LỜI MỞ ĐẦUTrước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Bùi KimLuận – giảng viên cố vấn, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua.Trong thời
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS
Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Quảng Cáo Truyền Thông Sự Kiện Focus
- Giám đốc: Lê Văn Phong
- Trụ sở: K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng
- Ngành nghề chính: Tổ chức sự kiện, giới thiệu và xúc tiến thương mại
- Ngành nghề kinh doanh khác:
Dịch vụ liên quan đến in
Hoàn thiện công trình xây dựng khác
Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận khác
Hoạt động thiết kế chuyên dụng khác
Hình 1.1 Logo của công ty Focus Events
1.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh a Tầm nhìn
Chúng tôi hướng đến việc trở thành công ty truyền thông hàng đầu, chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các gói dịch vụ và giải pháp xây dựng, phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp Sứ mệnh của chúng tôi là tạo cầu nối cho doanh nghiệp hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu, thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia.
Công ty cam kết quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện, trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình và tổ chức sự kiện tại Việt Nam Chúng tôi tận dụng đội ngũ cán bộ có năng lực và kinh nghiệm để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm du lịch khác biệt và chất lượng, đáp ứng kỳ vọng của du khách trong và ngoài nước Đồng thời, công ty góp phần gìn giữ và quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam, hỗ trợ các thương nhân và thương hiệu gia tăng giá trị và kỹ năng kinh doanh Chúng tôi cũng tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, cung cấp nhiều cơ hội và thử thách để phát triển.
Nền tảng thành công của công ty là tạo ra môi trường tối ưu cho cá nhân phát triển tối đa năng lực Chúng tôi luôn sáng tạo và linh hoạt, với mục tiêu cung cấp dịch vụ hoàn hảo Đội ngũ không ngừng nỗ lực mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thông qua dịch vụ chất lượng và quy trình chuyên nghiệp, luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để thấu hiểu Chúng tôi xác định tầm nhìn tương lai, nhận định xu hướng và nhu cầu thị trường, đồng thời không ngừng học hỏi để phát triển bền vững Mục tiêu của chúng tôi là gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng và kết nối thế giới thương hiệu, cùng với việc phát triển nguồn nhân lực mạnh mẽ và công nghệ tiên phong, tất cả đều lấy khách hàng làm tâm điểm và cam kết phát triển bền vững.
1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại công ty Focus Events
-Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy, PG PB…
-Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn không, máy chiếu màn hình…
-Xây dựng TVC Quảng cáo
-Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, Email Marketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp.
-Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO google, chăm sóc website.
-Dịch vụ quay phim chụp hình.
-PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Focus Events
Công ty Focus Events được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số
Công ty có mã số 0402046727 được cấp bởi Chi cục thuế khu vực Cẩm Lệ - Hòa Vang vào ngày 17/06/2020, với trụ sở tại K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 18/06/2020.
Từ những ngày đầu thành lập, công ty đã phải đối mặt với nhiều thách thức như cạnh tranh với các doanh nghiệp lâu năm và thiếu sự nhận biết từ khách hàng Tuy nhiên, nhờ vào sự kiên cường, quyết tâm và khai thác hiệu quả nguồn nhân lực, công ty đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu lớn Sắp tới, công ty sẽ khai trương chi nhánh đầu tiên tại TP Hồ Chí Minh, với mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực quảng bá truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam, nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events
Chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý các vấn đề chung, giải quyết các chiến lược nội bộ và đối ngoại, cũng như ký kết hợp đồng với các đối tác.
-Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.
-Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.
-Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban.
-Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.
-Giải quyết các vấn đề trong công ty.
Người quản lý đội ngũ kinh doanh có trách nhiệm điều phối hoạt động, xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh theo chỉ đạo của cấp trên, nhằm đạt được mục tiêu doanh số đề ra.
Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:
(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)
Quản lý đội ngũ nhân viên là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới và đào tạo họ trở thành đại diện thương mại xuất sắc cho công ty.
-Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối công việc cho nhân viên kinh doanh,
-Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhân viên
-Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng
Báo cáo thông tin phản hồi từ khách hàng lên cấp trên là một bước quan trọng trong việc cải thiện dịch vụ Việc thu thập và thống kê các phản hồi này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng Đồng thời, đọc và phân tích bản tin thương mại cũng cung cấp thông tin quý giá để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
-Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch
-Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng
Phát triển các dự án kinh doanh mới là một yếu tố quan trọng trong việc thu thập và đánh giá thông tin về cạnh tranh thị trường Đồng thời, việc xác định nguồn khách hàng tiềm năng và tiếp xúc trực tiếp với họ cũng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
-Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợ máy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…
-Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viên với lịch làm theo tuần, tháng
Là thuyền trưởng của con tàu marketing doanh nghiệp, người giữ vai trò này có trách nhiệm dẫn dắt và quản lý toàn bộ hoạt động marketing, đảm bảo sự thành công trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp.
-Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm các cơ hội marketing mới
Để cập nhật kiến thức ngành nghề, bạn nên tham gia các hội thảo đào tạo, theo dõi các ấn phẩm chuyên ngành và xây dựng mạng lưới quan hệ cá nhân.
-Phát triển kênh phân phối sản phẩm
Dự báo nhu cầu và theo dõi ngân sách marketing là những yếu tố quan trọng để lập kế hoạch chi tiêu hiệu quả Việc phân tích các biến động của thị trường giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu tài chính trong hoạt động kinh doanh và marketing.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng là yếu tố then chốt để phát triển tệp khách hàng trung thành Việc khám phá insight người tiêu dùng giúp doanh nghiệp dự đoán những cơ hội kinh doanh mới, từ đó thúc đẩy nghiên cứu và phát triển sản phẩm hiệu quả hơn.
Người tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lên kế hoạch và thực hiện các yếu tố sáng tạo cũng như kỹ thuật hậu cần Công việc của họ bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, phát triển chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng.
-Lên kế hoạch cho phòng sự kiện
-Lên kịch bản cho chương trình
-Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty
-Giải quyết thắc mắc của khách hàng
-Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
-Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
-Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng sự kiện
-Đại diện phòng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc
Có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events
Chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý các vấn đề chung của doanh nghiệp, giải quyết các chiến lược nội bộ và ngoại giao, cũng như ký kết hợp đồng với các đối tác.
-Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.
-Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.
-Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban.
-Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.
-Giải quyết các vấn đề trong công ty.
Người chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ kinh doanh phải xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh theo chỉ định của cấp trên, nhằm đạt được mục tiêu doanh số đã đề ra.
Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:
(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)
Quản lý đội ngũ nhân viên là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới và đào tạo họ để trở thành đại diện thương mại xuất sắc cho công ty.
-Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối công việc cho nhân viên kinh doanh,
-Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhân viên
-Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng
Báo cáo thông tin phản hồi của khách hàng lên cấp trên là một phần quan trọng trong việc thu thập và thống kê ý kiến của khách hàng Việc này không chỉ giúp nắm bắt được nhu cầu và mong muốn của khách hàng mà còn hỗ trợ trong việc cải thiện dịch vụ Ngoài ra, việc đọc và thống kê bản tin thương mại cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi xu hướng thị trường và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
-Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch
-Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng
Phát triển các dự án kinh doanh mới là một yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng tiềm năng Việc thu thập và đánh giá thông tin về cạnh tranh trên thị trường giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và nhu cầu của khách hàng Đồng thời, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cũng tạo cơ hội để hiểu rõ hơn về mong muốn và kỳ vọng của họ, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
-Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợ máy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…
-Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viên với lịch làm theo tuần, tháng
Là thuyền trưởng của chiến lược marketing doanh nghiệp, người đảm nhận vai trò này có trách nhiệm dẫn dắt và quản lý toàn bộ hoạt động marketing, đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
-Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm các cơ hội marketing mới
Để cập nhật kiến thức ngành nghề, bạn nên tham gia các hội thảo đào tạo, theo dõi các ấn phẩm chuyên ngành và xây dựng mạng lưới quan hệ cá nhân.
-Phát triển kênh phân phối sản phẩm
Dự báo nhu cầu và theo dõi ngân sách marketing là rất quan trọng để lập kế hoạch chi tiêu hiệu quả Phân tích các biến động của thị trường giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu tài chính trong hoạt động kinh doanh và marketing.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng là chìa khóa để phát triển tệp khách hàng trung thành Bằng cách khám phá insight người tiêu dùng, doanh nghiệp có thể dự đoán những cơ hội kinh doanh mới và từ đó tiến hành nghiên cứu và phát triển sản phẩm hiệu quả hơn.
Là người chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch và thực hiện, tôi đảm nhiệm các yếu tố sáng tạo và kỹ thuật hậu cần cho sự kiện Công việc bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng.
-Lên kế hoạch cho phòng sự kiện
-Lên kịch bản cho chương trình
-Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty
-Giải quyết thắc mắc của khách hàng
-Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
-Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
-Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng sự kiện
-Đại diện phòng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc
Có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.
Người quản lý phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế và triển khai các sản phẩm trong từng giai đoạn sản xuất Họ cũng tổ chức quản lý, kiểm tra chất lượng sản phẩm và tham gia vào quá trình nghiệm thu, bàn giao sản phẩm.
Lập kế hoạch và phương án kỹ thuật chi tiết, cùng với danh mục và hạng mục cung cấp cho các phòng ban liên quan Quản lý và kiểm tra quá trình sản xuất, đồng thời hướng dẫn các đơn vị thực hiện sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra.
Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ dự thầu, đồng thời chuẩn bị ngân sách và thực hiện đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm Ngoài ra, vị trí này còn hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc xác định giá thầu và giá thành sản phẩm.
Trưởng phòng bộ phận không chỉ đảm bảo quá trình vận hành máy móc thiết bị diễn ra suôn sẻ và đúng chu trình, mà còn tìm kiếm các phương pháp cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Đồng thời, họ cũng lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị và công trình một cách hiệu quả.
Quản lý an toàn kỹ thuật là việc xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự, nhằm nâng cao chuyên môn cho các thành viên trong nhóm Đồng thời, phân bổ công việc cho nhân viên cấp dưới và chỉ đạo, hướng dẫn họ để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
-Làm việc với đối tác, tư vấn, giải thích các vấn đề về kỹ thuật cho khách hàng, nhà đầu tư cũng như giám đốc.
-Xử lý tốt các sự cố, rủi ro phát sinh Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quy tắc, tiêu chuẩn.
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện bao gồm việc thực hiện các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí và thể thao Các hình thức tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm và lễ hội đều nhằm mục đích truyền tải thông điệp mà người tổ chức muốn gửi đến công chúng.
Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để biến ý tưởng thành hiện thực, từ giai đoạn lên kế hoạch cho đến khi sự kiện kết thúc.
Phòng tổ chức sự kiện là một phần quan trọng không thể thiếu của công ty Focus Events, đóng vai trò kết nối và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, tạo thành một hệ thống hoạt động thống nhất và hiệu quả.
Phòng tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lên kế hoạch và nội dung cho toàn bộ chương trình của khách hàng hoặc sự kiện tự tổ chức của công ty Họ sẽ triển khai chương trình khi có khách hàng và đồng thời cũng đảm nhiệm việc viết chương trình cho phòng kinh doanh thực hiện.
Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện
(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện công ty Focus Events
Nhân viên thiết kế Nhân viên tổ chức sự kiện
Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện
Trưởng phòng sự kiện là người đảm nhiệm việc lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện, chịu trách nhiệm về sáng tạo và kỹ thuật hậu cần Công việc bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, phát triển chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng.
-Lên kế hoạch cho phòng event
-Lên kịch bản cho chương trình
-Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty
-Giải quyết thắc mắc của khách hàng
-Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
-Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
-Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng event
-Đại diện phòng eventđể trình ý kiến cho ban giám đốc.
Nhân viên thiết kế là bộ phận quan trọng trong phòng tổ chức sự kiện, chuyên trách về thiết kế Vai trò của họ không thể thiếu trong các công ty thuộc lĩnh vực thiết kế, vì họ thể hiện sự sáng tạo và chuyên nghiệp qua từng mẫu thiết kế Chất lượng và mẫu mã sản phẩm của công ty phụ thuộc trực tiếp vào công việc của nhân viên thiết kế.
Nhân viên thiết kế bao gồm các chức năng sau đây:
-Lên kế hoạch, phương án thiết kế sản phẩm, dự án của công ty, theo yêu cầu cụ thể của Ban lãnh đạo hoặc yêu cầu của khách hàng.
-Tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc, lãnh đạo công ty trong công tác quản lý và tổ chức công tác thiết kế.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban trong công ty để quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng các quy định và chính sách của công ty.
Tổ chức chịu trách nhiệm tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về thiết kế sản phẩm và các dự án hợp tác Họ làm việc chặt chẽ với bên tư vấn thiết kế, các đối tác và khách hàng để đảm bảo mọi nội dung liên quan đến thiết kế được thực hiện hiệu quả.
Lập kế hoạch tiến độ thực hiện công việc là bước quan trọng, bao gồm các giai đoạn cụ thể như: lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và tiến hành thực hiện.
Tổ chức và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, nhóm trong từng giai đoạn thiết kế là rất quan trọng Giám sát và theo dõi quá trình thiết kế từ khi ý tưởng được hình thành cho đến khi hoàn thành sơ bộ sản phẩm/dự án Cuối cùng, trình bày dự án trước ban lãnh đạo để được phê duyệt, chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện.
Chúng tôi sẽ thống nhất phương án thiết kế dựa trên yêu cầu từ cấp trên và khách hàng Sau đó, chúng tôi sẽ lập kế hoạch thực hiện, theo dõi tiến độ chặt chẽ và báo cáo kết quả khi có yêu cầu.
Trong quá trình giám sát dự án, chúng tôi cung cấp đánh giá và tư vấn cho ban lãnh đạo nhằm điều chỉnh kế hoạch và phương án thiết kế, đảm bảo đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan để đảm bảo hiệu quả trong công tác thiết kế, bao gồm việc dự trù kinh phí, lập báo cáo tài chính và xây dựng hợp đồng với khách hàng.
Nhân viên tổ chức sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện là người hỗ trợ quản lý hậu cần các sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị và kịch bản cho sự kiện Họ giám sát tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan, đồng thời làm việc theo hướng dẫn của quản lý Từ việc tiếp nhận ý tưởng cho đến khi sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân viên tổ chức sự kiện phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
-Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty, lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
-Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.
-Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách.
-Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,
-Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện.
-Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên, hợp lý.
-Chú ý đến các tiêu chí an toàn.
-Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.
-Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức.
-Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng.
-Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được yêu cầu.
-Đảm nhận vai trò của người chào đón khách trong một số trường hợp.
-Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh.
-Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện.
-Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
-Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng không.
-Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
-Báo cáo kết quả công việc với người quản lý.
Tình hình lao động tại phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events
2.1.4.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính
Bảng 2.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính
Họ Và Tên Chức Vụ Giới Tính
Nam Nữ Đặng Vương Quốc Trưởng phòng X
Nguyễn Đức Nhân viên thiết kế X
Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X
Từ bảng 2.1.4.1 trên ta thấy, tổng số lao động tại phòng sự kiện của công ty là
Công ty có 3 nhân viên trong phòng sự kiện, tất cả đều là nam, chiếm 100% số lượng nhân viên Điều này cho thấy công ty ưu tiên tuyển dụng nam giới với sức bền và sự dẻo dai để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ công việc trong lĩnh vực sự kiện.
2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi
Bảng 2.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi
Họ Và Tên Chức Vụ Độ Tuổi
30 Đặng Vương Quốc Trưởng phòng X
Nguyễn Đức Nhân viên thiết kế X
Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X
Bảng thống kê cho thấy sự chênh lệch lớn về tuổi tác trong phòng sự kiện của công ty, với 100% nhân viên dưới 30 tuổi Điều này phản ánh ưu tiên của công ty trong việc tuyển chọn những nhân viên trẻ, nhiệt huyết và sáng tạo, tạo lợi thế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện – ngành nghề cần những cá nhân năng động và tươi mới.
2.1.4.3 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chuyên môn
Bảng 2.3 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chuyên môn
Chỉ tiêu Số Lượng Tỷ lệ
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Trình độ chuyên môn Đại học 2 66,67%
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng cao, với gần 66,67% nhân viên có trình độ đại học trở lên, tương đương với 2 trong tổng số lao động của phòng sự kiện.
Bảng 2.4 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ ngoại ngữ
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Bên cạnh trình độ chuyên môn, nhân viên tại phòng sự kiện cũng đạt trình độ ngoại ngữ cao với 100% có điểm TOEIC trên 450 Điều này chứng tỏ công ty rất chú trọng đến khả năng ngoại ngữ của nhân viên.
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Cơ sở vật chất kỷ thuật tại phòng sự kiện
Bảng 2.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng sự kiện
Cơ sở vật chất kỹ thuật
1 Phòng có diện tích rộng 3m x 4m 1 Mới
8 Kệ đựng hồ sơ 1 Mới
Phòng sự kiện được trang bị đầy đủ và hiện đại với các thiết bị cần thiết cho nhân viên, bao gồm máy tính kết nối Internet ổn định, giúp nâng cao hiệu quả công việc Hơn nữa, các thiết bị trong phòng thường xuyên được bảo trì và thay thế, đảm bảo luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện
Bảng 2.6 Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus Events
Tuần Công việc thực hiện
Quan sát quá trình làm việc của nhân viên tại công ty bao gồm việc tư vấn và trao đổi thông tin với khách hàng Đồng thời, nhân viên cũng sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in và máy fax Ngoài ra, tham gia vào sự kiện "Lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD" là một phần quan trọng trong hoạt động của công ty.
(Nguồn: nội bộ công ty Focus)
Từ ngày 28/2 đến 6/3/2021, tôi đã được hướng dẫn truy cập vào website của công ty và theo dõi các kênh mạng xã hội như Facebook và YouTube Tôi thực hiện các biện pháp nhằm tăng cường tương tác trên các diễn đàn mạng xã hội của công ty.
Từ ngày 7 đến 13 tháng 3 năm 2021, tôi đã được hướng dẫn về quy trình tổ chức sự kiện và tham gia thực tế trong chương trình "Hẹn ước tháng 3" do công ty tổ chức.
Từ ngày 14 đến 20 tháng 3 năm 2021, tôi đã được hướng dẫn cách xây dựng kịch bản cho một chương trình sự kiện và tìm hiểu về các trang thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện, bao gồm âm thanh và ánh sáng.
(21/3-27/3/2021) Được hướng dẫn thêm về cách thức sale, tìm kiếm khách hàng và tư vấn khách hàng Được đi gặp gỡ khách hàng cùng với công ty.
(28/3-3/4/2021) Được tham gia tổ chức “giải bóng đá cộng đồng Hải Châu” và Lễ khai trương “Mắt kính Đại Nam” do công ty đảm nhiệm tổ chức.
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Thực tập là cơ hội quý giá giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng làm việc, đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm thông qua việc phân tích và tổng hợp ý kiến để đưa ra quyết định tối ưu Ngoài ra, sinh viên cần chấp hành kỷ luật và nội quy, tuân thủ thời gian và quy định của cơ quan để đảm bảo hiệu quả công việc Kỹ năng lắng nghe và học hỏi từ những người đi trước cũng rất quan trọng, giúp hoàn thiện bản thân trong môi trường làm việc hiện nay Cuối cùng, tinh thần nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc là yếu tố then chốt, và thực tập trong môi trường năng động mang lại nhiều may mắn cho sinh viên.
2.2.3 Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập
Trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội làm quen với một môi trường mới hoàn toàn khác biệt so với môi trường học đường trước đây Tôi học hỏi được nhiều điều từ phong cách làm việc nghiêm túc và thái độ nhiệt tình trong một môi trường năng động Qua công việc và các tình huống thực tế, tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu, đồng thời áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn, giúp tôi tự tin hơn khi ra trường Thực tập cũng giúp tôi hiểu sâu sắc hơn về ngành nghề mình đã chọn và mở rộng mối quan hệ xã hội, điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và du lịch Tôi không chỉ kết nối với công ty thực tập mà còn với các đối tác, bạn hàng và khách hàng của công ty.
Do thiếu kiến thức thực tế, em gặp khó khăn trong quá trình thực tập, đặc biệt là trong việc sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy in, máy photo và máy fax, điều này trở thành một yếu điểm của em.
Mới bước vào môi trường làm việc, em cảm thấy khó khăn trong việc hòa nhập với đồng nghiệp, thường tỏ ra nhút nhát và rụt rè Em chưa mạnh dạn đề xuất ý tưởng hay đặt câu hỏi, điều này khiến em gặp trở ngại trong việc giao tiếp và kết nối với mọi người xung quanh.
Thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể và sâu sắc về các công việc trong các phòng ban.
2.3 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events
2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện
Công ty cam kết xác định rõ ràng mục tiêu nhằm đảm bảo sự thành công cho tổ chức sự kiện, từ đó nâng cao uy tín trong mắt đối tượng mục tiêu và tạo dựng thiện cảm với các thành viên cũng như những người quan tâm.
-Tính rõ ràng của mục tiêu:
Mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty cần phải rõ ràng và phù hợp với xu thế để tránh thất bại và lãng phí ngân sách Công ty không nên sử dụng sự kiện như một chiêu trò để che giấu mưu đồ riêng, cũng như không tổ chức sự kiện tốn kém cho những sản phẩm yếu kém và không có sức cạnh tranh Dù có đặt ra mục tiêu cao siêu, điều này cũng không thể cải thiện vị trí của sản phẩm đã có khuyết điểm Việc tổ chức sự kiện trọng đại cho những sản phẩm kém chất lượng chỉ làm giảm uy tín và gây lãng phí ngân sách cho doanh nghiệp.
Sự kiện tổ chức thường nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, bao gồm mục tiêu chính và mục tiêu phụ Công ty cần xác định rõ ràng các mục tiêu này để ưu tiên thực hiện Đồng thời, việc xem xét số lượng và mức độ phức tạp của các mục tiêu cũng rất quan trọng, vì chúng liên quan đến quy mô và ngân sách của sự kiện Tất cả các mục tiêu đều phải thể hiện mục đích rõ ràng và tập trung.
2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events
Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD
Mục đích của sự kiện: Làm lễ giới thiệu công trình dự án phát triển của quý công ty.
Mục tiêu của chương trình là thu hút 200 khách mời, bao gồm lãnh đạo các ban ngành, xí nghiệp và nhà máy Đối tượng chính tham dự sự kiện là các đại diện lãnh đạo từ xí nghiệp, nhà máy cũng như các nhà lãnh đạo đối tác và khách hàng Sự kiện sẽ được tổ chức tại khu công nghiệp Hòa Khánh.
Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 26/2/2021
Ngân sách cho dự án là 200.000.000 VNĐ, nhằm mục đích giới thiệu hình ảnh công ty và thể hiện sự phát triển thông qua việc mở rộng thêm chi nhánh.
Bước 2: Thiết kế sự kiện
PG chào đón khách mời bằng cách cài hoa và sắp xếp chỗ ngồi cho họ Sau đó, chương trình bắt đầu với clip giới thiệu về công ty và các dự án công trình mà công ty đang triển khai.
-Ổn định chổ ngồi cho khách
- Lân sư rồng múa chào khách
- Văn nghệ mở màn lễ động thổ
- MC giới thiệu khách mời và đại biểu
- MC mời đại diện công ty lên phát biểu
- Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ
- MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình
- MC mời đối tác của công ty lên phát biểu
- Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ
- MC cám ơn đại biểu quan khách và tặng quà
Bảng 2.7 Bảng kế hoạch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD
Thời gian Nội dung Chi tiết Nhân sự
15/2 Lên danh sách các khách VIP
Gửi bản thiết kế thư mời và mô hình nhà bạt cho công ty TQD duyệt
Công ty xây dựng TQD sẽ phối hợp cùng để lên danh sách các khách VIP
Công ty TQD phối hợp cùng với Focus Events
+ sửa đổi + gởi kịch bản chi tiết
Sau khi bàn bạt xem xét giữa hai bên để đưa ra mẫu thiết kế chung
Thiết kế của công ty Focus Events phối hợp cùng ban thực hiện chương của công ty TQD 17/2 – 23/2 Gởi thiệp mời cho khách VIP
+ đội hậu cần lo việc thuê mướn vật dụng cho chương trình và book PGs, PBs, ca sĩ,
+ tổng kết số lượng khách mời tham gia chương trình
Công ty Focus Events sẽ tiến hành viết danh sách khách mời và gởi nội dung về chương trình cho công ty TQD
23/2 Xem tình hình khách mời,
MC, ca sĩ… và có phương án dự phòng
Lên kế hoạch B phụ trợ nếu có gì phát sinh
Nhân viên Focus Events + TQD
25/2 Tiến hành chuyển vật dụng trang trí sân khấu, nhà vệ sinh để dàn dựng nhà bạc, sân khấu
Dựng mô hình sân khấu, nhà bạc cho khách ngồi, nhà vệ sinh, nhà để xe…
Công ty Focus Events+ dịch vụ làm sân khấu + công Ty TQD sẽ kiểm tra tiến độ công việc
26/2 Chạy chương trình Toàn bộ nhân sự của công ty Focus
Events + TQD + công ty dịch vụ dàn dựng âm thanh và sân khấu.
(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)
Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát
Do tính chất gấp rút của chương trình, hai công ty sẽ hợp tác chặt chẽ Hằng ngày, các nhân viên sẽ cập nhật tình hình cho quản lý chương trình, trong khi đó, đội ngũ của Focus Events sẽ làm việc trực tiếp với nhân viên quản lý chương trình của công ty TQD.
Bước 5:Tiến hành tổ chức
Bảng 2.8 Bảng kịch bản lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD
Công tác chuẩn bị đón khách
-Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ
- Kiểm tra âm thanh lần cuối
- Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe
- Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn b
- Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công
- Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ
- Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng
- Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng
- Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách.
Trước 7h Kiểm tra lần1 Kiểm tra lần
Nhân viên Focus Events đảm nhiệm
- Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe
-Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn đội ngũ lễ tân trong việc nhận
Lãnh đạo công ty diện khách VIP
- Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc
- Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào
* Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma
- Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc
- Chương trình văn nghệ chào mừng:
1 tiết mục mở màng: Đất nước trọn niềm vui Trình bày :ca sĩ Hoàng Lâm 2.Múa: bức họa đồng quê Trình bày: vũ đoàn Fly
** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng)
3 đơn ca: Bước đến bên em Thể hiện: ca sĩ Hoàng Thu Hà
Những đánh giá ưu và nhược điểm của quy trình tổ chức sự kiện tại công
Mặc dù còn mới trong ngành tổ chức sự kiện, công ty Focus Events đã xây dựng được hệ thống sản phẩm dịch vụ đa dạng và chất lượng Chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện, dẫn đến sự gia tăng lượng khách hàng Với những lợi thế này, Focus Events đã tạo ra nền tảng vững chắc để thu hút khách hàng Trong bài viết này, tôi sẽ đánh giá từng bước trong quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events, nêu rõ những ưu điểm và nhược điểm mà tôi đã rút ra trong thời gian thực tập.
Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi của chúng tôi mang đến sự nhiệt huyết và năng động, với khả năng sáng tạo vô biên và kiến thức cập nhật từ các chương trình học hiện đại Họ nhanh chóng nắm bắt các xu hướng mới, giúp tìm ra những ý tưởng đột phá Sức khỏe tốt và năng lượng dồi dào của người trẻ hỗ trợ họ hoàn thành công việc hiệu quả, đúng hạn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Về mặt chuyên môn, nhân viên trẻ có tính học hỏi cao, có thể đào tạo huấn luyện một cách chi tiết, bài bản ngay từ đầu.
Với trang thiết bị hiện đại, công ty đã nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện và chất lượng dịch vụ, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê thiết bị Điều này cũng tạo điều kiện cho đội ngũ kỹ thuật phát triển tay nghề.
Đội ngũ nhân viên của công ty chủ yếu là những người trẻ tuổi, dẫn đến hạn chế về kinh nghiệm và trình độ chuyên môn trong tổ chức sự kiện Việc thiếu trường đào tạo chuyên nghiệp cho lĩnh vực này cùng với một số nhân viên làm trái ngành đã khiến công ty gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên mới Do đó, công ty sẽ phải đầu tư thời gian và chi phí cho quá trình đào tạo Những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong công ty sẽ là nguồn lực quan trọng để truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho thế hệ nhân viên mới.
Thói quen sinh hoạt của người dân Việt Nam ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp trong lao động, dẫn đến kỹ năng làm việc nhóm chưa phát triển, từ đó giảm hiệu quả công việc.
Mặc dù đã hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khoảng bốn năm, công ty mới chỉ thành lập một năm gần đây và vẫn gặp khó khăn về tài chính cũng như thiếu hụt thiết bị hỗ trợ Việc phải huy động dịch vụ từ bên ngoài cho các sự kiện lớn đã gây trở ngại trong việc tổ chức Do đó, công ty mong muốn hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật để nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của các sự kiện.
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS
Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty Focus Events
3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Focus Events
Ban lãnh đạo công ty Focus Events đã xác định các mục tiêu quan trọng cần đạt được trong thời gian tới dựa trên tình hình hoạt động trong những năm gần đây.
Công ty cũng đã đề ra mức tăng doanh thu tăng 20% hằng năm
Để gia tăng lợi nhuận, công ty cần nắm bắt nhu cầu của thị trường và phát huy thế mạnh hiện có, đồng thời tập trung khai thác thị trường tổ chức kiện.
Thực hiện hiệu quả các chính sách marketing giúp tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng, từ đó xây dựng hình ảnh và tạo dựng niềm tin vững chắc trong lòng họ.
3.1.2 Phương hướng của công ty Focus Events
Để tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường, doanh nghiệp cần xác định rõ phương hướng phát triển và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Công ty Focus Events đã đề xuất nhiều phương hướng phát triển cụ thể nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.
Liên tục nghiên cứu và đa dạng hoá các sản phẩm hiện có.
Đưa ra các chiến lược nhằm tối đa hoá doanh thu và giảm chi phí nhưng vẫn không làm giảm chất lượng các sản phẩm của công ty.
Đẩy mạnh tìm kiếm nguồn khách hàng tìm năng cũng như giữ mối quan hệ tốt với khách hàng hiện có và với các đối tác.
Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến bán, nâng cao thương hiệu Focus Events.
Có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng về kỹ năng, chuyên môn đặc biệt ở tổ chức sự kiện.
Mở rộng mối quan hệ với các đối tác giúp nâng cao uy tín của công ty, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều nguồn khách đến với chi nhánh.
Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus
Dựa trên phân tích quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events, có thể nhận thấy công ty đã có những định hướng đúng đắn, tuy nhiên vẫn tồn tại một số hạn chế trong quá trình thực hiện Qua thời gian thực tập và nghiên cứu chuyên đề, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình tổ chức sự kiện tại Focus Events.
Bước 1: Hình thành concept a Mục đích của event
Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau
Đối với các chương trình tổ chức theo yêu cầu của khách hàng, mục đích của sự kiện cần phải phù hợp với tính chất và yêu cầu cụ thể của họ.
Mục tiêu cần được xác định trong khả năng thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nơi mà việc đánh giá kết quả ảnh hưởng đến danh tiếng công ty trong thời gian ngắn là khó khăn Do đó, việc đặt ra các mục tiêu cụ thể là cần thiết để có thể đánh giá hiệu quả của công việc sắp tới.
Khi tổ chức một sự kiện, công ty cần xác định rõ mục tiêu lợi nhuận mà họ mong muốn đạt được, chẳng hạn như xây dựng mối quan hệ hoặc khai thác cơ hội Việc này sẽ giúp công ty có định hướng chính xác hơn trong quá trình lập kế hoạch cho sự kiện Đồng thời, việc xác định đối tượng chính của sự kiện cũng rất quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp.
Khi tổ chức sự kiện, việc lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động là rất quan trọng để thu hút đúng đối tượng khách hàng, đồng thời hạn chế những khách hàng không tiềm năng Điều này giúp chúng ta làm việc tập trung và hiệu quả hơn Để đạt được điều này, chúng ta cần hiểu rõ ai là khách hàng mục tiêu và thông điệp mà chương trình muốn truyền tải Do đó, việc xác định số lượng khách hàng mà sự kiện có thể thu hút, bao gồm cả khách hàng tiềm năng, là cần thiết.
Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng
Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không?
Âm thanh và ánh sáng cần được chuẩn bị phù hợp với yêu cầu của sự kiện Đồng thời, dung lượng âm thanh và ánh sáng cũng có thể ảnh hưởng đến cộng đồng xung quanh.
Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa)
Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không?
Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần chú ý đến các yếu tố như nhà vệ sinh, chỗ giữ xe, quy trình đổ rác và thu gom rác Những yếu tố này cần được xem xét kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm, cùng với thời gian diễn ra sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Để tổ chức sự kiện thành công, việc kiểm tra chính xác thời gian diễn ra là rất quan trọng Cần xác định xem ngày tổ chức có trùng với các dịp lễ, ngày nghỉ hay không, đồng thời tránh tổ chức vào những ngày có sự kiện thể thao lớn thu hút đông đảo khán giả Ngoài ra, việc chuẩn bị sớm cho sự kiện, với khoảng thời gian đủ rộng, sẽ giúp hạn chế rủi ro và cho phép điều chỉnh kịp thời nếu cần Cuối cùng, ngân sách cũng là yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.
Xác định được mục tiêu phấn đấu
Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước
Xác định được lượng vốn và nguồn vốn
Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia g Đặc tính sản phẩm và dịch vụ
Mỗi chương trình cần có một ý tưởng độc đáo để thu hút người tham dự, điều này là rất quan trọng Bên cạnh đó, khi tổ chức chương trình, cần chú ý đến loại hình của nó để áp dụng cách thức tổ chức phù hợp.
Bước 2: Thiết kế sự kiện yêu cầu tìm hiểu thông tin khách hàng và nắm bắt tâm lý của họ để hiểu rõ mong muốn và nhu cầu cho chương trình Việc này giúp tạo ra một bảng thiết kế hoàn hảo, vì đôi khi ý tưởng có thể rất sáng tạo nhưng lại không phù hợp với ngân sách hiện tại của công ty khách hàng Ngoài ra, khách hàng cũng có thể cảm thấy rằng ý tưởng không thích hợp với thời điểm hiện tại của doanh nghiệp.
Để bảo vệ ý tưởng khỏi việc bị sao chép, không nên tiết lộ chi tiết tất cả các ý tưởng cho khách hàng Trong tổ chức sự kiện, việc phát triển một ý tưởng độc đáo là rất quan trọng, và cần có một điểm nhấn nổi bật Điểm nhấn này được hình thành từ ba yếu tố chính: thăng hoa nghệ thuật, chuyển tải chủ đề rõ ràng và tạo sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Những yếu tố này là cần thiết để xây dựng một ý tưởng sự kiện ấn tượng.
Thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện và quảng cáo không chỉ là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng mà còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế.
Nghệ thuật dễ dàng lôi cuốn con người vào những cảm xúc sâu sắc, đồng thời nó cũng bắt nguồn từ cuộc sống, giúp hòa nhập vào thực tại một cách tinh tế hơn Nghệ thuật không chỉ tạo ra hướng đi toàn vẹn mà còn mở ra những ý tưởng mới cho các vấn đề liên quan Trong bối cảnh này, sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả hơn, với âm nhạc, thơ ca và múa mang lại cảm giác dễ chịu cho người xem hơn là những bài diễn thuyết đơn thuần.
Cảm xúc của người tổ chức sự kiện được thể hiện qua những hành động và biểu tượng đặc trưng, cùng những câu chuyện mang tính trừu tượng, nhằm tạo ra những ấn tượng sâu sắc cho người tham dự và liên kết chặt chẽ với thông điệp của sự kiện Sự kết hợp giữa nghệ thuật và cảm xúc là yếu tố then chốt giúp khách mời cảm thấy hào hứng và để lại dư âm trong lòng sau khi ra về Để truyền tải chủ đề, nên sử dụng những hành động thực tế thay vì chỉ đơn thuần nói về thông điệp; ví dụ, nếu thông điệp là cảm ơn khách hàng, có thể thể hiện qua việc tặng thiệp, mời ăn uống hoặc tặng quà Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là cần thiết để hiểu rõ nhu cầu của họ, từ đó cung cấp những gì họ cần thay vì những gì mình có Đối với các chương trình theo yêu cầu, cần có những biểu tượng đặc trưng để thể hiện thông điệp của công ty, cùng những câu chuyện trừu tượng để làm nổi bật ý nghĩa của các biểu tượng đó.
Những câu chuyện trừu tượng không chỉ tượng trưng cho thiết kế trang trí khán phòng mà còn liên quan chặt chẽ đến biểu tượng đặc trưng của sự kiện Để tạo nên một sự kiện thu hút và thuyết phục, ý tưởng cần được nâng cao thông qua nghệ thuật, hiệu ứng sân khấu, vũ điệu, âm thanh, và nghệ thuật lắp đặt Cuối cùng, điện ảnh kết hợp tất cả những yếu tố mạnh mẽ này vào một kịch bản hấp dẫn, giúp sự kiện truyền tải thông điệp một cách dễ hiểu, sống động và chạm đến trái tim khán giả.
