Đặc điểm đơn vị và phương pháp nghiên cứu
Tổng quan về điện lực Gia Lộc - Công ty TNHH MTV điện lực Hải Dương
3.1.1 Một số điểm chung về huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương
Gia Lộc là một huyện thuộc đồng bằng châu thổ sông Hồng, nằm ở phía nam thành phố Hải Dương Huyện này có các ranh giới tiếp giáp rõ ràng: phía bắc giáp thành phố Hải Dương, phía nam giáp huyện Ninh Giang và Thanh Miện, và phía đông giáp huyện
Tứ Kỳ; phía tây giáp huyện Cẩm Giàng và Bình Giang;
Huyện Gia Lộc hiện có 22 xã và 1 thị trấn, với tổng diện tích tự nhiên là 11.235,57 ha, chiếm khoảng 6,83% diện tích của tỉnh Vị trí địa lý của Gia Lộc thuận lợi cho việc di chuyển và giao lưu kinh tế, văn hóa với các khu vực khác Địa hình huyện tương đối bằng phẳng, nghiêng từ Tây bắc xuống Đông nam và từ Tây sang Đông, rất phù hợp cho việc trồng cây lương thực, thực phẩm và cây công nghiệp ngắn ngày.
Gia Lộc có khí hậu nhiệt đới gió mùa, đặc trưng bởi sự nóng ẩm, mưa nhiều vào mùa hè và hanh khô vào mùa đông Nhiệt độ trung bình hàng năm đạt 23,6°C, trong khi lượng mưa trung bình hàng năm dao động từ 1.600-1.700mm, tập trung chủ yếu vào các tháng 6, 7 và 8 Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự đa dạng hóa cơ cấu cây trồng trong khu vực.
Gia Lộc nổi bật với nhiều sông ngòi, bao gồm sông Sặt chảy qua các xã phía Bắc và Tây huyện, sông Đĩnh Đào từ Trùng Khánh đến Thống Kênh, và sông Đồng Tràng từ Tân Hưng đến Hoàng Diệu Hệ thống kênh mương tại đây chảy theo hướng nghiêng của địa hình, tạo nên một mạng lưới nước phong phú Tài nguyên nước của Gia Lộc bao gồm cả nước mặt và nước ngầm, với trữ lượng khá dồi dào, tuy nhiên, sự phân bố không đều của nguồn nước này ảnh hưởng đến việc cung cấp nước tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp.
Thổ nhưỡng Gia Lộc, được hình thành từ hệ thống sông Hồng và sông Thái Bình, nổi bật với đặc điểm chua và nghèo dinh dưỡng Tuy nhiên, qua nhiều năm thâm canh và cải tạo, chất lượng đất đã được cải thiện đáng kể Thổ nhưỡng nơi đây rất phù hợp cho việc trồng các loại cây hàng năm như lúa và rau màu, đồng thời có thể thực hiện thâm canh tăng vụ để phục vụ sản xuất nông nghiệp hiệu quả.
Bảng 3.1 Tình hình đất đai của huyện Gia Lộc
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh (%)
SL (ha) Tỷ lệ (%) SL
A, Tổng diện tích đất tự nhiên 11,236 100 11,243 100 11,236 100 - - -
I, Đất sản xuất nông nghiệp
1, Đất trồng cây hàng năm 5,903 78,62 5,867 78,37 5,832 78,356 99,39 99,40 99,40
2, Đất trồng cây lâu năm 373 4,96 391 5,22 381 6,533 104,83 97,44 101,13
II, Đất phi nông nghiệp 3,728 21,38 3,757 33,42 3,793 33,757 100,78 100,96 100,87
B, Một số chỉ tiêu BQ
2, Đất canh tác/khẩu NN(ha) 433 - 431 - 428 - 99,54 99,30 99,42
Nguồn: Phòng thống kê huyện Gia Lộc
Từ năm 2013 đến 2015, diện tích đất nông nghiệp giảm nhẹ với tốc độ trung bình 0,43%, trong khi diện tích đất phi nông nghiệp, chủ yếu phục vụ nhu cầu đất ở, có sự gia tăng Cụ thể, diện tích đất thổ cư đã tăng mạnh từ 978 ha năm 2013 lên 1.142 ha năm 2015, tương ứng với mức tăng trung bình 8,32% Xu hướng này phản ánh sự phát triển hiện tại khi dân số gia tăng nhanh chóng và các ngành công nghiệp mở rộng, trong khi diện tích đất lại có hạn.
Xem bảng Tình hình dân số, lao động, thu nhập và chi tiêu bình quân đầu người/tháng huyện Gia Lộc giai đoạn 2013 - 2015 ta thấy:
- Tổng số hộ gia đình tăng nhanh qua các năm, từ 40.015 hộ (năm 2013) lên 43.800 hộ (năm 2015), tăng 3785 hộ trong vòng 3 năm Đáng chú ý là năm
Trong giai đoạn 2013 - 2014, số hộ gia đình tăng lên 3.425 hộ chỉ trong một năm, mặc dù dân số không có sự gia tăng đáng kể Nguyên nhân chính là do sự tách hộ hàng loạt từ các gia đình nhiều thế hệ thành các hộ cá thể.
Trong suốt 10 năm qua, tỷ lệ dân số nông thôn luôn duy trì trên 90,6%, với sự biến động không đáng kể Điều này cho thấy phần lớn dân số vẫn chủ yếu sinh sống tại các khu vực nông thôn.
3 năm gần đây có xu hướng tăng dần tỷ lệ này
- Lực lượng lao động ngày càng đông, tạo nguồn nhân lực trẻ cho phát triển nông nghiệp và các ngành nghề khác, trong đó nữ giới luôn chiếm hơn 51%
Xu hướng tăng trưởng nguồn lao động đang diễn ra mạnh mẽ, với sự chuyển dịch cơ cấu lao động từ nông nghiệp sang các ngành công nghiệp và dịch vụ Điều này phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước trong việc phát triển kinh tế bền vững.
Theo số liệu về thu nhập và chi tiêu bình quân đầu người hàng tháng, chúng ta nhận thấy sự cải thiện tích cực Để đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội, nhu cầu chi tiêu ngày càng gia tăng, khiến việc kiếm đủ tiền để trang trải cho cuộc sống hàng ngày trở nên cấp bách hơn.
Huyện Gia Lộc sở hữu nguồn nhân lực dồi dào, phù hợp cho sản xuất nông nghiệp và đang chứng kiến sự chuyển biến tích cực trong đời sống kinh tế và xã hội.
Bảng 3.2 Tình hình dân số, lao động, thu nhập và chi tiêu bình quân
TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm
- Mật độ trung bình Người/km 2 1,199 1,197 1,200 99,8 100,3 1,2
- Tỷ lệ dân số nông thôn % 90,69 90,70 90,76 - - -
Số người trong độ tuổi LĐ trong đó: Người 81,248 81,616 82,246 100,5 100,8 81,7
- Tỷ lệ dân số trong độ tuổi LĐ % 60,33 60,68 60,59 - - -
- LĐ ngành NN - thủy sản Người 38,840 36,821 35,794 94,8 97,2 37,2
3, Thu nhập BQ đầu người/tháng Nghìn đ/tháng 909 999 1127 109,9 112,8 1011,7
Nguồn: tổng hợp từ số liệu của Phòng thống kê huyện Gia Lộc
Nhìn chung, tình hình cơ sở hạ tầng của huyện khá thuận lợi cho việc phát triển kinh tế huyện trong hiện tại và tương lai
Bảng 3.3 Tình hình cơ sở hạ tầng nông thôn huyện Gia Lộc năm 2015
TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Số lượng
1.1 - Đường quốc lộ, tỉnh lộ Km 60,4
1.2 - Đường xã, liên xã, đường thôn, liên thôn, đường xóm, liên xóm Km 549 (429,5) a
1.3 - Đường bê tông nội đồng Km 388,2(101,5) b
2.1 Kênh chính và kênh cấp I Km 53,3
4.1 Số điểm bưu điện văn hoá xã, huyện Điểm 24
4.2 Số máy di động bình quân trên 100 dân Cái/100 dân 65
4.3 Số chợ trong toàn huyện Cái 67
5.3 Cơ sở y tế khác Cái 18
5.4 Trường cấp I, II, III Cái 50
5.5 Trường mẫu giáo mầm non Cái 23
5.6 Nhà văn hóa các xã trong huyện Cái 23
Nguồn: Phòng Thống kê và Công thương huyện Gia Lộc (2015)
Kết hợp bảng 3.3 với báo cáo của các phòng ban huyện Gia Lộc cho thấy cơ sở hạ tầng tại đây có những thuận lợi và khó khăn trong việc phát triển kinh tế và nông nghiệp.
Hệ thống giao thông ngày càng hoàn thiện, phân bố hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và đời sống người dân Hiện tại, 78% đường nối các xã, thôn, xóm đã được nhựa hóa và bê tông hóa kiên cố, cho phép các loại xe trọng tải lưu thông dễ dàng.
Các công trình thủy lợi đã được nâng cấp và xây dựng mới, đảm bảo cung cấp nước tưới cho sản xuất nông nghiệp Hệ thống điện lưới quốc gia hiện đã phủ sóng toàn huyện.
Cơ sở vật chất của trường học đã được cải thiện đáng kể, mang đến môi trường học tập khang trang Chất lượng giáo dục có sự chuyển biến tích cực ở mọi cấp học và ngành học, với tỷ lệ giáo viên đạt trình độ trên chuẩn ngày càng cao Đây là nền tảng vững chắc để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
3.2.1 Phương pháp thu thập tài liệu
Để nghiên cứu đề tài hoàn thiện phương thức thu tiền điện tại Điện lực Gia Lộc - Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương, học viên đã thu thập tài liệu thứ cấp từ các báo cáo tổng kết công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị và Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương, cũng như từ Tổng công ty Điện lực Miền Bắc - Tập đoàn Điện lực Việt Nam Ngoài ra, số liệu cũng được lấy từ các báo cáo thống kê của Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương và Cục Thống kê tỉnh.
Để tiến hành nghiên cứu đề tài, tôi đã thu thập tài liệu sơ cấp từ phiếu điều tra và số liệu của các phòng ban liên quan như Phòng tổng hợp, Phòng kinh doanh và Phòng tài chính – Kế toán về công tác thu tiền điện Cơ quan được lựa chọn là Điện lực Gia Lộc, với đối tượng khảo sát là các doanh nghiệp, tổ chức và hộ gia đình sử dụng điện tại thị trấn Gia Lộc Phương pháp điều tra trực tiếp bằng phiếu điều tra đã được áp dụng, sau đó số liệu được phân tích và xử lý bằng Excel để so sánh và rút ra kết luận.
Trong cuộc khảo sát, tổng cộng có 100 mẫu được thu thập, bao gồm 15 cán bộ nhân viên tại Điện lực, 20 doanh nghiệp, 15 cơ quan và 50 hộ gia đình khách hàng Chúng tôi đã xây dựng mẫu phiếu điều tra phù hợp cho từng đối tượng, gửi phiếu và sau đó thu thập, xử lý dữ liệu bằng phần mềm Excel.
Bảng 3.8 Phân bổ mẫu phiếu điều tra Đối tượng điều tra
Hộ dân Điện lực Gia
Hộ gia đình khách hàng
3.2.2 Phương pháp chọn điểm nghiên cứu
Với phương châm “năng suất - Hiệu quả - Hướng tới sự hài lòng của khách hàng”, Điện lực không ngừng cải tiến dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng điện ngày càng cao của khách hàng Để tạo sự thuận lợi trong thanh toán tiền điện, Điện lực đã triển khai đa dạng hình thức thu tiền điện nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt được ưu tiên, mang lại sự tiện lợi và giảm thiểu rủi ro so với giao dịch bằng tiền mặt Đối tượng khảo sát bao gồm CBCVN Điện lực Gia Lộc, các doanh nghiệp và cơ quan hành chính tại thị trấn Gia Lộc.
Đối tượng điều tra bao gồm cán bộ nhân viên tại Điện lực Gia Lộc, như Giám đốc, phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, trưởng và phó phòng kinh doanh, thu ngân viên, nhân viên theo dõi nợ và chấm xóa nợ, kế toán theo dõi nợ, nhân viên theo dõi tổn thất, nhân viên phụ trách chỉ số, và đội trưởng phát triển mới Ngoài ra, cuộc khảo sát còn mở rộng đến doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp, cùng với lãnh đạo và nhân viên tại các đơn vị này, cũng như các hộ gia đình.
Chúng tôi tiến hành điều tra và đánh giá các phương thức nộp tiền điện đã được thực hiện, đặc biệt chú trọng đến ý kiến của người tiêu dùng thông qua thực tiễn hoạt động Đồng thời, chúng tôi sẽ tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan về việc áp dụng các phương thức tiến bộ mới, đã và đang được triển khai, nhằm cải thiện dịch vụ trong thời gian tới.
3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu
Phương pháp phân tích kinh tế được áp dụng trong nghiên cứu nhằm đánh giá các tiêu chí liên quan đến khách hàng sử dụng phương thức thanh toán Qua việc tổng hợp nhận xét, bài viết đưa ra các kết luận tổng hợp về hiệu quả của các hình thức thu tiền Bằng cách so sánh dữ liệu từ các năm trước và sau, chúng ta có thể đánh giá ưu nhược điểm của từng phương thức thu tiền Từ đó, đề xuất các biện pháp cải thiện chất lượng phục vụ và hoàn thiện các phương thức thu tiền, phù hợp với từng đối tượng khách hàng, đồng thời thúc đẩy thanh toán điện tử và giảm thiểu việc sử dụng tiền mặt.
3.2.4 Phương pháp chuyên gia, chuyên khảo
Luận văn sẽ dựa trên tài liệu và nghiên cứu của các chuyên gia, đồng thời thu thập ý kiến từ các cấp chính quyền để đề xuất các giải pháp phù hợp cho lĩnh vực liên quan.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Đặc điểm khách hàng của điện lực Gia Lộc
Để hiểu rõ về dịch vụ điện của Điện Lực Gia Lộc, trước tiên cần xác định các nhóm khách hàng sử dụng điện trên địa bàn quản lý Khách hàng được chia thành năm loại chính: Nhóm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản chiếm 1,5% tổng số khách hàng và tiêu thụ 3,6% tổng điện năng; Khách hàng công nghiệp và xây dựng chiếm 4,3% tổng số khách hàng nhưng tiêu thụ 28,1% tổng điện năng; Nhóm thương mại, khách sạn, nhà hàng chiếm 1% tổng số khách hàng với 1,4% tổng điện năng tiêu thụ, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Điện lực; Quản lý và tiêu dùng dân cư là nhóm lớn nhất, chiếm 90,5% tổng số khách hàng và 63% tổng điện năng bán ra; Cuối cùng, nhóm khác chiếm 2,7% tổng số khách hàng và tiêu thụ 3,9% tổng điện năng.
Bảng 4.1 Tình hình khách hàng sử dụng điện tại Điện lực Gia Lộc
Năm Tổng số khách hàng
Theo loại hợp đồng Theo 5 thành phần phụ tải
NN- LN-TS CN-XD KD-
Nguồn: Phòng Kinh doanh Điện lực Gia Lộc (2014-2016)
Bảng 4.2 Bán điện theo thành phần phụ tải
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh (+- %)
Nông, lâm nghiệp, thủy sản 3.663.836 4.656 4.531.289 6.585 4.629.945 6.857 123,67 141,43 102,18 104,11 Công nghiệp, xây dựng 30.962.708 47.638 36.517.325 59.759 36.570.667 60.254 117,94 125,44 100,15 100,83
Thương nghiệp, khách sạn, nhà hàng 1.297.111 3.004 1.525.776 3.642 1.850.539 4.474 117,63 121,24 121,29 122,84 Quản lý, tiêu dùng 65.497.868 92.378 74.798.921 112.831 82.057.472 126.631 114,20 122,14 109,70 112,23 Hoạt động khác 2.499.716 4.046 3.741.438 6.251 5.111.091 8.780 149,67 154,50 136,61 140,46
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Điện lực Gia Lộc 2014-2016)
Thực trạng các phương thức thu tiền điện tại điện lực Gia Lộc
4.2.1 Tổ chức công tác thu tiền điện tại Điện lực Gia Lộc Điện lực Gia Lộc nằm ngay khu ngã ba trung tâm thị trấn Gia Lộc nên là một địa điểm rất rễ nhận biết khi đến giao dịch các công việc liên quan giữa khách hàng với công ty điện lực Trụ sở khu làm việc rất rộng rãi thoáng mát, các phòng được trang bị điều hòa, quật trần, các máy tính phục vụ cho công việc hàng ngày Đây là các điều kiện cần thiết, tạo thuận lợi cho các bộ phận chức năng hoàn thành tốt các công việc chuyên môn được giao Để thuận lợi cho công tác thu tiền điện, trước đây Điện lực Gia Lộc đã tổ chức bộ máy thu tiền tại trụ sở cơ quan và bố trí 3 nhóm thu ngân viên, mỗi nhóm hai người Do số lượng khách hàng lớn nên công tác tìm kiếm hóa đơn của khách hàng mất nhiều thời gian, thu ngân viên không có đủ thời gian để lập bảng kê chi tiết khách hàng thanh toán để chuyển về bộ phận theo dõi nợ thực hiện chấm xóa nợ trong ngày Do đó thu ngân viên thường tập trung quyết toán hóa đơn vào cuối kỳ thu và cuối tháng Khối lượng công việc chấm xóa nợ của bộ phận theo dõi nợ là rất lớn, việc chấm xóa nợ vào chường trình CMIS không thể thực hiện kịp thời ngay tại thời điểm quyết toán, dẫn đến không quản lý được thường xuyên tình hình công nợ của khách hàng làm cho việc đưa thông báo ngừng cấp điện đối với khách hàng nộp không đúng ngày thu là không kịp thời, thiếu sự chính xác
Trong quá trình thực hiện, hóa đơn giấy thông thường có một số hạn chế và tồn tại chưa thể khắc phục được, cụ thể:
- Công tác in và phát hành hóa đơn mất thời gian, ảnh hưởng tới công tác thu tiền và năng suất lao động chung của Điện lực
- Các hình thức thu hạn chế, dẫn tới quá tải trong các công tác thu và chấm nợ cho khách hàng
Việc thu ngân viên phải quản lý tiền mặt và hóa đơn trong suốt quá trình thu tiền tạo ra rủi ro lớn về việc mất mát cả hóa đơn lẫn tiền mặt.
- Khó kiểm soát được tình hình thu của các điểm thu
- Không đa dạng trong các hình thức thanh toán
Với hình thức thu thủ công thu ngân viên chỉ được trang bị máy soi tiền
Kể từ tháng 12 năm 2016, Điện lực Gia Lộc đã nâng cao hiệu quả công tác thu tiền bằng cách áp dụng khoa học công nghệ, cho phép khách hàng thanh toán tại quầy bằng thẻ và sử dụng máy tính sách tay để chấm xóa nợ.
Quy trình thu tiền điện bằng thẻ khách hàng mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm thao tác nhanh chóng và khả năng kết nối đồng thời với đầu đọc mã vạch và máy in nhiệt Tốc độ làm việc của thu ngân viên được cải thiện, giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm dịch vụ Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm là yêu cầu đầu tư máy tính cho thu ngân viên để quản lý nợ.
Điện lực Gia Lộc không chỉ tổ chức thu tiền điện tại điểm trung tâm mà còn mở rộng thu trực tiếp tại 27 điểm ở các thị trấn và xã trên toàn huyện, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hộ sử dụng điện.
Danh sách và địa điểm thu tiền điện tại các xã được thể hiện qua bảng phụ lục 1 ở phần phụ lục
Việc tổ chức các điểm thu tiền điện đã đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, nhưng chỉ phù hợp với phương thức thu tiền trực tiếp và thủ công Điều này cho thấy cần phát triển các phương thức thanh toán hiện đại và tiện lợi hơn để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Giá điện cho khách hàng được xác định dựa trên nhu cầu sử dụng điện cho các mục đích sinh hoạt, kinh doanh hoặc sản xuất.
Theo Quyết định số 2256/QĐ-BCT của Bộ Công Thương, quy định về giá bán điện được áp dụng từ ngày 16/3/2015, với bảng giá điện được thể hiện trong phụ lục 2 Để xác định số lượng KW tiêu thụ và số tiền phải trả hàng tháng của khách hàng, Điện lực quy định chu kỳ ghi chỉ số cho từng khu vực làm cơ sở tính toán.
KH trình thẻ cho TNV Máy đọc thẻ mã vạch Hệ thống máy client cài đặt module chấm nợ qua thẻ nhựa
4.2.2 Các phương thức thu tiền điện đang áp dụng tại Điện lực Gia Lộc a Thực hiện thu tiền tại nhà khách hàng
Khách hàng đã quen với phương thức thu tiền điện truyền thống, khi nhân viên Điện lực đến tận nhà để thu tiền Kể từ năm 2008, khi Điện lực Gia Lộc tiếp nhận lưới điện hạ áp nông thôn và cung cấp điện đến hộ tiêu thụ, số lượng khách hàng đã tăng đáng kể, hiện đạt gần 34.000 Tuy nhiên, cách thu tiền này bộc lộ nhiều bất cập, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác thu tiền điện Mặc dù hình thức thu tiền tại nhà mang lại sự thuận tiện cho khách hàng, nhưng cũng tồn tại nhiều nhược điểm cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động của ngành điện lực.
Các hạn chế trong quá trình thu tiền bao gồm năng suất thấp khi thu trong giờ hành chính, khó khăn trong việc gặp khách hàng để thu tiền, và việc thu ngân viên phải đi nhiều lần mới có thể thu được tiền Để thu tiền hiệu quả, nhân viên thường phải thực hiện việc thu vào buổi trưa hoặc tối, dẫn đến rủi ro trong việc bảo quản tiền mặt như bị cướp hoặc nhận tiền giả Ngoài ra, việc thu tại nhà có thể gây phiền toái cho khách hàng, và một số kẻ gian còn giả mạo nhân viên điện lực, gây mất an toàn cho khách hàng.
Điện lực thành phố Uông Bí đã lỏng lẻo trong công tác quản lý, dẫn đến việc thu ngân viên Nguyễn Thị Quyên lợi dụng nhiệm vụ của mình để chiếm đoạt gần 17,8 tỷ đồng.
Gần đây, một vụ cướp tiền và hóa đơn đã xảy ra với thu ngân viên của Điện lực Điện Biên khi đang thu tiền tại quầy Để khắc phục những hạn chế của phương thức thu tiền tại nhà, Điện lực tại các địa phương, bao gồm cả Điện lực Gia Lộc, đã cải tiến quy trình thu tiền bằng cách tổ chức thu tại địa điểm quy định và quy định thời gian cụ thể cho khách hàng đến nộp tiền điện.
Cách thức thu tiền điện mới đã giúp giảm rủi ro cho ngành điện và tạo thuận lợi cho hộ sử dụng Việc tổ chức thu được tập trung hơn, đồng thời theo dõi nợ cũng trở nên dễ dàng Tuy nhiên, do vẫn sử dụng phương pháp thu thủ công, nên vẫn xảy ra nhầm lẫn Nhiều hộ sử dụng điện thường quên thời gian nộp tiền do bận rộn với công việc.
Thực hiện thu tiền theo địa điểm tập trung được phản ánh qua lưu đồ dưới đây:
Sơ đồ 4.2 Lưu đồ nghiệp vụ thu và theo dõi nợ
TT Nội dung Thời gian thực hiện
0,5 ngày kể từ khi có hóa đơn phát sinh
Bộ phận quản lý hóa đơn
0.5 ngày kể từ khi có hóa đơn phát sinh
Bộ phận quản lý hóa đơn;
Hàng ngày nộp số tiền thu được vào ngân hàng hoặc quỹ của đơn vị
(lưu ý số tiền cho phép tồn quỹ)
B4 Hàng ngày khi thu ngân viên nộp tiền về
Bộ phận quản lý hóa đơn; Thu ngân viên
Hàng ngày khi thu ngân viên chuyển bảng kê, chứng từ thu
Hàng tháng khi có báo cáo phân tích nợ Theo dõi nợ
Nguồn: Bộ quy trình kinh doanh điện năng
Nhận biên nhận (hóa đơn) phát sinh
Tổng hợp hóa đơn phải thu trong kỳ
Phân loại giấy biên nhận (hóa đơn) theo hình thức thu tiền Giao hóa đơn cho thu ngân chuyên trách
Thu tiền theo hình thức đã ký
Nộp tiền vào ngân hàng hoặc quỹ của đơn vị, truyền số liệu thu nợ
Xử lý nợ quá hạn, khó đòi
Nhiệm vụ của thu ngân viên bao gồm việc nhận hóa đơn, biên nhận thanh toán và dữ liệu hóa đơn từ bộ phận quản lý thu tiền điện trong kỳ thu tiền Thu ngân viên cần đối chiếu số tiền trên bảng kê với số tiền trên biên nhận thanh toán và hóa đơn, đảm bảo sự trùng khớp của các loại tiền phát sinh.
Khi thu tiền điện, nhân viên phải đảm bảo thu đúng số tiền ghi trên biên nhận thanh toán và hóa đơn hợp lệ Ngay khi nhận tiền, bao gồm cả séc, chuyển khoản hoặc thanh toán qua thẻ, nhân viên thu ngân cần phải lập tức cung cấp hóa đơn, biên nhận thanh toán hoặc phiếu thu cho khách hàng.
Giải pháp hoàn thiện phương thức thu tiền điện tại điện lực Gia Lộc
4.3.1 Định hướng phát triển các phương thức thanh toán tại Điện lực Gia Lộc
Điện lực Gia Lộc đã triển khai hình thức thu tiền điện qua thẻ khách hàng và nhận thấy đây là phương thức phổ biến, đặc biệt tại các vùng nông thôn, nơi ngân hàng chưa có chi nhánh Hiện tại, việc thu tiền vẫn diễn ra tại quầy tại nhà văn hóa thôn, sử dụng quẹt thẻ và máy tính bảng để chấm nợ, giúp giảm tải công việc cho thu ngân và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu Mục tiêu đến năm 2020 là khách hàng có thể thanh toán tiền điện tại bất kỳ quầy nào trong tỉnh và đẩy mạnh hình thức thanh toán điện tử nhằm hạn chế tiền mặt Để đạt được mục tiêu này, Phòng công nghệ thông tin cần hoàn thiện hệ thống để đảm bảo giao dịch diễn ra trực tuyến tại mọi điểm thu tiền Điện lực Gia Lộc cũng sẽ hợp tác với các doanh nghiệp để khuyến khích khách hàng thanh toán qua thẻ.
Điện lực Gia Lộc cam kết chủ động phục vụ khách hàng, hiện tại 100% khách hàng thanh toán tiền điện qua các điểm thu tập trung và ngân hàng, không còn thu tại nhà Để thúc đẩy việc thanh toán qua ngân hàng, Điện lực đã giao cho phòng Kinh doanh làm đầu mối chuyên trách, phối hợp chặt chẽ với các ngân hàng nhằm giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh.
Tháng 5 năm 2017 Điện lực Gia Lộc đã triển khai thực hiện rà soát lại mục đích sử dụng của khách hàng, đồng thời phát phiếu lấy ý kiến của khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán, dán số điện thoại chăm sóc khách hàng
Điện lực phát động phong trào thi đua để mỗi cán bộ công nhân viên trở thành tuyên truyền viên cho gia đình về việc thay đổi thói quen thanh toán tiền điện Họ giải thích lợi ích của việc thanh toán qua ngân hàng, như giảm rủi ro khi thu tiền mặt tại nhà và ngăn chặn lừa đảo Nhiều khách hàng ủng hộ phương thức thanh toán hiện đại này Điện lực đặt mục tiêu đạt 30% khách hàng thanh toán qua ngân hàng vào cuối năm 2017 và 60% vào năm 2020.
Hiện nay, Điện lực không yêu cầu khách hàng phải đến tận nhà để thanh toán tiền điện, nhưng vẫn có kế hoạch hỗ trợ cho những khách hàng tàn tật và người già không thể tự đi nộp tiền Ngành điện cũng phối hợp với các tổ chức thương binh xã hội để hỗ trợ người nghèo về tiền điện và tri ân khách hàng bằng các phần quà Đồng thời, Điện lực tích cực quảng bá và tuyên truyền về việc thanh toán qua ngân hàng, hợp tác với các ngân hàng để cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến và trích nợ tự động Công tác tuyên truyền về lợi ích của việc thanh toán qua ngân hàng được chú trọng, nhằm tạo sự đồng thuận và khuyến khích khách hàng tham gia dịch vụ này.
4.3.2 Giải pháp hoàn thiện phương thức thu tiền điện tại Điện lực Gia Lộc 4.3.2.1 Hoàn thiện thu tiền tập trung tại quầy
Giải pháp thu tiền điện mới kết hợp phần mềm thu tiền điện cải tiến với thiết bị quét mã vạch và máy in nhiệt, giúp nhân viên quét thẻ khách hàng để hiển thị thông tin chi tiết về tiền điện như mã khách hàng, địa chỉ, chỉ số tiêu thụ và số tiền cần thanh toán Khi khách hàng thanh toán, phần mềm hỗ trợ chấm nợ tự động nếu có kết nối internet, hoặc lưu trữ dữ liệu để xử lý sau Khách hàng nhận biên lai từ máy in nhiệt, được thiết kế nhỏ gọn và đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định, cùng với lô-gô của Công ty Điện lực để tăng độ tin cậy Phôi biên lai được in sẵn tại nhà in với tính bảo mật cao và chi phí thấp hơn so với biên nhận hiện tại.
Việc áp dụng giải pháp mã vạch thẻ khách hàng đã mang lại kết quả khả quan trong quá trình thu ngân Khách hàng không còn phải chờ đợi lâu để nhân viên tìm kiếm thông tin, mà chỉ mất vài giây để hiển thị các thông tin cần thiết, giúp giảm thời gian thu và tăng sự hài lòng Đối với nhân viên ngành điện, quy trình chấm và xóa nợ cũng được cải thiện đáng kể Trước đây, việc này yêu cầu nhân viên phải dò danh sách thanh toán một cách thủ công, nhưng hiện tại, danh sách khách hàng đã thanh toán được tự động tổng hợp thành file dữ liệu, chỉ cần kiểm soát và ghép file để hoàn tất Giải pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình chấm nợ.
Điện lực Ga Lộc đang tích cực triển khai các giải pháp đồng bộ nhằm cải thiện công tác thanh toán tiền điện Các hoạt động như gửi tin nhắn SMS thông báo tiền điện hàng tháng, áp dụng giải pháp mới cho thanh toán tại điểm, thông báo tạm ngừng cấp điện qua tin nhắn, và nâng cao chất lượng tiếp nhận hồ sơ, rút ngắn thời gian cấp điện, đều thể hiện sự quyết tâm và nỗ lực của đơn vị trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Công nghệ thu tiền và chấm xóa nợ qua mã vạch cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng và quản lý thu tiền điện Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quyết toán hóa đơn tiền điện giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa quy trình quản lý.
Việc triển khai phần mềm thu tiền điện và chấm xóa nợ bằng công nghệ mã vạch sẽ cải thiện đáng kể công tác quản lý và giám sát thu tiền điện, giúp kiểm soát chính xác số tiền thu được và hóa đơn tồn đọng, đồng thời khắc phục nhược điểm của phương thức thu tiền thủ công Phát triển thanh toán qua ngân hàng không chỉ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng với nhiều hình thức như trích tiền tự động, internet banking, và thanh toán tại ATM, mà còn giúp ngành Điện giảm thiểu rủi ro và chi phí, nâng cao hiệu suất lao động.
Mặc dù dịch vụ thanh toán tiền điện qua Ngân hàng đã triển khai nhiều năm, nhưng số lượng khách hàng tham gia vẫn còn thấp, chủ yếu tập trung ở các thành phố và thị xã Các huyện nông thôn có dịch vụ này nhưng lượng khách hàng rất ít, với nhiều điểm giao dịch ngân hàng không có khách Để phát triển dịch vụ thanh toán hiệu quả, cần sự quan tâm từ Đảng và Nhà nước, cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa bên bán điện và ngân hàng Việc vận động khách hàng, đặc biệt là cán bộ hưu trí, tham gia thanh toán qua ngân hàng là cần thiết Cần tìm giải pháp phát triển thẻ ATM và giảm thanh toán bằng tiền mặt để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý Sự hợp tác giữa bên bán và bên cho vay sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, giảm thời gian giao dịch và nâng cao hiệu quả thanh toán.
Việc chuyển đổi từ thanh toán tiền điện bằng tiền mặt sang các phương thức thanh toán điện tử có thể gặp khó khăn ban đầu do thói quen của khách hàng Tuy nhiên, đây là bước đi cần thiết nhằm giảm sử dụng tiền mặt theo chủ trương của Nhà nước và phù hợp với xu thế toàn cầu Đối với khách hàng đăng ký thanh toán tự động nhưng không đủ số dư, Điện lực đã đề xuất các ngân hàng liên tục quét phần mềm để tự động trích tiền Việc thanh toán qua ATM và Internet banking hiện chưa thể hiện rõ thông tin khách hàng, gây khó khăn trong việc đối chiếu và xử lý nợ Do đó, Điện lực đề nghị ngân hàng bắt buộc nhập mã khách hàng trong giao dịch Đồng thời, Điện lực cũng yêu cầu các ngân hàng kiểm tra và đối soát số liệu thu nộp để kịp thời xử lý sai sót do lỗi giao dịch viên hoặc kỹ thuật.
Trong thời gian tới, các bộ phận chức năng của ngành điện sẽ làm việc định kỳ hàng tháng với các đơn vị thu hộ tiền điện nhằm đề xuất giải pháp nâng cao số lượng khách hàng Đồng thời, sẽ tiến hành rà soát hạ tầng kỹ thuật, thay thế các thiết bị không phù hợp để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và an toàn dữ liệu.
