Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu chính của nghiên cứu là đánh giá thực trạng chất lượng KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín, từ đó đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB trong tập đoàn Các câu hỏi nghiên cứu sẽ được đặt ra để tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
- Thực trạng chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín như thế nào?
- Những giải pháp và điều kiện cần thực hiện nào để nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chính được áp dụng là phương pháp định tính, tập trung vào việc phân tích, tổng hợp và phỏng vấn Phương pháp tổng hợp và phân tích được sử dụng để hệ thống hóa lý luận cơ bản về nội dung và quy trình kiểm toán, dựa trên các giáo trình, tài liệu cùng với những nghiên cứu trước đây tại Việt Nam và trên thế giới.
Phương pháp điều tra, quan sát và phỏng vấn được áp dụng thông qua việc thiết kế bảng câu hỏi khảo sát nhằm thu thập thông tin và quan sát các hoạt động, nghiệp vụ tại đơn vị Mục tiêu của phương pháp này là làm rõ thực trạng nội dung và quy trình KiT NB được thực hiện tại Tập đoàn.
Phương pháp tổng hợp thông qua thống kê mô tả được áp dụng để đánh giá và phân tích thông tin thu được từ kết quả điều tra Mục tiêu là hoàn chỉnh những dữ liệu này nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KiT NB tại Tập đoàn.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Bài viết đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động KiT NB, đặc biệt là kiểm toán tuân thủ tại Tập đoàn Kim Tín, đã chỉ ra những ưu điểm và bất cập cần khắc phục Dựa trên kết quả này, các giải pháp được đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB, giúp hạn chế khiếm khuyết và cải thiện hiệu quả công việc của bộ phận này trong tập đoàn.
Kết cấu của đề tài
Luận văn được kết cấu thành 4 chương với nội dung chính của từng chương như sau:
- Chương Mở đầu: Nêu lý do cần thực hiện đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và ý nghĩa mà đề tài mang lại
- Chương 1: Nêu lên vấn đề phát hiện liên quan hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
Chương 2 sẽ trình bày cơ sở lý luận về chất lượng hoạt động KiT NB, bao gồm tổng quan các nghiên cứu và quy định pháp lý liên quan đến chất lượng hoạt động này tại Việt Nam và trên thế giới.
Chương 3 tập trung vào việc kiểm chứng các nguyên nhân hiện tại ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín Bài viết đề xuất những giải pháp khả thi nhằm khắc phục những nguyên nhân này, với mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động KiT NB trong tương lai.
Chương 4 trình bày các giải pháp khắc phục và chương trình hành động cụ thể có thể áp dụng vào thực tế Những giải pháp này được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả và khả năng thực thi trong các tình huống cụ thể Việc triển khai chương trình hành động sẽ giúp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong quá trình thực hiện các giải pháp đã đề xuất.
PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU
Giới thiệu chung về Tập đoàn Kim Tín và Sơ đồ tổ chức
Tập đoàn Kim Tín, được thành lập vào ngày 29 tháng 1 năm 2000, chuyên sản xuất que hàn, dây hàn, dây thép buộc, kim loại màu, đinh thép, máy móc thiết bị, khai thác mỏ và ván MDF.
Kim Tín cung cấp giải pháp hiệu quả cho nhiều ngành nghề, bao gồm công nghiệp xây dựng kết cấu thép, ô tô, xe máy, sửa chữa đóng tàu, xà lan, sản xuất và gia công, cũng như ngành gỗ và chế biến đồ gỗ nội thất.
Kim Tín hiện có mặt trên toàn quốc, từ Bắc đến Trung và Nam, với đội ngũ gần 2000 nhân viên Công ty phục vụ hơn 3500 khách hàng, bao gồm các nhà phân phối, đại lý, khách hàng trực tiếp, và xuất khẩu sản phẩm sang nhiều quốc gia trên thế giới.
Tầm nhìn “Phát triển bền vững – hướng tới tương lai” nhấn mạnh việc theo đuổi sự phát triển bền vững thông qua việc học hỏi liên tục và kiên trì vượt qua mọi thử thách Chúng ta cần liên kết những ý tưởng sáng tạo để xây dựng nền tảng vững chắc, từ đó cùng nhau hướng đến một tương lai tươi sáng.
Sứ mệnh của chúng tôi là chinh phục niềm tin và sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giữ gìn và phát huy niềm tự hào KIM TÍN Chúng tôi cam kết cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan để tạo ra sự phát triển bền vững.
Kim Tín hướng tới việc trở thành thương hiệu và tập đoàn hàng đầu trong ngành kim khí và gỗ Với tôn chỉ "Uy tín là kim chỉ nam", Kim Tín cam kết xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và người tiêu dùng.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy Tập đoàn Kim Tín
(Nguồn: Phòng Hành chính – Pháp chế Tập đoàn Kim Tín)
Phòng Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín
Phòng kiểm toán nội bộ được thành lập theo quyết định số: 03/2008/QĐ-TL ngày
31 tháng 07 năm 2008 của Tổng Giám đốc Công ty TNHH TM Kim Tín với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn như sau:
- Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động;
- Có kế hoạch kiểm toán định kỳ, đột xuất và bất thường;
- Thực hiện công tác kiểm toán theo Quy chế kiểm toán của Tổng Công ty;
- Phạm vi hoạt động trong toàn hệ thống Công ty Kim Tín;
- Có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc Công ty
Hiện tại, phòng đã mở rộng lên 12 thành viên, mỗi người đảm nhận nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện chức năng và mục tiêu chiến lược theo từng giai đoạn, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ phận KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
(Nguồn: Phòng Kiểm toán nội bộ Tập đoàn Kim Tín)
1.2.2 Chức năng của phòng kiểm toán nội bộ
Kiểm tra, đánh giá và xác nhận báo cáo từ các Phòng ban của Tập đoàn và các Công ty con trong hệ thống là một quy trình quan trọng Nội dung kiểm tra và đánh giá bao gồm việc xem xét tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các báo cáo này.
Kiểm toán báo cáo tài chính là quá trình kiểm tra hệ thống kế toán nhằm xác nhận độ tin cậy của các thông tin tài chính Điều này bao gồm việc xem xét các báo cáo kế toán quản trị trước khi trình Tổng Giám Đốc ký duyệt.
- Kiểm toán tuân thủ: Kiểm tra sự tuân thủ pháp luật, các quy định của Nhà nước cũng như các quy chế, quy định của Tập đoàn
Kiểm toán hoạt động là quá trình kiểm tra và đánh giá việc tổ chức cũng như triển khai thực hiện các quy trình liên phòng ban và phân xưởng, bao gồm các dự án và chương trình mục tiêu đã được phê duyệt.
Phòng KiT NB chủ động cập nhật các chính sách thuế và pháp luật để cung cấp thông tin kịp thời cho các Phòng ban/Đơn vị Chúng tôi đảm bảo việc tư vấn chính sách pháp luật được thực hiện đúng tiến độ và dựa trên các căn cứ cụ thể, đáp ứng nhu cầu của từng đơn vị.
Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám Đốc về các nội dung:
- Xử lý các vấn đề đã phát hiện, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản
Đề xuất các biện pháp cải tiến hệ thống quản lý và điều hành kinh doanh nhằm phù hợp với định hướng phát triển của Tập đoàn Kim Tín trong từng giai đoạn Các biện pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững cho Tập đoàn trong tương lai.
Đề xuất gửi đến Tổng Giám Đốc về việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các cơ chế và quy chế mới nhằm nâng cao biện pháp đảm bảo an toàn và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
1.2.3 Mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể
Phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác KiT NB hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các chính sách của Tập đoàn và pháp luật hiện hành Các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể được quy định trong Quy chế Kiểm toán nội bộ theo quyết định Số 01/2008/QĐ-KT ngày 01/08/2008 của Tổng Giám đốc.
1.2.3.1 Kế hoạch kiểm toán định kỳ và bất thường hàng năm
Mọi cuộc kiểm toán được thực hiện theo kế hoạch do Trưởng phòng KiT NB xây dựng, dựa trên mục tiêu và định hướng chung cũng như các khu vực rủi ro đã được Tổng Giám Đốc phê duyệt vào cuối năm Kế hoạch này sẽ bao gồm các nhiệm vụ kiểm toán cụ thể do Tổng Giám Đốc chỉ định, trừ các cuộc kiểm toán đột xuất theo quy định.
1.2.3.2 Nội dung kiểm toán thường xuyên, định kỳ và bất thường
Kiểm tra tính tuân thủ trong hạch toán kế toán và chế độ thu chi tài chính là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra báo cáo tổng hợp và chi tiết do phòng kế toán lập và trình lên Ban Tổng Giám đốc để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Rà soát kế hoạch mục tiêu năm của từng phòng ban và các công ty trong hệ thống đã được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt
- Kiểm toán việc triển khai thực hiện các dự án đầu tư
Kiểm toán bất thường các hoạt động bán hàng và thực hiện chính sách bán hàng là rất quan trọng, bao gồm việc xem xét các chính sách chiết khấu, hoa hồng, hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ phương tiện quảng cáo, khuyến mãi và các chính sách khác liên quan đến nhà phân phối và đội ngũ bán hàng của công ty.
Kiểm toán bất thường là quá trình đánh giá các hoạt động liên quan đến mua sắm, phân phối và sử dụng các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, vật tư, bao bì, trang thiết bị, dịch vụ và phần mềm quản lý Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nguồn lực, đồng thời phát hiện và ngăn chặn các sai phạm trong quá trình sử dụng.
- Kiểm toán bất thường về các hoạt động Kho vận
- Kiểm toán bất thường về các công tác trả lương, thưởng, áp dụng các chính sách, chế độ cho CB-NV
- Kiểm toán bất thường về các hoạt động của Khối hỗ trợ bao gồm: nhân sự, hành chính – pháp chế, hậu cần, IT…
1.2.3.3 Kiểm toán đặc biệt, đột xuất
Kiểm toán đặc biệt và đột xuất là những cuộc kiểm toán không nằm trong chương trình hoặc kế hoạch kiểm toán định kỳ, được thực hiện khẩn cấp trong những tình huống bất thường trong năm.
- Theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc
Theo đề xuất của Phòng Kiểm toán nội bộ, Tổng Giám Đốc đã phê duyệt việc thực hiện kiểm toán đặc biệt khi phát hiện các dấu hiệu liên quan đến sai sót trọng yếu hoặc gian lận.
Các đơn vị chịu sự kiểm toán đặc biệt và đột xuất cần ưu tiên thời gian, nhân sự và các nguồn lực khác để hợp tác với Phòng Kiểm toán nội bộ, nhằm đảm bảo hoàn thành cuộc kiểm toán một cách hiệu quả.
1.2.3.4 Tổ chức thực hiện kiểm toán
Vấn đề hoàn thiện Kiểm toán nội bộ để nâng cao hoạt động kiểm toán tuân thủ tại Tập đoàn Kim Tín
1.3.1 Thực trạng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
Bộ phận Kiểm toán nội bộ đã ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy trình làm việc cho từng vị trí Tuy nhiên, qua thực tế làm việc, tác giả nhận thấy một số vấn đề tồn tại tại đơn vị do KiT NB chưa phát huy hết vai trò của mình.
Chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín chưa đạt yêu cầu, điều này dẫn đến việc người viết lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB” Mục tiêu của nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng và nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng này tại Tập đoàn Kim Tín.
1 Quản trị rủi ro: Tập đoàn Kim Tín là một đơn vị hoạt động đa ngành Ở từng chuỗi cung ứng, từng mảng kinh doanh đều có rất nhiều rủi ro từ quy trình mua hàng, bán hàng, thu tiền, an toàn lao động, … Tuy nhiên, quy trình đánh giá rủi ro ở Tập đoàn hiện vẫn còn nhiều bất cập cụ thể như sau: a Ở chuỗi cung ứng của sản phẩm nhập khẩu mặt hàng keo dán công nghiệp Đơn vị đã không tiến hành đánh giá rủi ro ở khâu mua hàng và bán hàng dẫn đến tồn kho cao ở mặt hàng này và có 1 số lượng lớn hàng đã hết hạn mà không bán được phải tiêu hủy b Đối với mảng thương mại, trong quy trình thu tiền, có một vài đơn vị thành viên không tuân thủ đúng quy định Tập đoàn ban hành dẫn đến thất thoát một lượng tiền lớn Nhân viên bộ phận kinh doanh đã lợi dụng lỗ hổng trong kiểm soát để biển thủ tiền thu ban hàng c Đối với mảng sản xuất, quy trình quản lý chất lượng của sản phẩm đầu ra đơn vị không được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình là phải test mẫu theo lô mà đơn vị chỉ tiến hành kiểm tra mẫu theo ngày Điều này dẫn đến có những lô hàng bị trả lại do không đạt phẩm chất, ảnh hưởng đến chi phí và mức độ hài lòng của khách hàng d Đối với tuân thủ quy định pháp luật: trong năm 2019, đơn vị đã bị xử phạt hành chính và đưa vào diện kiểm tra, theo dõi hàng năm Mặc dù KiT NB đã tiến hành kiểm toán và rà soát hồ sơ hàng năm nhưng không phát hiện ra những sai sót này dẫn đến việc vi phạm trong thời gian dài và gần như toàn bộ hệ thống các công ty trong Tập đoàn đều đang vi phạm những lỗi tương tự; e Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả Việc nhập xuất kho không khoa học dẫn đến nhiều lô hàng trong kho đã hết hạn và gần hết hạn mà đơn vị không cấp ngay báo cáo kiểm toán chi tiết về tuổi hàng tồn kho để cảnh báo đơn vị mà để thời gian sau mới đưa ra báo cáo Lúc này, biện pháp chỉ còn là khắc phục hậu quả chứ không ngăn chặn được tổn thất
2 Hệ thống KSNB vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, trong đó bất cập chủ yếu là ở khâu ủy quyền và xét duyệt Tập đoàn Kim tín hoạt động trên nhiều lĩnh vực với nhiều các phòng ban khác nhau, tuy nhiên chính sách về ủy quyền và xét duyệt còn nhiều nội dung chưa hợp lý Điều này dẫn đến tình trạng là trong trường hợp có các quyết định nhanh, nhân viên phải ra quyết định vượt cấp và họ sẽ hoàn thiện chứng từ sau khi thực hiện Hậu quả là khi có vấn đề xảy ra thì không thể xác định được đúng nguyên nhân và trách nhiệm của từng bộ phận để khắc phục Điều này cũng cho thấy có những hoạt động kiểm soát dù được thiết lập nhưng không hữu hiệu, tạo thêm công việc cho các cấp quản lý và những thủ tục hành chính tốn thời gian không cần thiết
Bộ phận KiT NB chưa phát huy đúng chức năng và nhiệm vụ của mình trong việc hỗ trợ quản lý rủi ro và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Ngoài hai chức năng chính, bộ phận này còn gặp phải một số vấn đề cần khắc phục.
Bộ phận KiT NB chưa hoàn thành các chương trình kiểm toán theo kế hoạch đã đề ra, do đó không thể thực hiện các chương trình kiểm toán đột xuất theo yêu cầu từ ban quản lý Theo quy định nội bộ, bộ phận này cần lập kế hoạch kiểm toán dựa trên việc xác định rủi ro liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Tuy nhiên, việc chưa thực hiện đầy đủ các chương trình kiểm toán cố định đã ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng các yêu cầu bổ sung từ các cấp quản lý.
Các báo cáo kiểm toán thường được phát hành chậm từ 15 đến 30 ngày so với quy định, dẫn đến việc các vấn đề được KiTV phát hiện trở nên không còn tính thời sự Điều này buộc các bộ phận phải tự triển khai giải pháp, nhưng những giải pháp này chỉ mang tính tạm thời và không thể giải quyết triệt để vấn đề, gây ra những hệ lụy không mong muốn.
Giải pháp mà KiTV đưa ra sau cuộc kiểm toán chủ yếu chỉ nhằm khắc phục hậu quả mà không ngăn chặn được vấn đề gốc rễ Thông tin không mang tính dự báo hỗ trợ đơn vị, ví dụ như sự gia tăng đột biến trong các vấn đề khiếu nại trong năm được KiTV chỉ thống kê mà không đưa ra dự báo về các vi phạm quy trình kiểm soát chất lượng hoặc quy định 5S Các phát hiện chỉ là dấu hiệu đơn lẻ của cá nhân thiếu tuân thủ, với giải pháp nhắc nhở tạm thời, thiếu biện pháp triệt để để giải quyết và dự báo các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và các hậu quả liên quan.
Nhiều vấn đề trong Báo cáo kiểm toán không được công ty thực hiện do thiếu sự đồng thuận từ bộ phận được kiểm toán Chẳng hạn, vấn đề chấm công của nhân viên kinh doanh đã được nêu ra trong hai năm liên tiếp nhưng vẫn chưa được khắc phục vì lý do không có kinh phí thay thế máy chấm công Tương tự, đề xuất gắn định vị cho xe tải chở hàng khi giao hàng cũng chưa được áp dụng trong nhiều năm do lo ngại về chi phí.
- Không thực hiện đầy đủ kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng Chẳng hạn năm
Năm 2019, kế hoạch kiểm toán xây dựng dự kiến có 28 chương trình Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, chỉ mới thực hiện một phần trong số đó.
Trong tổng số 22 chương trình đã được thực hiện, có 3 chương trình đang trong quá trình thực hiện nhưng chưa phát hành báo cáo đúng hạn Chỉ có 2 trong số 22 chương trình được phát hành quyết định sau kiểm toán, chiếm tỷ lệ 9%.
1.3.2 Ưu và nhược điểm của hoạt động KiT NB Để hiểu rõ được thực trạng những ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB từ đó xác định nguyên nhân các vấn đề còn tồn tại ở bộ phận Kiểm toán nội bộ và đề xuất biện pháp để khắc phục, người viết tiến hành phỏng vấn một số lãnh đạo và nhân viên thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ trong đơn vị qua hai câu hỏi:
1 Cho biết đóng góp của Kiểm toán nội bộ, các ưu, nhược điểm của hoạt động Kiểm toán nội bộ?
2 Nguyên nhân và biện pháp để khắc phục những nhược điểm nêu trên?
1.3.2.1 Ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín Để đánh giá ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB, người viết tiến hành phỏng vấn câu hỏi thứ 1 với các Giám đốc khối ở công ty mẹ - những nhân sự có hiểu biết sâu về hoạt động của Tập đoàn và thường xuyên làm việc với bộ phận KiT NB và các cấp quản lý tại bộ phận KiT NB (Danh sách phỏng vấn được trình bày ở phụ lục
03) Dưới đây là phần tổng hợp ý kiến về các đóng góp và tồn tại của bộ phận KiT
Lãnh đạo Tập đoàn ghi nhận những ưu điểm sau của hoạt động KiT NB tại Tập đoàn như sau:
KiT NB đã đề xuất nhiều giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề mà các đơn vị thành viên gặp phải, không phù hợp với quy định của Tập đoàn Mục tiêu chính là nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị, hướng tới sự cải thiện liên tục và bền vững.
KiT NB đã cung cấp những ý kiến khách quan, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin cần thiết để đưa ra quyết định phù hợp Điều này nhằm cải thiện và định hướng phát triển trong tương lai liên quan đến quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ.
Chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ
Chất lượng là một khái niệm đa chiều với nhiều quan điểm khác nhau Các chuyên gia chất lượng đã đưa ra một số định nghĩa để làm rõ ý nghĩa của chất lượng trong các lĩnh vực khác nhau.
" Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - một Giáo sư người Mỹ)
" Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định" Theo Giáo sư Crosby
" Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa
Trong các lĩnh vực khác nhau, quan điểm về chất lượng có thể khác nhau do mục đích sử dụng khác nhau Tuy nhiên, một định nghĩa quốc tế về chất lượng được công nhận là của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Cụ thể, theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005, chất lượng được định nghĩa là "mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có".
Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ (IPPF), chất lượng của hoạt động kiểm toán nội bộ được xác định bởi khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, bao gồm đơn vị được kiểm toán và các bên liên quan, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp hiện hành.
Các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng Kiểm toán nội bộ
Quản trị công ty là yếu tố then chốt trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, và việc thiết lập bộ phận KiT NB đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản trị Bộ phận này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị rủi ro bằng cách nhận diện và đánh giá các rủi ro, đồng thời giám sát hiệu quả của hệ thống quản trị rủi ro và phát hiện các rủi ro mới Ngoài ra, KiT NB còn giúp duy trì hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ bằng cách kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ của các biện pháp kiểm soát dựa trên các rủi ro đã xác định Cuối cùng, trong hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC), KiT NB sẽ đưa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lý của BCTC, từ đó hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin tài chính đã được kiểm toán.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra các yếu tố quan trọng trong việc đo lường chất lượng của KiT nội bộ Nghiên cứu của Allegrini, D'Onza và cộng sự (2006) tại châu Âu đã phát hiện rằng hoạt động kiểm toán nội bộ đang phải đối mặt với nhiều thách thức do sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh Do đó, kiểm toán nội bộ cần điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các nhà quản trị trong quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh rằng việc nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ là rất cần thiết.
Để đảm bảo tính độc lập và khách quan, KiT NB cần có năng lực chuyên môn vững vàng, báo cáo trực tiếp cho quản lý cấp cao và ủy ban kiểm toán Trưởng bộ phận KiT NB nên tổ chức các cuộc họp định kỳ với quản lý cấp và người đứng đầu Ủy ban kiểm toán để thảo luận về các hoạt động quản trị, kết quả kiểm toán nội bộ và việc thực hiện các kiến nghị Năng lực của KiT NB cũng được đánh giá qua khả năng tìm kiếm chuyên gia nội bộ và bên ngoài có kiến thức sâu rộng để thực hiện các cuộc kiểm toán hiệu quả Ngoài ra, ngân sách và định biên nhân sự cho bộ phận KiT NB cũng ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của họ.
Nghiên cứu của Arena và Azzone (2009) chỉ ra rằng năng lực chuyên môn và đặc điểm của nhóm kiểm toán là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán nội bộ (KiT NB) Cụ thể, đặc điểm tổ chức của bộ phận KiT NB bao gồm số lượng kiểm toán viên nội bộ, quy trình kiểm toán được xây dựng và các hoạt động của bộ phận này.
Nghiên cứu của Cristina và Cristina (2009) đã xác định ba nhân tố chính ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ (KiT NB) tại các ngân hàng, bao gồm năng lực của kiểm toán viên nội bộ, tính khách quan và chất lượng bộ phận KiT NB Qua nghiên cứu thực nghiệm tại Jordan, nhóm tác giả đã chỉ ra rằng yếu tố chất lượng bộ phận KiT NB có tác động lớn nhất đến chất lượng hoạt động KiT NB, với năm yếu tố quan trọng: xây dựng quy trình kiểm toán rõ ràng và đầy đủ, xác định phạm vi phù hợp cho từng cuộc KiT NB, xác định trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ, nhận được sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, và đánh giá chất lượng từ bên ngoài nhằm đạt được các mục tiêu của cuộc kiểm toán.
Theo Brink’s Modern Internal Auditing của Moeller (2005), để thực hiện thành công các cuộc kiểm toán nội bộ, các KiTV cần nắm vững những vấn đề quan trọng nhất Điều này bao gồm việc công ty phải có người lãnh đạo giỏi và Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ cần hiểu rõ toàn bộ doanh nghiệp, cũng như các kiểm soát chính cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp và các chương trình kiểm toán cần được triển khai hiệu quả.
Bộ phận KiT NB đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ủy ban kiểm toán và các quản lý cấp cao trong tổ chức Những yếu tố chính mà bộ phận này cần chú ý bao gồm việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
Điều lệ kiểm toán là quy định chính thức do bộ phận KiT NB xây dựng, nêu rõ sứ mệnh, tính độc lập, khách quan, phạm vi, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của bộ phận này Điều lệ này được phê duyệt bởi Ủy ban Kiểm toán và không có yêu cầu cố định, nhưng phải đảm bảo tính độc lập và khách quan cũng như xác định rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của bộ phận KiT NB.
Để đáp ứng kỳ vọng từ doanh nghiệp đối với bộ phận KiT nội bộ, cần xây dựng một đội ngũ KiTV có năng lực và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời trang bị kiến thức và kỹ năng kiểm toán chuyên sâu Việc đào tạo liên tục về KiT nội bộ là rất quan trọng, bên cạnh đó, đội ngũ cũng cần có các chuyên gia trong các lĩnh vực đặc biệt như công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc.
Phương pháp tổ chức bộ phận KiT NB có thể được thực hiện theo hai hình thức chính: tập trung hoặc phi tập trung Tổ chức này có thể dựa trên các chức năng như kiểm toán IT, kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động, hoặc kiểm toán theo dự án cụ thể Ngoài ra, cấu trúc doanh nghiệp và khu vực địa lý cũng là những yếu tố quan trọng trong việc tổ chức bộ phận KiT NB.
Chính sách và quy trình của KiT NB cần tuân thủ điều lệ đã được phê duyệt, văn hóa doanh nghiệp, đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực KiT NB Những yếu tố này là cần thiết để bộ phận KiT NB hoạt động chuyên nghiệp, cung cấp tư vấn độc lập và khách quan, từ đó gia tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức.
Nghiên cứu của Cohen và Sayag (2010) đã khảo sát mối quan hệ giữa chất lượng kiểm toán và hiệu quả của cuộc kiểm toán thông qua 108 doanh nghiệp tại Israel Kết quả cho thấy rằng chất lượng bộ phận KiT NB, sự chuyên nghiệp của các KiTV nội bộ, độc lập tổ chức của bộ phận KiT NB, và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo đều có ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động của bộ phận này Tác giả đã đánh giá từng nhân tố qua các chỉ tiêu nhỏ để xác định mức độ tương quan giữa chúng và hoạt động KiT NB, cho thấy rằng các nhân tố này có mối quan hệ thuận chiều, ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hoạt động kiểm toán.
Trong các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KiT nội bộ, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo đối với bộ phận KiT NB có mối tương quan tích cực và quan trọng, trong khi đó, sự chuyên nghiệp của các KiTV nội bộ lại có tương quan ít hơn.
Nghiên cứu của Burnaby và Hass (2011) đã chỉ ra sự khác biệt trong thực hành KiT NB tại Mỹ, Canada và các nước Châu Mỹ Latinh, tập trung vào các tổ chức tuân thủ chuẩn mực của IIA Kết quả cho thấy, Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ cần trang bị kiến thức và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc Những yêu cầu này được nêu rõ trong các chuẩn mực do IIA ban hành nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư, tổ chức, cá nhân và các quy định pháp luật.
Al Matarneh (2011) đã đề xuất hướng dẫn về việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động KiT NB Theo đó, hoạt động này được đánh giá thông qua các tiêu chí như báo cáo kiểm toán kịp thời, thực hiện theo dõi sau kiểm toán với các mốc thời gian cụ thể, bằng cấp của các KiTV nội bộ, và xác định thời gian giữa báo cáo kiểm toán và các báo cáo về công việc hành chính.
Nghiên cứu của Alzeban and Gwilliam (2014) về đánh giá hiệu quả của cuộc KiT
Chuẩn mực thực hành KiT NB ban hành bởi IIA
Hoạt động kiểm toán có nguồn gốc từ nền văn minh Ai Cập và La Mã cổ đại vào khoảng thế kỷ thứ 3 trước Công nguyên Ban đầu, kiểm toán chỉ đơn thuần là việc đọc to số liệu cho bên thứ ba xác thực Khi xã hội phát triển, sự phức tạp trong kế toán gia tăng, dẫn đến nhu cầu kiểm tra và kiểm soát số liệu tài chính Thời kỳ cách mạng công nghiệp tại châu Âu đã tạo ra nhiều loại hình doanh nghiệp mới và thúc đẩy sự phát triển của thị trường, khiến cho sự tách rời quyền lực giữa chủ sở hữu và người quản lý ngày càng lớn Điều này yêu cầu các chủ doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp kiểm soát hiệu quả hơn, thường thông qua sự tham gia của các kiểm toán viên độc lập Kiểm tra đã dần chuyển từ việc ghi chép kế toán sang việc tuân thủ các quy định pháp luật.
Kiểm toán hoạt động, mặc dù mới hình thành từ những năm 80, đã nhanh chóng trở thành lĩnh vực trọng tâm trong kiểm toán, đặc biệt là trong kiểm toán Nhà nước và KiT NB Cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và sự sụp đổ của nhiều tổ chức tài chính vào những năm 30 của thế kỷ XX đã chỉ ra những hạn chế trong kiểm tra kế toán và kiểm tra hệ thống Từ đó, nhu cầu về kiểm tra lập đã được đặt ra, đặc biệt là sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 1929 tại Hoa Kỳ.
Năm 1934, Ủy ban Bảo vệ và Trao đổi Tiền tệ (SEC) đã ban hành quy chế về kiểm toán viên bên ngoài, trong khi AICPA phát hành mẫu báo cáo kiểm toán đầu tiên cho các công ty Giai đoạn này cũng chứng kiến sự phát triển của chức năng kiểm tra độc lập trong nội bộ, gọi là KiT NB Năm 1942, Viện Kiểm toán Nội bộ Hoa Kỳ (IIA) được thành lập để đào tạo các KiTV nội bộ và vào năm 1978, Viện đã xây dựng và ban hành Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ.
Kiểm toán nội bộ, theo Viện Kiểm toán Nội bộ (IIA), là hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập nhằm cải thiện và gia tăng giá trị cho các hoạt động trong tổ chức Hoạt động này giúp tổ chức đạt được mục tiêu thông qua việc đánh giá và cải tiến hệ thống quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro một cách có hệ thống và chuẩn tắc Đây là quy định nguyên tắc với các yêu cầu cốt lõi về thực hành chuyên môn Kiểm toán nội bộ và đánh giá hiệu quả hoạt động ở cấp độ cá nhân và tổ chức, được áp dụng toàn cầu.
Chuẩn mực trong hoạt động KiT NB được chia thành hai nhóm chính: chuẩn mực thuộc tính và chuẩn mực hoạt động Chuẩn mực thuộc tính, bắt đầu từ 1000, liên quan đến các đặc tính của tổ chức và cá nhân tham gia, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động KiT NB Trong khi đó, chuẩn mực hoạt động, bắt đầu từ 2000, mô tả bản chất của hoạt động KiT NB và thiết lập các tiêu chí để đo lường chất lượng của hoạt động này.
Theo chuẩn mực hoạt động, bộ phận KiT NB hoạt động hiệu quả khi:
- Đạt được mục tiêu và hoàn thành trách nhiệm đề ra trong điều lệ KiT NB
- Từng KiTV nội bộ tuân thủ Quy tắc Đạo đức và Chuẩn mực
- Xem xét xu hướng và các vấn đề thời sự có thể ảnh hưởng tới tổ chức
Bộ phận KiT NB cần nâng cao giá trị cho tổ chức và các bên liên quan bằng cách xem xét chiến lược, mục tiêu và rủi ro Họ cũng nên đề xuất giải pháp cải thiện quy trình quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát, đồng thời cung cấp sự đảm bảo một cách khách quan.
Chương trình đảm bảo và nâng cao chất lượng sẽ đánh giá các tiêu chí liên quan đến bộ phận kiểm toán nội bộ, bao gồm cả đánh giá nội bộ và đánh giá độc lập.
Để đảm bảo chất lượng hoạt động của KiT NB, cần tuân thủ các yêu cầu từ chuẩn mực thuộc tính mà KiTV nội bộ và bộ phận KiT NB phải đạt được Các yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cuộc KiT NB.
Bộ phận KiT NB cần duy trì tính độc lập và khách quan trong tổ chức, đảm bảo không bị can thiệp trong việc xác định phạm vi công việc, thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kết quả KiTV nội bộ phải làm việc một cách công bằng, vô tư, không thiên vị và tránh xung đột lợi ích để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy trong quá trình kiểm toán.
Năng lực của KiTV nội bộ được thể hiện qua sự thành thạo chuyên môn và tính thận trọng trong nghề nghiệp Để nâng cao năng lực của người thực hiện, chuẩn mực yêu cầu việc bồi dưỡng chuyên môn liên tục.
Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hoạt động KiT NB Lãnh đạo cấp cao cần phê duyệt các quy trình và báo cáo liên quan, trong khi trưởng kiểm toán nội bộ phải có sự tương tác trực tiếp với Hội đồng quản trị Điều lệ kiểm toán cần được phê duyệt và báo cáo định kỳ, nhằm cung cấp thông tin về chất lượng cho Ban điều hành và Hội đồng quản trị.
Các quy định hiện hành tại Việt Nam
Hoạt động KiT NB tại Việt Nam được quy định lần đầu tiên qua Quyết định số 832/1997/QĐ-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước Tiếp theo, Thông tư số 171/1998/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 1998 hướng dẫn kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước, có hiệu lực từ ngày 06/01/1999 Hoạt động KiT NB là công việc thường xuyên của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo độ tin cậy của số liệu kế toán và thông tin trong báo cáo tài chính.
Thông tư 44/2011/TT-NHNN, có hiệu lực từ ngày 12/02/2012, quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài Sau đó, Thông tư 13/2018/TT-NHNN, có hiệu lực từ 01/01/2019, đã sửa đổi và bổ sung quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài Thêm vào đó, Thông tư 40/2018/TT-NHNN, ban hành ngày 18/05/2018, cũng đã điều chỉnh một số điều khoản của Thông tư 13/2018/TT-NHNN Các thông tư này áp dụng riêng cho tổ chức tín dụng và hệ thống ngân hàng.
Kể từ ngày 1/1/2017, Luật Kế toán sửa đổi quy định tại điều 39 về kiểm toán nội bộ, nhấn mạnh rằng hoạt động kiểm toán nội bộ là quá trình kiểm tra, đánh giá và giám sát tính đầy đủ, thích hợp và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Sự quan tâm ngày càng tăng đối với hoạt động KiT NB đã thúc đẩy sự cần thiết phải tuân thủ các quy định này.
Ngày 22/01/2019, Nghị định 05/2019/NĐ-CP đã được ban hành, thiết lập khung pháp lý toàn diện đầu tiên cho công tác Kiểm toán nội bộ (KiT NB) tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp Nghị định này quy định rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cũng như tiêu chí đối với bộ phận và cá nhân thực hiện KiT NB Để đảm bảo chất lượng hoạt động, cần chú trọng đến tính độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật, và năng lực của Kiểm toán viên nội bộ, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa các bên, đặc biệt là với lãnh đạo cấp cao.
Trong chương 2, tác giả đã trình bày các nghiên cứu toàn cầu và tại Việt Nam nhằm xác định những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB và khung pháp lý liên quan Dựa trên kiến thức này, tác giả đã áp dụng vào nghiên cứu để chỉ ra các nhân tố có thể tác động đến chất lượng hoạt động KiT NB, từ đó dự đoán nguyên nhân và ảnh hưởng đến bộ phận KiT NB tại Tập đoàn KiT NB Điều này sẽ giúp định hướng các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động trong lĩnh vực này.
