TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND Quản trị hàng tồn kho là quá trình theo dõi và kiểm soát mức độ tồn kho và đảm bảo lượng hàng đầy đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Việc xác định mức tồn kho tối ưu là rất quan trọng vì hàng tồn kho ảnh hưởng đến tiền bạc và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm giảm vốn lưu động và ảnh hưởng đến tính thanh khoản của công ty. BaianZhong (2008) cũng chỉ ra rằng quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi vì những doanh nghiệp này bị giới hạn về nguồn lực. Hàng tồn kho rất cần thiết cho việc tổ chức các hoạt động sản xuất, bảo trì nhà máy và máy móc cũng như các yêu cầu vận hành khác. Điều này dẫn đến tiền hoặc vốn có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, hàng tồn kho cũng là một phần tài sản của công ty và luôn được phản ánh trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Do đó, điều này đòi hỏi sự dám sát chặt chẽ của ban lãnh đạo về tình trạng các mặt hàng tồn kho cần thiết cho sản xuất (Sallemi, 1997). Dobler (2000) chỉ ra rằng quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể nâng cao hoạt động của công ty và do đó tạo ra lợi nhuận chung của công ty. Quả trị hàng tồn kho đúng cách đóng góp vai trò quan trọng trong việc cho phép các hoạt động khác như sản xuất, mua, bán, tiếp thị và quản trị tài chính diễn ra một cách suôn sẻ. Ngày nay, yêu cầu của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ và thời gian giao hàng nhanh hơn, chính xác hơn với chi phí thấp hơn (Srinivasan, 2012). Một công ty phân phối hoạt động kinh doanh hiệu quả phải cân bằng 3 yếu tố chính: hàng tồn kho, chí phí và dịch vụ. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả sẽ tạo lợi thế cạnh tranh bền vững và nâng cao vị thế của doanh nghiệp. Hàng tồn kho đại diện cho một biến ảnh hưởng rất lớn tới tất cả các giai đoạn từ sản xuất, phân phối đến lúc bán sản phẩm và bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Ngoài ra hàng tồn kho còn là một tài sản lưu động của rất nhiều doanh nghiệp. hàng tồn kho chiếm tới 40% tổng lượng vốn của các tổ chức công nghiệp (Moore, Lee và Taylor, 2003), nó chiếm tới 33% tài sản của công ty và 90% vốn lưu động (Sawaya Jr và Giauque, 2006). Chính vì vậy, quản trị hiệu quả hàng tồn kho có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối đa hoá lợi nhuận. Công ty cổ phần phân phối Xtrend là là công ty phân phối các sản phẩm ngành công nghệ thông tin. Một số sản phẩm của công ty đang phân phối như SSD (Bộ nhớ ngoài), RAM (Bộ nhớ trong), UPS (Bộ lưu điện), dây cáp mạng, Vỏ Case, máy in… đến từ các thương hiệu của Singapore, Mỹ, Nhật Bản, Đài Loan đã và đang tạo được sự uý tín và sự tin tưởng đối với khách hàng tại thị trường Việt Nam. Qua thời gian thực tập và làm việc tại công ty, quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp vẫn đang tồn tại một số bất cập, chồng chéo giữa các cấp quản lý và còn nhiều điểm hạn chế cần khắc phục.
Lý do lựa chọn đề tài
Quản trị hàng tồn kho là quá trình theo dõi và kiểm soát mức tồn kho để đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng Việc xác định mức tồn kho tối ưu rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến vốn lưu động và hiệu quả hoạt động kinh doanh Hàng tồn kho quá nhiều có thể làm giảm tính thanh khoản của công ty Theo BaianZhong (2008), quản trị hàng tồn kho là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ do hạn chế về nguồn lực.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động sản xuất, bảo trì máy móc và đáp ứng các yêu cầu vận hành khác, giúp tối ưu hóa việc sử dụng vốn Ngoài ra, hàng tồn kho còn là tài sản của công ty, được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán Vì vậy, việc giám sát chặt chẽ tình trạng hàng tồn kho cần thiết cho sản xuất là điều mà ban lãnh đạo cần chú trọng (Sallemi, 1997).
Quản trị hàng tồn kho hiệu quả, theo Dobler (2000), không chỉ nâng cao hoạt động của công ty mà còn góp phần tăng lợi nhuận chung Việc quản lý hàng tồn kho đúng cách đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động khác như sản xuất, mua sắm, bán hàng, tiếp thị và quản trị tài chính diễn ra một cách suôn sẻ.
Ngày nay, khách hàng yêu cầu sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng, chính xác với chi phí thấp hơn (Srinivasan, 2012) Để hoạt động hiệu quả, các công ty phân phối cần cân bằng ba yếu tố chính: hàng tồn kho, chi phí và dịch vụ Quản trị hàng tồn kho hiệu quả không chỉ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững mà còn nâng cao vị thế doanh nghiệp Hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến tất cả các giai đoạn từ sản xuất đến phân phối và bảo hành sản phẩm Ngoài ra, hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng, chiếm đến 40% tổng vốn của các tổ chức công nghiệp (Moore, Lee và Taylor, 2003), 33% tài sản công ty và 90% vốn lưu động (Sawaya Jr và Giauque, 2006) Do đó, quản trị hiệu quả hàng tồn kho có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận.
Công ty cổ phần phân phối Xtrend chuyên cung cấp các sản phẩm trong lĩnh vực công nghệ thông tin Các sản phẩm nổi bật mà Xtrend đang phân phối bao gồm SSD (bộ nhớ ngoài), RAM (bộ nhớ trong), UPS (bộ lưu điện) và dây cáp mạng.
Vỏ Case và máy in từ các thương hiệu nổi tiếng như Singapore, Mỹ, Nhật Bản và Đài Loan đã xây dựng được uy tín và lòng tin trong thị trường Việt Nam Tuy nhiên, qua thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công tác quản trị hàng tồn kho vẫn còn nhiều vấn đề, bao gồm sự chồng chéo giữa các cấp quản lý và những hạn chế cần được cải thiện Do đó, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần phân phối Xtrend”.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho
- Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty CPPP Xtrend trong giai đoạn 2019-2021.
Dựa trên việc phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty, bài viết đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong thời gian tới, đáp ứng tốt hơn với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu nhập dữ liệu
Nghiên cứu này sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu từ số liệu thứ cấp, bao gồm các báo cáo tài chính và hàng tồn kho của Công ty CPPP Xtrend trong giai đoạn 2019-2020, cùng với hồ sơ từ các phòng ban như kế toán và kinh doanh Ngoài ra, thông tin cũng được thu thập từ các phương tiện truyền thông khác.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Thống kê mô tả là công cụ quan trọng trong việc đánh giá ảnh hưởng và mối quan hệ giữa các yếu tố liên quan đến quản trị hàng tồn kho, thông qua việc sử dụng các chỉ tiêu số tương đối và tuyệt đối.
Bài viết tiến hành so sánh và đối chiếu các số liệu liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần phân phối Xtrend Qua việc phân tích các chỉ tiêu trong nhiều năm nghiên cứu, chúng tôi đã đưa ra những kết luận quan trọng về hiệu quả và xu hướng quản lý hàng tồn kho của công ty.
Bố cục chuyên đề
Để trình bày toàn bộ nôi dung nghiên cứu, bố cục của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận bao gồm 4 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho
Chương 2: Tổng quan về công ty cổ phần phân phối Xtrend
Chương 3: Thực trạng về công tác quản trị hàng tồn kho nhập khẩu tại công ty cổ phần phân phối Xtrend
Chương 4: Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hàng tồn kho nhập khẩu tại cổ phần phân phối Xtrend.
CỞ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho
1.1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho
Hàng tồn kho đã trở thành một hiện tượng tất yếu trong sản xuất và lưu thông hàng hóa Theo K Marx, hàng tồn kho hay dự trữ hàng hóa là sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm, đồng thời được coi là tài sản của công ty Thường thì, hàng tồn kho chiếm khoảng 10-15% tổng tài sản của doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán công Việt Nam số 12, hàng tồn kho được định nghĩa là hàng hóa được mua và giữ để bán, bao gồm thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu, và công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm hàng hóa do đơn vị mua hoặc sản xuất để phân phối miễn phí hoặc với mức giá danh nghĩa cho đơn vị khác.
Theo Syed và Zhang (2019), hàng tồn kho được định nghĩa là toàn bộ hàng hóa và nguyên vật liệu đã được mua, bao gồm bán thành phẩm, thành phẩm và sản phẩm hoàn thành.
Hàng tồn kho là bất kỳ nguồn lực nào không được sử dụng ngay mà được giữ lại để phục vụ cho nhu cầu trong tương lai Dù là nguyên liệu đầu vào hay sản phẩm đầu ra, tồn kho luôn hiện hữu trong hoạt động của doanh nghiệp khi có nguồn lực chưa được khai thác.
1.1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng về chủng loại và mục đích sử dụng, do đó việc phân loại hàng tồn kho theo các tiêu chí nhất định là cần thiết để quản lý hiệu quả Vai trò và công dụng của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất cũng khác nhau, dẫn đến việc áp dụng nhiều phương pháp phân loại khác nhau.
Theo định nghĩa của Theo Ballon (2004), hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng bảo trì (MRO) Nhiều học giả, như Arnold (2008), Cinnamon và cộng sự (2010), Gitman (2009), phân loại hàng tồn kho thành ba loại chính: nguyên vật liệu, dở dang bán thành phẩm và thành phẩm.
Tồn kho nguyên vật liệu là các loại hàng hóa mà doanh nghiệp sử dụng để sản xuất và hoàn thiện sản phẩm Việc duy trì một lượng tồn kho nguyên vật liệu đủ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, ngay cả khi thị trường có sự biến động về giá cả và nguồn cung Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp trong ngành sản xuất.
Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm các sản phẩm chưa hoàn thiện và những sản phẩm đã hoàn thiện nhưng chưa được nhập kho Đây là các nguyên liệu nằm ở từng giai đoạn trong dây chuyền sản xuất Quá trình sản xuất yêu cầu nhiều công đoạn, và giữa các công đoạn này luôn tồn tại những bán thành phẩm, giúp duy trì sự liên tục trong sản xuất Khi dây chuyền sản xuất dài và phức tạp hơn với nhiều công đoạn nhỏ, tồn kho sản phẩm dở dang sẽ gia tăng.
Tồn kho thành phẩm bao gồm các sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được tiêu thụ hoặc đang trong quá trình bán Sau khi hoàn tất sản xuất, nhiều doanh nghiệp không thể ngay lập tức tiêu thụ toàn bộ sản phẩm, dẫn đến sự chậm trễ giữa sản xuất và tiêu dùng Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là tồn kho thành phẩm Duy trì một lượng tồn kho thành phẩm hợp lý mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường thị trường không ổn định và có sự biến động về nhu cầu.
1.1.1.3 Vai trò của hàng tồn kho
Trong hệ thống Just-In-Time, hàng tồn kho thường bị coi là lãng phí Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh với dòng tiền yếu hoặc thiếu kiểm soát, hàng tồn kho lại đóng vai trò quan trọng đối với sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo sản phẩm và dịch vụ luôn sẵn có để đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, khả năng đáp ứng nhu cầu nhanh chóng sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp, đồng thời giúp đảm bảo doanh thu và tăng lợi nhuận cho công ty.
Hàng tồn kho giúp giảm chi phí gián tiếp bằng cách khuyến khích tính kinh tế trong sản xuất, cho phép quá trình sản xuất diễn ra dài hơn và rộng hơn Bên cạnh đó, việc duy trì hàng tồn kho còn thúc đẩy tính hợp lý trong các hoạt động mua sắm và vận chuyển.
Để đảm bảo nguồn cung đầu vào ổn định, doanh nghiệp cần đối phó với sự không đáng tin cậy của các nhà cung cấp, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy do đại dịch Covid-19 Những tác động tiêu cực từ sự gián đoạn này trở nên rõ ràng khi không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ giá cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động và nguồn cung không đủ đáp ứng nhu cầu Việc duy trì mức hàng tồn kho hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp ổn định giá cả mà còn giảm thiểu tác động của lạm phát và các yếu tố bên ngoài.
Quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho, theo Kotler (2000), bao gồm tất cả các hoạt động phát triển và quản lý mức tồn kho của nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, nhằm đảm bảo nguồn cung cấp đủ với chi phí thấp Hàng tồn kho là yếu tố thiết yếu giúp duy trì hoạt động sản xuất, thúc đẩy sự phát triển của thị trường và đảm bảo hệ thống phân phối không bị gián đoạn Nó đóng vai trò như chất bôi trơn và lò xo cho hệ thống sản xuất và phân phối của các tổ chức.
Quản trị hàng tồn kho, theo Byoungho (2004), là quá trình quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất và mức đầu tư tối thiểu Đây là một chức năng quan trọng giúp công ty sản xuất và phân phối đạt được thành công Hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể đo lường qua khả năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đầu tư tồn kho thấp, sản lượng tối đa và chi phí tối thiểu (Ellram, 1996) Nghiên cứu của West (2009) cũng nhấn mạnh rằng quản trị hàng tồn kho bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát để giảm thiểu mức đầu tư vào hàng tồn kho trong khi vẫn cân bằng cung cầu.
Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng, vì nó cần đạt được sự cân bằng giữa dịch vụ khách hàng và chi phí tồn kho.
Quản trị hàng tồn kho, theo Theo Miller (2010), bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để đảm bảo cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ Nó phối hợp các chức năng mua sắm, sản xuất và phân phối nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như nhu cầu của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình cân bằng giữa mức độ sẵn có của sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng với chi phí duy trì hàng tồn kho.
1.2.2 Nội dung quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho hiệu quả, theo Dobler (2000), có khả năng nâng cao hoạt động của công ty và gia tăng lợi nhuận chung Việc quản lý hàng tồn kho đúng cách đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động khác như sản xuất, mua sắm, bán hàng, tiếp thị và quản trị tài chính diễn ra một cách suôn sẻ.
1.2.2.1 Chí phí liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí hoạt động của doanh nghiệp Để đạt hiệu quả, nhà quản trị cần cân bằng giữa việc duy trì lượng hàng tồn kho đủ để đảm bảo sản xuất liên tục và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giữ chi phí dự trữ ở mức thấp nhất Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng và thiệt hại do thiếu hụt hàng hóa.
Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong mỗi lần đặt và nhận hàng, như chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo), cũng như các chi phí chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa đến kho của doanh nghiệp.
Chi phí lưu kho là các khoản chi phát sinh trong quá trình bảo quản hàng tồn kho, bao gồm chi phí liên quan đến nhà kho, thiết bị và phương tiện sử dụng, cũng như chi phí nhân lực cho quản lý Bên cạnh đó, chi phí này còn bao gồm phí tồn cho đầu tư vào hàng dự trữ và thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc hàng hóa không sử dụng được.
Chi phí mua hàng được xác định dựa trên khối lượng hàng hóa trong đơn hàng và giá mua mỗi đơn vị Trong khi đó, thiệt hại do thiếu dự trữ phát sinh khi hàng hóa không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
1.2.2.2 Các nội dung chính của quản trị hàng tồn kho Để quản trị hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp phải tìm cách xác định điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng dự trữ và những lợi ích thu được để thoả mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí thấp nhất. Theo Lê Công Hoan (2012) cho rằng quản trị hàng dự trữ thường được nghiên cứu trên 3 khía cạnh, gồm: quản trị kinh tế dự trữ, quản trị hiện vật dự trữ và quản trị kế toán dự trữ.
Quản trị hàng tồn kho về mặt hiện vật tập trung vào việc bảo quản hàng hóa an toàn và thuận tiện cho xuất nhập kho Mục tiêu chính là tối ưu hóa lưu kho thông qua việc chọn kiểu kho phù hợp và sắp xếp hàng hóa một cách hiệu quả Doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng và chất lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm thiểu thời gian xuất nhập kho cùng các chi phí liên quan đến lưu kho.
Quản trị kinh tế dự trữ tập trung vào việc xác định lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm đặt hàng hợp lý Mỗi doanh nghiệp cần chọn một mô hình hoặc phương pháp đặt hàng phù hợp để lên kế hoạch hiệu quả Việc xác định điểm đặt hàng và thời gian đặt hàng tối ưu không chỉ giúp tối thiểu hóa chi phí mà còn gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Quản trị kế toán dự trữ giúp nhà quản trị theo dõi sự biến động của hàng hoá cả về hiện vật lẫn giá trị trong quá trình lưu kho Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá hàng xuất kho để quản lý chặt chẽ giá trị hàng hoá từ khi nhập kho cho đến khi xuất hàng cho khách.
1.2.2.3 Các phương pháp hoạch toán hàng tồn kho
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Hàng tồn kho sẽ được kiểm tra định kỳ, và không được theo dõi một cách liên tục Chỉ có số liệu hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ được ghi nhận, trong khi hàng xuất trong kỳ không được phản ánh.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho
1.3.1 Chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho
Hệ số vòng quay hàng tồn kho là chỉ số quan trọng để đánh giá khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, thường được so sánh qua các năm nhằm xem xét hiệu quả quản trị trong toàn bộ quá trình hoạt động.
Số vòng quay hàngtồn kho=Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ
Số dư hàng tồn kho cuối kỳ
Hệ số luân chuyển hàng tồn kho cao cho thấy tốc độ bán hàng nhanh, nhưng nếu quá cao, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi nhu cầu thị trường tăng đột ngột, dẫn đến thiếu hàng hoá cung cấp Điều này có thể gây mất khách hàng và tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần.
1.3.2 Chỉ tiêu thời gian luân chuyển hàng tồn kho
Chỉ tiêu này phản ảnh trung bình cứ bao nhiêu ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần.
Thời gian luân chuyển hàng tồn kho¿ Số ngày trong kỳ(360ngày)
Số vòng quay hàng tồn kho
Thời gian luân chuyển hàng tồn kho nhanh giúp doanh nghiệp giảm vốn dự trữ, đồng thời vẫn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
1.3.3 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
Hệ số này cho biết trung bình để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho.
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho¿ Giá trị hàng tồnkho
Hệ số này càng thấp chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng hiệu quả vốn đầu tư cho hàng tồn kho càng cao
1.3.4 Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho
Chỉ tiêu này cho biết trung bình để tạo ra một đồng lợi nhuận thì cần đầu tư bao nhiêu đồng cho hàng tồn kho.
Khả năng sinh lời của hàng tồn kho¿ Lơi nhuận sauthuế
Chỉ tiêu này được so sánh với 1 để đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn kho trong việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Nếu chỉ số nhỏ hơn 1, điều này cho thấy hàng tồn kho đang được sử dụng kém hiệu quả, ngược lại, chỉ số lớn hơn 1 cho thấy hiệu quả sử dụng hàng tồn kho tốt hơn.
Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho
- Khả năng dự báo thị trường đầu vào và đầu ra
Dự báo nhu cầu thị trường là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp, giúp quản trị hàng tồn kho hiệu quả Việc nắm bắt các xu hướng thị trường cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm đầu vào và đầu ra, từ đó đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Đặc biệt, trong bối cảnh nguồn cung biến động và nhu cầu gia tăng, khả năng dự đoán chính xác thị trường sẽ đảm bảo quy trình vận hành diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Khả năng thiết lập mạng lưới kênh phân phối, nhà cung cấp
Nhà cung cấp có thể tạo ra áp lực lớn cho doanh nghiệp, với khả năng tăng giá đầu vào và giảm chất lượng sản phẩm Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Năm 2015, việc thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp được coi là yếu tố quan trọng trong quản trị hàng tồn kho Doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn cung đầu vào ổn định để chủ động trong quá trình sản xuất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
- Năng lực quản trị hàng tồn kho của nhân viên
Con người là yếu tố then chốt trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Quản trị hàng tồn kho đặc biệt cần một đội ngũ nhân lực đa dạng như thủ kho, bảo vệ, kế toán và nhân viên xuất nhập kho Dù công nghệ và hệ thống quản lý hàng tồn kho có hiện đại đến đâu, năng lực và kinh nghiệm của nhân viên vẫn là yếu tố quyết định Đào tạo bài bản về nghiệp vụ và kỹ năng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo hiệu quả cao nhất.
- Mô hình quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng
Mô hình quản lý hàng tồn kho là phương pháp giúp doanh nghiệp cân bằng lượng tồn kho để duy trì ổn định sản xuất và giảm chi phí đặt hàng, dự trữ Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng trong quy trình sản xuất, do đó cần xây dựng mô hình quản lý tồn kho phù hợp với tình hình thực tế Việc áp dụng mô hình thích hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí quản lý hàng tồn kho và hiệu quả sử dụng hàng hóa Nếu doanh nghiệp tận dụng được những đặc điểm và lợi thế của mình, công tác quản lý hàng tồn kho sẽ được tối ưu hóa Ngược lại, việc máy móc áp dụng mô hình của đơn vị khác có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi trong quản lý hàng tồn kho.
- Những biến động không lường của thị trường
Sự bất ổn của nhu cầu thị trường, theo Neil Kokemuller (2015), là yếu tố bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Khi cầu thị trường giảm đột ngột hoặc đơn hàng bị hủy, tồn kho không dự kiến sẽ tăng lên, dẫn đến chi phí gia tăng cho doanh nghiệp Hơn nữa, những biến động không lường trước trong thị trường cung ứng nguyên vật liệu, thay đổi chất lượng nguyên liệu và thời gian giao hàng cũng có tác động tiêu cực đến quy trình sản xuất và phân phối Những yếu tố này góp phần làm xấu đi hiệu quả quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Môi trường kinh doanh ảnh hưởng lớn đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về đầu ra và đầu vào, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất Ngược lại, trong môi trường độc quyền hoặc ít cạnh tranh, doanh nghiệp có khả năng chủ động hơn trong việc quản lý và sử dụng hàng tồn kho của mình.
Quản trị hàng tồn kho phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, với doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm gặp khó khăn hơn so với doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có thời gian sử dụng dài như thiết bị Đối với các sản phẩm có vòng đời ngắn như hàng điện tử và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), áp lực trong việc sử dụng hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu thị trường trong khi giảm thiểu lượng hàng tồn kho thừa là rất lớn, dẫn đến nhiều thách thức trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
Tổng quan về Công ty cổ phần phân phối Xtrend
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần phân phối Siêu Việt, một công ty con của Siêu Việt Group, chuyên cung cấp dịch vụ phân phối và hỗ trợ các dự án công nghệ thông tin tại thị trường Việt Nam.
Công ty cổ phần phân phối Siêu Việt được thành lập chính thức vào ngày 12/12/2016, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội, với vốn điều lệ 10 tỷ đồng.
Công ty cổ phần phân phối Siêu Việt đã được đổi tên thành Công ty cổ phần phân phối Xtrend, với hai nhiệm vụ chính là tăng cường hỗ trợ dự án và mở rộng phân phối thiết bị công nghệ thông tin Từ tháng 6 năm 2020, công ty bắt đầu nghiên cứu và mở rộng thị trường, nhận thấy tiềm năng phát triển tại khu vực phía Nam Để thực hiện điều này, công ty đã thành lập chi nhánh tại địa chỉ 28OT08 Tòa Park 7 Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM.
Vào tháng 4 năm 2021, Xtrend đã trở thành nhà phân phối chính thức của Fujifilm tại Việt Nam, chuyên cung cấp các sản phẩm máy in Fujifilm, một công ty nổi tiếng đến từ Nhật Bản, chuyên sản xuất máy ảnh và thiết bị văn phòng như máy in và máy photo Hiện nay, Xtrend phân phối đa dạng các dòng sản phẩm máy in của Fujifilm, bao gồm máy in đơn năng, máy in đa năng và mực in.
Vào tháng 5/2021, Xtrend đã trở thành nhà phân phối chính thức của Prolink, thương hiệu nổi tiếng từ Singapore chuyên cung cấp thiết bị số như router, thiết bị phát wifi 4G, sạc dự phòng và loa âm thanh Sản phẩm chủ lực của Prolink là bộ lưu điện (UPS - Uninterruptible Power Supply) Hiện nay, Xtrend phân phối các sản phẩm như bộ lưu điện, chuột, sạc dự phòng, củ sạc nhanh và bàn phím máy tính tại thị trường Việt Nam Các sản phẩm của Prolink được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và giá cả hợp lý, phù hợp với phân khúc phổ thông.
Vào tháng 5 năm 2021, Xtrend đã trở thành nhà phân phối độc quyền của thương hiệu TRM tại thị trường Việt Nam, cung cấp các sản phẩm SSD và RAM TRM, thuộc tập đoàn Funan Tech tại Singapore, chuyên sản xuất các sản phẩm trong ngành công nghệ bộ nhớ Hiện nay, Xtrend phân phối hai dòng sản phẩm chính của TRM, bao gồm SSD với ba loại S100, M100 và N100, mỗi loại có dung lượng từ 128GB đến 1TB.
Vào tháng 6 năm 2021, Xtrend chính thức trở thành nhà phân phối độc quyền của Siemon tại thị trường Việt Nam Siemon, một công ty đến từ Hoa Kỳ, nổi tiếng là một trong những nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị và phụ kiện mạng.
120 năm phát triển Các sản phẩm của Siemon hiện Xtrend đang phân phối bao gồm dây cáp mạng Cat6A 9A6L4-A5, Cat6 9C6M4-E3-RXA, Cat6 9C6M4-E2- RXA, Cat5E 9C5M4-E2, Cat6 UTP 9C6M4-E2-RXA
Vào tháng 6 năm 2021, Xtrend chính thức trở thành nhà phân phối uỷ quyền Mainboard của Galax, một thương hiệu nổi tiếng từ Hồng Kông chuyên sản xuất các sản phẩm dành cho game Sản phẩm chủ lực của Galax, đặc biệt là card đồ hoạ, đã giúp hãng khẳng định vị thế trong ngành công nghiệp game, với mục tiêu tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất, tham gia vào 3Dmark Hall of Fame.
2021 là năm bùng nổ của Bitcoin và đây cũng được xem là thời kỳ vàng kim của
Card đồ hoạ khi các thợ săn dùng để đào tiền ảo.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
Công ty cổ phần phân phối Xtrend được tổ chức theo mô hình ma trận.
Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quyết định và phê duyệt các chiến lược của công ty, trong khi các nhân viên cấp dưới sẽ báo cáo tình hình hoạt động cho các nhà quản lý bộ phận.
Hình 2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần phân phối Xtrend
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định các chiến lược và kế hoạch phát triển của công ty, cũng như hoạch định kế hoạch kinh doanh Bên cạnh đó, hội đồng cũng chịu trách nhiệm bổ nhiệm và bãi nhiệm các vị trí giám đốc và phó giám đốc.
Phòng kinh doanh phân phối
Phòng dịch vụ & hỗ trợ Đội kỹ thuật
Trung tâm giải pháp tích hợp hệ thống
Phòng Logistic Đội giao hàng
Phòng nhân sự Đội tuyển dụng
Phòng tài chính Đội kế toán Đội Marketing Đội tài chính Đội phân tích và kiểm soát Đội quản lý sản phẩm Kho Đội bảo hành
Ban giám đốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm chính về quyết định tổ chức, quản lý và điều hành sản xuất Họ không chỉ ký kết hợp đồng với đối tác và cơ quan liên quan mà còn giám sát và định hướng cho phòng kinh doanh Ngoài ra, Ban giám đốc còn đảm nhiệm vai trò quản lý sản phẩm, bao gồm quản lý quá trình nhập hàng từ các nhà cung cấp, xây dựng chương trình khuyến mãi và định giá sản phẩm.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo công ty trong các hoạt động bán hàng sản phẩm và dịch vụ Ngoài ra, phòng còn tham gia vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như xây dựng và củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Phòng hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho lãnh đạo công ty về chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức bộ máy, tuyển dụng và quản lý lao động Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm việc thực hiện Bộ luật Lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, công tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra, bảo vệ chính trị nội bộ và quản trị hành chính trong công ty.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện kiểm tra các công tác kỹ thuật, đồng thời đào tạo nhân viên lắp đặt và sửa chữa Mục tiêu của các hoạt động này là nhằm đảm bảo quá trình lắp đặt diễn ra suôn sẻ và khắc phục sự cố hiệu quả.
Trung tâm giải pháp tích hợp hệ thống đảm nhận vai trò nghiên cứu công nghệ và khảo sát thông tin thị trường của khách hàng Đơn vị này cũng chịu trách nhiệm xây dựng, ký kết và triển khai hợp đồng với khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao hiệu quả hợp tác.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần phân phối
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2019 đến năm 2021 được tóm tắt trong bảng báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, cho thấy sự phát triển và biến động trong doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn này.
Bảng 2.2 Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty CPPP Xtrend giai đoạn
2019-2021 Đơn vị tính: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Tổng chi phí kinh doanh 24.124.007 34.802.459 46.652.126
Chi phí giá vốn hàng bán
Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.1 Chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đối với Công ty cổ phần Xtrend, chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài chính quan trọng đối với doanh nghiệp này ví nó giúp cho công ty thực hiện vệc xoay vòng vốn nhanh chóng đồng thời giúp công ty không bị phụ thuộc vào các nguồn vốn vay bên ngoài như vay ngân hàng.
Bảng 2.2 Sự thay đổi của chỉ tiêu doanh thu từ năm 2019-2021 Đơn vị: Nghìn đồng
Năm Doanh thu cung cấp hàng hoá và dịch vụ
Mức thay đổi Chênh lệch so với năm trước
Tỷ lệ % so với năm trước
Nguồn: Sinh viên tính toán từ số liệu công ty
Doanh thu của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2019 đến năm 2021, với mức tăng 24.359.993 nghìn đồng (45,68%) vào năm 2020 và 48.900.074 nghìn đồng (99,27%) vào năm 2021 Sự gia tăng này chủ yếu do nhu cầu sử dụng thiết bị công nghệ tăng cao trong bối cảnh dịch Covid-19, khi nhiều học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng phải chuyển sang học trực tuyến và làm việc từ xa Xu hướng làm việc tại nhà (Work From Home) đã thúc đẩy ngành công nghệ thông tin phát triển Ngoài ra, sự bùng nổ của tiền ảo Bitcoin cũng đã tác động tích cực đến doanh thu của công ty, khi các thợ đào cần sử dụng card đồ họa, SSD và RAM Nhìn chung, doanh thu của công ty đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ nhờ vào chiến lược mở rộng thị trường và dòng sản phẩm.
2.2.2 Chỉ tiêu tổng chi phí kinh doanh
Theo bảng 2.3, tổng chi phí kinh doanh có sự biến động rõ rệt so với doanh thu Cụ thể, năm 2019, tổng chi phí kinh doanh đạt 22.924.007 nghìn đồng Đến năm 2020, tổng chi phí tăng lên 32.202.459 nghìn đồng, tương ứng với mức tăng 40,47% Đặc biệt, năm 2021, tổng chi phí đã tăng 89,98% so với năm 2019, đạt 20.628.119 nghìn đồng.
Bảng 2.3 Sự thay đổi của chi tiêu chi phí giai đoạn 2019-2021 Đơn vị tính: Nghìn đồng
Năm Tổng chi phí kinh doanh
Mức thay đổi Chênh lệch so với năm trước
Tỷ lệ % so với năm trước
Nguồn: Tính toán từ số liệu công ty Bảng 2.4 So sánh tốc độ tăng của doanh thu bán với tổng chi phí các năm Đơn vị: %
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nguồn: Sinh viên tính toán từ số liệu của Công ty
Từ bảng 2.4, giai đoạn 2019-2020 cho thấy doanh thu tăng 45,68%, trong khi tổng chi phí tăng 44,26% Giai đoạn 2020-2021, doanh thu tiếp tục tăng 36,79%, và tổng chi phí tăng 34,05%.
Tình hình kinh doanh của công ty đang cho thấy sự tăng trưởng doanh thu, trong khi chi phí có xu hướng giảm Mặc dù khoảng cách giữa doanh thu và chi phí ngày càng được cải thiện, tốc độ tăng trưởng doanh thu lại có dấu hiệu chững lại Điều này có thể được lý giải bởi sự cạnh tranh khốc liệt trong ngành, nơi mà nhiều đối thủ đang tranh giành thị phần.
Lợi nhuận của công ty cổ phần phân phối Xtrend chủ yếu đến từ hoạt động kinh doanh phân phối và việc hỗ trợ đấu thầu cho các dự án.
Bảng 2.5 Sự thay đổi của chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế Đơn vị: nghìn tỷ đồng
Năm Lợi nhuận trước thuế
Mức thay đổi Chênh lệch so với năm trước
Tỷ lệ % so với năm trước
Nguồn: Sinh viên tính toán từ số liệu của Công ty
Lợi nhuận của công ty đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2019 đến 2021 Cụ thể, lợi nhuận trước thuế năm 2020 đạt 1.604.920 nghìn đồng, tăng 69,96% so với năm 2019 Đến năm 2021, lợi nhuận trước thuế tiếp tục tăng lên 7.335.011 nghìn đồng, gấp đôi so với năm 2020 Điều này cho thấy công ty đã duy trì sự tăng trưởng dương trong giai đoạn 2019-2021 nhờ vào sự cải thiện trong doanh thu và chi phí.
Bảng 2.6 Tốc độ tăng trưởng của doanh thu, tổng chi phí Đơn vị: nghìn tỷ đồng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (1)
Tổng chi phí kinh doanh
Nguồn: Sinh viên tính toán từ số liệu của Công ty
Biểu đồ thể hiện mối liên hệ giữa tốc độ tăng trưởng Doanh thu và Chi phí
Biểu đồ trong Hình 2.3 minh họa mối quan hệ giữa tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần từ dịch vụ và tổng chi phí của Công ty CPPP Xtrend trong giai đoạn nghiên cứu Mối liên hệ này cho thấy sự ảnh hưởng của chi phí đến doanh thu, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Giữa năm 2019-2021, để đánh giá tốc độ tăng lợi nhuận, chúng ta xem xét sự thay đổi của doanh thu và chi phí Năm 2020, tốc độ tăng doanh thu thấp hơn chi phí với mức chênh lệch 1,42 điểm phần trăm Tuy nhiên, đến năm 2021, doanh thu đã tăng nhanh hơn chi phí với mức chênh lệch đạt 5,89 điểm phần trăm, cho thấy sự cải thiện tích cực trong hiệu quả kinh doanh.
Năm 2021, công ty đã mở rộng thị phần và đa dạng hóa dòng sản phẩm, đặc biệt nhờ tác động của Covid-19, doanh thu thuần và dịch vụ cung cấp tăng trưởng Đồng thời, hiệu quả trong việc cắt giảm một số chi phí đã giúp giảm tổng chi phí.
2.2.4 Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế
Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế là phần lợi nhuận còn lại của doanh nghiệp sau khi trừ đi tất cả các chi phí hoạt động sản xuất và thuế thu nhập doanh nghiệp Chỉ tiêu này được thể hiện trong bảng 2.7.
Bảng 2.7 Sự thay đổi chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế năm 2019-2021 Đơn vị tính: Nghìn đồng
Năm Lợi nhuận sau thuế
Mức thay đổi Chênh lệch so với năm trước
Tỷ lệ % so với năm trước
Nguồn: Sinh viên tính toán từ số liệu của Công ty
Theo bảng 2.7, chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế (LNST) của công ty đã tăng liên tục qua các năm, từ 954.008 nghìn đồng năm 2019 lên 1.337.433 nghìn đồng năm 2020, và đạt 2.659.843 nghìn đồng năm 2021, với tốc độ tăng trưởng gần 101,57% Điều này cho thấy sự phát triển tích cực của công ty trong giai đoạn này.
Phân tích các chỉ tiêu kinh doanh của Công ty cổ phần Xtrend cho thấy doanh thu và chi phí đều tăng ổn định qua các năm Điều này không chỉ phản ánh sự phát triển liên tục của công ty với sự đa dạng hóa sản phẩm mà còn cho thấy nỗ lực trong việc kiểm soát tốc độ tăng trưởng doanh thu và chi phí Các chỉ tiêu này chứng tỏ rằng hoạt động kinh doanh của công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần phân phối Xtrend
Đánh giá doanh nghiệp là một xu hướng quan trọng trong nền kinh tế hiện nay, giúp xác định giá trị hữu hình và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp Quá trình này cung cấp cơ sở cho nhà quản trị trong việc hoạch định và thực hiện các chiến lược phù hợp với mục tiêu đề ra Khi tiến hành đánh giá, các chỉ tiêu tài chính như quy mô vốn, doanh thu và khả năng tăng trưởng lợi nhuận thường được chú trọng Ngoài ra, tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng được phản ánh qua hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.
Hàng tồn kho tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc mua bán sản phẩm diễn ra hàng ngày Nó không chỉ giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục Để duy trì sự ổn định trong sản xuất và phục vụ khách hàng hiệu quả, việc quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết.
Quản trị hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, giảm thiểu chi phí và đạt được mục tiêu lợi nhuận Để đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho, cần xem xét các chỉ tiêu như: chỉ tiêu đảm nhiệm hàng tồn kho, số vòng quay hàng tồn kho, thời gian luân chuyển hàng tồn kho và khả năng sinh lời của hàng tồn kho.
3.3.1 Vòng quay hàng tồn kho và thời gian luân chuyển hàng tồn kho của Công ty CPPP Xtrend
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, vì vậy việc kiểm soát hàng tồn kho là rất cần thiết Doanh nghiệp có chính sách dự trữ hợp lý sẽ tiết kiệm được tài sản ngắn hạn, đồng thời giúp luân chuyển hàng hóa nhanh chóng Điều này không chỉ giảm chi phí lưu trữ mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Bảng 3.4 Khả năng luân chuyển HTK giai đoạn 2019-2021
Nguồn: Tính toán từ số liệu công ty
Dựa vào bảng số liệu, chúng ta nhận thấy rằng số vòng quay hàng tồn kho đã giảm, trong khi thời gian luân chuyển hàng tồn kho có xu hướng tăng Cụ thể, vào năm 2019, số vòng quay hàng tồn kho đạt 9,92 vòng, tương ứng với 36,27 ngày, nhưng đến năm 2020, con số này giảm xuống còn 7,27 vòng và thời gian tăng lên 49,46 ngày Năm 2021, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho thấp nhất với 5,59 vòng và thời gian luân chuyển lên tới 53,52 ngày Những chỉ số này cho thấy doanh nghiệp đang quản lý hàng tồn kho chưa hiệu quả, điều này có thể được giải thích bởi hai lý do chính: Thứ nhất, năm 2019, khách hàng dự án chiếm tỷ trọng cao, dẫn đến hàng hóa chỉ lưu kho từ 15 đến 30 ngày trước khi được triển khai Thứ hai, từ năm 2020, doanh nghiệp mở rộng quy mô và tập trung vào phân phối, với việc bổ sung nhiều sản phẩm mới, làm cho việc quản lý và tiếp thị trở nên khó khăn hơn.
3.3.2 Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm HTK của Công ty CPPP Xtrend
Chỉ tiêu này cho thấy mức vốn đầu tư cần thiết để tạo ra một đồng doanh thu từ hàng tồn kho Hệ số càng nhỏ cho thấy hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào hàng tồn kho càng cao.
Bảng 3.5 Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm HTK giai đoạn 2019-2021
Nguồn: Tính toán từ số liệu công ty
Trong ba năm 2019, 2020 và 2021, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho luôn nhỏ hơn 1, nhưng có xu hướng tăng dần qua các năm Cụ thể, năm 2019, hệ số này đạt mức thấp nhất là 0,07 lần Đến năm 2020 và 2021, hệ số lần lượt tăng lên 0,10 và 0,11, điều này có thể được giải thích bởi sự gia tăng cả về lượng hàng tồn kho và tốc độ tăng trưởng doanh thu trong hai năm này.
Tính đến năm 2020, giá trị hàng tồn kho đạt 3.846.027.454 VNĐ, trong khi doanh thu thuần đạt 35.749.301.000 VNĐ Đến năm 2021, doanh thu thuần tăng 1,36 lần, tương đương với 5.593.617.934 VNĐ, kéo theo giá trị hàng tồn kho cũng tăng lên mức tương tự Sự gia tăng này phản ánh sự mở rộng thị trường và gia tăng các SKU Tuy nhiên, hàng tồn kho là nguồn lực quan trọng để tạo ra doanh thu; nếu công ty không sử dụng hiệu quả vốn đầu tư vào hàng tồn kho, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận.
3.3.3 Đánh giá khả năng sinh lời của HTK tại Công ty CPPP Xtrend
Chỉ tiêu khả năng sinh lời của hàng tồn kho (HTK) phản ánh hiệu quả trong việc sử dụng HTK để tạo ra lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp Khi chỉ số này lớn hơn 1, điều đó cho thấy HTK đang được sử dụng một cách hiệu quả; ngược lại, nếu chỉ số nhỏ hơn 1, doanh nghiệp cần xem xét lại cách quản lý HTK của mình.
Bảng 3.5 Khả năng sinh lời của HTK giai đoạn 2019-2021
Khả năng sinh lời của 0,49 0,35 0,48
Nguồn: Tính toán từ số liệu công ty
Trong giai đoạn 2019 đến 2021, công ty chưa sử dụng hiệu quả hàng tồn kho, với chỉ số khả năng sinh lời của hàng tồn kho (HTK) thấp hơn 1 Cụ thể, năm 2019 chỉ số này đạt 0,49, cao nhất trong ba năm, do lợi nhuận sau thuế tương đối cao so với tổng doanh thu Doanh nghiệp tập trung vào triển khai dự án với tỷ suất lợi nhuận cao, trong khi tỷ lệ hàng tồn kho thấp Tuy nhiên, khi dải sản phẩm mở rộng và số lượng hàng tồn kho tăng lên, chỉ số khả năng sinh lời của HTK giảm xuống còn 0,35 và 0,48 vào năm 2020 và 2021, cho thấy doanh nghiệp chưa quản trị tốt hàng tồn kho, mặc dù giá trị hàng tồn kho tăng qua các năm mà không áp dụng mô hình quản trị nào.
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần phân phối Xtrend
- Khả năng dự báo nhu cầu đầu vào và đầu ra
Hiện tại, công ty chưa áp dụng mô hình dự trữ để dự báo nhu cầu đầu vào và đầu ra, mà chỉ dựa vào tốc độ tăng trưởng ngành và doanh số bán hàng theo quý Việc thiếu phân tích dữ liệu kỹ lưỡng dẫn đến dự báo không chính xác, ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho và chi phí liên quan, từ đó làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Trình độ nhân viên dưới kho còn nhiều hạn chế
Hiện tại, công ty Xtrend đang gặp khó khăn trong quản lý kho do năng lực của nhân viên phụ trách còn yếu kém, đặc biệt là nhân viên lớn tuổi thiếu kỹ năng công nghệ Khối lượng giao dịch hàng ngày lớn khiến nhân viên dễ mắc sai sót nếu không tập trung Hơn nữa, sự thiếu thống nhất giữa các bộ phận dẫn đến tranh cãi và khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.
- Mạng lưới nhà cung cấp
Xtrend, một doanh nghiệp non trẻ nhưng phát triển nhanh chóng, đang gặp khó khăn trong việc thiết lập mạng lưới cung cấp với các đối tác nước ngoài Mạng lưới cung cấp chưa ổn định và phụ thuộc vào một số nhà phân phối chính, cùng với ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 và việc đóng cửa biên giới, đã dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn hàng đầu vào Hệ quả là bộ phận mua hàng có xu hướng tích trữ hàng hóa, làm gia tăng lượng tồn kho và tuổi thọ hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Đại dịch Covid-19 đã tác động mạnh mẽ đến mọi ngành nghề, đặc biệt là ngành công nghệ thông tin, gây ra sự đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu và làm khó khăn cho việc lưu thông hàng hóa Tuy nhiên, ngành công nghệ thông tin đã nổi lên như một điểm sáng trong giai đoạn 2020-2021, khi nhu cầu về linh kiện điện tử và thiết bị máy tính tăng cao Sự bùng nổ của tiền ảo cũng đã thúc đẩy nhu cầu về Card màn hình (VGA) và SSD, trong khi việc đóng cửa biên giới và đường bay đã làm gián đoạn vận chuyển hàng hóa, dẫn đến tình trạng khan hiếm nguồn cung và ảnh hưởng đến giá cả trên thị trường.
Môi trường kinh doanh của Xtrend chủ yếu tập trung vào phân phối linh kiện điện tử và thiết bị công nghệ thông tin, một ngành có tốc độ phát triển nhanh và lợi nhuận cao, dẫn đến sự cạnh tranh khốc liệt Các đối thủ lớn như FPT Synex, Công ty cổ phần tin học Mai Hoàng, và Công ty Thương mại Quốc tế Thuỷ Linh có thể ảnh hưởng đến chiến lược và hoạt động của Xtrend thông qua các chính sách giá và bán hàng Để duy trì vị thế cạnh tranh, Xtrend cần dự báo chính xác lượng hàng tồn kho và đảm bảo cung cấp hàng hóa nhanh chóng, tránh để các đối thủ khác chiếm lĩnh thị trường và khách hàng tiềm năng.
Xtrend là công ty chuyên cung cấp linh kiện điện tử và thiết bị công nghệ thông tin, với các sản phẩm có thời gian sử dụng dài và giá trị lớn Điều này ảnh hưởng đáng kể đến công tác bảo quản hàng tồn kho và chi phí liên quan, chiếm khoảng 5-6% tổng chi phí Các sản phẩm như máy in và UPS yêu cầu mặt bằng kho và cách bố trí hợp lý, giúp nhân viên dễ dàng truy xuất và kiểm kê hàng hóa.
Đánh giá chung về công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần phân phối Xtrend
Qua quá trình thực tập tại doanh nghiệp và phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho giai đoạn 2019-2021, có thể nhận diện một số ưu điểm và nhược điểm trong công tác này.
Trong giai đoạn 2019-2021, mặc dù thị trường và nền kinh tế chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19, ngành công nghệ thông tin vẫn phát triển mạnh mẽ với tốc độ tăng trưởng ấn tượng Công ty CPPP Xtrend đã mở rộng thị trường và chiếm lĩnh thị phần, đồng thời đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn này tăng trưởng nhanh chóng và có triển vọng tiếp tục gia tăng trong những năm tới nhờ vào chiến lược xâm nhập thị trường và mở rộng thị phần.
Trong giai đoạn 2019-2021, công ty đã mở rộng dải sản phẩm và hợp tác với các đối tác quốc tế để đáp ứng nhu cầu thị trường, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 và sự bùng nổ của Bitcoin Doanh nghiệp đã nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, cung cấp các sản phẩm cạnh tranh như Card màn hình (VGA), SSD, RAM với đa dạng mẫu mã và giá cả, từ đó nâng cao uy tín thương hiệu Để tăng doanh số, công ty đã triển khai nhiều chiến dịch Marketing, tập trung vào Xúc tiến hỗn hợp và Digital Marketing, cùng với các chương trình khuyến mãi cho đại lý và khách hàng Ngoài ra, công ty còn chú trọng đến trải nghiệm khách hàng, đảm bảo thay thế nhanh chóng các sản phẩm lỗi bằng sản phẩm mới.
Trong môi trường kinh doanh công nghệ thông tin đầy năng động và cạnh tranh, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ lao động trẻ, nhiệt huyết và luôn sẵn sàng học hỏi kiến thức mới Chúng tôi cam kết hỗ trợ nhân viên thông qua các chính sách thưởng và phúc lợi hấp dẫn Đồng thời, công ty cũng áp dụng các biện pháp xử phạt hợp lý đối với những hành vi gian lận và vi phạm quy chế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho và phát triển bền vững.
Quy trình xuất nhập kho được thực hiện liên tục và hiệu quả nhờ phần mềm Meliasoft, giúp tối ưu hóa các thủ tục và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ hàng hóa một cách dễ dàng và có kiểm soát.
Công ty sở hữu nhiều loại hàng tồn kho đa dạng như SSD, RAM, UPS và cáp mạng, mỗi loại có tiêu chuẩn bảo quản, kích thước và công dụng riêng Mặc dù vậy, việc sắp xếp và bố trí mặt bằng kho hàng được thực hiện một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị hàng tồn kho.
Việc duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý cho thấy doanh nghiệp đang quản lý hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Các chỉ số đánh giá hiệu suất quản trị hàng tồn kho cũng phản ánh sự hiệu quả trong công tác này.
Bên cạnh những ưu điểm của công ty đã thực hiện được trong giai đoạnnày thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Việc sử dụng kho chung với Siêu Việt Group đã tạo ra những bất cập trong công tác quản trị kho, đặc biệt là sự chồng chéo quyền hạn giữa các cấp quản lý Điều này dẫn đến hiệu quả quản trị hàng tồn kho kém và thiếu linh hoạt trong việc xử lý đơn hàng trong các giai đoạn cao điểm.
Công ty chưa áp dụng hiệu quả các mô hình quản trị hàng tồn kho, dẫn đến việc phát sinh chi phí không cần thiết và không đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng đột biến của thị trường.
Thời gian luân chuyển hàng tồn kho (HTK) của doanh nghiệp tương đối nhanh nhờ vào việc phân phối các đơn hàng với số lượng lớn, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho Tuy nhiên, trong trường hợp nhu cầu thị trường tăng đột biến, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng đủ hàng hóa cho khách hàng và thị trường do hàng hóa không kịp về kho.
Khi công ty mở rộng dải sản phẩm, lượng hàng tồn kho có xu hướng tăng qua các năm, dẫn đến các chỉ số đánh giá hiệu quả giảm nhẹ Nếu doanh nghiệp không quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả trong tương lai, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận.