LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................................1 1. Sự cấp thiết của đề tài..............................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................1 3. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................2 4. Kết cấu của luận văn................................................................................................2 5. Tổng quan tài liệu....................................................................................................2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO .......................4 1.1. Khái niệm đặc điểm và phân loại hàng tồn kho ..............................................4 1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho...........................................................................4 1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho ............................................................................4 1.1.3. Phân loại hàng tồn kho............................................................................4 1.2. Xác định giá hàng tồn kho...............................................................................5 1.2.1. Giá nhập kho............................................................................................5 1.2.2. Giá xuất kho.............................................................................................5 1.2.3. Giá cuối kì................................................................................................7 1.3. Phản ánh chi tiết hàng tồn kho........................................................................7 1.3.1. Phương pháp thẻ song song.....................................................................7 1.3.2. Phương pháp sổ số dư .............................................................................8 1.3.3. Phương pháp đối chiếu luân chuyển .......................................................9 1.4. Phản ánh trên tài khoản biến động hàng tồn kho trong kỳ ...........................11 1.4.1. Phản ánh tăng hàng tồn kho..................................................................11 1.4.2. Phản ánh giảm hàng tồn kho .................................................................12 1.5. Phản ánh hàng tồn kho cuối kì ......................................................................12 1.5.1. Kiểm kê ..................................................................................................12 1.5.2. Lập dự phòng giảm giá..........................................................................14 CHƯƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG......................................................................................16 2.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng.....................................................................................................................16 2.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh...............................................................16 2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty ..............................................16 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty...................................................18 2.2. Tình hình thực tế về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng.....................................................................................................................20 2.2.1. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty ........................................................20 2.2.2. Tổ chức quản lý hàng tồn kho tại công ty..............................................22 2.2.3. Tính giá hàng tồn kho tại công ty ..........................................................26 2.2.4. Quy trình phản ánh trên sổ kế toán hàng tồn kho tại công ty ...............28 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG ...............................................39 3.1. Đánh giá tổng hợp về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty .................39 SVTH: Lương Thị Tình _ Lớp: 41K06.5–CLC Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Công Phương 3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................39 3.1.2. Hạn chế ..................................................................................................40 3.2. Một số ý kiến đề xuất .....................................................................................41 KẾT LUẬN ...................................................................................................................42 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................43 PHỤ LỤC ......................................................................................................................44 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP......................................................................53 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................54 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆ
Sự cấp thiết của đề tài
Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Nó đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả.
Việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho là rất quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, vì sai lệch trong tính toán sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu tài chính Nếu giá trị hàng tồn kho không chính xác, sẽ dẫn đến sai lệch trong tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó làm sai lệch giá vốn hàng bán và ảnh hưởng đến lãi gộp, lãi ròng Hơn nữa, hàng hóa tồn kho cuối kỳ này sẽ trở thành hàng hóa tồn kho đầu kỳ của kỳ tiếp theo, do đó việc tính toán chính xác là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính trong tương lai.
Sai lầm trong kế toán hàng tồn kho có thể dẫn đến những ảnh hưởng liên tiếp đến giá vốn hàng bán, lãi gộp và lãi thuần qua các kỳ báo cáo Đặc biệt, với số lượng hàng hóa tồn kho lớn, những sai sót này làm giảm tính hữu dụng của báo cáo tài chính Việc báo cáo chính xác về kế toán hàng tồn kho là rất quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, giúp các nhà quản trị và nhà đầu tư đưa ra quyết định đúng đắn Thông tin chính xác về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tài chính và phát triển các chiến lược phù hợp Do đó, việc quản lý thông tin về nhập xuất hàng hóa là cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định, tránh tình trạng ứ đọng vốn Bộ phận kế toán cần nắm vững và thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, bộ phận kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính sách hàng hóa kho bãi Hàng hóa tồn kho tại công ty rất đa dạng và phức tạp, điều này đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận này nhằm mục tiêu nghiên cứu thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Bài viết sẽ mô tả chi tiết tình hình công tác kế toán hàng tồn kho hiện tại của công ty, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện và hoàn thiện quy trình kế toán hàng tồn kho tại đây.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành luận văn này, trong quá trình phân tích em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau:
Phương pháp điều tra thu thập số liệu là quá trình thu thập tài liệu, chứng từ và sổ sách kế toán có liên quan đến đề tài nghiên cứu Đây là phương pháp cơ bản nhằm tập hợp các thông tin và số liệu cần thiết cho nghiên cứu.
- Phương pháp trao đổi với các nhân viên tại phòng kế toán, kế toán trưởng và các nhân viên tại bộ phận sản xuất.
Kết cấu của luận văn
Khóa luận được chia làm 3 chương với các nội dung như sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán hàng tồn kho
Chương 2: Thực tế về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng
Chương 3: Đánh giá và một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Khái niệm đặc điểm và phân loại hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản như hàng hóa để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, cùng với nguyên liệu và vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho,“Hàng tồn kho bao gồm:
+ Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
+ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
+ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
+ Chi phí dịch vụ dở dang.”
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong sản xuất và lưu thông Nó được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành đa dạng, và việc xác định chính xác các yếu tố này giúp tính toán giá gốc hàng tồn kho và chi phí liên quan một cách hợp lý, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận Hàng tồn kho liên tục biến đổi và tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển hóa thành các tài sản ngắn hạn như tiền tệ và sản phẩm dở dang Do sự đa dạng về loại hình và điều kiện bảo quản, hàng tồn kho thường được lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm kê và quản lý, cũng như chi phí cao Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là một thách thức phức tạp cho các doanh nghiệp.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:
Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm tất cả các loại hàng hóa được lưu trữ nhằm hỗ trợ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất Điều này bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, cũng như giá trị của sản phẩm dở dang.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ là tổng hợp toàn bộ hàng hóa thành phẩm được doanh nghiệp lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích bán ra.
- Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
Hàng mua nội bộ là toàn bộ sản phẩm mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức của mình, bao gồm việc mua sắm giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
- Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
Xác định giá hàng tồn kho
Hàng hóa tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, nhưng nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải sử dụng giá trị thuần này Giá gốc của hàng hóa tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại Chi phí mua bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản, cùng với các chi phí liên quan khác Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi chi phí mua Đối với hàng hóa cần gia công, trị giá hàng mua sẽ bao gồm cả chi phí gia công, sơ chế nhằm tăng giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa.
1.2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng loại hàng hóa, thích hợp cho doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc hàng hóa ổn định và dễ nhận diện Doanh nghiệp cần quản lý nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ và sản phẩm theo từng lô hàng, và khi xuất lô hàng nào thì sử dụng giá của lô hàng đó Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại nguyên liệu hoặc sản phẩm tách biệt, trong khi những doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng không thể áp dụng phương pháp này do khó khăn trong việc nhận diện hàng hóa theo từng lô.
Phương pháp này ưu tiên nguyên tắc kế toán phù hợp, đảm bảo chi phí thực tế tương ứng với doanh thu thực tế Giá trị hàng xuất kho và hàng tồn kho được phản ánh chính xác theo giá trị thực tế của chúng.
Nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp cần phải theo dõi chi tiết từng lô hàng nhập xuất Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn và có thể nhận diện được hàng tồn kho theo từng lô hàng để tính giá xuất kho.
1.2.2.2 Phương pháp nhập trước – xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất kho trước, và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập hoặc sản xuất trước đó Trình tự này sẽ được thực hiện liên tục cho đến khi toàn bộ hàng hóa được xuất ra.
Phương pháp này cho phép tính toán giá vốn hàng xuất kho cho từng lần xuất, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép nghiệp vụ Trị giá vốn hàng tồn kho phản ánh đúng giá thị trường của sản phẩm, giúp chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
Phương pháp này có nhược điểm là doanh thu hiện tại không phản ánh đúng các khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu được tạo ra từ giá trị vật tư và hàng hóa có nguồn gốc từ rất lâu Khi số lượng và chủng loại mặt hàng nhiều, việc nhập - xuất hàng liên tục sẽ làm tăng chi phí hạch toán và khối lượng công việc của kế toán.
1.2.2.3 Phương pháp bình quân gia quyền a, Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Phương pháp tính giá trị vốn xuất kho được thực hiện vào cuối kỳ, dựa trên giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và lượng hàng nhập trong kỳ Doanh nghiệp sẽ áp dụng kỳ dự trữ cụ thể để xác định đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại sản phẩm Công thức tính toán đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ là yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho.
Công thức tính giá trị hàng tồn kho trung bình là: (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ) Ưu điểm của phương pháp này là tính toán đơn giản, dễ thực hiện và chỉ cần thực hiện một lần vào cuối kỳ.
Nhược điểm của phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập là độ chính xác không cao, dẫn đến việc công việc kế toán thường bị dồn vào cuối tháng Điều này ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác và không đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin kế toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, kế toán cần xác định giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Công thức tính giá xuất kho lần thứ n được xác định bằng tổng trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ và trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ n.
Phương pháp tính toán số lượng vật tư hàng hóa tồn kho đầu kỳ cộng với số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ n mang lại ưu điểm vượt trội, giúp khắc phục những hạn chế của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Nhược điểm: Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều thời gian c, Phương pháp bình quân cuối kỳ trước
Theo phương pháp này kế toán dựa vào trị giá và số lượng tồn kho của hàng hóa, nguyên vật liệu cuối kỳ trước để tính đơn xuất
Phương pháp này dược tính theo công thức sau: Đơn giá xuất kho bình quân
= Trị giá vật tư hàng hóa tồn kho cuối kì trước
Số lượng vật tư hàng hóa tồn kho cuối kì trước Ưu điểm: Dễ tính toán, đơn giản
Nhược điểm của phương pháp này là trị giá hàng xuất kho không phản ánh sự biến động của giá cả thị trường, dẫn đến các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không chính xác với thực tế.
Giá trị hàng tồn kho có thể không được thu hồi đầy đủ khi hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời, hoặc khi giá bán giảm và chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng cao Do đó, việc điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho xuống bằng giá trị thuần có thể thu hồi là cần thiết, phù hợp với nguyên tắc tài sản không được ghi nhận vượt quá giá trị thực tế có thể thu được từ việc bán hoặc sử dụng chúng.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc Sự chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được sẽ được ghi nhận là số dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho.
Phản ánh chi tiết hàng tồn kho
1.3.1 Phương pháp thẻ song song
Các doanh nghiệp với ít chủng loại vật tư nhưng có mật độ nhập xuất lớn cần thực hiện giám sát thường xuyên Hệ thống kho tàng tập trung kế toán sẽ giúp kiểm tra và đối chiếu liên tục, thường xuyên áp dụng phương pháp này để đảm bảo hiệu quả quản lý.
Sơ đồ 1.1: Phương pháp ghi thẻ song song
Tại kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa dựa trên số lượng từ các chứng từ liên quan Ở phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình này, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho kiểm tra và gửi lên Cuối tháng, sau khi xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất và tồn, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết theo giá trị Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
Nhược điểm của quy trình hiện tại là sự trùng lặp trong việc ghi chép số lượng giữa kho và bộ phận kế toán Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu thường chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng kiểm tra và giám sát của bộ phận kế toán.
1.3.2 Phương pháp sổ số dư
Các doanh nghiệp với đa dạng hàng hóa và mật độ nhập xuất lớn thường áp dụng giá hạch toán để ghi chép Hệ thống kho tàng phân tán và quản lý tổng hợp yêu cầu kế toán phải có chuyên môn vững vàng và tinh thần trách nhiệm cao Điều này đảm bảo rằng số liệu được ghi chép chính xác và trung thực, mặc dù lao động kế toán không đủ để thực hiện kiểm tra thường xuyên.
Sơ đồ phương pháp sổ số dư:
Sổ kế toán chi tiết Thủ kho
Sơ đồ 1.2: Phương pháp sổ số dư
Trong kho, thủ kho không chỉ thực hiện hạch toán như hai phương pháp trước mà còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số lượng hàng hoá Sổ này được kế toán lập cho từng kho và sử dụng trong suốt năm Vào cuối mỗi tháng, kế toán chuyển sổ số dư cho thủ kho, người sẽ cộng số liệu nhập và xuất trong tháng để tính số lượng tồn cuối tháng cho từng loại hàng hoá Dựa vào số liệu này, thủ kho sẽ ghi vào sổ số dư theo từng loại hàng hoá.
Trong phòng kế toán, định kỳ nhân viên kế toán sẽ kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho Sau đó, họ nhận chứng từ nhập xuất và hoàn thiện phân loại hàng hóa theo từng nhóm, loại Kế toán tổng hợp giá trị hàng hóa theo từng nhóm để ghi vào bảng kê nhập hoặc xuất, từ đó căn cứ vào số liệu trên các bảng kê này để ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất.
Cuối tháng, kế toán nhận sổ số dư từ thủ kho và dựa vào số lượng cùng đơn giá hàng hóa tồn kho để tính giá trị số dư, ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư Dữ liệu này cần được đối chiếu với số liệu cột tồn kho trên bảng tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và sự trùng khớp.
1.3.3 Phương pháp đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa, với số lượng nguyên vật liệu không quá đa dạng và khối lượng chứng từ nhập xuất ở mức vừa phải.
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày.”
Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Sơ đồ 1.3: Phương pháp đối chiếu luân chuyển
“Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song.”
Trong phòng kế toán, kế toán thực hiện mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa theo số lượng và giá trị tại từng kho trong suốt cả năm Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng Để đảm bảo số liệu chính xác, kế toán lập bảng kê nhập, xuất cuối tháng và tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
“Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt (chỉ ghi một lần vào cuối tháng).”
Nhược điểm của quy trình hiện tại là việc ghi sổ vẫn còn bị trùng lặp, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế hiệu quả kiểm tra trong công tác quản lý.
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất
Phản ánh trên tài khoản biến động hàng tồn kho trong kỳ
Sơ đồ 1.4: Phản ánh trên tài khoản biến động hàng tồn kho trong kỳ
1.4.1 Phản ánh tăng hàng tồn kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu, công cụ và dụng cụ gia tăng từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, kiểm kê thừa, tự chế hoặc thuê ngoài gia công, và nhận vốn góp từ cá nhân Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho và lập các chứng từ theo quy định Kế toán phải kịp thời ghi nhận giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng liên quan Cuối tháng, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.
Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu, dụng cụ tồn kho như mua ngoài, nhập vật liệu, dụng cụ tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, đánh giá tăng, và kiểm kê thừa, kế toán sẽ ghi Nợ tài khoản 152, 153 theo giá thực tế, đồng thời đối ứng Có các tài khoản liên quan.
Tăng do mua ngoài Giảm giá được hưởng, hàng mua trả lại
Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Hàng đi đường kì trước Xuất cho sản xuất kinh doanh
Nhận cấp phát,tặng thưởng, vốn góp liên doanh
Thuê ngoài gia công, chế biến
Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê
TK 412 cho phép doanh nghiệp nhận lại vốn góp liên doanh thông qua việc đánh giá giảm hoặc tăng giá trị hàng tồn kho Việc này được thực hiện dựa vào hoá đơn mua hàng, chứng từ phản ánh chi phí thu mua và các chứng từ liên quan khác.
Tăng tài sản có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm việc được cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh, nhận viện trợ hoặc biếu tặng Ngoài ra, việc thuê ngoài gia công chế biến, tự sản xuất hoàn thành, thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý tài sản cố định, và sử dụng hàng tồn kho còn thừa cũng góp phần làm tăng tài sản Thêm vào đó, việc nhập vật tư từ cho vay mượn, nhận lại vốn góp liên doanh, kiểm kê thừa và đánh giá tăng nguyên vật liệu cũng là những yếu tố quan trọng trong việc gia tăng tài sản.
1.4.2 Phản ánh giảm hàng tồn kho
Việc giảm vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho phục vụ sản xuất và quản lý, cũng như góp vốn liên doanh và nhượng bán Các nghiệp vụ này cần được lập chứng từ đầy đủ và đúng quy định Kế toán sẽ phân loại chứng từ xuất kho theo đối tượng sử dụng và tính giá thực tế để ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Cuối tháng, cần tổng hợp số liệu để đối chiếu và kiểm tra với kế toán chi tiết Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho, kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau, chẳng hạn như tài khoản 152.
Các loại vật liệu và công cụ dụng cụ như 153, 241, 621 đều là hàng tồn kho và thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp Tuy nhiên, chúng có những đặc điểm khác nhau trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh, do đó, phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng cho từng loại vật liệu và công cụ dụng cụ cũng có sự khác biệt nhất định.
Các nghiệp vụ làm giảm giá trị vật liệu và dụng cụ sẽ được ghi Có vào tài khoản 152, 153, đồng thời ghi Nợ vào các tài khoản liên quan Nếu doanh nghiệp nhận được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, kế toán sẽ ghi giảm giá thực tế của vật liệu và dụng cụ tồn kho Đối với việc xuất góp liên doanh, giá trị vốn góp sẽ được đánh giá bởi hội đồng liên doanh, và chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ sẽ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tài sản.
Hàng tồn kho giảm do nhiều nguyên nhân, bao gồm việc xuất hàng cho các mục đích như gia công chế biến thuê ngoài, cho vay, cho mượn, trả lại vốn góp liên doanh, viện trợ, biếu tặng, và đánh giá giảm nguyên vật liệu.
Phản ánh hàng tồn kho cuối kì
1.5.1.1 Thời gian và mục đích của việc kiểm kê
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ định kỳ hoặc bất thường để phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế Trong quá trình kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập ban kiểm kê để thực hiện kiểm tra và ghi nhận kết quả vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa Biên bản này có vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng, chất lượng và giá trị nguyên vật liệu trong kho tại thời điểm kiểm kê, đồng thời làm căn cứ xác định trách nhiệm bảo quản và xử lý nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu, cũng như ghi chép vào sổ kế toán.
Mục đích chính là sử dụng hiệu quả hàng hóa và nguyên vật liệu, nhằm giảm thiểu tổn thất và tiết kiệm chi phí lưu kho Bên cạnh đó, việc dự trù lượng vốn lưu động hợp lý và duy trì nguyên vật liệu ở mức tối ưu sẽ hỗ trợ tích cực cho hoạt động sản xuất.
Bước 1: Chuẩn bị cho việc tiến hành kiểm kê
Để đảm bảo việc kiểm kê diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, cần kiểm tra lại tất cả các mặt hàng như hàng cận date, hàng hỏng và lỗi, sau đó tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy Phân định khu vực kiểm kê phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhằm tránh bỏ sót hàng hóa Trước khi tiến hành kiểm kê chính thức, yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lượng từng loại hàng trong kho và ngoài cửa hàng.
Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, việc thông báo kịp thời tới nhà cung cấp và khách hàng là rất quan trọng để bảo vệ uy tín của doanh nghiệp Hoạt động kiểm kê thường tốn nhiều thời gian, có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác, khách hàng.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê
Kế toán, chủ cửa hàng, hoặc các đối tác bên ngoài như kiểm toán viên thuê ngoài sẽ thực hiện kiểm kê nhằm đảm bảo kết quả kiểm kê chính xác và khách quan nhất.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho dựa vào biên bản kiểm kê, trong đó danh sách và số lượng hàng hóa được lấy từ phần mềm quản lý hoặc báo cáo tồn kho hàng ngày Trong quá trình kiểm kê, số lượng hàng hóa thực tế sẽ được ghi nhận và đối chiếu với số liệu trên sổ sách Người kiểm kê cùng với nhân viên quản lý kho, cửa hàng sẽ ghi số liệu đồng thời trên hai biên bản một cách độc lập.
Sau khi thực hiện kiểm kê, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu là cần thiết để giải trình những chênh lệch nếu có Người phụ trách tồn kho phải làm rõ nguyên nhân của sự chênh lệch, thường gặp là chênh lệch thừa do báo cáo sai, bán hàng không quét mã vạch, nhập hàng không ghi vào hệ thống, hoặc hàng khuyến mại bị tách ra bán riêng Ngược lại, chênh lệch thiếu có thể do thất thoát hàng hóa hoặc hao hụt khi di chuyển.
Bước 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê
Sau khi hoàn tất kiểm kê, cần phải so sánh số liệu thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác với số liệu thực tế.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, việc kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện định kỳ nhằm xác nhận số lượng thực tế so với sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho Bên cạnh đó, cần bố trí kho hàng một cách hợp lý và khoa học để đảm bảo quá trình kiểm đếm diễn ra nhanh chóng và chính xác Cuối cùng, kết quả kiểm kê cần được lập thành văn bản và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
1.5.1.3 Phản ánh kết quả kiểm kê
Doanh nghiệp cần truy tìm nguyên nhân và người chịu trách nhiệm khi gặp tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhằm có biện pháp xử lý kịp thời.
Nếu thiếu nguyên vật liệu trong định mức cho phép, cần ghi tăng tài khoản giá vốn hàng bán và giảm tài khoản nguyên vật liệu Trong trường hợp thiếu ngoài định mức mà chưa xác định được nguyên nhân, ghi tăng tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý Ngược lại, nếu kiểm kê phát hiện thừa trong định mức, ghi tăng tài khoản nguyên vật liệu và giảm tài khoản giá vốn hàng bán Nếu phát hiện thừa ngoài định mức mà chưa rõ nguyên nhân, ghi tăng tài khoản nguyên vật liệu và giảm tài sản thừa chờ xử lý.
Khi nhận được biên bản xử lý từ cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp cần ghi tăng tài sản thừa chờ xử lý và ghi giảm các tài khoản liên quan Nếu xác định nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, cần ghi vào tài khoản 002 - Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.
1.5.2 Lập dự phòng giảm giá
1.5.2.1 Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khi doanh nghiệp có bằng chứng đáng tin cậy về sự suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho so với giá gốc, cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng này là khoản chi phí dự tính nhằm bù đắp cho giá trị hàng tồn kho bị giảm xuống dưới giá trị ghi sổ, từ đó giúp doanh nghiệp đối phó với thiệt hại thực tế do hàng hóa, vật tư bị giảm giá.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được thiết lập khi lập báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán hàng tồn kho và chế độ kế toán hiện hành.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được thực hiện cho từng loại vật tư, hàng hóa và sản phẩm tồn kho riêng biệt Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng cũng phải tính toán theo từng loại dịch vụ với mức giá cụ thể Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định bằng giá bán ước tính trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết để bán hàng.
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
Đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng
2.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Công ty cổ phần nhựa, tọa lạc tại 371 Trần Cao Vân, quận Thanh Khê, Đà Nẵng, chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ chất dẻo cùng với vật tư nguyên liệu và phụ gia ngành nhựa Đến nay, công ty đã hoàn thiện cơ sở hạ tầng trên diện tích 1,5 ha, kết hợp giữa sản xuất và tái đầu tư Nhằm tận dụng lợi thế về tài sản và thương hiệu, công ty tập trung đa dạng hóa sản phẩm để tạo ra lợi thế cạnh tranh về mặt địa lý, phục vụ nhu cầu lớn trong các ngành công nghiệp, nông nghiệp và thủy sản tại miền Trung và Tây Nguyên.
Công ty hiện đang sản xuất đa dạng các sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường, bao gồm ống nước HDPE và uPVC, vỏ bao xi măng, bao bì phức hợp, bao PP, túi xốp PE, túi PP, dép tiêu dùng và các sản phẩm chuyên dụng theo yêu cầu khách hàng Đặc biệt, một số sản phẩm đã được xuất khẩu sang các nước châu Âu và châu Á.
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức quản lý của công ty
: Tham mưu Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý và hoạt động của công ty, đồng thời thực hiện các quyết định được đưa ra bởi Đại hội đồng cổ đông.
Ban điều hành: Trực tiếp giám sát các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của công ty
Ban kiểm soát: Thay mặt cổ động kiểm soát mọi hoạt động của Hội đồng quản trị điều hành công ty
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự Phòng cũng xây dựng kế hoạch về tiền lương và định mức lao động, đồng thời tư vấn cho giám đốc về các vấn đề khen thưởng và kỷ luật Ngoài ra, phòng còn giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi và chế độ chính sách cho công nhân viên trong công ty.
Phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các định mức kỹ thuật và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị Ngoài ra, phòng cũng áp dụng các công nghệ khoa học mới vào quy trình sản xuất Đội ngũ kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn cao nhất cho sản phẩm cuối cùng.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán tài chính
Sản xuất chính KCS Phục vụ sản xuất
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, tổ chức thu mua nguyên liệu, tìm kiếm thị trường và ký kết hợp đồng kinh tế Ngoài ra, phòng còn quản lý nhập khẩu và cung ứng nguyên vật liệu, đồng thời phối hợp với phòng kế toán để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đề xuất biện pháp khắc phục và hoàn thiện.
Phòng Kế toán - Tài chính có nhiệm vụ thực hiện chức năng kế toán doanh nghiệp và báo cáo tài chính, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc và các bên liên quan.
Bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu và áp dụng quy trình đo lường chất lượng, đồng thời kiểm tra và giám sát quy trình sản xuất tại các phân xưởng Họ theo dõi tình hình sản xuất để đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật được thực hiện, kiểm tra hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu, và nghiên cứu cải tiến thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, bộ phận này tiến hành đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, xác định nguyên nhân không đạt yêu cầu và đề xuất biện pháp khắc phục Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng, đồng thời xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn đã đề ra.
Bộ phận KCS có nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần từ quản đốc, kiểm tra chất lượng nguyên liệu và vật tư đầu vào, đầu ra của nhà máy Họ thực hiện kiểm tra đột xuất quy trình sản xuất để đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn Ngoài ra, KCS đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng quy trình để giữ nguyên chất lượng sản phẩm Bộ phận này có quyền đình chỉ việc sử dụng nguyên liệu không đúng mục đích và công tác đóng, xuất hàng khi phát hiện vấn đề về chất lượng Họ cũng có quyền lập biên bản đối với cá nhân hoặc tập thể vi phạm quy trình kỹ thuật, ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng sản phẩm.
Bộ phận phục vụ sản xuất chịu trách nhiệm thực hiện các công đoạn được phân công bởi tổ trưởng, đồng thời tuân thủ hướng dẫn kỹ thuật từ kỹ thuật chuyền.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý công việc của nhân viên kế toán Họ trực tiếp tư vấn cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính, huy động vốn và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán thanh toán tiền mặt: Phụ trách các khoản phải thu và chi tiền mặt, các khoản tạm ứng của công nhân viên
KT thanh toán tiền mặt
KT tiền lương KT vật tư KT tiêu thụ Thủ quỹ
Kế toán tiền lương đảm nhận việc tính toán lương thưởng và lập bảng phân bổ tiền lương cho từng tổ sản xuất Ngoài ra, công việc này còn bao gồm việc trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn theo đúng quy định hiện hành.
Kế toán vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và nhiên liệu, cả về số lượng lẫn giá trị Công việc này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán vật tư, nhân viên phòng kinh doanh và thủ kho để thực hiện kiểm kê định kỳ từng loại hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quản lý tài sản.
Kế toán tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho thành phẩm hàng tháng Công việc này bao gồm việc lập các số liệu chi tiết về thành phẩm và hàng hóa đã gửi đi bán, từ đó tổng hợp để đánh giá tình hình tiêu thụ của công ty Cuối mỗi quý, kế toán phối hợp với nhân viên phòng kinh doanh và thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng hóa và thành phẩm tồn kho, đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài sản.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt của công ty, dựa vào các chứng từ thu chi do kế toán chuyển giao để thực hiện các giao dịch Nhiệm vụ của thủ quỹ bao gồm việc kiểm tra tính chính xác của thông tin trên các phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và phiếu hoàn tiền tạm ứng.
2.1.3.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Kế toán công ty ghi sổ theo hình thức kế toán máy trên phần mền BRAVO trên cơ sở của hình thức chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 2.3: Hình thức ghi sổ tại công ty
Tình hình thực tế về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
“Hàng tồn kho của công ty có nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau được đánh giá thông qua số lượng, chất lượng và tình trạng hàng tồn kho.”
Nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là hạt nhựa nguyên chất, tuy nhiên chúng mất đi hình thái ban đầu sau quá trình sản xuất Với sự đa dạng về chủng loại, nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động Do đó, việc tổ chức thu mua và bảo quản nguyên vật liệu cần được thực hiện một cách hiệu quả để tránh thất thoát và lãng phí.
Công ty sở hữu nhiều công cụ dụng cụ, chủ yếu là các thiết bị có giá trị không lớn như xe đẩy, xe nâng và kéo Do các công cụ này được phân bố tại nhiều phân xưởng và phòng ban để phục vụ nhu cầu sản xuất, việc bảo quản chúng là rất quan trọng Khi một bộ phận sử dụng công cụ, chi phí sẽ được hạch toán cho bộ phận đó.
Thành phẩm của Danaplast, hay còn gọi là Danang Plastic, được sản xuất từ nhựa với hơn 50 loại sản phẩm khác nhau Các sản phẩm này có nhiều tính năng và công dụng như bảo quản, bao bọc, dẫn nước và dẫn điện Thành phẩm được phân chia thành 4 nhóm chính, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.
+ “Bao dệt PP: bao phức hợp cement, túi đi chợ… ”
+ “Bao bì màng mỏng: bao bì PP, HDPE… ”
+ “Các loại ống nước: PVC, HDPE….”
+ “Sản phẩm tiêu dùng và đồ gia dụng và nội thất bằng nhựa như: lẵng hoa, két bia, giày dép….”
Sản phẩm dở dang và phế liệu tại công ty hiện nay tương đối ít và ổn định, cho phép công ty dễ dàng quản lý số lượng và chủng loại Một số loại phế liệu bao gồm phế bao PP loại B và phế HDPE đen.
Bảng tổng hợp vật liệu tại công ty:
Bảng 2.1: Tổng hợp một số vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu Công cụ dụng cụ Thành phẩm Sản phẩm dở dang
Mã VT Tên VT Mã VT Tên VT Mã VT Tên VT Mã
MI0026 Mực in đỏ đức quân
LT0005 Dây rút 155.002 Bao dệt PP Hạt nhựa màu nho MI0034 Mực in đen plexo
155.003 Cuộn Kp Tấm chưa in NL0001 Dầu nhờn
Phế chưa xay NL0002 Dầu
DT0002 Đèn báo tắt LT0162 Băng keo vải
155.007 Dép ủng Chỉ đóng bao
2.2.2 Tổ chức quản lý hàng tồn kho tại công ty
Công ty thường xuyên tiếp đón đoàn thanh tra từ bộ công nghiệp để kiểm tra chất lượng sản phẩm và vệ sinh môi trường, vì vậy việc quản lý hàng tồn kho được đặt lên hàng đầu Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty bao gồm ba bước chính: quy trình nhập kho, quản lý hàng hóa trong kho và quy trình xuất kho.
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập kho
Kế hoạch mua hàng của công ty chủ yếu tập trung vào nguyên vật liệu như hạt nhựa và giấy Kraft, được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch dự trữ hàng tồn kho.
Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là bộ phận kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua hàng, ghi rõ thông tin như nơi yêu cầu, số lượng và chủng loại hàng hóa, sau đó chuyển đến bộ phận thu mua để lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã được chọn Thời gian giao hàng thường dao động từ 10 đến 20 ngày Đơn đặt hàng cần phải đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa, đồng thời cũng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để kiểm tra và đối chiếu.
Thủ kho (cùng với bộ phận
Kế toán phòng kinh doanh
Báo cáo chờ xử lý
Phiếu yêu cầu mua hàng
Căn cứ lập đơn đặt hàng
Nhận hàng và đối chiếu
Giao hàng Đơn đặt mua hàng Trả hàng
Giao dịch mua trên phần mềm và lập phiếu giao nhận hàng
Nhập kho và ghi nhận thẻ kho
Khi hàng về, thủ kho sẽ nhận và đối chiếu với đơn đặt hàng của kế toán Sau đó, thủ kho cùng nhân viên quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Việc kiểm tra số lượng bao gồm cân, đong, đo và đếm từng lô, từng kiện hàng Đối với kiểm tra chất lượng, cần tuân thủ các tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn (nếu có) của nhà cung cấp.
Bước 3: Thủ kho lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của thủ kho, phòng cung ứng
Nếu hàng hóa không đáp ứng yêu cầu hoặc không đúng theo thỏa thuận, thủ kho sẽ tham khảo ý kiến của trưởng bộ phận kinh doanh Nếu hàng được chấp nhận, sẽ tiến hành nhập kho toàn bộ hoặc từng phần Ngược lại, nếu không được chấp nhận, hàng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.
Khi hàng hóa đạt yêu cầu, kế toán thực hiện giao dịch mua trên phần mềm quản lý của công ty và lập phiếu giao nhận hàng Phiếu này cần có chữ ký xác nhận của các bên liên quan như kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ kho và người nhận phiếu Phiếu giao nhận gồm hai liên: liên 1 được lưu lại làm bằng chứng cho công ty, liên 2 được giao cho bên vận chuyển để xác minh hàng đã được giao.
Bước 4 trong quy trình quản lý kho vật tư là kế toán lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho ký nhận Phiếu nhập kho được tạo thành 2 liên: một liên lưu tại Bộ phận kế hoạch vật tư và một liên giao cho thủ kho Thủ kho sẽ nhập kho số hàng, kiểm tra số lượng, đối chiếu với phiếu nhập kho và ghi nhận vào thẻ kho.
Sản phẩm hoàn thành chỉ được nhập kho khi đã được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu Đối với mặt hàng bao bì, cần có phiếu kiểm tra chất lượng kèm theo mỗi lần nhập Thủ kho thành phẩm sẽ cập nhật tạm số lượng vào sổ nhập hàng hàng ngày Mỗi tháng, tổ trưởng hoặc tổ phó sản xuất sẽ phối hợp với thủ kho để đối chiếu số lượng và lập phiếu nhập kho cho nhân viên kế toán thành phẩm theo mẫu quy định, với hai lần đối chiếu vào giữa tháng và cuối tháng.
2.2.2.2 Quản lý hàng trong kho
Sơ đồ 2.5: Quy trình quản lý hàng trong kho Đạt
Công ty tiến hành phân loại hàng tồn kho thành phẩm và nguyên vật liệu nhập kho theo nhóm sản phẩm, chủng loại và kích thước Với khối lượng lớn hàng hóa đa dạng hàng ngày, công ty đã thiết kế bộ mã vật tư và thành phẩm gồm 6 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là chữ cái và 4 ký tự còn lại là chữ số, nhằm kiểm soát hàng hóa hiệu quả và thuận tiện cho công tác quản lý, kế toán Hệ thống kho bãi của công ty được xây dựng hợp lý, bao gồm 2 kho thành phẩm, 1 kho nguyên vật liệu và công cụ, tất cả đều có hệ thống phòng cháy chữa cháy và an toàn Mỗi kho đều có một thủ kho quản lý, người này sẽ hướng dẫn quy trình quản lý hàng hóa.
Thành phẩm, nguyên vật liệu
Kiểm tra KCS ( Nhân viên KCS)
Nhập kho là quá trình quan trọng trong việc kiểm soát xếp dỡ hàng hóa, đảm bảo rằng các công cụ và phương pháp sử dụng đều phù hợp và không gây hại cho sản phẩm.
Các công cụ và dụng cụ thường xuyên nhập xuất nên được đặt gần khu vực vận chuyển, như gần cửa kho Đối với bao bì và bao dệt, cần xếp trên các pallet cách mặt đất 30 cm để tránh ẩm ướt, tối đa 10 lớp và sắp xếp theo màu sắc một cách ngay ngắn Các sản phẩm tiêu dùng và đồ gia dụng nên được đặt trên kệ hàng có dán nhãn rõ ràng Ống nước, đặc biệt là ống HDPE đen, thường được lưu trữ tạm ngoài kho do kích thước lớn và khả năng chịu ánh sáng, nhiệt tốt Hơn nữa, ống HDPE đen thường được sản xuất theo đơn đặt hàng nên thời gian lưu kho ngắn, việc lưu tạm ngoài kho không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
