QUAN TÀI LIỆU
CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Khái niệm cơ bản về phòng Hành chính tổng hợp
Phòng hành chính tổng hợp thực hiện các công việc hàng ngày như quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho cơ quan Đây là nơi cung cấp tư vấn và hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành, cũng như giải quyết các nhiệm vụ chung của đơn vị.
2.1.2 Vai trò của phòng Hành chính tổng hợp
Phòng Hành chính tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự, chế độ chính sách và lao động tiền lương Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ, văn thư hành chính và quản lý tài sản của cơ quan.
2.1.3 Chức năng của phòng Hành chính tổng hợp
2.1.3.1 Chức năng tổng hợp - tham mưu
* Thể hiện qua hai mặt:
Phòng hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và báo cáo thông tin về các hoạt động của cơ quan Đơn vị này thiết lập cơ chế thu thập và xử lý thông tin, giúp theo dõi và nắm bắt các hoạt động diễn ra Nhờ vào những thông tin này, lãnh đạo cấp trên có thể đưa ra các biện pháp quản lý và điều hành chính xác, hợp lý hơn.
Văn phòng tham mưu đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan Với nhiệm vụ thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin, phòng hành chính không chỉ cung cấp dữ liệu cho lãnh đạo mà còn nghiên cứu tình hình thực tế, đề xuất các biện pháp hợp lý Qua đó, giúp lãnh đạo có thêm cơ sở để đưa ra quyết định chính xác, nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.
2.1.3.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng điều hành của lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng hành chính Dựa trên các quyết định và chủ trương của lãnh đạo, văn phòng sẽ xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình và kế hoạch hành động để cụ thể hóa những chủ trương này Trong quá trình thực hiện các chương trình đã được phê duyệt, văn phòng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và đôn đốc thực hiện, đồng thời nắm bắt các vấn đề phát sinh để kịp thời thông tin tới lãnh đạo nhằm có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
2.1.3.3 Chức năng hậu cần Ở chức năng này, phòng hành chính tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, phòng hành chính phải tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiểu quả cho các hoạt động của cơ quan.
Phòng hành chính tổng hợp không chỉ có trách nhiệm giải quyết công việc nội bộ mà còn cần tích cực tham gia vào các hoạt động chung của cơ quan, đảm bảo sự hiệu quả trong mọi nhiệm vụ được giao.
2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính tổng hợp Để thực hiện tốt các chức năng đã trình bày ở trên, phòng hành chính phải thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm các nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể :
2.1.4.1 Nhiệm vụ công việc hành chính
- Tổ chức công việc lễ tân, trực điện thoại…
Tổ chức quản lý và thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan thực hiện nghiệp vụ này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của phòng.
Thực hiện các thủ tục pháp lý với các cơ quan hành chính nhà nước là cần thiết để đảm bảo rằng mọi hoạt động của cơ quan đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
2.1.4.2 Nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp - tham mưu
Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo định kỳ cũng như báo cáo đột xuất để trình bày với lãnh đạo về các khía cạnh hoạt động Đặc biệt, cần báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những hạn chế và vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy làm việc, thỏa ƣớc lao động, quy chế tài chính, quy chế phúc lợi )
Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác hành chính và quản lý là rất quan trọng, nhằm báo cáo lãnh đạo về những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ quan Điều này giúp đảm bảo rằng các quy định nội bộ luôn phù hợp với những thay đổi của pháp luật hiện hành.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
Theo dõi công tác nhân sự và tư vấn cho lãnh đạo trong việc đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự theo thẩm quyền Đồng thời, tham mưu và tổ chức thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất các đơn vị, phòng ban và của đối tác và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lí.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc, soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan.
Nghiên cứu và tư vấn cho lãnh đạo về cải cách hành chính là rất quan trọng, đồng thời xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn cũng cần được chú trọng.
2.1.4.3 Nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Xây dựng các chương trình và kế hoạch làm việc chung là cần thiết để tổ chức hội nghị, lễ hội và phong trào thi đua, đảm bảo thực hiện theo chỉ đạo của lãnh đạo.
CƠ SỞ THỰC TIỄN
2.2.1 Nội dung làm việc của phòng Hành chính tổng hợp
Cán bộ công chức và viên chức tại phòng TH-HC luôn tuân thủ các quyết định từ các cấp có thẩm quyền Họ thường xuyên hợp tác với nhau để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
- Luôn chấp hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp mình và báo cáo cấp quản lý trực tiếp mình về việc thực hiện quyết định đó.
Lãnh đạo phòng luôn theo dõi và kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các quyết định của cán bộ công chức, viên chức cấp dưới trong lĩnh vực được giao.
Cán bộ công chức và viên chức phòng Hành chính tổng hợp luôn tuân thủ quy định của cơ quan, thể hiện qua việc đi làm đúng giờ và ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
- Cán bộ công chức, viên chức phòng luôn có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh trong giao tiếp.
Lãnh đạo phòng nắm bắt tâm lý cán bộ và áp dụng phương pháp điều hành phù hợp để phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo và sự chủ động trong công việc Họ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và xây dựng niềm tin cho cán bộ trong phòng.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong phòng cần nắm vững chuyên môn và nghiệp vụ, đồng thời phải sâu sát với cơ sở và lắng nghe ý kiến đóng góp từ quần chúng và đồng nghiệp Họ cần có ý thức học tập liên tục để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, và tích cực rèn luyện, tu dưỡng phẩm chất đạo đức nhằm hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
2.2.1.2 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc và mối quan hệ công tác của phòng Hành chính Tổng hợp
Trưởng phòng có trách nhiệm toàn diện trước Chi cục trưởng và pháp luật về mọi hoạt động của phòng Đồng thời, trưởng phòng cũng phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc các sở ngành liên quan về việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng.
Chỉ đạo giải quyết các công việc chưa thống nhất giữa các cán bộ trong phòng, đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong đội ngũ.
Trưởng phòng dựa trên quy định pháp luật và chỉ đạo từ Chi cục trưởng để xây dựng quy chế làm việc và chế độ thông tin báo cáo cho cơ quan Đồng thời, Trưởng phòng cũng có trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy chế này.
+ Triêụ tâp ̣ vàchủtrìcác phiên hop ̣ của phòng.
Đôn đốc và kiểm tra các mặt công tác của Phòng, đảm bảo thực hiện đúng các văn bản quy phạm pháp luật, sự chỉ đạo của Chi cục trưởng, cũng như lãnh đạo điều hành của Chi cục Thủy sản.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Văn thƣ, Thủ quỹ :
+ Chủ động tham mưu , đề xuất , trưc ̣ tiếp chỉđaọ vàchiụ trách nhiêṃ trước Trưởng phòng vàcấp trên vềcác linh̃ vưc ̣ công tác đươc ̣ phân công.
Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền, cần báo cáo Trưởng phòng để thống nhất chỉ đạo và giải quyết Việc ký các văn bản của phòng phải tuân thủ quy định hiện hành.
+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ đƣợc phân công, các thủ tục văn thƣ nếu nhƣ làm sai phạm.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của nhân viên, lái xe:
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ được giao, người lái xe cần bảo quản và giữ gìn xe trong tình trạng tốt, đảm bảo xe luôn sạch sẽ Việc kiểm tra xe thường xuyên là cần thiết để phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, đồng thời thực hiện bảo trì xe theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành.
Quản lý và vận hành ô tô phục vụ lãnh đạo cơ quan cần tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện nghiêm túc quy chế sử dụng xe ô tô của cơ quan.
2.2.2 Chế độ hội họp, báo cáo, phát ngôn và bảo mật, đi công tác của phòng Hành chính - Tổng hợp
Cán bộ có trách nhiệm chuẩn bị văn bản cho cuộc họp cần gửi các dự thảo qua email của phòng ít nhất 02 ngày làm việc trước cuộc họp, nhằm giúp các cán bộ khác có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến tham gia.
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức của phòng sẽ họp định kỳ mỗi tháng một lần vào ngày đầu tháng để đánh giá tiến độ thực hiện các công việc theo kế hoạch Ngày họp cụ thể sẽ do trưởng phòng quyết định.
- Trưởng phòng chủ trì cuộc họp
- Chuẩn bị biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp.
2.2.2.2 Chế độ thông tin báo cáo
Trưởng phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và truyền đạt các chủ trương từ lãnh đạo chi cục, cũng như các văn bản liên quan từ cấp trên đến cán bộ, công chức, viên chức trong phòng.
- Mọi thông tin, tài liệu, trước khi cung cấp cho các cơ quan tổ chức khác phải đƣợc sự đồng ý của lãnh đạo phòng.
KẾT QUẢ THỰC TẬP
KHÁI QUÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
3.1.2 Sơ lƣợc lịch sử của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tọa lạc tại 108 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Minh Xuân, TP Tuyên Quang Đây là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có nhiệm vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phát triển nông thôn, phòng chống thiên tai, và đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm cho nông sản, lâm sản, thủy sản Sở cũng thực hiện các dịch vụ công trong ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng Cơ quan này hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời nhận sự hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ các cơ quan có thẩm quyền.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3.1.2.2 Các thời kì phát triển của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Vào ngày 24 tháng 4 năm 1956, Bộ Nông lâm đã ban hành Nghị định số 11/NL/NĐ, quy định việc tách thành lập Ty Lâm nghiệp từ Ty Nông lâm, đồng thời đổi tên gọi Ty Nông lâm thành một cơ quan mới.
Ty Nông nghiệp tại các tỉnh: Quảng Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Hải Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn và Tuyên Quang.
Vào ngày 20 tháng 7 năm 1971, Uỷ ban Hành chính tỉnh Tuyên Quang đã ban hành Quyết định số 388/TC – CQ, quyết định thành lập Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Tuyên Quang Ủy ban này được hình thành trên cơ sở hợp nhất các cơ quan bao gồm Ty Nông nghiệp, Ban quản lý Hợp tác xã nông nghiệp, Ban Định canh định cư, Phòng Nông trường và Phòng Quản lý tiểu thủy nông.
- Tháng 4/1976 Ủy ban Nông nghiệp Tuyên Quang sáp nhập với Ủy ban Nông nghiệp Hà Giang thành Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
- Tháng 5/1976, Ty Lâm nghiệp Tuyên Quang sáp nhập với Ty Lâm nghiệp Hà Giang thành Ty Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
- Ngày 23/10/1976, Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên ra Quyết định số: 1134/TCCB về vịêc Đổi tên Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Hà Tuyên thành Ty
Vào ngày 27 tháng 3 năm 1980, Uỷ Ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên đã ban hành Quyết định số 191/TCCB, quyết định hợp nhất Ty Lâm nghiệp, Chi cục Kiểm Lâm nhân dân và Ban định canh định cư thành Sở Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
Theo Quyết định số 227/HĐBT ngày 29/12/1987 của Chính phủ về việc sắp xếp lại tổ chức và tinh giản biên chế, vào ngày 06/02/1988, Uỷ Ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên đã ban hành Quyết định số 31/UB-QĐ, thực hiện việc hợp nhất Sở Thuỷ lợi, Sở Lâm nghiệp, Sở Nông nghiệp, và Ban Quản lý ruộng đất cùng đo đạc bản đồ thành Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
Sau khi Quốc hội khóa VIII thông qua Nghị quyết chia tách tỉnh, từ tháng 9/1991, Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên đã được đổi tên thành Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Tuyên Quang.
- Thực hiện Quyết định số 852/TTg, ngày 28/12/1995 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập một số tổ chức ở địa phương Từ tháng 3/1996 Sở Nông
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Tuyên Quang, trước đây là Lâm nghiệp tỉnh Tuyên Quang, đã chính thức được đổi tên theo Quyết định số 257/QĐ - UB ngày 12/3/1996 của Uỷ Ban nhân dân tỉnh Từ thời điểm đó, đơn vị này đã hoạt động dưới tên mới là Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Tuyên Quang.
3.1.2.3 Vị trí và chức năng
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tham mưu và hỗ trợ Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực, bao gồm nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi, phát triển nông thôn, và phòng, chống thiên tai Ngoài ra, Uỷ ban cũng đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản và thuỷ sản, cùng với việc quản lý các dịch vụ công trong ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định pháp luật và theo phân công hoặc uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng Cơ quan này hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời nhận sự hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3.1.2.4 Về cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Lãnh đạo Sở gồm: Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc. a Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Sở Chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn khi có yêu cầu, cung cấp tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh,trả lời kiến nghị của cử tri,chất vấn đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh về những vấn đề vi phạm ngành,lĩnh vực quản lý. b Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở phụ trách một số mặt công tác,chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công Khi giám đốc Sở vắng mặt, một Phó giám đốc Sở đƣợc Giám đốc Sở Ủy nhiệm điều hành các hoạt động của sở.
Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, gồm:
Văn phòng Sở được tổ chức với cơ cấu bao gồm Chánh Văn Phòng, tối đa 02 Phó Chánh Văn Phòng, cùng các chuyên viên, nhân viên văn thư, lưu trữ, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ.
Thanh tra Sở có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, được cấp con dấu và tài khoản để hỗ trợ công việc Cơ cấu tổ chức bao gồm 01 Chánh Thanh Tra, không quá 02 Phó Chánh Thanh Tra, cùng với các Thanh Tra viên hoặc chuyên viên.
Phòng Kế hoạch - Tài chính,cơ cấu gồm: 01 Trưởng Phòng, không quá
02 Phó Trưởng Phòng, các chuyên viên, kế toán.
Phòng Tổ chức cán bộ, cơ cấu gồm : 01 Trưởng Phòng, không quá 02 Phó Trưởng Phòng, các chuyên viên.
Phòng Quản lý xây dựng công trình, cơ cấu gồm: 01 Trưởng phòng, không quá 02 Phó trưởng phòng, các chuyên viên.
Các Chi cục thuộc Sở:
* Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật
Lãnh đạo gồm:Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Phòng Thanh Tra – Pháp chế;
+ Phòng Bảo vệ thực vật;
Mỗi phòng được tổ chức với một Trưởng Phòng, một Phó Trưởng Phòng cùng đội ngũ công chức chuyên môn, nghiệp vụ Cụ thể, phòng Hành chính – Tổng Hợp bao gồm các vị trí như kế toán, văn thư, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ, đảm bảo hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp.
* Chi cục Chăn nuôi và Thú y
Lãnh đạo gồm:Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Phòng Thanh Tra – Pháp chế;
+ Phòng Quản lý giống và kỹ thuật chăn nuôi;
+ Phòng Quản lý thuốc và thức ăn chăn nuôi;
+ Phòng Quản lý dịch bệnh;
Mỗi phòng làm việc bao gồm một Trưởng Phòng, một Phó Trưởng Phòng cùng với các công chức chuyên môn và nghiệp vụ Cụ thể, phòng Hành chính – Tổng Hợp có các vị trí như kế toán, văn thư, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ.
Lãnh đạo gồm: Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Phòng Thanh Tra – Pháp chế;
+ Phòng Quản lý,bảo vệ rừng và bảo tồn thiên nhiên;
+ Phòng Sử dụng và phát triển rừng;
+ Phòng tổ chức,tuyên truyền và xây dựng lực lƣợng;
KẾT QUẢ THỰC TẬP
3.2.1 Mô tả nội dung thực tập và những công việc cụ thể tại cơ sở thực tập 3.2.1.1 Nội dung Đƣợc sự giới thiệu của Khoa Kinh tế và phát triển nông nghiệp và sự đồng ý của Chi cục trưởng Chi cục Thủy Sản tỉnh Tuyên Quang, em được thực tập tại cơ sở đơn vị Được sự phân công của trưởng phòng, đồng chí chuyên viên sẽ hướng dẫn em trong đợt thực tập lần này là đồng chí: Trần Thị Việt Hà là cán bộ phòng Hành chính tổng hợp, công việc của đồng chí làm việc liên quan tới lĩnh vực Hành chính - tổng hợp, kế toán.
3.2.1.2 Những công việc cụ thể Được sự giới thiệu của nhà trường, khi đến cơ sở thực tập tại Chi cục Thủy Sản tại tỉnh Tuyên Quang em đã được Trưởng Phòng HC – TH cô Trần Thị Việt
Hà tiếp đón tận tình, trƣng cầu ý kiến và tiến hành phân công thực tập.
Trong quá trình làm quen với công việc, em đã tham gia vào các hoạt động như dọn dẹp, rửa ấm chén, kê bàn ghế, pha chè và rót nước, giúp em gần gũi với đồng nghiệp và hiểu rõ hơn về môi trường làm việc Sau khi đã thích nghi, em được giao những công việc khó khăn hơn, đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức hơn so với những gì đã học trong bốn năm Mặc dù gặp thử thách, em vẫn nỗ lực hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia vào các cuộc họp giao ban hàng tuần của Phòng HC - TH
Trưởng phòng HC - TH là người chủ trì các cuộc họp giao ban, nơi cô thu thập và đánh giá các công việc của tháng trước Trong cuộc họp, cô sẽ nêu ra những công việc chưa hoàn thành, yêu cầu cán bộ báo cáo ý kiến và đề xuất về những khó khăn, tồn tại chưa được giải quyết Đồng thời, cô cũng đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề này và triển khai nhiệm vụ cho tháng tiếp theo.
Trong cuộc họp của phòng Hành chính - Tổng hợp, tôi được giao nhiệm vụ chuẩn bị phòng họp bằng cách dọn dẹp, pha trà và rót nước cho các cán bộ tham gia Bên cạnh đó, tôi cũng hỗ trợ phát tài liệu cho các đại biểu và lắng nghe ý kiến, kiến nghị của họ trong cuộc họp.
Sau khi tham gia cuộc họp, tôi đã rút ra được nhiều kỹ năng thực tế quan trọng, bao gồm kỹ năng lắng nghe, chủ trì cuộc họp, và làm chủ bản thân để hướng sự chú ý của người khác Tôi cũng học được cách đặt câu hỏi và trả lời một cách rõ ràng, dứt khoát và chân thành, không né tránh.
Được sự cho phép của lãnh đạo cơ sở, sinh viên có cơ hội tham gia các cuộc họp hàng tuần của phòng HC - TH xã, từ đó mở rộng hiểu biết và rèn luyện kỹ năng thực tế Qua đó, sinh viên sẽ nắm bắt được cách thức làm việc và phương pháp xử lý công việc, giúp giải quyết các vấn đề tồn đọng hiệu quả hơn.
Trong quá trình thực tập, tôi gặp nhiều khó khăn, bao gồm việc thiếu hiểu biết về tình hình chung và hạn chế trong việc tiếp cận, thu thập thông tin Sự hiểu biết về các vấn đề tồn đọng ở địa bàn cũng còn thiếu sót Thêm vào đó, khi tham gia các cuộc họp và ghi biên bản, tôi cảm thấy bỡ ngỡ với cách thức ghi biên bản khá phức tạp.
Trong thời gian thực tập tại phòng em đã đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo một số văn bản nhƣ: giấy mời tham dự các cuộc họp,
Thông qua công việc này, em đã tìm hiểu quy định và cách trình bày văn bản quy phạm pháp luật, giúp nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bản thân.
Việc học và làm quen với tin học cơ bản từ khi còn học sinh giúp tôi tự tin hơn trong việc soạn thảo các văn bản được giao, không còn cảm thấy bỡ ngỡ Tuy nhiên, tôi gặp khó khăn với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Vào năm 2011, Thông tư về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đã được ban hành, điều này khiến việc viết và hoàn thiện soạn thảo văn bản hành chính trở nên phụ thuộc vào các quy định trong Thông tư Quá trình nghiên cứu và áp dụng những quy định này thường mất nhiều thời gian.
Trong thời gian rảnh, tôi đã tham khảo các báo cáo và tài liệu từ phòng HC-TH cũng như tìm kiếm thông tin trên internet Cụ thể, tôi đã nghiên cứu Luật cán bộ công chức 2008 và Quyết định số 362/QĐ-UBND ngày 09/12/2015 của UBND tỉnh Tuyên Quang về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang.
3.2.2 Tóm tắt kết quả thực tập
Qua quá trình thực hiện các nội dung công việc trong thời gian thực tập tôi xin tóm tắt kết quả thực tập với các nội dung sau:
3.2.2.1 Đọc và tìm hiểu tài liệu
Xin cung cấp các quyết định và văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp, bao gồm Quyết định ban hành Quy chế làm việc của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang, Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang, cùng các thông báo phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức trong Phòng Hành chính - Tổng hợp Qua đó, giúp hiểu rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cũng như công việc mà cán bộ trong phòng cần thực hiện.
3.2.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tế
Trong quá trình làm việc thực tiễn tại cơ sở, tôi đã học hỏi được nhiều bài học quý giá về kỹ năng làm việc thông qua các nhiệm vụ được giao Những kinh nghiệm này không chỉ giúp tôi nâng cao khả năng chuyên môn mà còn rèn luyện tính kiên nhẫn và khả năng làm việc nhóm.
+ Kỹ năng tiếp xúc: Gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp, sử dụng kết hợp việc hỏi đáp, trao đổi ý kiến với người dân.
Kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng trong các buổi họp và gặp gỡ, giúp người dân có cơ hội bày tỏ ý kiến Cán bộ cần chú ý lắng nghe ý kiến từ bạn bè, hàng xóm và trưởng thôn, điều này sẽ giúp Chủ tịch xã nắm bắt được những vấn đề bức xúc cũng như tâm tư, nguyện vọng của cộng đồng cần được giải quyết.