QUAN TÀI LIỆU
CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Khái niệm cơ bản về phòng Hành chính tổng hợp
Phòng hành chính tổng hợp thực hiện các công việc hàng ngày như quản lý, sắp xếp lịch làm việc và lịch họp, đồng thời đảm bảo các cơ sở vật chất và trang thiết bị cho đơn vị Đây là nơi tham mưu, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ chung của cơ quan.
2.1.2 Vai trò của phòng Hành chính tổng hợp
Phòng Hành chính tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho lãnh đạo về nhân sự, chế độ chính sách và lao động tiền lương Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ, văn thư hành chính và quản lý tài sản của cơ quan.
2.1.3 Chức năng của phòng Hành chính tổng hợp
2.1.3.1 Chức năng tổng hợp - tham mưu
* Thể hiện qua hai mặt:
Phòng hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan Họ thiết lập cơ chế thu thập và xử lý thông tin, đồng thời theo dõi, nắm bắt và tổng hợp các hoạt động của tổ chức Nhờ đó, lãnh đạo cấp trên có thể nắm bắt thông tin chính xác và đưa ra các biện pháp quản lý và điều hành hợp lý.
Văn phòng giữ vai trò tham mưu quan trọng cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính Dựa trên thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp, phòng hành chính không chỉ hỗ trợ lãnh đạo mà còn nghiên cứu tình hình thực tế để đề xuất các biện pháp hợp lý Điều này giúp lãnh đạo có thêm cơ sở để đưa ra quyết định hiệu quả, từ đó giải quyết công việc một cách hợp lý.
2.1.3.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng điều hành của lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng hành chính Dựa trên các quyết định và chủ trương của lãnh đạo, văn phòng xây dựng và tham gia triển khai các chương trình, kế hoạch hành động cụ thể Trong quá trình thực hiện các chương trình đã được phê duyệt, văn phòng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và đôn đốc thực hiện, đồng thời nắm bắt kịp thời các vấn đề phát sinh để thông báo cho lãnh đạo nhằm điều chỉnh các biện pháp cần thiết.
2.1.3.3 Chức năng hậu cần Ở chức năng này, phòng hành chính tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, phòng hành chính phải tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiểu quả cho các hoạt động của cơ quan
Phòng hành chính tổng hợp không chỉ có trách nhiệm giải quyết công việc nội bộ mà còn cần tích cực tham gia vào các hoạt động chung của cơ quan để đảm bảo hiệu quả và sự phối hợp tốt.
2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính tổng hợp Để thực hiện tốt các chức năng đã trình bày ở trên, phòng hành chính phải thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm các nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể :
2.1.4.1 Nhiệm vụ công việc hành chính
- Tổ chức công việc lễ tân, trực điện thoại…
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của phòng
Thực hiện các thủ tục pháp lý với các cơ quan hành chính nhà nước là cần thiết để đảm bảo hoạt động của các cơ quan này tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
2.1.4.2 Nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp - tham mưu
Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo định kỳ và đột xuất để trình lãnh đạo về các khía cạnh hoạt động của cơ quan Đặc biệt, cần báo cáo kịp thời những vấn đề phát sinh, hạn chế và vướng mắc trong quá trình hoạt động để đảm bảo sự quản lý hiệu quả.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy làm việc, thỏa ƣớc lao động, quy chế tài chính, quy chế phúc lợi )
Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác hành chính và quản lý, đồng thời báo cáo lãnh đạo về những quy định mới cũng như dự thảo sửa đổi các quy định và quy chế trong cơ quan, nhằm đảm bảo phù hợp với những thay đổi trong pháp luật.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định
Theo dõi công tác nhân sự và hỗ trợ lãnh đạo trong việc đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự theo thẩm quyền Đồng thời, tham mưu và tổ chức thực hiện các hoạt động thi đua và khen thưởng trong cơ quan.
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất các đơn vị, phòng ban và của đối tác và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lí
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc, soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan
Nghiên cứu và tư vấn cho lãnh đạo về cải cách hành chính, đồng thời xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn.
2.1.4.3 Nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Xây dựng các chương trình và kế hoạch làm việc chung là rất quan trọng, bao gồm việc tổ chức hội nghị, lễ hội và phong trào thi đua, dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
CƠ SỞ THỰC TIỄN
2.2.1 Nội dung làm việc của phòng Hành chính tổng hợp
Cán bộ công chức và viên chức phòng TH-HC luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quyết định từ các cấp có thẩm quyền Họ thường xuyên phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
- Luôn chấp hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp mình và báo cáo cấp quản lý trực tiếp mình về việc thực hiện quyết định đó
Lãnh đạo phòng thường xuyên theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cán bộ, công chức, viên chức cấp dưới trong lĩnh vực được giao.
Cán bộ công chức và viên chức tại phòng Hành chính tổng hợp luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan, bao gồm việc đi làm đúng giờ và ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
- Cán bộ công chức, viên chức phòng luôn có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh trong giao tiếp
Các lãnh đạo phòng hiểu rõ tâm lý của cán bộ và áp dụng phương pháp điều hành phù hợp để phát huy khả năng, kinh nghiệm, sự sáng tạo và tính chủ động trong công việc Họ luôn tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và xây dựng niềm tin vững chắc cho cán bộ trong phòng.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong phòng cần nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và thường xuyên lắng nghe ý kiến đóng góp từ quần chúng và đồng nghiệp Họ cũng cần có ý thức học tập không ngừng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời tích cực rèn luyện và tu dưỡng phẩm chất đạo đức nhằm hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
2.2.1.2 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc và mối quan hệ công tác của phòng Hành chính Tổng hợp
Trưởng phòng có trách nhiệm trước Chi cục trưởng và pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng, đồng thời phải báo cáo với giám đốc các sở ngành liên quan về công tác chuyên môn Ngoài ra, trưởng phòng còn chỉ đạo giải quyết các vấn đề chưa thống nhất giữa các cán bộ trong phòng và phân công nhiệm vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị.
Trưởng phòng căn cứ vào quy định pháp luật và phân công của Chi cục trưởng để xây dựng quy chế làm việc và chế độ thông tin báo cáo cho cơ quan Đồng thời, Trưởng phòng cũng có trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy chế này.
+ Triệu tâ ̣p và chủ trì các phiên ho ̣p của phòng
Đôn đốc và kiểm tra các mặt công tác của Phòng là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng các văn bản quy phạm pháp luật và sự chỉ đạo của Chi cục trưởng, cũng như lãnh đạo điều hành của Chi cục Thủy sản.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Văn thƣ, Thủ quỹ :
Chủ động tham mưu và đề xuất, đồng thời trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và cấp trên về các lĩnh vực công tác được phân công Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền, cần báo cáo Trưởng phòng để thống nhất chỉ đạo và giải quyết, đồng thời ký các văn bản của phòng theo quy định.
+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ đƣợc phân công, các thủ tục văn thƣ nếu nhƣ làm sai phạm
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của nhân viên, lái xe:
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ được giao, bao gồm việc bảo quản và giữ gìn xe trong tình trạng tốt Cần đảm bảo xe luôn sạch sẽ và thực hiện kiểm tra thường xuyên để phát hiện kịp thời các hư hỏng Bảo trì xe theo định kỳ và đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành là những yêu cầu quan trọng.
Quản lý và vận hành ô tô phục vụ lãnh đạo cơ quan phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện nghiêm túc quy chế sử dụng xe ô tô của cơ quan.
2.2.2 Chế độ hội họp, báo cáo, phát ngôn và bảo mật, đi công tác của phòng Hành chính - Tổng hợp
Cán bộ chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản cho cuộc họp cần gửi các bản dự thảo qua email của phòng ít nhất 2 ngày làm việc trước cuộc họp Điều này giúp các cán bộ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến để tham gia hiệu quả trong cuộc họp.
Mỗi tháng, vào ngày đầu tháng, toàn thể cán bộ, công chức và viên chức của phòng sẽ họp định kỳ một lần để kiểm điểm tiến độ thực hiện các công việc theo kế hoạch Ngày họp cụ thể sẽ do trưởng phòng quyết định.
- Trưởng phòng chủ trì cuộc họp
- Chuẩn bị biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp
2.2.2.2 Chế độ thông tin báo cáo
Trưởng phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và truyền đạt các chủ trương từ lãnh đạo chi cục cùng với các văn bản liên quan từ cấp trên đến cán bộ, công chức, viên chức trong phòng.
- Mọi thông tin, tài liệu, trước khi cung cấp cho các cơ quan tổ chức khác phải đƣợc sự đồng ý của lãnh đạo phòng
Cán bộ, viên chức trong phòng nếu gặp vướng mắc hoặc khó khăn cần giải quyết, hãy đề xuất lên trưởng phòng để được xem xét và xử lý kịp thời.
KẾT QUẢ THỰC TẬP
KHÁI QUÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
3.1.2 Sơ lƣợc lịch sử của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, tọa lạc tại số 108 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Minh Xuân, TP Tuyên Quang, là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Sở có nhiệm vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phát triển nông thôn, phòng chống thiên tai, và đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản Đồng thời, Sở cũng thực hiện các dịch vụ công trong ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan có tư cách pháp nhân và con dấu tài khoản riêng Cơ quan này hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời nhận sự hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Bộ.
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3.1.2.2 Các thời kì phát triển của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Vào ngày 24/4/1956, Bộ Nông lâm đã ban hành Nghị định số 11/NL/NĐ nhằm tách và thành lập Ty Lâm nghiệp từ Ty Nông lâm, đồng thời đổi tên Ty Nông lâm thành một cơ quan mới.
Ty Nông nghiệp tại các tỉnh: Quảng Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Hải Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn và Tuyên Quang
Vào ngày 20/7/1971, Uỷ ban Hành chính tỉnh Tuyên Quang đã ban hành Quyết định số 388/TC – CQ, thành lập Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Tuyên Quang Quyết định này được thực hiện trên cơ sở hợp nhất các cơ quan như Ty Nông nghiệp, Ban quản lý Hợp tác xã nông nghiệp, Ban Định canh định cư, Phòng Nông trường và Phòng Quản lý tiểu thuỷ nông.
- Tháng 4/1976 Ủy ban Nông nghiệp Tuyên Quang sáp nhập với Ủy ban Nông nghiệp Hà Giang thành Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Hà Tuyên
- Tháng 5/1976, Ty Lâm nghiệp Tuyên Quang sáp nhập với Ty Lâm nghiệp Hà Giang thành Ty Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên
Vào ngày 23 tháng 10 năm 1976, Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên đã ban hành Quyết định số 1134/TCCB, quyết định đổi tên Ủy ban Nông nghiệp tỉnh Hà Tuyên thành Ty Nông nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
Vào ngày 27 tháng 3 năm 1980, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Hà Tuyên đã ban hành Quyết định số 191/TCCB, quyết định hợp nhất Ty Lâm nghiệp, Chi cục Kiểm Lâm nhân dân và Ban định canh định cư thành Sở Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
Theo Quyết định số 227/HĐBT ngày 29/12/1987 của Chính phủ, việc sắp xếp tổ chức và tinh giản biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp được thực hiện Ngày 06/02/1988, Uỷ Ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên đã ban hành Quyết định số 31/UB-QĐ, hợp nhất Sở Thuỷ lợi, Sở Lâm nghiệp, Sở Nông nghiệp và Ban Quản lý ruộng đất cùng đo đạc bản đồ thành Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên.
Sau khi tỉnh được chia tách theo Nghị quyết của Quốc hội khóa VIII tại kỳ họp thứ 9, từ tháng 9 năm 1991, Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Hà Tuyên đã chính thức đổi tên thành Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Tuyên Quang.
- Thực hiện Quyết định số 852/TTg, ngày 28/12/1995 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập một số tổ chức ở địa phương Từ tháng 3/1996
Sở Nông - Lâm nghiệp tỉnh Tuyên Quang đã được đổi tên thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Tuyên Quang theo Quyết định số 257/QĐ - UB ngày 12/3/1996 của Uỷ Ban nhân dân tỉnh Kể từ thời điểm đó, đơn vị này đã hoạt động dưới tên gọi mới.
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Tuyên Quang
3.1.2.3 Vị trí và chức năng
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng tham mưu và hỗ trợ quản lý nhà nước về các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi, phát triển nông thôn, phòng chống thiên tai, và đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm cho nông sản, lâm sản, thuỷ sản Ngoài ra, Uỷ ban cũng quản lý các dịch vụ công trong ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định pháp luật và theo phân công hoặc uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời nhận chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3.1.2.4 Về cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Lãnh đạo Sở bao gồm Giám đốc và tối đa 02 Phó Giám đốc Giám đốc Sở là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và pháp luật về việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Sở Giám đốc cũng phải báo cáo công tác trước hội đồng nhân dân và cung cấp tài liệu khi có yêu cầu Phó Giám đốc Sở hỗ trợ Giám đốc trong các công tác cụ thể và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc sẽ được ủy nhiệm điều hành hoạt động của Sở.
Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, gồm:
Văn phòng Sở được tổ chức với cơ cấu bao gồm Chánh Văn Phòng, không quá 02 Phó Chánh Văn Phòng, cùng với các chuyên viên, nhân viên văn thư, lưu trữ, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ.
Thanh tra Sở có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, với con dấu và tài khoản riêng Cơ cấu tổ chức bao gồm 01 Chánh Thanh Tra, không quá 02 Phó Chánh Thanh Tra, cùng với các Thanh Tra viên hoặc chuyên viên.
Phòng Kế hoạch - Tài chính,cơ cấu gồm: 01 Trưởng Phòng, không quá
02 Phó Trưởng Phòng, các chuyên viên, kế toán
Phòng Tổ chức cán bộ, cơ cấu gồm : 01 Trưởng Phòng, không quá 02 Phó Trưởng Phòng, các chuyên viên
Phòng Quản lý xây dựng công trình, cơ cấu gồm: 01 Trưởng phòng, không quá 02 Phó trưởng phòng, các chuyên viên
Các Chi cục thuộc Sở:
* Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật
Lãnh đạo gồm:Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Phòng Thanh Tra – Pháp chế;
+ Phòng Bảo vệ thực vật;
Mỗi phòng làm việc được tổ chức với một Trưởng Phòng, một Phó Trưởng Phòng cùng với các công chức chuyên môn và nghiệp vụ Đặc biệt, phòng Hành chính – Tổng Hợp bao gồm các vị trí như kế toán, văn thư, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ.
* Chi cục Chăn nuôi và Thú y
Lãnh đạo gồm:Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;
+ Phòng Thanh Tra – Pháp chế;
+ Phòng Quản lý giống và kỹ thuật chăn nuôi;
+ Phòng Quản lý thuốc và thức ăn chăn nuôi;
+ Phòng Quản lý dịch bệnh;
KẾT QUẢ THỰC TẬP
3.2.1 Mô tả nội dung thực tập và những công việc cụ thể tại cơ sở thực tập
3.2.1.1 Nội dung Đƣợc sự giới thiệu của Khoa Kinh tế và phát triển nông nghiệp và sự đồng ý của Chi cục trưởng Chi cục Thủy Sản tỉnh Tuyên Quang, em được thực tập tại cơ sở đơn vị Được sự phân công của trưởng phòng, đồng chí chuyên viên sẽ hướng dẫn em trong đợt thực tập lần này là đồng chí: Trần Thị Việt Hà là cán bộ phòng Hành chính tổng hợp, công việc của đồng chí làm việc liên quan tới lĩnh vực Hành chính - tổng hợp, kế toán
3.2.1.2 Những công việc cụ thể Được sự giới thiệu của nhà trường, khi đến cơ sở thực tập tại Chi cục Thủy Sản tại tỉnh Tuyên Quang em đã được Trưởng Phòng HC – TH cô Trần Thị Việt Hà tiếp đón tận tình, trƣng cầu ý kiến và tiến hành phân công thực tập Trước tiên em được làm quen với những công việc có tính quen thuộc nhƣ quan sát, tham gia vào những công việc dọn dẹp, rửa ấm chén, kê bàn ghế, pha chè, rót nước, những hoạt động đó giúp em gần gũi hơn với mọi người trong cơ quan và hiểu rõ hơn về môi trường làm việc Sau đó khi đã quen dần với môi trường làm việc em được giao những công việc lạ lẫm nhiều khó khăn, thử thách hơn, đòi hỏi những kỹ năng, kiến thức nhiều hơn so với những gì mà bốn năm học tập ở trường nhưng em vẫn cố gắng để có thể hoàn thành tốt những công việc đƣợc giao Cụ thể những công việc đó là:
+ Tham gia vào các cuộc họp giao ban hàng tuần của Phòng HC - TH
Người chủ trì các cuộc họp giao ban là trưởng phòng HC - TH, có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp công việc trong tháng vừa qua Cô sẽ trình bày những công việc chưa hoàn thành, yêu cầu các cán bộ báo cáo ý kiến và đề xuất về những khó khăn, tồn tại chưa được giải quyết Đồng thời, cô cũng đưa ra các giải pháp để khắc phục những vấn đề này và triển khai thực hiện nhiệm vụ cho tháng tiếp theo.
Trong cuộc họp của phòng Hành chính - Tổng hợp, em được phân công nhiệm vụ chuẩn bị phòng họp, bao gồm dọn dẹp, pha trà và rót nước cho các cán bộ tham gia Em cũng hỗ trợ phát tài liệu cho các đại biểu và lắng nghe ý kiến, kiến nghị của họ trong cuộc họp.
Sau khi tham gia cuộc họp, tôi đã rút ra nhiều kỹ năng thực tế quan trọng như kỹ năng lắng nghe, chủ trì cuộc họp, và làm chủ bản thân để hướng sự chú ý của người khác Tôi cũng học được cách đặt câu hỏi và trả lời một cách rõ ràng, dứt khoát và chân thành, không né tránh.
Việc tham gia các cuộc họp hàng tuần của phòng HC - TH xã, với sự cho phép của lãnh đạo cơ sở, không chỉ giúp sinh viên mở rộng hiểu biết mà còn rèn luyện kỹ năng thực tế Qua đó, sinh viên có cơ hội nắm bắt cách thức làm việc và xử lý các vấn đề tồn đọng hiệu quả.
Trong thời gian thực tập, tôi gặp nhiều khó khăn, bao gồm việc hạn chế hiểu biết về tình hình chung và khả năng tiếp cận thông tin Tôi cũng nhận thấy sự thiếu sót trong việc nắm bắt các vấn đề tồn đọng tại địa phương Thêm vào đó, khi tham gia các cuộc họp và ghi biên bản, tôi cảm thấy bỡ ngỡ với quy trình ghi chép phức tạp.
Trong thời gian thực tập tại phòng em đã đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo một số văn bản nhƣ: giấy mời tham dự các cuộc họp,
Thông qua công việc này, tôi đã hiểu rõ hơn về quy định và phương pháp trình bày văn bản quy phạm pháp luật, từ đó nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của mình.
Việc học và làm quen với tin học cơ bản tại trường đã giúp em tự tin hơn trong việc soạn thảo các văn bản được giao Tuy nhiên, em gặp khó khăn trong việc tuân thủ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ngày 19 tháng.
Vào tháng 1 năm 2011, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đã được ban hành, làm cho việc viết và hoàn thiện soạn thảo văn bản hành chính trở nên phụ thuộc vào các quy định trong Thông tư này Điều này dẫn đến việc nghiên cứu và áp dụng quy định mất nhiều thời gian hơn cho người thực hiện.
Trong thời gian rảnh, tôi đã tham khảo các báo cáo và tài liệu của phòng HC-TH, cũng như tìm kiếm thông tin trên internet Cụ thể, tôi đã nghiên cứu Luật cán bộ công chức 2008 và Quyết định số 362/QĐ-UBND ngày 09/12/2015 của UBND tỉnh Tuyên Quang, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang.
3.2.2 Tóm tắt kết quả thực tập
Qua quá trình thực hiện các nội dung công việc trong thời gian thực tập tôi xin tóm tắt kết quả thực tập với các nội dung sau:
3.2.2.1 Đọc và tìm hiểu tài liệu
Xin cung cấp các quyết định và văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp, bao gồm Quyết định ban hành Quy chế làm việc của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang, Quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang, cùng các thông báo phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức trong Phòng Hành chính - Tổng hợp Những tài liệu này giúp làm rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và công việc mà các cán bộ trong phòng cần thực hiện.
3.2.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tế
Trong quá trình làm việc thực tiễn tại cơ sở, tôi đã học hỏi được nhiều bài học quý giá về kỹ năng làm việc thông qua những nhiệm vụ được giao.
+ Kỹ năng tiếp xúc: Gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp, sử dụng kết hợp việc hỏi đáp, trao đổi ý kiến với người dân
Kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng trong các buổi họp và gặp gỡ gia đình, cơ quan, nơi mọi người có cơ hội bày tỏ ý kiến Cán bộ cần chú ý lắng nghe ý kiến từ bạn bè, hàng xóm và trưởng thôn, điều này sẽ giúp Chủ tịch xã nắm bắt những vấn đề bức xúc cũng như tâm tư, nguyện vọng cần được giải quyết tại địa phương.
Kỹ năng đặt câu hỏi rất quan trọng, cần phải lựa chọn phương pháp phù hợp với từng đối tượng như trình độ, lứa tuổi và tâm sinh lý Các câu hỏi nên được thiết kế cụ thể và dễ hiểu để đạt hiệu quả giao tiếp tốt nhất.
+ Kỹ năng quan sát: Quan sát trực tiếp, hoặc gián tiếp, công khai hoặc bí mật các cá nhân, cộng đồng, các hoạt động, công việc.