Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện đại hóa công tác văn thư là việc ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị hiện đại vào quy trình làm việc tại các cơ quan, đơn vị Điều này không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn đảm bảo bảo mật thông tin, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí, thu hút sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, quản lý và doanh nghiệp.
Hiện nay, các nghiên cứu chủ yếu tập trung vào ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, điển hình là đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử” của Th.S Nguyễn Thị Tâm (2009) Đề tài này đã đánh giá thực trạng công tác văn thư tại các cơ quan tổ chức và đề xuất mô hình quản lý văn thư trong môi trường điện tử, cùng với những giải pháp khoa học nhằm nâng cao hiệu quả lưu trữ thông tin số.
Một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa học Xã hội và Nhân văn nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, như khóa luận của Phùng Thị Thu Huyền về "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư" và của Nguyễn Thị Út Trang với đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ" Bên cạnh đó, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng thực hiện khóa luận như "Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội" của Nguyễn Thị Thanh Hương.
(2016) hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
Bài viết của Trần Bích Khuyên (2016) về "Sở Văn hóa, thể thao và du lịch Quảng Ninh" chủ yếu tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ mới đề cập đến một khía cạnh trong quá trình hiện đại hóa công tác văn thư, cần mở rộng hơn để bao quát toàn diện hơn về chủ đề này.
Nhiều nghiên cứu và sách giáo trình đã đề cập đến lý luận cơ sở của công tác văn thư, trong đó có tác phẩm "Công tác văn thư lưu trữ" do NXB Văn hóa xuất bản và cuốn "Công tác văn thư và công tác lưu trữ" do Nghiêm Kỳ Hồng làm chủ biên, phát hành bởi NXB Lao động Hà Nội vào năm 1996.
Mặc dù có nhiều nghiên cứu về công tác văn thư, hầu hết chỉ tập trung vào ứng dụng công nghệ thông tin Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường” là một nghiên cứu mới mẻ, chưa từng được khai thác trước đây.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT thông qua việc phân tích cơ sở lý luận và các chính sách, chủ trương liên quan Mục tiêu chính là tìm ra giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu của thời đại mới.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đưa ra hệ thống lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn thư
Quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại văn phòng TCMT đang được thực hiện với các nội dung chính như quản lý văn bản đi, đến, chữ ký số và hệ thống quản lý văn bản cùng hồ sơ công việc Việc này nhằm mục đích so sánh và đối chiếu với các hệ thống lý luận hiện có, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện quy trình làm việc.
Bài viết này tập trung vào việc đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường Qua đó, chúng tôi đưa ra những nhận xét và đánh giá nhằm tìm kiếm các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư không chỉ cho Văn phòng mà còn cho toàn bộ Tổng cục.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư tại Văn phòng TCMT đã được hiện đại hóa thông qua việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến và ứng dụng công nghệ thông tin để cải thiện việc truyền tải, tiếp nhận và cung cấp thông tin cả trong và ngoài cơ quan.
Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo chủ yếu sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp thu thập thông tin trong nghiên cứu bao gồm việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, quy chế và hướng dẫn Sau khi thông tin được thu thập, nó sẽ được chọn lọc và xử lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu một cách hiệu quả.
Phương pháp điều tra và khảo sát thực tế giúp thu thập thông tin chính xác, từ đó đối chiếu với tình hình thực tiễn của cơ quan Qua quá trình phân tích thực trạng, chúng ta có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện tình hình hiện tại.
- Phương pháp phân tích tổng hợp để xâu chuỗi các dữ liệu tìm được, từ đó phân tích, đánh giá tạo nên chiều sâu của đề tài.
Kết cấu khóa luận
Bố cục của đề tài gồm 3 phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó, phần nội dung chia làm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường
Chương II: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường
Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp hiện đại hóa công
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
Khái quát về Tổng cục Môi trường và văn phòng TCMT
1.1.1 Khái quát về Tổng cục môi trường
Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg, ban hành ngày 25 tháng 03 năm 2014, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường Quyết định này xác định rõ vị trí và chức năng của Tổng cục Môi trường trong việc bảo vệ và quản lý tài nguyên môi trường quốc gia.
Tổng cục Môi trường, thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Bộ trưởng trong việc quản lý nhà nước và thực thi pháp luật về môi trường trên toàn quốc Cơ quan này cũng chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các dịch vụ công liên quan đến môi trường theo quy định pháp luật.
Tổng cục Môi trường là cơ quan có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu hình Quốc huy, quản lý tài khoản riêng và có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục này bao gồm việc bảo vệ môi trường, quản lý tài nguyên thiên nhiên và thực hiện các chính sách liên quan đến bảo vệ môi trường.
• Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền:
Dự án luật và dự thảo nghị quyết của Quốc hội, cùng với dự án pháp lệnh và dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng khung pháp lý cho quản lý môi trường Ngoài ra, dự thảo nghị định và nghị quyết của Chính phủ, cũng như quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, đều góp phần định hướng chính sách môi trường Cuối cùng, các dự thảo thông tư và quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường cùng các văn bản khác cũng là những yếu tố thiết yếu trong việc quản lý và bảo vệ môi trường.
- Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng và quốc gia về môi trường trong các lĩnh vực về môi trường
- Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, chỉ tiêu, quy trình, định mức kinh tế-kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học
Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch và kế hoạch liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học là rất quan trọng Các văn bản này bao gồm đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng, quốc gia và xuyên quốc gia, cũng như quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật Việc tổ chức thực hiện các văn bản này cần được thực hiện sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
Hướng dẫn và kiểm tra quy trình đăng ký, công nhận, cấp, gia hạn, điều chỉnh và thu hồi các loại giấy phép, giấy chứng nhận và chứng chỉ liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học theo quy định của pháp luật.
Tiến hành rà soát và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học, đồng thời kiểm tra việc thi hành các quy định này Bên cạnh đó, cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về môi trường và bảo tồn đa dạng sinh học để nâng cao nhận thức cộng đồng.
• Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về các lĩnh vực như:
- Quản lý chất thải và cải thiện môi trường;
- Bảo vệ môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo;
- Bảo tồn đa dạng sinh học; Về thẩm định và đánh giá tác động môi trường;
- Thông tin và tư liệu môi trường;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực môi trường;
- Khoa học và công nghệ môi trường;
- Truyền thông và nâng cao nhận thức cộng đồng về môi trường;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo:
Xây dựng và giám sát việc thực hiện các chính sách liên quan đến chi trả dịch vụ môi trường, thuế, phí và các nguồn thu khác; hướng dẫn quản lý hạn ngạch xả nước thải và khí thải; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định pháp luật.
Chủ trì hướng dẫn chuyên môn về bảo vệ môi trường và bảo tồn đa dạng sinh học cho các bộ, ngành và địa phương; tổng hợp nhu cầu kinh phí hàng năm cho sự nghiệp môi trường theo phân công của Bộ trưởng; tổ chức kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động bảo vệ môi trường từ nguồn ngân sách sự nghiệp môi trường đối với các bộ, ngành và địa phương.
• Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực về môi trường theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Quản lý tổ chức bộ máy và vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm việc xác định biên chế công chức và số lượng nhân sự Cơ quan có trách nhiệm thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ, cũng như các quy trình bổ nhiệm, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu và thôi việc Ngoài ra, việc khen thưởng và kỷ luật, cùng với đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho công chức, viên chức cũng nằm trong thẩm quyền quản lý của Tổng cục Môi trường, theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường.
• Quản lý tài chính, tài sản được giao theo phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường và quy định của pháp luật
Bộ Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao phó Cơ cấu tổ chức của bộ được minh họa trong sơ đồ ở Phụ lục 1.
• Các đơn vị tham mưu – tổng hợp
- Vụ Chính sách và Pháp chế
- Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ
- Vụ Kế hoạch - Tài chính
- Vụ Tổ chức cán bộ
• Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
- Cục Bảo tồn đa dạng sinh học
Cục Quản lý chất thải và Cải thiện môi trường bao gồm Chi cục Bảo vệ môi trường lưu vực sông Cầu và Chi cục Bảo vệ môi trường lưu vực sông Nhuệ - sông Đáy, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và cải thiện chất lượng môi trường nước tại các lưu vực sông này.
- Cục Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường
- Cục Kiểm soát hòạt động bảo vệ môi trường
- Cục Môi trường miền Trung và Tây Nguyên
- Cục Môi trường miền Nam
• Các đơn vị sự nghiệp
- Trung tâm Đào tạo và Truyền thông môi trường
- Trung tâm Quan trắc môi trường
- Trung tâm Thông tin và Tư liệu môi trường,
- Trung tâm Tư vấn và Công nghệ môi trường
- Viện Khoa học môi trường
1.1.2 Khái quát về văn phòng Tổng cục môi trường
Quyết định số 1516/QĐ-TCMT ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2014 về việc “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
• Chức năng của Văn phòng TCMT
Văn phòng Tổng cục Môi trường là tổ chức thuộc Tổng cục, có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng Cục trưởng trong việc tổng hợp thông tin phục vụ chỉ đạo và điều hành Văn phòng phối hợp chương trình làm việc của Lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị trực thuộc, thực hiện công tác tham mưu tổng hợp, hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ, kế toán và tài vụ cấp III Đồng thời, Văn phòng cũng quản lý ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo Tổng cục.
• Nhiệm vụ của Văn phòng TCMT
Chủ trì và tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và dự án liên tỉnh, liên vùng và quốc gia về môi trường theo phân công của Tổng Cục trưởng Đồng thời, tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chiến lược và quy hoạch liên quan đến môi trường.
- Thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Thực hiện công tác hành chính, quản trị
- Thực hiện công tác kế toán - tài vụ
- Thực hiện công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành
- Đầu mối quản lý việc thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định của pháp luật
Văn phòng Ban Chỉ đạo liên ngành có nhiệm vụ điều phối và thực hiện Kế hoạch xử lý triệt để các cơ sở gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng Đơn vị này sẽ tổng hợp, xây dựng và tổ chức triển khai các kế hoạch cùng nhiệm vụ liên quan đến việc xử lý triệt để ô nhiễm môi trường trên toàn quốc.
Khái niệm, vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư, theo PGS Vương Đình Quyền, bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Nó cũng liên quan đến việc giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Nội dung của công tác văn thư gồm có:
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.2.2 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư
Hiện đại hóa công tác văn thư là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất và chất lượng làm việc tại các cơ quan, tổ chức Quá trình này cần được thực hiện từng bước, phù hợp với năng lực cán bộ và điều kiện cụ thể của từng đơn vị Việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại là những yếu tố then chốt trong việc cải tiến công tác văn thư, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các tổ chức chính trị - xã hội.
1.2.3 Vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư
Hiện đại hóa công tác văn thư là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý của hệ thống hành chính nhà nước và đảm bảo thông tin được thông suốt, chính xác, kịp thời Việc triển khai tốt các khâu như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản, soạn thảo và đăng ký văn bản sẽ cải thiện chất lượng hoạt động của cơ quan Đồng thời, công tác văn thư hiệu quả cũng góp phần ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ, từ đó làm thay đổi căn bản phương thức điều hành của các cơ quan hành chính.
Hiện đại hóa công tác văn thư giúp chúng ta thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa hoặc nửa tự động hóa trong nhiều quy trình, bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, cũng như tra cứu và cung cấp thông tin văn bản.
Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời sẽ hỗ trợ hiệu quả cho lãnh đạo trong công tác điều hành và ra quyết định, đồng thời giúp cán bộ, công chức thực hiện tốt chức trách của mình Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan mà còn cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ, chuyên viên văn thư, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc Hơn nữa, nó còn góp phần hình thành phong cách và phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong đội ngũ cán bộ, viên chức của các cơ quan hành chính nhà nước.
Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư
1.3.1 Hiện đại hóa trong công tác soạn thảo văn bản
Cán bộ và chuyên viên văn thư hiện nay sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, thay vì phương pháp chép tay hoặc sử dụng máy đánh chữ cơ học Việc soạn thảo bằng máy vi tính mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, giúp nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian.
Việc sử dụng máy tính với các phông chữ và kiểu chữ đa dạng giúp nâng cao tính thẩm mỹ trong việc trình bày văn bản Các kỹ thuật như in đậm, in nghiêng, căn lề và gạch chân cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và thu hút cho nội dung văn bản.
Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có khả năng sửa chữa, bổ sung hoặc chuyển đổi các phần khác nhau để tạo ra một bản thảo sạch và chuyên nghiệp Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian hơn so với việc soạn thảo bằng tay hoặc sử dụng máy đánh chữ cơ bản.
- Văn bản sau khi được soạn thảo có thể lưu trữ trên máy vi tính một cách dễ dàng và tiện lợi sử dụng, tra cứu khi cần thiết
Văn bản đã được mẫu hóa có thể được lưu trữ trên máy tính, giúp cán bộ văn thư dễ dàng soạn thảo chỉ bằng cách điền nội dung vào mẫu có sẵn khi cần.
Nếu có máy in, người soạn thảo có thể in văn bản để tiến hành thủ tục ban hành, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc đánh máy bản thảo thủ công.
1.3.2 Hiện đại hóa trong công tác quản lý văn bản
Công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan Việc này có thể thực hiện thông qua máy tính, bằng cách nhập thông tin vào các chương trình dữ liệu Đối với văn bản đến, cần ghi nhận các thông tin như ngày nhận, số và ký hiệu, tác giả, ngày tháng, tên loại, trích yếu nội dung, đơn vị giải quyết, thời hạn xử lý, và ý kiến của thủ trưởng Còn đối với văn bản đi, các nội dung cần lưu ý bao gồm số và ký hiệu, ngày tháng ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, người ký, số bản, nơi nhận, và lãnh đạo ký.
Cơ sở dữ liệu văn bản đến và đi sẽ hỗ trợ cán bộ văn thư và lãnh đạo cơ quan nắm bắt nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi và xử lý văn bản trong hoạt động của cơ quan một cách chặt chẽ, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời với thời gian lưu trữ lâu dài.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản thay thế cho phương pháp quản lý thủ công bằng sổ văn bản đến, đi giúp cung cấp thông tin đầy đủ và hiệu quả hơn Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, khi mà việc tối ưu hóa quy trình làm việc trở nên cần thiết.
1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư
Công nghệ thông tin (CNTT) là lĩnh vực ứng dụng công nghệ vào quản lý và xử lý thông tin CNTT bao gồm việc sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập, truyền tải, lưu trữ, quản lý và tra cứu thông tin hiệu quả.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo và quản lý tại các cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức kinh tế và chính trị - xã hội Các hoạt động chính bao gồm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, cũng như sử dụng con dấu để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm quản lý, giải quyết và tra cứu thông tin từ các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và chính xác Điều này không chỉ nâng cao năng suất và hiệu quả công tác văn thư mà còn tạo ra môi trường thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
Tiểu kết: Phần 1 đã cung cấp cái nhìn tổng quan về Tổng cục Môi trường và Văn phòng Tổng cục Môi trường, làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của hai đơn vị này Bên cạnh đó, bài viết cũng trình bày hệ thống lý luận liên quan đến công tác văn thư và sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác này Chương 2 sẽ tiếp tục nghiên cứu thực trạng áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn thư tại Văn phòng TCMT.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
Chủ trương hiện đại hóa công tác văn thư
Bộ TN&MT xác định rằng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là giải pháp quan trọng, giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình thủ tục hành chính (TTHC), bao gồm công tác văn thư, từ đó tạo ra phong cách lãnh đạo và làm việc mới Việc ứng dụng CNTT giúp tổ chức và cá nhân dễ dàng liên kết với các cơ quan hành chính, đảm bảo tính công khai và minh bạch trong giải quyết TTHC Nhận thức rõ điều này, Đảng bộ Bộ đã đề ra phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp cho nhiệm kỳ tiếp theo.
Giai đoạn 2015 - 2020 đặt mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng của cá nhân và tổ chức doanh nghiệp về thủ tục hành chính (TTHC) đạt trên 80% Đồng thời, 90% văn bản và tài liệu chính thức của Bộ sẽ được cung cấp dưới dạng điện tử, với dịch vụ cung cấp trực tuyến ở các cấp độ 3 và 4.
Bộ tiếp tục nâng cấp hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, phục vụ cho khoảng 4.000 tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức Việc nâng cấp này bao gồm cải thiện Thư điện tử của Bộ để đồng bộ và thường xuyên hơn, tăng cường trao đổi thông tin qua văn bản điện tử, giảm thiểu sử dụng văn bản giấy Mục tiêu là xử lý công việc nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, và minh bạch thông tin, từ đó cải tiến phương thức quản lý, điều hành và góp phần hiện đại hóa hành chính.
Bộ đang triển khai áp dụng chữ ký số để gửi nhận văn bản điện tử qua hệ thống Thư điện tử và Quản lý văn bản, đảm bảo hoạt động hiệu quả cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ Hệ thống hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin được quản lý chặt chẽ, hỗ trợ công tác chỉ đạo của lãnh đạo Bộ TN&MT Đồng thời, Bộ cũng hỗ trợ các Sở TN&MT trong việc ứng dụng CNTT tại địa phương và kết nối toàn ngành Bộ tập trung vào việc thực hiện các dự án CNTT trọng điểm theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Tổng cục Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, bao gồm hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc, văn bản điện tử và chữ ký số Văn phòng TCMT đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư và dẫn dắt các đơn vị trực thuộc áp dụng khoa học công nghệ nhằm hiện đại hóa quy trình này Công tác văn thư tại Văn phòng TCMT được thực hiện theo Quyết định số 126/QĐ-TCMT về quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Môi trường.
Ngày 31 tháng 8 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ Tài nguyên và Môi trường
Vào ngày 01 tháng 9 năm 2016, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Quyết định số 2018/QĐ-BTNMT, quy định về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số và chứng thư số trong cơ quan.
Tổng cục Môi trường, thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, đã nhận quyết định và bắt đầu triển khai quy trình hiện đại hóa công tác văn thư.
2.1.1 Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Tổng cục Môi trường
Hệ thống QLVB-HSCV tại địa chỉ http://hscv.monre.gov.vn là một phần mềm ứng dụng hỗ trợ quản lý và điều hành, cho phép trao đổi văn bản và dữ liệu điện tử giữa các đơn vị Hệ thống này thực hiện chức năng chuyển nhận văn bản và dữ liệu qua mạng, đồng thời kết nối với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, ngành Trung ương và địa phương thông qua trục liên thông Chính phủ.
Mỗi cán bộ, công chức thuộc các đơn vị của Tổng cục Môi trường (TCMT) sẽ được cấp một tài khoản truy cập vào hệ thống Quản lý Văn bản - Hồ sơ Công việc (QLVB-HSCV) do Bộ Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) cung cấp Việc sử dụng hệ thống này phải tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong quản lý và vận hành thông tin của Bộ.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu và liên thông trong hệ thống
Các văn bản được phép đăng tải lên Hệ thống QLVB-HSCV phải thuộc chức năng quản lý của các đơn vị, cá nhân theo quy định pháp luật Đồng thời, các văn bản này cần sử dụng bộ mã ký tự Việt và phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001, ngoại trừ các tập tin đính kèm.
Người sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV cần thực hiện đúng vai trò và vị trí được phân công, tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến và đi, cũng như hồ sơ công việc, bao gồm cả quá trình dự thảo và trình duyệt Họ phải cập nhật đầy đủ thông tin và dữ liệu theo yêu cầu, luân chuyển văn bản qua mạng đúng quy trình, nhằm đảm bảo tiến độ xử lý và chất lượng của văn bản được ban hành.
- Các chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống QLVB-HSCV được xem là mệnh lệnh hành chính
Tất cả văn bản gửi đến Bộ và các đơn vị trực thuộc phải được xử lý qua văn thư và quét vào Hệ thống QLVB-HSCV nếu chưa có file đính kèm Văn bản điện tử sẽ được luân chuyển trong hệ thống, trong khi bản gốc sẽ được lưu trữ tại bộ phận văn thư hoặc chuyển đến đơn vị chủ trì xử lý sau khi hoàn tất công việc Không gửi văn bản giấy đến các đơn vị phối hợp hay liên quan.
Việc nhận và xử lý văn bản điện tử phải được thực hiện ngay trong ngày nhận, tuân thủ theo yêu cầu về nội dung và thời gian quy định Bên cạnh đó, việc gửi văn bản điện tử cũng cần được thực hiện ngay sau khi văn bản được phát hành Đồng thời, cần có quy định rõ ràng về quản lý tài khoản truy cập và sử dụng hệ thống.
Tài khoản truy cập Hệ thống QLVB-HSCV được sử dụng chung với tài khoản thư điện tử và công vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Cục Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản trị, bảo đảm an ninh, bảo mật chung hệ thống tài khoản truy cập sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV
Hiện đại hóa công tác văn thư thông qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
và hồ sơ công việc
Hệ thống QLVB-HSCV tại http://hscv.monre.gov.vn cung cấp các phần mềm ứng dụng hỗ trợ quản lý, chỉ đạo và điều hành, cũng như trao đổi văn bản và dữ liệu điện tử giữa các đơn vị Các chức năng chính của hệ thống bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và hồ sơ công việc Hệ thống còn được kết nối liên thông với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan hành chính nhà nước ở các Bộ, ngành Trung ương và địa phương thông qua trục liên thông Chính phủ.
2.2.1 Đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV Để đăng nhập vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, người sử dụng hệ thống được cấp địa chỉ truy cập và tài khoản đăng nhập
Để truy cập vào hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, bạn hãy nhập địa chỉ http://hscv.monre.gov.vn trên trình duyệt web Màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện ngay sau đó.
Hình 2.1 Giao diện đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV
- Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập vào hệ thống, gồm:
+ Tên đăng nhập : nhập vào tên đăng nhập của người sử dụng – Thông tin bắt buộc phải nhập
+ Mật khẩu : nhập mật khẩu - Thông tin bắt buộc phải nhập (Nếu muốn ghi nhớ tài khoản thì tích chọn vào
- Bước 3: Nhấn nút , nếu đăng nhập thành công hệ thống hiển thị giao diện làm việc của người sử dụng như sau:
Hình 2.2 Giao diện bên trong Hệ thống QLVB-HSCV
Sau khi đăng nhập (Đối với tài khoản của văn thư TCMT) người dùng sẽ thấy các nhóm chức năng:
Quy chế sử dụng hệ thống bao gồm các quy định về quản lý và vận hành hệ thống, hướng dẫn sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số và thư điện tử.
- Hướng dẫn sử dụng: Bao gồm các file hướng dẫn sử dụng hệ thống dành cho các cấp lãnh đạo và chuyên viên
Hệ thống thông báo cung cấp thông tin mới từ đơn vị quản trị, bao gồm các thông báo về việc cập nhật và nâng cấp hệ thống.
- Lịch: Khi đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân, bấm vào giao diện “Lịch” sẽ hiện ra lịch công tác của tài khoản đăng nhập
- Danh bạ: Danh bạ điện thoại của các đơn vị phòng ban trực thuộc
- Văn bản đến: bao gồm văn bản đến liên thông, văn bản đến từ Bộ và văn bản đến qua mạng
Văn bản đi bao gồm các loại như văn bản điện tử chờ văn thư cấp, ký số, văn bản điện tử chờ văn thư cấp số, văn bản giấy chờ phát hành, và văn bản báo cáo chưa xem Sau khi đăng nhập, người dùng có thể tiếp tục công việc bằng cách nhấp chuột phải vào các chức năng hiển thị trên giao diện hệ thống.
2.2.2 Quản lý văn bản đến trong Hệ thống QLVB-HSCV
Khi có văn bản cần xử lý từ các đơn vị hoặc phòng ban, văn thư sẽ ghi vào sổ và chuyển cho lãnh đạo Lãnh đạo sau đó sẽ phân công văn bản cho Chuyên viên để tiến hành xử lý Để bắt đầu, hãy nhấn vào nhóm chức năng trên giao diện chính.
“Văn bản đến”, các chức năng liên quan đến văn bản đến được hiển thị như sau:
Hình 2.3 Giao diện bên trong thư mục văn bản đến
Biểu tượng này cho phép người dùng theo dõi luồng xử lý của văn bản, từ khi nhận được cho đến giai đoạn hiện tại.
- Văn bản chờ xử lý
Sau khi nhận văn bản từ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm xử lý bằng cách tạo dự thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, và cập nhật thông tin liên quan đến việc xử lý văn bản.
Các bước thực hiện như sau:
• Tạo văn bản dự thảo
- Bước 1: Tại màn hình Chuyên viên chọn “Văn bản đến” chọn
“Văn bản chờ xử lý” bấm chuột trực tiếp vào văn bản chờ xử lý
Hình 2.4 Giao diện cập nhật văn bản đến
Bước 2: Tại giao diện “Cập nhật văn bản đến” chọn “Tạo văn bản dự thảo”
Hình 2.5 Giao diện tạo văn bản dự thảo
- Bước 3: Nhập Thông tin văn bản dự thảo gồm có:
+ Loại văn bản: Chọn loại văn bản dự thảo
+ Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực dự thảo
+ Trích yếu: Nhập nội dung trích yếu
+ Phạm vi ban hành: Chọn Phạm vi ban hành dự thảo (Nếu chọn ban hành cấp Bộ văn bản dự thảo phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt và ký)
+ Trạng thái ký: Tùy thuộc vào từng văn bản chọn trạng thái ký
+ Người ký: Chọn người ký dự thảo
+ Chức vụ: Tương ứng với chọn người ký
+ Người phối hợp xử lý: Chọn người phối hợp xử lý văn bản dự thảo (tại đây người phối hợp xử lý văn bản có quyền xem và góp ý)
+ Nơi nhận nội Bộ: Chọn nơi nhận nội bộ tùy theo cấp ban hành
+ Nơi nhận ngoài Bộ: Chọn nơi nhận ngoài Bộ tủy theo cấp ban hành + Tệp VB ban hành: File dự thảo được duyệt chờ ban hành
+ Ý kiến: Nhập ý kiến của file dự thảo
+ Đính kèm file: Chọn file dự thảo đính kèm
Nút để ghi lại ý kiến và file đính kèm
+ Người xử lý: Chọn người xử lý theo cấp trình duyệt
- Bước 4: Nhấn nút [Ghi lại] hoặc [Chuyển văn bản] tùy vào mục đích sử dụng của người dùng, có 2 trường hợp như sau:
❖ Trường hợp người sử dụng muốn lưu thông tin của văn bản dự thảo nhấn nút được hiển thị vào menu “Văn bản dự thảo” thuộc chức năng
“Văn bản đang dự thảo”
Tại đây hiển thị tình trạng “Chưa trình duyệt” và không hiển thị “Người duyệt”
Hình 2.6 Tạo văn bản dự thảo
❖ Trường hợp người sử dụng muốn trình Lãnh đạo nhấn nút được hiển thị vào menu “Văn bản dự thảo” thuộc chức năng
“Văn bản đang dự thảo”
Tại đây hiển thị tình trạng là “Đang trình duyệt” và hiển thị “Người duyệt”
Hình 2.7 Tình trạng văn bản dự thảo
• Tạo hồ sơ công việc
Các bước đưa vào Hồ sơ công việc thực hiện như sau:
- Bước 1: Tại Văn bản đến>>Văn bản chờ xử lý>>Xử lý văn bản
Hình 2.8 Vào mục hồ sơ công việc
- Bước 2: Bấm chọn văn bản cần “Đưa vào HSCV”
Hiển thị nội dung thông tin văn bản chọn “Đưa vào HSCV”
Hình 2.9 Đưa thông tin vào hồ sơ công việc
- Bước 3: Hiển thị cửa sổ “Danh sách Hồ sơ công việc” nhập thông tin vào các trường
• Cập nhật thông tin văn bản đến
Chức năng này cho phép Chuyên viên cập nhật thông tin xử lý bằng cách chọn văn bản được giao, nhập ý kiến và kết thúc quy trình Để thực hiện việc cập nhật thông tin, người dùng cần tuân theo các bước hướng dẫn cụ thể.
- Bước 1: Tại trang “Văn bản chờ xử lý” nhấp chuột vào văn bản cần cập nhật thông tin xử lý
Ví dụ: Chọn văn bản số 41/BNC-VTCCB để cập nhật thông tin xử lý
Hình 2.10 Ví dụ về cập nhật thông tin văn bản đến
Bước 2: Hiển thị trang “Cập nhật văn bản đến” tại liên kết nhắc việc chọn
“Cập nhật thông tin xử lý”
- Bước 3: Cửa sổ “Thông tin xử lý” hiển thị
- Nhập nội dung góp ý, trao đổi ý kiến vào phần Thông tin xử lý
Hình 2.11 Nhập thông tin văn bản xử lý
- Bước 4: Nhấn để lưu lại nội dung thông tin xử lý vừa tạo, chương trình hiển thị thông báo “Văn bản đã được cập nhật thông tin xử lý”
Hình 2.12 Hoàn tất cập nhật thông tin văn bản xử lý
• Tra cứu văn bản đến
Là nhóm chức năng để người dùng tra cứu các văn bản đến được quản lý trong hệ thống Các chức năng được hỗ trợ gồm:
- Tra cứu Theo nơi gửi
- Tra cứu Theo loại văn bản
- Tra cứu Theo tiêu thức
Từ giao diện trang chủ, nhấn chọn thực đơn Văn bản đến -> hiển thị cửa sổ Chức năng -> Chọn “Tra cứu văn bản”
Hình 2.13 Tra cứu văn bản
2.2.3 Quản lý văn bản đi trong Hệ thống QLVB-HSCV Đây là nhóm chức năng giúp Chuyên viên xem được các văn bản dự thảo có liên quan đến người đó và đã được phát hành thành văn bản đi như: người dùng là người soạn, là người theo dõi hồi báo, Tại giao diện chính, nhấn vào nhóm chức năng “Văn bản đi”, các chức năng được hiển thị như sau:
Hình 2.14 Giao diện Quản lý văn bản đi
Trong nhóm chức năng, các chức năng chính bao gồm:
- Tra cứu văn bản đi
- Tra cứu dữ liệu của năm
• Quy trình phát hành văn bản đi trên Hệ thống QLVB-HSCV của Văn phòng TCMT
Bước 1: Tạo dự thảo (do đơn vị/ chuyên viên dự thảo)
- Nhập thông tin cơ bản của dự thảo;
- Đính kèm file dự thảo đã soạn sẵn;
- Ký số dự thảo (ký nháy);
- Tạo phiếu trình (đối với dự thảo đã được duyệt)
Bước 2: Xét duyệt và ký số dự thảo (do lãnh đạo phòng hoặc văn phòng)
- Xem xét thông tin của dự thảo;
- Rà soát văn bản, file đính kèm dự thảo;
- Trả lại người tạo dự thảo nếu chưa đạt yêu cầu;
- Nếu đạt yêu cầu thì duyệt, gửi người soạn ký nháy;
- Ký số dự thảo (ký nháy), sau đó chuyển lãnh đạo đơn vị;
- Duyệt và trả lại trong trường hợp cần tạo phiếu trình
Bước 3: Ký văn bản (Lãnh đạo Văn phòng)
- Xem xét thông tin cơ bản của dự thảo;
- Rà soát văn bản đính kèm;
- Trả lại cho người soạn thảo nếu chưa đạt;
- Duyệt và gửi lại cho người soạn thảo ký nháy;
- Chuyển văn thư cấp số, ký số phát hành;
Bước 4: Cấp số văn bản, ngày phát hành, đóng dấu (văn thư)
- Thêm số cho văn bản;
- Ký số, đóng dấu đơn vị để phát hành văn bản đi;
- Trả lại cho người soạn thảo nếu thấy có sai sót
Theo dõi tiến độ xử lý văn bản một cách chính xác giúp xác định tình trạng văn bản, bao gồm văn bản quá hạn, đúng hạn hoặc chưa được xử lý của từng cá nhân và đơn vị.
- Văn bản đi được lưu trữ trên Hệ thống QLVB-HSCV
- Việc ký nháy (chữ ký số) phải tiến hành đối với từng trang một, đối với văn bản với dung lượng lớn sẽ tốn thời gian
Văn bản không thể chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống, vì vậy khi có sai sót, chuyên viên sẽ sửa chữa văn bản và tải lên hệ thống lại.
- Trên hệ thống có thể trình tắt do các tiêu thức chọn người trình chưa
Khi lãnh đạo Văn phòng yêu cầu chỉnh sửa văn bản, tài liệu sẽ được chuyển về tài khoản của chuyên viên Để xem lại văn bản, lãnh đạo phòng cần tra cứu hồ sơ công việc liên quan.
2.2.4 Quản lý hồ sơ công việc trong Hệ thống QLVB và HSCV Đây là nhóm chức năng giúp Chuyên viên quản lý, xây dựng các hồ sơ công việc khi nhận được yêu cầu từ nguồn văn bản đến hoặc từ lãnh đạo cấp trên Tại giao diện chính, nhấn vào nhóm chức năng “Hồ sơ công việc”, các chức năng chính bao gồm:
- Hồ sơ đang xử lý
- Hồ sơ phối hợp xử lý
• Hồ sơ đang xử lý
Sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn bản đi và lấy số văn bản 43 2.4 Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản
Văn phòng TCMT đã chuyển đổi từ việc sử dụng sổ theo dõi văn bản đi truyền thống sang ứng dụng phần mềm Excel để lưu trữ thông tin Các trường thông tin được lưu trữ bao gồm: ngày ban hành, số và ký hiệu, trích yếu nội dung, nơi nhận, tên lãnh đạo ký văn bản, số lượng, đơn vị nhận bản lưu và ghi chú.
Mỗi file lưu trữ bao gồm các sheet như Quyết định, công văn, giấy mời, hợp đồng, thông báo, tờ trình và phiếu trình với các tiêu thức giống nhau Hàng năm, cán bộ văn thư sẽ tạo một file mới để lưu trữ Khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo, cán bộ và chuyên viên sẽ sử dụng dữ liệu trong file kết hợp với thao tác lọc để thống kê Số văn bản đi được tự động lấy theo số trên Excel, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm cho đến ngày cuối của năm.
Hình 2.21 File theo dõi văn bản đi trên Excel
2.4 Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản Để công tác văn thư được diễn ra nhanh chóng và thống nhất về mặt thể thức, Văn phòng TCMT thực hiện mẫu hóa một số văn bản hành chính thông dụng sau:
- Hợp đồng nguyên tắc dịch vụ
Các văn bản của Văn phòng Tổng cục Môi trường được biên soạn dựa trên các quy định trong Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Xây dựng Website trực tuyến
Văn phòng TCMT đã ra mắt Website riêng nhằm truyền đạt thông tin quản lý và các quyết định quan trọng đến cộng đồng Website cung cấp giới thiệu về TCMT, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cùng với các bài nghiên cứu đánh giá hiện trạng môi trường Ngoài ra, người dân và doanh nghiệp có thể tìm thấy thông tin về các dịch vụ hành chính theo yêu cầu, đồng thời gửi phản hồi, ý kiến hoặc nguyện vọng của mình Dưới đây là giao diện của Website:
Hình 2.22 Giao diện Website trực tuyến – Cổng thông tin điện tử của TCMT
Cơ sở vật chất phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư
Trong những năm gần đây, phòng văn thư của văn phòng TCMT đã được trang bị cơ sở vật chất hiện đại nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác văn thư Hệ thống cơ sở vật chất không ngừng được cải thiện và nâng cao, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư của cơ quan.
Để đáp ứng nhu cầu công việc, các máy móc hiện đại như máy fax, máy scan, máy in, máy tính và máy photo đã được cập nhật Mỗi chuyên viên được trang bị một máy tính kết nối internet, giúp họ cập nhật thông tin bên ngoài và sử dụng hiệu quả Hệ thống QLVB-HSCV Các phần mềm hỗ trợ công tác văn thư chủ yếu bao gồm Word, Excel, phần mềm hỗ trợ chữ ký số và Hệ thống QLVB-HSCV.
Văn phòng TCMT có phòng văn thư lưu trữ chuyên trách thực hiện công tác văn thư với đội ngũ gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 chuyên viên và 2 cán bộ hợp đồng Để hiện đại hóa công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả, Chánh văn phòng đã điều động anh Nguyễn Hoàng Nam từ Trung tâm tin học về phòng Văn thư lưu trữ để quản lý văn bản đến trên hệ thống Trung tâm Tin học cũng chịu trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban và tổ chức các buổi tập huấn về sử dụng ký số và Hệ thống QLVB-HSCV.
Tiểu kết Chương 2 cho thấy việc hiện đại hóa công tác văn thư đã mang lại hiệu quả tích cực trong giải quyết công việc tại Văn phòng TCMT Các nội dung chính của quá trình này bao gồm: chủ trương hiện đại hóa, áp dụng Hệ thống QLVB-HSCV, sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn bản, mẫu hóa trong soạn thảo văn bản, phát triển website trực tuyến và cải thiện cơ sở vật chất Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Chương 3 sẽ đề xuất các giải pháp để giải quyết những tồn đọng này.