Công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kin
Tính cấp thiết
Kể từ khi Việt Nam chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, sự xuất hiện ồ ạt của các thương hiệu lớn đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành quảng cáo và tiếp thị, dẫn đến nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng gia tăng.
Các công ty con tổ chức sự kiện, được thành lập từ nhân viên của các công ty quảng cáo mẹ, đang phát triển mạnh mẽ Tuy nhiên, chỉ có 5% trong số các công ty quảng cáo kiêm tổ chức sự kiện hoạt động hiệu quả, và lợi nhuận thực tế của họ vẫn là một con số đáng kể.
Công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê đang đối mặt với thách thức trong việc định hướng phát triển bền vững cho lĩnh vực tổ chức sự kiện và hoạt động kinh doanh dài hạn Đối tượng khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp lớn, do đó việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới là yếu tố sống còn Hiện tại, nguồn khách hàng chủ yếu đến từ các mối quan hệ, và việc giữ chân khách hàng cũ là cần thiết vì họ đóng góp lớn vào doanh thu Tuy nhiên, để đảm bảo sự phát triển trong tương lai, công ty cần tìm kiếm khách hàng tiềm năng và xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả nhằm thu hút và giữ chân khách hàng hiện tại cũng như mở rộng nguồn khách hàng mới.
Mục tiêu nghiên cứu
-Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty
-Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:
-Quy trình tổ chức sự kiện của công ty
-Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:
Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty
Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người Đối tượng nghiên cứu:
Công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh và hoạt động thực tế của mình Đặc biệt, công ty đã phục vụ nhiều doanh nghiệp khách hàng, những người đang và đã sử dụng dịch vụ của chúng tôi một cách trực tiếp.
Bố cục đề tài
Báo cáo được cấu trúc gồm 3 chương chính, bên cạnh phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo Chương 1 sẽ cung cấp cái nhìn tổng quát về Công Ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo.
Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê
Chương 2: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và quy trình Tổ Chức Sự Kiện tại công ty
Chương 3: Giải Pháp Nhằm Hòan Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ
Mã số thuế doanh nghiệp: 6101231325
Tình trạng: đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Tỉnh Kon Tum Địa chỉ: Số 63 Thi Sách, Phường Thắng Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum Điện thoại: 0908266367
Giám đốc: Lê Hữu Trí
Người đại diện: Lê Hữu Trí
Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH
Quy mô hoạt động của công ty: Tỉnh Kon Tum và các tỉnh lân cận
Ngành nghề chính: Hoạt động thiết kế và thi công chuyên dụng, thiết kế phòng ngủ, phòng khách, không gian quán cafe
Kể từ khi thành lập với quy mô nhỏ, công ty đã hòa nhập vào xu hướng phát triển của đất nước và đạt nhiều thành công lớn trong sản xuất sản phẩm phục vụ các công trình tại Kon Tum Chúng tôi chuyên thiết kế nội thất cho nhà ở, công ty, tòa nhà, bệnh viện, trường học và nhiều công trình khác.
Công ty đã đầu tư vào máy móc và thiết bị thi công hiện đại, ứng dụng công nghệ tiên tiến, nâng cao hiệu quả sản xuất Điều này giúp công ty cho ra mắt nhiều mẫu mã sản phẩm mới, hiện đại, từ đó thu hút và làm hài lòng khách hàng hơn.
Công ty chúng tôi là một doanh nghiệp độc lập với tư cách pháp nhân, có đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định Chúng tôi không chỉ tập trung vào việc cải tiến công nghệ và thiết bị thi công mà còn chú trọng xây dựng đội ngũ kỹ sư và cán bộ quản lý xuất sắc, cùng với công nhân tay nghề cao và kỹ thuật chuyên sâu Với kinh nghiệm, sức mạnh và trang thiết bị hiện đại, công ty cam kết vượt qua mọi khó khăn và không ngừng phát triển mạnh mẽ.
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành công ty truyền thông hàng đầu, chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các gói dịch vụ và giải pháp xây dựng, phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp Chúng tôi hướng đến việc tạo cầu nối cho các doanh nghiệp hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia.
Sứ mệnh của chúng tôi là đồng hành cùng các thương nhân và thương hiệu nhằm gia tăng giá trị thương hiệu và phát triển kỹ năng kinh doanh, thể hiện khát vọng sống Công ty cam kết thực hiện sứ mệnh này bằng cách cung cấp các gói dịch vụ toàn diện, trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông.
Truyền hình và tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam khai thác tối đa nguồn nhân lực từ đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm và năng lực trong lĩnh vực truyền thông.
Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệu
Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo
Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững.
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế …
Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội
Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời…
Thiết kế nội thất, thi công và cung cấp các sản phẩm nội thất văn phòng, cho các doanh nghiệp như phòng làm việc, sảnh lễ tân, bàn ghế
Chúng tôi chuyên thiết kế, thi công và cung cấp tổng thể các sản phẩm nội thất hội trường cho cơ quan, quán cafe, shop thời trang, cũng như doanh nghiệp nhà nước và tư nhân Đội ngũ của chúng tôi cam kết đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng về chủng loại và chất lượng sản phẩm, phù hợp với từng mức ngân sách Chúng tôi cũng chú trọng đến việc xử lý âm thanh, ánh sáng và tiêu âm, đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất cho dự án của khách hàng.
Chúng tôi chuyên thiết kế và thi công nội thất cho phòng khánh tiết, cung cấp các sản phẩm như bàn ghế, rèm thảm, hệ thống âm thanh, cùng với cảnh quan độc đáo, nhằm tạo ấn tượng mạnh mẽ cho khách mời trong các sự kiện và hội họp.
Nội thất Trí Lê không chỉ nổi bật với các dự án nội thất văn phòng mà còn thành công trong việc tư vấn và thiết kế nội thất cho nhiều không gian khác nhau, bao gồm văn phòng, chung cư, nhà hàng và biệt thự, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Mặc dù là một doanh nghiệp trẻ, Nội thất trí lê tự tin hợp tác với khách hàng nhờ vào sự tâm huyết và kinh nghiệm lâu năm của ban Lãnh đạo cùng đội ngũ nhân viên Với phương châm "Độc đáo ý tưởng", công ty cam kết cung cấp những ý tưởng thiết kế sáng tạo, chất lượng sản phẩm cao và đảm bảo tiến độ thi công kỹ thuật.
Nội thất Trí Lê cam kết mang đến sự chuyên nghiệp và đẳng cấp trong từng sản phẩm nội thất, từ phối cảnh không gian đến chất lượng Chúng tôi luôn nỗ lực làm mới mình, tiếp cận các xu hướng nội thất hiện đại và sản phẩm cao cấp với mẫu mã độc đáo, ấn tượng, nhằm đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng Đây chính là thử thách mà chúng tôi chinh phục để thu hút khách hàng.
ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH TKNT & TCSK Trí Lê đã hoạt động và phát triển hơn 2 năm, trong thời gian này, công ty đã thực hiện nhiều thay đổi về phương thức kinh doanh và cơ cấu tổ chức Là đơn vị hạch toán độc lập, công ty hiện có bộ máy quản lý được tổ chức thành các phòng ban gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động, bao gồm Ban giám đốc và các phòng ban chức năng, mỗi phòng đều có nhiệm vụ cụ thể.
5 năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh
Bộ máy quản lý là chủ thể quan trọng trong việc định hướng và tác động đến các đối tượng và khách thể của doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Do đó, vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là rất thiết yếu.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy của công ty Phòng Giám đốc
Trình độ chuyên môn: thiết kế (designer)
Ban giám đốc công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đây là cơ quan chịu trách nhiệm chính cho sự phát triển và thành công của công ty.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ
Có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo nội dung công việc
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn…
Kiểm tra và giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, cùng với nghĩa vụ thu nộp và thanh toán nợ là rất quan trọng Đồng thời, cần đảm bảo việc quản lý và sử dụng tài sản cũng như nguồn hình thành tài sản được thực hiện một cách hiệu quả.
- Tính toán chí phí, đưa ra những lời khuyên cho bộ phận khác
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu
- Cung cấp các số liệu, tài liệu, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của công ty…
Phòng kế toán Phòng thiết kế ,tổ Phân xưởng chức, truyền thông
Phòng thiết kế, tổ chức, truyền thông
Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng, thiết kế trang trí không gian sự kiện
Xây dựng hình ảnh qua trang web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh công ty
Quản lý các tài liệu truyền thông , quản lý thông tin trên website , mở rộng và phát triển quan hệ truyền thông của công ty
Chúng tôi phối hợp chặt chẽ với các bộ phận để tổ chức sự kiện nội bộ và tham gia các sự kiện mà công ty tổ chức, bao gồm các bữa tiệc cuối năm, tiệc đầu năm và tiệc sinh nhật công ty.
Thực hiện bài viết và xuất bản báo chí
Tham gia xây dựng mối quan hệ với công chúng
- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra
- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp
- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.
THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
Đặt mục tiêu cho sự kiện là yếu tố quan trọng giúp sự kiện của bạn nổi bật hơn so với các sự kiện khác Thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung vào kết quả mong muốn, đồng thời định hướng cho quá trình tổ chức sự kiện Việc xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu hỗ trợ người làm sự kiện trong việc thiết lập trang thiết bị và concept phù hợp, cũng như tìm kiếm nhà cung cấp cho các hạng mục như cho thuê bàn ghế hội nghị hay PG model một cách nhanh chóng.
Sau mỗi sự kiện, người làm sự kiện cần xem xét và điều chỉnh để phù hợp cho các sự kiện sau, giúp công ty phát triển bền vững Mục tiêu là yếu tố quan trọng mà người làm sự kiện luôn hướng tới, nhưng thường bị xem nhẹ vì mất thời gian trong bối cảnh phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, việc đặt mục tiêu rõ ràng giúp định hướng cho sự kiện Mỗi khi hoàn thành một giai đoạn trong chương trình, bạn đã tiến gần hơn đến mục tiêu đã đề ra Khi lên ý tưởng, người làm sự kiện cần đảm bảo rằng ý tưởng đó phù hợp với mục tiêu đã đặt ra, nhằm đạt được thành công trong tổ chức sự kiện.
Mục tiêu là động lực quan trọng giúp cả nhóm làm việc hiệu quả hơn, vì vậy cần đảm bảo rằng mục tiêu đó truyền cảm hứng cho tất cả các thành viên Trong quá trình lập kế hoạch, hãy xác định những phần công việc cần tập trung để đạt được mục tiêu Sau khi hoàn thành một mục tiêu, cần thiết lập mục tiêu mới để duy trì tiến độ Việc đánh giá sự kiện dựa trên những mục tiêu đã được xác định giúp bạn đo lường thành công, áp dụng cho cả cá nhân và tập thể trong doanh nghiệp.
Khi một sự kiện kết thúc, việc kiểm tra và đánh giá các mục tiêu đã đặt ra là rất quan trọng Sự chênh lệch giữa hiệu suất thực tế và mục tiêu sẽ giúp bạn nhận ra những điểm cần cải thiện Không chỉ đơn thuần xem xét những gì đã đạt được, mà bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu để cả nhóm có thể đồng lòng hướng tới Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là bước đầu tiên và quyết định cho sự thành công của chương trình sự kiện.
Công ty luôn xác định mục tiêu rõ ràng, mang ý nghĩa thực tiễn, nhằm đảm bảo tổ chức sự kiện thành công và nâng cao uy tín trong mắt đối tượng mục tiêu, từ đó thu hút sự quan tâm và thiện cảm của các thành viên và những người liên quan.
THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH CÔNGTY
Công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo và Tổ Chức Sự Kiện TRÍ LÊ là một doanh nghiệp nhỏ với đội ngũ nhân lực hạn chế, nhưng cam kết mang đến sản phẩm hoàn thiện với chất lượng cao.
Hiện cơ sở vật chất của công ty gồm:
Nhà máy có diện tích 40m2, với các khu vực sản xuất được bố trí hợp lý và khoa học, tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp Điều này giúp đáp ứng yêu cầu đa dạng của từng đơn hàng, đảm bảo hiệu quả sản xuất và nâng cao năng suất lao động.
Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất bao gồm nhiều loại thiết bị quan trọng như máy cắt sắt, máy khoan, thiết bị nâng hạ, máy tời, máy cắt gỗ cầm tay, máy cưa gỗ, máy sàng dăm, máy nghiền gỗ và súng phun sơn PU Những thiết bị này đóng vai trò thiết yếu trong quy trình sản xuất, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Có nhà văn phòng riêng bên cạnh là nhà máy sản xuất
Công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo và Tổ Chức Sự Kiện TRÍ LÊ là một doanh nghiệp nhỏ với đội ngũ nhân sự hạn chế, bao gồm 5 thành viên: 1 giám đốc, 1 kế toán và 3 nhân viên sản xuất Tất cả nhân viên đều có trình độ cao đẳng trở lên, sở hữu tác phong làm việc năng động và nhạy bén, cùng khả năng quản lý và điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Bắt đầu hoạt động từ năm 2017 công đi hoạt động gặp khá nhiều khó khăn với trang
8 thiết bị còn thiếu, khâu quản lý còn chưa hoàn thiện, việc tìm kiếm thị trường tìm kiếm khách hàng cũng còn gặp nhiều khó khăn
Năm 2018, công ty đã đạt được bước đột phá mới, khẳng định vị thế trên thị trường và xây dựng thương hiệu mạnh mẽ Nhờ vào chiến lược kinh doanh hiệu quả, công ty không chỉ hoạt động thuận lợi mà còn ngày càng phát triển, mở rộng thương hiệu ra khắp các huyện.
Sa Thầy, Ngọc Hồi, ĐakTô, ĐakHà và các tỉnh lân cận như Gia Lai công ty cũng từng thi công
Nhưng dần dần khắc phục được những khó khăn và ngày càng phát triển qua từng năm
Bảng 1: Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2018
Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2018 so với 2017
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (17.160.021) 15.039.449 32.199.470 214,01
Nhận xét Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018 tăng mạnh so với năm 2017
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng từ 1.393.051.572 đồng ở năm 2017 lên 1.795.051.326 đồng năm 2018, so với năm 2017 thì năm 2018 tăng 401.999.754 đồng tương ứng tăng 22,39%
Giá vốn hàng bán tăng từ 1.344.283.322 đồng ở năm 2017 tăng lên 1.684.689.435 đồng so với năm 2018, với lượng tăng 340.407.113 đồng tương ứng tăng 20,21%
Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng (17.160.021) đồng ở năm 2017 lên 15.039.449 đồng năm 2018 với lượng tăng 32.199.470 đồng tương ứng tăng 214.01%
Mặc dù giá vốn hàng bán tăng, nhưng mức tăng này thấp hơn doanh thu, dẫn đến sự gia tăng lợi nhuận của công ty Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy tình hình kinh doanh rất khả quan, từ năm đầu tiên bị lỗ 17.160.021 đồng, công ty đã có sự chuyển biến tích cực trong năm tiếp theo.
9 lợi nhuận 15.039.449 đồng với mức tỷ trọng tăng 214.01% công ty đang cho thấy tiềm năng kinh doanh trong tương lai của mình
Công ty củng đang áp dụng các đường lối chính sách kinh doanh đúng đắn mang lại được lợi ích cho công ty
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch và giám sát các hoạt động liên quan đến văn hóa, nghệ thuật, tuyên truyền và công bố tại một thời điểm và địa điểm cụ thể, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với mục đích của nhà tổ chức.
Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để một sự kiện diễn ra, bắt đầu từ giai đoạn hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.
Tổ chức sự kiện là quá trình tổ chức các hoạt động trong nhiều lĩnh vực như xã hội, thương mại, giải trí và thể thao, thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm và lễ hội Mục tiêu chính của việc tổ chức sự kiện là truyền tải những thông điệp quan trọng mà những người làm sự kiện mong muốn công chúng nhận thức.
2.1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp, không chỉ giúp nâng cao thương hiệu mà còn truyền tải thông điệp cụ thể và đồng nhất Đây là công cụ hiệu quả để thu hút sự chú ý từ khách hàng, tạo sự quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng doanh số bán hàng Ngoài ra, sự kiện còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp kết nối với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông và cơ quan công quyền, thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ hợp tác có lợi.
Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:
Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên…
Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm…
Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi
Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông
Crisic Management: quản lý khủng hỏang
Government Relations: quan hệ với chính phủ
Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty
Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư
Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện
Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:
- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công
- Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng
- Hội nghị, hội thảo, họp báo
- Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng
- Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang
- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ
- Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu
- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering)
Tổ chức các trò chơi và cuộc thi thể thao là một trong những hoạt động sự kiện quan trọng, giúp phân loại các sự kiện theo nhiều tiêu chí khác nhau Việc này không chỉ tạo ra sự hứng thú cho người tham gia mà còn góp phần nâng cao tinh thần thể thao và giao lưu cộng đồng.
Theo địa điểm làm event
Trong các sự kiện như hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn và giới thiệu sản phẩm, không gian phòng họp đóng vai trò quan trọng Bên ngoài trời, các hoạt động như ca múa nhạc, thời trang, lễ hội và giải thi đấu thể thao tạo nên không khí sôi động và hấp dẫn.
Theo mục đích của event a Chương trình giải trí ,thể thao, hội chợ…
Các chương trình lớn bao gồm ca nhạc ngoài trời, hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá, cũng như các hội thảo chính trị và khoa học.
Chương trình này có thể bao gồm các yếu tố chính trị, nghiên cứu khoa học hoặc sự kiện ra mắt sản phẩm Nó cũng có thể được tổ chức nhân dịp đặc biệt.
Vào các dịp lễ lớn, tổng kết cuối năm và tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan và giao lưu để tri ân khách hàng.
Để tri ân sự ủng hộ và lòng trung thành của khách hàng, các công ty thường tổ chức các sự kiện giao lưu dành riêng cho khách hàng thân thiết và mục tiêu Những chương trình này thường đi kèm với việc ra mắt sản phẩm mới hoặc các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, đồng thời cũng có thể là dịp kỷ niệm thành lập công ty.
Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính:
- Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo
- Hai là: quảng bá cho thương hiệu
- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau f.Chương trình quảng cáo đơn thuần
Các công ty tổ chức sự kiện và roadshow nhằm quảng bá thương hiệu và tên tuổi trong các dịp như khai trương hoặc giới thiệu sản phẩm mới, với mục tiêu thu hút sự chú ý của người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi.
Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn
Theo chủ thể làm event: a Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận b Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận
- Event do nội bộ công ty tự tổ chức
Trong các dịp lễ, kỷ niệm công ty hoặc sự kiện quy mô nhỏ, nhiều công ty tổ chức hội thảo, họp mặt và liên hoan không chỉ để quảng bá và cảm ơn khách hàng, mà còn nhằm tăng cường giao lưu và gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo Thông thường, một nhóm người phụ trách tổ chức sự kiện, có thể là phòng event riêng hoặc nhân lực từ bộ phận Marketing hay PR.
- Event do các công ty chuyên event tổ chức
Khi công ty có ngân sách lớn, để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả, họ thường thuê các công ty chuyên tổ chức sự kiện Tùy thuộc vào từng loại sự kiện và mục đích cụ thể, công ty sẽ lựa chọn các dịch vụ phù hợp như cho thuê mặt bằng, PG, PB, MC, ca sĩ, hoạt náo viên, hoặc nhóm nhảy, nhóm múa.
Để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện quy mô lớn, nhiều công ty thường thuê đồng thời nhiều đơn vị chuyên nghiệp Sự hợp tác giữa các công ty chuyên về các lĩnh vực khác nhau trong tổ chức sự kiện sẽ giúp đảm bảo thực hiện hiệu quả mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp.
QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Hình thành concept Thiết kế sự kiện
Lập kế họach Triển khai thực hiện và giám sát
Kết thúc Đánh giá Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện
Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp
Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event Đối tượng chính của event Địa điểm
Thời gian diễn ra sự kiện
Ngân sách Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả
13 ý tưởng cho sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy định pháp luật, lựa chọn địa điểm tổ chức, văn hóa của khách hàng, nguồn lực sẵn có, cũng như các vấn đề quy mô như địa điểm, âm thanh ánh sáng và các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt.
Bước 2 : thiết kế sự kiện (viết proposal)
Trong thời gian ngắn, cần thiết kế một chương trình hoàn hảo, không chỉ đơn thuần gắn tên công ty lên sản phẩm, mà còn tạo ra sự thu hút để sản phẩm được khách hàng chiêm ngưỡng.
Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point
Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá
Giai đoạn quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện là điểm khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện Một ý tưởng độc đáo chưa đủ để đảm bảo thành công cho sự kiện, vì điều đó còn phụ thuộc vào khả năng tổ chức và triển khai.
Nội dung chính thường gồm:
Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình
Để tạo ra một bản thiết kế sự kiện hiệu quả, bạn nên bao gồm các hình ảnh hoặc thiết kế minh họa Những hình ảnh này không cần phải quá chi tiết, nhưng cần cụ thể hóa được ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt.
Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thiết phục
Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:
Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event
Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm…
Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ
Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
Cấu trúc nhân sự nhóm là event
Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event Tại sao họ nên chọn agency của bạn
Đội kỹ thuật, đội tổ chức và đội trang trí sẽ phối hợp chặt chẽ để trang trí toàn bộ sân khấu cho chương trình, bao gồm âm nhạc, trình chiếu PowerPoint và ánh sáng Đội kỹ thuật và đội trang trí thường được thuê từ các công ty chuyên cung cấp dịch vụ âm thanh và ánh sáng cho sự kiện, đảm nhiệm việc trang trí sân khấu Trong khi đó, đội tổ chức sẽ quản lý toàn bộ quy trình trang trí và dàn dựng cho sân khấu cũng như việc trình chiếu.
Đội hậu cần và đội F&B chịu trách nhiệm chuẩn bị toàn bộ vật dụng cần thiết cho chương trình, bao gồm trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống và thức ăn, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong suốt sự kiện.
Đội giao tế ngoại giao sẽ đảm nhiệm việc liên lạc với các nhà báo để mời họ tham dự chương trình, đồng thời cũng sẽ phối hợp với các cơ quan báo chí để đăng tải các bài viết PR cho sự kiện này.
Chương trình sự kiện sẽ được tổ chức bởi công ty event, đảm nhận toàn bộ công việc giao tế nếu tự tổ chức, hoặc phối hợp với khách hàng nếu là chương trình dành cho họ Đội ngũ chương trình và hành chính sẽ xử lý tất cả thủ tục pháp lý, bao gồm xin giấy phép từ Sở, thuê ca sĩ, và bản quyền nhạc, nhằm đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch đã định.
Người quản lý sự kiện và điều hành chương trình là người chịu trách nhiệm quản lý và điều phối toàn bộ đội ngũ thực hiện chương trình Họ cần nắm vững tiến độ công việc từ các đội để kịp thời can thiệp và giải quyết các tình huống phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach :
Để tổ chức một sự kiện thành công, cần thực hiện các công việc quan trọng như lập kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông và kế hoạch tổ chức Các công việc này bao gồm chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistics, kế hoạch biểu diễn, đảm bảo an ninh, thực hiện ngoại giao và hoàn tất các thủ tục pháp lý Tùy thuộc vào từng sự kiện cụ thể, danh sách các công việc cần làm sẽ có sự khác biệt.
Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event
Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ phận
Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngòai (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang đựơc triển khai
Bước 5: tiến hành tổ chức
Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, sẽ có một buổi chạy thử nhằm đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận Buổi chạy thử thường diễn ra trước ngày tổ chức, giúp giảm thiểu rủi ro cho phòng sự kiện và nâng cao chất lượng tổ chức.
Các trưởng bộ phận sẽ quản lý và điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Khi có các tình huống phát sinh ngoài dự kiến, đội ngũ sẽ tập hợp lại để cùng nhau giải quyết ngay tại chỗ.
Cleaning the event venue, repairing used items, settling contracts with suppliers, and ensuring proper storage are essential steps in event management.
Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận sẽ tiến hành báo cáo để ghi nhận những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện, nhằm rút ra bài học kinh nghiệm cho các sự kiện tương lai.
CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM CỦA CÔNG TY
Chào mừng Ngày của Mẹ 10/5, ngày để những người con thể hiện lòng biết ơn sâu sắc đối với Mẹ Đồng thời, chúng ta cũng hướng tới kỷ niệm Ngày Giải phóng Miền Nam 30/4, ghi nhớ công ơn của các Bà mẹ đã hy sinh cả đời vì quê hương, đất nước.
Chương trình tạo cơ hội cho mỗi người con bày tỏ tình yêu thương với mẹ thông qua những hành động thiết thực, đồng thời kết nối cảm xúc của những người con đang sống xa quê hương.
Giải bóng đá mini clb tỉnh Kon Tum
Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đoàn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp tiêu biểu tại Kontum
Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn ra vào tháng 6/2010
Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt động thể dục thể thao
Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong cả nước thông qua hoạt động tài trợ giải
Hội Chữ Thập Đỏ thành phố Kon Tum phối hợp cùng công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí tổ chức vận động quyên góp quỹ hỗ trợ cho các nạn nhân bị ảnh hưởng bởi chất độc hóa học Dioxin Sự kiện không chỉ nhằm gây quỹ mà còn tạo cơ hội giao lưu với những gương điển hình vượt qua khó khăn, hòa nhập cộng đồng.
Lê phối hợp với đài truyền hình KRT tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc trực tiếp tại Kontum mang chủ đề "Khát Vọng Sống" Đây là một hoạt động nhân đạo thường niên do Hội Chữ Thập Đỏ tổ chức.
Chương trình: lễ hội đường phố kontum
Lễ hội đường phố (lễ hội cồng chiêng) Kon Tum là nơi hội tụ đồng bào các dân tộc
Vào ngày 19-03-2016, lễ hội nghệ thuật dân gian Tây Nguyên đã được tổ chức tại thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, quy tụ hơn 500 nghệ nhân và nghệ sĩ quần chúng từ 14 đoàn, trong đó có 10 đoàn đến từ các huyện và thành phố của Kon Tum và 4 đoàn đại diện cho các tỉnh Tây Nguyên Sự kiện này diễn ra trong khuôn khổ Liên hoan nghệ thuật dân gian Tây Nguyên, kéo dài từ ngày 18/3 đến 23/3, và được tổ chức luân phiên tại 5 tỉnh Tây Nguyên gồm Kon Tum, Gia Lai, Đắk Lắk, Đắk Nông và Lâm Đồng.
Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt
Để thực hiện chủ trương của Bộ Chính trị về việc khuyến khích “Người Việt Nam ưu tiên dùng Hàng Việt Nam”, Ban thường vụ Tỉnh Kon Tum đã hợp tác với Công ty TNHH Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê để triển khai chương trình treo cờ phướn, nhằm hưởng ứng cuộc vận động với nhiều ý nghĩa tích cực.
Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông
16 đảo nhân dân thực hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên phạm vi từ tỉnh kontum nói riêng và trong cả nước nói chung
Cuộc vận động này mang đến cơ hội cho các Mạnh Thường Quân khẳng định thương hiệu và quảng bá hình ảnh của mình, tiếp cận đông đảo người tiêu dùng và khách du lịch trong và ngoài nước, góp phần thu hút đầu tư vào TP đầy tiềm năng.
1 tại Việt Nam hiện nay.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪNG CHƯƠNG TRÌNH
Lễ động thổ của công ty TNHH Nam
Toàn Tiến Vững Bền Bước 1: hình thành concept
Sự kiện này nhằm giới thiệu công trình dự án phát triển của công ty, với mục tiêu thu hút 300 khách VIP, bao gồm các lãnh đạo thành phố và đối tác quan trọng Địa điểm tổ chức sự kiện là 348 Phan Đình Phùng, Tp Kon Tum, hứa hẹn mang đến cơ hội kết nối và hợp tác giữa các bên liên quan.
Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2019
Ngân sách cho dự án là 200.000.000 VNĐ, nhằm mục đích giới thiệu hình ảnh công ty và thể hiện sự phát triển thông qua việc mở rộng thêm chi nhánh mới.
Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)
PG sẽ chào đón khách mời bằng cách cài hoa và sắp xếp chỗ ngồi cho họ Sau đó, một clip giới thiệu về công ty và dự án của công ty sẽ được trình chiếu Cuối cùng, PG sẽ đảm bảo khách mời ổn định chỗ ngồi của mình.
Lân sư rồng múa chào khách
Văn nghệ mở màn lễ động thổ
MC giới thiệu khách mời và đại biểu
MC mời đại diện công ty lên phát biểu
MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu
Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ
MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình
MC mời đối tác của công ty lên phát biểu
Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ và bấm kíp nổ thay cho cắt băng rôn
MC cám ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet
Thời gian Nội dung Chi tiết Nhân sự
Lên danh sách các khách VIP đưa bản thiết kế thư mời và mô hình nhà bạt cho công ty
Công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê để lên danh sách các khách VIP
Nhân viên Công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê
25/2 Duyệt bản thiết kế + sửa đổi+ gởi kịch bản chi tiết
Sau khi bàn bạt xem xét giữa hai bên để đưa ra mẫu thiết kế chung
Thiết kế của công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê
Gởi thiệp mời cho khách
VIP + đội hậu cần lo việc thuê mướn vật dụng cho chương trình và team PGs,
PBs, ca sĩ, MC, bảo vệ, xe ủi…+ tổng kết số lượng khách mời tham gia chương trình
Công ty sẽ tiến hành viết danh sách khách mời và gởi nội dung về chương trình cho khách
Nhân viên TNHH TKNT & TCSK trí lê
Xem tình hình khách mời,
MC, ca sĩ… và có phương án dự phòng
Lên kế hoạch B phụ trợ nếu có gì phát sinh
Nhân viên TNHH TKNT & TCSK trí lê
Tiến hành chuyển vật dụng trang trí sân khấu , nhà vệ sinh để dàn dựng nhà bạc, sân khấu
Dựng mô hình sân khấu, nhà bạc cho khách ngồi, nhà vệ sinh, nhà để xe…
Công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê
+ dịch vụ làm sân khấu + công ty sẽ kiểm tra tiến độ công việc
Toàn bộ nhân sự của công ty TNHH TKNT
& TCSK trí lê ++ công ty dịch vụ dàn Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát
Do chương trình diễn ra khẩn trương, hai bên công ty sẽ hợp tác chặt chẽ Mỗi ngày, nhân viên sẽ cập nhật tình hình cho quản lý chương trình, trong khi công ty sẽ làm việc liên tục với nhân viên quản lý để đảm bảo tiến độ.
Công tác chuẩn bị đón khách
- Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ
- Kiểm tra âm thanh lần cuối
- Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe
- Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn bị
- Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công
- Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ
- Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng
- Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng
- Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách
Trước 7h (kiểm tra –lần 1) Kiểm tra lần 2 lúc 8h
Nhân viên công ty trí lê đảm nhiệm
- Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe
- Nhân viên lễ tân chia thành 4 nhóm hướng dẫn khách vào vị trí lễ
Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng gần cổng chào, che dù cho khách từ khu vực cổng chào đến khu vực lễ tân
Nhóm 2: 6 người : ở khu vực đoánkhách, phụ trách cài hoa cho khách
,hướng dẫn khách cào khu vực lễ
Nhóm 3: 4 người phụ trách trong khu vực lễ, hướng dẫn khách đến khu vực tiệc trà và mời nước cho khách
19 trong phòng VIP và phục vụ khách trong phòng VIP
- Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn nhóm 2 trong việc nhận diện khách VIP
- Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc
- Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào
* Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma
- Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ
Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng
Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc
-Chương trình văn nghệ chào mừng:
1.tiết mục mở màng: đất trọn niềm vui (5 phút)
Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và vũ đoàn Thời Gian
2.tốp ca: mùa xuân hoặc bức họa đồng quê
** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng)
3.đơn ca: ngày dễ thương Thể hiện: ca sĩ Hồng Mơ
Chương trình ca nhạc "Xuân Chiến Khu" sẽ được điều chỉnh linh hoạt tùy theo tình hình cụ thể, có thể ngừng hoặc tiếp tục theo yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo công ty.
-Nhân viên lễ tân phục vụ
Trong suốt quá trình diễn ra văn nghệ, sẽ có 20 lần teabreak dành cho quan khách Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức sẽ xác nhận lại danh sách khách VIP để cung cấp cho MC.
-Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công ty vào phòng VIP mời các vị khách VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc lễ
Trong lễ khai mạc, các nhân viên lễ tân đã ổn định đội hình và dần rút vào khu vực lễ tân, chỉ giữ lại 4 nhân viên để tiếp tục đón khách đến muộn.
- MC mời quan khách thực hiện nghi thức chào cờ
MC mời quan khách ổn định để khai mạc buổi lễ, trong khi đội trống múa chào mừng sự kiện Đoàn ca múa thiếu nhi biểu diễn để chào đón, cùng với đoàn trống ếch thiếu nhi đánh trống từ dưới lên sân khấu, tỏa đều ra hai bên Các em thiếu nhi tặng hoa cho các khách VIP tham dự, và MC bước ra sân khấu gửi lời chào đến toàn thể quan khách có mặt.
MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu (danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm)
Sau phần giới thiệu đại biểu quân nhạc dạo chào mừng các vị khách VIP
Phần phát biểu MC giới thiệu ban giám đốc lên phát biểu
Nghi thức thực hiện khởi công
Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và
21 mời khách VIP đền khu vực khởi công để chuẩn bị MC hướng dẫn các vị đại biểu thực hiện nghi thức khởi công
(quân nhạc, pháo hoa kim tuyến, lân rồng, các xe cơ giới đều sẳn sàng khi nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng hoạt động
Tiệc chiêu đãi Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc, kết thúc tặng quà và tiễn khách
Nhân dịp kỷ niệm ngày giải phóng miền Nam 30/4, chúng ta tri ân các bà mẹ đã hy sinh vì quê hương đất nước Chương trình này bao gồm các hoạt động thăm hỏi và tôn vinh những chiến công của các bà mẹ Việt Nam anh hùng, góp phần vào độc lập và cuộc sống hôm nay.
- Mừng ngày của mẹ (10/5 ) ngày lễ của những người con nhớ đến mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc
Chương trình cảm ơn mẹ nhằm tạo cơ hội cho những người con thể hiện lòng biết ơn và tình yêu thương dành cho mẹ thông qua những hành động thiết thực và ý nghĩa.
Bài viết thể hiện hình ảnh đầy ý nghĩa của những người mẹ Việt Nam qua các thời kỳ, từ bà mẹ Việt Nam anh hùng đến người mẹ hiện đại ngày nay Điều này không chỉ tôn vinh nét đẹp truyền thống của phụ nữ Việt Nam mà còn nhấn mạnh vai trò quan trọng của họ trong gia đình và xã hội Hình ảnh người mẹ mang trong mình sức mạnh, sự hy sinh và tình yêu thương vô bờ bến, góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho thế hệ tương lai.
- Là dịp để mọi người là con thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ, bằng mỗi việc làm thiết thực nhất trong ngày 10/05
- Kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê, những người doanh nhân thành đạt không dành nhiều thời gian cho gia đình
Mục tiêu chính của việc đánh giá hiệu quả sự kiện là thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp đối với hoạt động tài trợ cho chương trình, đồng thời khuyến khích học sinh-sinh viên tham gia thiết kế hình ảnh về mẹ và chia sẻ những cảm xúc, kỷ niệm của những người con dành cho mẹ.
Đối tượng chính của event: tất cả thành phần quan tâm đến chương trình, học sinh, sinh viên, công nhân, viên chức…
Địa điểm: quảng trường Kon Tum
Thời gian diễn ra sự kiện: 20h ngày 10/5
Đặc tính sản phẩm và dịch vụ
Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)
Là một chuỗi sự kiện gây sự chú ý đến tầng lớp xã hội, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức
Với những nội dung chương trình được mắc xích, với những nội dung mà bao người con muốn dành tặng cho mẹ trong ngày đặc biệt này
Sử dụng các phương tiện truyền thông hiện đại để quảng bá chương trình, chúng ta cần xây dựng hình ảnh của người mẹ qua các thời kỳ, từ mẹ xưa đến bà mẹ Việt Nam anh hùng và người mẹ hiện đại ngày nay Điều này giúp tôn vinh vẻ đẹp truyền thống của phụ nữ Việt Nam Bên cạnh đó, hỗ trợ thực hiện những món quà ý nghĩa và độc đáo mang đậm tính nhân văn dành cho mẹ cũng là một phần quan trọng trong chương trình.
Tổ chức đêm đại nhạc hội nhằm tôn vinh tình cảm cao đẹp và kêu gọi quyên góp từ thiện để hỗ trợ những người mẹ đang phải gánh vác nỗi khó khăn trong cuộc sống, đặc biệt là những bà mẹ già sống neo đơn, lo toan cho con cái ăn học.
Chương trình cuộc thi “ thiết kế poster cho ngày của mẹ”
Cuộc thi thiết kế poster chào mừng "Ngày của Mẹ" dành cho các designer chuyên và bán chuyên nhằm tạo ra các tác phẩm độc đáo phục vụ cho chương trình Những poster này không chỉ là phương tiện quảng bá cho sự kiện mà còn thể hiện ý nghĩa cao đẹp của ngày lễ, khi mọi người bày tỏ tình cảm và lòng biết ơn dành cho các bà mẹ.
Chương trình “ phóng sự cảm nghĩ về ngày của mẹ” từ ngày 20/4 đến ngày 28/4/2019
GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau
Nhiều chương trình từ thiện hiện nay do các công ty hoặc hội như Hội Chữ Thập Đỏ, Hội Phụ Nữ tổ chức, nhưng mục đích chính lại thường bị lệch lạc khi doanh nghiệp chỉ muốn quảng bá hình ảnh thông qua hoạt động này Các doanh nghiệp ngày nay thường không muốn kết hợp giữa từ thiện và quảng cáo, như việc gắn logo lên túi quà tặng Để tránh tình trạng này, các tổ chức cần tìm hiểu rõ mong muốn của doanh nghiệp về mức độ PR khi tham gia các hoạt động từ thiện, từ đó đảm bảo rằng chương trình thực sự mang tính nhân đạo và phù hợp với nhu cầu của họ.
Đối với các chương trình tổ chức theo yêu cầu của khách hàng, mục đích của sự kiện cần phải phù hợp với tính chất và yêu cầu cụ thể của họ.
Mục tiêu trong tổ chức sự kiện cần phải thực tế và khả thi, vì việc đo lường tác động của sự kiện đến danh tiếng công ty trong thời gian ngắn là rất khó khăn Do đó, việc xác định các mục tiêu rõ ràng và cụ thể là cần thiết để đánh giá hiệu quả của công việc sắp tới.
Khi tổ chức một sự kiện, công ty cần xác định rõ mục tiêu lợi nhuận của mình, chẳng hạn như xây dựng quan hệ hay chiếm lĩnh cơ hội Việc này giúp công ty có định hướng chính xác trong quá trình lập kế hoạch cho sự kiện Đồng thời, việc xác định đối tượng chính của sự kiện cũng là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu đề ra.
Khi tổ chức sự kiện, việc lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động là rất quan trọng để thu hút đúng đối tượng khách hàng, đồng thời hạn chế những khách hàng không tiềm năng Điều này giúp chúng ta làm việc một cách tập trung và hiệu quả hơn Cần xác định rõ ràng ai là khách hàng mục tiêu và thông điệp mà chương trình muốn truyền tải Ngoài ra, việc xác định số lượng khách hàng, bao gồm cả khách hàng tiềm năng, cũng là một yếu tố quan trọng Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công.
Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng
Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không?
Âm thanh và ánh sáng cần được chuẩn bị phù hợp với yêu cầu của sự kiện Đồng thời, dung lượng âm thanh và ánh sáng cũng có thể ảnh hưởng đến cộng đồng xung quanh.
Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa)
Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không? Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?
Khi chọn địa điểm thuê, cần lưu ý đến các yếu tố như nhà vệ sinh, nơi giữ xe, quy trình đổ rác và thu gom rác Việc tìm hiểu kỹ lưỡng về những vấn đề này trước khi ký hợp đồng là rất quan trọng.
Thời gian diễn ra sự kiện
Kiểm tra thời gian diễn ra sự kiện là rất quan trọng, cần xác định xem ngày tổ chức có trùng với dịp lễ hay ngày nghỉ nào không, đồng thời tránh trùng với các sự kiện thể thao nổi bật Để hạn chế rủi ro, nên chuẩn bị cho sự kiện sớm, tạo điều kiện để có đủ thời gian sửa chữa nếu cần thiết.
Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch
Xác định được mục tiêu phấn đấu
Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tíchdữ liệu qua các năm trước
Xác định được lượng vốn và nguồn vốn
Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia Đặc tính sản phẩm và dịch vụ
Mỗi chương trình cần có một ý tưởng độc đáo để thu hút người tham dự, điều này là rất quan trọng Khi tổ chức chương trình, cần chú ý đến loại hình của nó để lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp.
Để thiết kế một sự kiện thành công, bước đầu tiên là tìm hiểu thông tin và tâm lý của khách hàng, nhằm nắm bắt được suy nghĩ và mong muốn của họ Việc này giúp tạo ra một bảng thiết kế hoàn hảo, phù hợp với ngân sách hiện tại của công ty khách hàng Đôi khi, dù có những ý tưởng sáng tạo, nhưng chi phí thực hiện có thể vượt quá khả năng tài chính, hoặc ý tưởng không phù hợp với thời điểm hiện tại của doanh nghiệp.
Khi phát triển ý tưởng cho một sự kiện, không nên tiết lộ chi tiết toàn bộ ý tưởng cho khách hàng để tránh nguy cơ bị ăn cắp Một ý tưởng hay cần có điểm nhấn đặc biệt, và để đạt được điều này, cần chú trọng vào ba yếu tố: thăng hoa nghệ thuật, chuyển tải chủ đề rõ ràng và tạo sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Những yếu tố này là cần thiết để hình thành nên một ý tưởng ấn tượng và thu hút.
Trong đó thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện – quảng cáo là nguồn cảm hứng cho việc
27 sáng tạo ý tưởng và nó còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế
Nghệ thuật dễ dàng thu hút con người vào những cảm xúc sâu sắc, vì nó bắt nguồn từ cuộc sống và hòa nhập vào thế giới hiện thực một cách tinh tế Nó mang đến một hướng nhìn toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho các vấn đề, từ đó nâng cao sự sáng tạo và ứng dụng hiệu quả Âm nhạc, thơ ca và múa thường tạo cảm giác thoải mái hơn so với những buổi diễn thuyết truyền thống, giúp khán giả dễ dàng tiếp nhận thông điệp.
Cảm xúc của người làm sự kiện được thể hiện qua những hành động và biểu tượng đặc trưng, cùng những câu chuyện mang tính trừu tượng, nhằm tạo ra ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham dự, liên kết chặt chẽ với thông điệp của sự kiện Việc kết hợp nghệ thuật vào sự kiện không chỉ nâng cao hiệu quả cảm xúc mà còn khiến khách mời luôn cảm thấy hào hứng và ấn tượng, để lại dư âm trong tâm trí họ khi ra về Để truyền tải chủ đề hiệu quả, cần sử dụng những hành động thực tế thay cho ý nghĩa thông điệp; ví dụ, nếu thông điệp là cảm ơn khách hàng, có thể thể hiện qua việc tặng thiệp, mời ăn uống, hoặc gửi tặng món quà.
Để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần tiếp xúc trực tiếp với họ và cung cấp những gì họ thực sự cần, thay vì chỉ dựa vào những gì mình có Trong các chương trình theo yêu cầu của khách hàng, việc sử dụng biểu tượng đặc trưng rất quan trọng để truyền tải thông điệp của công ty Đồng thời, những câu chuyện trừu tượng cũng góp phần làm nổi bật ý nghĩa của các biểu tượng này.
Việc thiết kế trang trí cho khán phòng thường bắt nguồn từ những câu chuyện trừu tượng và biểu tượng đặc trưng, tạo nên sự kết nối giữa hai yếu tố này Để một sự kiện trở nên thu hút và thuyết phục, ý tưởng cần được nâng tầm thông qua nghệ thuật, hiệu ứng sân khấu, vũ điệu, âm thanh và nghệ thuật lắp đặt Cuối cùng, điện ảnh kết hợp tất cả những yếu tố này vào một kịch bản hấp dẫn, giúp sự kiện truyền tải thông điệp một cách dễ hiểu, sống động và chạm đến trái tim khán giả.