BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ CHIẾN LƯỢC (KẾ HOẠCH) QUẢN LÝ THAY ĐỔI

GIỚI THIỆU

Vào tháng 12 năm 2014, Công ty TNHH KDi Asia đã chính thức nhận Hợp đồng ST7 để thực hiện phần Quản lý thay đổi trong Dự án Hệ thống thông tin quản lý và Hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Hợp đồng này tập trung vào bốn gói giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin đang được triển khai tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN).

 Gói thầu SG3.1 “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống cho Ngân hàng Nhà nước”: Dự kiến triển khai từ tháng 06/2014 đến tháng 06/2016

 Gói thầu SG3.2 “Hệ thống quản trị văn bản và quản lý nguồn nhân lực cho Ngân hàng Nhà nước”: Dự kiến triển khai từ tháng 11/2014 đến tháng 05/2016

Gói thầu SG4 liên quan đến việc "Quản trị cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu và các ứng dụng liên quan cho Ngân hàng Nhà nước" dự kiến sẽ được triển khai từ tháng 11/2014 đến tháng 11/2016.

Gói thầu CG1 liên quan đến hệ thống quản lý dữ liệu cho Trung tâm Thông tin Tín dụng Việt Nam, bao gồm máy chủ, kho dữ liệu lõi, thiết bị truyền thông và các ứng dụng liên quan, hiện đang trong quá trình triển khai.

Mục tiêu của Hợp đồng ST7 là hỗ trợ NHNN xây dựng và triển khai chiến lƣợc quản lý thay đổi phù hợp:

Để đảm bảo việc chuyển đổi mượt mà sang các quy trình nghiệp vụ và hệ thống công nghệ thông tin mới, cần hỗ trợ Ngân hàng Nhà nước đạt được kết quả, hiệu quả và những tác động mong đợi.

Các hoạt động nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) cùng Trung tâm Thông tin Tín dụng Quốc gia Việt Nam (CIC) trong quá trình chuyển đổi sang các hệ thống mới.

 Xây dựng Sổ tay quản lý thay đổi và hướng dẫn triển khai các công việc liên quan

Công ty TNHH KDi Asia Trang 8

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THAY ĐỔI CỦA KDI

C ÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THAY ĐỔI ĐƢỢC ÁP DỤNG

Trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng tôi cố gắng áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi sau đây:

 Tiếp nhận thay đổi phải đƣợc coi là một quá trình, không phải là một sự kiện;

 Tất cả các nhà lãnh đạo đều có trách nhiệm về hiệu quả thay đổi;

 Nếu thay đổi được áp dụng, con người phải được coi là trọng tâm;

 Việc nhận thức thế nào về thay đổi sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả triển khai;

 Phân định rõ trách nhiệm ở các cấp độ khác nhau sẽ là điều kiện để đảm bảo duy trì sự thay đổi bền vững;

 Hành động phải đƣợc xuất phát từ mỗi cá nhân

Sự tham gia của các đơn vị và cá nhân chủ chốt là yếu tố quyết định để đảm bảo cam kết mạnh mẽ đối với việc tiếp nhận thay đổi, do quá trình này thường tiềm ẩn nhiều rủi ro Áp dụng các nguyên tắc phù hợp giúp các bên liên quan hiểu rõ những khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó tiếp nhận thay đổi một cách thuận lợi Đồng thời, việc này cũng giúp nhận diện và xử lý những phản ứng, phản kháng từ con người do quản lý thay đổi chưa hiệu quả Vì vậy, cả ba giai đoạn trong lộ trình cần được lập kế hoạch và triển khai một cách chủ động và nghiêm túc.

L ẬP KẾ HOẠCH Q UẢN LÝ T HAY ĐỔI

Để đảm bảo thành công trong lập kế hoạch quản lý thay đổi, KDi đã áp dụng phương pháp tiếp cận quyết liệt nhằm tăng cường mối quan hệ với các đơn vị và cá nhân chủ chốt Điều này được thực hiện thông qua việc tổ chức các cuộc họp với thành viên Tổ triển khai gói thầu, gặp gỡ trực tiếp, khảo sát mức độ sẵn sàng thay đổi, cũng như thu thập và phân tích ý kiến phản hồi từ Mạng Hỗ trợ Thay đổi (CSN).

Công tác lập kế hoạch tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam được khởi động thông qua việc tổ chức các cuộc họp với các cán bộ và đơn vị chủ chốt, nhằm đảm bảo sự phối hợp và thống nhất trong quá trình xây dựng kế hoạch.

 Phó Thống đốc (đại diện Chủ đầu tƣ Dự án);

 Vụ Kế toán Tài chính (FAD);

 Vụ Dự báo Thống kê (FSD);

 Vụ Tổ chức cán bộ (HRD);

 Văn phòng Ngân hàng Nhà nước;

 Trung tâm Thông tin Tín dụng Quốc gia Việt Nam (CIC)

Để hiểu rõ hơn về hoạt động của các Vụ, Cục, đơn vị và chi nhánh của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) tại các tỉnh và thành phố, KDi đã thực hiện khảo sát và làm việc với Chi nhánh NHNN Thành phố Hà Nội cũng như Chi nhánh NHNN tỉnh Hải Dương.

Biên bản các cuộc họp với các đơn vị liên quan đính kèm trong Báo cáo Khởi động Hợp đồng ST7 b) Khảo sát mức độ sẵn sàng thay đổi

Mục đích khảo sát mức độ sẵn sàng thay đổi là để đánh giá khả năng triển khai Dự án FSMIMS của các đơn vị liên quan KDi phối hợp với Ban QLDA thực hiện khảo sát qua hai hình thức: gửi văn bản giấy và khảo sát trực tuyến Đối tượng khảo sát bao gồm hai nhóm: thành viên Tổ triển khai và người dùng cuối Khảo sát thành viên Tổ triển khai nhằm đánh giá thực tiễn hoạt động và mức độ sẵn sàng sử dụng, trong khi khảo sát người dùng cuối tập trung vào việc đánh giá mức độ sẵn sàng của họ Mẫu điều tra được chọn gồm cán bộ từ Vụ, Cục, đơn vị NHNN và chi nhánh NHNN tại các tỉnh, thành phố chịu tác động từ bốn gói thầu giải pháp CNTT.

Mạng Hỗ trợ Thay đổi của Dự án FSMIMS được thành lập vào tháng 3/2015 theo yêu cầu của KDi, bao gồm các thành viên từ Tổ Triển khai và Tổ người dùng cuối được chọn từ các Vụ, Cục và chi nhánh NHNN Mục tiêu của mạng này là hỗ trợ quá trình chuyển đổi và nâng cao hiệu quả hoạt động của dự án.

Chúng tôi phối hợp với KDi trong việc quản lý thay đổi, đại diện cho các đơn vị và cá nhân bị ảnh hưởng bởi các gói thầu, bao gồm Tổ triển khai và người dùng cuối Chúng tôi sẽ nêu rõ các quan ngại, khó khăn và vướng mắc trong toàn bộ chuỗi thay đổi.

Đánh giá khả năng sẵn sàng của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) trong việc triển khai các hệ thống công nghệ thông tin mới từ các gói thầu là cần thiết Việc xác định nguyên nhân của những lo ngại hiện tại, cung cấp thông tin đầy đủ và đưa ra khuyến nghị về các biện pháp quản lý thay đổi sẽ giúp nâng cao hiệu quả áp dụng công nghệ.

Hai cuộc họp đã được tổ chức với Tổ Triển khai và Tổ người dùng cuối để thu thập ý kiến phản hồi về Báo cáo đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi Mục tiêu là xây dựng chiến lược quản lý thay đổi phù hợp và kế hoạch hành động nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn liên quan đến con người.

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ SẴN SÀNG THAY ĐỔI

M ỤC TIÊU ĐÁNH GIÁ

Mục tiêu khảo sát đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi nhằm:

 Đánh giá mức độ sẵn sàng của các Vụ, Cục, đơn vị và chi nhánh NHNN để triển khai Dự án FSMIMS;

 Xác định cơ sở hạ tầng hỗ trợ thay đổi và những khó khăn, thách thức chủ yếu liên quan đến nhận thức của các đơn vị liên quan;

 Thu thập thông tin phục vụ xây dựng chiến lƣợc truyền thông thay đổi và các kế hoạch hành động

Tổng cộng đã có 273 người hoàn thành khảo sát trong tổng số 399 người được mời tham gia Tỷ lệ phản hồi của hai cuộc khảo sát nhƣ sau:

 Phản hồi của thành viên Tổ triển khai: 48 người trong tổng số 54 người được mời (đạt tỷ lệ 88,88%);

 Phản hồi của Người dùng cuối: 225 người trong tổng số 345 người được mời (đạt tỷ lệ 65,2%)

Chi tiết kết quả khảo sát đính kèm tại Phụ lục A.

K HUNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ SẴN SÀNG THAY ĐỔI CỦA KD I

Khung đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi đƣợc cấu thành bởi 2 chiều đánh giá:

 Khả năng thay đổi - chỉ ra năng lực và kỹ năng của cán bộ NHNN trong tình hình thực tiễn hiện nay

 Mức độ sẵn sàng thay đổi - chỉ ra mức độ chấp nhận của cán bộ NHNN đối với những thay đổi trong công việc

Dựa trên thang điểm cao-thấp, đánh giá được cấu trúc theo ma trận 2 x 2, từ đó xác định được 4 loại tình huống khác nhau có thể xảy ra.

Hình 2 – Khung Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của KDi

Mỗi tình huống trong Khung Đánh giá đƣợc diễn giải nhƣ sau:

 Tự tin (Mức độ sẵn sàng cao) – Cán bộ có năng lực tốt và sẵn sàng tiếp nhận các hệ thống mới và những nghiệp vụ mới

Cạnh tranh ở mức độ sẵn sàng trung bình cho thấy cán bộ có khả năng tiếp nhận thay đổi và áp dụng các hệ thống mới, tuy nhiên vẫn còn hạn chế về kỹ năng và năng lực cần thiết.

Cán bộ có năng lực nhưng thể hiện sự thận trọng và bảo thủ, với mức độ sẵn sàng trung bình trong việc thay đổi Họ thường dè dặt trong việc áp dụng các hệ thống mới, cho thấy một tâm lý không hoàn toàn thoải mái với sự đổi mới.

 Hài lòng (Mức độ sẵn sàng thấp) – Cán bộ còn nhiều hạn chế về năng lực và không muốn thay đổi cách làm việc hiện tại

3.2.2 Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng của thành viên các Tổ Triển khai

Theo khảo sát, 92% thành viên Tổ Triển khai cho biết họ tự tin và sẵn sàng thay đổi.

Công ty TNHH KDi Asia cho thấy rằng 93,8% thành viên Tổ Triển khai có năng lực cao, trong khi 97,9% đạt mức độ sẵn sàng cao Tuy nhiên, có 6% thành viên được đánh giá ở mức cạnh tranh, tức là sẵn sàng cao nhưng năng lực còn hạn chế, và 2% ở mức độ bảo thủ với năng lực cao nhưng mức độ sẵn sàng thấp.

Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng thay đổi của các thành viên trong Tổ Triển khai được phân tích theo từng gói thầu Kết quả cho thấy phần lớn các thành viên đều có sự chuẩn bị tốt cho việc thay đổi.

Tổ triển khai của từng gói thầu thể hiện sự tự tin trong việc thay đổi Thông tin chi tiết về kết quả khảo sát của từng gói thầu được trình bày rõ ràng trong Phụ lục A.

3.2.2 Đánh giá mức độ sẵn sàng của người dùng cuối

Kết quả khảo sát cho thấy 83% người dùng cuối có sự tự tin và sẵn sàng thay đổi, thể hiện mức độ sẵn sàng cao Tuy nhiên, 7% người dùng được xếp vào nhóm cạnh tranh, có sẵn sàng cao nhưng năng lực hạn chế, trong khi 10% còn lại thuộc nhóm bảo thủ/thận trọng, sở hữu năng lực cao nhưng không sẵn sàng thay đổi.

6% 2% Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng thay đổi của các thành viên Tổ triển khai

Tự tin Cạnh tranh Hài lòng Thận trọng/ bảo thủ

Hình 4 - Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng thay đổi của người dùng cuối

Người dùng cuối có thể được chia thành hai nhóm – người dùng cuối tại các

Báo cáo đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của người dùng cuối tại các Vụ, Cục Ngân hàng Trung ương (NHTW) cho thấy 84% người dùng tự tin vào khả năng thay đổi, trong khi tỷ lệ này ở các chi nhánh tỉnh/thành phố đạt 82% Đánh giá tổng thể về mức độ sẵn sàng của người dùng cuối được phân tích theo từng gói thầu cụ thể, cho thấy đa số người dùng đều tự tin trong việc thay đổi Thông tin chi tiết về mức độ sẵn sàng thay đổi của người dùng cuối tại các Vụ, Cục và chi nhánh được mô tả cụ thể trong báo cáo.

T ÓM TẮT CÁC KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

a) Những khó khăn/ thách thức trong công tác truyền thông

1) Truyền thông về mục tiêu của Dự án FSMIMS và những lợi ích các gói thầu sẽ mang lại

7% 2% Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng thay đổi của người dùng cuối

Tự tin Cạnh tranh Hài lòng Thận trọng/ bảo thủ

Kết quả khảo sát cho thấy rằng nhiều thành viên Tổ Triển khai vẫn chưa nhận thức rõ về mục tiêu của Dự án FSMIMS, với 33% cho biết không hiểu hết các mục tiêu và 23% hiểu nhưng không thể giải thích cho người khác Ngoài ra, 15% thành viên không chắc chắn về lợi ích của gói thầu, 23% chỉ hiểu một số lợi ích mà gói thầu mang lại, trong khi 2% thừa nhận chưa hiểu rõ về lợi ích của gói thầu mà họ tham gia.

Kết quả khảo sát được củng cố qua ý kiến phản hồi định tính từ thành viên Tổ Triển khai, cho thấy cán bộ NHNN chưa tích cực tham gia do thiếu thông tin về lợi ích của các gói thầu và lo lắng về sự thay đổi vị trí công tác Do đó, việc các thành viên Tổ Triển khai hiểu rõ các mục tiêu là rất quan trọng.

Hiểu biết về mục tiêu của Dự án và lợi ích của các gói thầu là rất quan trọng đối với Tổ Triển khai, giúp họ chia sẻ thông tin hiệu quả với các thành viên khác và tạo dựng niềm tin vào Dự án.

2) Công tác truyền thông về công việc và tiến độ triển khai của từng gói thầu còn rất hạn chế

17% thành viên Tổ Triển khai không chắc chắn về kế hoạch truyền thông của gói thầu, trong khi 21% cho rằng công tác truyền thông còn hạn chế Kết quả này cho thấy sự cần thiết phải cải thiện và làm rõ hơn về kế hoạch truyền thông trong các dự án.

 50% số người trả lời thuộc Tổ triển khai Gói thầu SG3.2 chia sẻ các quan điểm trên;

 45% số người trả lời thuộc Tổ triển khai Gói thầu SG4 chia sẻ các quan điểm trên b) Sự tham gia của các đơn vị liên quan

Phản hồi từ khảo sát thành viên Tổ Triển khai và người dùng cuối chỉ ra rằng cần tăng cường sự tham gia của các đơn vị liên quan Các thành viên không thuộc Tổ Triển khai gặp khó khăn trong việc tham gia và tìm hiểu về dự án, đồng thời có sự thiếu hụt trong sự tham gia của các tổ chức tín dụng và chi nhánh Ngân hàng Nhà nước.

Công ty TNHH KDi Asia đề xuất cần tăng cường sự tham gia tích cực của các Vụ, Cục và đơn vị thuộc NHNN nhằm thúc đẩy quá trình trao đổi kinh nghiệm Đồng thời, việc tổ chức đào tạo cũng cần được thực hiện để nâng cao năng lực cho các thành viên trong Tổ triển khai.

Kết quả khảo sát cho thấy đào tạo là một vấn đề quan trọng thu hút sự quan tâm của nhiều thành viên trong Tổ Triển khai Cụ thể, 29% thành viên tham gia khảo sát không chắc chắn về việc tổ chức các khóa đào tạo.

Tỷ lệ câu trả lời nhƣ vậy đặc biệt cao đối với thành viên Tổ triển khai Gói thầu SG3.2 d) Kế hoạch chuyển đổi

28% thành viên Tổ Triển khai không rõ ràng về sự tồn tại của kế hoạch chuyển đổi hệ thống, trong khi 11% khẳng định rằng kế hoạch này chưa được xây dựng Phản hồi định tính cho thấy kế hoạch chuyển đổi đang là một vấn đề lớn cần được quan tâm Phân tích sâu hơn đã chỉ ra những mối lo ngại liên quan đến kế hoạch này.

 Trong số thành viên Tổ triển khai Gói thầu SG3.2 trả lời khảo sát, 60% chia sẻ các quan điểm trên

 Trong số thành viên Tổ triển khai Gói thầu SG4 trả lời khảo sát, 45% chia sẻ các quan điểm trên

Khảo sát từ Tổ Triển khai và người dùng cuối đã cung cấp thông tin quan trọng cho Nhóm Tư vấn ST7, hỗ trợ phân tích nhằm lập kế hoạch thay đổi cho Dự án FSMIMS Mặc dù các Vụ, Cục cho thấy mức sẵn sàng cao, nhưng cũng xuất hiện nhiều thách thức cần kiểm chứng để đảm bảo dữ liệu chính xác và phù hợp, từ đó xây dựng hiệu quả chiến lược quản lý thay đổi Phần tiếp theo sẽ trình bày phân tích chi tiết về những vấn đề này.

LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THAY ĐỔI

P HÂN TÍCH CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA

Các đơn vị chịu ảnh hưởng bởi việc triển khai 4 gói thầu giải pháp ứng dụng CNTT (SG3.1, SG3.2, SG4 và CG1) bao gồm:

 Các Vụ, Cục, đơn vị sự nghiệp, chi nhánh Ngân hàng Nhà nước;

 Các tổ chức tín dụng (TCTD);

 Các Cơ quan Chính phủ (nhƣ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (KH&ĐT), Văn phòng Chính phủ (VPCP), Bộ Tài chính (BTC), vv…);

 Các nhà cung cấp và các đối tác

Sự tham gia của các Vụ, Cục, đơn vị và chi nhánh của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) trong Dự án FSMIMS được thể hiện rõ ràng qua Hình 5, mô tả các đơn vị trực thuộc NHNN và mức độ tác động mà họ phải đối mặt trong dự án này.

Hình 5 - Các đơn vị trực thuộc của NHNN chịu tác động của Dự án FSMIMS

Phân tích các đơn vị liên quan đến dự án FSMIMS và nhu cầu của họ từ Ngân hàng Nhà nước (NHNN) được tóm tắt trong Bảng 1, cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả phân tích.

Bảng 1: Tóm tắt kết quả phân tích về các đơn vị liên quan

Các đơn vị chủ chốt Cần gì từ NHNN Liên quan thế nào đến Dự án FSMIMS

1 Cấp chiến lƣợc quốc gia a Lãnh đạo Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng b Ban cố vấn Trung Ƣơng Đảng c Ủy Ban Thường trực

Quốc hội d Ban Thường vụ Quốc

 Hiệu quả quản lý tài chính và kinh tế vĩ mô;

 Sự tham gia lãnh đạo;

 Các chính sách tài chính và tiền tệ hợp lý;

 Môi trường đầu tư hấp dẫn

 Xây dựng định hướng chiến lƣợc quốc gia về phát triển hệ thống ngân hàng và thị trường tiền tệ;

 Quy hoạch, bổ nhiệm lãnh đạo NHNN

Các đơn vị chủ chốt Cần gì từ NHNN Liên quan thế nào đến Dự án FSMIMS hội e Lãnh đạo Chính phủ f Các cơ quan chính phủ

KH&ĐT, VPCP, BTC, vv…)

2 Cấp NHNN a Ban thường vụ Đảng ủy NHNN b Lãnh đạo NHNN

3 Cấp Vụ, Cục NHTW và chi nhánh các tỉnh/ thành phố a Các Vụ, Cục NHTW b Các chi nhánh

NHNN c Các đơn vị sự nghiệp thuộc NHNN

 Các chính sách tài chính và tiền tệ hợp lý;

 Môi trường đầu tư hấp dẫn;

 Nguồn lực và ngân sách;

 Xây dựng chiến lƣợc phát triển NHNN theo hướng tăng cường năng lực chính sách và quản lý thông tin;

 Quy hoạch, bổ nhiệm Lãnh đạo cấp Vụ, Cục NHNN;

 Cung cấp thông tin hỗ trợ xây dựng chính sách, quy định;

 Cung cấp các yêu cầu nghiệp vụ;

 Tham gia phát triển hệ thống;

 Ứng dụng các hệ thống có liên quan;

 Thu thập dữ liệu và báo cáo

4 Các TCTD  hung pháp lý minh bạch;

 Tuân thủ các yêu cầu, quy định

• Cung cấp dữ liệu tài chính và tín dụng;

• Gửi báo cáo thị trường và báo cáo thống kê

5 Các nhà cung cấp và các đối tác  Cơ hội kinh doanh;

 Hỗ trợ cung cấp dịch vụ

• Phát triển và triển khai hệ thống;

• Cung cấp các dịch vụ và chia sẻ kiến thức

Các thay đổi từ các gói thầu SG3.1, SG3.2 và SG4 được tóm tắt trong Bảng 2, ngoại trừ gói thầu CG1, vì gói này đã chuyển sang giai đoạn kiểm thử và nghiệm thu.

Bảng 2: Phân tích nội dung thay đổi của các đơn vị liên quan

Nội dung thay đổi Các đơn vị liên quan

1 Quản lý thông tin khách hàng tập trung (kho dữ liệu)

- Sở Giao dịch, Vụ Chính sách Tiền tệ, Vụ Tài Chính Kế toán

2 Cổng thông tin cộng tác mới dành cho người dùng cuối của NHNN

- Các Vụ, Cục, đơn vị của NHNN và chi nhánh tại các tỉnh/ thành phố

3 Cổng Ngân hàng Trung ƣơng dành cho Các tổ chức tín dụng

- Các Vụ, Cục nghiệp vụ chủ chốt

4 Quản lý tài khoản, dịch vụ & chức năng giao dịch cho TCTD

- Các Vụ, Cục nghiệp vụ chủ chốt

5 Truy vấn thông tin về các TCTD - Các Vụ, Cục nghiệp vụ chủ chốt

6 Cổng thông tin đấu giá và thương mại

- Sở Giao dịch, Vụ Chính sách tiền tệ

7 Các chức năng tự động hóa phục vụ quản lý việc phát hành và kho quỹ tiền giấy ngân hàng

- Cục Phát hành và Kho quỹ và các chi nhánh NHNN

8 Các quy trình tích hợp dành cho ngân hàng lõi và các nghiệp vụ đấu giá và thị trường mở

- Sở giao dịch, Vụ Chính sách tiền tệ

9 Chức năng dự toán ngân sách mới dành cho NHNN

- Toàn bộ các Vụ, Cục THTW và chi nhánh NHNN, ngoại trừ CIC

10 Chức năng kế toán tập trung để quản lý tài sản cố định, hạch toán sổ cái, kế toán thanh toán (AR,

- Vụ, Cục và các chi nhánh NHNN, ngoại trừ CIC

Nội dung thay đổi Các đơn vị liên quan

Bên trong Bên ngoài Gói thầu SG3.2

Quản lý nguồn nhân lực

1 Chức năng mới cho phép người sử dụng cập nhật thông tin cá nhân, quản trị nhân sự và đƣa ra góp ý, khiếu nại về quy trình xử lý

- Toàn bộ các Vụ, Cục, đơn vị và chi nhánh NHNN

Kế hoạch phát triển nhân sự kế thừa

2 Vụ Tổ chức Cán bộ và các đơn vị trực thuộc sử dụng các chức năng hệ thống mới để quản trị nhân sự và hỗ trợ triển khai các công tác quản lý nhân lực nhƣ:

 Lập kế hoạch nhân sự, kế hoạch phát triển nhân sự kế thừa

- Vụ Tổ chức cán bộ, Cục CNTH, phòng quản lý nhân sự tại các chi nhánh NHNN

3 Những thay đổi liên quan tới luật, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) về quản trị nhân sự nhờ áp dụng các tính năng mới về quản trị nhân sự (bao gồm mô tả công việc, sơ đồ năng lực, kế hoạch phát triển nhân sự)

- Vụ Tổ chức cán bộ, Cục CNTH và phòng quản lý nhân sự tại các chi nhánh

4 Hệ thống quản lý văn bản mới đƣợc đƣa vào triển khai thay thế cho hệ thống quản lý văn bản bán tự động hiện nay và tiến tới môi trường làm việc không giấy tờ; Tự động hóa luồng xử lý công việc thủ công tại các Vụ/

- Toàn bộ các Vụ, Cục, đơn vị và các chi nhánh NHNN

5 Việc phân công xử lý các công việc văn thƣ trao đổi với các đơn vị bên ngoài và việc thực hiện các chức năng đƣợc giao của các

Vụ, Cục sẽ đƣợc tự động hóa và giám sát

6 Xử lý văn bản trên các thiết bị di động đòi hỏi các vấn đề liên quan đến an ninh mạng

Các đơn vị liên quan

Bên trong Bên ngoài Gói thầu SG4

1 Các chức năng mới dành cho người sử dụng nhằm triển khai ứng dụng CNTT tiên tiến trong công tác thống kê nhƣ các công cụ hỗ trợ xử lý, tổng hợp, khai thác dữ liệu, phân tích, dự báo và lập báo cáo thống kê nhanh chóng, linh hoạt

2 Kho dữ liệu tập trung, tổng hợp, toàn diện về kinh tế, tài chính, tín dụng, tiền tệ và hoạt động ngân hàng đƣợc xây dựng, cho phép các đơn vị có liên quan khai thác, phân tích, dự báo, đánh giá tình hình phục vụ NHNN, các

Bộ ngành, Chính phủ trong quá trình chỉ đạo, điều hành và công tác xây dựng chiến lƣợc phát triển ngành ngân hàng

Các TCTD, Các Bộ, Ngành

3 Hài hòa và đơn giản hóa quy trình nộp báo cáo thống kê của các tổ chức tín dụng

4 Vụ Dự báo Thống kê là đầu mối duy nhất yêu cầu báo cáo từ các TCTD thay vì 8 đơn vị đầu mối nhƣ quy định tại Thông tƣ 31/2013/TT-

5 Cơ sở dữ liệu đƣợc cấu trúc theo chủ đề và lưu trữ theo thời gian giúp người sử dụng tiếp cận dữ liệu có hệ thống, liên tục và chủ động trong việc chế biến, chiết xuất thông tin cho nhu cầu sử dụng và các mô hình phân tích, dự báo chuyên biệt

Các TCTD, các Bộ, Ngành

6 Ngoài hệ thống báo cáo đầu ra đã có sẵn, người sử dụng có thể chủ động khai thác báo cáo thông qua công cụ BI

P HÂN TÍCH TÁC ĐỘNG

Dựa trên thông tin thu thập từ Mạng Hỗ trợ Thay đổi, chúng tôi phân tích vai trò và vị trí của các đơn vị tham gia, đồng thời đánh giá tác động, kỳ vọng và lo ngại về những thay đổi liên quan Mục tiêu là tìm ra các biện pháp giảm thiểu phù hợp để đảm bảo sự chuyển đổi hiệu quả.

Bảng 3 cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề và khó khăn mà các bên liên quan gặp phải liên quan đến những thay đổi đã được nhận diện, đồng thời đề xuất các hành động nhằm giảm thiểu những vướng mắc này Các nội dung thay đổi trong 4 gói thầu đã được chia sẻ với các Mạng Hỗ trợ thay đổi.

Nghiệp vụ chính của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) là theo dõi sự ổn định tiền tệ và tài chính, trong đó Gói thầu SG3.1 và Gói thầu SG4 đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ NHNN thực hiện chức năng này KDi đã ghi nhận những lo ngại về mặt nghiệp vụ từ Sở Giao dịch, đơn vị chịu ảnh hưởng lớn bởi các hợp phần của Gói thầu SG3.1 liên quan đến chức năng ngân hàng lõi và hoạt động thị trường mở, cũng như từ các Vụ, Cục, đơn vị và Chi nhánh của NHNN bị tác động bởi các chức năng ERP của Gói thầu SG3.1.

Bảng 3: Kỳ vọng/ quan ngại của các đơn vị liên quan và đề xuất các biện pháp giảm thiểu

Các vấn đề quan ngại

1) Kho thông tin khách hàng tập trung (kho dữ liệu)

 Khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu khách hàng từ nhiều hệ thống khác nhau

Trung bình  Xây dựng các chính sách và quy trình quản lý dữ liệu khách hàng

 Kiểm soát truy cập dữ liệu riêng của các Vụ/ Cục tương ứng

Cao  Cần xây dựng quy định quyền truy cập dữ liệu và cho phép chủ sở hữu dữ liệu phê duyệt truy cập

2) Cổng thông tin cộng tác và chức năng hệ thống mới

Cổng thông tin trung tâm tích hợp chức năng ngân hàng lõi, phục vụ cho các tổ chức tín dụng (TCTD) và các hoạt động thị trường mở Nó bao gồm cổng thông tin NHTW, cổng thông tin đấu giá và thương mại, hỗ trợ trong việc phát hành tiền giấy ngân hàng và quản lý kho quỹ hiệu quả.

 Nhà thầu tổ chức các khóa đào tạo chuyên về kỹ thuật Trung bình

 Cung cấp các khóa đào tạo dựa trên tình huống và hướng dẫn

Biện pháp giảm thiểu mà không thiên về quy trình nghiệp vụ từng bước cách sử dụng hệ thống để hỗ trợ quá trình triển khai

 Vị trí/ Chức năng công việc hiện tại đã đƣợc thay thế bằng hệ thống mới

Cao  Đào tạo và phân công lại công việc

3) Các quy trình tích hợp ngân hàng lõi và các nghiệp vụ đấu giá và thị trường mở thông qua hệ thống tích hợp

 Việc thay đổi quy trình dẫn đến chức năng hệ thống mới không tuân thủ các chính sách và thủ tục hiện hành

Cao  Xác định các chính sách và quy trinh thủ tục bị ảnh hưởng

 Huy động đầy đủ đội ngũ chuyên gia/cán bộ kịp thời nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung các chính sách, quy định liên quan

 Không có sự hỗ trợ về mặt chuyên môn và quản lý để tạo ra những thay đổi chính sách và thủ tục hiện hành

Cao nhận sự hỗ trợ từ các chuyên gia chính sách để hiểu cách rà soát và điều chỉnh các chính sách cũng như quy trình bị ảnh hưởng, nhằm đáp ứng hiệu quả với những yêu cầu thay đổi.

4) Chức năng dự toán ngân sách mới

 Thiếu quy trình lập dự toán ngân sách chuẩn

Cao  Xây dựng quy trình vận hành chuẩn về lập dự toán ngân sách và các chính sách, quy trình thủ tục liên quan;

 Thông báo cho các đơn vị liên quan bị ảnh hưởng

5) Chức năng kế toán tập trung để quản lý tài sản cố định, hạch toán sổ cái, kế toán thanh toán (AR, AP)

 Không tự tin để chuyển đổi sang mô hình và quy tắc kế toán tập trung (chi nhánh)

Trung bình  Đƣa vào triển khai quy trình dự toán ngân sách, quản lý tài sản cố định mới và các chính sách, quy trình thủ tục liên quan;

 Thông báo cho các đơn vị liên quan chịu ảnh hưởng

 Không chắc chắn về mô hình kế toán tập trung trong việc giải quyết lỗi và các vấn đề kế toán

Trung bình  Xây dựng SOP để giải quyết các vấn đề hàng ngày với hệ thống mới

 Thông báo cho các đơn vị liên quan chịu ảnh hưởng

 Có thể không đƣợc đào tạo đúng với quy tắc và hệ thống kế toán mới

Trung bình  Tổ chức đào tạo theo phương pháp tình huống và hướng dẫn từng bước cách sử dụng hệ thống để hỗ trợ triển khai nghiệp vụ

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực

1) Chức năng mới của hệ thống cho phép người sử dụng cập nhật thông tin cá nhân, quản trị nhân sự và đƣa ra các góp ý, khiếu nại về quy trình xử lý

 Không hiểu tại sao hệ thống đƣợc trang bị các chức năng này

Trung bình  Truyền đạt rõ về mục đích các ứng dụng

 Người dùng chưa quen với các chức năng mới của hệ thống

Cao  Tổ chức đào tạo dựa trên tình huống;

 Cung cấp hướng dẫn dưới dạng điện tử để mô tả các bước trong việc sử dụng các chức năng hệ thống

2) Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị trực thuộc sử dụng các tính năng mới của hệ thống mới để quản trị nhân sự

 Không muốn thay đổi sang cách thức làm việc mới

Trung bình  Truyền đạt rõ về mục đích của các ứng dụng

 Chƣa đủ năng lực để sử dụng các chức năng mới của hệ

Biện pháp giảm thiểu thống  Cung cấp hướng dẫn dưới dạng điện tử để mô tả các bước trong việc sử dụng các chức năng hệ thống

3) Những thay đổi liên quan tới luật, quy định vận hành tiêu chuẩn về quản trị nhân sự nhờ áp dụng các tính năng mới về quản trị nhân sự

 Do sửa đổi các quy trình làm việc nên các tính năng mới của hệ thống không còn phù hợp với các chính sách và thủ tục hiện hành

Cao  Tìm ra các chính sách và quy trình thủ tục bị ảnh hưởng;

 Huy động đội ngũ chuyên gia/cán bộ có năng lực nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung các chính sách, quy định liên quan

 Thiếu sự hỗ trợ và thiếu kinh nghiệm trong việc thay đổi các chính sách và quy trình thủ tục hiện hành

Cần sự hỗ trợ chuyên môn từ các chuyên gia chính sách để rà soát lại các chính sách và quy trình thủ tục bị ảnh hưởng, nhằm đáp ứng các yêu cầu thay đổi.

Hệ thống quản lý văn bản

4) Hệ thống quản lý văn bản mới đƣợc đƣa vào triển khai thay thế cho hệ thống quản lý văn bản bản tự động hiện nay và tiến tới môi trường làm việc không giấy tờ; Tự động hóa quy trình xử lý công việc thủ công tại các Vụ, Cục

 Không muốn thay đổi sang phương pháp làm việc mới

Truyền thông rõ ràng về mục đích và lợi ích của hệ thống quản lý văn bản là rất quan trọng, bao gồm việc làm rõ quy trình xử lý văn bản điện tử Việc này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu trong tổ chức.

 Quy định hiện nay không cho phép sử dụng tài liệu điện tử để thay thế các văn bản cứng

Cao  Xây dựng chính sách mới nhằm khuyến khích việc sử dụng văn bản điện tử

5) Việc xử lý các công việc văn thƣ trao đổi bên ngoài và thực hiện các chức năng của Vụ đƣợc triển khai một cách tự động và đƣợc giám sát chặt chẽ

Trung bình  Truyền thông về mục đích và lợi ích của hệ thống quản lý văn bản, bao gồm mục đích của quy trình

Biện pháp giảm thiểu làm việc điện tử

 Chƣa đủ năng lực để sử dụng các chức năng mới của hệ thống và chƣa quen với luồng công việc mới

Cao  Tổ chức các khóa đào tạo theo tình huống;

6) Xử lý văn bản trên các thiết bị di động đòi hỏi phải đảm bảo các vấn đề về an toàn mạng

Người dùng thường xử lý tài liệu qua thiết bị di động, dẫn đến lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng Các tài liệu này dễ bị tấn công do thiết bị di động thường không được bảo vệ đầy đủ.

Tăng cường nhận thức về an toàn thông tin là rất quan trọng trong việc xử lý tài liệu và văn bản điện tử trên thiết bị di động.

Triển khai SOP về an toàn thông tin là cần thiết để đảm bảo việc sử dụng thiết bị di động và máy tính bảng trong xử lý văn bản, tài liệu diễn ra an toàn và hiệu quả.

Các biện pháp giảm thiểu

1) Các chức năng mới cho phép người sử dụng khai thác và báo cáo dữ liệu

Trung bình  Truyền thông về mục đích của chức năng hệ thống

 Người dùng cần thời gian để thích nghi với cung cách làm việc mới cũng nhƣ làm quen với việc sử dụng các chức năng mới của hệ thống

 Cán bộ CNTT chƣa sẵn sàng, Thấp  Đảm bảo cung cấp đầy đủ các

Để quản trị hiệu quả một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ nhiều đối tượng người sử dụng, cần áp dụng các biện pháp giảm thiểu chưa quen Khóa đào tạo về quản trị và vận hành hệ thống kho dữ liệu sẽ trang bị cho các cán bộ kỹ thuật những kỹ năng cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả.

2) Cổng thông tin cho phép xem các báo cáo đã phát hành và truy vấn dữ liệu

Trung bình  Truyền thông mục đích của lợi ích và mục tiêu gói thầu

 Chƣa đủ năng lực để sử dụng các chức năng mới của hệ thống

Cao  Tổ chức đào tạo dựa trên tình huống

3) Hài hòa và đơn giản hóa quá trình nộp báo cáo thống kê của các TCTD

 Không phải chuẩn bị cho các yêu cầu báo cáo mới

Trung bình  Truyền thông về mục tiêu và lợi ích của gói thầu cho các TCTD (bao gồm cả mối quan hệ với Gói thầu SG3.1)

 Quan ngại về những tác động và những công việc phát sinh để đáp ứng yêu cầu báo cáo mới

Trung bình  Tổ chức khảo sát và họp nhóm để thu thập ý kiến phản hồi từ các TCTD

 Chƣa đủ năng lực để sử dụng các chức năng mới của hệ thống Đặc biệt đối với Vụ

THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN

T HUẬN LỢI VÀ NHỮNG ẢNH HƯỞNG TÍCH CỰC

Rất nhiều cơ hội của Dự án đã đƣợc đề cập đến nhƣ: a) Sự quyết tâm, cam kết hỗ trợ của Lãnh đạo cấp cao (Chủ đầu tƣ)

Dự án FSMIMS đã nhận được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các lãnh đạo cấp cao của NHNN, với một cấu trúc toàn diện được xây dựng dưới sự lãnh đạo của Chủ đầu tư Sự tham gia tích cực và quản lý chặt chẽ từ lãnh đạo các Vụ, Cục được thể hiện qua các cuộc họp và phỏng vấn, cho thấy họ hiểu rõ các vấn đề của dự án và sẵn sàng chia sẻ những mối quan ngại cũng như các thách thức cần giải quyết Mức độ sẵn sàng tại các Vụ, Cục NHTW và các chi nhánh rất tốt, với kỳ vọng cao từ người sử dụng về hệ thống.

Kết quả phân tích cho thấy mức độ sẵn sàng thay đổi của các Vụ, Cục NHTW và chi nhánh là tương đối tốt, với đa số thành viên Tổ Triển khai và người dùng cuối thể hiện sự tự tin cao Các cuộc họp công bố kết quả khảo sát cũng cho thấy các thành viên Mạng hỗ trợ thay đổi có kỳ vọng lớn về hệ thống Sự tham gia của các Tổ Triển khai và thông tin đầu vào đối với các gói thầu khác nhau được đánh giá là tích cực và nhất quán.

Các thành viên Tổ Triển khai đã thể hiện sự tham gia tích cực và nhất quán trong các cuộc họp với các đơn vị liên quan, sẵn sàng chia sẻ các vấn đề và mối quan ngại Trong các cuộc họp tổng kết, họ đã tích cực tham gia trả lời mẫu phiếu khảo sát, với 48 trên 54 người tham gia, đạt tỷ lệ 88,88% Những câu hỏi thực tiễn trong khảo sát đã giúp làm sáng tỏ những khó khăn trong công tác.

Công ty TNHH KDi Asia Trang 31 chú trọng vào truyền thông và chia sẻ tài liệu, đồng thời nhận diện những hạn chế trong việc thu thập yêu cầu và các quan ngại liên quan đến quá trình chuyển đổi Việc ứng dụng công nghệ trong công việc đã trở nên phổ biến tại các Vụ, Cục và hầu hết các chi nhánh.

NHNN và Bộ Tài chính (BTC) là những đơn vị tiên phong trong việc áp dụng công nghệ hiện đại vào ngành tài chính và ngân hàng Qua việc xem xét hồ sơ và tài liệu về cơ sở hạ tầng hiện có, cùng với các buổi làm việc với các chi nhánh NHNN, có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ đang ngày càng phổ biến tại các Vụ, Cục NHTW và các chi nhánh Điều này được thể hiện rõ qua việc mở rộng quy mô sử dụng hệ thống CNTT để hỗ trợ các hoạt động ngân hàng, bao gồm hệ thống ngân hàng lõi và hệ thống thanh toán liên ngân hàng (IBPS).

Hệ thống kế toán, nguồn nhân lực và quản lý văn bản đã được triển khai rộng rãi tại hầu hết các chi nhánh Đồng thời, cơ sở hạ tầng mạng hiện đại và các công cụ truyền thông đầy đủ cũng được thiết lập để hỗ trợ hoạt động hiệu quả.

Việc triển khai hệ thống hội nghị truyền hình tại các Vụ, Cục NHTW và chi nhánh của NHNN đã thể hiện sự phát triển mạnh mẽ trong ứng dụng công nghệ thông tin của ngân hàng Hệ thống này kết nối tất cả các chi nhánh với NHTW thông qua mạng tốc độ cao, kèm theo một đường truyền dự phòng, giúp nâng cao khả năng giao tiếp và trao đổi thông tin qua hệ thống email chính thức.

N HỮNG KHÓ KHĂN , THÁCH THỨC CHÍNH CỦA D Ự ÁN

Trong khuôn khổ Gói thầu ST7 về quản lý thay đổi, chúng tôi đã xác định những khó khăn và thách thức chính trong việc triển khai các gói thầu khác nhau Một trong những vấn đề nổi bật là sự thiếu hụt nguồn lực nghiêm trọng, do nhiều hệ thống được triển khai đồng thời trong vòng 2 năm.

Nghiên cứu các gói thầu của Dự án cho thấy nhiều hệ thống sẽ được triển khai trong 2 năm tới Sẽ có khó khăn trong việc phân bổ nguồn lực, đặc biệt trong giai đoạn thử nghiệm và chuyển đổi, khi phải đồng thời triển khai nhiều hệ thống, bao gồm cả việc chuyển đổi từ hệ thống cũ.

Công ty TNHH KDi Asia đang chuyển đổi sang hệ thống mới, yêu cầu cán bộ được đào tạo tham gia vào các giai đoạn kiểm thử trước khi triển khai Trong thời gian này, họ cũng cần duy trì hoạt động của các hệ thống hiện tại Bên cạnh đó, việc chuyển đổi dữ liệu cần huy động nguồn lực để xác thực và đảm bảo tính chính xác Dự đoán rằng việc phân bổ nguồn lực sẽ gặp khó khăn do nhiều hệ thống được triển khai đồng thời Sự tham gia của các nhà lãnh đạo trong việc ban hành chính sách và quy định triển khai, cũng như tiên phong sử dụng hệ thống mới, là rất quan trọng.

Các nhà lãnh đạo cần nắm vững yêu cầu và nguyên nhân ảnh hưởng đến chính sách hiện tại để có thể điều chỉnh và ban hành các hướng dẫn quy trình phù hợp Việc chuyển đổi từ các nghiệp vụ thủ công sang tự động hóa và ứng dụng công nghệ đòi hỏi phải cập nhật các chính sách và quy trình liên quan Điều này được thể hiện rõ trong các gói thầu SG3.1, SG3.2 & SG4, nơi các hệ thống độc lập được thay thế bằng hệ thống tích hợp, giúp tối ưu hóa quy trình qua tự động hóa, chia sẻ dữ liệu và giảm thiểu nghiệp vụ thủ công cũng như dữ liệu trùng lặp Sự lãnh đạo trong việc áp dụng hệ thống mới là động lực quan trọng để các đơn vị thực hiện nghiêm túc Công tác truyền thông về mục tiêu, lợi ích và thay đổi từ dự án mới cần tập trung vào các thành viên trong Tổ Triển khai.

Dựa trên kết quả đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi và phản hồi từ Mạng Hỗ trợ thay đổi, chúng tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền thông sớm tới các đơn vị liên quan, bên cạnh các thành viên chủ chốt trong các cuộc họp.

Tổ Triển khai đang tập trung vào việc chuyển đổi các gói thầu sang giai đoạn thiết kế, nhằm làm rõ quan ngại và kỳ vọng của người dùng cuối tại các Vụ, Cục liên quan Điều này giúp những người chưa hiểu rõ mục tiêu dự án, lợi ích và những thay đổi liên quan có cái nhìn rõ ràng hơn Tuy nhiên, quá trình thu thập yêu cầu vẫn thiếu sự tham gia của các Chi nhánh.

Trong quá trình làm việc với các Tổ Triển khai và thu thập phản hồi từ Mạng hỗ trợ thay đổi, chúng tôi nhận thấy rằng yêu cầu mới chủ yếu được tập trung từ các Vụ, Cục và đơn vị NHTW Tuy nhiên, các chi nhánh NHNN tại các tỉnh và năm chi nhánh ở các thành phố có thể có những yêu cầu cụ thể khác biệt Điều quan trọng là họ cần được đảm bảo rằng các yêu cầu của mình đã được ghi nhận bởi các tổ triển khai Ngoài ra, các gói thầu cần được triển khai độc lập nhưng vẫn phải có chiến lược triển khai đồng loạt.

Chúng tôi nhận thấy rằng các gói thầu được triển khai đồng loạt, mỗi gói thực hiện độc lập bởi các nhà thầu khác nhau, trong khi Cục CNTH giám sát việc tích hợp kỹ thuật Để đảm bảo tính liên thông giữa các Gói thầu SG3.1 và SG4, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các Vụ, Cục NHTW và các chi nhánh cũng như các TCTD Đối với chức năng ngân hàng lõi và yêu cầu báo cáo kho dữ liệu, nên xem xét triển khai thử nghiệm trước khi mở rộng để xử lý các vấn đề nghiệp vụ phát sinh Giai đoạn chuẩn bị cũng cần nhấn mạnh chiến lược tác động của chính sách trước khi ký hợp đồng.

5.2.1 Những thách thức đối với Gói thầu SG3.1 a) Những thay đổi liên quan đến chính sách, quy định nhằm hỗ trợ triển khai và vận hành hệ thống CNTT cần đƣợc thực hiện

Sở Giao dịch đã thông báo rằng các hệ thống hiện tại sẽ được thay thế và tích hợp vào hệ thống ngân hàng lõi, dẫn đến sự thay đổi quy trình nghiệp vụ Điều này đòi hỏi lập kế hoạch và quản lý cẩn thận, đồng thời sẽ tác động mạnh tới các nghiệp vụ hiện tại, bao gồm cả những thay đổi cần thiết về chính sách và quy định liên quan Tuy nhiên, những thay đổi về quy trình nghiệp vụ liên quan đến Gói thầu SG3.1 vẫn chưa được xác định đầy đủ do yêu cầu chính tập trung vào định hướng phát triển hệ thống.

Mặc dù hồ sơ yêu cầu kỹ thuật đã quy định rõ yêu cầu ứng dụng và nghiệp vụ, phản hồi từ Sở Giao dịch và Vụ Tài chính Kế toán cho thấy vẫn còn hạn chế trong việc đáp ứng các yêu cầu này dựa trên phần mềm thương mại hiện có Cần đánh giá tác động của những thay đổi này đối với các đối tượng khác nhau từ góc độ người dùng cuối, như việc các mô hình tài khoản tập trung trong hệ thống ERP ảnh hưởng đến quy trình kế toán phân tán tại các Vụ, Cục và chi nhánh của NHNN Ngoài ra, tính bền vững của nền tảng tích hợp trong Gói thầu SG3.1 cũng cần được xem xét để phục vụ cho Gói thầu SG4 và Gói thầu SG3.2.

Nền tảng tích hợp dịch vụ (Enterprise Service Bus) trong Gói thầu SG3.1 không chỉ hỗ trợ Gói thầu SG4 và SG3.2 mà còn cần được thiết lập vững chắc để phát triển các chức năng cần thiết trong tương lai, bao gồm việc lập kế hoạch tích hợp các hệ thống hiện có.

5.2.2 Thách thức đối với gói thầu SG3.2 a) Các vấn đề quan ngại liên quan đến việc ứng dụng hệ thống Quản lý văn bản (QLVB) và hệ thống Quản lý nhân sự (QLNS) tại NHNN dựa trên kinh nghiệm triển khai các các hệ thống QLVB và QLNS lần thứ nhất và thứ hai trước đây

Văn phòng NHNN và Vụ Tổ chức Cán bộ đã chia sẻ những kinh nghiệm và quan ngại về các hệ thống quản lý văn bản (QLVB) và quản lý nhân sự (QLNS) đã được sử dụng trước đây Họ nhấn mạnh vấn đề sử dụng văn bản điện tử và văn bản giấy, với quy định hiện hành yêu cầu sử dụng văn bản giấy làm căn cứ pháp lý, điều này tạo ra khó khăn cho hệ thống Chính phủ tại Việt Nam Sự cần thiết ban hành chính sách thừa nhận và ủy quyền sử dụng văn bản điện tử được nhấn mạnh, cùng với việc khuyến khích từ các lãnh đạo cấp cao để tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống này Đối với Vụ Tổ chức Cán bộ, việc sử dụng ứng dụng tự phục vụ trong quản trị nhân sự và ghi nhận ý kiến người dùng là điều tương đối mới, đòi hỏi tư duy mở để sử dụng hiệu quả Cuối cùng, việc không bắt buộc sử dụng hệ thống QLVB và QLNS có thể cản trở việc ứng dụng rộng rãi của các hệ thống này.

So với hệ thống ngân hàng lõi và kho dữ liệu, hệ thống Quản lý Văn bản (QLVB) và Quản lý Nhân sự (QLNS) không đóng vai trò chủ chốt tại NHNN, mà chỉ là hệ thống hỗ trợ cho công tác quản trị nhân sự và quản lý hành chính dựa trên giấy tờ Để hướng tới môi trường văn phòng không giấy tờ và nâng cao năng suất làm việc, cần thiết phải đặt ra các yêu cầu bắt buộc cho việc sử dụng hai hệ thống này Nếu không được sử dụng rộng rãi, hiệu quả của QLVB và QLNS sẽ không đạt được Hơn nữa, quá trình xây dựng kế hoạch chi tiết về quản trị nhân sự thường tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực.

LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG VÀ HUY ĐỘNG SỰ THAM GIA CỦA CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN

KHUYẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN

K HẢO SÁT T Ổ TRIỂN KHAI

K HẢO SÁT NGƯỜI DÙNG CUỐI

Tiêu đề	Báo cáo đánh giá hiện trạng và Chiến lược Quản lý thay đổi
Tác giả	Ông Lim Swee Kim, Ông Tan Kim Leng, Ông Cuthbert Shepherdson, Ông Ngô Quốc Thái, Bà Anjena Seewooruthun
Trường học	Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Chuyên ngành	Quản lý thay đổi
Thể loại	báo cáo
Năm xuất bản	2015
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	111
Dung lượng	2,77 MB