CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
1.1.1 Khái ni ệ m, phân lo ạ i chi phí và giá thành
Mọi doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần các yếu tố đầu vào, bao gồm chi phí Chi phí này bao gồm nhiều khoản khác nhau như nguyên vật liệu, nhân công và khấu hao tài sản cố định Tổng quát, chi phí là toàn bộ hao phí các nguồn lực của doanh nghiệp dưới hình thức tiền tệ, phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi phí có những đặc điểm nổi bật như sự vận động và thay đổi liên tục, đồng thời mang tính đa dạng và phức tạp, phản ánh tính chất của ngành nghề sản xuất và quy trình sản xuất Đối với các nhà quản lý, chi phí là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chi phí đã chi Ngoài ra, chi phí còn là một tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý.
Giá thành sản phẩm là giá trị tiền tệ phản ánh chi phí sản xuất liên quan đến một kết quả sản xuất cụ thể Nó thể hiện mối quan hệ giữa chi phí đã bỏ ra và kết quả đạt được, đồng thời cho thấy bản chất của giá thành là chi phí Giá thành cũng minh họa mối tương quan giữa chi phí và kết quả trong từng giai đoạn sản xuất nhất định.
Giá thành là thước đo chi phí cần bù đắp sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, giá thành và chất lượng sản phẩm luôn là hai yếu tố được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng.
Chi phí trong doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu thức khác nhau, nhằm phục vụ cho việc quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả Việc phân loại này phụ thuộc vào hình thức và mục tiêu của hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp Một trong những cách phân loại chi phí là theo yếu tố.
Theo tiêu thức phân loại chi phí, toàn bộ chi phí của doanh nghiệp được chia thành các yếu tố chính bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền.
Các loại chi phí được đề cập không phản ánh mối quan hệ giữa chúng với quá trình và kết quả sản xuất Phân loại chi phí này giúp giải thích kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán, được trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin và quản trị doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo nguồn gốc và nguyên nhân phát sinh giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, xác định tỷ trọng từng loại chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đây là tài liệu tham khảo quan trọng cho việc lập dự toán chi phí, kế hoạch cung cấp vật tư, quỹ lương và tính toán yêu cầu vốn cần thiết cho sản xuất Bên cạnh đó, việc phân loại chi phí theo các khoản mục cấu tạo giá thành sản phẩm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Mục tiêu của việc phân loại chi phí theo khoản mục là để tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính, đồng thời phản ánh chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Chi phí được chia thành hai loại: chi phí sản xuất, bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình chế tạo sản phẩm hoặc dịch vụ trong một thời kỳ nhất định, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phí liên quan đến các nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm, được xác định rõ ràng cho từng sản phẩm cụ thể Chi phí này bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, và được hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu phí.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn, cùng với các khoản phải trả khác theo quy định cho công nhân trực tiếp chế tạo sản phẩm Những chi phí này có thể được xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho từng đối tượng chịu phí.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm các khoản chi phí trực tiếp như tiền lương và phụ cấp cho công nhân điều khiển, chi phí nguyên vật liệu và nhiên liệu, chi phí khấu hao, chi phí thuê sửa chữa máy, cùng với các chi phí khác phục vụ cho việc vận hành máy Tuy nhiên, chi phí máy thi công không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của công nhân, vì những khoản này được tính vào chi phí sản xuất chung.
Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh ở các doanh nghiệp xây lắp
Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết ngoài chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp, bao gồm chi phí nguyên vật liệu và công cụ sử dụng trong phân xưởng, lương nhân viên gián tiếp, khấu hao tài sản cố định, sửa chữa và bảo trì máy móc, cũng như các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác tại phân xưởng.
Phân loại chi phí giúp xác định các khoản mục chi phí quan trọng trong sản xuất, cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng định mức chi phí và phân tích biến động chi phí để kiểm soát hiệu quả Chi phí ngoài sản xuất bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và quản lý doanh nghiệp, như chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
Chi phí bán hàng là tổng hợp các chi phí cần thiết để tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bao bì, quảng cáo, lương nhân viên bán hàng, hoa hồng, khấu hao tài sản cố định, cùng với các chi phí liên quan đến dự trữ và bảo quản sản phẩm.
Kiểm soát chi phí
1.2.1 S ự c ầ n thi ế t ph ả i ki ể m soát chi phí
Kiểm soát chi phí trong kinh doanh là quá trình xác minh các khoản chi phí phát sinh có tuân thủ kế hoạch đã đề ra hay không, đồng thời tìm ra nguyên nhân của những sai sót để có biện pháp điều chỉnh kịp thời Hoạt động này là cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp, giúp đảm bảo hiệu quả tài chính và tối ưu hóa nguồn lực.
Kiểm soát chi phí là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh Việc tiết kiệm chi phí và giảm giá thành sản phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận mà còn tạo ra khả năng cạnh tranh tốt hơn Qua kiểm soát chi phí, các nhà quản trị có thể xác định các biện pháp hợp lý và hiệu quả để hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí là yếu tố quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời về giá bán sản phẩm, giá thầu trong các dự án cung cấp dịch vụ, lựa chọn phương án sản xuất, và quyết định về chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn.
Kiểm soát chi phí thông qua báo cáo phân tích biến động giữa thực tế và định mức giúp nhà quản trị đánh giá tính hợp lý của các định mức chi phí Điều này cho phép họ kịp thời điều chỉnh những định mức không còn phù hợp với thực tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
Chi phí là một tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý Qua việc kiểm soát chi phí, nhà quản trị có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm quản lý tại các trung tâm chi phí Điều này không chỉ tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí mà còn giúp kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh, đảm bảo rằng lợi ích thu được lớn hơn chi phí bỏ ra.
1.2.2 Phân b ổ chi phí theo m ứ c độ ho ạ t độ ng (ABC)
Hệ thống chi phí dựa trên mức độ hoạt động (ABC) là phương pháp quản lý chi phí hiệu quả, bao gồm hai yếu tố chính: đo lường chi phí và đánh giá mức độ thực hiện của các hoạt động cùng nguồn lực cho từng đối tượng chịu phí Chi phí của các nguồn lực được phân bổ đến từng hoạt động, sau đó chi phí của các hoạt động được phân bổ cho các đối tượng chịu phí dựa trên mức độ sử dụng của chúng.
ABC cho phép phân bổ chi phí gián tiếp và chi phí hỗ trợ sản xuất, bắt đầu từ các hoạt động và sau đó chuyển giao đến sản phẩm và dịch vụ.
Các bước thực hiện ABC:
Để xác định các hoạt động chính trong quy trình sản xuất, cần thực hiện phân tích ban đầu và kiểm tra thực tế tại nơi sản xuất, bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch sản xuất, lắp đặt máy móc, mua vật tư và kiểm tra chất lượng sản phẩm Giai đoạn này không chỉ giúp xây dựng danh sách các hoạt động cần thiết mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho việc phân bổ chi phí và nguồn lực cho từng hoạt động cụ thể.
Trong giai đoạn này, việc tập hợp chi phí trực tiếp vào các hoạt động hoặc đối tượng chịu phí là rất quan trọng Nếu xác định được chi phí nào đang được sử dụng cho đối tượng hoặc hoạt động cụ thể, chúng ta cần tiến hành tập hợp trực tiếp vào đối tượng hoặc hoạt động đó để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chi phí.
Phân bổ chi phí nguồn lực vào các hoạt động là quá trình quan trọng trong hệ thống ABC, nhằm đảm bảo rằng các chi phí không được tập hợp trực tiếp sẽ được phân bổ hợp lý Các chi phí này sẽ được phân bổ dựa trên mối quan hệ nhân-quả, cho phép xác định mức độ tiêu hao nguồn lực cho từng hoạt động Để thu thập thông tin chính xác, có thể áp dụng các phương pháp đo lường hoặc phỏng vấn những người làm việc trực tiếp và quản lý tại nơi phát sinh chi phí.
Trong giai đoạn phân bổ chi phí các hoạt động vào các đối tượng chịu phí, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí là rất quan trọng Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý chi phí.
+ Diễn giải được mối quan hệ giữa các hoạt động và đối tượng chịu phí; + Được đo lường và tính toán một các dễ dàng;
+ Cân nhắc chi phí của việc đo lường, phải có sự kết hợp tốt nhất giữa mục tiêu chính xác với chi phí cho việc đo lường
Tiêu thức phân bổ chi phí có 3 loại:
Tiêu thức phân bổ dựa trên số lần thực hiện, như số lần chuNn bị máy, số lượng đơn đặt hàng mua hàng và số lần kiểm định, là những tiêu thức dễ dàng đếm được khi một hoạt động diễn ra Mặc dù đây là phương pháp phân bổ ít tốn kém, nhưng nó không chính xác do giả định rằng chi phí nguồn lực cho mỗi hoạt động là như nhau.
Tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian liên quan đến thời gian cần thiết để thực hiện một hoạt động Phương pháp này được áp dụng khi có sự khác biệt rõ rệt về thời gian giữa các hoạt động dành cho các đối tượng chịu phí Tuy nhiên, chi phí đo lường theo tiêu thức này thường cao hơn so với tiêu thức phân bổ dựa trên số lần thực hiện.
Tiêu thức phân bổ chi phí theo mức độ hoạt động là phương pháp phân bổ chính xác nhất, nhưng cũng đòi hỏi chi phí cao nhất Chi phí hoạt động cần được tính trực tiếp vào sản phẩm dựa trên yêu cầu công việc và phải được theo dõi, tập hợp riêng cho từng sản phẩm.
1.2.3 Xây d ự ng h ệ th ố ng chi phí đị nh m ứ c: Để tiến hành kiểm soát chi phí, người quản lý phải đưa ra định mức tiêu chuNn thích hợp Việc kiểm soát chi phí chỉ có ý nghĩa khi các chi phí định mức được xây dựng tiên tiến, phù hợp với năng lực sản xuất của doanh nghiệp Nguyên nhân gây ra mức chênh lệch chi phí khi so sánh giữa thực tế với định mức là vấn đề mà các nhà quản lý cần phải xử lý kịp thời để đạt được mục tiêu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là thu được lợi nhuận cao nhất để doanh nghiệp tồn tại và phát triển Định mức chi phí đầu vào gồm định mức về lượng và giá của các khoản mục chi phí sản xuất Lượng định mức là lượng tiêu hao cần thiết trong quá trình sản xuất, giá định mức là giá phải trả
= Lượng định mức x Giá định mức Các phương pháp xác định chi phí định mức :
