TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LỐP Ô TÔ BKT CỦA ẤN ĐỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤ TÙNG THĂNG LONG
Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế và công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam Để đảm bảo hoạt động kinh doanh quốc tế diễn ra thuận lợi và an toàn, việc xây dựng hợp đồng mua bán là rất cần thiết Hợp đồng không chỉ là cầu nối giữa người xuất khẩu và nhập khẩu mà còn mang lại lợi ích kinh tế cho cả hai bên, tạo dựng mối quan hệ bền vững và góp phần vào quan hệ ngoại giao giữa các quốc gia.
Việc mua bán chỉ được coi là thành công khi cả hai bên thực hiện đúng hợp đồng, nhưng điều này gặp khó khăn do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như chính trị, pháp luật và ngôn ngữ khác nhau giữa các quốc gia Thêm vào đó, các doanh nghiệp cũng thường gặp phải những vướng mắc nội tại, chẳng hạn như thiếu kiến thức trong việc thực hiện hợp đồng Do đó, hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là vấn đề cấp bách và cần thiết đối với các doanh nghiệp thương mại Việt Nam hiện nay.
Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long chuyên nhập khẩu thiết bị và phụ tùng, đặc biệt là săm lốp ô tô từ các quốc gia như Trung Quốc, Ấn Độ và Nhật Bản, nhằm phục vụ cho các ngành công nghiệp như khai thác mỏ, sản xuất xi măng, thủy điện và cảng biển tại Việt Nam Trong quá trình thực tập, tôi đã nghiên cứu các hoạt động nhập khẩu săm lốp ô tô của công ty và nhận thấy còn nhiều khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Những vấn đề này cần được giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập tổng hợp, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ tại Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long” Mục tiêu của đề tài là nhằm giúp công ty cải thiện hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu
Dựa trên những vấn đề cần giải quyết và kết quả điều tra tại công ty trong quá trình thực tập, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ tại Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long” cho chuyên đề thực tập Mục tiêu của tôi là áp dụng kiến thức đã học và đóng góp ý kiến hữu ích cho hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là trong quy trình nhập khẩu lốp ô tô BKT từ Ấn Độ.
Các mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Nghiên cứu, phân tích thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ
- Đề xuất một số giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong quy trìn h thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
+ Về nội dung: quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT
+ Về không gian: bộ phận nhập khẩu của Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
Chuyên đề này nhằm nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT từ Ấn Độ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Thăng Long Thông qua việc phân tích các bước trong quy trình, bài viết sẽ làm rõ những thách thức và cơ hội trong việc nhập khẩu sản phẩm này, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh cho công ty.
GVHD: Trương Quang Minh 4 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1.5.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế (HĐTMQT) là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, trong đó bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua (bên nhập khẩu) và bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền cho bên bán.
1.5.1.2 Đặc điểm và tính pháp lý của HĐTMQT a Đặc điểm:
HĐTMQT là hợp đồng mua bán quốc tế nên bao gồm các đặc điểm sau đây:
Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng khi được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia Điều này cũng áp dụng cho hàng hóa sản xuất trong khu chế xuất khi bán cho doanh nghiệp bên ngoài, được xem như là việc di chuyển hàng hóa ra khỏi biên giới.
- Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ
- Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau b Tính pháp lý:
Hiện nay có ba nguồn luật làm cơ sở điều chỉnh hợp đồng đó là ngu ồn luật quốc gia, nguồn luật quốc tế và tập quán quốc tế
Nguồn luật quốc gia là yếu tố quan trọng trong hợp đồng mua bán, bao gồm các quy định từ cả nước người bán và người mua Luật này điều chỉnh các chủ thể, hình thức và loại hàng hóa trong hợp đồng Các bên tham gia hợp đồng phải tuân thủ quy định của cả hai hệ thống pháp luật, đảm bảo rằng loại hàng hóa được phép mua bán theo quy định của pháp luật của cả nước bên bán và bên mua.
Nguồn luật quốc tế bao gồm các công ước và hiệp ước quốc tế, cả song phương và đa phương, giữa các bên trong hợp đồng Nó quy định hình thức hợp đồng, các quy tắc về vận tải và những ưu đãi, hạn chế liên quan đến trao đổi thương mại và thuế quan giữa các quốc gia.
- Tập quán quốc tế: Là các quy tắc chính thức của một khu vực hay của phòng
GVHD: Trương Quang Minh; SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung Thương mại quốc tế (UCP, INCOTERM) đóng vai trò quan trọng trong việc giải thích các điều kiện thương mại, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại khu vực và quốc tế diễn ra một cách suôn sẻ.
1.5.1.3 Các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu
Điều khoản về tên hàng trong hợp đồng thương mại cần xác định rõ đối tượng giao dịch và sử dụng các phương pháp quy định chính xác để ghi tên hàng Nếu hợp đồng bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, cần lập bảng liệt kê (phụ lục) và ghi rõ trong hợp đồng, để phụ lục trở thành một phần không thể thiếu của điều khoản tên hàng.
Điều khoản về chất lượng quy định tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa trong quá trình giao nhận Đây là cơ sở quan trọng để kiểm tra, đánh giá và giải quyết các tranh chấp liên quan đến chất lượng hàng hóa Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, điều khoản chất lượng sẽ được sử dụng để so sánh và xác định mức độ phù hợp của hàng hóa.
- Điều khoản về số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng
Điều khoản về bao bì và mã ký hiệu cần quy định rõ loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lượng và chất lượng bao bì, cũng như phương thức cung cấp và giá bao bì Đồng thời, cần xác định nội dung và chất lượng của mã ký hiệu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có)
Điều khoản về thanh toán quy định rõ ràng các yếu tố liên quan đến việc người mua thanh toán cho người bán, bao gồm loại tiền tệ sử dụng, thời hạn thanh toán, địa điểm thực hiện thanh toán, và bộ chứng từ cần thiết cho quy trình thanh toán.
Điều khoản giao hàng quy định số lần giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng, bao gồm ga hoặc cảng đi và đến Các phương thức giao nhận, quy trình giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần và thời điểm thông báo cũng như nội dung thông báo đều được nêu rõ Ngoài ra, còn có một số quy định khác liên quan đến việc giao hàng.
- Điều khoản về trường hợp miễn trách nhiệm (Force majeure acts of god):
GVHD: Trương Quang Minh 6 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Trong điều kiện này quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng
- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại
Điều khoản bảo hành quy định rõ ràng về thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của các bên liên quan trong từng trường hợp bảo hành.
Phạt và bồi thường thiệt hại là quy định quan trọng trong hợp đồng, xác định các trường hợp áp dụng hình thức phạt và bồi thường Cách thức thực hiện phạt và bồi thường, cũng như trị giá cụ thể sẽ được điều chỉnh tùy theo từng hợp đồng cụ thể.
Điều khoản trọng tài quy định rõ ràng về người đứng ra phân xử, luật áp dụng trong quá trình xét xử, địa điểm tổ chức, vai trò của trọng tài, cam kết tuân thủ phán quyết và việc phân chia chi phí trọng tài.
1.5.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung gồm 8 bước sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C) Xin giấy phép nhập khẩu
Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, bạn cần thực hiện các bước sau: đầu tiên, thuê phương tiện vận tải phù hợp; sau đó, mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ tài sản Tiếp theo, làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa Khi nhận hàng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có vấn đề gì Sau khi kiểm tra, tiến hành làm thủ tục thanh toán Cuối cùng, nếu có bất kỳ khiếu nại nào, hãy nhanh chóng thực hiện quy trình khiếu nại và giải quyết để đảm bảo quyền lợi của bạn.
Mua bảo hiểm hàng hóa
GVHD: Trương Quang Minh 7 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
1.5.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước Đây là cơ sở pháp lý cần thiết cho các bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa Hiện nay, có hai loại giấy phép nhập khẩu chủ yếu: giấy phép nhập khẩu năm và giấy phép nhập khẩu chuyến.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LỐP Ô TÔ BKT CỦA ẤN ĐỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤ TÙNG THĂNG LONG
Phương pháp nghiên cứu vấn đề
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp điều tra bằng phỏng vấn chuyên sâu sẽ được áp dụng để thu thập thông tin từ nhân viên công ty Mục tiêu là phát hiện các vấn đề tồn tại và nguyên nhân gây ra những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT từ Ấn Độ.
Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
Phương pháp điều tra qua phiếu trả lời trắc nghiệm được áp dụng nhằm phân tích các vấn đề liên quan đến quy trình thực hiện hợp đồng của công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long Phiếu điều tra được thiết kế với các câu hỏi cụ thể và đã phát ra 7 phiếu, trong đó thu về 5 phiếu hoàn chỉnh.
2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ cho nghiên cứu này bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo về tình hình nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ từ năm 2008 đến 2010, cùng với các bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu lốp ô tô BKT.
• Nguồn dữ liệu bên ngoài: giáo trình, sách báo tạp chí chuyên ngành về TMQT, các website, một số luận văn của các khóa trước…
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, đồng thời tham khảo các tài liệu liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tôi áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp dữ liệu thông qua việc sàng lọc, phân loại thông tin thứ cấp, kết hợp với thống kê, phân tích và tổng hợp để đưa ra những kết luận chính xác.
GVHD: Trương Quang Minh 13 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ tại Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
2.2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤ TÙNG THĂNG LONG
• Tên tiếng Anh: THANG LONG SPARE PART EQUIPMENT JSC
• Thành lập: ngày 24 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003194 của Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội
• Địa chỉ VP: số 11A – P204A tập thể đại học Thủy Lợi, ngõ 95 Chùa Bộc,
• Email: dragon-dh@fpt.vn , dragontrade@fpt.vn
Hoạt động chính của Công ty chia làm 2 mảng:
- Kinh doanh săm, lốp ô tô
- Kinh doanh các thiết bị, phụ tùng ô tô
Săm lốp ô tô đặc chủng hiện đang là mặt hàng trọng tâm trong kinh doanh, phục vụ cho các khu vực như vùng mỏ, nhà máy xi măng, công trình thủy điện và cảng biển.
Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long là đại lý độc quyền và phân phối lốp đặc chủng từ các thương hiệu uy tín như DNEPROSHINA (Ukraine), TECHKING (Trung Quốc), BKT (Ấn Độ), GOODYEAR (Indonesia), SIMEX (Malaysia) và DEESTONE (Thái Lan).
Công ty có một kho hàng lớn đặt tại Hà Nội với diện tích 1000 m2 và một kho hàng 1000m2 tại Hải Phòng
Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long, với uy tín và kinh nghiệm vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị và phương tiện vận tải trên toàn quốc, không ngừng phát triển nhờ sự nỗ lực của ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ, công nhân viên có tay nghề cao Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ bán hàng và hậu mãi thuận tiện, mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
GVHD Trương Quang Minh và SVTH Bùi Thị Hoàng Nhung đã khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường bằng việc không ngừng phát triển doanh số tiêu thụ lốp xe ô tô đa dạng.
Trong thời gian qua, Công ty đã cung cấp một số lượng lớn lốp cho các công ty than trực thuộc Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam, bao gồm Công ty TNHH một thành viên Than Na Dương, Công ty CP Than Tây Nam Đá Mài, Công ty CP Than Đèo Nai, và Công ty CP Than Cao Sơn Ngoài ra, Công ty cũng phục vụ các đơn vị thuộc Tổng công ty Đông Bắc như XN Khai thác Than 397 và XN Khai thác Than Khoáng sản, cùng với Tổng công ty Sông Đà, Tổng công ty Lắp máy và Xây dựng LICOGI, và Bộ Tư lệnh Công Binh.
Phương châm kinh doanh của Công ty là: “Hàng chính hãng, giá cả cạnh tranh”
2.2.2 Yếu tố ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ tại Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
2.2.2.1 Những yếu tố thuộc môi trường bên trong
Nhân tố này đóng vai trò quan trọng trong hợp đồng nhập khẩu, có khả năng tác động trực tiếp đến tốc độ, sự đơn giản và hiệu quả của quá trình nhập khẩu cũng như việc thực hiện hợp đồng.
Tài chính là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp và hoạt động xuất khẩu Nguồn tài chính dồi dào đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra liên tục Doanh nghiệp có khả năng huy động vốn tốt sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh thông qua các biện pháp như ứng trước tiền hàng và dễ dàng hơn trong việc đàm phán ký kết hợp đồng.
Phòng nhập khẩu của công ty có tổng cộng 5 cán bộ công nhân viên, tất cả đều có trình độ đại học trở lên Trong số đó, 3 nhân viên tốt nghiệp từ khối kinh tế, chiếm 60% tổng số Đội ngũ nhân lực trẻ và có chuyên môn vững về xuất nhập khẩu, cùng với khả năng ngoại ngữ tốt, đảm bảo hiệu quả công việc trong lĩnh vực này.
GVHD Trương Quang Minh và SVTH Bùi Thị Hoàng Nhung đã tích cực tham gia vào hoạt động nhập khẩu Họ trực tiếp thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và giám sát quá trình thực hiện hợp đồng để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ.
Chính vì vậy mà họ là nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và thực hiện hợp đồng
- Cơ sở vật chất của Công ty
Nhà kho và bãi tập kết hàng của Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tiến độ nhận hàng hóa nhập khẩu, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Với kho bãi, Công ty có thể tập trung hàng hóa trước khi giao cho đơn vị vận tải, từ đó đơn giản hóa quy trình Quan hệ tốt với các cơ sở vận tải cũng sẽ đảm bảo việc chuyên chở hàng hóa diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và đúng thời gian giao nhận.
- Uy tín của Công ty trong những năm qua
Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng trong từng hợp đồng, với quy trình thanh toán nhanh chóng và thuận tiện Chúng tôi hướng đến việc trở thành lựa chọn tin cậy cho đối tác trong và ngoài nước.
2.2.2.2 Những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài a Môi trường kinh tế
Lạm phát, tỷ giá và lãi suất là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tình hình nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu thường được thanh toán bằng USD, vì vậy sự biến động của USD so với VNĐ có tác động lớn đến chi phí nhập khẩu Khi giá ngoại tệ tăng, nhà nhập khẩu phải chi nhiều nội tệ hơn để mua ngoại tệ, dẫn đến thiệt hại về quyền lợi Họ không chỉ phải trả nhiều hơn để nhập hàng mà còn phải bán với giá cao hơn, gây khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hóa và thu hồi vốn chậm hơn, đồng thời lợi nhuận cũng giảm.
GVHD: Trương Quang Minh 16 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung Giá cả ảnh hưởng đáng kể đến số lượng và chất lượng của từng hợp đồng, dẫn đến thiệt hại lớn cho kết quả kinh doanh Môi trường tự nhiên cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.
Thiên nhiên có ảnh hưởng lớn đến việc vận chuyển và kiểm tra bốc xếp hàng hóa, đặc biệt đối với các công ty nhập khẩu theo điều kiện giá CIF, khi việc vận chuyển chủ yếu diễn ra bằng đường biển Thời tiết xấu có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc nhận hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh Trong những năm gần đây, thời tiết ngày càng bất lợi, như trường hợp của Nhật Bản, nơi thiên tai đã gây thiệt hại nghiêm trọng cho ngành xuất nhập khẩu Hàng loạt máy móc tại cảng đã bị hư hỏng nặng nề sau cơn sóng thần, gây tổn thất lớn về tài chính và ảnh hưởng xấu đến tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp Nhật Bản cũng như các nước nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản.
Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập
2.3.1 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp
2.3.1.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Kể từ năm 2007, sự gia tăng quy mô của các mỏ than tại Việt Nam đã dẫn đến tình trạng khủng hoảng nghiêm trọng về lốp 24.00-35 trên thị trường Cuối năm 2007, lốp 24.00-35/48 PR BKT từ Ấn Độ đã chính thức có mặt tại Việt Nam thông qua một đại lý độc quyền, góp phần giải quyết vấn đề thiếu hụt này.
Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long đã vượt qua khủng hoảng nhờ vào việc nhập khẩu lốp ô tô BKT từ Ấn Độ, điều này mang lại nhiều thuận lợi cho họ do đã đăng ký kinh doanh mặt hàng này Năm 2008, Thăng Long đã đạt được thành công lớn khi cung cấp hơn 1000 bộ lốp 24.00-35/48 PR cho các Công ty than thuộc Tập đoàn than và khoáng sản Việt Nam Sau đó, công ty tiếp tục nhập khẩu các loại lốp khác như 27.00-49/48 PR BKT, 29.5R25 EMAX SR30 E3 và 23.5R25 EMAX SR 30 E3, những sản phẩm này hiện đang được ưa chuộng tại các mỏ than ở Việt Nam.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu lốp BKT từ Ấn Độ được thanh toán bằng L/C At Sight với 100% giá trị hợp đồng, trong khi một số ít sử dụng L/C không hủy ngang và L/C trả chậm Công ty sẽ xem xét hình thức mở L/C phù hợp dựa trên các hợp đồng Ngân hàng xuất nhập khẩu Việt Nam EXIMBANK được chọn để mở và thanh toán L/C, với yêu cầu ký quỹ 15% giá trị L/C Công ty cử đại diện chịu trách nhiệm mở L/C và thực hiện các thủ tục cần thiết Khi mở L/C, cần nêu rõ các chứng từ mà người bán phải xuất trình khi yêu cầu thanh toán.
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Phiếu kê khai đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn sạch (Clean On Board)
- Đơn bảo hiểm do cơ quan hải quan cấp
- Giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận số lượng và có hợp đồng cần cả giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm do cơ quan kiểm nghiệm ký phát
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
GVHD: Trương Quang Minh 19 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Sau khi hoàn chỉnh đơn yêu cầu phát hành L/C, Công ty cần xuất trình t ại ngân hàng các giấy tờ sau:
- Đơn yêu cầu phát hành L/C (theo mẫu)
- Một bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy t ờ có giá tr ị tương đương như hợp đồng
Sau khi ngân hàng xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của Công ty, họ sẽ quyết định phát hành L/C Trước khi gửi thông báo, ngân hàng sẽ hỏi Công ty có cần chỉnh sửa gì không Sau đó, L/C sẽ được gửi tới ngân hàng thông báo ở Ấn Độ Khi nhận L/C gốc, người bán sẽ kiểm tra nội dung và hình thức của L/C để đảm bảo phù hợp với hợp đồng đã ký Nếu phù hợp, họ sẽ thông báo cho Công ty rằng hàng đã sẵn sàng để giao Ngược lại, nếu L/C có sai lệch, người bán sẽ yêu cầu Công ty nhờ ngân hàng sửa lại cho đúng.
2.3.1.3 Mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty ký hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT theo điều kiện giao hàng CIF, do đó, trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về người bán nhưng chỉ ở mức tối thiểu Nếu công ty muốn mở rộng phạm vi bảo hiểm, cần thỏa thuận với người bán hoặc mua bảo hiểm khác Thông thường, công ty lựa chọn bảo hiểm từ Bảo Việt và thực hiện giám sát theo các bước đã định.
Bước đầu tiên trong quy trình mua bảo hiểm hàng hóa là giám sát việc xác định nhu cầu bảo hiểm, đây là yếu tố quyết định loại bảo hiểm cần thiết cho hàng hóa Tuy nhiên, Công ty hiện gặp nhiều hạn chế trong việc giám sát nhu cầu này, đặc biệt là khi dựa vào các yếu tố như khối lượng, giá trị hàng hóa và phương tiện vận tải do người bán thuê Những hạn chế này trong việc xác định tính chất hàng hóa, số lượng và giá trị có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyết định mua bảo hiểm.
GVHD: Trương Quang Minh 20 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Bước 2: Giám sát công tác xác định loại hình bảo hiểm:
Theo điều kiện CIF trong hợp đồng, công ty nhập khẩu sẽ nhận hàng hóa với số lượng lớn thông qua vận chuyển bằng tàu Trong trường hợp này, người xuất khẩu sẽ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa, trong khi công ty nhập khẩu không bắt buộc phải mua bảo hiểm Tuy nhiên, nếu muốn có phạm vi bảo hiểm rộng hơn, công ty nhập khẩu có thể tự mua bảo hiểm bổ sung.
Bước 3: Giám sát việc đàm phán ký kết hợp hợp đồng bảo hiểm, thanh toán lệ phí:
Công ty ký kết hợp đồng bảo hiểm theo mẫu chung của công ty bảo hiểm, bao gồm thông tin như tên, địa chỉ người được bảo hiểm, số lượng và giá trị hàng hóa Ngoài ra, các bên có thể thỏa thuận thêm về việc giảm lệ phí thanh toán bảo hiểm hoặc sửa đổi hợp đồng nếu cần thiết.
2.3.1.4 Làm thủ tục hải quan Để chuẩn bị cho việc nhận hàng, Công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng Việc mở tờ khai hải quan được nhân viên tại phòng Nhập khẩu khai báo điện tử tại văn p hòng bao gồm các nội dung: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào… Đồng thời công ty p hải dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp đối với từng loại lốp BKT mà Công ty nhập khẩu
Khi hàng hóa đến Cảng Hải Phòng, Công ty sẽ cử nhân viên đến cảng để thực hiện thủ tục nhận hàng Nhân viên cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để xuất trình cho cơ quan hải quan.
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính
- Tờ khai trị giá hải quan: 02 bản chính
- Hợp đồng mua bán: 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
- Bản kê đóng gói (Packing List): 01 bản chính
GVHD: Trương Quang Minh 21 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
- Vận tải đơn: 01 bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Bản gốc và bản sao
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan: 01 bản chính
Trong quá trình phỏng vấn trực tiếp, người khai hải quan cho biết rằng thủ tục khai hải quan hiện nay vẫn còn rườm rà, dẫn đến việc họ thường mắc phải sai sót như khai sai mã tên hàng và tính sai thuế suất, cũng như thiếu sót trong việc chuẩn bị giấy tờ liên quan đến hồ sơ hải quan.
2.3.1.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
Công ty đã thực hiện việc nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng Hải Phòng một cách hiệu quả, với ít sai sót trong quy trình Khâu nhận hàng rất quan trọng, ảnh hưởng đến chi phí lưu kho và rủi ro tổn thất nếu hàng hóa không được chuyển về kịp thời Để nhận hàng, công ty cần đến các bộ phận kho vận tại cảng, xuất trình D/O và các giấy tờ liên quan để làm phiếu xuất kho cho lô hàng.
Kiểm tra hàng hóa là rất quan trọng để phát hiện và sửa chữa sai sót, đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng Công ty đã chọn Vinacontrol làm cơ quan giám định, tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra, vẫn thường xảy ra một số lỗi.
Hãng vận tải chưa nắm vững bản chất của hàng hóa, dẫn đến việc chỉ kiểm tra được số lượng và hình thức mà không xem xét kỹ lưỡng các thông số kỹ thuật Việc này có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sự an toàn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Hàng hóa bị mất mà không rõ nguyên nhân gây ra thiệt hại lớn, vì không được bồi thường từ bảo hiểm do container và số seal vẫn còn nguyên vẹn trước khi mở Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của khách hàng mà còn đặc biệt nghiêm trọng đối với những khách hàng không có hàng dự trữ và các đơn hàng đặc biệt.
GVHD: Trương Quang Minh 22 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp ô tô BKT của Ấn Độ tại Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long
3.1.1 Một số thành công công ty đã đạt được
Nhìn chung, các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu lốp BKT của Công ty đã đạt được khá nhiều thành công:
Công ty đã hoàn thành 100% các hợp đồng ký kết với Công ty BKT mà không có hợp đồng nào bị hủy Chúng tôi cam kết thực hiện các hợp đồng một cách hiệu quả nhất, với tiến độ thực hiện tương đối tốt và không gặp phải vấn đề lớn nào ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thực hiện hợp đồng.
Việc mở L/C được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi nhờ mối quan hệ chặt chẽ giữa Công ty và Ngân hàng xuất nhập khẩu Việt Nam EXIMBANK Điều này đã giúp quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra nhanh hơn.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, công ty đã nỗ lực áp mã số tính thuế một cách chính xác và trung thực, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí Hầu hết các mặt hàng lốp BKT của công ty đều được thông quan thuận lợi, và công ty luôn cam kết nộp thuế đầy đủ.
Quá trình nhận hàng tại Công ty đã trở nên chuyên nghiệp hơn, nhờ vào việc nhân viên tích lũy được nhiều kinh nghiệm Điều này giúp rút ngắn thời gian nhận hàng và giảm thiểu sai sót trong quy trình.
Việc tổ chức kiểm tra giám định hàng hóa trở nên hiệu quả hơn khi Công ty thuê Công ty cổ phần giám định VINACONTROL, đảm bảo sự chuyên nghiệp trong quá trình giám định Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bên liên quan.
GVHD: Trương Quang Minh 26 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung các nhân viên trong Công ty luôn coi trọng và đảm bảo chất lượng hàng h óa nhập khẩu
Công ty đã cải thiện tính linh hoạt trong phương thức thanh toán L/C thông qua ngân hàng quen thuộc, đảm bảo thanh toán hàng nhập khẩu đúng theo hợp đồng Nhờ đó, uy tín của Công ty đã được nâng cao đáng kể.
Tất cả các sai sót đều được các bên liên quan chú trọng giải quyết một cách thỏa đáng và kịp thời, do đó không có trường hợp nào phải đưa ra giải quyết tại trọng tài hoặc tòa án.
3.1.2 Một số vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù Công ty đã đạt được nhiều thành công, nhưng trong quá trình thực hiện hợp đồng khẩu lốp ô tô BKT vẫn gặp phải một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục.
Công ty chưa xây dựng phương pháp giám sát hợp đồng hoàn chỉnh và thiếu hệ thống cảnh báo sớm, dẫn đến sự lúng túng của nhân viên khi gặp tình huống ngoài hợp đồng Họ thường phải chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên, gây ra tính thụ động trong việc giải quyết vấn đề.
Sai sót trong quy trình thanh toán bằng L/C là vấn đề thường gặp và dễ xảy ra nhất Những lỗi nhỏ như sai chính tả, nhầm lẫn tên hoặc địa chỉ có thể ảnh hưởng đến thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng Các tình huống phát sinh này không chỉ gây chậm trễ mà còn làm tăng chi phí, với mỗi lỗi sai phải chịu phạt 20 USD.
1 lỗi, gây ảnh hưởng đến Công ty
Thủ tục hải quan hiện nay còn rườm rà và kém hiệu quả, với nhiều khâu trung gian, dẫn đến việc kiểm tra và tính toán thuế chậm trễ Điều này khiến hàng hóa bị lưu kho lâu, làm tăng chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng, gây mất uy tín của Công ty với khách hàng Ngoài ra, Công ty còn gặp phải một số sai sót như sai mã hàng, dẫn đến tính sai thuế và không khớp tiền hàng với hóa đơn thương mại.
GVHD: Trương Quang Minh 27 SVTH: Bùi Thị Hoàng Nhung
Trong quá trình nhận hàng, việc chậm trễ trong việc nhận các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, và Bill of Lading từ nước ngoài sẽ khiến Công ty không nhận được lệnh giao hàng D/O từ đại lý vận tải, mặc dù tàu đã cập cảng Điều này dẫn đến việc hàng hóa không thể được nhận do vướng mắc về chứng từ, buộc hàng phải lưu kho tại cảng Nếu hàng hóa được lưu kho trong 3 ngày đầu tiên sẽ không bị tính phí, nhưng từ ngày thứ tư trở đi, Công ty sẽ phải chịu phí lưu kho.
Công ty hiện áp dụng hình thức thanh toán L/C cho các hợp đồng nhập khẩu, mang lại sự an toàn cho người xuất khẩu nhưng đồng thời cũng tạo ra chi phí cao cho cả hai bên Hơn nữa, hầu hết các giao dịch nhập khẩu đều được thanh toán bằng đồng USD, một ngoại tệ mạnh có xu hướng tăng giá, gây bất lợi cho Công ty trong quá trình mua bán.
- Một số tồn tại khác:
Khó khăn về vốn là một thách thức phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty cổ phần thiết bị phụ tùng Thăng Long, phải đối mặt Việc các bên chưa thanh toán kịp thời làm cho vốn lưu động của công ty quay vòng chậm, gây cản trở cho hoạt động nhập khẩu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nhà sản xuất thường yêu cầu ứng trước vốn, trong khi người bán hàng mong muốn nhận tiền ngay.
Giá hàng nhập khẩu tại Việt Nam đang ở mức cao, gây khó khăn cho quá trình tiêu thụ do thuế nhập khẩu vẫn còn cao Bên cạnh đó, các dịch vụ hỗ trợ như bảo hiểm, ngân hàng, kho bãi, vận chuyển và hệ thống giao thông còn hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của các công ty.
