PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Chương trình trọng điểm của Việt Nam hiện nay là đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNH-HĐH) nhằm đưa đất nước trở thành một quốc gia công nghiệp hiện đại Đồng thời, Việt Nam cũng hướng tới việc cải cách toàn diện nền hành chính quốc gia với mục tiêu xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm và chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn Hiện đại hóa nền hành chính có tác động tích cực đến cải cách thủ tục hành chính, do đó, cần nhận thức đúng về hiện đại hóa nền hành chính và vai trò của nó trong công cuộc cải cách này.
Cải cách hành chính ở Việt Nam đang đối mặt với nhu cầu cấp thiết như cung cấp thông tin cho lãnh đạo, rút ngắn thủ tục hành chính và đảm bảo sự hài lòng của người dân, đồng thời ngăn chặn tình trạng phiền hà và lạm quyền từ cán bộ, công chức Tuy nhiên, một số cơ quan vẫn chưa thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, dẫn đến nhiều chương trình hành động và nghị quyết chưa được triển khai đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu.
Để nâng cao kỷ luật hành chính và chất lượng phục vụ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thường xuyên phổ biến các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước Đặc biệt, cần chú trọng đến các yêu cầu và giải pháp về công tác cán bộ theo Nghị quyết Trung ương 4 khoá XI, nhằm củng cố niềm tin của Nhân dân và đảm bảo sự nghiêm minh trong thực thi pháp luật.
"Một số vấn đề cấp bách về xây dựng Đảng hiện nay”.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) là cơ quan của Chính phủ, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về nông nghiệp, thủy sản, chăn nuôi, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi và phát triển nông thôn trên toàn quốc Bộ cũng quản lý các dịch vụ công và đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại các doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định pháp luật.
Bộ NN&PTNT đã ban hành Chỉ thị số 8362/CT-BNN-TCCB ngày 04 tháng
Trong năm 2016, nhằm tăng cường kỷ luật và kỷ cương hành chính, ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (NN&PTNT) đã triển khai các Chỉ thị số 26/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 16/CT-TTg của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT Những chỉ thị này yêu cầu các cơ quan hành chính thực hiện nghiêm túc công tác dân vận, đồng thời nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan trong việc đảm bảo kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động hành chính.
Bộ và Giám đốc các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cần thực hiện công khai, minh bạch và dân chủ trong quản lý, đồng thời giải quyết kịp thời những bức xúc, kiến nghị của công chức, viên chức và người lao động cũng như nhân dân Việc tăng cường giáo dục đạo đức công vụ và nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân sẽ tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ trong tác phong làm việc của đội ngũ công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan, đơn vị.
Theo Báo cáo kết quả xác định chỉ số hành chính – Parinder năm 2015 của
Bộ Nội vụ và Bộ NN&PTNT đứng thứ 13 trong tổng số 19 cơ quan Bộ, với tỷ lệ 83,73% Đến năm 2016, Bộ NN&PTNT vẫn giữ vị trí thứ 13, nhưng tỷ lệ giảm xuống còn 79,12%, giảm 4,61% so với năm 2015 Báo cáo kết quả chỉ số cải cách hành chính năm 2014-2015 cho thấy sự thay đổi trong hiệu quả hoạt động của các bộ.
Bộ NN&PTNT đã tích cực thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo kế hoạch, tuy nhiên cần chú trọng hơn nữa vào công tác này trong những năm tới để đạt và vượt chỉ tiêu đề ra.
Ngày 20 tháng 5 năm 2017, Văn phòng Bộ đã tổ chức Hội nghị “Bàn giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng” Thành phần tham dự gồm có: Lãnh đạo Văn phòng; Ban chấp hành Đảng uỷ, Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh Văn phòng; Trưởng ban Thanh tra nhân dân; cấp trưởng, phó; cấp uỷ chi bộ, Chủ tịch Công đoàn bộ phận các đơn vị trực thuộc Văn phòng; Cán bộ lãnh đạo cấp phòng Hội nghị bàn giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng, công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ và các hoạt động chung của cơ quan Bộ trong giai đoạn năm 2016 – 2017, Văn phòng Bộ đã đề ra kế hoạch nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng theo hướng Văn phòng “Hiện đại - Thân thiện – Hiệu quả”
Trong những năm gần đây, lãnh đạo Văn phòng Bộ NN&PTNT đã tăng cường công tác chỉ đạo và điều hành thông qua sự phối hợp chặt chẽ của cấp ủy và tập thể lãnh đạo Các đơn vị đã chủ động triển khai nhiệm vụ theo kế hoạch hàng năm, đáp ứng yêu cầu thực tiễn Đồng thời, Văn phòng đang từng bước hiện đại hóa công tác phục vụ văn phòng nhằm hỗ trợ tái cơ cấu ngành nông nghiệp.
Từ những lí do trên, tôi đã chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại
Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cuộc cách mạng công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNH-HĐH) đất nước đang diễn ra mạnh mẽ và được Đảng cũng như Nhà nước đặc biệt chú trọng Nghiên cứu về quản trị văn phòng đã đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp trong việc áp dụng vào hoạt động của mình Hiện nay, có nhiều tài liệu như sách, bài giảng, tạp chí và kỷ yếu liên quan đến hiện đại hóa văn phòng Các nghiên cứu về công tác văn phòng và quản trị văn phòng đã được phát triển qua nhiều sách và giáo trình lý luận.
Cuốn sách "Quản trị hành chánh văn phòng" của Nguyễn Hữu Thân (2007), do NXB Thống kê phát hành tại Hà Nội, cung cấp cái nhìn tổng quan về quản trị hành chính văn phòng Tác phẩm này đề cập đến các khái niệm cơ bản liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng, đồng thời trình bày các phương pháp quản trị hành chính khoa học và thực hiện các nghiệp vụ văn phòng hiệu quả.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014) trong tác phẩm "Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học" đã cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị văn phòng và công tác lưu trữ Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đổi mới và hiện đại hóa quy trình làm việc tại văn phòng, cũng như hiện đại hóa công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu Những nỗ lực này không chỉ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội.
Cuốn sách "Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước" do Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự và Lê Đình Chúc biên soạn (2002) được xuất bản bởi NXB Đại học Quốc gia, bao gồm 3 chương Giáo trình này cung cấp cái nhìn tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng, bao gồm công tác văn thư và lưu trữ Nội dung cuốn sách mang lại giá trị thiết thực cho việc học tập và nâng cao hiệu quả công việc trong các cơ quan nhà nước.
Lý luận về hiện đại hóa văn phòng đã được đề cập đến trong một số giáo trình sau:
Tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) trong "Giáo trình Quản trị Văn phòng" do NXB Đại học Kinh tế Quốc dân phát hành đã trình bày nội dung chính của giáo trình thành hai phần.
Cuốn giáo trình này tập trung vào việc quản lý văn phòng trong các cơ quan và tổ chức, bao gồm những vấn đề chung về văn phòng và các nghiệp vụ cơ bản cần thiết.
Học viện Hành chính quốc gia (2009) đã xuất bản cuốn "Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước" do NXB Khoa học & Kỹ thuật phát hành tại Hà Nội Cuốn giáo trình này trình bày các nghiệp vụ quản trị văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong cơ quan nhà nước, đặc biệt nhấn mạnh công tác hiện đại hóa văn phòng.
Cuốn giáo trình "Quản trị Văn phòng" của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In và Đỗ Văn Thắng (2015), do NXB Đại học quốc gia Hồ Chí Minh phát hành, cung cấp những kiến thức cơ bản về quản lý văn phòng, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan tổ chức.
2.3 Các bài viết trên các tạp chí Để làm phong phú hơn về lý luận hiện đại hóa văn phòng, trên các tạp chí chuyên ngành có một số bài viết tiêu biểu:
PGS.TS Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước, Tạp chí nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9
ThS Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình Văn phòng Xanh – Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước
TS Nguyễn Văn Hậu (2016) nhấn mạnh vai trò quan trọng của quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ Ông cho rằng quản trị văn phòng không chỉ là công tác tổ chức mà còn là yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý Bài viết đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia, cung cấp cái nhìn sâu sắc về sự cần thiết của việc áp dụng các công nghệ mới trong quản lý văn phòng để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
2.4 Đề tài nghiên cứu khoa học
Chủ đề hiện đại hóa văn phòng đã được thảo luận sôi nổi tại nhiều hội thảo, tọa đàm khoa học và trong các đề tài nghiên cứu cũng như khóa luận tốt nghiệp.
Kỷ yếu Hội nghị Khoa học năm 2005 về “Quản trị văn phòng - Lý luận và Thực tiễn” được xuất bản bởi trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, cung cấp những kiến thức quan trọng về quản trị văn phòng, kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn Tài liệu này không chỉ là nguồn tham khảo quý giá cho sinh viên và giảng viên mà còn hỗ trợ các nhà quản lý trong việc nâng cao hiệu quả công việc văn phòng.
Cuốn kỷ yếu này tập hợp nhiều bài viết từ các nhà nghiên cứu và PGS.TS hàng đầu trong lĩnh vực “Quản trị văn phòng” Những tác giả có nhiều năm kinh nghiệm trong nghiên cứu, giảng dạy và công tác văn phòng tại các cơ quan nhà nước đã cung cấp cho người đọc những kiến thức quan trọng về ngành này Mục tiêu của cuốn kỷ yếu là đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức lý thuyết vững chắc và kỹ năng nghiệp vụ văn phòng chuyên nghiệp.
Kỷ yếu "Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên quản trị văn phòng" của Khoa quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã lựa chọn 21 ý tưởng khoa học mới mẻ và khả thi từ các đề xuất tham dự Những đề tài này không chỉ áp dụng kiến thức học được để giải quyết các vấn đề thực tiễn trong học tập mà còn phát triển kỹ năng cần thiết cho nhà quản trị văn phòng Đặc biệt, các công trình nghiên cứu của tác giả Tạ Thị Nhật Lệ, Phạm Thị Thạch Thào, Bùi Trâm Anh đã cung cấp cái nhìn tổng quan về hiện đại hóa văn phòng tại Việt Nam, góp phần nâng cao hiểu biết về lĩnh vực này.
Bài viết của Ngô Thị Diên (2016) phân tích thực trạng áp dụng hiện đại hóa tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, so sánh với mô hình tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Ngoài ra, các đề tài tốt nghiệp như “Khảo sát, đánh giá thực trạng Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty cổ phần Sông Đà 10” của Nguyễn Thị Hoa và “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” của Trung Thị Ngân (2017) cũng được đề cập, là những nghiên cứu tiêu biểu được lưu trữ tại Trung tâm Thư viện của Trường Đại học Nội vụ.
Hà Nội rất đáng để tham khảo và học hỏi
Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, tổng hợp và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng;
- Hai là, nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT;
- Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản quy định của nhà nước về đề tài văn phòng và hiện đại hóa văn phòng cơ quan nhà nước
- Nghiên cứu các khái niệm chung về văn phòng, công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng
Khảo sát và đánh giá thực tế việc áp dụng các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại Bộ NN&PTNT nhằm đưa ra nhận xét cụ thể và xác thực về hiệu quả của những cải tiến này.
- Đưa ra những kiến nghị mang tính chất cá nhân, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ
Tác giả nghiên cứu năm vấn đề chính trong hoạt động văn phòng, bao gồm công tác văn thư - lưu trữ, tham mưu - tổng hợp, quản trị nhân lực, quản trị thiết bị, và ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc văn phòng.
+ Về không gian: Khảo sát thực tế tại 05 phòng: Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Tin học
+ Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu tài liệu liên quan của Văn phòng Bộ NN&PTNT từ năm 2014 đến năm 2016.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Bộ NN&PTNT đã nhận được sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo, tuy nhiên kết quả đạt được vẫn còn hạn chế Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu một nghiên cứu đầy đủ và toàn diện về lý luận cũng như thực tiễn để đưa ra các giải pháp hiệu quả cho việc hiện đại hóa.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã nghiên cứu lý luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, đồng thời áp dụng một số phương pháp nghiên cứu khác.
- Phương pháp thu thập tài liệu, thông tin liên quan
- Phương pháp điều tra, khảo sát (Phụ lục 10 Mẫu phiếu khảo sát đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ)
- Phương pháp tổng hợp, phân tích biểu đồ, so sánh số liệu
Phương pháp quan sát thực tế là một công cụ hiệu quả để phân tích các thao tác và quy trình công việc hàng ngày Bằng cách đánh giá điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình làm việc, chúng ta có thể xác định những bất hợp lý và sai sót Từ đó, việc đổi mới và cải tiến công tác văn phòng sẽ trở nên khả thi hơn, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Một số khái niệm liên quan
Văn phòng đóng vai trò then chốt trong việc điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và chất lượng công việc Đây không chỉ là bộ phận đầu não mà còn là bộ mặt đại diện cho cơ quan Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Do đó, công tác văn phòng cần được nâng cao để đáp ứng yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phát triển của đất nước.
Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau:
Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ điều hành của Ban Lãnh đạo tại các cơ quan, đơn vị Trong các cơ quan thẩm quyền lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Tổng công ty, văn phòng được thành lập để quản lý và điều phối công việc Ngược lại, tại các cơ quan nhỏ hơn, văn phòng thường chỉ là phòng hành chính tổng hợp.
Văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn vị, đồng thời là địa điểm giao tiếp nội bộ và ngoại bộ của những tổ chức này.
Văn phòng được xem như một bộ máy hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc thực hiện các chức năng được giao Nó là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động dưới sự điều hành của các nhà quản trị cấp cao.
Văn phòng được định nghĩa là trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn vị, nơi diễn ra các hoạt động hỗ trợ cho việc điều hành và quản lý của lãnh đạo Nó có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh.
1.1.1.2 Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động quan trọng trong quản lý, giúp người quản lý kết nối và điều phối các hoạt động của đơn vị một cách hiệu quả Để làm được điều này, người quản lý cần có kiến thức sâu rộng và khả năng ra quyết định nhanh chóng Tuy nhiên, những yêu cầu này thường vượt quá khả năng của họ, vì vậy cần có lực lượng hỗ trợ, đặc biệt là trong công tác tham mưu và tổng hợp thông tin.
Tham mưu là hoạt động hỗ trợ tìm kiếm quyết định tối ưu trong quản lý, nhằm đạt kết quả cao nhất Các cá nhân hoặc tập thể làm công tác tham mưu thường hoạt động độc lập với chủ thể quản lý, và thường được đặt tại văn phòng để thuận lợi cho công việc Văn phòng cần tổng hợp, phân tích và quản lý thông tin từ cả bên trong và bên ngoài theo nguyên tắc nhất định để đưa ra ý kiến tham mưu Ngoài ra, các bộ phận nghiệp vụ chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán cũng đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo trong các vấn đề cụ thể Do đó, văn phòng không chỉ thực hiện công tác tham mưu mà còn thu thập và tổng hợp ý kiến từ các bộ phận khác để cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Lãnh đạo cơ quan thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình kế hoạch công tác theo quý, tháng, tuần và ngày Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác và tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị cần có điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị và dụng cụ Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, bố trí và quản lý các phương tiện này, phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị Mục tiêu của công tác văn phòng là tối ưu hóa chi phí trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả cao nhất Tóm lại, văn phòng không chỉ hỗ trợ lãnh đạo mà còn thực hiện ba chức năng độc lập nhưng bổ sung cho nhau, khẳng định sự cần thiết phải có văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.1.3 Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước
Công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác cho cán bộ lãnh đạo, giúp họ nắm bắt tình hình thực tế Nếu cán bộ văn phòng không nắm bắt đúng thông tin, lãnh đạo sẽ gặp khó khăn trong việc ra quyết định và giải quyết công việc hiệu quả.
Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì:
- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà nước
- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo
Công việc văn phòng không chỉ giới hạn trong nội bộ mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan nhà nước, tác động đến chất lượng và hiệu quả làm việc Marc MC Cormack đã chỉ ra rằng hình thức và sự tổ chức của văn phòng, như sự gọn gàng và sạch sẽ, có mối liên hệ chặt chẽ với hiệu quả công việc Sự hiệu quả của văn phòng tỷ lệ thuận với cách thức tổ chức và trình bày không gian làm việc.
1.1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.1.2.1.Khái niệm công tác văn phòng
Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 Ngô Quyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằm giúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước Ghi nhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thống của Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước Ngày 22 tháng 7 năm
Vào năm 2004, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 828/QĐ-TTg, công nhận ngày 28 tháng 8 hàng năm là ngày truyền thống của Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước Hàng năm, các văn phòng, đặc biệt là văn phòng cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức hội thảo và gặp mặt chúc mừng để tôn vinh vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính.
Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rất nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau:
Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan Những nhiệm vụ này được thực hiện bởi bộ phận văn phòng (văn phòng/hành chính) trong một không gian văn phòng nhất định Nhân viên làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định cho các chức danh như Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, và các vị trí khác liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ.
Theo Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng”, công tác văn phòng được định nghĩa là tổng thể các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu, nhằm duy trì hoạt động hiệu quả của cơ quan, tổ chức để đạt được kết quả mong muốn.
Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT
Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT
Hình 2 Cổng ra vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Tên cơ quan: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Địa chỉ: Số 2 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội
Ngày 17 tháng 02 năm 2017 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng nhiệp vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NN&PTNT) là cơ quan của Chính phủ có trách nhiệm quản lý nhà nước về các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phòng chống thiên tai Bộ cũng chịu trách nhiệm phát triển nông thôn và quản lý các dịch vụ công trong các ngành thuộc phạm vi quản lý của mình theo quy định pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ NN&PTNT
Bộ NN&PTNT thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo Nghị định 123/2016/NĐ-CP, bao gồm việc trình Chính phủ các dự án luật, nghị định và nghị quyết liên quan đến quản lý nhà nước của Bộ Bộ cũng chịu trách nhiệm trình các chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng năm cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ Ngoài ra, Bộ phê duyệt các chiến lược và chương trình phát triển ngành, ban hành các thông tư, quyết định và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, đồng thời tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực quản lý của Bộ Cuối cùng, Bộ công bố, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các chính sách, chiến lược đã phê duyệt, đồng thời tuyên truyền và giáo dục pháp luật liên quan đến ngành.
Bộ có trách nhiệm kiểm tra các Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) do Bộ, Hội đồng nhân dân (HĐND), và Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố ban hành liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nếu phát hiện quy định trái với các VBQPPL thuộc lĩnh vực của Bộ, sẽ xử lý theo quy định của pháp luật Các lĩnh vực bao gồm trồng trọt và bảo vệ thực vật, chăn nuôi và thú y, thủy sản, diêm nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, phòng chống thiên tai, phát triển nông thôn, an toàn thực phẩm nông, lâm, thủy sản và muối, quản lý chất lượng giống vật tư, bảo quản, chế biến, vận chuyển nông, lâm, thủy sản và muối, thương mại nông sản, quản lý đầu tư, doanh nghiệp và hợp tác xã, quản lý dự trữ quốc gia về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, khoa học và công nghệ, khuyến nông, bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học.
Theo Nghị định 15/2017/NĐ-CP ban hành ngày 17 tháng 02 năm 2017, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (NN&PTNT) được quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Các thông tin chi tiết có thể tham khảo tại Phụ lục 1 của nghị định này.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT
(Xem Phụ lục 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT )
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB, ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2017 bởi Bộ trưởng Bộ NN&PTNT, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của Văn phòng, đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Văn phòng Bộ NN&PTNT là tổ chức chịu trách nhiệm tham mưu tổng hợp về các chương trình và kế hoạch công tác, đồng thời phục vụ các hoạt động của Bộ.
Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản cùng kinh phí hoạt động là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo đảm các phương tiện và điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động chung của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
- Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của pháp luật
Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của Bộ cùng với nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị Tham mưu và tổng hợp báo cáo về công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ Giám sát việc thực hiện Quy chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, tổ chức và địa phương.
Chủ trì và phối hợp trong việc chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, tiếp khách, cũng như các chuyến công tác của Lãnh đạo Bộ Đồng thời, thông báo các ý kiến kết luận và giao nhiệm vụ từ Lãnh đạo Bộ đến các bộ phận liên quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện sau khi ban hành
Xây dựng quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ liên quan đến hành chính, văn thư, lưu trữ và thông tin theo quy định của cơ quan Bộ.
Tham mưu và theo dõi hoạt động báo chí, xuất bản, báo cáo Bộ về những vấn đề liên quan; tổ chức thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định pháp luật và phân công của Bộ trưởng Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng và thực hiện các chương trình, kế hoạch thông tin, truyền thông về nông nghiệp và phát triển nông thôn của Bộ cùng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Bộ là đơn vị đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm và tham gia vào các hoạt động tổ chức hội chợ theo sự phân công của Bộ trưởng.
- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của Bộ, ngành
Quản lý và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ và Văn phòng Bộ; đồng thời, đảm nhận vai trò đầu mối trong việc phối hợp và vận hành hệ thống họp trực tuyến của Bộ.
- Quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ
- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, duy trì quân sự và tự vệ, đồng thời nâng cao y tế, vệ sinh môi trường và cải thiện cảnh quan trong cơ quan là nhiệm vụ quan trọng.
Bộ dự án kinh phí hành chính hàng năm được tổng hợp nhằm phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ Việc quản lý và tổ chức thực hiện nguồn kinh phí hành chính và sự nghiệp là trách nhiệm của cơ quan này Đồng thời, cơ quan cũng quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản cùng các nguồn kinh phí khác theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng và quy định của pháp luật.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ, nhằm giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động nhận lương từ Văn phòng Bộ.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố HCM
- Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theo quy định
Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức và người lao động, đồng thời thực hiện chế độ tiền lương cùng các chính sách đào tạo, khen thưởng và kỷ luật đối với các đối tượng này theo phân cấp của Bộ.
- Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí và cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng phân công
2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT
(Xem Phụ lục 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ NN&PTNT)
Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng
2.3.1 Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng
Ngày 14 tháng 8 năm 2015 tại Đà Nẵng, Bộ NN&PTNT đã tổ chức Hội nghị công tác văn phòng năm 2015 với chủ đề: “Nâng cao chất lượng công tác Văn phòng phục vụ Chương trình Tái cơ cấu ngành nông nghiệp gắn với XD NTM.”
Tại Hội nghị, Ông Trần Quốc Tuấn, Chánh văn phòng Bộ, đã báo cáo rằng từ năm 2008 đến nay, hệ thống tổ chức công tác Văn phòng từ Bộ đến các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở NN&PTNT các tỉnh, thành phố đã được kiện toàn, đồng bộ, và từng bước trở nên chính quy, hiện đại và chuyên nghiệp Đặc biệt, hệ thống quy chế, quy định và chế độ công vụ, nghiệp vụ công tác văn phòng đã được hoàn thiện từng bước.
Quy trình ISO tại Văn phòng Bộ đang dần được hoàn thiện, với danh mục các quy trình ISO được thực hiện Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được áp dụng tại Khối cơ quan Bộ NN&PTNT.
STT Đơn vị/Tên loại/Quy trình Tên viết tắt quy trình Đơn vị soạn thảo Quy trình số Ghi chú
1 Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến của bộ QT-VBĐ BNN-VP 01
2 Quy trình trình ký, phát hành văn bản của Bộ
3 Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch chuyển điện thoại, fax của Bộ QT-LĐĐT BNN-VP 03
4 Quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng của Bộ QT-CTCT BNN-VP 04
5 Quy trình xây dựng báo cáo công tác tháng, năm của Bộ
6 Quy trình tổ chức hội nghị QT-TCHN BNN-VP 06
7 Quy trình tổ chức cuộc họp, làm việc của lãnh đạo Bộ QT-TCLV BNN-VP 07
8 Quy trình thanh toán tiền mặt, chuyển khoản
9 Quy trình cung cấp và quản lý tài sản công QT-QLTS BNN-VP 09
10 Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ QT-KTTL BNN-VP 10
11 Quy trình sửa chữa, thay thế thiết bị công nghệ thông tin
12 Quy trình phục vụ xe đi công tác QT-PVX BNN-VP 12
13 Quy trình tổ chức công tác bảo vệ QT-TTBV BNN-VP 13
Bài viết đề cập đến 13 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng tại Khối cơ quan Bộ NN&PTNT, nhằm xây dựng hệ thống quản lý hành chính nhà nước hiệu quả Các quy trình này tạo ra khuôn khổ hành động cho nhân viên, giúp lãnh đạo kiểm tra và giám sát công việc Tuy nhiên, việc áp dụng tiêu chuẩn này còn thiếu linh hoạt, dẫn đến khó khăn trong việc xử lý các tình huống phát sinh như văn bản gấp, gây ra tình trạng trình tắt và thiếu chữ ký cần thiết Do đó, cần bổ sung quy trình tuyển dụng nhân sự để đảm bảo công tác quản lý và tuyển dụng được chuẩn hóa theo quy định của nhà nước.
2.3.2 Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Văn phòng Bộ NN&PTNT tọa lạc tại tòa nhà A2, số 2 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội, dễ dàng tiếp cận từ cổng chính, thuận lợi cho việc tiếp đón khách quốc tế và các đơn vị trong và ngoài Bộ Tòa nhà gồm 3 tầng với 14 phòng làm việc: tầng 1 dành cho các Phòng chuyên trách, tầng 2 là nơi làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, và tầng 3 là văn phòng của Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng cùng Đảng ủy Bộ Quầy lễ tân hoạt động 24/24, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp đón khách với sự hướng dẫn chu đáo, lịch sự Phòng khách được trang bị ghế sofa sang trọng, bàn tiếp khách với nước uống, trà, cà phê và bánh ngọt phục vụ tận tình cho khách.
Phòng làm việc của Khối Văn phòng được thiết kế riêng biệt, cách âm hiệu quả để nâng cao năng suất công việc hàng ngày Phòng Kế toán được trang bị 03 két sắt an toàn, đảm bảo bảo vệ tài sản của cơ quan khỏi rủi ro mất cắp Phòng Văn thư – Lưu trữ được đặt ngay tại cầu thang, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao văn bản giữa nhân viên chuyển phát và văn thư Mỗi phòng làm việc đều được trang bị đầy đủ thiết bị như máy tính kết nối internet, máy photocopy, máy nước tự động và điều hòa không khí.
Tại sảnh chờ 2A2, khách hàng có thể sử dụng máy tính bàn và Wifi miễn phí, giúp việc tra cứu thông tin nhanh chóng Trang thiết bị văn phòng không chỉ phục vụ cho cán bộ, công chức mà còn hỗ trợ các tổ chức, đơn vị và cá nhân đến làm việc tại Văn phòng Bộ Khuôn viên của Bộ được bao quanh bởi nhiều cây xanh, tạo không gian thân thiện với môi trường, mang lại cảnh quan mát mẻ và thoáng đãng cho cán bộ và công chức làm việc.
Hình 3 Sảnh chính của Bộ NN&PTNT
Hình 4 Hội trường lớn của Bộ NN&PTNT
Hình 5 Phòng tiếp khách của Văn phòng Bộ
2.3.3 Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng
Để nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, chúng ta cần hiện đại hóa nền hành chính, chuyển từ chức năng cai trị sang phục vụ nhân dân Việc thực hiện các công tác tham mưu tổng hợp, văn thư - lưu trữ, quản trị nhân sự, quản trị thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là những nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình này.
2.3.3.1.Công tác Tham mưu – Tổng hợp
Tham mưu là quá trình đưa ra các ý tưởng sáng tạo và khoa học nhằm hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn Hoạt động này không chỉ bao gồm việc kiến nghị, đề xuất các phương án tối ưu, mà còn tìm kiếm những quyết định hiệu quả nhất để nâng cao hiệu suất quản lý.
Công tác tham mưu tổng hợp trong Văn phòng là hoạt động đề xuất ý tưởng, sáng kiến và giải pháp cho lãnh đạo Bộ, dựa trên việc tổng hợp thông tin hữu ích Hoạt động “Tham mưu” được hình thành từ quá trình “Tổng hợp”, vì vậy chất lượng của “tổng hợp” ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của “tham mưu”.
Văn phòng Bộ có vai trò quan trọng trong việc tham mưu tổ chức và điều hành công việc chung của cơ quan, bao gồm việc xây dựng chương trình công tác theo tháng, quý và năm cho ngành Nông nghiệp Hiệu quả lãnh đạo và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Bộ phụ thuộc vào khả năng tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch Chức năng tham mưu của Văn phòng Bộ cũng liên quan mật thiết đến chức năng thông tin tổng hợp, đóng vai trò quyết định trong việc ra các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện chúng.
Trong năm 2016, Văn phòng Bộ đã phối hợp với các đơn vị để xây dựng gần 50 báo cáo định kỳ và đột xuất, phục vụ công tác chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo Bộ Đồng thời, Văn phòng cũng đã rà soát và tổng hợp các nhiệm vụ được Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ giao, xây dựng và ban hành gần 90 thông báo kết luận và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo tại các cuộc họp, đồng thời đôn đốc các đơn vị thực hiện các ý kiến chỉ đạo này.
Bộ tại các thông báo kết luận.(5)Số liệu cung cấp từ phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ
Văn phòng Bộ đã nâng cao chất lượng công tác tham mưu và tổng hợp, đồng thời tích cực chỉ đạo và chấn chỉnh công tác thông tin tại các đơn vị Đặc biệt, gần như 100% các đơn vị đã gửi báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.
Văn phòng Bộ đã chủ động xây dựng kế hoạch và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính và tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng cũng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian và đảm bảo chất lượng công việc Đặc biệt, Văn phòng đã nghiên cứu và phát triển phiên bản đầu tiên của Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng trên Cổng thông tin điện tử, phục vụ việc tiếp nhận thông tin về phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn, sự cố môi trường biển, quản lý rừng, và tạo cầu nối giữa cộng đồng và Văn phòng Bộ Dự kiến, vào đầu năm 2017, Cổng Tiếp nhận sẽ được đưa vào vận hành thử nghiệm và sớm chính thức hoạt động.
Văn phòng Bộ thường xuyên theo dõi và tổng hợp tin tức nhạy cảm liên quan đến nông nghiệp và phát triển nông thôn từ các phương tiện thông tin đại chúng Đồng thời, Văn phòng phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ để triển khai các biện pháp xử lý thông tin hiệu quả Trong năm 2016, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Tổng cục xử lý tổng cộng 54 tin tức.