PHẦN MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin và truyền thông đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển bền vững của Việt Nam Theo đề án được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt vào năm 2010, mục tiêu đến năm 2015 là 80% doanh nghiệp và tổ chức xã hội sẽ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước sẽ cung cấp hầu hết các dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 2 và 3, từ đó nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp.
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro và cần ra quyết định nhanh chóng dựa trên thông tin đầy đủ và chính xác Để tồn tại và phát triển bền vững, việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là trong tổ chức công tác kế toán, là rất quan trọng Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không phải là một nhiệm vụ dễ dàng Theo khảo sát của Nguyễn Văn Thông (2009), có đến 82% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chọn lựa phần mềm kế toán, cho thấy tầm quan trọng của quyết định này trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
1.2 Ý nghĩa, tính cấp thiết của đề tài
Bài viết Các tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử ở
Việt Nam đã đƣợc đăng trên Tạp chí Thông tin và Tƣ liệu số 2/2005 Tác giả Tạ Bá
Hƣng và các cộng sự (2005) đã khẳng định rằng thư viện là một thiết chế văn hoá có truyền thống và khả năng thích ứng với môi trường phát triển Do đó, việc đánh giá và lựa chọn phần mềm cho một thư viện điện tử cụ thể cần dựa trên ba nhóm tiêu chí chính Nhóm tiêu chí đầu tiên liên quan đến công nghệ thông tin và truyền thông, được coi là yêu cầu cơ bản cho hệ thống phần mềm thư viện điện tử Nhóm tiêu chí thứ hai bao gồm các chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện nhằm đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình thông tin thư viện trong môi trường mạng toàn cầu Cuối cùng, nhóm tiêu chí thứ ba liên quan đến các module chức năng, phụ thuộc vào mức độ đầu tư và nhu cầu thực tế của từng thư viện trong từng giai đoạn Bài viết đã đưa ra ba nhóm tiêu chí này làm cơ sở để đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện hoạt động trong môi trường mạng tại Việt Nam, trong khi tiêu chí cho việc đánh giá và lựa chọn phần mềm cho các doanh nghiệp lại là một vấn đề khác cần được xem xét.
Theo nghiên cứu của Nguyễn Văn Thông (2009), 90% doanh nghiệp đánh giá cao sự phù hợp của phần mềm với quy mô của họ, 78% chú trọng đến dịch vụ tư vấn triển khai, 65% quan tâm đến giá cả, và 50% mong muốn phần mềm dễ sử dụng Chương 3 đề xuất 8 vấn đề quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán, nhằm giải quyết những khó khăn mà người mua thường gặp, bao gồm quy mô kinh doanh, lĩnh vực hoạt động và việc nghiên cứu kỹ các phân hệ.
Phần mềm kế toán (PMKT) được thiết kế và triển khai dựa trên những thành tựu tiên tiến của công nghệ thông tin và truyền thông, nhằm hoạt động hiệu quả trong môi trường mạng Để lựa chọn PMKT phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, khả năng sử dụng dễ dàng, và sự tương thích với đội ngũ nhân lực kế toán hiện tại cũng như hệ thống kỹ thuật sẵn có Tuy nhiên, khảo sát cho thấy 66% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tổ chức công tác kế toán do phần mềm không phù hợp Do đó, các giải pháp đề xuất cần được điều chỉnh để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của từng quy mô doanh nghiệp.
Luận văn của Lương Đức Thuận (2012) khảo sát 50 đơn vị sự nghiệp có thu công lập tại TP Hồ Chí Minh trong lĩnh vực y tế và giáo dục, với 36 đơn vị phản hồi, đạt tỷ lệ 72% Kết quả cho thấy các đơn vị quan tâm đến phần mềm phù hợp với quy mô, dễ sử dụng, linh hoạt, kiểm soát tốt và giá cả hợp lý Kiến nghị lựa chọn phần mềm kế toán (PMKT) cần chú trọng đến các tiêu chí như đáp ứng yêu cầu người dùng, tính kiểm soát, tính linh hoạt, tính phổ biến, tính ổn định và giá cả Phương pháp lựa chọn PMKT bao gồm xác định yêu cầu, thu thập thông tin về các phần mềm, đánh giá khả năng đáp ứng và cuối cùng là lựa chọn phần mềm phù hợp Nghiên cứu này chỉ tập trung vào một số lĩnh vực hoạt động sự nghiệp tại TP Hồ Chí Minh.
Các nghiên cứu trước đây đã đề cập đến nhiều loại hình hoạt động, tuy nhiên vẫn chưa có nghiên cứu nào đi sâu vào doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Việt Nam đang đối mặt với thách thức trong việc đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm phù hợp với nhu cầu của tổ chức Quy trình này thường gặp khó khăn, và việc chọn sai gói phần mềm có thể dẫn đến chi phí cao và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Chúng tôi tiến hành nghiên cứu này nhằm xác định các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, loại hình doanh nghiệp chiếm tỷ lệ lớn trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay.
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích các yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán Dựa trên kết quả thu thập từ thực tế, luận văn xác định các tiêu chí phù hợp để chọn phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Quận Tân Phú.
Luận văn áp dụng phương pháp khảo sát trực tiếp để thu thập ý kiến từ đại diện doanh nghiệp tại các trụ sở chính của họ, cũng như tại cơ quan Bảo hiểm Xã hội Quận Tân Phú, nơi các đại diện doanh nghiệp thường xuyên đến làm việc.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài sử dụng phương pháp định lượng, tập trung vào thống kê mô tả Dữ liệu được thu thập thông qua bảng câu hỏi đã được thiết kế sẵn và được phát trực tiếp đến các doanh nghiệp tại Quận Tân Phú.
1.5 Phạm vi nghiên cứu và đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hoạt động tại Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
1.6 Bố cục luận văn Đề tài được chia thành bốn chương, bao gồm:
Chương 1 giới thiệu nội dung bài viết, Chương 2 trình bày cơ sở lý thuyết về tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán, và Chương 3 nghiên cứu các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Quận Tân Phú, Thành phố.
Chương 4 trình bày các tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, tập trung vào nghiên cứu tại Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Việc xác định các tiêu chí này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng Các yếu tố như tính năng phần mềm, khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí đầu tư sẽ được phân tích chi tiết nhằm đưa ra hướng dẫn cụ thể cho các doanh nghiệp trong khu vực.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Tổng quan về các nghiên cứu trước đây liên quan đến đề tài
Việc xác định tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán đã thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả nghiên cứu Qua quá trình tìm hiểu, chúng tôi đã lựa chọn một số đề tài liên quan đến vấn đề nghiên cứu mà chúng tôi đang thực hiện Dưới đây là nội dung của các đề tài nghiên cứu này.
Tầm quan trọng của các hoạt động lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ - Bryan D Sisson, 2003
Nghiên cứu của Bryan D Sisson (2003) nhằm xác định tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp nhỏ Tác giả đã tổng hợp các khuyến nghị từ nhiều tài liệu, đưa ra 20 hoạt động quan trọng trong quá trình lựa chọn phần mềm, bao gồm: thuê tư vấn độc lập, lập danh sách nhà cung cấp, thử nghiệm với dữ liệu thực tế, đánh giá hệ thống hiện tại, và chuẩn bị ngân sách cho hệ thống mới Ngoài ra, việc xem xét thời gian đào tạo, khả năng mở rộng, và hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng được nhấn mạnh Những yếu tố này góp phần vào việc xây dựng kế hoạch thực hiện hiệu quả và đảm bảo sự thành công trong việc lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Ajay Adhikaria và cộng sự (2004) về việc lựa chọn phần mềm kế toán quốc tế cho các công ty quốc tế Hoa Kỳ cho thấy rằng các tính năng ưu tiên của phần mềm khác nhau tùy thuộc vào quy mô và mức độ quốc tế hóa của công ty Mặc dù có sự khác biệt trong các ưu tiên, mối quan hệ giữa các đặc điểm công ty và tiêu chí lựa chọn như hỗ trợ, bảo mật, phần cứng, nền tảng điều hành, tính linh hoạt và chi phí lại không đáng kể Điều này chỉ ra rằng đặc điểm của công ty là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn và thiết kế phần mềm kế toán quốc tế.
Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán: Một mô hình đề xuất -
Nghiên cứu của Abu-Musa (2005) nhằm phát triển một khuôn khổ lý thuyết tích hợp để xác định các yếu tố quyết định trong việc lựa chọn phần mềm kế toán Bài viết chỉ ra bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến quyết định này, bao gồm nhu cầu của người sử dụng, các tính năng của phần mềm kế toán, môi trường và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, cùng với độ tin cậy của nhà cung cấp Những tiêu chí này sẽ hỗ trợ các tổ chức trong việc tìm kiếm phần mềm kế toán phù hợp nhất.
Yếu tố quan trọng đầu tiên là nhu cầu của người sử dụng, với phần mềm cần đáp ứng tốt nhất các nhu cầu hiện tại và linh hoạt cho tương lai Doanh nghiệp cần dự đoán số lượng người dùng, bao gồm cả người dùng tiềm năng khi mở rộng quy mô Việc xác định loại hình doanh nghiệp sẽ giúp chọn phần mềm phù hợp, trong đó lựa chọn phần mềm kế toán cần xem xét kế hoạch kinh doanh cho 3-5 năm tới, nhằm đảm bảo sự linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu tương lai.
Yếu tố quan trọng thứ hai trong việc lựa chọn phần mềm kế toán là các tính năng của nó, đặc biệt là khả năng tuỳ biến và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, cần xem xét các tính năng như cấu trúc tài khoản kế toán, tính năng web và thương mại điện tử, hỗ trợ ngoại tệ, cơ sở dữ liệu, các module, giá cả của 8 đơn vị cốt lõi, tính năng bảo mật và các tính năng bổ sung khác của phần mềm.
Hình 2.1: Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán
Yếu tố quan trọng thứ ba là môi trường và hạ tầng công nghệ thông tin Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình trước khi lựa chọn phần cứng tối ưu để vận hành phần mềm đó Nếu doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống và đang sử dụng, việc đánh giá và nâng cấp hạ tầng CNTT là cần thiết để đảm bảo hiệu suất tối ưu.
(Nguồn: Abu-Musa, Ahmad A., 2005) doanh nghiệp có thể nâng cấp thiết bị dựa trên các yêu cầu khả năng tương thích hệ thống phần mềm mới (Soukup, 2000)
Độ tin cậy của nhà cung cấp phần mềm là yếu tố quyết định khi lựa chọn phần mềm kế toán Dù phần mềm có chất lượng cao đến đâu, người dùng vẫn cần dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp Vì vậy, hãy chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy, có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và luôn sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.
Lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ: phương pháp AHP 2 (Analytical Hierarchy Process) - Sharad K Maheshwari and Michael P McLain, 2006
Theo Sharad K Maheshwari và Michael P McLain (2006), các phương pháp đánh giá phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ chủ yếu được thực hiện qua hai cách: xem xét gói cá nhân và đánh giá so sánh Tuy nhiên, cả hai phương pháp này đều gặp phải những vấn đề như không phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp nhỏ và thiếu rõ ràng trong việc xếp hạng các nhu cầu của người dùng Do đó, cần phát triển một kỹ thuật đánh giá toàn diện và dễ sử dụng hơn cho phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ.
Nghiên cứu này giới thiệu một mô hình phân cấp kết hợp nhu cầu người dùng với việc đánh giá dữ liệu phần mềm nhằm lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp Các tác giả phân chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ tiêu chí trung gian ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng Mô hình được tổ chức thành bốn cấp độ, tương ứng với bốn giai đoạn chính trong quá trình ra quyết định.
Phương pháp AHP, được phát triển bởi Saaty vào năm 1980, đã trở thành một công cụ phổ biến trong nhiều lĩnh vực như quy hoạch kinh tế, xây dựng chính sách chính phủ, giải quyết xung đột và lựa chọn dự án.
AHP phân chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ với các tiêu chí trung gian ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng trong việc lựa chọn phần mềm Cấp độ 1 là mục tiêu chính: lựa chọn gói phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Cấp độ 2 bao gồm 4 tiêu chí chính: chi phí, tính năng, hỗ trợ, và hiệu suất Cấp độ 3 là các tiểu tiêu chí, gồm tính năng kế toán, tính năng kỹ thuật, và chi phí hỗ trợ gián tiếp Cuối cùng, cấp độ 4 tập trung vào tiểu tiêu chí dễ sử dụng.
Hình 2.2 Mô hình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Lựa chọn phần mềm kế kế toán và sự hài lòng của người sử dụng -
(Nguồn: Sharad K Maheshwari and Michael P McLain, 2006)
Nghiên cứu của Elikai và cộng sự (2007) về “Lựa chọn phần mềm kế toán và sự hài lòng của người sử dụng” nhằm phân tích các yếu tố và chức năng quan trọng trong việc lựa chọn, duy trì hoặc thay thế phần mềm kế toán Cuộc khảo sát trên Abebooks cho thấy hầu hết người dùng mong muốn cải tiến các chức năng của phần mềm Trong số 63 gói phần mềm kế toán được khảo sát, không có gói nào chiếm ưu thế rõ rệt Để đánh giá sự hài lòng, người dùng đã xếp hạng 5 chức năng ưu tiên, trong đó chức năng lập báo cáo được xác định là cần cải tiến nhiều nhất, tiếp theo là linh hoạt, chi phí hoạt động hàng năm, tài liệu hướng dẫn sử dụng và khả năng tương thích với phần mềm khác.
Elikai và cộng sự đã chỉ ra rằng chức năng và khả năng của phần mềm là yếu tố quan trọng nhất trong việc lựa chọn phần mềm cho người dùng, tiếp theo là chi phí và khả năng tương thích Các chức năng chính cần được xem xét bao gồm tính linh hoạt, xử lý thời gian thực, tính thân thiện với người dùng và bảo mật.
Nhiều chương trình hiện nay không chỉ có những tính năng được nêu trong tài liệu mà còn bổ sung thêm nhiều tính năng khác Xu hướng này nhằm mục đích cạnh tranh, nhưng việc thêm quá nhiều tính năng có thể làm chậm tốc độ hoạt động và gây rối cho giao diện người dùng.
Một số vấn đề chung về phần mềm kế toán
Trong bối cảnh tin học hóa, phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thông tin này.
Phần mềm kế toán là gì?
Thông tư 103/2005/TT-BTC định nghĩa phần mềm kế toán là bộ chương trình tự động xử lý thông tin kế toán trên máy tính Quy trình này bao gồm việc nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin theo chế độ kế toán, và cuối cùng là in sổ kế toán cùng các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Theo Trần Phước (2007, trang 35), phần mềm kế toán (PMKT) được định nghĩa là bộ chương trình ứng dụng trên máy tính, giúp kế toán tự động xử lý thông tin đầu vào theo quy trình nhất định và cung cấp báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng.
Phần mềm kế toán (PMKT) là ứng dụng giúp tự động xử lý thông tin kế toán theo quy trình quy định, nhằm cung cấp báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho người sử dụng.
Vai trò, tác dụng của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp, giúp thay thế hoàn toàn hoặc một phần công việc kế toán thủ công và số hóa thông tin hiệu quả.
Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công
Theo Trần Phước (2007), phần mềm kế toán đã thay thế hoàn toàn hoặc một phần công việc ghi chép và tính toán thủ công của kế toán Phần mềm kế toán hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm tra và giám sát tình hình sử dụng vốn, giúp họ thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn Ngoài ra, nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra nhiều giải pháp và quyết định kinh doanh khác nhau bằng cách thay đổi số liệu trong phần dự toán, nhờ vào thông tin mà phần mềm kế toán cung cấp.
Theo báo cáo của BHP Information Solutions Ltd (2011), phần mềm kế toán có khả năng xử lý toàn bộ công việc ghi chép sổ sách kế toán mà nhân viên cần thực hiện, bao gồm các nhiệm vụ như bán hàng, lập hóa đơn và thu tiền, mua hàng và thanh toán, quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cũng như thực hiện các báo cáo thuế GTGT và kế toán Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và tính lương hiệu quả.
Phần mềm kế toán đã thay thế công việc kế toán thủ công, trở thành công cụ hữu ích giúp kế toán hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả.
Vai trò số hóa thông tin
Công cụ trao tin điện tử như email và internet cho phép người sử dụng thông tin kế toán truy cập dữ liệu từ máy tính của họ, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một xã hội thông tin điện tử Việc giảm thiểu sử dụng giấy tờ thông qua số hóa thông tin là xu hướng hiện tại và tương lai Theo tác giả Trần Phước (2007), phần mềm kế toán không chỉ cung cấp thông tin được số hóa mà còn lưu trữ dữ liệu dưới dạng tập tin máy tính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin qua các báo cáo trên mạng nội bộ hoặc internet.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh đã chuyển sang kê khai thuế trực tuyến Doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo thuế dưới dạng file Excel, Word hoặc kê khai trực tiếp trên trang web của Tổng cục Thuế.
Ngày 25 tháng 09 năm 2013, Quyết định 563/QĐ-UBCK đã có hiệu lực, quy định về việc các công ty đại chúng tại Việt Nam sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước Quyết định này yêu cầu các báo cáo liên quan đến công bố thông tin, bao gồm bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phải được định dạng dưới dạng file Excel.
Thông tin kế toán được lưu trữ dưới dạng tập tin máy tính đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong việc thực hiện mục tiêu của Chính phủ điện tử Việc này không chỉ tăng cường năng lực điều hành của Chính phủ mà còn mang lại thuận lợi cho người dân, nâng cao tính minh bạch, giảm tham nhũng, giảm chi phí cho Chính phủ và góp phần tăng thu nhập quốc dân.
Tác dụng của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán không chỉ đảm nhận các vai trò quan trọng mà còn mang lại nhiều lợi ích như cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tạo sự thuận tiện trong việc định dạng dữ liệu báo cáo cho doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm vào kế toán mang lại lợi ích lớn cho các nhà quản lý, giúp họ truy cập ngay lập tức vào bất kỳ số liệu kế toán nào khi cần Điều này hỗ trợ họ trong việc hoạch định và điều chỉnh nhanh chóng các kế hoạch tài chính cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán giúp loại bỏ tình trạng cộng sổ sai của kế toán viên, giảm thiểu sai lệch trong báo cáo và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa số liệu Việc sử dụng phần mềm thay cho kế toán thủ công giúp hạn chế sai sót do nhập dữ liệu và thông tin không chính xác ngay từ đầu.
Quy trình đầu tƣ, khai thác sử dụng phần mềm kế toán
TOÁN 2.3.1 Quy trình đầu tƣ phần mềm kế toán
Để đạt hiệu quả trong việc đầu tư phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện theo một trình tự logic gồm ba bước Đầu tiên, doanh nghiệp cần mua sắm máy vi tính và thiết bị mạng Tiếp theo, doanh nghiệp xác định các tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp Cuối cùng, tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán dựa trên các tiêu chí đã xác định Mỗi bước trong quy trình này có những yêu cầu riêng tùy thuộc vào quan điểm của từng doanh nghiệp.
2.3.1.1 Bước 1: Tổ chức lựa chọn trang thiết bị
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên máy vi tính, khác với việc tổ chức công tác kế toán thủ công Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán ghi tay Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cần được in ra giấy, cùng với các báo cáo vào cuối tháng và cuối năm Do đó, bên cạnh máy vi tính, doanh nghiệp cũng cần trang bị máy in để thực hiện việc in ấn sổ sách.
Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 24) nhấn mạnh rằng doanh nghiệp cần trang bị hệ thống kế toán phù hợp, bao gồm máy tính (máy chủ, máy trạm), thiết bị mạng, máy in và các thiết bị ngoại vi như máy đọc mã vạch Việc lựa chọn thiết bị cần chú ý đến chất lượng, hiệu quả và chi phí để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
2.3.1.2 Bước 2: Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012), phần mềm kế toán (PMKT), dù là tự viết hay thương phẩm, cần đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để thực hiện chức năng của nó Các tiêu chuẩn này có thể thay đổi tùy thuộc vào góc độ đánh giá; ví dụ, giá cả là yếu tố quan trọng đối với người quản lý, nhưng không phải là tiêu chí hàng đầu đối với người sử dụng, mà là khả năng kiểm soát của phần mềm Hiểu biết về các tiêu chuẩn tổng quát của phần mềm sẽ mang lại lợi ích cho công việc của cả hai bên.
Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 103/2005/TT-BTC vào ngày 24/11/2005, hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán (PMKT) Thông tư này cung cấp cho doanh nghiệp các nội dung cần thiết trong việc đánh giá phần mềm Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự, doanh nghiệp cần chú ý đến các tiêu chí quan trọng khi đánh giá và lựa chọn phần mềm.
Phần mềm kế toán (PMKT) cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người sử dụng và doanh nghiệp, bao gồm: tuân thủ quy định pháp luật và chính sách doanh nghiệp, phù hợp với tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và cấu trúc bộ máy kế toán Ngoài ra, PMKT còn phải hỗ trợ xử lý và cung cấp thông tin kế toán, tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính, đáp ứng yêu cầu về tốc độ và thời gian xử lý thông tin Cuối cùng, phần mềm cần phải thân thiện, dễ sử dụng, kiểm tra và truy xuất thông tin một cách hiệu quả.
Phần mềm cần phải đảm bảo tính kiểm soát cao, điều này được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật và kiểm soát truy cập hệ thống Các giải pháp này bao gồm sao lưu dự phòng dữ liệu, tạo ra dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất và chỉnh sửa số liệu, cũng như kiểm soát nhập liệu và xử lý dữ liệu hiệu quả.
Phần mềm cần có tính linh hoạt cao để đáp ứng các yêu cầu cập nhật khi có sự thay đổi, chẳng hạn như trong trường hợp thay đổi chế độ kế toán Điều này đòi hỏi phần mềm phải hỗ trợ người dùng trong việc thêm, sửa đổi các tài khoản Hơn nữa, phần mềm cũng cần cho phép người dùng điều chỉnh các tính năng theo nhu cầu của họ.
Phần mềm cần có tính phổ biến và ổn định cao, điều này được thể hiện qua số lượng khách hàng hiện tại, sự tương thích với phần cứng và các ứng dụng khác, cũng như khả năng kết nối dữ liệu với các phần mềm thông dụng như Microsoft Excel và Access Tính ổn định còn được đánh giá qua các cam kết về cập nhật, nâng cấp, bảo trì, và đào tạo người dùng mới từ nhà cung cấp Ngoài ra, phần mềm quản lý cần tích hợp tốt với các hệ thống khác, do đó, nhà cung cấp cần cung cấp giải pháp hỗ trợ thích hợp.
(e) Giá phí của phần mềm Giá cả cũng là một trong những tiêu chí quan trọng
Khi đánh giá giá phí của phần mềm, cần xem xét các yếu tố bao gồm giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí tài liệu phần mềm và chi phí nhập liệu ban đầu Những tiêu chí này được nêu rõ trong giáo trình của Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 189).
2.3.1.3 Bước 3: Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán
Để đạt hiệu quả cao trong việc lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu cụ thể, thu thập danh sách các phần mềm có sẵn trên thị trường, và đánh giá khả năng đáp ứng của từng phần mềm Cuối cùng, doanh nghiệp thực hiện đánh giá tổng thể để chọn ra phần mềm kế toán phù hợp nhất Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 191), quy trình này cần tuân thủ các bước và lưu ý quan trọng để đảm bảo lựa chọn chính xác.
Để lựa chọn phần mềm kế toán (PMKT) phù hợp, cần xác định các yêu cầu liên quan đến dữ liệu, xử lý, báo cáo và kiểm soát, dựa trên quá trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán Đồng thời, cần xem xét các quy định của cơ quan quản lý chức năng Các yêu cầu này được phân loại thành hai nhóm: yêu cầu bắt buộc như báo cáo tài chính và yêu cầu mong muốn như các yêu cầu về kiểm soát Hơn nữa, việc xếp hạng các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp thuận lợi hơn trong quá trình lựa chọn PMKT sau này.
Doanh nghiệp cần thu thập các phần mềm kế toán (PMKT) sau khi xác định yêu cầu lựa chọn Việc này bao gồm việc tìm hiểu các PMKT hiện có và các nhà cung cấp tương ứng Để chọn được phần mềm phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động, doanh nghiệp nên khảo sát phần mềm đang được sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề có quy mô tương tự.
Để xác định khả năng đáp ứng của từng phần mềm, doanh nghiệp cần khảo sát và đánh giá các phần mềm đã thu thập dựa trên yêu cầu đã xác định Kết quả đánh giá sẽ được phân loại thành ba nhóm: Nhóm 1 gồm các phần mềm không phù hợp, Nhóm 2 là các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng đủ yêu cầu, và Nhóm 3 là các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp.
Trong quá trình lựa chọn phần mềm, các phần mềm thuộc nhóm 1 sẽ bị loại bỏ, trong khi phần mềm nhóm 2 sẽ nhận bảng yêu cầu từ nhà cung cấp Phần mềm nhóm 3 sẽ được tiếp tục xem xét để đánh giá khả năng tùy biến và thiết kế Nếu phần mềm nào có thể điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, nó cũng sẽ nhận bảng yêu cầu từ nhà cung cấp Nếu không có phần mềm nhóm 2 hoặc phần mềm nhóm 3 không thể thay đổi, doanh nghiệp sẽ phải tự thiết kế phần mềm phù hợp với yêu cầu đặc thù của mình.
(d) Đánh giá, lựa chọn phần mềm Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các
PMKT do các nhà cung cấp đƣợc lựa chọn gửi đến
Cơ sở đánh giá Việc đánh giá này sẽ dựa trên hai cơ sở:
Các PMKT này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp hay chƣa và
Có bao nhiêu yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đƣợc đáp ứng
Đặc điểm phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Thế nào là một doanh nghiệp nhỏ và vừa?
Ngày 30/6/2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 56/2009/NĐ-CP về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong đó định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa thành ba cấp độ: doanh nghiệp siêu nhỏ có dưới 10 lao động, doanh nghiệp nhỏ có từ 10 đến dưới 200 lao động, và doanh nghiệp vừa có từ 200 đến 300 lao động Nghị định này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của phần mềm kế toán phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số doanh nghiệp và tạo ra nhiều việc làm Tuy nhiên, SMEs thường gặp phải những thách thức về trình độ quản lý, nguồn nhân lực và tài chính hạn chế, điều này ảnh hưởng đến khả năng phát triển bền vững của họ.
Khi lựa chọn phần mềm kế toán, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chú trọng vào những tiêu chí khác biệt so với các doanh nghiệp lớn, do quy mô hoạt động khác nhau Họ ưu tiên phần mềm có giá cả phải chăng, các tính năng đơn giản, gọn nhẹ, và đặc biệt là dễ hiểu và dễ sử dụng để phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của mình.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) thường quan tâm đến chi phí đầu tư khi tìm kiếm phần mềm kế toán (PMKT) Họ ưu tiên các phần mềm có giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng tài chính của mình Sự đơn giản và gọn nhẹ của phần mềm cũng là yếu tố quan trọng được xem xét.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, với công nghệ sản xuất thường đơn giản Vì vậy, phần mềm dành cho các doanh nghiệp này không cần phải phức tạp và đầy đủ như các doanh nghiệp lớn.
Dễ hiểu, dễ sử dụng
Số lƣợng và trình độ nhân viên cũng hạn chế, để ứng dụng thành công thì PMKT cho các DNVVV dể hiểu và dễ sử dụng
Chương 2 đề cập đến cơ sở lý thuyết với một số vấn đề chung về phần mềm kế toán, quy trình đầu tƣ, khai thác sử dụng phần mềm kế toán, và các đặc điểm phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Trong chương này, chúng tôi đã tổng hợp các nghiên cứu trước đây liên quan đến đề tài, nhận thấy rằng hầu hết các kết quả chưa thể áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Điều này cho thấy sự cần thiết phải tiến hành một nghiên cứu sâu hơn về các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam.
TÌM HIỂU VỀ CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỬ DỤNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA - NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Giới thiệu tổng quát tình hình kinh doanh và quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM
Lĩnh vực và qui mô hoạt động
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số doanh nghiệp cả nước, đóng góp quan trọng vào việc tạo việc làm và phát triển ngành công nghiệp, dịch vụ phụ trợ Năm 2011, nhóm doanh nghiệp này đã đóng góp hơn 40% vào tổng sản phẩm quốc nội, cho thấy vai trò thiết yếu của họ trong việc ổn định nền kinh tế, đặc biệt trong thời kỳ bất ổn.
Trong năm 2007, năm đầu tiên VN gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới, có khoảng 50.000 DN đăng ký thành lập mới Năm 2011 đƣợc xem là năm
Mặc dù đang trải qua "đại hạn" của cuộc khủng hoảng kinh tế, Việt Nam vẫn ghi nhận sự phát triển mạnh mẽ với 77.548 doanh nghiệp mới được thành lập, trong đó TPHCM đóng góp 24.413 doanh nghiệp vào năm 2011 (SGGP Online, 2012) Doanh nghiệp Việt Nam không ngừng lớn mạnh và nâng cao khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, với số lượng doanh nghiệp tăng lên hàng ngày, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) cùng nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ (Võ Văn Nhị, 2012, trang 17) Hình thức sở hữu doanh nghiệp rất đa dạng, trong đó sở hữu nhà nước chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp lớn và siêu lớn, trong khi DNNVV chủ yếu thuộc sở hữu tư nhân (doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn), và các hình thức sở hữu khác chỉ tập trung ở một số doanh nghiệp lớn và trung bình (Võ Văn Nhị, 2012, trang 17).
Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã có khả năng tham gia đầy đủ vào mọi lĩnh vực kinh doanh, bao gồm cả những hoạt động yêu cầu công nghệ cao và phức tạp Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chủ yếu vẫn tập trung vào sản xuất công nghiệp với công nghệ đơn giản, thường theo phương thức tiểu thủ công hoặc gia công để phục vụ nhu cầu nội địa Gần đây, hoạt động thương mại và dịch vụ đã phát triển mạnh mẽ, cho thấy sự chuyển mình trong chiến lược kinh doanh của các DNNVV Nhận định này được nêu rõ trong nghiên cứu của Võ Văn Nhị (2012).
Công tác quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện đang gặp nhiều khó khăn do hạn chế về nhận thức và trình độ chuyên môn Các chính sách vĩ mô thiếu linh hoạt và sự hỗ trợ từ phía nhà nước thường mang tính hình thức, gây khó khăn trong quản lý và điều hành, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế Trình độ quản lý còn thấp, thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân và phương pháp quản lý gia đình Hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống kế toán, cũng còn yếu kém, chủ yếu phục vụ cho mục đích đối phó với cơ quan thuế thay vì hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Tình hình công tác kế toán
Về tình hình công tác kế toán (Nguyễn Thị Kim Cúc, 2012, trang 45) thì
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp siêu nhỏ tại Việt Nam, đang chọn thuê dịch vụ kế toán thay vì tuyển dụng và đào tạo nhân sự nội bộ Hình thức này không chỉ đảm bảo tính chuyên nghiệp mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
Năm doanh nghiệp quy mô vừa có thể tiết kiệm chi phí và đạt lợi ích kinh tế, tuy nhiên, thông tin kế toán thường chỉ được tổng hợp vào cuối tháng qua chứng từ Sản phẩm chính của kế toán là báo cáo tài chính, chủ yếu phục vụ cho việc đối phó với các cơ quan quản lý, đặc biệt là cơ quan thuế; do đó, số liệu trong báo cáo không thực sự hữu ích cho việc ra quyết định Hơn nữa, tình trạng này có thể dẫn đến sự thiếu ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa nhân viên kế toán và doanh nghiệp.
Kết quả khảo sát của Võ Văn Nhị (2012) chỉ ra rằng công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) hiện còn yếu kém Thông tin kế toán cung cấp thiếu hụt và hạn chế, không đáp ứng được nhu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp, cũng như yêu cầu thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
“Một số thiếu sót, hạn chế trong công tác kế toán ở các DNNVV ở Việt Nam hiện nay nhƣ sau:
Công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa, cận vừa và nhỏ thường được thực hiện một cách bài bản và nghiêm túc Ngược lại, ở các doanh nghiệp cận nhỏ và siêu nhỏ, kế toán thường chỉ mang tính hình thức, chủ yếu nhằm lập báo cáo thuế và đối phó với cơ quan thuế, chứ không phục vụ cho mục tiêu quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Việc tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chủ yếu tập trung vào kế toán tài chính, trong khi thông tin kế toán quản trị vẫn còn đơn giản và thiếu hệ thống Điều này dẫn đến việc kế toán quản trị chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc cận nhỏ còn bỏ ngỏ lĩnh vực kế toán quản trị, chưa được quan tâm đúng mức.
Có 6 cách phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) dựa trên định dạng mô hình tổ chức và số lượng lao động Theo tác giả Võ Văn Nhị, cần thiết phải chia DNNVV thành 5 nhóm khác nhau để dễ dàng quản lý và phát triển.
Những hạn chế này gắn liền với các thiếu sót trong tổ chức thực hiện kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau.
Mục tiêu tổ chức công tác kế toán cần được xác định một cách rõ ràng và đầy đủ; tuy nhiên, thực tế hiện nay vẫn còn nhiều thiếu sót và lệch lạc, chủ yếu xuất phát từ sự thiếu niềm tin và nhận thức chưa đầy đủ.
Các nội dung tổ chức công tác kế toán hiện tại chưa được liên kết thành một hệ thống khoa học, mà thường được áp dụng một cách tùy tiện theo mục tiêu của chủ doanh nghiệp hoặc ban lãnh đạo.
Việc xác định đối tượng và nội dung kế toán, cùng với việc áp dụng các phương pháp kế toán hiện nay còn mang tính tùy tiện, phụ thuộc vào ý chí của người quản lý và kế toán Điều này dẫn đến thiếu sự kiểm soát chặt chẽ và đánh giá đầy đủ từ cả bên trong lẫn bên ngoài.
Việc tổ chức bộ máy kế toán và tuyển dụng nhân sự kế toán hiện nay chưa dựa trên cơ sở khoa học, thực tiễn cũng như các tiêu chuẩn về trình độ và phẩm chất đạo đức Thay vào đó, nhiều đơn vị chỉ chú trọng vào sự trung thành và khả năng dễ sai khiến của nhân viên, đồng thời tìm cách tiết giảm tối đa chi phí cho công tác kế toán.
Tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 3.2.1 Các loại phần mềm kế toán và tính năng
3.2.1.1 Các loại phần mềm kế toán
Trong thời đại công nghệ hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã tích hợp công nghệ thông tin vào quản lý và kế toán Để thực hiện điều này, việc sử dụng phần mềm kế toán là cần thiết Phần mềm kế toán phổ biến thường là các sản phẩm đã được thiết kế sẵn, phục vụ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nhiều lĩnh vực Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng sử dụng phần mềm kế toán tự thiết kế trên Microsoft Excel khi chưa đủ điều kiện về tài chính và trình độ nhân viên để đầu tư vào phần mềm chuyên dụng.
Gần đây, dịch vụ phần mềm kế toán online dựa trên nền tảng đám mây đã xuất hiện tại thị trường Việt Nam Theo Báo Nhân dân điện tử, công nghệ “Điện toán đám mây” cho phép lưu trữ và xử lý thông tin trực tuyến, mang đến dịch vụ đa dạng và linh hoạt cho người dùng Điều này giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực và vật lực.
Thuật ngữ "đám mây" thường được sử dụng như một phép ẩn dụ chỉ mạng Internet, phản ánh sự phức tạp của cơ sở hạ tầng công nghệ Trong mô hình điện toán đám mây, tất cả các dịch vụ công nghệ thông tin được cung cấp dưới dạng dịch vụ, cho phép người dùng truy cập mà không cần kiến thức chuyên sâu hay lo lắng về cơ sở hạ tầng hỗ trợ.
Phần mềm kế toán đám mây cho phép người dùng sử dụng dịch vụ mà không cần phải sở hữu, chỉ cần trả phí hàng tháng Với đặc điểm hoạt động qua internet, người dùng có thể truy cập dịch vụ từ bất kỳ đâu Điều này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho server và phần mềm, thay vào đó chỉ cần thanh toán phí sử dụng hàng tháng để dễ dàng sử dụng dịch vụ.
Phân hệ kế toán trong hệ thống phần mềm ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp thành một hệ thống chung với cơ sở dữ liệu thống nhất, hỗ trợ các chức năng như marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực Theo Nguyễn Bích Liên (2012), phân hệ tài chính kế toán là hệ thống quản lý chính, bao gồm sổ cái của doanh nghiệp, và được coi là xương sống không thể thiếu của bất kỳ phần mềm ERP nào.
3.2.1.2 Phân loại phần mềm kế toán và các tính năng
Phần mềm kế toán (PMKT) được phân loại theo nguồn gốc và mục đích hình thành, như trình bày trong giáo trình "Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp" của Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012) Theo đó, PMKT chia thành hai nhóm chính: (1) PMKT thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng và (2) PMKT trọn gói, được thiết sẵn và sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau.
Nhóm PMKT được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp, bao gồm cả PMKT tự viết và thuê viết, nhưng có rủi ro cao do khó nâng cấp và có thể phát sinh chi phí sau này nếu có sai sót Doanh nghiệp cần duy trì đội ngũ có kiến thức CNTT để quản lý phần mềm Khi thuê viết, doanh nghiệp thường phải thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp phần mềm, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn có yêu cầu xử lý và thông tin đặc thù mà PMKT thiết kế sẵn khó đáp ứng.
Nhóm phần mềm kế toán trọn gói được thiết kế để phục vụ nhiều đối tượng, với chi phí thấp nhờ vào tính năng chung của hệ thống kế toán trong môi trường máy tính Tuy nhiên, phần mềm này thường chỉ đáp ứng một phần yêu cầu của khách hàng và khả năng tùy biến rất hạn chế Do đó, việc áp dụng các phần mềm kế toán trọn gói để khai thác tối đa khả năng của chúng, đồng thời đáp ứng nhu cầu và phù hợp với doanh nghiệp, là một quá trình không hề đơn giản.
Các hình thức đầu tƣ - khai thác sử dụng
Theo khảo sát của Trần Phước (2007), có 184 doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, trong đó 67% (123 đơn vị) sử dụng phần mềm đóng gói, còn 33% (61 đơn vị) tự thiết kế phần mềm kế toán Các doanh nghiệp tự thiết kế chủ yếu dựa trên hai ứng dụng phổ biến là Access (5 đơn vị) và Excel (56 đơn vị).
3.2.2 Hiệu quả sử dụng Đánh giá của tác giả Trần Phước về việc triển khai thiết kế hay lựa chọn PMKT thì có những ƣu và nhƣợc điểm sau đây:
3.2.2.1 Đối với phần mềm tự thiết kế Ƣu điểm: do thực hiện các số liệu thực tế tại các doanh nghiệp nên khi kết quả không đạt thì có thể điều chỉnh lại chương trình ngay
Nhược điểm của việc không chuyên nghiệp là hiệu quả công việc không cao, vì nhân viên kế toán có thể đồng thời đảm nhiệm vai trò lập trình viên hoặc là nhân viên thiết kế trong phòng điện toán.
3.2.2.2 Đối với phần mềm đóng gói Ƣu điểm: - Hiệu quả mang lại cao do đội ngũ khảo sát, phân tích, thiết kế và lập trình phần mềm đƣợc tổ chức có hệ thống và khoa học
Phần mềm kế toán chuyên nghiệp mang lại độ tin cậy và tính chính xác cao hơn so với các giải pháp tự thiết kế chỉ sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp, nhờ vào việc được triển khai và kiểm chứng qua nhiều báo cáo kế toán tại nhiều công ty khác nhau.
Nhƣợc điểm: Việc lựa chọn một phần mềm đóng gói áp dụng phù hợp đối với mỗi doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng.
khảo sát thực tế
3.3.1 Đối tƣợng và phạm vi khảo sát
3.3.1.1 Đối tượng khảo sát Đối tƣợng đƣợc tiến hành khảo sát là kế toán các doanh nghiệp đã đăng ký và đang hoạt động trên địa bàn Quận Tân Phú - Thành phố Hồ Chí Minh
3.3.1.2 Phạm vi khảo sát Đề tài luận văn thực hiện khảo sát trong tháng 9 năm 2013, có hạn chế về mặt thời gian nên dung lƣợng khảo sát đƣợc chúng tôi phát ra giới hạn ở con số 100 phiếu Số lƣợng nhận về sau khi đƣợc lọc ra những phiếu không hợp lệ, phiếu phản hồi còn lại đƣa vào mẫu phân tích chỉ còn 58 phiếu
3.3.2 Nội dung khảo sát Để tiến hành nghiên cứu tìm hiểu các tiêu chí thực tế các doanh nghiệp trong phạm vi khảo sát đã và đang quan tâm vấn đề gì khi lựa chọn PMKT, chúng tôi lập phiếu khảo sát với cấu trúc đƣợc thiết kế gồm 02 phần chính: thông tin chung và nội dung khảo sát
Các câu hỏi trong bài viết chủ yếu là câu hỏi đóng với các phương án lựa chọn đã được thiết lập sẵn Mỗi câu hỏi cung cấp nhiều lựa chọn khác nhau, cho phép người đáp viên chọn phương án phù hợp nhất với quan điểm của họ Nếu có ý kiến khác với các lựa chọn có sẵn, người đáp viên có thể ghi rõ ý kiến của mình vào dòng kẻ được cung cấp Đặc biệt, chỉ có câu số 21 là dạng câu hỏi mở.
3.3.2.1 Nội dung về thông tin chung
Trong 05 nội dung thuộc phần thông tin chung, chúng tôi muốn thu thập về tên doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp theo hình thức sở hữu, số lƣợng lao động, qui mô về vốn của doanh nghiệp, và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Nội dung khảo sát được chia thành 05 nhóm câu hỏi với tổng cộng 23 câu hỏi, bao gồm: (1) Hình thức đầu tư PMKT với 4 câu hỏi; (2) Tiêu chí lựa chọn PMKT gồm 7 câu hỏi; (3) Tổ chức đánh giá và lựa chọn PMKT có 3 câu hỏi; (4) Đánh giá của doanh nghiệp về PMKT đang sử dụng và định hướng cải thiện với 6 câu hỏi; và (5) Câu hỏi dành cho doanh nghiệp chưa sử dụng PMKT, gồm 3 câu hỏi.
Chúng tôi đã chọn phương pháp gửi phiếu khảo sát qua email đến các doanh nghiệp tại Quận Tân Phú, nơi có khoảng 9.500 doanh nghiệp hoạt động tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 Tuy nhiên, chỉ có 4.423 doanh nghiệp đã nhận công văn số 23/TK ngày 17/04/2003, tải mẫu “Phiếu ghi chép thông tin về lao động của doanh nghiệp/hợp tác xã phi nông nghiệp” và cung cấp thông tin về lao động để nộp trực tiếp cho Chi cục Thống kê Quận Tân Phú.
Dựa trên danh sách doanh nghiệp tại Quận Tân Phú với 4.423 doanh nghiệp, chúng tôi đã lọc ra 456 địa chỉ email hợp lệ, đáp ứng các điều kiện có đầy đủ thông tin giám đốc và kế toán, cùng với ít nhất 02 số điện thoại hoặc 01 số điện thoại và 01 số fax Chúng tôi đã gửi phiếu khảo sát qua email đến các địa chỉ này, với mục tiêu tăng khả năng nhận được phản hồi từ các doanh nghiệp Tuy nhiên, kết quả cho thấy chỉ có 67 email (14,69%) từ Mailer-daemon@yahoo.com và Postmaster@vnn.vn thông báo lỗi gửi, cùng 04 email (0,88%) là phản hồi tự động, không có bất kỳ phản hồi nào từ doanh nghiệp về phiếu khảo sát.
Các doanh nghiệp thành lập năm 2012 không có mặt trong kết quả lọc do Danh sách doanh nghiệp tại Quận Tân Phú chưa cập nhật đầy đủ thông tin về giám đốc, kế toán, số điện thoại và số fax Chúng tôi đã gửi phiếu khảo sát đến 429 địa chỉ email của các doanh nghiệp này, và kết quả cho thấy chỉ có 37 thư (chiếm 8,63%) từ Mailer-daemon@yahoo.com với tiêu đề "Failure notice" hoặc từ Postmaster@vnn.vn với tiêu đề "Delivery Status Notification", cùng với 11 thư (chiếm 0,03%) là phản hồi tự động từ địa chỉ chúng tôi đã gửi.
9 Báo cáo tình trạng gửi thƣ
Gần một tuần sau khi gửi phiếu khảo sát qua email, chỉ nhận được 02 phản hồi từ 02 doanh nghiệp, chiếm 0,23% trong tổng số 885 email Tuy nhiên, các phản hồi này không đủ tiêu chuẩn và đã bị loại bỏ trong quá trình xử lý dữ liệu Do đó, phương thức gửi phiếu khảo sát qua email không đạt hiệu quả và được xem là thất bại Với thời gian thu thập dữ liệu ngày càng hạn hẹp, chúng tôi quyết định thay đổi kế hoạch gửi phiếu khảo sát bằng phương thức khác.
Cách 2: Gửi phiếu khảo sát trực tiếp đến trụ sở chính của doanh nghiệp
Chúng tôi đã tiến hành lọc danh sách doanh nghiệp tại Quận Tân Phú, tập trung vào các tuyến đường có ít nhất 30 doanh nghiệp, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa Tuy nhiên, do thiếu thông tin về quy mô doanh nghiệp trong danh sách hiện có, chúng tôi không thể phân loại DNNVV trước khi gửi phiếu khảo sát Theo thông tin chúng tôi biết, Quận Tân Phú chỉ có khoảng 50 doanh nghiệp quy mô lớn, chiếm tỷ lệ rất thấp Để thuận tiện cho việc khảo sát, chúng tôi đã chọn phương án lọc theo tuyến đường và sẽ loại bỏ phản hồi của các doanh nghiệp lớn trong giai đoạn xử lý số liệu.
Kết quả khảo sát cho thấy có 40 tên đường đáp ứng tiêu chí, trong đó chúng tôi chọn 04 tên đường tại các phường có số lượng doanh nghiệp từ 401 đến 700 Cụ thể, phường Tân Thành có 439 doanh nghiệp, phường Tân Sơn Nhì có 529 doanh nghiệp, và phường Tân Quý có 689 doanh nghiệp Chúng tôi đã tiếp cận từng doanh nghiệp để gửi phiếu khảo sát cho kế toán, một số là chủ doanh nghiệp đã ký tên và đóng dấu xác nhận, tại các đường Độc Lập, Trương Vĩnh Ký, Tân Sơn Nhì và Nguyễn Cửu Đàm Thời gian thực hiện khảo sát diễn ra từ ngày 13 đến 14 tháng 09 năm 2013, với 11/30 phiếu khảo sát được nhận lại.
Bảng 3.1: Số doanh nghiệp trên 11 phường của Quận Tân Phú
Stt Tên Phường Số lượng doanh nghiệp
Stt Tên Phường Số lượng doanh nghiệp
03 Tân Sơn Nhì 529 09 Phú Trung 235
05 Tân Thành 439 11 Tân Thới Hòa 208
06 Phú Thọ Hòa 430 12 thiếu thông tin 1
Nguồn: Theo thống kê của tác giả luận văn 10
Chúng tôi đã tiến hành phát phiếu khảo sát trực tiếp cho kế toán doanh nghiệp tại Cơ quan Bảo hiểm Xã hội Quận Tân Phú, những người đại diện doanh nghiệp nộp và nhận hồ sơ về Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế Thời gian khảo sát diễn ra từ ngày 16 đến 19 tháng 9 năm 2013, với kết quả khả quan khi có tổng cộng 55/70 phiếu khảo sát được thu thập.
Chúng tôi đã làm sạch 68 phiếu phản hồi từ các đáp viên, bao gồm 02 phiếu phản hồi qua email Để bổ sung thông tin cho những câu hỏi chưa được trả lời, chúng tôi đã gọi điện cho các đáp viên theo số điện thoại cung cấp Sau đó, chúng tôi loại bỏ 08 phiếu phản hồi, trong đó có 02 phiếu với câu trả lời mâu thuẫn và 06 phiếu có thông tin địa chỉ công ty không phù hợp Cuối cùng, chúng tôi đánh số thứ tự cho các phiếu phản hồi và nhập thông tin của 60 phiếu.
Vào cuối tháng 04 năm 2013, 10 từ danh sách doanh nghiệp đã tải Phiếu điều tra qua email, cung cấp thông tin và nộp trực tiếp cho Chi cục thống kê Quận Tân Phú đã được làm sạch và nhập vào phần mềm Microsoft Excel Từ đó, các bảng phân tích được lập ra và nhận định được đưa ra dựa trên dữ liệu thống kê.
Một số nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm thông qua khảo sát
Kết quả khảo sát cho thấy có hai nhóm nhân tố chính ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán Nhóm thứ nhất là các nhân tố tác động từ bên trong, có mức độ ảnh hưởng cao hơn so với nhóm thứ hai, là các nhân tố tác động từ bên ngoài.
3.4.1 Nhóm nhân tố bên trong
3.4.1.1 Trình độ của người sử dụng phần mềm kế toán
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp khó khăn do hạn chế về nhân lực, ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán Kết quả khảo sát cho thấy 36,62% ý kiến cho rằng yếu tố nhân lực tác động lớn đến hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán của nhân viên là yếu tố quyết định đến hiệu quả vận hành của hệ thống này trong doanh nghiệp.
3.4.1.2 Trang thiết bị máy móc
Theo khảo sát, 25,35% ý kiến cho rằng trang thiết bị máy móc ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán Cụ thể, các đáp viên nhấn mạnh rằng tốc độ truyền dữ liệu nội mạng và internet, cùng với cấu hình máy vi tính, cần phải đáp ứng yêu cầu của phần mềm để đảm bảo hiệu quả sử dụng.
3.4.1.3 Sự quan tâm của ban lãnh đạo
Kết quả khảo sát cho thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo có ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng phần mềm kế toán, với tỷ lệ 11,27% Trong bối cảnh hiện nay, các nhà quản trị ngày càng chú trọng đến các công cụ quản lý hỗ trợ nhằm tồn tại sau khủng hoảng, đặc biệt là nhu cầu về thông tin nội bộ nhanh chóng và kịp thời để ra quyết định Do đó, sự chú ý của ban lãnh đạo trong việc lựa chọn phần mềm, bao gồm chi phí ban đầu và hỗ trợ đào tạo kỹ năng cho nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp.
3.4.1.4 Công tác tổ chức quản lý
Trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, công tác tổ chức quản lý thường đơn giản do quy mô hạn chế, dẫn đến việc chỉ có một hoặc hai người phụ trách kế toán, trong khi số lượng nhân viên kế toán hiếm khi vượt quá ba Điều này khiến cho việc kiêm nhiệm là không thể tránh khỏi Việc phân quyền truy cập vào các phần hành của phần mềm kế toán và tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu không được thực hiện chặt chẽ, làm cho các sai sót khó phát hiện kịp thời Kết quả khảo sát cho thấy 9,86% ý kiến cho rằng công tác tổ chức quản lý có ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán.
3.4.2 Nhóm nhân tố bên ngoài
Qua kết quả khảo sát, nhóm nhân tố này tuy có mức độ tác động thấp hơn nhóm nhân tố bên trong nhƣng không thể không đề cập đến
3.4.2.1 Dịch vụ sau bán hàng
Dịch vụ sau bán hàng chiếm 7,04% ý kiến đồng ý từ các doanh nghiệp khảo sát về việc sử dụng phần mềm kế toán, cho thấy tác động của nó đến hiệu quả sử dụng phần mềm Một doanh nghiệp đã chuyển đổi nhà cung cấp phần mềm kế toán gần đây do vấn đề với nhà cung cấp trước, đặc biệt là thời gian chờ hỗ trợ lâu khi có sự cố Việc nhà cung cấp thực hiện khảo sát và báo giá trước khi cử người hỗ trợ đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc, khẳng định rằng dịch vụ sau bán hàng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp.
Trong kết quả khảo sát, khung pháp lý được xác định là nhân tố có mức độ ảnh hưởng thấp nhất, chỉ chiếm 2,82% Nhiều đáp viên cho rằng phần mềm kế toán đã được phát triển phù hợp với quy định hiện hành, và theo ý kiến của họ, khung pháp lý không gây cản trở cũng như không hỗ trợ cho việc sử dụng phần mềm này.
Kết quả khảo sát cho thấy có hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán: nhóm nhân tố bên trong và nhóm nhân tố bên ngoài Các nhân tố này được xếp hạng theo mức độ tác động như sau: trình độ người sử dụng phần mềm, trang thiết bị máy móc, sự quan tâm của ban lãnh đạo, công tác tổ chức quản lý, dịch vụ sau bán hàng và các khung pháp lý.
Chương 3 đã được chúng tôi giới thiệu tổng quát về tình hình kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp nhỏ và vừa; cũng nhƣ tình hình sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp này ở Thành phố Hồ Chí Minh - nơi có số lƣợng doanh nghiệp tập trung nhiều nhất cả nước Qua đó, thấy được đặc điểm qui mô, kinh doanh của doanh nghiệp có qui mô nhỏ và vừa
Chương này tập trung vào khảo sát thực tế, bao gồm đối tượng và phạm vi khảo sát, nội dung và phương pháp khảo sát, cùng với việc trình bày kết quả thu được Ngoài ra, luận văn cũng đề cập đến các nhân tố ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong mẫu phân tích.
CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA – NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN
PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Quan điểm xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho các
TOÁN PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Việc xác định tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tuân thủ thông tư 103/2005/TT-BTC, đồng thời dựa trên kết quả khảo sát thực tế từ đề tài nghiên cứu.
Khi lựa chọn phần mềm, các tiêu chí được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời kế thừa từ những tiêu chí đã áp dụng thành công trong phân tích Bên cạnh đó, cần chú ý đến những vấn đề gây ra sự không hài lòng với phần mềm hiện tại của các doanh nghiệp được khảo sát.
Phù hợp đặc điểm, qui mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Quận Tân Phú
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp khó khăn trong quản lý do thiếu nhân lực và kỹ năng sử dụng phần mềm Việc lựa chọn phần mềm kế toán không phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động có thể dẫn đến tình trạng phần mềm trở nên cồng kềnh, phức tạp, gây khó khăn cho người dùng và giảm hiệu quả làm việc Điều này không chỉ làm gia tăng chi phí đào tạo mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán dựa trên đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa là rất cần thiết để đảm bảo sự cân bằng giữa lợi ích và chi phí.
Khi doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn phần mềm kế toán, việc sử dụng các tính năng không cần thiết có thể dẫn đến lãng phí và giảm hiệu suất Điều này khiến cho lợi ích thu được từ phần mềm không tương xứng với chi phí đầu tư, gây băn khoăn cho các doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn Do đó, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cần được xem xét để đảm bảo sự cân đối giữa lợi ích và chi phí, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Theo kết quả khảo sát, luận văn đã xác định hai nhóm tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán Nhóm tiêu chí đầu tiên yêu cầu phần mềm phải phù hợp với nhu cầu của người sử dụng Nhóm tiêu chí thứ hai nhấn mạnh rằng phần mềm kế toán cần có khả năng đáp ứng các tính năng quan trọng như tính linh hoạt, khả năng xử lý chính xác số liệu, bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
4.2.1 Phần mềm kế toán phải phù hợp các yêu cầu của người sử dụng
4.2.1.1 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Đây cũng là tiêu chí bắt buộc mà doanh nghiệp phải quan tâm đầu tiên theo quy định của thông tƣ 103/2005/TT- BTC
4.2.1.2 Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng Doanh nghiệp nhỏ và vừa hạn chế về nhân sự cũng nhƣ kỹ năng sử dụng phần mềm Vì thế phần mềm có hướng dẫn thao tác và quy trình làm việc ngay trên màn hình máy tính luôn đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa chú ý
4.2.1.3 Phần mềm thân thiện, dễ sử dụng Bên cạnh tài liệu hướng dẫn sử dụng và các buổi đào tạo, huấn luyện từ nhà cung cấp còn cần phải tạo thuận lợi cho người dùng, ví dụ giảm đến mức tối đa khối lượng công việc cho kế toán sẽ mang lại hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm
4.2.2 Phần mềm kế toán có khả năng đáp ứng các tính năng
4.2.2.1 Tính năng linh hoạt của phần mềm
Phần mềm kế toán cần có khả năng nâng cấp và sửa đổi để phù hợp với những thay đổi trong chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có Mặc dù chỉ có 8,24% doanh nghiệp quan tâm đến tính linh hoạt của phần mềm kế toán, nhưng tính năng này lại là nguyên nhân chính dẫn đến sự không hài lòng từ phần mềm hiện tại ở nhiều doanh nghiệp.
4.2.2.2 Độ tin cậy, chính xác của phần mềm
Độ tin cậy và chính xác của phần mềm là tiêu chí quan trọng thứ hai mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán Đảm bảo tính phù hợp và không trùng lặp giữa các số liệu, cùng với khả năng phát hiện và ngăn chặn sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý thông tin kế toán, sẽ giúp nâng cao sự hài lòng từ phần mềm hiện tại.
4.2.2.3 Bảo mật và an toàn
Bảo mật và kiểm soát truy cập hệ thống, cùng với việc sao lưu dữ liệu, là những tính năng được nhiều doanh nghiệp quan tâm Việc phân quyền cho từng người sử dụng và lưu trữ dấu vết sửa đổi số liệu kế toán là rất quan trọng Hơn nữa, phần mềm cần có khả năng phục hồi dữ liệu và thông tin kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, đảm bảo tính liên tục và an toàn cho quá trình sử dụng.
4.2.2.4 Tính phổ biến của phần mềm
Một trong những tính năng quan trọng được người dùng quan tâm là sự tương thích giữa phần mềm với phần cứng và các ứng dụng khác, cùng với khả năng kết nối dữ liệu với các công cụ như Microsoft Excel và Access.
4.2.2.5 Cam kết bảo hành, bảo trì
Tính ổn định của phần mềm được thể hiện qua các cam kết sau bán hàng từ nhà cung cấp, bao gồm thời gian bảo hành và chế độ dịch vụ bảo trì Khi doanh nghiệp cần tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác, nhà cung cấp cần cung cấp các giải pháp hỗ trợ phù hợp.
4.2.2.6 Chi phí đầu tư và sử dụng
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường phải xem xét kỹ lưỡng chi phí bản quyền phần mềm, lựa chọn dựa trên khả năng tài chính của mình Họ thường ưu tiên phần mềm có tính kiểm soát và ổn định cao, cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp Tuy nhiên, nếu không đủ khả năng mua phần mềm bản quyền, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sử dụng phần mềm không bản quyền.
Các tiêu chí này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên toàn quốc, vì không có sự khác biệt lớn giữa các doanh nghiệp hoạt động tại Quận Tân Phú và những khu vực khác ở Thành phố Hồ Chí Minh cũng như các địa phương khác tại Việt Nam.
Kiến nghị
4.3.1 Định hướng những phần mềm kế toán có thể áp dụng
Hiện nay, thị trường phần mềm có nhiều sản phẩm đa dạng, đặc biệt là các giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Bài viết này giới thiệu một số nhà cung cấp phần mềm tiêu biểu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm kế toán phù hợp Các nhà cung cấp được đề cập đều nằm trong số liệu thống kê của giải pháp ưa chuộng từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Cuộc điều tra về Ứng dụng Công nghệ Thông tin và Truyền thông năm 2009 do Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI thực hiện, tập trung vào cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa trên toàn quốc, bao gồm 63 tỉnh thành Kết quả điều tra cho thấy thông tin về nhà cung cấp phần mềm kế toán mà các doanh nghiệp đang sử dụng được thể hiện trong giải pháp ưa chuộng - chỉ số phụ 2009.
Bảng 4.1: Chỉ số phụ 2009 - Phần mềm ưa chuộng
Phần mềm kế toán Số lƣợng Tỉ lệ
Ngoài các sản phẩm phục vụ doanh nghiệp lớn, nhiều nhà cung cấp phần mềm cũng phát triển các giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Trong số đó, phần mềm kế toán được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa trên toàn quốc, với các tên tuổi nổi bật như Misa, Fast, Bravo và Acsoft.
4.3.1.1 Phần mềm kế toán Misa
Phần mềm kế toán MISA-SME 7.9 cho phép người dùng tự thao tác mà không cần đào tạo nhờ vào quy trình rõ ràng và tài liệu hướng dẫn chi tiết Đây là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất với mức giá hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tốt, đặc biệt dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa MISA đã khẳng định vị thế là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin với hơn 100.000 khách hàng trên toàn quốc Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp cũng như quản lý cho các cơ quan nhà nước từ cấp xã/phường đến các bộ, ban ngành Sản phẩm của MISA đã nhận được nhiều giải thưởng uy tín từ khách hàng và hiệp hội chuyên môn, cùng với các bằng khen từ UBND thành phố.
Nhà cung cấp đã tách riêng phí dịch vụ đào tạo và giá phần mềm, giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm chi phí Phần mềm MISA tích hợp với hệ thống phần mềm ngành Thuế, đảm bảo cập nhật kịp thời các chế độ và chính sách thuế cho doanh nghiệp.
4.3.1.2 Phần mềm kế toán Fast
Phần mềm kế toán Fast Book là giải pháp kế toán gọn nhẹ, thiết kế đơn giản nhưng tuân thủ chuẩn mực của Bộ Tài Chính, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập Với 11 phân hệ như quản trị hệ thống và kế toán tổng hợp, Fast Book đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong giai đoạn khởi đầu Khi doanh nghiệp phát triển và cần nâng cấp phần mềm mạnh hơn, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi mà không cần thay đổi nhà cung cấp, đồng thời cơ sở dữ liệu hỗ trợ tách biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Fast Accounting software is designed specifically for small and medium-sized enterprises It offers flexibility, robust security features, and compatibility with various networks, including Windows Server and Novell.
Netware là phần mềm đa tác vụ, tự động hóa xử lý dữ liệu, cung cấp tiện ích nhập liệu và hỗ trợ nhanh chóng trong việc lập báo cáo Mỗi năm, phần mềm này được nâng cấp với các phiên bản mới, mang đến nhiều tính năng và tiện ích cải tiến.
Dịch vụ phần mềm kế toán Fast Accounting Online (FAO) là giải pháp kế toán dựa trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp dưới dạng phần mềm như dịch vụ Chính sách giá của FAO tính phí theo từng người dùng, phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần một người sử dụng Ưu điểm nổi bật của FAO bao gồm khả năng làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào, cùng với việc triển khai nhanh chóng và chi phí ban đầu cũng như tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp, giúp doanh nghiệp chỉ trả tiền theo số lượng người dùng và thời gian sử dụng.
4.3.1.3 Phần mềm kế toán ACsoft Điều mong muốn lớn nhất của nhà cung cấp là ACsoft sẽ giúp các doanh nghiệp giảm đến mức tối đa khối lƣợng công việc kế toán mà lại đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công việc Phần mềm kế toán Acsoft phiên bản doanh nghiêp nhỏ và vừa với những tính năng ƣu việt nhƣ:
Giảm đếm mức tối đa khối lƣợng công việc kế toán
ACsoft SME là giải pháp quản lý tài chính kế toán hiệu quả dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, phục vụ cho mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế trên toàn quốc.
Mô hình hoá chức năng, quy trình làm việc bằng sơ đồ trên màn hình
Dữ liệu được bảo vệ an toàn với tính bảo mật cao và phân quyền chi tiết cho từng kế toán, giúp dễ dàng tích hợp các chức năng mới phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (Theo VCCI Soft).
4.3.2 Hướng đầu tư những phần mềm kế toán thích hợp
4.3.2.1 Doanh nghiệp có qui mô siêu nhỏ
Doanh nghiệp có dưới 10 nhân viên thường không tuyển dụng nhân sự kế toán để tiết kiệm chi phí, do nghiệp vụ phát sinh không nhiều và nhu cầu thông tin kế toán không thường xuyên Để đạt lợi ích kinh tế và có báo cáo tài chính chuyên nghiệp, các doanh nghiệp siêu nhỏ nên ký hợp đồng sử dụng dịch vụ kế toán Ngoài ra, họ có thể sử dụng Microsoft Excel để thiết kế chương trình theo dõi tình hình kinh doanh một cách đơn giản và hiệu quả.
4.3.2.2 Doanh nghiệp có qui mô nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ nên tận dụng lợi ích từ phần mềm mà không phải chi trả cho bản quyền bằng cách sử dụng các phiên bản miễn phí do nhà cung cấp cung cấp Việc sử dụng phần mềm bẻ khoá tiềm ẩn nhiều rủi ro như thiếu bảo mật, không có dịch vụ hỗ trợ khi gặp sự cố, và không được cập nhật kịp thời với các thay đổi về chế độ kế toán Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ, không theo dõi hàng tồn kho hay tính giá thành sản phẩm, việc có người phụ trách kế toán là cần thiết Chúng tôi khuyến nghị phần mềm miễn phí FTS 11 ACCOUNTING là một lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp này.
Công ty 11 FTS được thành lập từ sự hợp tác giữa First Trust Holdings Pte Ltd, một công ty cung cấp dịch vụ kế toán và tài chính tại Singapore, và ACPA Group, một trong những tổ chức tư vấn kế toán và kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam Đội ngũ của 11 FTS bao gồm các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp trong và ngoài nước.
