Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong vốn kinh doanh và tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành từ quá trình bán hàng và các hoạt động thanh toán.
Vốn bằng tiền là yếu tố thiết yếu trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ tài chính Loại vốn này có tính thanh khoản cao, giúp thúc đẩy hiệu quả kinh tế và phát triển sản xuất Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiêu và thu hồi tiền mặt hợp lý, đồng thời sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng để không chỉ đáp ứng nhu cầu sản xuất mà còn tiết kiệm vốn lưu động, gia tăng thu nhập tài chính và cải thiện khả năng quay vòng vốn nhanh chóng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
Tiền Việt Nam là các loại tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức cho tất cả hoạt động sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngoại tệ là các loại tiền giấy không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức tại thị trường Việt Nam Một số ngoại tệ phổ biến bao gồm Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr), Yên Nhật (JPY), Đô la Hồng Kông (HKD) và Mác Đức (DM).
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý được coi là tiền thực chất, nhưng thường được lưu trữ chủ yếu để đảm bảo an toàn hoặc phục vụ cho những mục đích đặc biệt, không phải để sử dụng trong các giao dịch thương mại hàng ngày.
Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
Tiền tại quỹ bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và ngân phiếu, tất cả đều được lưu giữ tại két của doanh nghiệp Những tài sản này nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiền gửi ngân hàng là tài sản bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý mà doanh nghiệp giữ trong tài khoản tại ngân hàng.
Tiền đang chuyển là tiền đang hoạt động để thực hiện chức năng thanh toán hoặc đang di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác.
1.1.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư, hàng hóa mà còn là kết quả của các giao dịch mua bán và thu hồi nợ Do tính chất luân chuyển cao, vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và ăn cắp Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy định và nguyên tắc quản lý tiền tệ của Nhà nước, trong đó tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp dùng cho chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ đã thỏa thuận với ngân hàng, và tiền thu từ bán hàng phải nộp ngay cho ngân hàng.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
* Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
Để đảm bảo an toàn cho tài chính doanh nghiệp, cần phản ánh chính xác và kịp thời tình hình thu chi cũng như số dư của từng loại vốn bằng tiền Việc kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt các khoản vốn này sẽ giúp phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lạm dụng tiền mặt trong kinh doanh.
Giám sát việc thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền là rất quan trọng, nhằm kiểm tra sự tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý vốn Điều này giúp đảm bảo rằng các khoản chi tiêu được thực hiện một cách tiết kiệm và hiệu quả.
*Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là_đ, ký hiệu quốc tế là_VNĐ) (Điều 11- Luật kế toán)
Trong nghiệp vụ kế toán, khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, cần ghi nhận theo nguyên tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán thực tế hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ khi có quy định pháp luật khác Đối với những loại ngoại tệ không có tỷ giá hạch toán với đồng Việt Nam, việc quy đổi phải thực hiện thông qua một loại ngoại tệ khác có tỷ giá hạch toán với đồng Việt Nam (Điều 11 - Luật kế toán).
Đơn vị kế toán chủ yếu thực hiện thu, chi bằng ngoại tệ có thể chọn một loại ngoại tệ theo quy định của Bộ Tài chính làm đơn vị tiền tệ để kế toán Tuy nhiên, khi sử dụng tại Việt Nam, các giao dịch này phải được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ báo cáo tài chính, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 11 - Luật Kế toán).
Các loại vàng bạc, đá quý và kim khí quý cần được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế, bao gồm việc theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại Giá nhập trong kỳ được xác định theo giá thực tế, trong khi giá xuất có thể được tính theo một trong những phương pháp nhất định.
+ PP bình quân gia quyền.
+ PP nhập trước, xuất trước.
+ PP nhập sau, xuất trước.
- Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải đánh giá lại các loại ngoại tệ theo TGHĐ tại thời điểm cuối năm tài chính.
* Để phản ánh và Giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc chặt chẽ chấp hành các chế độ thu chi tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý.
Kế toán tiền mặt
1.2.1 Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt:
Quản lý tiền mặt cần tuân thủ nguyên tắc và quy định của Nhà nước, bao gồm việc kiểm soát chặt chẽ cả thu và chi Đồng thời, cần tập trung nguồn tiền vào Ngân hàng Nhà nước để điều hòa tiền tệ lưu thông, ngăn chặn lạm phát và bội chi ngân sách Kế toán đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc này để đảm bảo hiệu quả quản lý tài chính.
Nhà nước chỉ định Ngân hàng là cơ quan duy nhất chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, vì vậy các xí nghiệp và cơ quan cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và chế độ quản lý tiền mặt mà Nhà nước đã ban hành.
- Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở TK tạiNgân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào hoạt động.
Tất cả khoản thu bằng tiền mặt từ mọi nguồn đều phải được nộp vào Ngân hàng, trừ khi Ngân hàng cho phép giữ lại Đối với các đơn vị ở xa, việc thanh toán qua Ngân hàng là bắt buộc Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê hoặc cho mượn tài khoản ngân hàng.
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Quỹ tiền mặt này thường bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, cùng các kim loại và đá quý khác.
Để đảm bảo hạch toán chính xác tiền mặt, doanh nghiệp cần tập trung quản lý quỹ tiền mặt Tất cả các giao dịch liên quan đến thu chi tiền mặt, cũng như việc quản lý và bảo quản tiền mặt, đều do thủ quỹ phụ trách Theo pháp lệnh kế toán và thống kê, thủ quỹ không được phép trực tiếp tham gia vào việc mua bán hàng hóa, vật tư hay kiêm nhiệm các công việc liên quan đến tiếp liệu và kế toán.
- Mức tồn quỹ phải được tính toán theo định mức hợp lý để giúp doanh nghiệp có thể:
+ Tránh được các rủi ro thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán nên bị phạt hoặc trả lãi cao hơn.
+ Không làm mất khả năng mua chịu từ các nhà cung cấp.
+ Tận dụng được các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
- Quy định về trách nhiệm của thủ quỹ:
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm mọi khoản thu, chi tiền.
+ Thu, chi phải có chứng từ và chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng.
+ Thủ quỹ không kiêm nhiệm công tác khác.
+ Thủ quỹ theo dõi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ.
1.2.2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
- Bảng kê vàng bạc đá quý, kim khí quý.
Để lập Phiếu thu - Phiếu chi hợp pháp theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán cần quy định các chứng từ kèm theo như Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, và Phiếu nhập kho Việc này giúp nhận biết và xử lý kịp thời các yêu cầu thanh toán không phù hợp, từ đó các kế toán viên có thể căn cứ vào đó để thực hiện công việc của mình.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu - chi tiền mặt:
Bộ phận kế toán tiền có trách nhiệm tiếp nhận các đề nghị thu - chi, bao gồm chứng từ kèm theo như giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn và hợp đồng Đối với yêu cầu chi tiền, các chứng từ cần thiết có thể là hóa đơn và hợp đồng, trong khi yêu cầu thu tiền có thể đi kèm với giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý tài sản cố định và biên bản góp vốn.
Kế toán tiền mặt thực hiện việc đối chiếu các chứng từ cùng với đề nghị thu - chi, nhằm đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ, bao gồm đầy đủ phê duyệt từ phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định tài chính của Công ty Sau khi hoàn tất, các tài liệu sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để xem xét.
- Kế toán trưởng kiểm tra lại rồi ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc có quyền phê duyệt các đề nghị thu - chi dựa trên quy định tài chính và hạn mức phê duyệt của Công ty Những đề nghị chi tiêu hoặc mua sắm không hợp lý sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ cần thiết.
- Lập chứng từ thu - chi: kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
- Ký duyệt chứng từ thu - chi: kế toán trưởng ký vào phiếu thu, phiếu chi.
- Thực hiện thu - chi tiền: khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi do kế toán lập kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc hay không.
+ Kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi.
+ Thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giao cho khách hàng 1 liên.
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi ghi vào Sổ quỹ.
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
+ Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.
1.2.2.2 TK sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
TK để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này bao gồm:
- Nội dung: TK 111 dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm và tồn quỹ tiền mặt.
Các khoản tiền mặt tăng:
+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ.
Các khoản tiền mặt giảm:
+ Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ.
+ TK 1111 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam.
+ TK 1112 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.
+ TK 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ theo giá mua thực tế.
Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có
TK 111 là các phiếu chi.
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên TK 111:
Tài khoản 111 “Tiền mặt” chỉ ghi nhận số tiền mặt và ngoại tệ thực tế được nhập và xuất quỹ tiền mặt Đối với khoản tiền thu được và chuyển nộp ngay vào Ngân hàng mà không qua quỹ tiền mặt của đơn vị, thì không được ghi vào bên Nợ của tài khoản.
111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.
Các khoản tiền mặt được ký cược và ký quỹ bởi các doanh nghiệp và cá nhân tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán như các tài sản bằng tiền của đơn vị.
Khi thực hiện việc nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như người nhận, người giao, và người có thẩm quyền cho phép Điều này phải tuân thủ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Đối với một số trường hợp đặc biệt, cần kèm theo lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi, xuất và nhập quỹ tiền mặt cũng như ngoại tệ Họ cần tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm việc nhập và xuất quỹ Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.
Doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt cần quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế Nếu không có tỷ giá cụ thể, có thể sử dụng tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ kế toán.
Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Nguyên tệ các loại” (TK ngoài bảng cân đối kế toán).
Kế toán tiền gửi Ngân hàng
Tiền gửi là khoản tiền mà doanh nghiệp gửi vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, và vàng bạc đá quý.
1.3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:
- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.
- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.
1.3.2 TK sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên TK 112-
TGNH Kết cấu và nội dung của TK này như sau:
- Nội dung: TK 112 dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm và hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp.
+Các khoản tiền VN, ngoại tệ, vàng bạc…đã gửi vào ngân hàng.
+TGNH đối chiếu phát hiện thừa.
+Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ.
+Các khoản tiền VN, ngoại tệ, vàng bạc…rút ra từ ngân hàng.
+TGNH đối chiếu phát hiện thiếu.
+Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ.
Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng.
TK 112 có 3 TK cấp hai : + TK 1121-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.
+ TK 1122- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam.
+ TK 1123- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng.
* Nguyên tắc hạch toán trên TK 112-TGNH:
Hạch toán trên tài khoản 112-TGNH dựa vào các giấy báo Có, giấy báo Nợ, hoặc bản sao kê ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản và séc bảo chi.
Khi nhận chứng từ từ Ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và chứng từ của Ngân hàng, đơn vị phải thông báo để cùng xác minh và xử lý Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch sẽ được ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” nếu số liệu kế toán lớn hơn, hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” nếu số liệu kế toán nhỏ hơn Sang tháng sau, kế toán tiếp tục kiểm tra và điều chỉnh số liệu ghi sổ.
Tại các đơn vị có tổ chức, bộ phận phụ thuộc không có kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho giao dịch và thanh toán Kế toán cần mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm Đồng Việt Nam và các loại ngoại tệ khác.
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng TK ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền này sẽ được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, được gọi là tỷ giá giao dịch BQLNH Nếu mua ngoại tệ để gửi vào ngân hàng, số tiền sẽ được ghi nhận theo tỷ giá mua thực tế phải trả.
Khi rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền sẽ được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1122 Việc quy đổi này có thể thực hiện theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước - xuất trước, Nhập sau - xuất trước, hoặc Giá thực tế đích danh.
Trong giai đoạn sản xuất và kinh doanh, bao gồm cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền gửi ngoại tệ có thể phát sinh Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái, khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào bên Có.
TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ
TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá).
1.3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:
Sơ đồ 1.2:Sơ đồ trình tự kế các khoản thu chi TGNH bằng tiền Việt Nam
Nhận giấy báo Có Nhận giấy báo Nợ
TK 338(8) TK 138(8) Đối chiếu phát hiện thừa Đối chiếu phát hiện thiếu
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã được chuyển ra khỏi quỹ và nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi tại bưu điện để chuyển vào Ngân hàng Ngoài ra, nó cũng bao gồm các khoản tiền đã thực hiện thủ tục chuyển từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có từ Ngân hàng hoặc chứng từ từ bưu điện.
Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau:
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng.
- Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác.
- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước)
- Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền
- Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc
- Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.
Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên TK 113- “Tiền đang chuyển” Nội dung và kết cấu của TK này:
Bên Nợ bao gồm các khoản tiền bằng Việt Nam đồng, ngoại tệ, séc đã được nộp vào ngân hàng, gửi qua bưu điện, cùng với số chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do việc đánh giá lại.
Số kết chuyển vào tài khoản 112 hoặc các tài khoản liên quan và số chênh lệch giảm tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ được xác định qua việc đánh giá lại số dư ngoại tệ.
Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển
TK 113 có hai TK cấp hai:
TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.
TK 1132-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.
Sơ đồ 1.3Sơ đồ trình tự kế toán tiền đang chuyển
Chuyển TM, thu tiền bán hàng, thu nợ…chuyển vào NH, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo
Khi nhận được giấy báo Có
Làm thủ tục chuyển tiền từ TKNH để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ
Khi nhận được giấy báo Nợ hoặc chứng từ bưu điện
Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được chứng từ của bưu điện
Kế toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
Các khoản mục tiền tệ bao gồm tiền mặt và các khoản tương đương tiền hiện có, cùng với các khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả được xác định bằng một số tiền cố định.
- Các khoản mục phi tiền tệ: là các khoản mục không phải là các khoản mục tiền tệ (chi phí, doanh thu, vật tư, TSCĐ…)
1.5.1 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ:
Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức khác sau khi được Bộ Tài chính chấp thuận Việc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam phải dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
Doanh nghiệp cần theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản như Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả, và tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Đối với các tài khoản liên quan đến doanh thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí sản xuất và kinh doanh, cũng như các chi phí khác, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, cần ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch.
Khi thực hiện các giao dịch kinh tế bằng ngoại tệ, bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền phải ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức theo tỷ giá được ghi trên sổ kế toán Việc ghi sổ có thể áp dụng theo các phương pháp tỷ giá khác nhau như tỷ giá đích danh, tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trước xuất trước, hoặc tỷ giá nhập sau xuất trước.
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản nợ phải trả hoặc nợ phải thu, các giao dịch này cần được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc theo đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán Việc ghi chép phải tuân theo tỷ giá được ghi trên sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ Việc này phải dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc năm tài chính.
- Trường hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
1.5.2 Chênh lệch TGHĐ và nguyên tắc xử lý chênh lệch TGHĐ:
Chênh lệch TGHĐ là sự khác biệt phát sinh khi thực hiện trao đổi hoặc quy đổi cùng một số lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán dựa trên các tỷ giá hối đoái khác nhau.
Chênh lệch TGHĐ chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:
Trong kỳ, các doanh nghiệp thực hiện mua bán, trao đổi và thanh toán các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, dẫn đến việc phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế Chênh lệch tỷ giá hối đoái này bao gồm các khoản lợi hoặc lỗ từ việc chuyển đổi ngoại tệ, ảnh hưởng đến kết quả tài chính của doanh nghiệp.
+ Chênh lệch TGHĐ thực tế phát sinh trong kỳ của hoạt động đầu tưXDCB (giai đoạn trước hoạt động);
Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong kỳ từ hoạt động kinh doanh và đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả tài chính của doanh nghiệp.
- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính
Chênh lệch TGHĐ phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính bao gồm:
Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TGHĐ) vào cuối năm tài chính xảy ra do việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ liên quan đến giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) trước khi hoạt động.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TGHĐ) vào cuối năm tài chính xuất phát từ việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ liên quan đến hoạt động kinh doanh Đối với các doanh nghiệp sử dụng công cụ tài chính nhằm phòng ngừa rủi ro hối đoái, các khoản vay và nợ phải trả có gốc ngoại tệ sẽ được ghi nhận theo TGHĐ thực tế phát sinh Tuy nhiên, doanh nghiệp không được phép đánh giá lại các khoản vay và nợ phải trả này khi sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái.
1.5.2.2 Nguyên tắc xử lý chênh lệch TGHĐ:
Xử lý chênh lệch TGHĐ phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ là một phần quan trọng trong quản lý hoạt động kinh doanh, bao gồm cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính mà còn tối ưu hóa các quyết định đầu tư, đảm bảo hiệu quả và bền vững cho các dự án XDCB.
Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ.
Doanh nghiệp không được phép chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức từ lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái được đánh giá lại vào cuối năm tài chính đối với các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI – DU LỊCH HÀ
Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà Lan
2.1.1 Vị trí và đặc điểm :
Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan, được thành lập vào năm 2002, là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ vận tải taxi tại tỉnh Thái Nguyên Ngoài dịch vụ taxi, công ty còn cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ôtô, xe máy, cũng như mua bán ôtô và phụ tùng ôtô Với bề dày hoạt động và uy tín, công ty không ngừng nâng cao khả năng thích ứng để phát triển trong nền kinh tế thị trường.
Ngày 30/ 10 / 2003 doanh nghiệp trở thành Công ty cổ phần TM&DL
- Trụ sở chính của Công ty đặt tại: Tổ 05 – Phường Tân Long – Thành phố Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên.
- TK: 102010000441719 – Ngân hàng Công Thương Thái Nguyên.
- Chủ tịch HĐQT (kiêm Giám đốc Công ty): Ông Nguyễn Mạnh Hà.
- Phó Giám đốc vận tải: Ông Nguyễn Quang Trung.
- Phó Giám đốc hành chính: Bà Nguyễn Thị Lan
- Văn phòng đại diện: Tổ 05 , phường Tân Long– Thành phố Thái Nguyên.
- Website: http://halan.com.vn
* Vốn điều lệ: 5.213.000.000 VNĐ Trong đó + Vốn lưu động: 2.570.000.000 VNĐ.
Là một Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân hạch toán độc lập, có
TK riêng tại Ngân hàng Công Thương Thái Nguyên cho phép độc lập tự chủ về tài chính và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước Qua nhiều năm hoạt động, Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan đã phát triển mạnh mẽ, với đội ngũ gần 200 cán bộ quản lý và lái xe được đào tạo bài bản, có phẩm chất đạo đức tốt, năng lực và kinh nghiệm vững vàng.
Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực du lịch, thương mại và vận tải hành khách bằng taxi, xe buýt tại tỉnh Với dịch vụ taxi và xe buýt chất lượng, công ty đã chiếm được lòng tin và sự hài lòng của khách hàng cả trong và ngoài tỉnh.
Công ty Hà Lan luôn đặt khách hàng lên hàng đầu với khẩu hiệu: "Khách hàng là người trả lương và đảm bảo sự lớn mạnh của Công ty chúng ta." Nhằm khẳng định vị thế vững chắc trong lòng khách hàng, công ty không ngừng nỗ lực và hoàn thiện Thị trường của công ty ngày càng mở rộng, với mối quan hệ chặt chẽ với nhiều đối tác trong và ngoài nước Công ty tham gia vào các chương trình du lịch tại nhiều địa điểm nổi tiếng như Khu du lịch Hồ Núi Cốc, Sầm Sơn, Hạ Long, Tuần Châu, Trà Cổ, Nha Trang, Sa Pa, Quê Bác, Cửa Lò, Đà Lạt, và Hà Khẩu (Trung Quốc).
Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan đã trở thành một trong những doanh nghiệp uy tín tại Thái Nguyên, tạo ra nhiều việc làm và đóng góp cho ngân sách nhà nước cũng như các chương trình từ thiện Được sự hỗ trợ từ tỉnh và ngành giao thông vận tải, công ty quyết định đầu tư vào dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt, nhằm nâng cao hình ảnh và mang lại lợi ích kinh tế xã hội cho tỉnh Thái Nguyên Để hiện thực hóa ý tưởng này, công ty đã tăng vốn góp lên 14.259.000.000 đồng, phục vụ 5 tuyến xe buýt, góp phần đưa tỉnh Thái Nguyên phát triển thành một thành phố công nghiệp nổi bật phía Bắc.
+ Tuyến ( 04): Đồng Hỷ Sông Công.
+ Tuyến (08): Sông Công Phố Nỉ Sóc Sơn- Hà Nội + Tuyến (03): TT Thành Phố Khu DL Hồ Núi Cốc - Thị trấn Đại Từ.
+ Tuyến (06): TT Thành phố Chợ Chu - Định Hoá.
+ Tuyến (01): Đồng Hỷ Phố Nỉ.
Và đã thu được kết quả tốt đẹp.
Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo quy định của Nhà nước, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà Lan:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng thông qua nhiều phương tiện vận chuyển khác nhau, bao gồm xe taxi, xe buýt, xe khách và xe vận tải hàng hóa đường bộ.
- Xây dựng và phát triển thị trường.
- Phục vụ và khai thác khách hàng một cách hoàn hảo.
- Xây dựng các phương án quản lý trong doanh nghiệp.
* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần TM&DL Hà Lan: a Tình hình kinh doanh:
Ngành vận tải taxi và xe buýt trong lĩnh vực du lịch tại Việt Nam còn mới mẻ và chưa có nhiều truyền thống kinh doanh Đặc biệt, với việc công ty vừa mới được thành lập, kinh nghiệm trong lĩnh vực này vẫn còn hạn chế.
Trong những năm gần đây, ngành vận tải taxi và xe buýt đã có sự phát triển mạnh mẽ, nhưng vẫn chưa thật sự bền vững Các công ty nhà nước và tư nhân chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ trong hoạt động vận tải cũng như trong việc ổn định giá cước Hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh vẫn diễn ra, dẫn đến tình trạng chồng chéo về giá cước Điều này cho thấy sức mạnh và hiệu quả kinh doanh của ngành chưa tương xứng với tiềm năng phát triển.
Công ty cổ phần TM&DL Hà Lan có những thuận lợi và khó khăn:
Công ty cổ phần TM&DL Hà Lan, một doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập, đã xây dựng được truyền thống vững mạnh với nhiều năm liên tiếp hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch Đội ngũ cán bộ quản lý của công ty có năng lực và kinh nghiệm, cùng với sự đoàn kết nội bộ, tất cả đều phấn đấu vì sự phát triển bền vững của công ty.
Là một doanh nghiệp trẻ với thành tích xuất sắc, công ty luôn thu hút sự quan tâm từ các cơ quan quản lý và nhận được sự hỗ trợ tích cực từ địa phương nơi công ty đặt trụ sở.
Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách, nổi bật với uy tín cao và thương hiệu mạnh, đã nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ khách hàng.
Nhờ vào những thuận lợi sẵn có, Công ty đã không chỉ vượt qua khó khăn và thử thách mà còn ngày càng phát triển mạnh mẽ, khẳng định vị thế vững chắc trong cơ chế thị trường hiện nay.
Bên cạnh những thuận lợi trên Công ty còn gặp những khó khăn nhất định:
Hoạt động tại các tỉnh miền núi và trung du gặp nhiều khó khăn do cơ sở hạ tầng đường xá kém, với nhiều đèo dốc cao và mặt đường xấu, hẹp Điều này dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chưa đạt mức cao.
Thị trường vận tải taxi đang gặp nhiều rối ren với sự cạnh tranh giá cước khốc liệt, dẫn đến những mâu thuẫn giữa các doanh nghiệp chưa được giải quyết Điều này khiến cho các chủ doanh nghiệp vẫn chưa tìm ra tiếng nói chung, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của ngành.
- Giá cả phương tiện vật tư, thiết bị phụ tùng ngày một tăng cao thiếu hàng hóa vận chuyển, phải cạnh tranh với tư nhân
Các thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Thương mại – Du lịch Hà Lan
2.2.1 Kế toán tiền mă ̣t tại Công ty Cổ phần TM&DL Hà Lan 2.2.1.1 Các quy định về quản lý quỹ tiền mặt tại Công ty Cổ Phần TM&DL Hà Lan
Tiền mặt của Công ty được bảo quản an toàn trong két, do thủ quỹ quản lý và kiểm tra thường xuyên Thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi, ghi sổ quỹ và đảm bảo việc nhập, xuất quỹ tiền mặt được thực hiện chính xác.
- Hằng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế.
Định kỳ, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Nếu phát hiện sự chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tiến hành tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp thích hợp.
Cuối tháng, thủ quỹ, kế toán trưởng và kế toán tiền mặt cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và lập Bảng kiểm kê quỹ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
- Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền Việt Nam (VNĐ) để hạch toán các khoản kế toán vốn bằng tiền.
2.2.1.2 Các quy định về thu chi quỹ
* Các chứng từ sử dụng:
+Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
Trong quản lý tài chính, các mẫu giấy tờ quan trọng bao gồm Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT) và Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT) Những mẫu này giúp đảm bảo quy trình tài chính được thực hiện một cách minh bạch và hiệu quả.
+Bản kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a – TT và Mẫu số 08b – TT
+ Sổ quỹ tiền mặt: Mẫu số S05a – DNN + Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a – DNN
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu số S02b – DNN + Sổ Cái: Mẫu số: S02c1 – DNN
+ Sổ chi tiết quỹ tiền mă ̣t: Mẫu số S05b-DNN
2.2.1.3 Kế toán chi tiết tiền mặt:
Sơ đồ 2.4: Mô tả công viê ̣c của kế toán chi tiết
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:
Phiếu thu , phiếu chi , Biên lai thu tiền , Ủy nhiệm thu , ủy nhiệm chi giấy báo Nợ/Có
Sổ chi tiết PHẦN MỀM
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng)
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là:
Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là:
Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty) Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Theo quy định tài chính và hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc có quyền xem xét và phê duyệt các đề nghị thu - chi Những đề nghị chi tiêu hoặc mua sắm không hợp lý hoặc không hợp lệ sẽ bị từ chối, hoặc yêu cầu bổ sung, làm rõ các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi: căn cứ vào các chứng từ gốc Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu sau khi in từ phần mềm ra.
7) Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải:
Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) cần phải đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, cần xác nhận rằng nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) phù hợp với chứng từ gốc để tránh sai sót trong quá trình kế toán.
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.
Cuối cùng, thủ quỹ sẽ chuyển giao hai liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán Đối với các giao dịch thu chi tiền qua ngân hàng, kế toán ngân hàng có trách nhiệm lập và nộp Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi hoặc séc cho ngân hàng.
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh doanh, kế toán sẽ nhận các chứng từ từ bên ngoài, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chúng, sau đó tiến hành lập các phiếu thu và phiếu chi.
* Đối với các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:
NV1: 1/12/2013: Lâm Quốc Khánh nộp tiền thu vé chặng xe buýt ngày 1/12/2013 số tiền là: 124.499.000 VNĐ Định khoản:
Hình ảnh 2.2:Giao diện phân hệ quỹ
Kế toán tiến hành nhập liệu:
Từ bên trong màn hình giao diện MISA chọn phân hệ “Quỹ”:
Từ màn hình phân hệ “Quỹ” chọn “Phiếu thu” và tiến hành nhập liệu:
-Ô “Đối tượng”: Ấn F5 chọn mã đối tượng là KVL tại ô “Người nộp” sẽ tự được điền là “Khách vãng lai”.
-Lý do nôp: điền là “Thu tiền vé chặng xe buýt”
-Số tiền: 124.499.000 -Ngày chứng từ: 1/12/2013 máy sẽ tự điền vào “Ngày hạch toán” là 1/12/2013.
-Số chứng từ: PT13/135-Tại phần diễn giải chi tiết:
- Sau khi nhập xong ấn nút “Cất” trên thanh công cụ hoặc ấn Ctrl +s.
Muốn xem phiếu thu sau khi lập chọn “in” rồi chọn “phiếu thu”.
Hình ảnh 2.3: màn hình nhập phiếu thu
NV 2: 7/12/2013 Đặng Thị Hòe phòng kinh doanh thị trường nộp tiền doanh thu dịch vụ cho Trường cán bộ quản lý Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn 1đi tham quan du lịch Quảng Ninh, số tiền là 10.000.000 VNĐ.
Chưa bao gồm thuế GTGT.
Căn cứ nghiệp vụ kế toán lập định khoản:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập số liệu vào phần mềm:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: 01AA/11P Liên 3: Lưu Số: 00001590 Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP TM VÀ DL HÀ LAN
Mã số thuế: 4600346825 Địa chỉ: Tổ 05, phường Tân Long, TP Thái Nguyên Điện thoại: 0280.3759759 Số TK.102010000441719 tại Ngân hàng Công thương Thái Nguyên
Họ tên người mua hàng: Đỗ Thị Bích Tên đơn vị Trường cán bộ quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 1
Mã số thuế: Địa chỉ: Huyện Thanh Trì,TP Hà Nội
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá TT
Thu tiền hướng dẫn dịch vụ Ngày 01 1.818.181 10.000.000
Cộng tiền hàng: 10.000.000 Thuế suất GTGT: 10 %,
Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 11.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
-Từ màn hình giao diện đi theo đường dẫn sau: “Bán hàng”/ “Bán hàng thu tiền ngay”
-Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
+Đối tượng: ấn F5 chọn mã đối tượng là “TCBNN1” máy tính sẽ tự điền mục đại chỉ.
+Diễn giải: Dịch vụ cho thuê xe +Ngày chứng từ: 07/12/2013 mục ngày hạch toán sẽ tự điền là 07/12/2013 +Số chứng từ: BH2013/1184
+Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 +Kí hiệu hóa đơn: AA/11P
+Số hóa đơn: 1590 +Tại phần khai báo chi tiết:
•Mã hàng: chọn DVXK •Đơn giá: 10.000.000 •Khai báo thuế GTGT 10%
+Người nộp: Đặng Thị Hòe +Lý do nộp: Thu tiền dịch vụ cho thuê xe +Số chứng từ : PT13/1357
Sau khi khai báo đầy đủ số liệu sẽ được cập nhật lên phần phiếu thu trong phân hệ “Quỹ”
Hình ảnh2.5: Nhập hóa đơn bán hành thu tiền ngay Hình ảnh2.6: Nhập phiếu thu bán hàng
Dữ liệu được cập nhật lên phiếu thu bán hàng:
Hình ảnh 2.7: Phiếu thu bán hàng
* Đối với các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:
NV3: Ngày 11/12/2013 An Thị Tài phòng hành chính thanh toán tiền mua máy tính số tiền là 10.000.000 VND
Chứng từ kế toán nhận được là:
- Giấy đề nghị thanh toán.
Căn cứ vào chứng từ kế toán lập định khoản:
Ngày11/12/2013 Số: 00123463 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Thế giới số Địa chỉ: 37 Hoàng Văn Thụ,Thái Nguyên Điện thoại: 04.36647595 MS: 0200170658
Người mua: An Thị Tài, đại diện cho Công ty CP TM&Dl Hà Lan, có địa chỉ tại Tân Long, Thái Nguyên Hình thức thanh toán được chọn là trả ngay.
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn Giá
Trừ chiết khấu bán hàng:
Thuế suất thuế GTGT: 10% Cộng thuế GTGT: 909.090 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.999.999
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu chín trăn chín mươi chín nghìn đồng
Giấy đề nghị thanh toán: Đơn vị: Công ty CP TM – DL Hà Lan Mẫu số 05 - TT Địa chỉ: P.Tân Long - TN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: - Ban Giám đốc Công ty cổ phần Thương mại – Du lịch Hà Lan.
- Phòng kế toán tài chính
Tên tôi là An Thị Tài, thuộc Phòng Hành Chính Tôi đề nghị Ban Giám đốc Công ty và Phòng Tài chính Kế toán thực hiện thanh toán cho tôi theo nội dung đã nêu.
Chứng từ ngày 11/12/2013 Tiền mua máy tính xách tay: 10.000.000
Cộng số tiền xin thanh toán: 10.000.000
(Viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn
Số chứng từ kèm theo: 01 Chứng từ.
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Căn cứ vào 2 chứng từ trên kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm MISA:
Trình tự nhập liệu vào phần mềm:
-Tù màn hình làm việc đi theo đường dẫn: “ Quỹ”/ “Phiếu chi”
-Đối tương: Ấn F5 để chọn mã đối tượng là “CTTGS”
-Địa chỉ: TP.Thái Nguyên -Người nhận: Công ty cổ phần thế giới số -Lý do chi: Mua máy tính xách tay
-Kèm theo: 01 -Ngày chứng từ: 11/12/2013 máy tính tự điền ngày hạch toán.
-Số tiền: 10.000.000 -Phần diễn giải chi tiết:
+TK Nợ: 6422,1331 +TK Có tự điền.
+Số tiền điền lần lượt vào 2 TK lần lượt là 9.090.909 và 909.091 Sau khi nhập xong ấn nút “Cất” trên thanh công cụ hoặc ấn Ctrl+s
Hình ảnh 2.9: Nhập phiếu chi
Muốn xem mẫu phiếu chi sau khi nhập chọn “in” và chọn “Phiếu chi” trên thanh công cụ.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ lập 3 liên phiếu thu, chi giống nhau Một liên được giao cho người nộp hoặc nhận tiền, một liên dùng làm căn cứ ghi sổ và được đính kèm với các chứng từ gốc liên quan, và một liên gốc sẽ được lưu trữ ngay trên sổ phiếu, cất trong tủ tại Phòng tài chính kế toán.
