lý luận chung về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp
Những vấn đề chung về tiền lương
1.1.1.Khái niệm , bản chất, vai trò, nhiệm vụ, ý nghĩa tiền lương 1.1.1.1 Khái niệm tiền lương
Tiền lương là khoản chi phí bằng tiền mà doanh nghiệp hoặc Nhà nước trả cho người lao động, dựa trên số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm tạo ra sản phẩm hoặc hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
1.1.1.2 Bản chất của tiền lương
Trong sản xuất kinh doanh, người lao động là yếu tố quan trọng, cần được quan tâm đúng mức Họ sử dụng sức lao động và công cụ để tạo ra sản phẩm và hoàn thiện hành vi kinh doanh Để đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục, cần phải bồi hoàn sức lao động dưới dạng thù lao Tiền lương, hay tiền công, là phần thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc Về bản chất, tiền lương phản ánh giá trị sức lao động mà người lao động yêu cầu để bù đắp hao phí trong quá trình làm việc.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động, đồng thời tạo động lực và sự quan tâm đến kết quả công việc Bởi lẽ, tiền lương là nguồn thu nhập chính của công nhân, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống và sự cống hiến của họ.
Người lao động còn được nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội khi gặp rủi ro như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, và khi nghỉ hưu Ngoài ra, họ cũng có cơ hội nhận thưởng thi đua và thưởng năng suất lao động.
1.1.1.3 Vai trò của tiền lương a) Trong chính trị xã hội Đối với chủ nghĩa tư bản, tiền lương là số tiền mà người công nhân nhận được sau một thời gian làm việc và hoàn thành một khối lưọng sản phẩm nào đó Đây là hiện tượng bên ngoài, họ tưởng rằng tiền lương là giá trị của người lao động song sự thật thì tiền lương không phải là giá trị hay giá cả của lao động Vì lao động không phải là hàng hoá và không phải là đối tượng mua bán vì :
Lao động cần được vật hoá dưới hình thức cụ thể, và để làm điều này, tư liệu sản xuất là điều kiện tiên quyết Nếu người lao động sở hữu tư liệu sản xuất, họ sẽ bán sản phẩm của mình thay vì bán chính lao động của mình.
Việc thừa nhận lao động là hàng hoá dẫn đến hai mâu thuẫn lý luận quan trọng: nếu lao động được trao đổi ngang giá, nhà tư bản sẽ không thu được lợi nhuận (giá trị thặng dư), điều này phủ nhận quy luật giá trị thặng dư Ngược lại, nếu hàng hoá trao đổi không ngang giá để tạo ra giá trị thặng dư cho nhà tư bản, thì sẽ phủ nhận quy luật giá trị.
Nếu lao động được coi là hàng hóa, thì bản thân hàng hóa đó lại không có giá trị, vì giá trị được đo bằng lao động Điều này dẫn đến một mâu thuẫn vô lý, bởi vì lao động không phải là hàng hóa; công nhân thực sự bán sức lao động của mình cho nhà tư bản Do đó, tiền lương mà nhà tư bản trả cho công nhân chính là giá cả của sức lao động Bản chất của tiền lương trong chủ nghĩa tư bản là giá trị hay giá cả của sức lao động.
Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung xã hội chủ nghĩa, tiền lương được coi là một phần thu nhập quốc dân, thể hiện dưới hình thức tiền tệ và được nhà nước phân phối có kế hoạch Tiền lương được xác định dựa trên số lượng và chất lượng lao động mà mỗi công nhân viên đã cống hiến, phản ánh nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động.
Quan niệm về tiền lương hoàn toàn phù hợp với quan hệ sản xuất và cơ chế phân phối trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung xã hội chủ nghĩa.
Song nó còn biểu hiện một số hạn chế sau :
Tiền lương không phản ánh đúng giá trị sức lao động và không phù hợp với quan hệ cung cầu trên thị trường Việc xác định lương dựa trên số lượng và chất lượng lao động theo quy định của nhà nước chỉ dẫn đến phương pháp phân phối bình quân, thiếu công bằng cho người lao động.
Tiền lương là một phần quan trọng trong thu nhập quốc dân, vì vậy cơ chế phân phối tiền lương chịu ảnh hưởng trực tiếp từ cơ chế phân phối thu nhập quốc dân.
Nếu thu nhập quốc dân cao thì sẽ phân phối tiền lương nhiều và ngược lại.
Do sự phân phối bình quân, tiền lương không
Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, nhận thức về tiền lương đã có sự thay đổi lớn, dẫn đến việc cải cách cơ bản trong quan niệm về tiền lương Những ưu điểm rõ rệt của tiền lương trong bối cảnh mới này đã được xác định, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế.
Sức lao động hiện nay đã trở thành hàng hóa trong nền kinh tế đa dạng, nơi quyền sở hữu và quyền sử dụng sức lao động đã được tách rời.
Hạch toán tiền lương
1.2.1 Hạch toán tông hợp tiền lương 1.2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán tiền lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chính, đảm bảo cuộc sống ổn định cho người lao động và được xác định bởi quan hệ cung cầu trong thị trường lao động Nó không chỉ phục vụ cho việc tái sản xuất sức lao động mà còn giúp nâng cao chất lượng cuộc sống và khả năng tích lũy của người lao động Để thu hút nguồn nhân lực, nhà nước cần tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và chính sách hỗ trợ đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.
Tiền lương là thước đo cống hiến của người lao động, thể hiện quy luật “phân phối theo lao động” Việc “trả lương theo việc” thay vì “trả lương theo người” giúp người lao động đánh giá và lựa chọn công việc phù hợp với khả năng và nỗ lực của họ.
Tiền lương hợp lý khuyến khích người lao động làm việc hăng say và sáng tạo, từ đó nâng cao năng suất lao động và lợi nhuận cho doanh nghiệp Khi lợi nhuận tăng, tiền lương của người lao động cũng được cải thiện, đồng thời một phần lợi nhuận sẽ được sử dụng để lập quỹ khen thưởng, góp phần tăng thu nhập và lợi ích cho người lao động.
Nếu doanh nghiệp không trả lương hợp lý và chỉ tập trung vào lợi nhuận, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến động lực làm việc của người lao động Hệ quả là tình trạng cắt xén thời gian làm việc, lãng phí nguyên vật liệu và thiết bị, cũng như việc làm dối, làm ẩu Những vấn đề này có thể dẫn đến xung đột giữa người lao động và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là sự di chuyển của những lao động có tay nghề cao sang các lĩnh vực và doanh nghiệp khác dù mức lương thấp hơn.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được xem là chi phí đầu vào cho sức lao động Khi tiền lương cao, giá thành sản phẩm tăng, làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường Mục tiêu cuối cùng của sản xuất là lợi nhuận, phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Do sự chi phối của mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp phải quyết định các yếu tố đầu vào và mức tiền trả cho mỗi đơn vị đầu vào dựa trên sản lượng tối ưu để đảm bảo khả năng sinh lợi Nhu cầu về yếu tố sản xuất, đặc biệt là sức lao động, hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định sản xuất của doanh nghiệp Quỹ tiền lương là một phần quan trọng trong chi phí sản xuất, và để giảm chi phí, doanh nghiệp thường giảm quỹ tiền lương bằng cách tăng năng suất lao động hoặc kéo dài thời gian làm việc Tuy nhiên, với khẩu hiệu “tăng lương giảm giờ làm”, việc tăng năng suất lao động trở thành giải pháp phổ biến Khi năng suất lao động tăng, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ tăng, tạo ra mối quan hệ hữu cơ và phụ thuộc lẫn nhau giữa tiền lương và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích năng suất lao động, trong khi lợi ích kinh tế phản ánh các quan hệ kinh tế của một chế độ xã hội cụ thể Lợi ích là động lực thúc đẩy hoạt động kinh tế và góp phần vào tiến bộ xã hội Việc giải quyết hợp lý các lợi ích sẽ giúp khai thác tối đa tiềm năng của mỗi cá nhân, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước.
Lợi ích cá nhân của người lao động là yếu tố quan trọng nhất trong ba loại lợi ích: xã hội, tập thể và cá nhân, và đóng vai trò là động lực chính cho sự phát triển kinh tế Lao động được xem là một nguồn lực thiết yếu trong sản xuất Chính sách tiền lương hợp lý sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ, khuyến khích sức mạnh của con người trong việc đạt được các mục tiêu kinh tế và xã hội.
Công tác tổ chức tiền lương cần thiết để thúc đẩy và khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Tiền lương thoả đáng không chỉ khuyến khích người lao động có tay nghề và tinh thần trách nhiệm cao, mà còn giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, từ đó tạo sự gắn bó hơn với doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương cần ghi chép và giám sát chặt chẽ việc sử dụng quỹ lương theo đúng nguyên tắc và chế độ hiện hành Đồng thời, việc kiểm tra tình hình sử dụng lao động và sự chấp hành kỷ luật của nhân viên trong doanh nghiệp cũng là nhiệm vụ quan trọng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán và phản ánh tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho từng người lao động, cần phân bổ đúng chi phí theo thang bậc lương Doanh nghiệp cần hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, tuân thủ mẫu sổ sách do nhà nước quy định Việc thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải diễn ra kịp thời, đồng thời cần phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp nâng cao năng suất lao động và ngăn ngừa vi phạm kỷ luật lao động cũng như chính sách về tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Doanh nghiệp nhà nước thường sử dụng các chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương và bảo hiểm xã hội, bao gồm: Bảng chấm công (mẫu 01-LĐTL), Bảng thanh toán lương (mẫu 02-LĐTL), Phiếu nghỉ hưởng BHXH (mẫu 03-LĐTL), Bảng thanh toán BHXH (mẫu 04-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu 05-LĐTL), Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (mẫu 06-LĐTL), Phiếu báo làm thêm giờ (mẫu 07-LĐTL), Hợp đồng làm khoán (mẫu 08-LĐTL), và Biên bản điều tra tai nạn lao động (mẫu 09-LĐTL).
Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân công và hướng dẫn nhân viên kế toán cùng các bộ phận liên quan trong việc lập chứng từ lao động và tiền lương.
1.2.1.3 Tài khoản sử dụng hạch toán tiền lương
*Tài khoản hạch toán: Để hạch toỏn tiền lương kế toỏn sử dụng tài khoản sau:
TK 334 là tài khoản dùng để ghi nhận các khoản thanh toán liên quan đến công nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động.
Ngoài tài khoản 334, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 338 "Các khoản phải trả phải nộp khác", tài khoản 111, tài khoản 112 và tài khoản 622.
1.2.1.4 Trình tự và phương pháp hạch toán tiền lương
Kế toán tổng hợp tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương được thực hiện trên các tài khoản 334,338,335 và các tài khoản có liên quan.
Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Hình thức Nhật ký sổ cái (NK_ SC) a) Khái niệm
Nhật ký sổ cái là một công cụ kế toán quan trọng, được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Nó giúp hệ thống hoá nội dung kinh tế dựa trên các tài khoản kế toán, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên NK_ SC dùng để lập các báo cáo tài chính. b) Điều kiện áp dụng : Hình thức sổ “Nhật ký – Sổ cái” áp dụng cho:
Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động
Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động òng trợ khi không còn số dư quĩ dự phòng
TK 111, 112 TK 3353 TK 642 òng trợ
- Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít, doanh nghiệp sử dụng ít tài khoản.
- Trình độ quản lý thấp, mô hình quản lý tập trung một cấp
- Trình độ kế toán thấp, cần ít lao động kế toán. c) Ưu điểm, nhược điểm
Nhật ký – Sổ cái là hình thức sổ kế toán lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ với ít chứng từ phát sinh, giúp dễ dàng sử dụng và thuận tiện trong việc theo dõi.
Hình thức này đòi hỏi nghiệp vụ của Kế toán không cần phải cao.
Hình thức “Nhật ký – Sổ cái” không phù hợp cho các doanh nghiệp lớn với nhiều nghiệp vụ phát sinh Dưới đây là sơ đồ hạch toán tiền lương áp dụng cho hình thức này.
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
Chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ tiền lương, quỹ trích theo lương.
- Chứng từ liên quan khác
Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT KPCĐ
1.3.2 Hình thức Nhật ký chung : a)Khái niệm:
Sổ nhật ký chung là công cụ kế toán tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ tài chính theo trình tự thời gian và phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để hỗ trợ ghi sổ cái Dữ liệu từ sổ nhật ký chung là căn cứ quan trọng cho việc ghi vào sổ cái.
Hình thức Nhật ký chung vận dụng cho các doanh nghiệp:
- Có quy mô hoạt động vừa, nhỏ
- Loại hình hoạt động đơn giản
- Điều kiện phân công lao động kế toán, yêu cầu phân công lao động kế toán
- Điều kiện kế toán bằng máy c) Ưu điểm, nhược điểm
Nhật ký chung là loại sổ ghi chép phổ biến nhất trong các doanh nghiệp, phù hợp với mọi quy mô của đơn vị hạch toán Hình thức này hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách hiệu quả, đặc biệt dễ dàng trong việc áp dụng và theo dõi thông qua phần mềm kế toán.
Sổ Nhật ký chung gặp khó khăn trong việc áp dụng cho các doanh nghiệp lớn Dưới đây là sơ đồ hạch toán tiền lương theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra 1.3.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ a) Khái niệm:
Chứng từ gốc về lao động và tiền lương, chứng từ thanh toán TN
Bảng phân bổ lương, BHXH
Sổ kế toán chi tiết chi phí, thanh toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán tổng hợp, được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian Nó không chỉ giúp đăng ký các nghiệp vụ phát sinh mà còn quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.
Hình thức sổ “Chứng từ - Ghi sổ” là lựa chọn lý tưởng cho tất cả các quy mô doanh nghiệp nhờ vào kết cấu sổ sách đơn giản và dễ ghi chép Phương pháp này phù hợp với cả lao động thủ công và việc áp dụng công nghệ kế toán máy Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, hình thức này cũng có những nhược điểm cần được xem xét kỹ lưỡng.
Hình thức sổ “Chứng từ - Ghi sổ” mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc dễ dàng theo dõi và đối chiếu số liệu nhờ vào sự đơn giản của sổ sách Do đó, hình thức này rất phù hợp cho việc áp dụng kế toán máy.
Hình thức sổ "Chứng từ - Ghi sổ" không phù hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn và nhiều nghiệp vụ phát sinh Sơ đồ hạch toán tiền lương theo hình thức này cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý tài chính.
BiÓu sè 7: Chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ HT lao động
- Chứng từ HT tiền lương, các quỹ trích theo lương
- Chứng từ liên quan khác: TM, TGNH, TT…
Bảng phân bổ tiền lương, quỹ trích theo lương
Sổ ĐK chứng từ - ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra 1.3.4 Hình thức Nhật ký - Chứng từ: a) Khái niệm:
Nhật ký - Chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản Một Nhật ký - Chứng từ có thể được mở cho một tài khoản hoặc cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế tương tự hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết Điều kiện áp dụng của Nhật ký - Chứng từ cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trong kế toán.
Hình thức “Nhật ký - Chứng từ” áp dụng cho:
- Các doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp
- Các doanh nghiệp có trình độ quản lý, trình độ kế toán cao
- Các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công c) Ưu điểm, nhược điểm
Hình thức “Nhật ký – Chứng từ” dễ áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều.
Hình thức "Nhật ký – Chứng từ" trong kế toán gặp khó khăn trong việc thực hiện và theo dõi bằng máy, yêu cầu kế toán viên phải có nghiệp vụ cao và kinh nghiệm phong phú Do khối lượng chứng từ lớn, việc nhầm lẫn số liệu là điều dễ xảy ra Dưới đây là sơ đồ hạch toán tiền lương theo hình thức Nhật ký - Chứng từ.
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ lao động, tiền lương, thanh toán lương, bảng phân bổ tiền l ơng
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NKCT 1,2,10,7
Báo cáo kế toánBảng kê
1.3.5 Hình thức kế toán máy a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy là:
Công việc kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết lập theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức này Trình tự ghi sổ kế toán là một phần quan trọng trong quy trình này.
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó lập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết lập sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Việc tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đảm bảo tính chính xác và trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và Báo Cáo Tài Chính.
