Công ty :2 Địa chỉ trụ sở chính: Số 25 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa, Thành phố
Hà Nội Điện thoại: 043776504 Email: sales@cybersoft.com.vn Website: WWW.Cybersoft.com.vn
Chúng tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm quản lý tài chính kế toán cho doanh nghiệp tại Việt Nam, đồng thời phát triển giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP.
2.1.3Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, thành lập năm 2003, sở hữu đội ngũ kỹ sư và chuyên gia tài chính kế toán dày dạn kinh nghiệm Với kiến thức sâu sắc về quy trình nghiệp vụ và quản lý doanh nghiệp, Cybersoft phát triển các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý của khách hàng.
Với 5 năm thành lập công ty đã thu được rất nhiều thành tích và được khách hàng công nhận tin tưởng sử dụng sản phẩm & dịch vụ tiêu biểu như:
Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của công ty được nhận giải thưởng Sao Khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam
Công ty đang mở rộng tập khách hàng lên hơn 2000, với sự đa dạng không chỉ về số lượng mà còn về ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh.
2.1.4 Tập khách hàng của Công ty
Công ty hiện đang phục vụ hơn 2000 khách hàng, bao gồm nhiều doanh nghiệp tiêu biểu và những khách hàng sử dụng hệ thống ERP.
Một số ví dụ về tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ, sản phẩm của Công ty:
Ngành ngề kinh doanh Tên doanh nghiệp
Sản xuất vật liệu xây dựng Cty Xi Măng Hải Phòng
Cty Xi Măng Đô Lương.
Xây lắp đóng tàu Cty đóng tàu Hà Nội
Khai thác khoáng sản Cty Xăng dầu Hồng Quân
Cty CP vàng đá quý Hà Nội
Tài chính chứng khoán Cty CPCK An Bình
Cty CP CK Gia Anh Kinh doanh và dịch vụ sửa chữa ô tô Toyota Láng Hạ
Bảng 2.1: Tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ
(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn )
Tập khách hàng sử dụng giải pháp ERP
Hình 2.1: Khách hàng sử dụng dịch vụ ERP của Công ty
Công ty sở hữu một tập khách hàng đa dạng không chỉ về hình thức sở hữu mà còn về các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, điều này chứng tỏ sự uy tín và niềm tin mà khách hàng dành cho công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp
(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn
2.2.2 Vai trò các bộ phận trong hoạt động của công ty
CSD/ Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber Sale Department ):
Nhiệm vụ của phòng là thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, tìm kiếm khách hàng để mở rộng dịch vụ Đồng thời, phòng cũng tạo lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, hỗ trợ giải đáp các thắc mắc trong quá trình sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Công ty.
CEB / Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department): Khỏa sát quy trình tại doanh nghiệp, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn và triển khai giải pháp ERP
Phòng quản trị tài chính (CAD) chịu trách nhiệm tổ chức công tác văn phòng, thực hiện các thủ tục hành chính và lưu trữ hồ sơ Phòng cũng đảm nhận việc sắp xếp và tổ chức các hoạt động trong công ty, giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên, đồng thời thực hiện công tác bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng Tài chính Kế toán (CFD) có nhiệm vụ theo dõi và quản lý công tác kế toán của công ty, bao gồm việc giám sát công nợ phải thu và phải trả, cũng như thực hiện các nghĩa vụ kế toán với cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng Giải pháp Doanh nghiệp (CSB) chuyên tư vấn và triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp Chúng tôi cung cấp hướng dẫn sử dụng hệ thống, đồng thời thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
The Cyber Customers Support and Warranty Department provides assistance to customers through various channels, including phone, email, web, or on-site at the customer's location upon request.
Phòng Nghiên cứu và Phát triển Sản phẩm (CRD) của Cybersoft chuyên nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới dựa trên công nghệ tiên tiến nhất Mục tiêu của phòng là nâng cao tiện ích sản phẩm, mở rộng chức năng phân hệ và cải thiện khả năng quản trị phân tích dữ liệu, đảm bảo rằng các sản phẩm của Cybersoft luôn đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.
Các dịch vụ
Tại công ty, chúng tôi cam kết cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chất lượng cao nhằm mang lại giá trị tối ưu và sự hài lòng cho khách hàng Các dịch vụ đa dạng mà công ty cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng một cách hiệu quả.
Dịch vụ tư vấn thiết kế và mã hóa thông tin
Cung cấp dịch vụ nhằm giúp tránh việc trùng lặp mã hóa cho đối tượng ( Một đối tượng nhiều mã )
Tối ưu hóa phân tích số liệu đầu ra – dựa vào các phân nhóm theo hình cây bộ mã
2.3.2 Dịch vụ triển khai phần mềm
Dịch vụ triển khai phần mềm là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý tại khách hàng Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ sẽ đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ chất lượng và hiệu quả.
2.3.3 Dịch vụ tư vấn quy trình
Việc chuyển từ quản lý thủ công sang quản trị hệ thống phần mềm đòi hỏi quy trình rõ ràng và khoa học Tại Cybrsoft, đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm sẽ tổ chức và tư vấn cho doanh nghiệp các quy trình quản lý hệ thống một cách khoa học, chặt chẽ và đơn giản.
2.3.4 Dịch vụ bảo hành – Hô trợ sử dụng
Công ty chuyên lắp đặt và cài đặt phần mềm cho hệ thống máy của khách hàng, đồng thời cập nhật báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các nghiệp vụ kế toán Chúng tôi cũng thực hiện việc sửa đổi và cập nhật chương trình phần mềm để đảm bảo phù hợp với các quy định pháp luật và chế độ kế toán hiện hành.
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, bao gồm các thao tác và nghiệp vụ cần thiết, khôi phục số liệu, phân quyền cập nhật, cũng như rà soát phân quyền khi có sự thay đổi về quyền đăng nhập của người dùng.
2.3.5 Dịch vụ bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống phần mềm là giai đoạn cuối cùng trong quy trình áp dụng công nghệ quản lý tại doanh nghiệp Việc này không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn khẳng định uy tín và độ bền vững của sản phẩm dịch vụ.
Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2015 – 2017 Đơn vị: VNĐ
Tổng tài sản 77.125.584.899 86.903.454.893 107.452.462.565 Doanh thu 199.288.297.614 223.214.985.414 345.052.528.908 Lợi nhuận trước thuế 5.999.977.456 8.419.653.970 10.467.426.763 Lợi nhuận sau thuế 4.799.981.965 7.468.845.743 9.108.956.525
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình tăng trưởng doanh thu Công ty giai đoạn
2015- 2017 (Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên giai đoạn 2015- 2017)
Nhận xét: Thông qua việc thu thập số kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể đưa ra một số nhận xét như sau :
Hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà tăng trưởng ổn định, với tổng tài sản tăng liên tục qua các năm Trong giai đoạn 2015 – 2017, tổng doanh thu đạt mức cao nhất, vượt qua 345 tỷ đồng, tăng gần 122 tỷ đồng so với năm 2016 và gần 146 tỷ đồng so với năm 2015.
Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin của công ty
2.5.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin
Thông tin được lấy từ nguồn thông tin nội bộ và nguồn thông tin từ bên ngoài
- Nguồn thông tin nội bộ được nhân viên khai thác và sử dụng cho công việc.
Nhân viên được cấp quyền truy cập vào hệ thống phần mềm của công ty, và các yêu cầu của họ sẽ được gửi đến máy chủ để chờ xử lý cho đến khi nhận được kết quả.
- Nguồn thông tin ngoài được thu thập qua file Excel từ đó lập lên báo cáo phù hợp với phần mềm
Xử lý và lưu trữ thông tin
Nhân viên có trách nhiệm xử lý thông tin nội bộ và đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống thông tin.
Các thông tin và quyết định quan trọng được thông báo trực tiếp qua bảng tin hoặc gửi qua email đến từng nhân viên, tùy thuộc vào loại thông tin cần truyền đạt.
Thông tin thu thập từ bên ngoài, sau khi được xử lý và phân tích, sẽ được lưu trữ thành hồ sơ trong cơ sở dữ liệu của công ty, phục vụ cho công việc của nhân viên và các dự án trong tương lai.
An toàn bảo mật CSDL
- Thực hiện phân quyền người dùng trong quá trình khai thác thông tin trên CSDL
- Luôn diễn ra quá trình Backup dữ liệu hàng ngày và theo chu trình được lên lịch sẵn.
- Khả năng bảo mật CSDl còn chưa cao
2.5.2 Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin
Công ty trang bị đầy đủ thiết bị máy tính cho nhân viên, với cấu hình khác nhau tùy theo tính chất công việc Nhân viên bộ phận kế toán và bảo trì sử dụng máy tính để bàn, trong khi nhân viên triển khai lập trình được cấp laptop để thuận tiện cho công việc và di chuyển đến khách hàng.
Trang thiết bị phần cứng
STT Tên phần cứng Số lượng
Bảng 2.2: Trang thiết bị phần cứng tại Công ty
- Tổng số máy chủ: 1 máy Đặt tại văn phòng chính của Công ty tại Hà Nội.
Nhãn hiệu IBM System x3650 - M3 cấu hình máy - Xeon 4C E5620 80W, 2.40GHz/1066MHz/12MB,
Trong văn phòng, chúng tôi sử dụng tổng cộng 20 máy tính để bàn với nhiều dòng máy và cấu hình khác nhau, chủ yếu từ các thương hiệu nổi tiếng như Acer và LG, nhằm phục vụ cho nhu cầu làm việc của nhân viên.
- Máy in: 2 máy HP laserjet 1319NF, kiểu máy in Laser đa chức năng, tốc độ
27 trang /phút với bộ nhớ 64MB và Epson: in phun màu đa năng, 37ppm A4, 5760x1440dpi
- Camera: được trang bị với 9 thiết bị camera Dome Hik Vision Tvi Hik – HD95H8T lắp đặt tại văn phòng của Công ty.
( Nguồn: Phiếu điều tra, khảo sát tại Công ty Cybersoft )
Các phần mềm ứng được sử dụng
Hiện nay, hệ điều hành Windows được ưa chuộng tại công ty nhờ vào tính phổ biến, dễ dàng cài đặt và khả năng tương thích với phần cứng Bên cạnh đó, các hệ điều hành khác như Mac OS và Linux cũng được sử dụng cho các máy có cấu hình khác nhau.
Các phần mềm phổ biến như Microsoft Excel, Microsoft Word và PowerPoint phiên bản 2010 đang được sử dụng rộng rãi tại các phòng ban của công ty.
- Công cụ nén và giải nén tập tin như Zip, Winrar.
- Phần mềm gõ tiếng việt Unikey.
Phần mềm hỗ trợ làm việc
Các phần mềm như Zalo và Skype hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận trong công ty, đặc biệt khi nhân viên không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Phần mềm Teamviewer 12 là công cụ hữu ích cho các phòng bảo trì và kỹ thuật, giúp nâng cao hiệu quả trong việc hỗ trợ và giám sát khách hàng khi họ gặp khó khăn.
Phần mềm quản lý tài chính CyberAccounting, được phát triển bởi Công ty nghiên cứu và xây dựng, đóng vai trò quan trọng như trung tâm lưu trữ thông tin tài chính và kế toán trong hệ thống ERP Phần mềm này hỗ trợ toàn bộ quy trình kế toán, bao gồm quản lý dòng tiền, kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính và tính giá thành sản xuất Nhờ vào những tính năng này, CyberAccounting giúp giảm thiểu công tác quản lý, đồng thời là công cụ mạnh mẽ để xây dựng các chiến lược hoạch định cho doanh nghiệp.
Phần mềm đảm bảo an toàn thông tin
Các phần mềm diệt Virus được áp dụng như Firewall, antivirus của BKAV
Các máy trong hệ thống được kết nối qua mạng LAN, Wifi và Internet, cho phép truyền nhận thông tin giữa các máy trạm và các phòng ban trong tổ chức.
Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ lưu trữ thông tin, với tính năng miễn phí và thao tác dễ dàng, nhanh chóng Phần mềm cho phép phân quyền và bảo mật trong quá trình khai thác dữ liệu, đồng thời hỗ trợ sao lưu thường xuyên, vì vậy nó đã và đang được công ty sử dụng hiệu quả.
Hệ thống thông tin chung
Công ty hiện chưa có bộ phận chuyên trách về quản trị và bảo mật thông tin, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu Tuy nhiên, việc phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin (HTTT) đã góp phần nâng cao hiệu quả bảo mật thông tin trong công ty.
Công ty tại chi nhánh Hà Nội hiện có hơn 50 nhân sự, trong đó khoảng 70% là chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) Số nhân lực còn lại được tuyển dụng từ nhiều chuyên ngành khác nhau, bao gồm kế toán và nhân sự.
Thực trạng và đánh giá về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công ty cổ phần Cybersoft
2.6.1 Quy trình bán hàng tại Công ty Cybersoft
Trước khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, các hoạt động bán hàng chủ yếu diễn ra thủ công Nhân viên bộ phận kinh doanh ghi nhận đơn hàng và lưu trữ thông tin khách hàng bằng các công cụ như Microsoft Word, Microsoft Excel, cùng với việc sử dụng sổ sách.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và giải pháp phần mềm cho các phòng ban như kế toán, nhân sự, bảo hành và kinh doanh Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong hoạt động bán hàng, trước khi đưa ra quyết định bán, khách hàng sẽ nhận được bảng báo giá chi tiết về hàng hóa và dịch vụ Đơn hàng từ khách hàng có thể được gửi qua nhiều hình thức và sẽ được xử lý bởi bộ phận kiểm tra đơn đặt hàng Những đơn đặt hàng hợp lệ sẽ được đưa vào quy trình xử lý yêu cầu trên hóa đơn.
Khi khách hàng ký kết đơn hàng, họ sẽ nhận được hóa đơn bán hàng, đóng vai trò như phiếu bảo hành cho các dịch vụ đã đăng ký Việc thanh toán với công ty sẽ dựa trên các khoản mục ghi trong hóa đơn Trong thời gian bảo hành, bộ phận hỗ trợ sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng Để quản lý thông tin về hàng hóa, dịch vụ và khách hàng, nhân viên sử dụng các phương pháp lưu trữ truyền thống như Word và Excel, cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã và vị trí hồ sơ được sắp xếp theo thời gian giao dịch.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lí bán hàng tại Công ty
Hiện nay, hoạt động quản lý bán hàng của công ty vẫn chủ yếu diễn ra theo cách thủ công, với thông tin được lưu trữ và truy xuất thông qua các phần mềm có sẵn.
Phần mềm hệ thống: Window 8
Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV
Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụ cho việc soạn thảo thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng.
2.6.2 Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lí bán hàng hiện tại
Thông qua thực tập tại Công ty Cybersoft, nhận thấy rằng hoạt động quản lý bán hàng hiện tại không còn phù hợp với sự phát triển của công ty Sự gia tăng khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ đã dẫn đến việc gia tăng thông tin và giao dịch Phương thức quản lý và lưu trữ thông tin truyền thống đang bộc lộ những yếu kém như tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác chưa cao và khả năng bảo mật thông tin kém.
Công ty Cybersoft chuyên cung cấp giải pháp phần mềm cho nhiều ngành nghề khác nhau, đồng thời chú trọng đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở hạ tầng Quy trình bán hàng tại công ty được hoàn thiện theo một quy trình nhất định, giúp quản lý thông tin giao dịch với khách hàng hiệu quả Bộ phận kinh doanh và kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi chi phí và nhân sự cho từng dự án.
Sử dụng phần mềm tin học văn phòng có sẵn trong quản lý giúp công ty tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị phục vụ quản lý bán hàng.
Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và kĩ năng về trang thiết bị hiện đại
Quản lý thông tin khách hàng theo phương pháp truyền thống đã trở nên lạc hậu so với quy mô và khối lượng dữ liệu khách hàng ngày càng tăng của công ty Hiện tại, hoạt động quản lý bán hàng gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi một cách tiếp cận mới để nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Tốc độ xử lí truy xuất còn chậm chạp: Việc xử lí thông tin bán hàng càu công ty
Cybersoft chủ yếu dựa vào các hoạt động thủ công, dẫn đến việc lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban mất nhiều thời gian để xét duyệt và báo cáo Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn làm giảm tính kịp thời của thông tin, trong khi việc ra quyết định nhanh chóng là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thiếu tính đồng bộ trong việc quản lý thông tin dẫn đến tình trạng dữ liệu không nhất quán, khi mỗi bộ phận xử lý và lưu trữ thông tin riêng biệt Hệ quả là việc lưu trữ thông tin gặp phải sự trùng lặp và dư thừa, gây khó khăn trong việc truy xuất và sử dụng dữ liệu hiệu quả.
Tính chính xác của thông tin thường không cao do sự thiếu thống nhất trong dữ liệu Việc lưu trữ và xử lý thông tin diễn ra một cách thủ công, dẫn đến việc giảm thiểu độ chính xác của dữ liệu.
Tính an toàn bảo mật thông tin của công ty đang gặp rủi ro cao, do dữ liệu chủ yếu được lưu trữ trên các phần mềm văn phòng và hồ sơ sổ sách Khi xảy ra sự cố, khả năng sao lưu và khôi phục thông tin là rất hạn chế, điều này có thể dẫn đến mất mát dữ liệu nghiêm trọng.
2.6.3 Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Cybersoft
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ công nhân viên để thu thập số liệu phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp Qua việc tổng hợp thông tin từ các cuộc phỏng vấn, tôi đã đưa ra những kết luận quan trọng cho khóa luận của mình.
Qua 5 phiếu phỏng vấn, tôi đã hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ bán hàng tại công ty, bao gồm thông tin về cơ sở hạ tầng, phần mềm, nhân sự, cũng như tình hình ứng dụng hệ thống thông tin và công nghệ thông tin hiện tại Bên cạnh đó, tôi cũng nắm bắt được lĩnh vực hoạt động của công ty và mức độ đầu tư cho các thiết bị CNTT và HTTT.
Những thông tin đã cho em những cái nhìn khái quát nhất về tình hình công ty hiện nay.
Mức độ thỏa dụng của các thiết bị CNTT của Công ty hiện nay ?
Mức độ Phiếu chọn Tỷ lệ
Rất tốt 2/5 40% Đủ đáp ứng 3/5 60%
Bảng 2.3: Mức độ thảo dụng trang thiết bị CNTT tại Công ty (Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)
Kết quả phân tích cho thấy trong tổng số 5 phiếu đánh giá, có 2 phiếu (40%) đánh giá rất tốt, 3 phiếu (60%) cho rằng thiết bị đáp ứng đủ yêu cầu, và không có phiếu nào đánh giá chưa tốt Điều này cho thấy các thiết bị CNTT của công ty chỉ đáp ứng được các công việc cơ bản của nhân sự, trong khi vẫn gặp phải tình trạng treo máy và hỏng hóc trong quá trình sử dụng.
Mức độ quan tâm về của anh/chị về việc Công ty cho xây dựng “ Hệ thống thông tin quản lí bán hàng “ ?
Mức độ Phiếu chọn Tỷ lệ
Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)
Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2018-2020
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp không ngừng khẳng định thương hiệu bằng cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, kết hợp công nghệ tiên tiến với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ kinh tế Với triết lý “Khát vọng - Trí tuệ - Tâm huyết”, Cybersoft hướng đến mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP), nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Công ty hiện đang mở rộng quy mô và gia tăng số lượng khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, công ty đặt mục tiêu cải thiện chất lượng trong quản lý và quy trình bán hàng.
Trong thời gian tới, công ty sẽ tập trung phát triển và triển khai giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) – CYBER ENTERPRISE 9.0 với nhiều cải tiến mới, nhằm hỗ trợ tối đa các nghiệp vụ của khách hàng Đặc biệt, công ty sẽ chú trọng vào phân hệ phần mềm quản lý bán hàng, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng từ tiếp nhận đơn hàng đến hoàn tất thanh toán Phân hệ này sẽ nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng bằng cách giảm thiểu thao tác thủ công, thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời gian, đồng thời hạn chế việc sửa chữa, chỉnh sửa trong quá trình bán hàng.
Đặt bài toán
Phần mềm quản lí bán hàng cho Công ty Cybersoft được xây dựng trên mô tả như sau:
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc bán hàng của công ty, tiếp nhận yêu cầu mua sản phẩm từ khách hàng Nhân viên kinh doanh sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của họ Dựa trên thông tin thu thập được, phòng kinh doanh sẽ cung cấp thông tin về sản phẩm và giá cả cho khách hàng.
Khi khách hàng đồng ý, bộ phận kinh doanh sẽ lập đơn hàng để ghi lại thông tin yêu cầu của khách và lưu trữ trên hệ thống.
Thông tin về đơn hàng sẽ được lưu trữ bao gồm mã đơn đặt hàng, mã hàng hóa, mã khách hàng, ngày chứng từ, ngày thanh toán, tổng số lượng và tổng tiền Bộ phận kinh doanh cũng sẽ cập nhật thông tin khách hàng trên phần mềm, bao gồm mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, fax, email và tên khách hàng VAT để thuận tiện trong giao dịch.
Mỗi nhân viên và ban giám đốc cần có tên đăng nhập và mật khẩu riêng để truy cập vào hệ thống Trong thời gian đơn hàng được lập, khách hàng sẽ thanh toán tiền theo từng đợt theo thỏa thuận Mỗi lần thanh toán, bộ phận kinh doanh sẽ phát hành hóa đơn cho khách hàng, trong đó lưu trữ các thông tin quan trọng như mã hóa đơn, ngày thanh toán, tổng số tiền, tổng số lượng, mã hàng hóa và thời hạn thanh toán.
Theo chỉ đạo của cấp trên, bộ phận kinh doanh sẽ lập báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng gửi lên ban giám đốc Những báo cáo này giúp giám đốc đánh giá tình hình kinh doanh của công ty, từ đó xác định mục tiêu và phương pháp điều chỉnh hiệu quả.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng những mục tiêu chính như sau:
- Giúp nhân viên thuận lợi trong việc quản lí các thông tin về tình hình kinh doanh của công ty mình: Số lương sản phẩm, số lượng bán
- Giúp nhân viên thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng tra cứu, truy xuất số liệu phục vụ cho công tác kiểm tra giám sát.
- Giúp cho người quản lí, nhân viên thuận tiện cho việc tra cứu các thông tin: hàng hóa, kho phục vụ nhanh chóng cho công tác bán hàng.
3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Phần mềm quản lí bán hàng nhằm phục vụ công tác quản lí bán hàng có những chức năng như sau:
Quản lí danh mục: Chức năng quản lí danh mục có các chức năng con là quản lí danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục hàng hóa.
Quản lí bán: Chức năng quản lí bán được phân rã thành hai chức năng nhỏ là quản lí đơn đặt hàng và quản lí hóa đơn bán hàng.
Chức năng báo cáo thống kê bao gồm các tính năng quan trọng như bảng kê bán hàng, bảng kê đơn đặt hàng và báo cáo tổng hợp, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu kinh doanh.
Phần mềm không chỉ cung cấp các chức năng chính mà còn tích hợp tính năng đăng nhập Người dùng cần có tài khoản để truy cập vào hệ thống, và chỉ cần tắt form để kết thúc phiên sử dụng phần mềm.
Yêu cầu phi chức năng
- Phần mềm có thông báo lỗi khi người dùng đăng nhập vào phần mềm mà không đúng user và password
- Hệ thống cần có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng yêu cầu sử dụng của nhân viên bộ phận kinh doanh
- Giao diện của phần mềm được thiết kế thân thiện và dễ dàng cho người sử dụng.
- Công việc tính toán được thực hiện một cách chính xác, không chấp nhận sai sót.
- Sử dụng các quy tắc quy ước để lưu trữ với các mã hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng
- Hệ thống chỉ được sử dụng với những nhân viên, người dùng có quyền truy cập của hệ thống để đảm bảo tính an toàn
Yêu cầu miền ứng dụng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ được thiết kế và phân tích theo phương pháp hướng đối tượng, sử dụng ngôn ngữ lập trình VB.net Giao diện sẽ được phát triển với sự hỗ trợ của Devexpress và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 Phần mềm này có thể được cài đặt trên máy tính có hệ điều hành Windows XP trở lên.
Phân tích bài toán
3.3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát
3.3.2 Biểu đồ usecase chi tiết
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí danh mục
Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết quản lí danh mục
Kịch bản Usecase “ Quản lí danh mục khách hàng”
Tên use case Use case “Quản lí danh mục khách hàng”
Tác nhân Nhân viên kinh doanh
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin danh mục khách hàng
Chức năng quản lí danh mục khách hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ:
+ Sửa thông tin khách hàng.
Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa khách hàng hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm để xem chi tiết
1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục khách hàng”
2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục
3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục khách hàng (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4 Nhân viên thực hiện thêm thông tin của khách hàng vào form màn hình công việc và nhấn lưu.
4 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu.
5 Quá trình thao tác kết thúc.
1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2 -Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password
3 Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục khách hàng”
Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục khách hang
Kịch bản Usecase “Quản lí danh mục kho”
Tên use case Use case “quản lý danh mục kho”
Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công danh mục kho
Chức năng quản lí danh mục kho được phân rã thành các chức năng nhỏ:
Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa kho hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm để xem chi tiết
Sự kiện chính 1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục kho”
2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục
3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục kho (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4 Nhân viên thực hiện thêm thông tin của kho vào form màn hình tạo mới danh mục kho và nhấn lưu.
5 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu.
6 Quá trình thao tác kết thúc.
1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2 Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password
3 Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục kho”
Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục kho
Kịch bản Usecase “ Quản lí danh mục hàng hóa”
Tên use case “ Quản lí danh mục hàng hóa”
Tác nhân Nhân viên kinh doanh
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin danh mục hàng hóa
Chức năng quản lí danh mục hàng hóa được phân rã thành các chức năng nhỏ:
+ Sửa thông tin hàng hóa.
Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa hàng hóa hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm để xem chi tiết
Sự kiện chính 1.Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục hàng hóa”
2.Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục 3.Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục hàng hóa (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4.Nhân viên thực hiện thêm thông tin của hàng hóa vào form màn hình tạo mới danh mục hàng hóa và nhấn lưu.
5.Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu.
6 Quá trình thao tác kết thúc.
1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password.
3 Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục hàng hóa”
4.Phần mềm thông báo lỗi nếu thông tin của mã hàng hóa được thêm mới vào đã tồn tại trong CSDL.
Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục hàng hóa
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí bán
Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí bán
Kịch bản Usecase chức năng quản lí đơn đặt hàng
Tên use case “ Quản lí đơn đặt hàng”
Tác nhân Nhân viên kinh doanh
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin đơn đặt hàng
Chức năng quản lí đơn đặt hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ:
Để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả, người dùng có thể thực hiện các thao tác như tạo mới, sửa, xóa và tìm kiếm đơn đặt hàng Đặc biệt, để sửa hoặc xóa một đơn hàng, bắt buộc phải thực hiện việc tìm kiếm để xem danh sách các đơn hàng hiện có.
1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí đơn đặt hàng”
2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình “Đơn đặt hàng”
3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới đơn hàng (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4 Nhân viên thêm thông tin về đơn hàng trên from màn hình ( hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ) rồi nhấn lưu.
5 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu.
6 Quá trình thao tác kết thúc.
1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password.
3.Phần mềm thông báo lỗi nếu không nhập đủ thông tin vào form “Đơn đặt hàng”.
Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lí đơn đặt hàng
Kịch bản Usecase chức năng quản lí hóa đơn bán hàng
Tên use case “ Quản lí hóa đơn bán hàng”
Tác nhân Nhân viên kinh doanh
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin trên hóa đơn bán hàng.
Chức năng quản lí hóa đơn bán hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ :
Để quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả, bạn có thể thực hiện các thao tác như tạo mới, sửa đổi, xóa và tìm kiếm hóa đơn Đặc biệt, để sửa hoặc xóa hóa đơn, bạn cần thực hiện tìm kiếm trước để xem danh sách hóa đơn hiện có.
1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí bán” và chọn “Quản lí hóa đơn bán hàng”
2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình “Hóa đơn bán hàng hàng”
3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới hóa đơn (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4 Nhân viên thực hiện thêm thông tin trên form màn hình hóa đơn bán hàng và nhấn lưu.
5 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu.
6 Quá trình thao tác kết thúc.
1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password.
3.Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Hóa đơn bán hàng hàng”
4.Phần mềm thông báo lỗi nếu thông tin trên hóa đơn bán hàng không đúng.
Bảng 3.5: Kịch bản usecase quản lí hóa đơn bán hàng
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng báo cáo thống kê
Hình 3.4: Biểu đồ usecase chức năng báo cáo thống kê
Kịch bản usecase chức năng báo cáo thống kê
Tên use case Use case “Báo cáo thống kê”
Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh, Ban giám đốc.
Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên, Ban giám đốc đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện ra Hệ thống kết xuất ra loại báo cáo mà người sử dụng hệ thống yêu cầu.
Extend: Chức năng báo cáo thống kế được phân rã thành các chức năng nhỏ:
+ Bảng kê đơn đặt hàng.
+ Bảng kê hóa đơn bán hàng.
Sự kiện chính 1.Nhân viên đăng nhập vào phần mềm, chọn chức năng “Báo cáo thống kê” và chọn chức năng “ Bảng kê hóa đơn bán hàng hàng”
2.Phần mềm hiển thị giao diện màn hình “Điều kiện lọc báo cáo”
3.Nhân viên nhập điều kiện lọc báo cáo.
4.Nhân viên click nút chấp nhận.
5.Phần mềm hiển thị báo cáo dưới dạng xem trước và cho phép xuất hoặc in báo cáo khi người cùng có yêu cầu.
6 Quá trình xem báo cáo kết thúc
1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và mật khẩu.
2 Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng username, mật khẩu.
3 Phần mềm thông báo lỗi nếu dữ liệu của điều kiện lọc báo cáo bị sai.
Bảng 3.6: Kịch bản usecase báo cáo thống kê 3.3.3 Biểu đồ lớp
KHACH_HANG (ma_kh, ten_kh, ma_so_thue, dia_chi, dien_thoai, fax, email,ten_khVAT, ac_ti)
CTHOA_DON(so_hoa_don,so_tt, ma_hang, ton,gia2,tien2,chiet_khau)
HOA_DON(so_hoa_don,ma_ct,ma_kh,ong_ba,dia_chi,dien_giai,t_so_luong,t _tien,ngay_ct,han_tt)
KHO(ma_kho, ten_kho,ten_kho2,vtri,nh_kho1 ,nh_kho2)
CTKHO(ma_hang_hoa,ma_kho,so_ton,gia_tri_ton)
HANG_HOA(ma_hang,ten_hang_hoa, dvt,ma_kho,gia1,gia2)
DON_HANG(ma_don_hang,ma_ct,ngay_ct,ma_khach,t_so_luong,t_tien)
CTDON_HANG(ma_don_hang,ma_phu,ma_hang,so_luong,gia2,tien2)
Hình 3.6: Biểu đồ trạng thái chức năng đăng nhập
Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái chức năng thêm mới hàng hóa
Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái chức năng sửa thông tin hàng hóa
Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái chức năng xóa hàng hóa
Hình 3.10: Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn
Hình 3.11: Biểu đồ trạng thái chức năng thống kê báo cáo
Hình 3.12 :Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới hàng hóa
Hình 3.13 :Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật thông tin hàng hóa
Hình 3.14:Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới phiếu đặt hàng
Hình 3.15: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
Hình 3.16: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí danh mục khách hàng
Hình 3.17: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí hóa đơn bán hàng
Các thành phần của “Hệ thống thông tin quản lí bán hàng “ bao gồm:
- Giao diện: Giao diện cho nhân viên và ban lãnh đạo
- Chức năng: Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng + Quản lí danh mục
+ Quản lí nhập – Xuất + Thống kế,báo cáo
Cơ sở dữ liệu lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến các đối tượng, bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng và các loại phiếu như phiếu mua và phiếu trả, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được tổ chức và quản lý trong hệ thống một cách hiệu quả.
Hệ thống quản lý bán hàng này sẽ được triển khai trên nền tảng Windows và sử dụng mạng LAN, do đó, việc lựa chọn công nghệ phát triển phù hợp là VB.Net.
Hình 3.18: Biểu đồ thành phần 3.3.8 Biểu đồ triển khai
Hình 3.19: Biểu đồ triển khai hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện
3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_kh PK nvarchar(30) Mã khách hàng
Ten_kh nvarchar(100) Tên khách hàng
Ma_so_thue nvarchar(30) Mã số thuế
Dia_chi nvarchar(30) Địa chỉ
Dien_thoai nvarchar(12) Điện thoại
Ten_khVAT nvarchar(100) Tên Công ty
Ac_ti bit Trạng thái
Bảng 3.7: Hóa đơn bán hàng
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_hang_hoa PK nvarchar(30) Mã hàng hóa
Ma_kho FK nvarchar(30) Mã kho
Ten_hang_hoa nvarchar(100) Tên hàng hóa
Dvt nvarchar(30) Đơn vị tính
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_kho PK nvarchar(30) Mã kho
Ten_kho nvarchar(100) Tên kho
Ten_kho2 nvarchar(100) Tên kho bằng tiếng anh
Nh_kho1 nvarchar(30) Nhóm kho1
Nh_kho2 nvarchar(30) Nhóm kho2
Vi_tri nvarchar(100) Vị trí
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_hang_hoa PK nvarchar(30) Mã hàng hóa
Ma_kho FK nvarchar(30) Mã kho
So_ton numeric(20,4) Số lượng tồn kho
Gia_tri_ton numeric(20,4) Giá trị tồn kho
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_don_hang PK nvarchar(30) Mã đơn hàng
Ma_ct FK nvarchar(30) Mã chứng từ
Ma_kh FK nvarchar(30) Mã khách hàng
Ngay_ct smalldatetime Ngày chứng từ
T_so_luong numeric(20,4) Tổng số lương
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
Ma_don_hang PK nvarchar(30) Mã đơn hàng
Ma_phu FK nvarchar(30) Mã phụ
Ma_hang FK nvarchar(30) Mã hàng hóa
Bảng 3.12: Chi tiết đơn đặt hàng
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
So_hoa_don PK nvarchar(30) Số hóa đơn
Ma_ct FK nvarchar(30) Mã chứng từ
Ma_kh FK nvarchar(30) Mã khách hàng
Dien_giai nvarchar(30) Diễn giải
T_so_luong numeric(20,4) Tổng số lượng
Ngay_ct smalldatetime Ngày chứng từ
Han_TT Numeric(20,4) Hạn thanh toán
Bảng 3.13: Hóa đơn bán hàng
Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải
So_hoa_don PK nvarchar(30) Số hóa đơn
Stt_rec0 FK nvarchar(30) Số thứ tự quyển 0
Ma_hang_hoa FK nvarchar(30) Mã vật tư
So_luong numeric(20,4) Số lượng xuất
Bảng 3.14: Chi tiết hóa đơn bán hàng
Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.19: Mô hình dữ liệu quan hệ
Khi nhân viên truy cập phần mềm, họ sẽ thấy một form đăng nhập yêu cầu nhập tên đăng nhập và mật khẩu Nếu thông tin không chính xác, hệ thống sẽ không cho phép truy cập Ngược lại, nếu thông tin đúng, màn hình trang chủ sẽ hiển thị.
Hình 3.20: Giao diện màn hình đăng nhập
Hình 3.21: Giao diện chờ đăng nhập vào hệ thống
Trên màn hình quản lý danh mục nhân viên, người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm thông tin liên quan đến hóa đơn bán hàng bằng cách chọn vào danh mục tương ứng cần cập nhật.
Hình 3.22: Giao diện màn hình trang chủ
Khi nhân viên muốn thêm mới một kho hàng, nhân viên cần chọn chức năng
Để tạo mới một kho, nhân viên sẽ nhập thông tin vào các textbox được làm trắng và nhấn “Lưu” để hoàn tất Để sửa thông tin kho, nhân viên cần sử dụng chức năng “Tìm kiếm” theo mã kho để truy cập thông tin cần chỉnh sửa Tương tự, khi muốn xóa kho không còn sử dụng, nhân viên cũng cần tìm kiếm kho hàng trước, sau đó nhấn “Xóa” để xóa thông tin kho khỏi cơ sở dữ liệu.
Hình 3.23: Giao diện màn hình “Danh mục kho”
Hình3.25: Giao diện màn hình “Danh mục hàng hóa”
Hình 3.24: Giao diện màn hình “Danh mục khách hàng”
Chức năng quản lý bán hàng được chia thành các phần nhỏ như hóa đơn bán hàng và đơn đặt hàng Khi người dùng cần truy cập vào các chức năng này, họ sẽ thực hiện tìm kiếm để lọc ra các chứng từ cần cập nhật Khi sử dụng chức năng tìm kiếm, màn hình sẽ hiển thị các điều kiện lọc cho phép tìm kiếm chứng từ theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Hình 3.26: Giao diện màn hình “Đơn đặt hàng”
Hình 3.27: Giao diện màn hình “ Hóa đơn bán hàng”
Hình 3.28 Giao diện màn hình “Tìm kiếm chứng từ”
Chức năng thống kê báo cáo của hệ thống cho phép người dùng xuất các bảng kê và báo cáo theo nhu cầu sử dụng Để tạo ra các báo cáo chính xác, người sử dụng cần chọn các điều kiện lọc, bao gồm ngày, tháng và quý, tùy thuộc vào yêu cầu của người quản trị.
Hình3.29: Giao diện màn hình “Điều kiện lọc báo cáo”
Hình 3.30 Giao diện màn hình “ Bảng kê hóa đơn bán hàng”
Hình 3.31: Giao diện thông báo không tìm thấy chứng từ
Hình 3.32: Giao diện thông báo cập nhật dữ liệu thành công
Hình 3.31: Giao diện thông báo thoát chương trình
Một số đề xuất và kiến nghị
3.5.1 Kiến nghị với Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Công ty CyberSoft đang trải qua giai đoạn phát triển mạnh mẽ và mở rộng quy mô, ngày càng thu hút được sự tin tưởng của khách hàng trên toàn quốc đối với sản phẩm và dịch vụ của mình.
Hiện nay, Công ty cần nâng cấp trang thiết bị phần cứng để tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho nhân viên và hỗ trợ hiệu quả khi triển khai phần mềm quản lý bán hàng Việc nâng cấp này sẽ góp phần tối đa hóa quy trình bán hàng tại công ty.
Công ty nên tổ chức lớp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, đồng thời cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng nhân viên Để đảm bảo việc triển khai phần mềm hiệu quả, cần có người hướng dẫn để đào tạo nhân viên sử dụng các chức năng chính của phần mềm.
3.5.2 Đề xuất hướng phát triển Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft ” là đề tài có khả năng ứng dụng thực tế cao với nhiệm vụ là xây dựng một phần mềm quản lí bán hàng giúp hỗ trợ một cách tối đa, giảm thiểu những thao tác thủ công bằng việc tin học hóa tất cả các khâu từ việc cập nhật thông tin các danh mục cho tới,tạo đơn hàng, lập hóa đơn Nhìn chung, bài khóa luận đã đáp ứng được những chức năng cơ bản, phù hợp với thực tế công tác quản lý bán hàng của công ty CyberSoft hiện nay Bên cạnh những chức năng mà hệ thống cung cấp, hệ thống còn chưa có chức năng import dữ liệu từ excel hay word vào,hay export dữ liệu ra các file phục vụ cho công tác báo cáo, gửi mail tự động thông báo đặt hàng thành công cho khách hàng Khả năng mở rộng của phần mềm còn chưa cao, khi có phát sinh các chức năng mới thì hệ thống không có khả năng mở rộng thêm các chức năng Vì thế hướng phát triển cho đề tài là xây dựng cho hệ thống thêm các chức năng như export hay import dữ liệu ra các file, khả năng gửi mail cho đối tác khi có yêu cầu và hơn hết là hệ thống có khả năng tùy chỉnh thêm hoặc sửa các chức năng để ngày càng phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng của công ty.
Trong quá trình thực hiện khóa luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp, tôi nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý bán hàng trong các tổ chức Một hệ thống thông tin quản lý bán hàng là rất cần thiết, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác quản lý và lưu trữ Do đó, hệ thống này cần phải chính xác, kịp thời và đồng bộ để đáp ứng hiệu quả công việc.
Mặc dù đã nỗ lực và nhận được sự hướng dẫn từ thầy cô và anh chị trong công ty, khóa luận của em vẫn tồn tại một số thiếu sót Tuy nhiên, bài khóa luận đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý, đặc biệt là trong quản lý bán hàng Nó cũng đã khảo sát, phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng Trong tương lai, hệ thống dự kiến sẽ được nâng cấp để tương tác với máy đọc mã vạch, gửi Email trực tiếp đến hóa đơn bán hàng và xuất ra các định dạng văn bản như Microsoft Word và Microsoft Excel.
Tôi sẽ tiếp tục cải tiến các chức năng của chương trình, đồng thời nỗ lực thiết kế, cài đặt và nâng cấp để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bài toán thực tế.
Xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo tại trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là PGS.TS Đàm Gia Mạnh, người đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ em trong quá trình hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Lương Mạnh Bá (2010), Cơ sở công nghệ phần mềm, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật.
[2] Thạc Bình Cường (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
[3] Bùi Thị Lam (2014), Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty cổ phần Nam Á
[4] Đặng Văn Đức (2002), Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Giáo dục.
Bài giảng về Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp thuộc Bộ môn Công nghệ thông tin, Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế và Thương Mại Điện Tử tại Đại học Thương Mại, cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản lý và ứng dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Nội dung bài giảng tập trung vào tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong việc hỗ trợ ra quyết định, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bài giảng về Hệ thống thông tin quản lý thuộc Bộ môn Công nghệ thông tin tại Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và Thương mại Điện tử của Đại học Thương Mại cung cấp kiến thức cơ bản và ứng dụng thực tiễn trong lĩnh vực quản lý thông tin Nội dung bài giảng giúp sinh viên hiểu rõ vai trò của hệ thống thông tin trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp.
[7] Mike O’dochety(2005), Object – Oriented Analysis & Design The University of Hawaii Press.
[8] Alan Denni Indiana University ,Barbara Haley Wixom University of Virginia ,David Tegarden Virginnia Tech(2005),Systerm Analysis and Design with
[9] Website công ty: http://cybersoft.com.vn
[10] h ttp://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-xay-dung-he-thong-quan-ly-ban_hang - phan-mem-su-dung-phuong-phap-lap-trinh-linh-hoat-59064/
[11] https://www.slideshare.net/nangthu169/xy-dng-h-thng-qun-l-d-n-cng-ty-cp-t-vn-vit-h
