Hồ sơ công ty
Thông tin chung
Hình 1 Logo Premier Village Danang Resort
Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE, thường được biết đến với tên viết tắt Premier Village Resort, tọa lạc tại địa chỉ 99 Võ Nguyên Giáp, Bắc Mỹ An, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Trúc
Website: https://premier-village-danang.com/vi/
Premier Village Đà Nẵng Resort, được quản lý bởi Accor, là một trong những khu nghỉ dưỡng đẳng cấp quốc tế hàng đầu tại Việt Nam Nằm ở trung tâm thành phố Đà Nẵng, khu nghỉ dưỡng này sở hữu bãi biển riêng, hồ bơi vô cực ngoài trời và nhiều tiện ích vui chơi cho gia đình, mang đến trải nghiệm nghỉ dưỡng sang trọng và thư giãn tuyệt vời.
Khu nghỉ dưỡng sở hữu 111 biệt thự hồ bơi sang trọng, với tầm nhìn hướng ra vườn và lối đi riêng ra biển hoặc đối diện biển Mỗi biệt thự, từ 1 đến 4 phòng ngủ, đều được trang bị hiện đại và có hồ bơi riêng biệt, mang đến trải nghiệm thư giãn tối ưu cho du khách.
Lịch sử hình thành và phát triển
Premier Village Đà Nẵng Resort chính thức hoạt động vào ngày 10/06/2015
Sau 7 năm hoạt động, Premier Village Resort đã gặt hái nhiều thành công và đang trên đà phát triển mạnh mẽ Resort này hiện đang nằm trong top đầu các khu nghỉ dưỡng 5 sao sang trọng nhất tại Đà Nẵng.
Giá trị cốt lõi
“Chất Lượng”, “Đẳng Cấp”, “Khác Biệt” là những giá trị cốt lõi được Sun
Group đặt lên hàng đầu trong suốt chặng đường hình thành và phát triển.
Sơ đồ bộ máy tổ chức
PVDR được quản lý trực tiếp bởi Accor, một trong những tập đoàn kinh doanh resort lớn nhất thế giới, đứng thứ ba toàn cầu Cơ cấu tổ chức của PVDR được xây dựng theo các tiêu chuẩn và quy tắc chung của Accor, đảm bảo tính đồng bộ và chuyên nghiệp trong quản lý.
Hình 2 Sơ đồ tổ chức tại Premier Village Đà Nẵng Resort (Nguồn: Bộ phận nhân sự
Giám đốc điều hành là người đảm nhận toàn bộ trách nhiệm về sự phát triển và mở rộng của một khu nghỉ dưỡng, với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Trực tiếp xây dựng và thiết kế các chương trình, kế hoạch, chiến lược kinh doanh định kỳ theo thời gian cho Resort (Tuần/tháng/quý/năm)
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về các vấn đề lãi – lỗ của Resort, chiến lược tiếp thị quảng cáo, kinh doanh, quản lý ngân sách của Resort
Giám sát và quản lý toàn bộ hoạt động của các bộ phận trong Resort là cần thiết để đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Theo dõi kết quả làm việc của từng phòng ban giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ tại Resort, cần xây dựng các tiêu chuẩn rõ ràng và thiết kế chương trình đào tạo cụ thể nhằm hướng dẫn nhân viên Việc này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng cung cấp dịch vụ mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Bộ phận kế toán: Vai trò của bộ phận này là kiểm soát biến động tài chính
Bộ phận tài chính – kế toán của Resort đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí, quản lý rủi ro và hoạch định chiến lược kinh doanh Công việc bao gồm lập hóa đơn, theo dõi khoản phải thu, đối chiếu tài khoản, xử lý khoản phải trả, hợp nhất các đơn vị chung, lập ngân sách và báo cáo tài chính định kỳ Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ tìm nguồn vốn, quản lý thu chi, giúp ban giám đốc nắm rõ hoạt động kinh doanh và điều chỉnh kịp thời.
Bộ phận mua sắm của Resort, thuộc phòng Kế toán, có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng và mua sắm các mặt hàng với giá cả và chất lượng tốt nhất Công việc chính của phòng mua sắm bao gồm việc đảm bảo cung cấp đầy đủ các sản phẩm cần thiết cho hoạt động của Resort.
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp tiềm năng
- Quản lý các đơn hàng dự án, xuất PO chuyển cho nhà cung cấp và lưu trữ trên hệ thống
- Kiểm soát chất lượng hàng hóa đầu vào
- Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp
- Sắp xếp và quản lý hàng tồn kho
- Xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến từng đơn hàng, liên thông phòng kế toán hoàn tất thủ tục thanh toán
Bộ phận hành chính – nhân sự tại Resort có trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời tạo ra một hệ thống nội bộ công bằng và khách quan Vai trò của bộ phận này không chỉ thúc đẩy tính minh bạch và cởi mở trong giao tiếp tổ chức mà còn đảm bảo tính cạnh tranh giữa các bộ phận và nhân viên Họ cũng là tiếng nói tiến bộ trong hệ thống chung, đóng góp vào sự phát triển bền vững của Resort.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hiện tại, hoạt động kinh doanh của PVDR bao gồm:
- Kinh doanh dịch vụ lưu trú
- Kinh doanh dịch vụ ăn uống
- Các dịch vụ bổ sung như: spa, phòng tập gym, tổ chức hội nghị, tiệc cưới ngoài trời, gọi xe taxi cho khách,
5.1 Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú
Hình 3 minh họa bên trong một căn biệt thự nghỉ dưỡng PVDR, nơi đây là hoạt động chủ yếu của khu nghỉ dưỡng, ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động khác và đóng góp một tỷ trọng lớn vào tổng doanh thu của PVDR.
Khu nghỉ dưỡng hiện đại và sang trọng bên bãi biển Mỹ Khê đã thu hút sự quan tâm của cả khách nội địa và quốc tế Đội ngũ nhân viên PVDR được đào tạo bài bản, với thái độ làm việc thân thiện, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng Khẩu hiệu “Xin chào!” được nhân viên sử dụng mỗi khi gặp gỡ đã tạo ấn tượng sâu sắc và thường được đánh giá cao trong các phản hồi trên mạng xã hội.
5.2 Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống
Ngoài việc nghỉ dưỡng, ẩm thực đóng vai trò quan trọng trong tổng doanh thu của khu nghỉ dưỡng PVD, chỉ đứng sau dịch vụ lưu trú Để phát triển hoạt động kinh doanh ăn uống, PVDR sở hữu đội ngũ đầu bếp tay nghề cao, được khách hàng khen ngợi sau khi trải nghiệm dịch vụ ẩm thực tại đây.
Hệ thống nhà hàng và Bar của Resort:
Nhà hàng hải sản Cá Chuồn Cồ mang đến không gian hiện đại, thoải mái với tầm nhìn thoáng đãng ra biển Thực đơn đa dạng với các món hải sản tươi sống, được chế biến từ nguyên liệu cung cấp trong ngày, đảm bảo chất lượng tuyệt đối Ngoài ra, nhà hàng còn hỗ trợ dịch vụ đặt bữa ăn riêng và tổ chức tiệc sự kiện, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hình 4 Nhà hàng hải sản Cá Chuồn Cồ
Nhà hàng Lemon Grass là điểm đến lý tưởng cho những tín đồ ẩm thực Việt Nam, Châu Á và món Tây độc đáo Tại đây, thực khách sẽ được thưởng thức đa dạng món ăn từ truyền thống đến những món cao cấp quốc tế, tất cả đều được chế biến bởi các đầu bếp hàng đầu tại khu nghỉ dưỡng Premier Village Danang Đặc biệt, Lemon Grass còn mang đến không gian thưởng thức ẩm thực thoải mái với lựa chọn ngồi trong nhà hoặc bên hồ bơi.
Hình 5 Nhà hàng Lemon Grass
Nautica Beach Club, nằm trong chuỗi nhà hàng của Premier Village Đà Nẵng, là điểm đến lý tưởng cho những ai yêu thích ẩm thực biển Tại đây, du khách có thể thưởng thức những món ăn độc đáo như bánh mì kẹp đặc biệt, cánh gà và burger thịt gà hoặc bò, trong khi ngắm nhìn cảnh biển tuyệt đẹp Quầy bar Nautica cũng không thể bỏ qua với nhiều loại cocktail nhiệt đới, mang đến cảm giác sảng khoái khó quên cho thực khách.
Hình 6 Nautica Beach Club
5.3 Các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác
Kinh doanh dịch vụ bổ sung đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho Resort, kéo dài thời gian lưu trú của khách hàng, nâng cao mức độ hài lòng và củng cố uy tín của Resort.
Khuôn viên Resort cung cấp nhiều tiện ích như Sứ Spa, Kids Club, và phòng Gym, cùng với các dịch vụ bổ sung như giặt là, gọi xe taxi, tổ chức hội nghị và tiệc cưới ngoài trời, đảm bảo mang đến trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng.
Hình 7 Các dịch vụ khác tại PVDR
Khách hàng
Khách hàng của Resort được chia thành 2 nhóm:
Du khách nghỉ dưỡng: Hầu hết khách hàng của Resort sẽ là du khách nghỉ dưỡng, họ sẽ dử dụng các dịch vụ, tiện ích có sẵn tại Resort
Các nhà đầu tư là nhóm đối tượng có nhu cầu cao về lợi nhuận trong kinh doanh, họ thường tìm hiểu các tiềm năng đầu tư nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh Resort.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Sau khi trở lại hoạt động sau đợt dịch đầu năm 2022, trong quý II/2022, tổng doanh thu đạt 50 tỷ đồng, tăng 5% so với cùng kỳ năm 2021 Kỷ lục doanh thu này được thúc đẩy bởi sự tăng trưởng của tất cả các bộ phận, đặc biệt là bộ phận Marketing và F&B.
Giới thiệu về vị trí kiến tập và nhiệm vụ của TTS mua sắm
Vị trí kiến tập: Nhân viên mua sắm
Thời gian kiến tập: Từ 11/07/2022 đến 11/09/2022
Người giám sát: Văn Phú Phụng (Mr Phung)
➢ Hỗ trợ tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp mới
➢ Hỗ trợ triển khai mua hàng theo kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn hàng hóa đầy đủ và đúng tiến độ
➢ Kiểm tra chất lượng hàng hóa được giao đến và phản ánh với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu
Hỗ trợ việc tập hợp và lưu trữ một cách đầy đủ, chính xác và khoa học tất cả hồ sơ, tài liệu liên quan đến quy trình mua sắm hàng hóa của bộ phận mua hàng.
Hỗ trợ trong việc tập hợp và trình ký duyệt hồ sơ chứng từ, đồng thời giao nhận hồ sơ giữa các phòng ban và bộ phận trong công ty cũng như các đơn vị trong Tập đoàn.
➢ Hỗ trợ các công việc khác theo phân công của người giám sát.
Tổng quan về chuỗi cung ứng gạo ST25 tại Premier Village Đà Nẵng
Mô hình chuỗi cung ứng
Hình 8 Mô hình chuỗi cung ứng gạo ST25
Các thành phần trên chuỗi cung ứng khu nghỉ dưỡng Premier Village Resort Đà Nẵng
Gạo ST25 hay còn được gọi là gạo thơm Sóc Trăng, là kết quả nghiên cứu suốt
Kỹ sư Hồ Quang Cua đã có 20 năm cống hiến cho ngành nông nghiệp, với giống lúa ST25 nổi bật là thế hệ mới nhất trong dòng lúa thơm danh tiếng Giống lúa này được đánh giá cao với nhiều phẩm chất vượt trội, xứng đáng nằm trong danh sách "thượng hạng".
Nhà máy sản xuất Gạo ST25 áp dụng công nghệ tiên tiến và hiện đại từ châu Âu, mang đến những hạt gạo đẹp, sạch và chất lượng cao.
Quy trình sản xuất gạo Organic ST25 tuân thủ nghiêm ngặt từ việc tuyển chọn hạt giống đến gieo trồng, nhằm đảm bảo sản phẩm gạo cao sản, sạch và an toàn cho sức khỏe Các bước trong quy trình bao gồm sấy thóc, tách vỏ, bảo quản và đóng gói bao bì.
2.2 Doanh nghiệp tư nhân Việt Hải
Doanh nghiệp tư nhân Việt Hải đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng gạo ST25, hoạt động như một trung gian phân phối, giúp đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay khách hàng, cụ thể là tại Premier Village Danang Resort.
DNTN Việt Hải chuyên cung cấp thực phẩm gia vị Á, Âu (thực phẩm đóng gói sẵn) cho nhà hàng và khách sạn Địa chỉ doanh nghiệp tại 261 Trần Phú, Phường Phước Ninh, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.
Hình 9 Xe giao hàng của DNTN Việt Hải
2.3 Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long
Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS), thành viên của Tập đoàn Sun Group (SSC), chịu trách nhiệm thực hiện đơn hàng thực phẩm và đơn hàng mua sắm phi tập trung từ 5 triệu đồng (chưa VAT) Khi có đơn hàng, PVDR sẽ gửi PO cho TLS, và TLS sẽ đặt hàng với nhà cung cấp thay cho PVDR Sau khi đơn hàng được phê duyệt, TLS sẽ gửi thông tin đến nhà cung cấp để chuẩn bị và giao hàng theo kế hoạch.
Hình 10 PO và hóa đơn mua bán của DNTN Việt Hải
PVDR là điểm cuối trong chuỗi cung ứng, tập trung vào việc chuyển đổi sản phẩm đầu vào thành món ăn phục vụ khách hàng Để đảm bảo chất lượng, PVDR ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, nổi tiếng với sản phẩm chất lượng cao Mỗi lô hàng đầu vào đều được kiểm tra kỹ lưỡng về quy cách đóng gói, chất lượng và độ ẩm, nhằm giữ nguyên chất lượng gạo.
Gạo ST25 được giao đến khu vực nhận hàng của PVDR sẽ được anh Hoài, Thủ kho, ký biên bản giao nhận và sau đó chuyển vào kho Food Dry Inventory.
Hình 11 Hình ảnh gạo ST25 nhận tại sảnh nhận hàng
Khách hàng chủ yếu của sản phẩm Gạo ST25 là du khách nghỉ dưỡng, những người thưởng thức dịch vụ ăn uống tại PVDR Trong thực đơn, Gạo ST25 được chế biến thành nhiều món ăn hấp dẫn như cơm chiên dương châu, cơm cà ri và cơm trắng kết hợp với các món ăn khác.
Các dòng dịch chuyển trong chuỗi
Hình 12 Sự dịch chuyển của dòng vật chất
Dòng dịch chuyển từ nhà cung cấp (DNTN Việt Hải) đến Premier Village Đà Nẵng:
Bộ phận mua sắm sẽ tạo đơn đặt hàng (P/O) và gửi đến TLS để được phê duyệt Sau khi P/O được duyệt, nó sẽ được chuyển đến nhà cung cấp Việt Hải Khi Việt Hải tổng hợp đủ các sản phẩm trong P/O, họ sẽ gửi hàng đến PVDR đúng theo ngày giao hàng dự kiến đã ghi trong P/O.
Đối với các sản phẩm bị lỗi như bao bì bị thủng, đóng gói không đúng quy cách, hoặc gạo bị ẩm mốc, PVDR sẽ không chấp nhận và sẽ trả lại cho nhà cung cấp để thực hiện đổi hàng theo yêu cầu.
Dòng xuôi từ Premier Village Đà Nẵng đến khách hàng:
Sau khi kiểm tra và xác nhận chất lượng gạo ST25 đạt tiêu chuẩn, sản phẩm này sẽ được chuyển đến bộ phận F&B Ca Chuon để các đầu bếp chế biến thành những món ăn phục vụ du khách tại Resort.
Dòng thông tin trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra theo chiều hai chiều, bắt đầu từ khách hàng, chẳng hạn như khi khách hàng đặt món ăn cho một buổi tiệc đám cưới ngoài trời Thông tin này sẽ là căn cứ để xác định nhu cầu của các bên liên quan, trong đó các chủ thể sẽ trao đổi thông tin cụ thể với nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Khách hàng ↔ Premier Village Đà Nẵng: - Thông tin về mức giá các gói nghỉ dưỡng và các dịch vụ mà PVDR cung cấp
- Thông tin về nhu cầu sử dụng các dịch vụ
Hình 13 Sự dịch chuyển của dòng thông tin
Các thông tin được thực hiện trao đổi qua: Email, điện thoại tổng đài PVDR, các trang mạng xã hội Facebook, Instagram
Premier Village Đà Nẵng ↔ Công ty
TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long
- Thông tin về P/O và nhà cung cấp
- Thông tin về bảng báo giá, công nợ
- Thông tin về tiến độ đơn hàng
Các thông tin được thực hiện trao đổi qua: Email, điện thoại
Premier Village Đà Nẵng ↔ DNTN Việt
- Thông tin về bảng báo giá
- Các thông tin trên P/O (Tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm giao hàng, ngày giao hàng, )
Các thông tin được thực hiện trao đổi qua: Email, Zalo, điện thoại
Hình 14 Sự dịch chuyển của dòng vốn
Dòng vốn trong mô hình kinh doanh của PVDR bắt đầu từ khách hàng đến nhà cung cấp, trong đó khách hàng thanh toán tiền cho dịch vụ lưu trú và các dịch vụ khác của PVDR thông qua tiền mặt hoặc thẻ tín dụng Sau đó, bộ phận kế toán của PVDR sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp bằng hình thức tạm ứng hoặc chuyển khoản sau.
Quy trình nghiên cứu chuyên sâu
Các bước trong quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm
Đối với các đơn hàng thực phẩm đều phải được mua thông quan Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS)
Bước 1: Xác định nhu cầu
Khi có nhu cầu mua sắm, các bộ phận cần mua hàng thực hiện tạo PR gửi cho phòng mua sắm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt:
➢ Bộ cần mua sắm hàng hóa: Thực hiện tạo PR trên phần mềm MC (Oracle Hospitality Material Control) theo từng mã sản phẩm phù hợp
Phòng mua sắm cần gửi đề xuất mua hàng (PR) cho các cấp có thẩm quyền để được phê duyệt Đối với các mặt hàng thực phẩm, việc phê duyệt phải được thực hiện bởi bếp trưởng, cụ thể là bếp trưởng Nam Lê.
Sau khi PR được phê duyệt, bộ phận mua sắm sẽ chuyển giao cho TLS để thực hiện quy trình mua hàng Trong giai đoạn này, bộ phận có nhu cầu cần làm rõ các chi tiết về mặt hàng, bao gồm kích thước, số lượng, quy cách bao bì và các ghi chú nhận diện sản phẩm Việc này nhằm tránh tình trạng đặt hàng nhầm, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các đơn hàng giao sai.
Hình 17 Phần mềm Oracle Hospitality Materials Control
Bước 2: Tìm kiếm NCC và đề xuất chào giá – Lập PO
Sau khi PR được phê duyệt, Thăng Long sẽ thay thế PVDR trong việc tìm kiếm báo giá và nhà cung cấp Thăng Long sẽ tổng hợp thông tin và gửi về bộ phận mua sắm của PVDR để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất Việc so sánh báo giá sẽ dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, thông số kỹ thuật, mức giá và thời gian giao hàng dự kiến.
Các nhà cung cấp hàng hóa cho resort bao gồm nhiều tên tuổi nổi bật như Mega MM, Anh Yến, Đạt Phú Nguyên, Asia Fine Food, Tú Anh Thu, Hiền Liên, Vân Long Tuyết, Ân Nam, Đại Tân Việt, Gia Trương Phúc Đà Thành, Châu Cẩm Kỳ, ATLAS, Classic Fine Food, Việt Hải, Hiếu Nhã, Xướng Hương, Hoài Giang Xanh, Genki, Đắc Vinh, và Nguyên Uyên Bảo.
Sau khi nhận được thông tin từ TLS về ĐH và NCC, bộ phận mua sắm sẽ lập PO và trình lên các cấp có thẩm quyền để phê duyệt.
Hình 18 Đơn mua hàng (Purchase Order)
Bước 3: Đặt hàng (Gửi PO)
Sau khi đơn đặt hàng (PO) được phê duyệt, bộ phận mua sắm sẽ gửi PO trực tiếp cho nhà cung cấp để tiến hành mua hàng Đối với các đơn hàng thực phẩm, bộ phận mua sắm thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
PO cho NCC đồng thời gửi luôn thông tin cho khối cung ứng của Sungroup - TLS cùng theo dõi (cc Email)
Bộ phận mua sắm theo dõi các đơn hàng dự án dựa trên thông tin từ PO và danh sách đặt hàng, đồng thời cập nhật tiến độ khi có thay đổi từ nhà cung cấp, chẳng hạn như việc không đủ hàng cung ứng hoặc chỉ giao 50% hàng hóa vào ngày đã thỏa thuận Đối với các đơn hàng cần tạm ứng theo hợp đồng, PVDR sẽ thực hiện tạm ứng cho nhà cung cấp theo thỏa thuận Nếu đơn hàng không yêu cầu tạm ứng, quá trình sẽ chuyển sang bước 4.
Bước 4: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Khi NCC chuyển giao hàng hóa đến Resort, bộ phận mua sắm sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách đóng gói của thực phẩm khô, cũng như nhiệt độ bảo quản của hàng đông lạnh Đồng thời, họ sẽ xác nhận tiêu chí nguyên liệu theo quy định và liên hệ với đại diện bộ phận F&B, Canteen hoặc bộ phận đặt hàng để cùng kiểm tra và ký kết hàng hóa trước khi chuyển vào kho thực phẩm Tất cả chứng từ sau khi ký kết cần có chữ ký của người giao hàng, người nhận kiểm hàng, bộ phận đặt hàng, trưởng phòng mua sắm và bếp trưởng điều hành.
Khi hàng hóa đạt yêu cầu, nhân viên nhận hàng cùng với đại diện bộ phận mua sẽ ký vào đơn đặt hàng (PO) để lưu trữ, đồng thời lập biên bản giao nhận hàng hóa với nhà cung cấp.
Trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu, nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, ẩm mốc, đóng gói không đúng quy cách, nhiệt độ sản phẩm đông lạnh quá cao hoặc hàng hóa cận date (quá 2/3 thời gian kể từ ngày sản xuất), bộ phận mua sắm sẽ lập biên bản, trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và thông báo với bộ phận TLS qua Email.
Sau khi nhận hàng hóa và ký kết đầy đủ vào đơn đặt hàng (PO), bộ phận mua sắm sẽ phối hợp với Cost Controller để hoàn thiện các chứng từ cần thiết, bao gồm PO có chữ ký của các bên liên quan, hóa đơn mua bán từ nhà cung cấp và biên bản nhận hàng Các tài liệu này sẽ được gửi cho phòng kế toán để lập báo cáo tổng hợp, phục vụ cho việc gửi cho công ty vào đầu tháng tiếp theo, giúp Thăng Long kiểm tra và thống kê số liệu thanh toán.
Hình 19 Purchase Order Receiving
Bộ phận kế toán của PVDR thực hiện thanh toán công nợ cho Thăng Long, sau đó Thăng Long sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên cam kết thanh toán đã thỏa thuận giữa Thăng Long và nhà cung cấp.
Trường hợp đặt biệt (Nợ PO nhà cung cấp):
Khi cần đặt hàng gấp để phục vụ khách hàng trong ngày, bộ phận bếp sẽ liên hệ với phòng mua sắm để đặt hàng từ các nhà cung cấp cũ Bộ phận mua hàng sẽ thực hiện cuộc gọi cho nhà cung cấp để đặt hàng khẩn cấp, thông báo về nợ PO và cam kết sẽ thanh toán sau.
Khi hàng được giao, sẽ có hóa đơn giao hàng từ nhà cung cấp ghi chú “Nợ PO” Để đảm bảo bộ phận bếp không quên đơn trả PO, người nhận hàng nên chụp hình hóa đơn cùng hàng hóa và gửi cho bộ phận bếp Sau khi bộ phận bếp hoàn tất việc lên PO trả nợ, hóa đơn sẽ được gửi cho nhà cung cấp Thông thường, các mặt hàng cần gấp bao gồm rau củ, thịt tươi sống và hải sản.
Hình 20 PO trả nợ NCC Châu Cẩm Kỳ
Tổng kết bài học thực tế
Trải nghiệm thực tế
1.1 Tìm kiếm NCC mới và liên hệ chào giá
Tìm báo giá là nhiệm vụ đầu tiên mà anh Phụng, người giám sát, giao cho tôi sau khi được giới thiệu về doanh nghiệp và phòng mua sắm Công việc này giúp tôi làm quen với việc tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng và so sánh giá cả dựa trên các tiêu chí lựa chọn.
Hình 21 Bảng báo giá từ NCC Phong Vũ
1.2 Nhận và kiểm tra hàng hóa
Việc nhận và kiểm tra hàng hóa là một quy trình quan trọng trong mua sắm, yêu cầu người nhận phải có khả năng quan sát tốt Người nhận hàng cần kiểm đếm cẩn thận số lượng và chất lượng hàng hóa, vì mọi sai sót sẽ thuộc trách nhiệm của họ Trước khi đưa vào kho, hàng hóa sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng và người nhận sẽ ký vào đơn đặt hàng (PO) Sau đó, PO cùng hóa đơn mua bán sẽ được chuyển cho đại diện bộ phận đặt hàng ký kết, đồng thời cần có chữ ký của người giao hàng và đại diện người nhận hàng của Resort.
Hình 22 Nhận gas tại kho gas Nautica Beach Club
1.3 Nhập và xuất kho hàng hóa Beverage Inventory
Hàng hóa bao gồm nước đóng lon, bia, nước uống chai thủy tinh, nước 10L Waterman và rượu Sau khi nhận hàng, chúng sẽ được đưa vào kho và ghi số lượng vào thẻ kho (Stock Card) ở cột Nhận (Received) tương ứng với số lượng nhập vào, đồng thời cập nhật tổng số lượng thực tế tại thời điểm nhập ở cột Cân bằng (Balance).
Khi các bộ phận trong nhà hàng F&B cần hàng, họ sẽ trình giấy đề nghị xuất kho (Issues Request) Sau đó, tôi sẽ tiến hành xuất kho theo đúng tên mặt hàng và số lượng yêu cầu, đồng thời cập nhật thông tin vào Stock Card.
Hình 23 Stock Card tại kho Beverage
1.4 Kiểm kê kho cuối tháng
Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho của PVDR diễn ra hàng tháng vào cuối tháng Các thực tập sinh, người kiểm soát chi phí và thủ kho sẽ được phân công kiểm tra tồn kho tại từng kho.
1.5 Tiếp cận phần mềm MC
Là một sinh viên, em cảm thấy may mắn khi được thực hành trên hệ thống quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là phần mềm Materials Control (MC) Qua việc thực hành trên phần mềm này, em đã hiểu rõ cách vận hành của mỗi đơn hàng và cách thức hoạt động của hệ thống Dưới sự hướng dẫn của các anh chị trong phòng mua sắm, em đã tiếp cận phần mềm MC thông qua việc kiểm tra nhật ký để ghi chép, xuất đơn đặt hàng (PO), xem báo cáo đơn hàng (POR) và theo dõi chuyển giao hàng hóa.
1.6 Xây dựng tốt mối quan hệ với nhân sự PVDR
Trong thời gian thực tập tại PVDR, tôi đã có cơ hội giao lưu với nhiều anh chị từ các bộ phận khác nhau của Resort Tham gia buổi tiệc nhân viên "Heartists Gathering" và các buổi sinh nhật trong phòng mua sắm đã giúp tôi cảm nhận được tinh thần làm việc tích cực Qua đó, tôi cũng rèn luyện được khả năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với những người mới.
Bài học rút ra
Sau khi trải nghiệm thực tế tại PVDR với vị trí nhân viên mua sắm, tôi nhận thấy rằng việc lưu trữ giấy tờ rất quan trọng, vì mất giấy tờ có thể dẫn đến việc TLS không chấp nhận thanh toán Hàng hóa khi nhận vào cần được kiểm tra kỹ lưỡng; nếu nhận thiếu hàng nhưng vẫn ký giấy đủ trả về NCC, họ sẽ không chịu trách nhiệm bồi thường Cuối cùng, mọi thông tin cần được trao đổi qua email, vì email có thể là bằng chứng cho các sai sót sau này, chẳng hạn như khi NCC giao sai hàng hóa dù đã nhận đủ thông số kỹ thuật qua email, bên mua sắm có thể từ chối nhận hàng và yêu cầu NCC thu hồi.
Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đặt ra
Mục tiêu Mức độ hoàn thành
KT1 Mô tả được chuỗi cung ứng hàng hóa đối với các mặt hàng nội địa của
Resort Đạt kỳ vọng – Tham gia việc nhận các mặt hàng hóa hàng ngày cho Resort tại sảnh nhận hàng
– Tìm hiểu quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm nội địa tại PVDR
– Tìm hiểu danh mục sản phẩm mua sắm thường xuyên của Resort
– Tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp để hoàn thành chuỗi cung ứng – Chị Loan (Purchasing Manager) giải đáp về nhà cung cấp gạo ST25
Phân tích hoạt động mua sắm tại Resort Đạt Kỳ Vọng, bài viết tìm hiểu quy trình mua hàng của tập đoàn Sungroup và Premier Village Đà Nẵng Những thông tin này giúp hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức và quản lý quy trình mua sắm trong ngành du lịch, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.
– Tìm kiếm nguồn hàng mới, liên hệ xin bảng báo giá và gửi về cho anh Phụng
KT3 Hiểu quy trình nhập và xuất kho hàng hóa Đạt kỳ vọng – Tham quan kho thực phẩm, kho nước đóng chai, kho lạnh và kho kỹ thuật
– Hỗ trợ anh Hoài sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đồng thời cập nhật sản lượng tồn kho từng mặt hàng trong kho
– Tham gia vào việc kiểm và xuất kho cùng anh Hoài
KN1 Đọc hiểu chứng từ liên quan đến hàng hóa Đạt kỳ vọng – Tìm hiểu nội dung đơn đặt hàng
(PO), hóa đơn giá trị gia tăng, đọc hợp đồng mua bán đối với các mặt hàng có giá trị lớn
Chị Thúy ở phòng Kế toán thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng, sau đó điền mã số thanh toán và ngày thanh toán vào Bank Payment Voucher cùng với giấy ủy nhiệm chi.
Để sắp xếp lại chứng từ thanh toán tháng 07 năm 2022, cần kiểm tra từng ủy nhiệm chi, hóa đơn VAT, P/O, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản giao nhận kiểm phiếu xuất kho, cùng với các báo giá từ nhà cung cấp và Bank Payment Voucher.
KN2 Sử dụng thành thạo
Excel/Word Đạt kỳ vọng – Lên hợp đồng sửa xe Buggy gửi cho anh Phụng, cập nhật tiến độ đơn hàng bằng file Excel
– Quản lý thông tin nhà cung cấp trên file Excel
KN3 Thành thạo các thao tác trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng của
Resort Đạt kỳ vọng – Anh phụng hướng dẫn các thao tác thêm/cập nhật code đơn hàng trên phần mềm MC của Resort
– Ghi chép nhật ký nhập hàng (ghi chép tên mặt hàng, số lượng, tên nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ
DN Ngày và thời điểm nhận hàng hóa)
Xây dựng tinh thần làm việc nghiêm túc và sẵn sàng học hỏi là rất quan trọng để đạt được kỳ vọng trong công việc Hãy ghi chép lại những thắc mắc của bạn để có thể hỏi các anh chị trong phòng mua sắm, từ đó nâng cao kiến thức và cải thiện hiệu suất làm việc.
– Tham gia buổi họp cùng với chị
An – Financial Controller/General Manager và tất cả các thành viên phòng mua sắm bàn về kế hoạch làm việc cho tháng 8/2022
Để đạt được kỳ vọng trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, sinh viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy và yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra Việc tham gia thực tập đúng giờ, luôn mặc đồng phục và đeo bảng tên là những yếu tố quan trọng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng môi trường làm việc.
TĐ3 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhận sự tại doanh nghiệp Đạt kỳ vọng – Tham gia sự kiện Heartists
Gathering cùng toàn thể cán bộ nhân sự của Resort.
