Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu và kết luận bài khóa luận của em gồm 3 chương:
Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Chương 2 : Thực trạng về kế toán bán mặt hàng linh kiện máy vi tính tại công ty TNHH máy tính Thanh Bình.
Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán bán hàng tại công ty TNHH máy tínhThanh Bình.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG
Một số khái niệm và lý thuyết về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
- Hàng hóa trong DNTM là một bộ phận của hàng tồn kho Theo đoạn 03 trong VAS 02:
Hàng hóa là tài sản được lưu giữ để bán trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường, bao gồm hàng tồn kho, hàng hóa đang vận chuyển, hàng gửi bán và hàng hóa được gửi đi gia công chế biến trước khi bán.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, nơi doanh nghiệp chuyển giao giá trị hàng hóa cho khách hàng Quá trình này không chỉ bao gồm việc cung cấp sản phẩm mà còn là sự chấp nhận thanh toán từ phía khách hàng, đánh dấu sự hoàn tất trong giao dịch thương mại.
Các khái niệm liên quan tới doanh thu bán hàng.
- Theo giáo trình Kế Toán Tài Chính- Trường Đại Học Thương Mại:
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, không bao gồm các khoản góp vốn từ cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng hóa là tổng doanh thu từ khối lượng hàng hóa đã được tiêu thụ trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
“ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kì, bao gồm:
Doanh thu bán buôn là tổng doanh thu từ việc bán khối lượng sản phẩm và hàng hóa cho các cơ quan, đơn vị khác với mục đích tiếp tục chuyển bán, gia công hoặc sản xuất.
+ Doanh hu bán lẻ: Là doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa…bán cho cơ quan đơn vị khác cá nhân…nhằm mục đích để tiêu dùng.
Doanh thu gửi bán đại lý là tổng doanh thu phát sinh từ khối lượng hàng hóa được gửi bán cho đại lý theo các hợp đồng đã ký kết.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong năm Doanh thu này phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ, và phải được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Các khoản giảm trừ doanh thu: Theo đoạn số 03 trong VAS 14:
- Chiết khấu thương mại: “Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn”.
- Giảm giá hàng bán: “Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu”.
Giá trị hàng bán bị trả lại đề cập đến giá trị của khối lượng hàng hóa đã được xác định là đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm cho người mua, nhằm khuyến khích việc thanh toán trước thời hạn theo hợp đồng.
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán bán hàng.
1.1.2.1 Yêu cầu của kế toán bán hàng.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và toàn cầu, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức Để nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng theo các tiêu chí cụ thể.
- Theo dõi thành phẩm, hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: số lượng, chất lượng, giá trị
Để đạt được hiệu quả kinh doanh, cần nắm vững tình hình thị trường, theo dõi các phương thức bán hàng, hình thức thanh toán, loại sản phẩm tiêu thụ và tình hình thu hồi nợ từ từng khách hàng.
- Tính toán, xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp
Các nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin chi tiết về quá trình và kết quả bán hàng của từng sản phẩm để đưa ra quyết định quản lý hiệu quả Việc kế toán chi tiết hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp xác định được việc mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, cũng như quyết định tiếp tục sản xuất hay chuyển hướng Do đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng là cần thiết để cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng thông tin.
1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán bán hàng.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng Để thực hiện hiệu quả chức năng này, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ như theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính.
Ghi chép đầy đủ và kịp thời về khối lượng thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ bán ra, cũng như tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí liên quan giúp xác định đúng kết quả bán hàng.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và kế hoạch lợi nhuận là rất quan trọng Cần phân phối lợi nhuận một cách hợp lý, đồng thời tuân thủ kỷ luật thanh toán và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
Chuẩn mực kế toán Việt Nam được thiết lập dựa trên các thông lệ quốc tế, đồng thời phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị và xã hội của Việt Nam hiện tại và trong tương lai gần Bài viết này sẽ tập trung vào việc nghiên cứu lý thuyết liên quan đến kế toán bán hàng, được trình bày trong các chuẩn mực VAS 01, VAS 02 và VAS 14.
1.2.1.1 Nội dung chuẩn mực kế toán số 01 – “Chuẩn mực chung”
Theo chuẩn mức kế toán Việt Nam, kế toán bán hàng phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:
Doanh nghiệp cần ghi nhận doanh thu ngay khi hàng hóa đã được xác định bán, theo quy định tại đoạn 03, mà không phụ thuộc vào thời điểm nhận tiền hoặc các khoản tương đương tiền.
Giá gốc hàng hóa bán ra được xác định theo số tiền doanh nghiệp đã chi trả hoặc sẽ chi trả cho hàng hóa mua bằng tiền, hoặc theo giá trị hợp lý của hàng hóa trong trường hợp trao đổi Điều này được áp dụng cho đến khi hàng hóa đạt trạng thái sẵn sàng để bán.
Theo quy định tại đoạn 06, doanh thu và chi phí cần phải được ghi nhận một cách tương thích Mỗi khi ghi nhận doanh thu, cần phải đồng thời ghi nhận chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán trong việc áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và tính đơn giá hàng xuất kho, từ đó xác định chính xác giá vốn hàng bán theo quy định tại đoạn 07.
Theo quy định tại đoạn 08, kế toán bán hàng cần lập dự phòng cho giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi, nhưng mức dự phòng không được vượt quá mức hợp lý Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu được lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Kế toán bán hàng cần tuân thủ các yêu cầu cơ bản như nguyên tắc trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ và có thể so sánh để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
1.2.1.2 Nội dung VAS 02 – “ Hàng tồn kho”
Theo chuẩn mực kế toán số 02, giá trị hàng tồn kho (HTK) có thể được xác định bằng một trong các phương pháp tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và loại hàng hóa của doanh nghiệp, cũng như khả năng của doanh nghiệp Nguyên tắc xác định giá vốn hàng bán là một yếu tố quan trọng trong quy trình này.
Giá trị hàng bán được xác định dựa trên giá gốc theo nguyên tắc giá phí Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì giá vốn hàng bán sẽ được tính theo giá trị thuần đó Giá gốc hàng bán bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để hàng hóa sẵn sàng để bán.
Giá vốn hàng bán được xác định theo một trong các phương pháp:
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước, xuất trước
- Phương pháp nhập sau, xuất trước
Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp tính theo giá đích danh phù hợp với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, dễ nhận diện và có đơn giá cao Doanh nghiệp cần xác định rõ các đơn vị hàng hóa bán ra thuộc các lần mua nào, sau đó sử dụng đơn giá của từng lần mua để tính toán giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ.
Phương pháp bình quân gia quyền
Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng tồn kho tương tự vào đầu kỳ và giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng thời kỳ hoặc mỗi lần nhập lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho cuối kỳ là những hàng hóa được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ Theo đó, giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập kho vào đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho vào cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập gần nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn.
1.2.1.3 Nội dung chuẩn mực kế toán 14 – “ Doanh thu và thu nhập khác”
Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng là yếu tố quan trọng cần lưu ý.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện:
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
(4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
(5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh nghiệp cần xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG MẶT HÀNG MÁY
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng tại Công ty TNHH máy tính Thanh Bình
2.1.1 Tổng quan tình hình kế toán bán hàng ở Việt Nam hiện nay.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, giúp tăng cường khả năng thu hồi vốn và tổ chức quy trình kinh doanh hiệu quả Nó cung cấp thông tin kịp thời để doanh nghiệp phân tích và lựa chọn các phương án đầu tư tối ưu Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thương mại hiện nay vẫn chưa tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán hiện hành trong việc thực hiện kế toán bán hàng, mặc dù đã có quy định rõ ràng trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Dưới đây là một số bài viết từ tạp chí kế toán kiểm toán liên quan đến nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại các đơn vị Những tài liệu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình kế toán bán hàng, phương pháp quản lý và các vấn đề thường gặp trong lĩnh vực này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp.
Bài viết của TS Lê Văn Liên và THS Nguyễn Thị Hồng Vân trên Tạp chí Kế toán đã trình bày rõ ràng các nguyên tắc ghi nhận doanh thu, bao gồm thời điểm và cách thức ghi nhận doanh thu trong từng trường hợp cụ thể Những thông tin này rất hữu ích để em hoàn thiện bài viết của mình một cách chính xác và hiệu quả.
Bài viết của ThS Lê Ngọc Lợi về "Hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng đúng giá" cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hoa hồng cho đại lý một cách chính xác Nội dung này rất hữu ích cho công ty em trong việc áp dụng quy trình hạch toán phù hợp và hiệu quả nhất.
Sinh viên Lê Thị Hồng, thuộc lớp K4-HK1B của Trường Đại Học Thương Mại, đã thực hiện luận văn nghiên cứu về kế toán bán hàng bu lông, đai ốc và vòng đệm tại Công ty TNHH kim khí Đường Sáng, dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Lưu Thị Duyên.
Trong luận văn của sinh viên Lê Thị Hồng, tác giả chỉ ra rằng kế toán bán hàng của Công ty còn tồn tại một số nhược điểm như việc kế toán bán hàng kiêm luôn thủ quỹ, dễ dẫn đến gian lận Ngoài ra, Công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và việc theo dõi công nợ khách hàng chưa đầy đủ Để khắc phục, sinh viên Hồng đề xuất sắp xếp lại nhân sự trong phòng kế toán nhằm đảm bảo nguyên tắc phân chia trách nhiệm, đồng thời thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi.
2.1.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường ảnh hưởng tới kế toán bán hàng tại Công ty.
2.1.2.1 Tổng quan về Công ty a Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH máy tính Thanh Bình, được thành lập vào năm 2002, hoạt động theo quyết định số 0102031214 từ Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội và sở hữu giấy phép kinh doanh số 0104002227.
Công ty TNHH máy tính Thanh Bình được thành lập dưới mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn:
Tên công ty: Công ty TNHH máy tính Thanh Bình Địa chỉ: 369 Giải Phóng – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 0436.275.895
Mã số thuế: 0102525260 Website: Thanhbinhcomputer.vn b vực kinh doanh của công ty
Công ty TNHH máy tính Thanh Bình là một doanh nghiệp thương mại uy tín, chuyên phân phối các sản phẩm công nghệ chất lượng Với sự cam kết đáp ứng nhu cầu thiết bị công nghệ, công ty đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của thị trường trong nước.
Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm điện tử, bao gồm máy vi tính, linh kiện, phần mềm Tin học, máy chủ, thiết bị lưu dữ liệu, máy in, máy photo, máy fax, thiết bị mạng, phụ kiện máy tính, bộ lưu điện, loa máy tính và phần mềm bản quyền Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng máy tính, khẳng định vị thế là một trong những doanh nghiệp thương mại uy tín trong lĩnh vực phân phối sản phẩm công nghệ.
Với hệ thống quản lý vững chắc, doanh số bán hàng của công ty ngày càng tăng trưởng, giúp công ty trở thành nhà phân phối và đại lý chính thức cho nhiều thương hiệu nổi tiếng như HP, IBM, SAM SUNG, CANON, INTEL, ACER, và EPSON Chính sách kế toán của công ty cũng được thiết lập để hỗ trợ sự phát triển bền vững này.
Công ty hiện đang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, cùng với thông tư 244/2009/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Kỳ kế toán Kỳ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/1/N hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
- Hình thức sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung trên máy vi tính theo chương trình kế toán máy.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hàng nhập kho được ghi nhận theo giá gốc.
- Trị giá vốn của hàng xuất bán được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng.
Việc áp dụng phần mềm kế toán trong quản lý tài chính đã trở thành xu hướng phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là tại công ty TNHH máy tính Thanh Bình Excel được sử dụng hiệu quả để quản lý kho hàng, theo dõi nhập xuất tồn và tính lương cho nhân viên Phần mềm kế toán FASTCOUNTING đã hỗ trợ công tác kế toán một cách hiệu quả, đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu báo cáo của công ty.
2.1.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới kế toán bán hàng tại Công ty TNHH máy tính Thang Bình. a Nhân tố vĩ mô
Mọi doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế mà họ hoạt động, với những tác động này có thể mang lại cơ hội hoặc thách thức khác nhau cho từng doanh nghiệp Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường được quản lý bởi Nhà nước và quá trình hội nhập toàn cầu hiện nay, kế toán trong lĩnh vực bán máy vi tính cũng không nằm ngoài những ảnh hưởng này Các yếu tố bên ngoài tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và kế toán của doanh nghiệp thương mại trong ngành máy tính.
- Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán
Các luật liên quan như luật đầu tư, luật doanh nghiệp, luật lao động và luật cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hành vi kinh doanh của doanh nghiệp Những luật này không chỉ giúp điều tiết cạnh tranh mà còn bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, từ đó tác động trực tiếp đến mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp Việc nghiên cứu các lợi ích ngắn hạn và hiệu quả lâu dài từ những yếu tố này là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp.
Sự suy giảm kinh tế toàn cầu, bắt đầu từ cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam Tăng trưởng kinh tế thấp, kim ngạch xuất khẩu giảm và nhiều doanh nghiệp phá sản đã dẫn đến tình trạng hàng triệu lao động mất việc làm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống người dân Trong bối cảnh này, nhiều doanh nghiệp trong nước cũng gặp khó khăn, với nhiều đơn hàng bị hủy bỏ và sản xuất bị thu hẹp.
Thực trạng kế toán bán mặt hàng linh kiện máy vi tính tại công ty TNHH máy tính Thanh Bình
2.2.1 Phương thức bán và phương thức thanh toán tại công ty TNHH máy tính Thanh Bình.
- Công ty TNHH máy tính Thanh Bình duy trì 2 phương thức bán hàng chủ yếu đó là bán buôn và bản lẻ a Phương thức bán buôn
Khi nhận đơn đặt hàng qua fax hoặc điện thoại, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa yêu cầu và tiến hành soạn thảo hợp đồng để trình lên ban giám đốc Sau đó, phòng kinh doanh gửi "Giấy báo hàng" cho khách hàng để tham khảo Tiếp theo, nhân viên sẽ kiểm tra số lượng và chủng loại hàng hóa với thẻ kho, và nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng, họ sẽ tiến hành lập đơn hàng.
Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên gửi thông tin cho thủ kho để tiến hành kiểm tra Thủ kho sẽ đối chiếu số lượng hàng hóa cần xuất với thẻ kho Nếu số lượng hàng thực tế đáp ứng đủ yêu cầu, thủ kho lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng Sau đó, phòng kế toán sẽ nhận phiếu xuất kho và lập hóa đơn GTGT tương ứng.
Khi bên mua nhận hàng và chứng từ, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu Phương thức bán lẻ diễn ra khi khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng Tại đây, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn sản phẩm và thỏa thuận giá cả Nhân viên sẽ lập phiếu yêu cầu chuyển cho bộ phận thanh toán, sau đó bộ phận này sẽ lập phiếu thu Dựa trên phiếu thu và phiếu yêu cầu, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho (PXK) và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) Khách hàng chỉ được nhận hàng khi có phiếu yêu cầu và hóa đơn GTGT đầy đủ dấu và chữ ký của doanh nghiệp.
Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức chủ yếu của công ty.
Thanh toán trực tiếp chủ yếu diễn ra bằng tiền mặt, khi khách hàng nhận hàng hóa sẽ thanh toán ngay cho công ty Phương thức này được áp dụng rộng rãi trong cả lĩnh vực bán buôn và bán lẻ.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép khách hàng mua hàng và thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định, tạo ra khoản công nợ phải thu Công ty sẽ quy định các điều kiện thanh toán, bao gồm thời hạn thanh toán cho phép và thời hạn để khách hàng được hưởng chiết khấu.
Hình thức này được công ty sử dụng trong bán buôn.
2.2.2.3 Quy trình hạch toán a Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng giúp thủ kho theo dõi việc xuất hàng và số lượng hàng hóa giao cho khách hàng Nó cũng là cơ sở để lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng Để đảm bảo tính chính xác trong công tác kiểm tra và đối chiếu, số lượng hàng bán ghi trên phiếu xuất kho phải trùng khớp với hóa đơn GTGT.
Khi thực hiện bán hàng, phòng kinh doanh cần lập Hóa đơn GTGT dựa trên phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế Chứng từ này không chỉ giúp xác định doanh thu bán hàng mà còn là căn cứ để tính thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước Hóa đơn GTGT được lập thành ba liên và sử dụng giấy than để viết một lần.
+ Liên 1(Màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT.
+ Liên 2(Màu đỏ): Giao cho khách hàng.
+ Liên 3(Màu xanh): Được đùng để hạch toán.
- Hóa đơn bán hàng kiêm bảo hành: được lưu trên phần mềm, khi bán hàng kế toán in đưa cho khách hàng 1 bản
Phiếu thu là tài liệu quan trọng dùng để ghi nhận số tiền mặt và ngoại tệ thực tế được nhập vào quỹ Nó không chỉ là cơ sở để thủ quỹ thu tiền mà còn giúp ghi sổ quỹ và kế toán các khoản thu liên quan Phiếu thu được lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ Liên 1: thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ + Liên 2: giao cho người nộp tiền
+ Liên 3: lưu ở nơi lập phiếu.
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Giấy báo có của Ngân hàng là tài liệu quan trọng được Ngân hàng gửi đến, nhằm xác nhận rằng khoản tiền thanh toán của khách hàng đã được chuyển vào tài khoản của công ty.
Giấy báo nợ của ngân hàng là chứng từ quan trọng được gửi đến khách hàng khi họ thực hiện việc trả lại hàng hóa Chứng từ này xác nhận rằng công ty đã chuyển tiền để hoàn trả cho khách hàng, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch tài chính.
- Phiếu Nhập kho: Được lập để làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi phải nhập lại hàng bán do khách trả lại.
Phiếu chi được sử dụng khi khách hàng trả lại hàng hóa và công ty chi tiền mặt để hoàn trả Ngoài ra, phiếu chi cũng áp dụng cho các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển và gửi hàng Trình tự luân chuyển chứng từ cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính.
Nhân viên phòng kinh doanh thông báo cho bộ phận kế toán về đơn đặt hàng, sau đó kế toán kiểm tra số liệu và viết phiếu xuất kho Phiếu này được chuyển đến bộ phận kho, nơi thủ kho thực hiện xuất hàng và ghi vào cột thực xuất Người nhận hàng, có thể là người mua hoặc nhân viên vận chuyển, sẽ ký nhận trên phiếu xuất kho, sau đó phiếu này được gửi lại cho kế toán Kế toán ghi nhận đơn giá và thành tiền cho từng loại hàng hóa xuất bán, từ đó lập hóa đơn GTGT để chuyển cho người mua hàng.
Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ số 15-TC/BTC và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cũng như tính chất hoạt động của doanh nghiệp, công ty đã lựa chọn sử dụng các tài khoản chủ yếu để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý.
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các TK cấp 2 thì Công ty sử dụng đúng như quy định của chuẩn mực.
- TK 521: Chiết khấu thương mại
- TK 531: Hàng bán bị trả lại
- TK 532: Giảm giá hàng bán
- TK 632: Giá vốn hàng bán
Công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác như TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” và TK 641 “Chi phí bán hàng”.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng trong phương thức bán lẻ, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT Đồng thời, kế toán cũng ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp và tổng số tiền khách hàng thanh toán Bên cạnh đó, chi phí giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ sẽ được ghi tăng, và giá trị hàng hóa xuất kho sẽ được ghi giảm.