Giao nhận và vận tải hàng hóa là yêu cầu tất yếu của trao đổi, mua bán hàng hóa, nó là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông, nhằm đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong kinh doanh ngoại thương, giao nhận và vận tải hàng hóa càng có vai trò quan trọng, nó ảnh hưởng tới phạm vi mặt hàng, khối lượng và kim ngạch buôn bán của các quốc gia, cũng như của các doanh nghiệp. Trước kia, giao nhận có thể do người kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà vận tải tiến hành. Khi vận tải và buôn bán quốc tế phát triển, đòi hỏi sự phân công lao động và chuyên môn hóa trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận tải, giao nhận. Kết quả là giao nhận tách khỏi xuất nhập khẩu và vận tải, sinh ra các tổ chức giao nhận chuyên nghiệp, phục vụ vận tải và buôn bán quốc tế. Các tổ chức này hình thành dưới dạng các hãng, công ty. Đối với nước ta hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, cùng với sự tác động của quá trình toàn cầu hóa, tự do hóa thương mại quốc tế, việc phát triển các hoạt động giao nhận vận tải quốc tế có một ý nghĩa hết sức quan trọng, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển nhanh mạnh hòa nhịp cùng xu thế phát triển của thời đại. Công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình là một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không tránh khỏi được sự cạnh tranh mạnh mẽ, vì vậy công ty luôn quan tâm chú ý để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình để phục vụ tốt hơn cho khách hàng, các biện pháp nâng cao năng lực cạnh tranh không bao giờ là thừa, nhất là trong thời kì hội nhâp hiện nay.Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy vấn đề em xin chon đề tài “ĐẨY MẠNH KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH”. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Thông qua việc phân tích thực trạng năng lực của công ty về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty ta thấy được các điểm mạnh cũng như hạn chế của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy tối đa điểm mạnh của công ty để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty trong thời gian tới.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN
KHÁI NIỆM VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa
Quá trình vận tải ngoại thương là hoạt động chuyển giao hàng hóa từ người bán đến người mua, bao gồm các công việc như đóng gói, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan, gửi hàng và giao cho người nhận Tất cả các công việc này được gọi là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding” Theo quy tắc mẫu của FIFA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ này bao gồm vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, bảo hiểm và chứng từ hàng hóa.
Theo điều 136 của Luật Thương mại Việt Nam, ban hành ngày 23-5-1997 (2).
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, và thực hiện các thủ tục cần thiết để giao hàng cho người nhận theo ủy thác Người kinh doanh dịch vụ giao nhận (freight forwarder) hoạt động như một đại lý hoa hồng, thực hiện các nhiệm vụ như bốc dỡ hàng, lưu kho, sắp xếp vận chuyển trong nước và nhận thanh toán cho khách hàng của mình.
Sự phát triển đa dạng các phương thức vận chuyển trong những năm qua đã mở rộng vai trò của dịch vụ giao nhận, khiến người giao nhận trở thành yếu tố quan trọng trong mậu dịch và vận tải quốc tế Trên toàn cầu, dịch vụ của người giao nhận bao gồm từ các công việc cơ bản như lưu kho và khai hải quan đến việc cung cấp các dịch vụ trọn gói trong quy trình chuyển và phân phối hàng hóa Tại nhiều quốc gia, người giao nhận được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như "Đại lý hải quan", "Đại lý khai hải quan" và "Người môi giới hải quan".
“Đại lý gởi hàng và giao nhận” và trong một sồ trường hợp người hành xử như
“Người vận chuyển chính”; nhưng dù có gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn gọi là người bán dịch vụ.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, trong đó nhà cung cấp nhận hàng từ người gửi, thực hiện vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan, nhằm giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác.
1.1.2 Khái niệm về người giao nhận
Hiện nay, chưa có định nghĩa thống nhất về người giao nhận, thường được hiểu là dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận, hay còn gọi là Forwarder hoặc Freight Forwarder Theo FIATA, người giao nhận là người đảm nhiệm việc chuyên chở hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Họ thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ ai có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Theo Luật Thương mại Việt Nam, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân đã được cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực này.
1.1.3 Phương thức và nguyên tắc giao nhận
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa qua các container và phương tiện đường biển toàn cầu, thích hợp cho các lô hàng lớn không yêu cầu thời gian giao hàng gấp.
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là hình thức vận chuyển qua các hãng hàng không, cho phép vận chuyển đến bất kỳ địa điểm nào có thể tiếp cận bằng máy bay Mặc dù vận tải hàng không là phương thức nhanh nhất, nhưng nó cũng có chi phí cao hơn so với các hình thức vận chuyển khác như đường biển, đường sắt và xe tải Thông thường, hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không là những sản phẩm có giá trị cao và yêu cầu thời gian giao hàng nhanh chóng.
Giao nhận bằng vận tải đa phương thức, hay còn gọi là vận tải kết hợp, là hình thức vận chuyển hàng hóa theo một hợp đồng duy nhất sử dụng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau Người vận chuyển chịu trách nhiệm pháp lý cho toàn bộ quá trình vận chuyển, mặc dù thực tế có thể bao gồm nhiều phương thức như đường sắt, đường biển và đường bộ Đáng lưu ý, người vận chuyển không nhất thiết phải sở hữu tất cả các phương tiện vận tải, và thường thì việc vận chuyển được thực hiện bởi các hãng vận tải phụ, được gọi là "người vận chuyển thực tế".
− Có chứng từ hợp lệ để nhận hàng, thanh toán mọi chi phí cho cảng
− Phải nhận hàng liên tục trong một thời gian ấn định (do thỏa thuận giữa cảng và người nhận).
Hàng hóa cần phải có ký mã hiệu, ngoại trừ hàng trần, hàng rời, và giao nhận theo tập quán thương mại quốc tế Nếu có sai sót trong ký mã hiệu dẫn đến nhầm lẫn hoặc chậm trễ trong việc giao nhận giữa cảng và người nhận, cảng sẽ không chịu trách nhiệm Trong trường hợp bao kiện còn nguyên vẹn và có seal, chì, cảng cũng không chịu trách nhiệm về tình trạng hư hỏng hoặc thiếu hụt của hàng hóa bên trong.
QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ, TRÁCH NHIỆM KHI THỰC HIỆN DỊCH VỤ
1.2.1 Quyền hạn và nghĩa vụ người giao nhận
Luật Thương mại Việt Nam quy định người giao nhận có quyền và nghĩa vụ sau:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện nghĩa vụ đầy đủ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lý do chính đáng và vì lợi ích của khách hàng, có thể tiến hành khác với chỉ dẫn ban đầu Tuy nhiên, cần phải thông báo ngay cho khách hàng về sự thay đổi này.
Sau khi ký hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo chỉ dẫn của khách hàng, bên ký kết cần thông báo ngay để nhận thêm hướng dẫn Đồng thời, bên này phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong khoảng thời gian hợp lý, trừ khi hợp đồng đã quy định thời gian thực hiện cụ thể.
Về quyền cầm giữ và định đoạt hàng hóa:
Người cung cấp dịch vụ giao nhận có quyền giữ lại một số hàng hóa và chứng từ liên quan để thu hồi nợ đã đến hạn từ khách hàng, đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho khách hàng về việc này.
Sau 45 ngày từ ngày giữ hàng hóa hoặc chứng từ liên quan, nếu khách hàng không thanh toán nợ, người cung cấp dịch vụ có quyền quyết định về hàng hóa hoặc chứng từ theo quy định pháp luật Đồng thời, họ phải thông báo bằng văn bản cho khách hàng về mọi chi phí liên quan đến việc giữ và quyết định hàng hóa, và những chi phí này sẽ do khách hàng chịu.
Người cung cấp dịch vụ sẽ sử dụng số tiền thu được từ việc bán hàng hóa để thanh toán các khoản nợ của khách hàng cũng như các chi phí liên quan Số tiền dư còn lại sẽ được hoàn trả cho khách hàng.
1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận
Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị hàng hóa, trừ khi có thỏa thuận khác được ghi rõ trong hợp đồng giữa các bên.
Người cung cấp dịch vụ vẫn phải chịu trách nhiệm trong trường hợp mất mát, hư hỏng hoặc chậm giao hàng, trừ khi họ có thể chứng minh rằng những sự cố này không phải do lỗi của họ gây ra.
Tiền bồi thường được xác định dựa trên giá trị ghi trên hóa đơn và các khoản chi phí có chứng từ hợp lệ Nếu hóa đơn không ghi giá trị hàng hóa, bồi thường sẽ được tính theo giá trị hàng hóa tại nơi và thời điểm giao hàng, dựa trên giá thị trường Trong trường hợp không có giá thị trường, tiền bồi thường sẽ được tính theo giá thông thường của hàng hóa cùng loại và chất lượng tương đương.
1.2.3 Phạm vi dịch vụ người giao nhận
Người gửi hàng và người nhận hàng thường tham gia vào các thủ tục và chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển Thông thường, người giao nhận sẽ đại diện cho người gửi hoặc người nhận để xử lý mọi công đoạn cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận cuối cùng Họ có thể thực hiện dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba khác.
Hình 1.1 Sơ đồ phạm vi dịch vụ của người giao nhận
1.2.3.1 Dịch vụ thay mặt người gửi hàng
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp.;
- Nhận hàng và cung cấp các chứng từ có liên quan (giấy chứng nhận giao hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận,…);
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết phù hợp với quy định về việc giao hàng của nước xuất khẩu, nhập khẩu, nhập khẩu và quá cảnh;
Đóng gói hàng hóa là một yếu tố quan trọng cần được thực hiện đúng cách, tùy thuộc vào tuyến đường vận chuyển, phương thức vận tải, tính chất của hàng hóa và các quy định pháp lý ở cả nước xuất khẩu và nhập khẩu Việc lựa chọn phương pháp đóng gói phù hợp không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và hợp pháp trong quá trình vận chuyển.
Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)
Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)
Dịch vụ hàng hóa đặc biệt Những dịch vụ khác khẩu và quá cảnh.
- Lưu kho hàng hóa (nếu cần);
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu người gửi cần);
- Vận tải hàng hóa, khai báo hải quan, thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở;
- Giám sát việc vận tải (nếu cần);
- Thu xếp việc chuyển tải trên đường biển (nếu cần);
- Hỗ trợ việc khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa (nếu có);
1.2.3.2 Dịch vụ thay mặt người nhận hàng
- Giám sát việc vận tải hàng hóa;
- Nhận và kiểm tra chứng từ liên quan đến vận tải;
- Nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước (nếu cần)
- Thu xếp khai báo hải quan, trả lệ phí, thuế, ;
- Thu xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần);
- Giao hàng cho người nhận hàng;
- Hỗ trợ khiếu nại với người vận chuyển về tổn thất hàng hóa (nếu có);
- Lưu kho và phân phối (nếu cần).
1.2.3.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt
Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác biệt so với hàng hóa thông thường vì yêu cầu thiết bị chuyên dụng và trình độ chuyên môn cao Hàng hóa đặc biệt thường không đồng nhất, bao gồm nhiều loại sản phẩm, bán thành phẩm, hàng sơ chế và các mặt hàng khác trong thương mại quốc tế Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt phổ biến hiện nay bao gồm giao nhận hàng công trình, giao nhận quần áo treo trên mắc và giao nhận hàng triển lãm.
Ngoài các dịch vụ chính, người giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm dịch vụ gom hàng, tư vấn về thị trường mới, phân tích tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu và các điều kiện giao hàng phù hợp.
ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Trước hết dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển cũng là một ngành dịch vụ vì vậy cũng có những đặc điểm nổi bật của dịch vụ:
Sản xuất và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời, không thể tách rời giữa cung và cầu Hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm tại một hoặc nhiều địa điểm, sau đó được phân phối đến nơi có nhu cầu hoặc ngược lại Quá trình tiêu dùng dịch vụ diễn ra song song với sản xuất, và việc vận chuyển hàng hóa chỉ xảy ra khi phương tiện vận tải hoạt động Do đó, việc xác định nhu cầu thông qua lượng cung ứng trên thị trường là cần thiết Ở những thời điểm và địa điểm cụ thể, việc xác định chính xác nhu cầu dịch vụ là yếu tố quan trọng để đáp ứng kịp thời và thuận lợi cho khách hàng.
Tính vô hình của dịch vụ khiến việc tiêu chuẩn hóa và đánh giá chất lượng trở nên khó khăn, vì chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào độ tin cậy, sự đảm bảo, sự thông cảm và thái độ của nhân viên Khách hàng chỉ có thể đánh giá dịch vụ thông qua các giác quan và cảm nhận cá nhân, dựa trên danh tiếng hoặc trải nghiệm thực tế Sản phẩm của dịch vụ giao nhận không có hình dạng cụ thể nhưng vẫn mang hai thuộc tính của hàng hóa: giá trị và giá trị sử dụng Bản chất của dịch vụ giao nhận là thay đổi vị trí mà không làm thay đổi hình dáng hay tính chất hóa lý của hàng hóa, do đó, khi kết thúc quá trình vận tải, sản phẩm đã được tiêu thụ ngay lập tức.
Sản phẩm dịch vụ không thể dự trữ, vì hoạt động sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời Khác với hàng hóa, sản phẩm dịch vụ không thể tích trữ để điều chỉnh nhu cầu thị trường, điều này khiến ngành dịch vụ giao nhận trở nên đặc biệt Trong quá trình sản xuất, sản xuất và tiêu thụ gắn liền với nhau, tức là sản xuất đến đâu thì tiêu thụ đến đó Do đó, việc dự trữ trong ngành giao nhận chủ yếu là dự trữ năng lực cung ứng dịch vụ.
Dịch vụ thương mại có tính thời điểm cao, phụ thuộc vào không gian, thời gian và cá nhân thực hiện Hoạt động dịch vụ cần đáp ứng đúng thời gian và địa điểm cụ thể, đồng thời cũng dựa vào sự tín nhiệm của khách hàng đối với nhà cung cấp Do đó, nhu cầu vận tải hàng hóa thường biến động lớn; ví dụ, vào những tháng cận Tết, nhu cầu vận tải tăng mạnh do nhu cầu nhập khẩu hàng hóa tăng cao, trong khi khi dịch bệnh phức tạp, nhu cầu vận tải giảm do sự sụt giảm trong tiêu dùng và mua sắm của người tiêu dùng.
Dịch vụ giao nhận bằng đường biển là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng tổng thể, yêu cầu sự phối hợp của nhiều thành phần như đội tàu, kho bãi, cơ sở hạ tầng, đại lý và cơ quan hải quan Để tối ưu hóa chi phí, nhà cung cấp dịch vụ cần áp dụng các phương thức marketing hiện đại và hiệu quả, sử dụng công nghệ thông tin như Fax, Internet, email và điện thoại.
Dịch vụ giao nhận và vận tải có mối quan hệ chặt chẽ, đặc biệt trong bối cảnh chuyên môn hóa ngày càng cao Các doanh nghiệp thương mại và sản xuất thường thuê ngoài các công việc chưa hiệu quả nhằm giảm chi phí và tập trung vào sản xuất Do đó, các doanh nghiệp vận tải thường cung cấp thêm dịch vụ giao nhận hàng hóa như thủ tục hải quan, đóng gói và lưu kho.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một ngành dịch vụ thương mại thiết yếu, liên quan chặt chẽ đến hoạt động ngoại thương và vận tải quốc tế Đây là loại hình dịch vụ với yêu cầu vốn đầu tư thấp nhưng mang lại lợi nhuận ổn định nếu được tổ chức và quản lý hiệu quả, tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng phát triển, vai trò của giao nhận hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng hơn.
Thương mại quốc tế đặc trưng bởi sự giao dịch giữa người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, hàng hóa cần được vận chuyển từ người bán đến người mua Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, cần thực hiện nhiều công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng trong quá trình vận chuyển, và cuối cùng là dỡ hàng và giao cho người nhận Tất cả những công việc này thuộc về nghiệp vụ của người giao nhận, cho thấy rằng nghiệp vụ giao nhận là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế.
Hoạt động giao nhận hàng hóa giúp tối ưu hóa quá trình lưu thông, đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí mà không cần sự hiện diện của người gửi và người nhận.
Giúp tăng tốc độ vòng quay của phương tiện vận tải, tối ưu hóa dung tích và trọng tải, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng các công cụ và phương tiện hỗ trợ khác.
- Tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ;
- Góp phần giảm giá thành hàng hoá xuất nhập khẩu;
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, như chi phí xây dựng kho tàng và bến bãi, nhờ vào việc tận dụng cơ sở vật chất của đơn vị giao nhận Bên cạnh đó, việc này cũng giúp giảm thiểu chi phí đào tạo nhân công.
NỘI DUNG VÀ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.4.1 Nội dung kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển
Hình 1.2: Sơ đồ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng
1.4.1.1 Nghiên cứu nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu
Nghiên cứu nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu là bước đầu tiên quan trọng cho doanh nghiệp trong lĩnh vực này Việc tìm hiểu về nhu cầu, giá cả dịch vụ, đối thủ cạnh tranh và thông tin thị trường giúp doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới, xác định khách hàng tiềm năng Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả, bao gồm cách tiếp cận khách hàng, định giá dịch vụ, phương thức giao dịch và các hoạt động marketing.
Thu thập thông tin là bước đầu tiên trong nghiên cứu thị trường, bao gồm thông tin sơ cấp và thứ cấp Thông tin thứ cấp cung cấp cái nhìn tổng quan về thị trường, bao gồm các chỉ số kinh tế như GDP, GNP, kim ngạch xuất nhập khẩu và pháp luật về vận tải quốc tế, thường được lấy từ các tổ chức kinh tế thế giới và các tổ chức giao nhận Ngược lại, thông tin sơ cấp liên quan trực tiếp đến dịch vụ giao nhận, bao gồm nhu cầu, giá cả và đối thủ cạnh tranh, được thu thập qua khảo sát thị trường hoặc từ các công ty nghiên cứu chuyên nghiệp.
Phân tích và xử lí thông tin
Phân tích thông tin về môi trường kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến các phương thức kinh doanh của công ty;
Nghiên cứu nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Ký kết hợp đồng giao nhận
Tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận
Phân tích về nhu cầu của khách hàng giúp doanh nghiệp lựa chọn chiến lược marketing phù hợp
Sau khi thu thập và xử lí thông tin, doanh nghiệp sẽ chọn phương thức kinh doanh và xây dựng kế hoạch kinh doanh.
Dựa trên thông tin đã thu thập và xử lý, các đơn vị kinh doanh dịch vụ giao nhận xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Sau khi có thông tin khách hàng, họ tiến hành chào giá theo từng mặt hàng.
1.4.1.2 Ký hợp đồng giao nhận
Đơn vị kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ gửi báo giá qua email đến các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển Họ sẽ giới thiệu các dịch vụ mà mình cung cấp để khách hàng có thể tìm hiểu Nhân viên kinh doanh sẽ chủ động gọi điện để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hoặc khách hàng quen có thể trực tiếp liên hệ để thông báo về hàng hóa cần vận chuyển và cung cấp chi tiết cụ thể.
Hợp đồng giao nhận là sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty trong đó quy định quyền lợi và nghĩa vụ các bên
+ Khách hàng: cung cấp hàng hóa, chứng từ liên quan
+ Công ty giao nhận: nhận hàng và vận chuyển hàng hóa
Hợp đồng giao nhận có một số nội dung cơ bản sau đây: Tên hàng, số lượng hàng, bảo hiểm…
1.4.1.2 Tổ chức, thực hiện hợp dồng dịch vụ giao nhận a Đơn vi kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
* Đối với hàng xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng giao cho người vận tải
+ Chuẩn bị hàng hoá, nắm lịch tàu chạy:
Nghiên cứu hợp đồng mua bán và phương thức thanh toán là bước quan trọng để chuẩn bị hàng hóa Cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho thủ tục hải quan và tiến hành lưu cước Cuối cùng, lập bảng danh mục hàng xuất khẩu và gửi cho hãng tàu để hoàn tất quy trình.
Để đảm bảo rằng số lượng, trọng lượng và phẩm chất của hàng hóa phù hợp với hợp đồng mua bán, cần tiến hành kiểm nghiệm, giám định và kiểm dịch nếu cần thiết, đồng thời lấy giấy chứng nhận hoặc biên bản phù hợp.
- Làm thủ tục hải quan
+ Đăng ký tờ khai hải quan
+ Tính thuế sơ bộ và ra thông báo thuế.
+ Tính lại thuế và nộp thuế.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu
+ Đối với hàng đóng trong container
Người gửi hàng điền và ký Booking note rồi giao lại cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng Bản danh mục hàng xuất khẩu.
Hãng tàu ký thông báo đặt chỗ (Booking note), cấp lệnh giao vỏ cotainer để chủ hàng mượn.
Người gửi hàng cần đưa container rỗng về kho để tiến hành đóng hàng, sau đó lập Bản chi tiết đóng gói và mang hàng ra cảng để thực hiện thủ tục hải quan.
Giao hàng cho tàu tại bãi tập kết container (CY) quy định, lấy Biên lai thuyền phó để lập vận đơn (B/L).
Cảng bốc container lên tàu, người gửi hàng mang Biên lai thuyền phó đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy B/L.
+ Đối với giao hàng lẻ (LCL)
Người gửi hàng sẽ mang hàng hóa đến kho hàng lẻ (CFS) để giao cho người vận tải và nhận vận đơn nhà, cũng như vận đơn do công ty cung cấp dịch vụ giao nhận (HB/L).
Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container, xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
Thanh khoản tờ khai hải quan
+ Đối với hàng hoá thông thường
Người gửi hàng có thể giao trực tiếp cho tàu hoặc ủy thác cho cảng để thực hiện việc giao hàng, đồng thời cũng có thể thực hiện giao nhận tay ba giữa người gửi, cảng và tàu.
Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng;
Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Sau khi xếp hàng lên tàu, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu;
Lấy Biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập B/L Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần);
- Lập bộ chứng từ thanh toán
Dựa trên hợp đồng mua bán và phương thức thanh toán, cán bộ giao nhận cần chuẩn bị và thu thập các chứng từ cần thiết để tạo thành bộ chứng từ thanh toán, sau đó trình cho ngân hàng để thực hiện việc thanh toán tiền hàng.
Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa, bao gồm chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và lưu kho Ngoài ra, cần thanh toán tiền thưởng hoặc phạt liên quan đến xếp dỡ hàng hóa, nếu có, đặc biệt đối với hàng nhập khẩu.
- Chuẩn bị trước khi nhận hàng
Nắm thông tin về hàng và tàu, về thủ tục hải quan…
Nhận các giấy tờ như: thông báo tàu đến, B/L và các chứng từ khác về hàng hoá…
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
+ Đối với hàng nguyên container (FCL)
Khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý, người nhận cần mang vận đơn gốc đến hãng tàu để thực hiện việc lấy lệnh giao hàng và thanh toán lệ phí.
Mang lệnh giao hàng đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hoá.
Mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận lệnh giao hàng.
Người nhận hàng mang 2 bản lệnh giao hàng đã có xác nhận của hãng tàu đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho và nhận hàng
+ Đối với hàng lẻ (LCL)
Chủ hàng mang vận đơn chủ gốc hoặc vận đơn nhà đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy lệnh giao hàng;
Sau khi xác nhận, đối chiếu lệnh giao hàng thì mang đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho;
Sau đó mang chứng từ đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng.
- Đối với hàng nhập thông thường
Hàng nhập không được đóng trong container có thể bao gồm nguyên tàu, nguyên hầm tàu hoặc rời từng lô nhỏ Việc giao nhận các loại hàng này có thể diễn ra giữa cảng và tàu, giữa người nhận và tàu, hoặc thông qua giao nhận tay ba giữa tàu, cảng và người nhận.
Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai thác hàng hoá, Sơ đồ hầm tàu;
Người nhận hàng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu;
Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi;
Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu;
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Biên bản hư hỏng đổ vỡ;
Biên bản giám định, hay Giấy chứng nhận hàng thiếu (nếu cần).
- Làm thủ tục hải quan
Sau khi có B/L và D/O có thể tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Thủ tục hải quan thường qua các bước:
Chuẩn bị hồ sơ hải quan;
Khai và tính thuế nhập khẩu Người nhận tự khai và áp mã tính thuế;
Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan.
Thanh toán các chi phí cho cảng: tiền thưởng phạt xếp dỡ, tiền phạt lưu container, tiền lưu kho bãi… b Đơn vị có nhu cầu
* Đối với hàng xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng quy định trong hợp đồng với đối tác.
- Nghiên cứu và ký kết hợp đồng với đơn vị thực hiện giao nhận hàng hóa
- Tiến hành đóng gói hàng hóa vào container (đối với hàng đóng trong container) hoặc giao hàng cho người giao nhận (đối với hàng lẻ).
- Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu của đơn vị thực hiện giao nhận.
Quyết toán với đơn vị kinh doanh giao nhận là bước quan trọng để thanh toán các khoản chi phí như thuế xuất khẩu, phí giao nhận, và các chi phí chi hộ, thu hộ khác.
* Đối với hàng nhập khẩu
- Ký kết hợp đồng với đơn vị kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
- Nhận chứng từ từ đối tác xuất khẩu và các chứng từ do đơn vị kinh doanh dịch vụ giao nhận cung cấp.
- Nhận hàng từ người giao nhận và tiến hàng kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng,… của hàng.
Quyết toán với đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận là bước quan trọng để thanh toán các khoản chi phí liên quan, bao gồm thuế, chi phí giao nhận, chi phí thu hộ và chi phí chi hộ Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
1.4.2 Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.4.2.1 Khối lượng hàng hóa giao nhận
CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG TỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
1.5.1 Các nhân tố bên ngoài
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, yếu tố chính trị và pháp luật ngày càng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu Kinh tế thị trường hiện nay, mặc dù có sự điều tiết của Nhà nước, vẫn là mô hình phổ biến toàn cầu, với sự khác biệt chủ yếu ở mức độ can thiệp của chính phủ Không tồn tại nền kinh tế thị trường hoàn toàn tự do mà không có sự can thiệp của Nhà nước Để đảm bảo sự vận hành hiệu quả của nền kinh tế đa dạng và hoạt động cạnh tranh, mọi quốc gia đều thiết lập hệ thống pháp luật và chính sách để điều tiết thị trường Do đó, các doanh nghiệp thương mại cần tiến hành nghiên cứu, phân tích và dự báo về tình hình chính trị và pháp luật, cùng với xu hướng phát triển của chúng để đạt được thành công trong kinh doanh.
Các yếu tố môi trường tự nhiên như địa hình, khí hậu và thời tiết có ảnh hưởng lớn đến ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Điều kiện tự nhiên quyết định các hình thức vận tải có thể áp dụng, với Việt Nam sở hữu đường bờ biển dài thuận lợi cho vận tải biển, hệ thống sông ngòi phong phú hỗ trợ vận tải thủy nội địa, cùng với địa hình và dòng biên giới thuận lợi cho phát triển vận tải đường sắt Bắc – Nam và xuyên lục địa.
Ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng trực tiếp từ sự phát triển của ngành vận tải, trong khi ngành vận tải lại bị tác động mạnh mẽ bởi giá xăng, dầu và nhiên liệu Hiện nay, tình trạng thiếu hụt tài nguyên và năng lượng là một vấn đề toàn cầu, với giá nhiên liệu liên tục tăng, ảnh hưởng lớn đến ngành vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, yếu tố khí hậu và thời tiết cũng tác động đến hoạt động giao nhận thông qua việc ảnh hưởng đến tuyến đường vận tải, phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng.
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận Đối tượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp xuất, nhập khẩu có nhu cầu sử dụng dịch vụ và khả năng thanh toán Nhu cầu của khách hàng không chỉ tác động đến sản lượng và giá cả sản phẩm dịch vụ mà còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, từ đó gián tiếp quyết định hiệu quả kinh doanh của họ.
Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, mang đến cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển nhiều cơ hội và thách thức Tính cạnh tranh trong ngành này ngày càng gia tăng do số lượng doanh nghiệp tham gia ngày một nhiều Do đó, việc phân tích đối thủ cạnh tranh là cần thiết để các doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Trong ngành dịch vụ giao nhận, sự cạnh tranh không chỉ diễn ra giữa các doanh nghiệp giao nhận mà còn giữa ngành giao nhận và ngành vận tải, như các hãng tàu và hàng không cũng cung cấp dịch vụ giao nhận Điều này tạo ra một thị trường với nhiều đối thủ cạnh tranh và áp lực lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh chiến lược kinh doanh Lợi thế cạnh tranh là yếu tố then chốt để tạo ra giá trị khách hàng vượt trội so với đối thủ, và việc hiểu rõ về đối thủ trở thành phần thiết yếu trong chiến lược Việc định hình đối thủ cạnh tranh hỗ trợ các mục tiêu chiến lược bằng cách xác định nhược điểm của đối thủ, dự đoán phản ứng của họ trước các chiến lược của mình và tạo ra sự linh hoạt cho tổ chức Các chiến lược tấn công có thể được triển khai nhanh chóng để tận dụng cơ hội và thế mạnh hiện có.
1.5.2 Các nhân tố bên trong
1.5.2.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện vận chuyển hiện đại, là yếu tố quan trọng để tham gia vào dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu Đặc biệt trong bối cảnh container hoá hiện nay, việc sở hữu thiết bị tiên tiến giúp người giao nhận gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa hiệu quả hơn Sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép người giao nhận quản lý hoạt động và thông tin khách hàng qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu điện tử (EDI) Nhờ vào cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Trình độ của người tổ chức và nhân viên tham gia quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thời gian và chất lượng dịch vụ Sự am hiểu và kinh nghiệm của họ giúp xử lý thông tin nhanh chóng, đồng thời bảo đảm chất lượng hàng hóa Do đó, trình độ của nhân viên luôn được ưu tiên, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quy trình và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng Bên cạnh đó, năng lực quản trị của ban lãnh đạo cũng quyết định tương lai của doanh nghiệp, với khả năng lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra hiệu quả hoạt động Để thực hiện tốt nhiệm vụ, nhà quản trị cần trang bị các kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng phát hiện, xác định và giải quyết vấn đề, Kỹ năng khuyến khích và gây ảnh hưởng tới người khác,…
Vốn kinh doanh là nguồn lực cốt lõi tạo nên tiềm năng của doanh nghiệp, với quy mô vốn quyết định loại hình doanh nghiệp (lớn, vừa, nhỏ) Yếu tố vốn, kết hợp với các hoạt động tài chính khác, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và sự tăng trưởng bền vững Phân tích tài chính doanh nghiệp bao gồm việc xem xét vốn, khả năng thanh toán các khoản chi phí, và kiểm soát hoạt động tài chính như thu, chi, lãi, lỗ.
Vốn kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là toàn bộ tài sản được huy động để hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định Vốn này thường được phân chia thành vốn cố định và vốn lưu động, trong đó vốn lưu động thường chiếm tỷ trọng lớn hơn, khoảng 70-80% tổng vốn kinh doanh Quy mô vốn lưu động lớn giúp doanh nghiệp có khả năng bán hàng hiệu quả hơn và tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh.
Phân tích tình hình sử dụng vốn kinh doanh bắt đầu từ việc xác định mục đích sử dụng và phân bổ nguồn vốn Cần xem xét khả năng thanh toán các chi phí cho hoạt động kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn Các doanh nghiệp thường sử dụng chỉ tiêu thanh toán hiện hành và thanh toán tức thời để đánh giá khả năng thanh toán Doanh nghiệp có khả năng thanh toán cao và thực hiện thanh toán đúng hạn sẽ có lợi thế cạnh tranh và xây dựng uy tín trong quan hệ giao dịch trên thị trường.
1.5.2.4 Thương hiệu và uy tín
Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp thương mại là tài sản vô hình quan trọng, cần có quá trình phấn đấu lâu dài để xây dựng Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn tạo dựng thương hiệu hàng hóa nổi tiếng trên thị trường Thương hiệu hàng hóa và uy tín doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau, góp phần tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình, thành lập năm 2013, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Với tư cách pháp nhân, công ty có con dấu riêng và tài khoản ngân hàng theo quy định của Nhà nước Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do áp lực từ các doanh nghiệp lớn trong ngành Tuy nhiên, nhờ vào sự nỗ lực và đoàn kết của đội ngũ nhân viên cùng sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Công ty TNHH Hòa Bình đã vượt qua thử thách, tạo dựng niềm tin với khách hàng, không ngừng phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường.
− Tên doanh nghiệp trong nước: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THƯƠNG MẠI
VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH
− Tên tiếng anh: HOA BINH IMPORT EXPORT AND TRADING CONSULTANCY COMPANY LIMITED
− Trụ sở: Số 17, ngõ 575, Kim Mã, phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, Việt Nam
− Người đại diện: Lê Ngọc Sơn
Công ty cam kết hoạt động với phương châm “chất lượng hàng đầu – đáp ứng nhanh chóng – phục vụ chu đáo”, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm tăng cường sức cạnh tranh và thu hút khách hàng, từ đó gia tăng lợi nhuận.
- Chủ động đề ra nhiều chiến lược dài hạn nhằm sử dụng hiệu quả các khoản đầu tư mở rộng mạng lưới kinh doanh.
Tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước là một bước quan trọng trong việc hợp tác kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ đại lý và ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Việc thiết lập mối quan hệ hợp tác này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình logistics mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các bên liên quan.
-Tạo uy tín và lòng tin nơi khách hàng nhằm tạo dựng thương hiệu dịch vụ có chất lượng.
- Giảm chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức giá cạnh tranh tăng lợi nhuận.
- Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và hiệu quả.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, mô hình tổ chức của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về:
- Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu
- Gom hàng lẻ từ các địa điểm trong nước đi nước ngoài
- Vận chuyển container trong nước đi nước ngoài
- Giao/nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Công ty sẽ đại diện cho người gửi hàng trong việc nhận, lưu kho, gom, cân đo, đóng gói và vận chuyển hàng hóa từ địa điểm yêu cầu đến cảng để kiểm tra, khai báo thủ tục hải quan, đồng thời cung cấp các chứng từ liên quan đến lô hàng để thực hiện xuất nhập khẩu Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ mua bảo hiểm cho hàng hóa, lưu khoang với hãng tàu và thanh toán các cước phí cùng chi phí phát sinh khác.
Công ty không chỉ thực hiện các nhiệm vụ chính mà còn thường xuyên giám sát và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ người gửi hàng trong việc khiếu nại với đơn vị vận chuyển khi xảy ra tổn thất.
Công ty chịu trách nhiệm nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến hàng hoá, tiếp nhận hàng từ người vận tải và thực hiện các thủ tục hải quan, bao gồm việc thanh toán lệ phí, thuế và các chi phí phát sinh khác Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, công ty sẽ giao hàng cho người nhận và có thể vận chuyển hoặc lưu kho hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng.
Công ty sẽ cung cấp các dịch vụ thuộc lĩnh vực giao nhận và vận chuyển theo yêu cầu của người gửi hàng và nhận hàng như sau:
- Thay mặt người gửi hàng:
+ Lưu khoang với hãng tàu đã chọn.
+ Nhận hàng và cung cấp những chứng từ thích hợp như: chứng nhận nhận hàng, giấy chứng nhận chuyên chở.
Nghiên cứu kỹ các qui định trong điều khoản thanh toán, đặc biệt khi thanh toán bằng tín dụng thư, và nắm vững các thông lệ quốc tế liên quan đến vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết sẽ hỗ trợ tối ưu cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
Xin giấy chứng nhận phun trùng (Certificate of Fumigation).
Xin giấy chứng nhận kiểm dịch (Certificate of Phytosanitary).
2.1.2.3 Mô hình cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Công ty TNHH Hòa Bình)
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hòa Bình
Công ty sẽ xác định phương hướng kế hoạch và dự án kinh doanh, cùng với các chủ trương quan trọng Đồng thời, sẽ đưa ra quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán hoặc cầm cố tài sản cố định, cũng như các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, phân công và sử dụng lao động.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường và giới thiệu hình ảnh công ty cùng các dịch vụ cung cấp Đồng thời, phòng cũng tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị cả trong và ngoài nước.
- Tìm kiếm khách hàng ở thị trường trong và ngoài nước;
- Thương lượng, đàm phán để có thể ký kết hợp đồng với khách hàng;
- Nắm bắt những nhu cầu của khách hàng, tư vấn và giải đáp để có lợi cho hai bên;
- Tạo và giữ mối quan hệ với khách hàng mới cũng như khách hàng cũ;
- Thường xuyên liên lạc với hãng tàu để biết lịch trình tàu chạy, biểu cước,
- NHÂN SỰ quá trình vận tải hàng hoá;
- Làm báo cáo hoạt động kinh doanh, thống kê khối lượng hàng xuất – hàng nhập trong từng tháng;
Theo dõi và cập nhật tất cả tin tức, quy định liên quan đến hiến pháp, nghị định, thông tư và các văn bản pháp luật trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là rất quan trọng.
- Quản lý và điều hành việc sử dụng nguồn vốn cho hiệu quả;
- Lập báo cáo tài chính từng quí, từng năm cho Công ty;
- Trích nộp đúng, nộp đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho Nhà nước;
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của công ty;
- Kiểm soát, phân tích chi phí, theo dõi và truy đòi các khoản nợ phát sinh trong kinh doanh;
- Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của Công ty qua các giai đoạn;
Phòng chứng từ chịu trách nhiệm lập các chứng từ cần thiết cho từng lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm cả những tài liệu theo yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, phòng còn thực hiện việc lưu trữ hồ sơ chứng từ và duy trì liên lạc thường xuyên với hãng tàu qua Email để cập nhật tình hình vận chuyển và thông báo cho người gửi hàng.
- Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập.
- Làm thủ tục hải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu.
- Quản lý việc đóng hàng vào Container tại CY (Container Yard: bãi container) hay CFS (Container Freight Station: Trạm giao nhận hàng lẻ).
- Vận chuyển Container ra cảng.
- Giao Container cho hãng tàu và lấy chứng từ cần thiết.
- Quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa của các chủ hàng.
- Sắp xếp hàng để đáp ứng cho việc vận chuyển hàng hóa ra cảng cũng như giao cho người nhận.
Phòng hành chính – nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, tiền lương và xây dựng các phương án chế độ, chính sách lao động và đào tạo Đồng thời, phòng cũng hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các phương án tổ chức bộ máy quản lý trong các đơn vị trực thuộc.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ giao nhận của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Giao nhận bằng đường biển
Công ty TNHH Hòa Bình cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container từ Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng đến hơn 300 điểm đến trên toàn cầu, với thế mạnh đặc biệt ở các chuyến đi đến Mỹ, Châu Âu, Úc và Đông Nam Á Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào việc mở rộng mạng lưới điểm đến và tăng cường các lựa chọn định tuyến cho khách hàng.
Công ty TNHH Hòa Bình cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ hiệu quả, giúp người gửi hàng cạnh tranh tốt hơn trên thị trường toàn cầu Chúng tôi chuyên hợp nhất hàng hóa từ các lô hàng nhỏ thành container đầy đủ, sau đó vận chuyển hàng loạt với chi phí tiết kiệm, đảm bảo sự đáng tin cậy và nhất quán trong mọi nhu cầu của khách hàng.
Giao nhận bằng đường hàng không
Công ty TNHH Hòa Bình chuyên cung cấp dịch vụ nhập khẩu và xuất khẩu hàng không toàn cầu, kết nối các thành phố trên thế giới thông qua mạng lưới rộng lớn của mình Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong ngành hàng không và mối quan hệ chặt chẽ với các hãng hàng không, công ty đảm bảo mạng lưới chuyến bay linh hoạt và đa dạng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng hệ thống phân phối và vận chuyển hàng không hạng nặng toàn diện giúp công ty cung cấp giải pháp hiệu quả, thời gian vận chuyển thuận lợi và chi phí cạnh tranh cho mọi điểm đến.
Giao nhận vận tải đa phương thức
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH
2.2.1 Thực hiện các nội dung kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
2.2.1.1 Nghiên cứu xác định nhu cầu giao nhận tại Công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Nhân viên Sales & Marketing của công ty TNHH Hòa Bình tiến hành nghiên cứu thông tin từ các trang báo điện tử, Thời báo kinh tế và niên giám thống kê xuất nhập khẩu để phân tích kim ngạch xuất nhập khẩu hàng tháng Họ xác định các sản phẩm có kim ngạch nhập khẩu cao và lập danh sách địa chỉ các công ty liên quan Công ty tập trung vào việc tìm kiếm đối tác và khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu sang các thị trường mới như Mexico, Nam Mỹ, Trung Đông và Châu Phi nhằm mở rộng thị trường Đồng thời, họ cũng tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng lẻ bằng container để giảm thiểu chi phí.
Nhân viên Sales & Marketing sẽ thực hiện cuộc gọi để nắm bắt nhu cầu của các công ty, sau đó gửi Email giới thiệu về dịch vụ của công ty TNHH Hòa Bình Nếu các công ty có nhu cầu, họ có thể trả lời Email hoặc gọi điện trực tiếp để được tư vấn miễn phí.
2.2.1.2 Tổ chức ký kết hợp đồng giao nhận tại Công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Sau khi nhận được phản hồi từ khách hàng về nhu cầu sử dụng dịch vụ, nhân viên Sales & Marketing sẽ gửi bảng chào giá chi tiết, bao gồm tất cả các mức giá của dịch vụ mà khách hàng quan tâm.
Nhân viên Sales & Marketing sẽ thực hiện cuộc gọi trực tiếp đến khách hàng để thu thập thông tin về lô hàng cần nhập khẩu hoặc xuất khẩu Trong quá trình này, họ cần đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin, bao gồm địa chỉ xưởng hoặc kho của người bán hàng.
+ Hàng đã được đóng gói chưa? (đóng trong carton/ kiện gỗ…);+ Chủng loại hàng hóa (gốm sứ, thủ công mỹ nghệ, may mặc…);+ Cảng đóng hàng;
+ Khách hàng đứng trực tiếp xuất khẩu trên tờ khai hải quan hay công ty mình đứng ra xuất thay khách hàng;
+ Những yêu cầu khác của người mua đối với người bán khi xuất hàng qua nước họặc ngược lại;
+ Có làm CO, kiểm dịch, hun trùng không?
Nhân viên Sales & Marketing của công ty cung cấp giá cước và lịch tàu chạy cho khách hàng dựa trên thông tin cập nhật từ các hãng tàu mà công ty đại diện Khi nhận yêu cầu chào giá, nhân viên cần hỏi khách hàng các thông tin chi tiết như chủng loại hàng (lạnh, khô, thực phẩm, nguy hiểm), loại hình gửi hàng (LCL, FCL, Air), cảng/sân bay đến, và điều kiện giao hàng (Incoterm – FOB, CNF, DDU, DDP) để đưa ra mức giá cụ thể và chính xác nhất.
Công ty hiện đang áp dụng chính sách giảm giá dịch vụ vào thời gian ít khách để thu hút sự chú ý của khách hàng Mặc dù chất lượng dịch vụ là yếu tố quyết định trong ngành giao nhận hàng hóa, giá cả vẫn là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến sự so sánh và lựa chọn của khách hàng Do đó, việc xây dựng biểu giá được Công ty thực hiện cẩn thận, luôn chú trọng đến phản ứng của thị trường.
Khách hàng có nhiều hợp đồng với Công ty, cả trong thời kỳ cao điểm lẫn thời kỳ vắng khách, thường cảm thấy rằng biểu giá của Công ty không nhất quán Điều này có thể dẫn đến những phản ứng tiêu cực từ phía khách hàng, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa họ và Công ty.
Việc giảm giá dịch vụ một cách rõ rệt có thể dẫn đến phản ứng từ các doanh nghiệp cạnh tranh khác, khiến họ cũng hạ giá, tạo ra vòng xoáy cạnh tranh không có lợi cho ai Nếu số lượng hợp đồng không tăng hoặc chỉ tăng không đáng kể, công ty có thể chịu lỗ nặng hơn do giá dịch vụ giảm trong khi khối lượng hợp đồng không thay đổi Do đó, chính sách giảm giá được xem là mạo hiểm và thiếu tính khả thi, vì vậy cần xem xét giải pháp khác phù hợp hơn.
Công ty áp dụng chính sách giảm giá dịch vụ trong thời gian vắng khách và cung cấp các dịch vụ miễn phí nhằm thu hút khách hàng Chính sách này không làm ảnh hưởng đến cơ cấu giá cả, đồng thời mang lại những ưu đãi khuyến mại hấp dẫn cho khách hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, cũng như các hoạt động ngoại thương và luật pháp quốc tế hiện hành Bên cạnh đó, chúng tôi giúp khách hàng tìm kiếm các đối tác xuất nhập khẩu uy tín và có tiềm năng phát triển trên thị trường.
Chúng tôi cung cấp tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu biển uy tín, giúp xác định lộ trình vận chuyển hợp lý và hướng dẫn các thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hoặc nhập khẩu một cách dễ dàng.
2.2.1.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng giao nhận tại công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình a Đối với hàng xuất khẩu
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình thực hiện hợp đồng đối với hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên kho sẽ vận chuyển hàng hóa tới kho của công ty khách hàng để chuẩn bị kiểm tra và thực hiện các thủ tục giao hàng Đối với hàng trong container, nhân viên giao nhận sẽ điền và ký Phiếu đặt chỗ, sau đó giao cho đại diện hãng tàu để xin chữ ký Hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn, và nhân viên giao nhận sẽ đưa container rỗng về kho để đóng hàng Sau khi hoàn tất, nhân viên giao nhận lập Bản chi tiết đóng gói và đưa hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan, giao hàng cho tàu tại bãi tập kết container và lấy Biên lai thuyền phó để lập vận đơn Cuối cùng, cảng sẽ bốc container lên tàu, và nhân viên giao nhận sẽ mang theo Biên lai thuyền phó.
Làm thủ tục Hải quan
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Quyết toán và gửi chứng từ cho khách hàng đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy vận đơn.
Kiểm tra số lượng, trọng lượng và phẩm chất của hàng hóa để đảm bảo phù hợp với hợp đồng mua bán Nếu cần thiết, tiến hành kiểm nghiệm, giám định và kiểm dịch, đồng thời lấy giấy chứng nhận hoặc biên bản phù hợp.
Sau khi nhận được phiếu xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, công ty sẽ thông báo cho khách hàng và gửi thông tin chi tiết hàng hóa cho nhân viên chứng từ Nhân viên này sẽ hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết để khai hải quan và các giấy tờ liên quan đến lô hàng Tiếp theo, công ty sẽ chuyển giao lô hàng cho nhân viên phòng giao nhận để thực hiện thủ tục hải quan và các quy trình liên quan khác.
- Làm thủ tục hải quan
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÒA BÌNH
Công ty sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp tại các đầu mối giao thông quan trọng trên toàn quốc, cùng với các đại lý quốc tế Chúng tôi thiết lập liên doanh trong lĩnh vực giao nhận, đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và thuận lợi trên các tuyến đường.
Trên thị trường quốc tế, doanh nghiệp đã mở rộng phạm vi hoạt động sang nhiều quốc gia như Mỹ, Đức và Hà Lan Tuy nhiên, khu vực Đông Nam Á vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản lượng hàng hóa giao nhận của công ty.
- Công ty đã mở rộng nghiệp vụ, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ
- Công ty đã xây dựng được đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn để đáp ứng đòi hỏi của thị trường.
Mặc dù lợi nhuận đã tăng qua các năm, nhưng mức tăng không đáng kể cho thấy khả năng cạnh tranh của công ty còn yếu Cạnh tranh gia tăng khiến khách hàng có nhiều quyền lựa chọn hơn trong việc chọn nhà cung cấp dịch vụ Đồng thời, các hãng vận tải như hãng tàu và hãng vận tải đường bộ cũng tăng giá, đặc biệt là với những công ty thiếu mối quan hệ và uy tín tốt.
Công ty chưa gia nhập Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS) và các hiệp hội khác, điều này tạo ra khó khăn trong việc tiếp cận các chính sách hỗ trợ và trợ giúp từ tổ chức Hệ quả là lợi thế cạnh tranh của công ty sẽ bị suy giảm đáng kể.
- Nhiều cơ hội kinh doanh với các đối tác nước ngoài bị bỏ lỡ
- Với số vốn hạn chế khó để trở thành một công ty giao nhận vận tải “lớn mạnh”
Thiếu nguồn vốn đã ảnh hưởng đến cơ sở vật chất, kho bãi và phương tiện chuyên chở, khiến cho việc đáp ứng nhu cầu dịch vụ trở nên khó khăn Do đó, lợi nhuận của công ty trên mỗi đơn hàng không thể tối đa hóa, vì phải chi trả cho các lĩnh vực khác như kinh doanh kho bãi và phương tiện vận chuyển.
2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế
Hòa Bình là một công ty mới thành lập với khả năng tài chính hạn chế, do đó khó có thể cạnh tranh với những công ty giao nhận đã có vị thế ổn định và tên tuổi lâu năm, cùng với nguồn lực tài chính mạnh mẽ để thực hiện các đơn đặt hàng lớn.
- Chưa đủ tiềm lực tài chính để đầu tư cho cơ sở vật chất hiện đại vì vậy làm chi phí tăng.
- Hiện nay, một số công tác trong quá trình giao nhận, công ty không trực tiếp thực hiện mà đi thuê ngoài nên chất lượng chưa ổn định.
- Chưa tận dụng tốt nguồn vốn ưu đãi từ ngân hàng.
- Một số nhân viên kinh doanh chưa có khả năng giao tiếp và xử lý tình huống khi giao tiếp với khách hàng
- Trình độ ngoại ngữ của nhân viên còn thấp.
