CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Một số khái niệm cơ bản
Quản trị nhân lực (QTNL) được định nghĩa bởi PGS.TS Hoàng Văn Hải và ThS Vũ Thùy Dương (2010) là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Theo ThS Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2010), QTNL là công tác quản lý con người trong nội bộ tổ chức, thể hiện cách tổ chức đối xử với người lao động, bao gồm việc đưa con người vào tổ chức, giúp họ thực hiện công việc, trả thù lao cho sức lao động và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quản trị nguồn nhân lực (QTNL) là quy trình quản lý các nguồn lực lao động trong các công ty và tổ chức, bao gồm việc thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và giám sát, lãnh đạo nhân lực để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
1.1.2 Khái niệm đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình ghi nhận, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của quản trị thực hiện công việc ThS Nguyễn Văn Điềm và PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân (2012) thì cho rằng: “đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của NLĐ trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó với NLĐ” Trong khi đó theo như PGS.TS Lê Thanh Hà (2009) định nghĩa: “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với NLĐ Đây thực chất là việc so sánh tình hình thực hiện công việc của chính người (nhóm người) lao động so với yêu cầu đề ra của tổ chức” Các quan điểm trên đều có cách tiếp cận định nghĩa về đánh giá thực hiện công việc là tương đối giống nhau, đều nhấn mạnh vào các yếu tố khoa học của hệ thống đánh giá, mối quan hệ giữa tiêu chuẩn đặt ra của tổ chức và mức độ hoàn thành của NLĐ.
Đánh giá thực công việc bao gồm hai yếu tố chính: đánh giá kết quả thực hiện công việc và đánh giá năng lực của nhân viên Đánh giá kết quả dựa trên thành tích cuối cùng của người lao động hoặc tập thể, trong khi đánh giá năng lực xem xét kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc và giá trị tiềm ẩn của nhân viên Một nhân viên có năng lực tốt, nếu được phân công đúng vị trí và điều kiện làm việc phù hợp, sẽ tối ưu hóa hiệu suất lao động và mang lại giá trị cho doanh nghiệp Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng để hoạch định nguồn nhân lực và dự báo khả năng hoàn thành mục tiêu của nhân viên và doanh nghiệp Để đảm bảo đánh giá chính xác, các nhà quản trị cần thiết lập tiêu chí rõ ràng và thực hiện đánh giá một cách công bằng, khách quan.
1.1.3 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
ThS Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2010) cho rằng:
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống chỉ tiêu phản ánh yêu cầu về số lượng và chất lượng để hoàn thành nhiệm vụ Để xác định tiêu chuẩn phù hợp, các công ty cần thực hiện phân tích công việc hiệu quả Nội dung của mô tả công việc và yêu cầu công việc sẽ là cơ sở để thiết kế tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất công việc (ĐGTHCV) là yếu tố then chốt trong việc giúp nhà quản trị nâng cao hiệu suất làm việc, kích thích động lực cho nhân viên và hỗ trợ họ khắc phục những thiếu sót nhanh chóng, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Ví dụ về tiêu chí đánh giá nhân viên dựa trên thái độ:
Sự lạc quan trong môi trường làm việc là yếu tố quan trọng giúp nhân viên gắn bó lâu dài với công ty Những người có tinh thần tích cực không chỉ thể hiện sự cam kết mà còn luôn tìm kiếm cơ hội phát triển bản thân, góp phần tạo nên một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và bền vững.
5 trong công việc Những người đóng góp rất nhiều và mang đến cho môi trường làm việc một cách chuyên nghiệp, thân thiện và tích cực
Trung thực là yếu tố thiết yếu trong lĩnh vực quản lý, giúp đánh giá chất lượng nhân viên Những nhân viên trung thực được coi trọng vì họ hiểu rõ ràng sự khác biệt giữa đúng và sai, đồng thời duy trì sự công tư phân minh trong công việc.
Sự nhiệt tình trong công việc không chỉ tạo ra bầu không khí làm việc chuyên nghiệp và khẩn trương, mà còn được khách hàng đánh giá cao Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được kết quả tốt, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Sự tôn trọng trong môi trường làm việc là điều cần thiết, bao gồm việc nhân viên phải tôn trọng đồng nghiệp và cấp trên Điều này cũng mở rộng đến việc tôn trọng khách hàng, vì không ai muốn làm việc với những nhân viên thô lỗ hay có hành vi không đúng mực.
Thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự chuyên nghiệp của nhân viên, và khả năng quản lý thời gian hiệu quả là một trong những tiêu chí chính để đánh giá năng lực của họ.
Sự cẩn trọng trong công việc là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả làm việc Việc chăm sóc công việc một cách chu đáo và cẩn thận không chỉ mang lại kết quả tốt mà còn tạo dựng được lòng tin từ đồng nghiệp và cấp trên.
Thái độ cầu tiến trong công việc thể hiện mong muốn mạnh mẽ của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ Khả năng thích ứng không chỉ mang lại hiệu quả tích cực cho công việc mà còn nâng cao cả tinh thần lẫn thể chất của nhân viên.
Quy trình đánh giá thực hiện công việc
1.2.1 Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc là việc làm rõ ràng để đo lường kết quả công việc, hành vi của nhân viên, kỹ năng và phẩm chất của họ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Xác định mục tiêu đánh giá là yếu tố then chốt quyết định tính hiệu quả và hình thức của hệ thống Các kết quả từ quá trình đánh giá thường được áp dụng để cải thiện tổ chức công việc, kiểm tra năng suất lao động, thiết lập hệ thống lương thưởng và xác định nhu cầu đào tạo.
Ví dụ một số mục tiêu đánh giá thực hiện công việc của nhà quản trị:
Giúp nhân viên ý thức được năng lực làm việc của mình và phấn đấu tốt hơn
Hệ thống đánh giá năng lực làm việc của nhân viên cung cấp thông tin về sự tiến bộ cũng như các sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Kết quả này giúp người lao động tự đánh giá hiệu quả công việc của mình và xem xét mức lương hiện tại có hợp lý hay không Từ đó, nhân viên có thể nhận diện và khắc phục những sai sót, điểm yếu của bản thân Ngoài ra, nó còn tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ, trao đổi thông tin với các cấp quản lý và nâng cao chuyên môn thông qua học hỏi và đào tạo.
Tăng cường khả năng hoàn thành công việc của nhân viên
Bảng đánh giá thực hiện công việc không chỉ giúp nhân viên có động lực hoàn thành nhiệm vụ mà còn giúp họ nhận thức rõ hơn về năng lực bản thân thông qua việc theo dõi sự tiến bộ Đồng thời, kết quả đánh giá cũng hỗ trợ nhà quản lý trong việc xác định các vấn đề trong hoạt động kinh doanh, từ đó tái phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và kiểm soát chi phí dự trù.
Tạo động lực và tăng cường sự hợp tác khi thực hiện công việc
Tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp, việc áp dụng các công cụ và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên sẽ khác nhau, như sơ đồ, biểu đồ, phần mềm quản lý, hệ thống phân tích chức năng và hệ thống điểm số KPIs Bộ phận Hành chính nhân sự có nhiệm vụ xác định và xây dựng các phương pháp và công cụ đánh giá phù hợp, nhằm nắm vững cấu trúc nhóm, nguồn nhân lực và thời hạn hoàn thành nhiệm vụ của các vị trí, bộ phận và phòng ban.
Khi bộ phận quản lý thực hiện đánh giá hiệu quả khả năng làm việc của nhân viên, điều này giúp nhân viên hiểu rõ các hoạt động hiện tại và phát hiện kịp thời sai sót, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Giúp doanh nghiệp nhìn nhận, đánh giá khách quan về nhân viên
Trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, việc áp dụng các tiêu chí và tiêu chuẩn khác nhau là cần thiết, nhưng cần đảm bảo tính khách quan để duy trì giá trị của quá trình đánh giá Sự thiếu cụ thể trong hệ thống đánh giá có thể dẫn đến sự giảm sút lòng tin từ phía nhân viên, do đó, việc thiết lập một hệ thống đánh giá chính thức là rất quan trọng để giảm thiểu sự khác biệt và nâng cao tính công bằng trong đánh giá.
Hệ thống đánh giá hiệu suất công việc là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý cung cấp phản hồi cần thiết cho nhân viên Qua đó, nhân viên có thể kịp thời điều chỉnh hành vi và công việc của mình, hướng tới lợi ích cá nhân và mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.2.2 Xây dựng kế hoạch đánh giá thực hiện công việc
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc với mục đích kiểm soát và giám sát, tạo sự công bằng để người lao động (NLĐ) gắn bó hơn với công ty Mục tiêu cuối cùng là nhận xét kết quả thực hiện công việc của NLĐ theo chu kỳ nhất định, từ đó xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả và đưa ra giải pháp nâng cao năng suất lao động Dựa trên đánh giá này, doanh nghiệp có thể quyết định các hình thức thưởng phạt cụ thể, tạo động lực cho NLĐ Hơn nữa, việc đánh giá còn giúp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực Để đạt hiệu quả cao nhất trong đánh giá NLĐ, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đánh giá phù hợp với điều kiện thực tế của mình.
Việc thiết kế đánh giá thực hiện công việc cần xác định rõ những nội dung chính sau:
- Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
+ Mục tiêu đánh giá tình hình thực hiện công việc tập thể lao động:
Giúp tập thể lao động biết được mức độ thực hiện công việc của mình so với các tập thể lao động khác.
Giúp tập thể lao động nhận diện các khuyết điểm của đơn vị để tìm ra giải pháp khắc phục Tăng cường sự đoàn kết trong đội ngũ nhân viên, khơi dậy động lực làm việc chung và tinh thần cạnh tranh với các đơn vị khác Đồng thời, phối hợp công tác để phấn đấu đạt thứ hạng cao trong các đánh giá.
Đánh giá của tập thể có thể thúc đẩy nỗ lực cá nhân trong công việc, đặc biệt khi việc bình chọn những cá nhân tiêu biểu được thực hiện Sự công nhận từ đồng nghiệp không chỉ khuyến khích mà còn tạo động lực cho mỗi cá nhân phấn đấu hoàn thiện bản thân và đóng góp tích cực cho tập thể.
+ Mục tiêu đánh giá tình hình thực hiện công việc cá nhân NLĐ:
Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá liên tiếp, thường dao động từ một tháng đến mười hai tháng, tùy thuộc vào loại công việc, tính ổn định và mức độ quan trọng của nó Công việc ổn định cao sẽ có chu kỳ đánh giá dài hơn, trong khi công việc quan trọng ảnh hưởng đến các công việc khác sẽ có chu kỳ ngắn hơn để kịp thời đánh giá và điều chỉnh Thông thường, chu kỳ đánh giá được đặt là sáu tháng hoặc một năm, nhưng nếu kết quả đánh giá ảnh hưởng đến lương và thưởng, chu kỳ này sẽ là hàng tháng.
Chu kỳ đánh giá thường được xác định bởi bộ phận nhân sự, dựa trên đóng góp của các phòng, ban trong tổ chức Quyết định cuối cùng về chu trình đánh giá thuộc về lãnh đạo tổ chức.
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc a) Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Mục tiêu quản lý là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động Mỗi chức danh công việc sẽ có những yêu cầu chuyên môn, tác phong và cách cư xử khác nhau, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Các yêu cầu này bao gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải quyết vấn đề độc lập, tính sáng tạo, tự giác và tinh thần trách nhiệm cao.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc
1.3.1 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Các yếu tố bên ngoài công ty, bao gồm đối thủ cạnh tranh, khách hàng, yếu tố kinh tế, văn hóa xã hội và khoa học công nghệ, có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến nội dung và phương thức thực hiện đánh giá trong doanh nghiệp Trong đó, đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và hiệu quả đánh giá của doanh nghiệp.
Cạnh tranh trên thị trường buộc doanh nghiệp phải thực hiện chính sách giữ chân nhân tài hiệu quả, bao gồm lãnh đạo hợp lý, khuyến khích và đề bạt nhân viên, cũng như cải thiện môi trường làm việc và chế độ phúc lợi Đánh giá hiệu quả công việc không chỉ liên quan đến quản lý nguồn nhân lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược doanh nghiệp Trong bối cảnh nguồn nhân lực chất lượng cao đang cạnh tranh gay gắt, cần thiết phải điều chỉnh chính sách đãi ngộ và quản lý nhân sự Đánh giá hiệu quả công việc đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận năng lực nhân viên và ảnh hưởng đến các quyết định về thù lao và các hoạt động nhân sự khác.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ nhân lực có hiểu biết sâu sắc về nhu cầu khách hàng và thái độ phù hợp với văn hóa tổ chức Việc cải thiện hiệu quả quản lý, đặc biệt là quản lý nhân sự, là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu thị trường Đồng thời, các chuẩn mực ứng xử rõ ràng cũng cần được thiết lập, nhất là với đội ngũ công nhân thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, vì khách hàng mục tiêu là yếu tố quan trọng trong đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Các yếu tố kinh tế:
Vấn đề kinh tế liên quan đến sự thịnh vượng và suy thoái của nền kinh tế, cùng với chính sách mở cửa và sự tham gia của doanh nghiệp nước ngoài, ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Khi nền kinh tế thay đổi, doanh nghiệp cần điều chỉnh hoạt động sản xuất để đáp ứng xu hướng mới, buộc người lao động phải thích nghi với nhu cầu Do đó, quy trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cũng cần được cập nhật và áp dụng các phương pháp hiện đại hơn để nâng cao hiệu quả công tác đánh giá.
Các yếu tố văn hóa - xã hội:
Vấn đề dân số, việc làm, giai cấp xã hội, chuẩn mực xã hội và tư duy của thanh niên ảnh hưởng sâu sắc đến cách đánh giá hiệu suất công việc của nhà quản lý Cụ thể, khi vai trò của phụ nữ trên thị trường lao động được nâng cao, các doanh nghiệp cần đảm bảo sự công bằng trong đánh giá và sử dụng lao động nữ Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải điều chỉnh nội dung và quy trình đánh giá hiệu quả công việc để phù hợp với thực tế hiện nay.
Các vấn đề về Luật lao động và việc thực thi Luật lao động trong doanh nghiệp ảnh hưởng rõ rệt đến việc đánh giá hiệu quả công việc Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố pháp lý khi ban hành quy chế đánh giá kết quả hoạt động Phương pháp đánh giá phải đảm bảo công bằng và không vi phạm quyền, nhân phẩm của người lao động theo quy định của pháp luật Ngoài ra, một số nội quy, quy chế lao động cần được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.
Yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ:
Sự phát triển của khoa học và công nghệ dẫn đến việc giảm nhu cầu lao động mà vẫn duy trì được sản lượng sản phẩm Điều này buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược nguồn nhân lực, bao gồm việc sắp xếp lại nhân lực và đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp mới Nhìn chung, sự thay đổi công nghệ ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, do đó, cách đánh giá hiệu quả công việc cũng cần được điều chỉnh phù hợp.
1.3.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:
Mỗi loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp yêu cầu các phương pháp đánh giá khác nhau Đối với doanh nghiệp vật chất, việc đánh giá hiệu quả công việc thường dễ dàng hơn do có thể định lượng các tiêu chí Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp sử dụng dây chuyền công nghệ tự động hóa cao, hiệu quả công việc lại phụ thuộc nhiều vào hệ thống trang thiết bị, khiến bất kỳ sự cố nào từ máy móc cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động Ngược lại, đối với doanh nghiệp sản xuất phi vật chất, việc đánh giá trở nên phức tạp hơn do kết quả công việc không phải là sản phẩm hữu hình và khó định lượng, yêu cầu phải xem xét các đặc điểm cụ thể của từng bộ phận.
Quan điểm của nhà quản trị:
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực để đánh giá kết quả công việc, đồng thời đưa ra các quyết định liên quan đến nguồn nhân lực dựa trên những đánh giá này Sự quan tâm của nhà quản trị đến quá trình đánh giá kết quả công việc sẽ góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.
Phân tích công việc là phương pháp và quy trình mô tả chức danh công việc, bao gồm hai khía cạnh chính: nội dung công việc và yêu cầu trình độ của nhân viên Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống đánh giá kết quả công việc Phân tích công việc giúp nhà quản lý xác định kỳ vọng và giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình Tuy nhiên, nếu phân tích công việc không chính xác, sẽ dẫn đến phân công sai nhân viên và kỳ vọng không đúng, gây ra kết quả đánh giá không chính xác hoặc không như mong đợi.
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc Ở những công ty có văn hóa làm việc năng động, việc sử dụng hiệu quả công việc để phân bổ, phát triển, đào tạo và bổ nhiệm nhân viên là rất cần thiết Do đó, hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc trở thành yếu tố cốt lõi trong quản lý nhân sự, đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Khi doanh nghiệp lần đầu áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, yếu tố tâm lý của nhân viên và lãnh đạo sẽ có tác động lớn đến kết quả đánh giá Trong quá trình tự đánh giá, nhân viên có thể cảm thấy khó chịu vì cảm giác bị giám sát Tuy nhiên, nếu theo truyền thống của doanh nghiệp, nhân viên có thể coi đây là hoạt động bình thường, từ đó việc đánh giá thành tích sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý làm việc của họ.
Khi người lao động (NLĐ) hiểu rõ mục đích và tầm quan trọng của việc đánh giá kết quả công việc, quá trình này sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn Nếu NLĐ hiểu nhầm mục đích của đánh giá, họ có thể không muốn bị đánh giá, dẫn đến việc thực hiện công việc không hiệu quả Họ có thể chỉ làm tốt khi có sự giám sát, trong khi khi không có người đánh giá, hiệu suất làm việc sẽ giảm Do đó, bộ phận nhân sự cần phổ biến rõ ràng rằng việc đánh giá thành tích không chỉ mang lại lợi ích lớn cho NLĐ mà còn giúp họ được tôn trọng và nâng cao hiệu suất làm việc của mình.
Năng lực, thái độ của người đánh giá:
Năng lực của đánh giá viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và lựa chọn các chỉ tiêu, phương pháp đánh giá phù hợp với mục tiêu và môi trường của tổ chức Để đảm bảo chất lượng đánh giá năng lực lao động trong doanh nghiệp, việc đào tạo kỹ năng và phương pháp cho đánh giá viên là cần thiết.
Đánh giá chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả công việc, với 29 phương pháp đánh giá khác nhau Thái độ của người đánh giá đóng vai trò then chốt, bởi khi họ nhận thức được tầm quan trọng của việc này và thể hiện sự quan tâm, kết quả đánh giá sẽ trở nên rõ ràng, chi tiết và có tính phân loại cao Điều này không chỉ giúp cung cấp thông tin hữu ích mà còn hỗ trợ người quản lý trong việc đạt được mục tiêu của mình.
