Tính cấp thiết của đề tài
Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đang mở rộng, mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam phát triển, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức Để thích nghi với môi trường thay đổi liên tục và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp.
Mua hàng là hoạt động quan trọng đầu tiên của doanh nghiệp thương mại, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các yếu tố đầu vào Việc này cần phải tuân thủ đúng quy cách, chủng loại và chất lượng, đồng thời phù hợp với nhu cầu khách hàng và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp.
Quản trị mua hàng đóng vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp, yêu cầu tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát hiệu quả hoạt động mua sắm Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa được cung cấp thường xuyên, kịp thời, đáp ứng nhu cầu về số lượng, cơ cấu và chủng loại với chất lượng tốt và giá cả hợp lý Việc tổ chức mua hàng hiệu quả là nền tảng để đạt được các mục tiêu quản trị mua hàng và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED chuyên cung cấp thiết bị vật tư y tế và dịch vụ tư vấn, luôn chú trọng đến hoạt động mua hàng Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế và khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, công ty đang đối mặt với nhiều khó khăn trong tổ chức mua hàng Để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, TRANSMED cần khắc phục một số tồn tại trong quy trình này.
Vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng đang trở thành một thách thức quan trọng đối với công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Việc cải thiện quy trình này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Trong quá trình nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại các doanh nghiệp, tôi đã tìm thấy một số công trình nghiên cứu đáng chú ý, trong đó có đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn điện Stanley Việt Nam” của Vũ Lệ Giang, K47A4, năm 2015, dưới sự hướng dẫn của Th.S Hoàng.
Cao Cường, sinh viên khoa Quản trị doanh nghiệp tại trường Đại học Thương Mại, đã nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và những hạn chế hiện tại trong quy trình này tại doanh nghiệp Đề tài của anh, “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hà Nội,” nhằm cải thiện hiệu quả mua sắm và nâng cao chất lượng dịch vụ tại khách sạn.
Nội” - Nguyễn Thanh Thủy, GVHD Th.S Hoàng Cao Cường, K45K7, năm 2014, khoa
Nghiên cứu từ trường Đại học Thương Mại đã làm rõ lý luận về tổ chức mua hàng và áp dụng vào thực tiễn tại khách sạn Fortuna Hà Nội Đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy" của Đặng Thị Thu Hằng, K48A3, năm 2016, đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm trong doanh nghiệp.
Th.S Đào Thị Phương Mai, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại.
Bài viết trình bày về quy trình tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại, với việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy Đồng thời, bài viết cũng chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong công tác mua hàng và đề xuất các giải pháp hiệu quả để cải thiện quy trình này.
Mặc dù nhiều đề tài đã giải quyết các vấn đề lý luận cơ bản về công tác mua hàng và áp dụng vào thực tiễn tại các đơn vị thực tập, nhưng vẫn chưa có nghiên cứu nào về “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED” Do đó, dựa trên kiến thức và kinh nghiệm thực tập, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu này để đóng góp vào việc cải thiện quy trình mua hàng tại công ty TRANSMED.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích thực hiện của công trình nghiên cứu này nhằm làm rõ những vấn đề cụ thể như sau:
Hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm khái niệm mua hàng, quy trình quản trị mua hàng và vai trò của nhà cung cấp Mua hàng không chỉ đơn thuần là việc mua sắm hàng hóa mà còn là một quá trình quản lý chiến lược nhằm tối ưu hóa chi phí và chất lượng sản phẩm Quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, nhằm phát hiện những thành công cũng như những hạn chế trong quy trình mua sắm của công ty Thông qua việc xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức mua hàng, bài viết chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Để hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, cần đề xuất các giải pháp như cải tiến quy trình lựa chọn nhà cung cấp, tối ưu hóa quản lý tồn kho, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua sắm, và đào tạo nhân viên về kỹ năng thương lượng và quản lý chuỗi cung ứng Những giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập số liệu 5.1.1 Phương pháp thu thập sơ cấp
Phương pháp điều tra qua bảng hỏi là một cách thu thập dữ liệu sơ cấp, tức là những thông tin chưa có sẵn và được thu thập lần đầu bởi chính người nghiên cứu Dữ liệu sơ cấp là nguồn thông tin quý giá giúp nắm bắt quan điểm và nhu cầu của đối tượng nghiên cứu.
Mục đích của bài viết là thu thập thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm các câu hỏi về việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, giao nhận hàng hóa, cũng như quy trình thanh toán tiền hàng.
Số lượng câu hỏi: Bao gồm 10 câu, với nhiều phương án chọn lựa khác nhau, để phù hợp với thực trạng của công tác mua hàng của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên trong quá trình khảo sát là lập phiếu điều tra, dựa trên các câu hỏi liên quan đến công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ TRANSMED Phiếu điều tra sẽ bao gồm nhiều câu hỏi với các phương án trả lời đa dạng, cho phép người tham gia dễ dàng chọn lựa bằng cách tích dấu hoặc khoanh tròn vào đáp án phù hợp.
Sau khi hoàn thành việc lập phiếu điều tra, bước tiếp theo là phát khoảng 10 phiếu cho nhân viên tại phòng mua hàng của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ TRANSMED.
Sau khi phát và thu lại phiếu, bước tiếp theo là phân tích số lượng phiếu thu được Cần tổng hợp và phân tích các kết quả từ phiếu điều tra để đưa ra những nhận xét chính xác.
Phương pháp phỏng vấn được sử dụng nhằm thu thập thông tin quan trọng liên quan đến công tác tổ chức mua hàng của công ty, những thông tin mà phiếu điều tra trắc nghiệm không đề cập đến.
Bước đầu tiên trong quy trình phỏng vấn là xây dựng danh sách câu hỏi, với khoảng 10 câu hỏi Những câu hỏi này nên tập trung vào việc đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng hiện tại và các kế hoạch mua hàng trong tương lai của doanh nghiệp.
Bước 2: Lên kế hoạch hẹn phỏng vấn Sắp xếp lịch hẹn với giám đốc công ty và trưởng phòng bộ phận mua hàng.
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn và ghi lại các thông tin cần thiết khi phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, chúng tôi đã ghi nhận những nhận xét và đánh giá từ các chuyên gia về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ TRANSMED Qua đó, chúng tôi rút ra những kết luận chung nhằm cải thiện quy trình mua sắm và tối ưu hóa hiệu quả công việc tại công ty.
5.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là loại dữ liệu đã được thu thập và công bố trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình nghiên cứu Loại dữ liệu này rất quan trọng trong nghiên cứu tiếp thị và các lĩnh vực khoa học xã hội khác Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp thường thông qua việc tham khảo các tài liệu liên quan đến công ty và các hoạt động quản trị mua sắm từ các nguồn nội bộ.
Các dữ liệu thứ cấp bên trong doanh nghiệp được thu thập từ các báo cáo trong các phòng ban của công ty:
+ Dữ liệu về cơ cấu tổ chức của công ty + Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2016-2018 + Sổ tay chất lượng của công ty
Ngoài việc thu thập thông tin từ sách và báo, chúng tôi còn khai thác thêm dữ liệu từ các phương tiện truyền thông trực tuyến Những nguồn thông tin này liên quan đến lý thuyết về mua hàng và quản trị mua hàng, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực này.
Bước 1: Thu thập các thông tin, tài liệu của công ty về công tác tổ chức mua hàng thông qua các phòng chức năng của công ty, internet,
Bước 2: Xử lý thông tin thu thập được:
Dựa trên các thông tin đã có, tiến hành chọn lọc, phân tích, sử dụng các thông tin phù hợp với bài khóa luận.
5.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Xử lý và thu thập dữ liệu liên quan đến kết quả phiếu điều tra
Phương pháp so sánh là một công cụ hữu ích để đối chiếu các dữ liệu và chỉ số, giúp đánh giá sự thay đổi và tăng trưởng qua các năm Ví dụ, việc phân tích sự tăng giảm của chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận và kết quả hoạt động mua hàng theo từng năm sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả kinh doanh và xu hướng phát triển của doanh nghiệp.
Phương pháp phân tích tổng hợp giúp rút ra các kết luận quan trọng cho đề tài bằng cách đánh giá tổng quát các dữ liệu thứ cấp đã thu thập Sau đó, quá trình tổng hợp lại thông tin sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về vấn đề nghiên cứu.
Kết cấu đề tài
Bài khóa luận này được cấu trúc thành ba chương, bên cạnh các phần như Tóm lược, Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Các kết luận, Danh mục TLTK và Các phụ lục.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại
Chương 2 phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, nhằm xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại Chương 3 đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng, tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng tại TRANSMED.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Theo giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, mua hàng được định nghĩa là hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp vật tư, nguyên liệu và hàng hóa cho doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng yêu cầu về dự trữ và sản xuất bán hàng với chi phí tổng thể thấp nhất.
Mua hàng là kết quả của việc doanh nghiệp thương mại tạo nguồn hàng và tiến hành khảo sát, tìm hiểu thị trường Hai quá trình này luôn gắn bó chặt chẽ, giúp doanh nghiệp có được nguồn hàng phong phú, đa dạng và vững chắc.
Hoàng Minh Đường và PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội)
1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại là một quá trình bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động mua sắm, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Nhà cung cấp được định nghĩa là các tổ chức hoặc cá nhân cung cấp nguồn lực thiết yếu cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất hàng hóa và dịch vụ, bao gồm tư liệu sản xuất, hàng hóa và sức lao động.
1.1.4 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là quá trình quan trọng mà doanh nghiệp thực hiện để xác định những nhà cung cấp phù hợp, có khả năng đáp ứng nhu cầu sản phẩm của mình.
1.1.5 Thương lượng và đàm phán Đàm phán, thương lượng là phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữa các bên Trong hoạt động quản lý dự án, các bên tham gia ít khi có quan hệ cấp trên cấp dưới mà thường là quan hệ đối tác (Chủ đầu tư – Nhà thầu – Tư vấn – Nhà cung cấp –Người thụ hướng dự án) với các lợi ích không cùng chiều nhau Để dung hòa các lợi ích không cùng chiều này các bên tham gia phải ngồi vào bàn đàm phán, thương lượng Đàm phán, thương lượng là hành vi và quá trình điều hòa quan hệ giữa các bên tham gia, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất
Thương lượng với nhà cung cấp là quá trình giao dịch và đàm phán giữa người mua và người bán, nhằm đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên Đây là giai đoạn quan trọng trong quy trình mua hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động mua sắm.
1.1.6 Giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng
Giao nhận hàng hóa là một dịch vụ thương mại quan trọng, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và tổ chức các hoạt động vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ, cùng với các dịch vụ liên quan khác Mục tiêu chính của dịch vụ này là đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận theo sự ủy thác của khách hàng một cách an toàn và hiệu quả.
Thanh toán tiền hàng là quá trình mà doanh nghiệp thương mại thực hiện theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện khác Do đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán) dựa trên các quy định này.
Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm và dịch vụ để dễ dàng lựa chọn Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tìm kiếm các nhà cung cấp này? Cần thu thập những thông tin gì về họ và làm sao để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp?
Phân loại nhà cung cấp:
+ Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ
Nhà cung cấp chính là nguồn cung cấp hàng hóa chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua để phục vụ khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định Sự ổn định và khối lượng hàng hóa từ nhà cung cấp này có ảnh hưởng lớn đến quy trình mua sắm, do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên chú ý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp chính.
Nhà cung cấp phụ là những nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ trong tổng khối lượng hàng mua Sản phẩm từ nguồn này không có ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch mua sắm và doanh số bán hàng trong tương lai, đặc biệt là đối với các nguồn hàng mới.
+ Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới
Nhà cung cấp truyền thống là những doanh nghiệp đã duy trì mối quan hệ mua bán lâu dài, tạo dựng sự hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên Điều này giúp giảm thiểu mức độ rủi ro trong quá trình mua hàng, mang lại sự an tâm cho các doanh nghiệp khi hợp tác.
Nhà cung cấp mới là những doanh nghiệp chưa có hoặc chỉ có ít mối quan hệ thương mại với nhà cung cấp đó Để đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần thu thập thêm thông tin về nhà cung cấp Thông thường, họ sẽ bắt đầu bằng việc thực hiện một số hợp đồng mua hàng nhỏ nhằm thăm dò và đánh giá năng lực cũng như chất lượng của nhà cung cấp.
+ Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài
Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt
Doanh nghiệp có thể tự tìm hiểu thông tin quan trọng liên quan đến nhà cung cấp và quy trình mua hàng Họ có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa dựa trên các hợp đồng đã ký kết, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo nguồn cung ổn định.
Nhà cung cấp nước ngoài là nguồn hàng nhập khẩu quan trọng cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thiết lập hợp đồng trực tiếp với các công ty nước ngoài để nhập khẩu hàng hóa hoặc thông qua các trung gian.
Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:
Thông qua việc lưu trữ thông tin nội bộ, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu về các nhà cung cấp đã từng hợp tác Những thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn đối tác một cách hiệu quả hơn trong tương lai.
Bài viết này tập trung vào thông tin từ các cá nhân trong doanh nghiệp, bao gồm nhà quản trị, nhân viên mua hàng và các nhân viên khác Đồng thời, nó cũng đề cập đến các hồ sơ nhà cung cấp hiện đang được lưu trữ trong doanh nghiệp.
+ Thông qua nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet,
Thông qua các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiếp cận thông tin sản phẩm và dịch vụ qua nhiều kênh như thư chào hàng, catalog quảng cáo, và đại diện bán hàng Ngoài ra, hội chợ, triển lãm và các buổi giới thiệu sản phẩm cũng là cơ hội quý giá để tìm hiểu và so sánh các hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp khác nhau.
Để lập hồ sơ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thu thập và xử lý thông tin về từng nhà cung cấp, sau đó đánh giá và kết luận theo các tiêu chuẩn đã được xác định Hồ sơ nhà cung cấp thường bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, sản phẩm cung cấp, và các tiêu chí đánh giá khác.
+ Tên hiệu của nhà cung cấp + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường
+ Chất lượng sản phẩm dịch vụ + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ + Khả năng tài chính
+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp
1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp là một nhiệm vụ quan trọng đối với các nhà quản trị và doanh nghiệp thương mại Để tìm được nhà cung cấp phù hợp, các nhà quản trị cần áp dụng các phương pháp đánh giá và tiêu chuẩn cụ thể, nhằm đảm bảo sự chính xác và hợp lý trong quá trình lựa chọn.
Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng Các tiêu chuẩn này bao gồm những tiêu chí chính cùng với một số tiêu chí phụ hỗ trợ, giúp đảm bảo sự lựa chọn hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
+ Các tiêu chuẩn chính: Chất lượng của nhà cung cấp; Thời hạn giao hàng; Giá thành hàng mua (bao gồm giá mua và các chi phí mua hàng).
Các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp bao gồm khả năng kỹ thuật, dịch vụ sau bán hàng và bảo trì, khả năng sản xuất và khả năng tài chính.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc "không nên chỉ có một nhà cung cấp" để đảm bảo tính linh hoạt và giảm thiểu rủi ro Việc lựa chọn cần dựa trên hai loại mặt hàng: những sản phẩm đã có nhà cung cấp hiện tại và những hàng hóa mới được đưa vào danh mục Từ đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá xem có nên duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hiện tại hay tìm kiếm một nhà cung cấp mới để tối ưu hóa nguồn cung ứng.
Dựa vào các tiêu chuẩn lựa chọn thì các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai (hoặc kết hợp cả hai) phương pháp sau:
+ Phương pháp dựa vào kinh nghiệm:
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp
1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Các chiến lược kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp định hướng được hướng đi, các kế hoạch, mục đích của mình, từ đó nắm bắt được các cơ hội và tạo được lợi thế trước các đối thủ cạnh tranh hay tìm cách tháo gỡ các thách thức Nếu doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo được thuận lợi cho công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi tùy theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, phụ thuộc vào các chiến lược kinh doanh khác nhau.
1.3.1.2 Chính sách sản phẩm Khi tiến hành các hoạt động kinh doanh, các chính sách sản phẩm cụ thể hợp lý sẽ là yếu tố quan trọng đem lại thành công cho các doanh nghiệp Chính sách sản phẩm sẽ cho thấy được cơ cấu sản phẩm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó định hình các sản phậm mà doanh nghiệp cần phải mua, bán, từ số lượng đến chất lượng, giá cả, giúp doanh nghiệp có thể tối thiểu hóa được chi phí bỏ ra, đồng thời đảm bảo các hoạt động mua hàng luôn trong tình trạng nhanh chóng, thuận tiện.
1.3.1.3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật Đây là các yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm các loại cơ sở vật chất như máy móc, thiết bị, kho, bãi, Cơ sở vật chất càng đầy đủ, chất lượng thì hoạt động mua hàng, dự trữ sẽ càng đảm bảo thuận lợi và ngược lại.
1.3.1.4 Khả năng tài chính của doanh nghiệp Khả năng tài chính của doanh nghiệp là tiền đề quan trọng cho mọi hoạt động kinh doanh cũng như công tác tổ mua hàng của doanh nghiệp Một nguồn tài chính dồi dào sẽ đảm bảo cho công tác mua hàng luôn diễn ra nhanh chóng, tạo được uy tín của doanh nghiệp trước các đối tác, các nhà cung cấp Ngược lại, nếu nguồn vốn của doanh nghiệp không đủ mạnh và hạn hẹp thì công tác mua hàng sẽ trở nên khó khăn hơn, dễ lỡ mất các cơ hội kinh doanh.
1.3.1.5 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp Nhân lực chính là gốc rễ của doanh nghiệp Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong tất cả các khâu trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp, từ việc tìm kiếm lựa chọn các nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán tiền hàng Một nhà quản trị và đội ngũ nhân viên mua hàng giỏi, am hiểu về sản phẩm và biết nắm bắt các chiến lược, chính sách kinh tế pháp luật sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đạt được các hiệu quả kinh doanh mong muốn.
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1.3.2.1 Nhà cung cấp Nhà cung cấp là một cầu nối quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng Việc vận dụng hợp lý, sáng tạo các nguyên tắc mua hàng, biết tạo được một mối quan hệ lâu dài bền vững với các nhà cung cấp sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp tạo dựng được uy tín của mình với các khách hàng hiện tại và tiềm năng của mình Các nhà cung cấp có thể đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu về hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ sẽ gây ảnh hưởng tốt đến việc kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại.
1.3.2.2 Nhu cầu tiêu dùng của khách hàngKhách hàng chính là những người tiêu dùng cuối cùng các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, là nguồn lợi nhuận giúp doanh nghiệp phát triển Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng sẽ quyết định đến số lượng, chất lượng cũng như giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp lựa chọn Vì vậy, việc thay đổi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng thay đổi thì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo Do đó mà các doanh nghiệp luôn phải chủ động trong việc tìm hiểu các nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để có thể xây dựng được các chính sách mua hàng hiệu quả, phù hợp.
1.3.2.3 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh luôn tồn tại trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không theo dõi sự thay đổi của đối thủ, họ có nguy cơ mất khách hàng và giảm doanh thu Việc cạnh tranh giúp doanh nghiệp nhận diện vị thế của mình trên thị trường và học hỏi từ những bài học thực tế để cải thiện và phát triển Do đó, việc điều chỉnh giá cả và chất lượng sản phẩm trở thành thách thức lớn, ảnh hưởng đến chiến lược mua hàng, buộc doanh nghiệp phải tìm ra cách tổ chức mua hàng hiệu quả nhất.
1.3.2.4 Môi trường kinh tế chính trị Các yếu tố kinh tế như tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, chính sách tài khóa, cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
Các chính sách và quy định pháp luật về kinh tế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước định hướng phát triển kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, trong khi doanh nghiệp cần tuân thủ các chính sách pháp luật liên quan đến sản phẩm, thuế và nghĩa vụ với nhà nước để tổ chức mua hàng hiệu quả.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED
Khái quát về công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ KHOA HỌC
- Trụ sở chính: Hà Nội
- Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Sapphire Palace, Phường Thượng Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
- Văn phòng đại diện TP.HCM
- Địa chỉ: Tầng 3, số 42-42A đường Đồng Nai, Phường 15, Quận 10, Thành phố
- Tên giao dịch Quốc tế: Transmed Co., Ltd
- Đăng ký kinh doanh số: 0101981687
- Tổng vốn điều lệ: 50 tỷ
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, do Đậu Hồng Hà đại diện, được thành lập vào năm 2006 với sứ mệnh nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân Việt Nam Hiện nay, TRANSMED đã trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giải pháp chăm sóc sức khỏe và là đối tác uy tín của nhiều bệnh viện trên toàn quốc.
TRANSMED đã hợp tác lâu dài với Vamed Engineering, doanh nghiệp hàng đầu của Áo trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, thực hiện nhiều dự án quan trọng được tài trợ bởi vốn ODA từ chính phủ Áo Những dự án này đã góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế, đặc biệt trong các lĩnh vực tim mạch và chống ung bướu.
Trong những năm gần đây, TRANSMED đã mở rộng hoạt động sang lĩnh vực chăm sóc sức khỏe người cao tuổi và phục hồi chức năng, cùng với các giải pháp phân tích hóa học Là nhà phân phối độc quyền của Tyromotion, TRANSMED cung cấp các giải pháp phục hồi chức năng tiên tiến hỗ trợ bằng robot và máy vi tính từ nhà sản xuất hàng đầu của Áo Công ty hướng đến việc trở thành nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp và dịch vụ cho các dự án chăm sóc sức khỏe và công nghệ khoa học kỹ thuật.
Công ty chuyên cung cấp thiết bị máy móc khoa học kỹ thuật, đặc biệt là thiết bị y tế cho các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc và các thiết bị khoa học cho doanh nghiệp Chúng tôi tập trung vào việc huy động và sử dụng vốn hiệu quả để đầu tư và phát triển kinh doanh, từ đó tạo ra lợi nhuận, tạo việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông và đóng góp vào ngân sách Nhà nước, góp phần phát triển công ty bền vững.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật chất lượng cao với giá cả hợp lý, cam kết uy tín và sự hài lòng cho khách hàng.
- Đảm bảo sự phát triển bền vững của của công ty theo đúng khuôn khổ luật pháp đã ban hành.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, cần duy trì và phát triển các nguồn lực cần thiết, đồng thời đảm bảo lợi nhuận cho cổ đông và mang lại lợi ích cho người lao động cũng như cộng đồng xã hội.
- Thực hiện chiến lược kinh doanh riêng phù hợp với định hướng chiến lược phát triển của công ty.
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
(Nguồn: Bộ phận hành chính, nhân sự)
Giám đốc là người đại diện pháp lý cho công ty, có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Họ chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như công ty về việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Phó giám đốc các ngành hàng có nhiệm vụ nhận chỉ đạo từ giám đốc và tham gia điều hành các hoạt động kinh doanh của từng ngành hàng Khi giám đốc vắng mặt, phó giám đốc sẽ được ủy quyền để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban giám đốc về các hoạt động bán hàng sản phẩm và dịch vụ của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, cũng như xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động theo sự phân công của Ban giám đốc, quản lý các hoạt động chuyên môn của công ty Họ lên kế hoạch và tổ chức lắp đặt, đào tạo chuyển giao công nghệ, cũng như lập biên bản bàn giao máy móc, thiết bị sau khi lắp đặt Đồng thời, bộ phận này cũng lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị máy móc cả ngắn hạn và dài hạn.
Bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng Họ triển khai các kế hoạch kinh doanh nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời tìm kiếm và phát triển khách hàng mới Ngoài ra, bộ phận này cũng tham gia vào các hoạt động chào hàng và xúc tiến ký kết hợp đồng để thúc đẩy doanh thu.
Ngành hàng Khoa học kỹ thuật
Ngành hàng Thiết bị y tế
Bộ phận Kế toán Tài chính
Bộ phận Hành chính & Nhân sự
Ngành hàng Vật tư y tế
Bộ phận Hỗ trợ bán hàng
VP đại diện HCM có nhiệm vụ theo dõi và đôn đốc quá trình thực hiện hợp đồng, hỗ trợ giao hàng và thu hồi công nợ Đồng thời, VP cũng triển khai kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và xúc tiến ký kết hợp đồng Quản lý hồ sơ khách hàng và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng là những hoạt động quan trọng khác trong vai trò này.
Bộ phận mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Lãnh đạo Công ty quản lý và điều hành các lĩnh vực khác nhau Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm tổ chức quản lý, thực hiện và giám sát các hoạt động liên quan đến dự án Họ cũng tham gia vào các quy trình đấu thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng cho các dự án, đảm bảo hiệu quả và thành công trong công việc.
Bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và quản lý hồ sơ nhân viên, công văn, hợp đồng cũng như các văn bản của công ty theo quy định Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết và các cuộc họp của Ban giám đốc, đồng thời quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp Họ cũng lập sổ sách theo dõi vật tư thiết bị, văn phòng phẩm và kiểm kê tài sản, vật tư theo quy định của công ty Cuối cùng, bộ phận hành chính nhân sự tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty.
Bộ phận kế toán thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước, bao gồm ghi chép, tính toán và phản ánh số liệu về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn Họ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và tài chính, cũng như việc thu nộp và thanh toán Đồng thời, bộ phận này cung cấp số liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế tài chính và đảm bảo lập kế hoạch đúng đắn Cuối cùng, họ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty
2.2.1 Thực trạng về công tác tìm kiếm nhà cung cấp của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
Công ty hiện có nhiều nhà cung cấp, với mối quan hệ uy tín luôn được chú trọng Các nhà cung cấp chủ yếu là doanh nghiệp nước ngoài như Philips Medical System B.V (Hà Lan), Abbott (Hoa Kỳ), Agilent Technologies (Hoa Kỳ), Medtronic plc (Hoa Kỳ), và Draeger (Đức) Sự đa dạng trong nguồn cung cấp giúp công ty tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Việc tìm kiếm nhà cung cấp cho Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED gặp khó khăn do hầu hết các nhà cung cấp đều ở nước ngoài, dẫn đến những thách thức trong đàm phán và vận chuyển.
Phân loại nhà cung cấp:
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED phân loại nhà cung cấp thành hai loại: nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ dựa trên giá trị hàng mua Ngoài ra, dựa vào tính chất mối quan hệ, nhà cung cấp được chia thành nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Đối với các mặt hàng công ty thường xuyên kinh doanh, TRANSMED sẽ ưu tiên mua từ nhà cung cấp truyền thống Ngược lại, đối với các mặt hàng mới hoặc khi nhà cung cấp truyền thống không đáp ứng được, công ty sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Bảng 2.2: Nguồn thông tin tìm kiếm nhà NCC của công ty
STT Nguồn thông tin Số phiếu Tỷ lệ %
1 Các mối quan hệ với các NCC truyền thống 9/10 90
2 Các thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 4/10 40
4 Qua người quen giới thiệu 4/10 40
5 Vô tuyến truyền hình, đài, mạng Internet 3/10 30
6 Đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm
7 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 0/10 0
8 Hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp 0/10 0
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED chủ yếu tìm kiếm nhà cung cấp dựa vào mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống, chiếm tới 90% kết quả từ phiếu điều tra Thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ từ thư chào hàng, giới thiệu từ người quen, và các nguồn trên Internet Tuy nhiên, công ty không thực hiện việc tìm kiếm nhà cung cấp qua hội chợ triển lãm, hồ sơ dự thầu, hoặc các ấn phẩm báo chí và tạp chí.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED chủ yếu nhập khẩu sản phẩm từ các nhà cung cấp nước ngoài, do đó việc thu thập thông tin về nhà cung cấp trở nên phức tạp hơn Việc lập hồ sơ nhà cung cấp được thực hiện dựa trên nguyên tắc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài Các nhà cung cấp mới sẽ được lưu trữ và lập hồ sơ theo các tiêu chí và nguồn thông tin chính mà công ty đã quy định.
Công ty lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp, bao gồm tên hiệu, chức năng và nhiệm vụ, cùng với ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh Ngoài ra, chất lượng sản phẩm và uy tín của nhãn hiệu cũng được ghi nhận để đảm bảo sự minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình hợp tác.
Hàng hóa mua vào sẽ được ưu tiên từ “Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn” do Bộ phận Đặt hàng quản lý Danh sách này sẽ được theo dõi, cập nhật và phê duyệt bởi Ban Giám đốc Công ty, dựa trên việc đánh giá định kỳ các nhà cung cấp Cụ thể, nếu nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu trong 2 lần liên tiếp hoặc trên 3 lần/năm, họ sẽ bị xem xét loại khỏi “Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn”.
Bảng 2.3: Các nhà cung cấp chính của Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
STT Tên nhà cung cấp Mặt hàng cung cấp
Máy theo dõi bệnh nhân Máy phá rung
Máy siêu âm Máy x-quang Máy chụp cắt lớp
Hotler điện tim Máy tim phổi nhân tạo Vật tư can thiệp tim mạch
4 Agilent Technologie Máy sắc ký khối phổ Agilent
Hệ thống giải pháp cho Dược phẩm
Hệ thống giải pháp cho Môi trường
Hệ thống giải pháp cho Pháp Y
Hệ thống giải pháp cho An toàn thực phẩm
Hệ thống giải pháp cho Xăng dầu và hóa chất
5 Medtronic & Covidien Thiết bị phòng mổ
6 Draeger Máy chụp cộng hưởng từ MRI
( Nguồn: Bộ phận kinh doanh )
2.2.2 Thực trạng về công tác lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
Bảng 2.4: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty
STT Các tiêu chuẩn Số phiếu Tỷ lệ %
4 Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp 5/10 50
5 Khả năng sản xuất của NCC 5/10 50
6 Khả năng tài chính của NCC 3/10 30
7 Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì 3/10 30
9 Sự phản hồi đối với sự cố phát sinh 9/10 90
10 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu của công ty
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ lâu dài, chất lượng sản phẩm, thời hạn giao hàng và khả năng phản hồi với sự cố, trong đó chất lượng và thời gian giao hàng chiếm 90% tiêu chí Hàng hóa chất lượng tốt nhưng giao không kịp thời có thể làm mất cơ hội kinh doanh và uy tín của công ty Do các sản phẩm đều do nhà cung cấp nước ngoài sản xuất, nên phản hồi kịp thời về sự cố trong quá trình giao nhận và hậu bán rất quan trọng Bên cạnh đó, giá thành và phương thức giao hàng cũng là yếu tố quan trọng, chiếm 70% số phiếu điều tra.
Theo kết quả điều tra, 100% số phiếu cho rằng công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đã áp dụng ba nguyên tắc quan trọng: mua hàng từ nhiều nhà cung cấp, duy trì thế chủ động trước các nhà cung cấp, và đảm bảo sự hợp lý trong quyền lợi giữa các bên Những nguyên tắc này giúp công ty duy trì ưu thế cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro trong quy trình mua sắm và kiểm soát áp lực về giá cả.
Giám đốc sẽ quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với các yêu cầu của công ty sau khi xem xét bản báo cáo đánh giá nhà cung cấp.
2.2.3 Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, công ty TNHH TRANSMED sẽ tiến hành thương lượng và đặt hàng để ký kết hợp đồng mua bán.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật thực hiện các hoạt động thương lượng hàng hóa thông qua các phương thức như gọi điện thoại, gửi email hoặc gặp gỡ trực tiếp.
Do công ty chủ yếu hợp tác với các nhà cung cấp truyền thống ở nước ngoài, hình thức giao tiếp trực tiếp ít được sử dụng, thay vào đó là thương lượng qua điện thoại và email.
Các vấn đề mà công ty thương lượng:
- Thương lượng về giá cả, chất lượng, mẫu mã tiêu chuẩn kỹ thuật.
Công ty chú trọng vào việc thương lượng phương thức thanh toán với nhà cung cấp, có thể lựa chọn giữa trả tiền mặt hoặc chuyển khoản Đồng thời, công ty cũng xác định rõ ràng thời hạn thanh toán để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình giao dịch.
Sản phẩm của công ty chủ yếu là thiết bị khoa học kỹ thuật y tế, vì vậy địa điểm giao hàng chủ yếu diễn ra tại kho của công ty.
Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED
tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED
2.3.1 Những thành công và nguyên nhân
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED đã có hơn 10 năm hoạt động và xây dựng được uy tín trên thị trường với các nhà cung cấp Trong những năm gần đây, quá trình mua hàng của doanh nghiệp chủ yếu diễn ra thông qua việc đặt hàng theo hợp đồng với các nhà cung cấp quen thuộc Mặc dù vậy, công ty vẫn không ngừng tìm kiếm nhà cung cấp mới khi cần thiết, và việc thương thảo với nhà cung cấp sẽ được thực hiện dựa trên nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Công ty đã xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp truyền thống, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc tìm kiếm nguồn hàng Điều này đảm bảo rằng nguồn cung luôn ổn định, ngay cả khi thị trường thiết bị y tế có nhiều biến động.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đã giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, từ đó có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công tác hậu mãi cho khách hàng.
Nguyên nhân: Do công ty luôn giữ được uy tín với nhà cung cấp Việc đặt hàng và thanh toán luôn đúng hẹn.
Việc thương lượng và đặt hàng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp hiện nay chủ yếu diễn ra qua điện thoại và email, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại Sự giảm thiểu các cuộc gặp mặt trực tiếp không chỉ làm giảm chi phí không cần thiết mà còn nâng cao hiệu quả trong hoạt động mua sắm Do phần lớn nhà cung cấp là những đối tác truyền thống, quá trình thương lượng diễn ra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc nghiên cứu và tìm hiểu lẫn nhau.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED tận dụng hiệu quả các nhà cung cấp truyền thống nhờ vào các giao dịch đã thiết lập trước đó, giúp quá trình thương lượng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Trong quá trình giao nhận và thanh toán tiền hàng, công ty và nhà cung cấp luôn giám sát chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa điểm và yêu cầu Công ty thực hiện thanh toán theo thỏa thuận với phương thức đơn giản, giữ vững uy tín với nhà cung cấp Mọi sai lệch trong giao nhận và thanh toán đều được hai bên giải quyết một cách ổn thỏa.
Công ty đặt sự chú trọng vào quy trình giao nhận thanh toán hàng hóa, giúp đảm bảo thanh toán kịp thời và duy trì uy tín trong mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hiện tại của công ty gặp nhiều hạn chế, khi chỉ tập trung vào các nhà cung cấp truyền thống mà không chú trọng đến việc khám phá các nguồn cung cấp mới Quy trình lựa chọn thường dựa vào các giao dịch trước đó, dẫn đến việc thiếu thông tin cần thiết để so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp Điều này có thể khiến công ty rơi vào tình huống bị ép giá hoặc phải chấp nhận mua với giá cao.
Nguyên nhân chính khiến công ty gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp là do chuyên doanh các thiết bị khoa học kỹ thuật y tế, chủ yếu từ các doanh nghiệp nước ngoài Quá trình tìm kiếm thông tin từ các nhà cung cấp quốc tế thường tốn nhiều thời gian và chi phí, vì vậy công ty buộc phải tận dụng các mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thông để giảm thiểu chi phí.
Trong quá trình thương lượng và đặt hàng, doanh nghiệp thường phải đối mặt với sức ép về giá cả từ các nhà cung cấp, mặc dù có mối quan hệ tốt Đội ngũ nhân viên mua hàng thiếu kỹ năng và kinh nghiệm, dẫn đến việc doanh nghiệp phải nhượng bộ trong quá trình thương lượng Hơn nữa, việc đặt hàng và xử lý đơn hàng diễn ra chậm chạp và không chủ động, thường chỉ được thực hiện khi có đơn hàng từ khách hàng, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả thương lượng.
Công ty chưa xây dựng một chương trình đào tạo và huấn luyện nhân viên bài bản, dẫn đến việc thiếu hụt kỹ năng cần thiết Đồng thời, công ty cũng chưa có chính sách chủ động để ứng phó với các nguồn hàng, điều này tạo ra áp lực về giá cả trên thị trường.
Giao nhận và thanh toán tiền hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên, vẫn tồn tại tình trạng giao hàng chậm, thiếu số lượng và chất lượng không đảm bảo từ phía nhà cung cấp Doanh nghiệp cần thường xuyên đôn đốc các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian Việc kiểm tra hàng hóa trong quá trình giao nhận đôi khi cũng tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ chung của doanh nghiệp.
Giao hàng hóa thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết và phương tiện vận chuyển, dẫn đến tình trạng giao hàng chậm không thể tránh khỏi Đặc biệt, với hầu hết hàng hóa là thiết bị kỹ thuật nhập khẩu, việc lựa chọn trung gian giao hàng kém có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng Hơn nữa, sự thiếu hụt nhân viên kỹ thuật cũng gây khó khăn trong việc hỗ trợ kiểm tra chất lượng hàng hóa, làm gia tăng rủi ro trong quá trình nhập khẩu.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED
Phương hướng hoạt động của Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ
Trong những năm gần đây, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh Các chỉ tiêu về giá vốn hàng bán và doanh thu lợi nhuận đều có xu hướng tăng trưởng tích cực.
Công ty đã đầu tư nguồn vốn và thời gian cho việc đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng, đồng thời xây dựng quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 Điều này giúp quản lý chặt chẽ các khâu trong công tác mua hàng, đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và việc dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp.
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đang chứng kiến sự tăng trưởng ổn định trong hoạt động kinh doanh với lượng khách hàng và doanh nghiệp ngày càng tăng Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty dự định mở rộng danh mục sản phẩm của mình.
Trong 5 năm tới đây, chiến lược hoạt động của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED được đề ra như sau:
Doanh thu của công ty luôn duy trì mức tăng trưởng bình quân 30% so với năm trước, điều này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và nâng cao vị thế trên thị trường.
Chúng tôi cam kết duy trì vị thế hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị vật tư y tế và khoa học kỹ thuật trên toàn quốc, đồng thời liên tục nâng cao và cải tiến chất lượng dịch vụ vận chuyển để đáp ứng nhu cầu phát triển trong ngành chăm sóc sức khỏe.
Công ty cam kết định hướng vào khách hàng bằng cách phát triển và bổ sung các thiết bị máy móc tiên tiến vào danh mục sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là các bệnh viện công-tư lớn trên toàn quốc.
Nhân lực của công ty ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn chất lượng, đặc biệt là trong lĩnh vực kỹ thuật y sinh và đội ngũ nhân viên mua bán Chúng tôi cam kết nâng cao năng suất lao động thông qua việc thực hiện các chính sách đào tạo và đãi ngộ hợp lý, đồng thời tạo ra môi trường làm việc ổn định để nhân viên có thể phát triển toàn diện.
+ Về thị trường: Giữ vững vị thế trên thị trường, phát triển thị trường ở khu vực miền trung nhiều hơn
+ Về trách nhiệm xã hội: Luôn làm tốt nghĩa vụ đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cho Ngân sách nhà nước.
Trong 5 năm tới, Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED sẽ tập trung vào việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng bằng cách cải tiến quy trình mua sắm, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý đơn hàng, và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp Công ty cũng sẽ nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên thông qua đào tạo chuyên sâu và cập nhật kiến thức thị trường, nhằm tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả trong hoạt động mua hàng.
Trong bối cảnh nền kinh tế và xã hội phát triển không ngừng, nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng gia tăng Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED cam kết nỗ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh, áp dụng các chiến lược dài hạn để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.
Huy động và sử dụng vốn hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực tài chính Để phát huy tốt các nguồn vốn trong và ngoài doanh nghiệp, công ty cần hạn chế tối đa việc phụ thuộc vào vốn vay và tận dụng hiệu quả nguồn vốn tự có.
Giảm chi phí kinh doanh là một yếu tố quan trọng giúp tiết kiệm chi phí quản lý và các chi phí phát sinh trong hoạt động, từ đó cung cấp cho khách hàng sản phẩm với giá cả cạnh tranh hơn so với đối thủ.
Để nâng cao chất lượng quản lý và nhân viên mua hàng, cần tổ chức công tác mua sắm một cách hiệu quả, đồng thời cử nhân viên tham gia các khóa học nhằm phát triển kỹ năng Điều này sẽ đảm bảo nguồn hàng ổn định cho hoạt động kinh doanh.
Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đã xác định rõ định hướng kinh doanh nhằm nâng cao sức cạnh tranh trong thị trường thiết bị y tế và khoa học kỹ thuật Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì sự liên tục trong quá trình kinh doanh với khách hàng và các tổ chức Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức mua hàng, công ty cần nỗ lực phấn đấu và thực hiện các mục tiêu cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình này.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, công ty cần thường xuyên xác định rõ ràng các nhu cầu mua hàng của mình Việc này giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và doanh nghiệp, cần tăng cường giao tiếp và chủ động thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, từ đó trao đổi thông tin và tìm kiếm sản phẩm mới với chất lượng tiên tiến Bên cạnh đó, tạo ra một môi trường làm việc sôi nổi và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng ban sẽ giúp nhân viên phát triển và làm việc hiệu quả hơn.
Thực hiện công tác mua hàng đúng theo quy trình chất lượng cao ISO 9000-2015 đã được đề ra để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất.
Để tăng cường cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro từ các nhà cung cấp truyền thống, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm và phát triển thêm các nhà cung cấp mới Việc tuân thủ các nguyên tắc mua hàng đã được đề ra sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đánh giá công tác tổ chức mua hàng một cách thường xuyên và dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể sẽ giúp phát hiện kịp thời những hạn chế cần khắc phục, đồng thời phát huy các ưu điểm hiện có.
Đầu tư thêm trong công tác đào tạo và bội dưỡng nhân lực, tạo ra đội ngũ nhân viên mua hàng tốt hơn, giàu các kỹ năng chuyên môn.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công
3.3.1 Tăng cường chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và giá cả hợp lý, công ty cần duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống trong khi mở rộng tìm kiếm các nhà cung cấp mới Qua đó, công ty có thể xác định được những nhà cung cấp tối ưu, cung cấp hàng hóa chất lượng cao và kịp thời.
Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Các doanh nghiệp hiện có website riêng để giới thiệu sản phẩm và thông tin cơ bản, giúp giảm chi phí gặp gỡ trực tiếp Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào Internet có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng thông tin do lượng dữ liệu phong phú Đặc biệt, khi hầu hết các nhà cung cấp đều từ nước ngoài, việc xác minh nguồn thông tin trở nên phức tạp hơn Do đó, các công ty nên áp dụng nhiều phương pháp tìm kiếm nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao nhất.
Sau mỗi lần mua sắm hoặc sau một khoảng thời gian nhất định như 1 tháng, 1 quý hay 1 năm, công ty cần tiến hành đánh giá và lựa chọn lại các nhà cung cấp chính Việc này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tối ưu hóa quy trình cung ứng.
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn khoa học để đánh giá nhà cung cấp, nhằm lựa chọn đối tác phù hợp nhất với nhu cầu và khách hàng của mình Một bảng đánh giá theo thang điểm có thể được áp dụng để hỗ trợ quá trình này.
Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với từng nhà cung cấp STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ
THU THẬP HỆ SỐ ĐIỂM ĐIỂM*
4 Khả năng cung cấp hàng hóa
Tổng cộng Điểm trung bình = (Tổng điểm* Hệ số ) / tổng hệ số
Dựa vào điểm số trung bình cuối cùng, doanh nghiệp có thể tiến hành so sánh, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp.
3.3.2 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác thương lượng đàm phán công ty cần áp dụng một số biện pháp sau:
Để nâng cao kỹ năng và chuyên môn của nhân viên trong lĩnh vực mua hàng, cần tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên và gửi họ tham gia các khóa học bổ ích nhằm phát triển thêm kỹ năng cần thiết.
Để đạt được hiệu quả trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần chủ động và nắm vững thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp hiện tại và đối thủ cạnh tranh Việc đề xuất một mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận là rất quan trọng, giúp tạo ra lợi thế trong thương lượng.
Doanh nghiệp cần nâng cao tính chủ động trong việc lập kế hoạch mua hàng, đồng thời giảm thiểu giấy tờ và thủ tục không cần thiết Việc xử lý hồ sơ một cách khoa học và nhanh chóng sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quy trình mua sắm Hơn nữa, đầu tư vào phần mềm quản lý mua hàng sẽ mang lại hiệu quả cao, giúp tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.
3.3.3 Thực hiện tốt hơn công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
Việc kiểm tra và theo dõi tiến trình giao nhận hàng của công ty hiện tại được đánh giá là tốt, nhưng cần được cải thiện hơn nữa, đặc biệt khi hàng hóa chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài Nhân viên giao nhận phải nắm rõ thời gian, địa điểm giao nhận, hóa đơn và điều kiện giao hàng Công việc này nên được giao cho những cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các kỹ sư để kiểm tra, nhằm tránh sai sót về chất lượng kỹ thuật, bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
3.3.4 Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Công ty cần chú trọng nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trên thị trường để cập nhật kịp thời những hàng hóa, thiết bị và máy móc tiên tiến, chất lượng Điều này giúp đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác mua sắm.
Để nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin, công ty cần trang bị đầy đủ thiết bị và thông tin cần thiết Quan trọng hơn, cần chú trọng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên mua hàng, nhằm cải thiện khả năng nắm bắt tình hình thị trường.
3.3.5 Hoàn thiện công tác đánh giá kết quả mua hàng
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED cần tăng cường công tác đánh giá kết quả mua hàng bằng cách theo dõi và ghi chép thường xuyên các điều kiện của nhà cung cấp Việc này giúp xác định những điều kiện chưa đạt tiêu chuẩn và đưa ra phương án khắc phục kịp thời Đồng thời, công ty cũng nên phản hồi nhanh chóng với nhà cung cấp để đánh giá cách thức xử lý của họ, từ đó quyết định liệu có nên duy trì mối quan hệ hay tìm kiếm nhà cung cấp khác phù hợp hơn.
Đánh giá công tác mua hàng là quy trình cần thiết diễn ra ở mọi giai đoạn, từ trước đến sau khi thực hiện mua sắm Việc này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chiến lược mua hàng, phòng ngừa rủi ro và rút ra bài học kinh nghiệm cho các lần mua sắm tiếp theo, từ đó áp dụng các biện pháp hiệu quả hơn.
Để đánh giá nhân viên mua hàng hiệu quả, công ty cần thiết lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cụ thể và áp dụng các phương pháp đa dạng Các phương pháp nên bao gồm đánh giá theo thang điểm, so sánh cặp, quan sát hành vi và ghi chép – lưu trữ, nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan trong quá trình đánh giá.
Việc đánh giá công tác mua hàng và nhân viên mua hàng cần được thực hiện một cách chủ động và thường xuyên, đặc biệt sau mỗi lần giao dịch và sau mỗi kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
