CƠ SỞ LÍ LUẬN
Khái niệm nhập khẩu hàng hóa
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh quốc tế, diễn ra qua việc trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia với tiền tệ làm phương tiện trung gian Đây không chỉ là giao dịch đơn lẻ mà là một hệ thống quan hệ thương mại trong nền kinh tế, bao gồm cả tổ chức nội bộ và bên ngoài Nhu cầu nhập khẩu của mỗi quốc gia phụ thuộc vào thu nhập bình quân của cư dân và tỷ giá hối đoái Khi thu nhập người dân cao, nhu cầu hàng nhập khẩu tăng, trong khi tỷ giá hối đoái cao có thể làm tăng giá hàng nhập khẩu tính bằng nội tệ, dẫn đến giảm nhu cầu nhập khẩu.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc gia, giúp phát triển bền vững các ngành kinh tế chủ lực Đồng thời, nó khai thác lợi thế so sánh của từng quốc gia, thúc đẩy chuyên môn hóa lao động và cải thiện cán cân thanh toán quốc tế.
Luật Thương mại 2005 Điều 28 khoản 1 định nghĩa như sau:
Nhập khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ khu vực hải quan đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam vào trong nước, theo quy định của pháp luật.
Các hình thức kinh doanh nhập khẩu hàng hóa
Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau, và mỗi doanh nghiệp thường chọn một hoặc một số phương thức phù hợp với điều kiện và mục tiêu cụ thể của mình Dưới đây là những phương thức nhập khẩu chủ yếu mà các doanh nghiệp có thể áp dụng.
1.1.1 Nhập khẩu trực tiếp Đối với hình thức này thì người mua và người bán hàng hóa trực tiếp giao dịch với nhau, quá trình mua và bán không hề ràng buộc lẫn nhau Bên mua có thể mua mà không bán và ngược lại Nhập khẩu trực tiếp được tiến hành khá đơn giản Hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước, tính toán đầy đủ các chi phí đảm bảo kinh doanh có lãi, đúng phương hướng, chính sách luật pháp của Nhà nước cũng như quốc tế.
Trong hoạt động nhập khẩu tự doanh, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện các nghiệp vụ từ nghiên cứu thị trường, lựa chọn bạn hàng, đến ký kết và thực hiện hợp đồng Doanh nghiệp phải tự bỏ vốn cho các chi phí phát sinh và hưởng toàn bộ lợi nhuận, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm nếu gặp thua lỗ Khi thực hiện nhập khẩu tự doanh, doanh nghiệp được trích kim ngạch nhập khẩu, nhưng phải chịu thuế doanh thu và thuế lợi tức khi tiêu thụ hàng nhập khẩu Thông thường, doanh nghiệp chỉ cần lập một hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài, còn hợp đồng tiêu thụ hàng hóa trong nước sẽ được lập sau khi hàng về.
Hoạt động ủy thác nhập khẩu được quy định trong chương 4 của Văn bản hợp nhất 09/VBHN-BCT năm 2017, hướng dẫn về luật thương mại liên quan đến mua bán quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Hoạt động nhập khẩu uỷ thác là một hình thức nhập khẩu giữa doanh nghiệp trong nước không đủ khả năng tài chính và đối tác kinh doanh, và doanh nghiệp có chức năng giao dịch ngoại thương Doanh nghiệp uỷ thác giao nhiệm vụ cho bên nhận uỷ thác thực hiện nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu, trong khi bên nhận uỷ thác sẽ đàm phán và làm thủ tục với nước ngoài Bên nhận uỷ thác nhận được hoa hồng, gọi là phí uỷ thác, và mối quan hệ giữa hai bên được quy định trong hợp đồng uỷ thác.
Nhập khẩu uỷ thác là hình thức mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu không cần bỏ vốn hay xin hạn ngạch, đồng thời không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ Doanh nghiệp chỉ đại diện cho bên uỷ thác trong việc giao dịch với các đối tác nước ngoài, ký hợp đồng, thực hiện thủ tục nhập hàng, và thay mặt bên uỷ thác khiếu nại đòi bồi thường khi xảy ra tổn thất.
Khi thực hiện nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ được ghi nhận kim ngạch xuất nhập khẩu mà không tính doanh số và không phải chịu thuế doanh thu Để nhận uỷ thác, các doanh nghiệp này cần lập hai hợp đồng: một hợp đồng mua bán hàng hoá với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác với bên uỷ thác.
Tạm nhập tái xuất là hình thức thương mại mà doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu hàng hóa tạm thời vào Việt Nam với mục đích xuất khẩu sang nước thứ ba Hình thức này cho phép doanh nghiệp không tiêu thụ hàng hóa trong nước mà thay vào đó, xuất khẩu chúng để thu lợi nhuận.
Giao dịch tạm nhập tái xuất nhằm mục đích thu hồi ngoại tệ vượt mức vốn đầu tư ban đầu Doanh nghiệp cần ký kết hai hợp đồng riêng biệt: một hợp đồng mua hàng với thương nhân nước xuất khẩu và một hợp đồng bán hàng với thương nhân nước nhập khẩu.
Lưu ý rằng có một hình thức chuyển hàng tương tự như tạm nhập tái xuất, nhưng trong trường hợp này, hàng hóa được chuyển thẳng từ nước bán hàng sang nước mua hàng mà không cần thực hiện thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam cũng như không cần làm thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam Hình thức này được gọi là chuyển khẩu.
1.1.4 Nhập khẩu liên doanh Đây là một hoạt động nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kỹ thuật một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp (trong đó có ít nhất một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp) nhằm phối hợp kỹ năng, kỹ thuật để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương biện pháp có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, thúc đẩy hoạt động này phát triển theo hướng có lợi nhất cho cả hai bên, cùng chia lãi nếu lỗ thì cùng phải chịu.
Nhập khẩu liên doanh có ưu điểm nổi bật là giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp so với hình thức tự doanh Mỗi doanh nghiệp trong liên doanh chỉ cần góp một phần vốn nhất định, từ đó quyền hạn và trách nhiệm được phân chia theo tỷ lệ vốn góp Việc chia sẻ chi phí và thuế doanh thu cũng được thực hiện dựa trên tỷ lệ này, trong khi lãi lỗ được phân chia theo thỏa thuận giữa các bên, tùy thuộc vào vốn góp và trách nhiệm mà mỗi bên đảm nhận.
Trong mô hình nhập khẩu liên doanh, doanh nghiệp nhận hàng sẽ được ghi nhận kim ngạch xuất nhập khẩu Khi hàng hóa được đưa về tiêu thụ, doanh thu chỉ được tính dựa trên tỷ lệ vốn góp, và doanh nghiệp sẽ phải chịu thuế doanh thu tương ứng với doanh số đó.
Doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp tham gia liên doanh cần thiết lập hai loại hợp đồng: hợp đồng mua hàng với đối tác nước ngoài và hợp đồng liên doanh với doanh nghiệp khác, không nhất thiết phải là doanh nghiệp Nhà nước.
Nhập khẩu gia công là hoạt động gia công được quy định trong chương 6 của Văn bản hợp nhất 09/VBHN-BCT năm 2017 Văn bản này hướng dẫn luật thương mại về các hoạt động mua bán quốc tế, cũng như các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Quy trình nhập khẩu bao gồm các bước cần thiết để mua hàng hóa từ nước ngoài, với mỗi bước đóng vai trò quan trọng trong chuỗi quy trình Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu hiệu quả, cần có một quy trình rõ ràng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro không mong muốn.
Quy trình nhập khẩu thường được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu áp dụng bao gồm 5 bước cơ bản, giúp tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu.
Sơ đồ 1: Quy trình Nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA
Bước 1: Lập kế hoạch nhập khẩu
Lập kế hoạch nhập khẩu bao gồm việc xác định chi tiết cho từng tháng và từng quý, kèm theo dự báo về số lượng, tiêu chuẩn quy cách và chất lượng hàng hóa Những yêu cầu này là cần thiết để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Thời gian và số lượng là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định chính sách nhập hàng Dựa trên hai yếu tố này, bạn có thể xây dựng kế hoạch nhập hàng theo bốn chính sách cơ bản.
Nhập hàng theo thời gian và số lượng hàng hóa cố định là phương pháp chủ yếu trong quy trình giao hàng định kỳ giữa nhà cung cấp và cửa hàng, với số lượng hàng hóa gần như tương đương giữa các mặt hàng Chính sách này rất phù hợp cho những sản phẩm có sức tiêu thụ ổn định và thường xuyên Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản hóa việc quản lý kho và mang lại lợi ích trong việc thương lượng theo số lượng hàng hóa.
Nhược điểm của việc quản lý hàng tồn kho là nếu số lượng nhập không được tính toán chính xác hoặc tiêu thụ không đều, sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn lớn hoặc khan hàng Khi xảy ra khan hàng, chi phí giao hàng khẩn cấp và sản xuất đặc biệt từ nhà cung cấp có thể gia tăng đáng kể.
Nhập hàng theo thời gian cố định và số lượng thay đổi
Phương pháp nhập hàng bổ sung là giải pháp lý tưởng cho sản phẩm đắt tiền, dễ hỏng hóc, cồng kềnh và có sức tiêu thụ ổn định Mỗi mặt hàng cần xác định mức độ lưu kho tối đa, và vào những thời điểm nhất định, chủ cửa hàng sẽ phân tích lượng hàng tồn kho để đưa ra yêu cầu nhập hàng phù hợp Ưu điểm của phương pháp này là giúp đơn giản hóa quản lý và kiểm soát nguồn vốn hiệu quả.
Nhược điểm: Nếu vì một lý do bất kỳ, việc tiêu thụ không còn ổn định, sẽ xuất hiện rủi ro tồn đọng vốn hay khan hàng.
Nhập hàng theo thời gian thay đổi và số lượng cố định
Phương thức nhập hàng tập trung vào việc xác định mức lưu kho tối thiểu và kiểm soát theo thời gian, cho phép tạo yêu cầu số lượng hàng hóa cố định để đáp ứng nhu cầu trong suốt thời gian giao hàng Phương thức này thích hợp cho các mặt hàng đắt tiền và tiêu thụ không thường xuyên Ưu điểm của việc đặt hàng theo lô là tối ưu hóa quy trình nhập hàng, giúp tính toán cẩn thận và giảm thiểu tình trạng tồn đọng vốn vào hàng hóa.
Một nhược điểm đáng chú ý là khi mức tiêu thụ tăng đột biến, cửa hàng có thể gặp phải tình trạng khan hàng Rủi ro này có thể buộc cửa hàng phải xây dựng kho hàng dự phòng, nhưng điều này không nhất thiết giải quyết hiệu quả vấn đề tồn đọng vốn.
Nhập hàng theo thời gian và số lượng thay đổi
Phương thức nhập hàng này được thiết kế phù hợp với từng chương trình, với yêu cầu nhập hàng hoàn toàn dựa trên nhu cầu thực tế Số lượng hàng hóa nhập vào được xác định dựa trên việc đánh giá nhu cầu ngắn hạn, giúp hạn chế tình trạng tồn đọng vốn không cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhược điểm lớn nhất là sự nhạy cảm với các tác động từ môi trường xung quanh; chỉ một thay đổi nhỏ cũng có thể làm thay đổi hoàn toàn kết quả của toàn bộ chương trình.
Bước 2: Giao dịch, đàm phán
Lựa chọn đối tượng giao dịch
Khi lựa chọn đối tượng giao dịch, việc xác định nước nhập khẩu hàng hóa là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước Cần nghiên cứu kỹ lưỡng tình hình chung của quốc gia đó, bao gồm khả năng và chất lượng hàng xuất khẩu, cũng như các chính sách, luật pháp và tập quán thương mại hiện hành.
Khi chọn thương nhân để giao dịch, tốt nhất là nhập khẩu trực tiếp từ nhà sản xuất Tuy nhiên, khi thâm nhập vào thị trường mới hoặc mặt hàng mới, việc sử dụng trung gian như đại lý môi giới lại rất quan trọng Để lựa chọn đúng đắn, cần tìm hiểu kỹ về thương nhân, bao gồm thái độ chính trị, khả năng tài chính, quan điểm kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, uy tín và mối quan hệ trong ngành.
Thương lượng, đàm phán hợp đồng nhập khẩu:
Sau khi hoàn tất giai đoạn nghiên cứu và tiếp cận thị trường, các doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị ký kết hợp đồng nhập khẩu Để đạt được thỏa thuận mua bán, người nhập khẩu thường phải trải qua quá trình thương lượng về các điều kiện giao dịch Trong hoạt động ngoại thương, quá trình này được gọi là đàm phán Mặc dù có thể đàm phán qua thư tín hay điện thoại, nhưng đối với các hợp đồng lớn và phức tạp, việc gặp gỡ trực tiếp để thảo luận và làm rõ các thỏa thuận là cần thiết Phương pháp đàm phán trực tiếp, dù tốn kém hơn, lại đảm bảo hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Trình tự đàm phán như sau:
Chào hàng và hỏi giá là bước đầu tiên trong quá trình giao dịch giữa bên mua và bên bán, trong đó bên mua cần nêu rõ tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán Về mặt pháp lý, đây là một lời thỉnh cầu trước khi thực hiện giao dịch, trong khi về mặt thương mại, người mua đề nghị người bán cung cấp thông tin về giá cả và các điều kiện mua hàng Lưu ý rằng việc hỏi giá không tạo ra trách nhiệm pháp lý cho bên hỏi.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng hóa
1.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
1.4.1.1 Các nhân tố bộ máy quản lý hay tổ chức hành chính :
Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một bộ máy quản lý và lãnh đạo hoàn chỉnh, không thừa, không thiếu Việc tổ chức phân cấp quản lý và phân công lao động hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động Nếu bộ máy quản lý quá cồng kềnh và không cần thiết, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc hoạt động hiệu quả.
Nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định khả năng sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là tiêu chí hàng đầu để đánh giá quy mô của doanh nghiệp.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp bao gồm vốn chủ sở hữu và các nguồn huy động khác, không chỉ giới hạn ở tài sản cố định và tài sản lưu động mà còn bao gồm các khoản vay và thu nhập tương lai Thiếu nguồn tài chính cần thiết có thể dẫn đến nguy cơ phá sản Trong kinh doanh, tài chính được xem là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trường và vượt qua đối thủ cạnh tranh.
1.4.1.3 Nhân tố về con người
Con người luôn đóng vai trò trung tâm trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, vì họ là những người sáng tạo và điều hành trực tiếp Tinh thần làm việc của nhân viên được thể hiện qua bầu không khí doanh nghiệp, sự đoàn kết và ý chí phấn đấu cho mục tiêu chung Năng lực công tác của nhân viên được đánh giá qua kỹ năng điều hành và kết quả hoạt động Để nâng cao vai trò của yếu tố con người, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, đồng thời quan tâm đến lợi ích cá nhân, bao gồm cả lợi ích vật chất và tinh thần.
1.4.1.4 Yếu tố tổ chức mạng lưới kinh doanh:
Kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp ngoại thương phụ thuộc lớn vào hệ thống mạng lưới kinh doanh Một mạng lưới rộng lớn và được bố trí hợp lý giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc tạo nguồn hàng, vận chuyển và làm đại lý xuất nhập khẩu, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Ngược lại, nếu mạng lưới quá thiếu hoặc không hợp lý sẽ cản trở hoạt động kinh doanh, giảm tính năng động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1.4.2.1 Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng:
Hoạt động nhập khẩu phụ thuộc vào đối tác nước ngoài và ngoại tệ trong thanh toán, do đó, chính sách tỷ giá hối đoái ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Tất cả giao dịch và định giá trong kinh doanh nhập khẩu đều cần ngoại tệ, với tỷ giá hối đoái làm cơ sở so sánh giá cả hàng hóa nội địa và quốc tế, đồng thời hỗ trợ lưu thông tiền tệ và hàng hóa giữa các quốc gia.
Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể gây những biến động lớn trong tỷ trọng hàng nhập khẩu.
1.4.2.2 Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế:
Hoạt động nhập khẩu diễn ra giữa các quốc gia khác nhau, do đó chịu ảnh hưởng từ chính sách pháp luật nội địa và quy định pháp luật quốc tế Những yếu tố này phản ánh ý chí của Nhà nước và sự thống nhất toàn cầu trong lĩnh vực thương mại.
Chính phủ ban hành các chính sách vĩ mô quản lý hoạt động nhập khẩu theo từng giai đoạn phát triển của đất nước, nhằm bảo vệ nền sản xuất trong nước có khả năng cạnh tranh kém Những chính sách này bao gồm việc thiết lập hàng rào thuế quan và phi thuế quan như giấy phép nhập khẩu và tiêu chuẩn chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu.
1.4.2.3 Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hoá quốc tế:
Các yếu tố hạ tầng phục vụ mua bán hàng hoá quốc tế ảnh hưởng trực tiếp đến nhập khẩu:
- Hệ thống cảng biển được trang bị hiện đại cho phép rút ngắn thời gian xếp dỡ hàng hoá.
Sự phát triển của hệ thống ngân hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà nhập khẩu trong việc huy động vốn và thực hiện thanh toán Bên cạnh đó, ngân hàng còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ lợi ích của nhà kinh doanh thông qua các dịch vụ thanh toán an toàn và hiệu quả.
Hệ thống bảo hiểm và kiểm tra chất lượng giúp các giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế diễn ra an toàn hơn, đồng thời giảm thiểu thiệt hại cho nhà kinh doanh khi gặp rủi ro.
1.4.2.4 Yếu tố thị trường trong nước và nước ngoài:
Tình hình và biến động của thị trường trong nước và quốc tế, bao gồm xu hướng tăng giá cả, khả năng cung cấp, khả năng tiêu thụ và sự thay đổi dung lượng thị trường, đều có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động nhập khẩu.
Ngày nay, khoa học công nghệ đã ảnh hưởng sâu rộng đến tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội, đặc biệt trong xuất nhập khẩu Sự phát triển của hệ thống bưu chính viễn thông giúp doanh nghiệp ngoại thương dễ dàng giao tiếp trực tiếp với khách hàng qua telex, fax và điện tín, từ đó giảm chi phí đi lại và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Điều này cho phép các nhà kinh doanh nắm bắt thông tin và diễn biến thị trường một cách chính xác và kịp thời.
Xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận công nghệ tiên tiến toàn cầu, từ đó đổi mới và cải tiến quy trình sản xuất Ngoài ra, khoa học công nghệ cũng ảnh hưởng tích cực đến các lĩnh vực như vận tải hàng hóa và kỹ thuật ngân hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Mỗi sự biến động đều tác động đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nơi mà các yếu tố từ nước ngoài có ảnh hưởng lớn Những thay đổi về chính sách xuất nhập khẩu, tình hình lạm phát, thất nghiệp, hoặc tăng trưởng và suy thoái kinh tế ở các nước khác đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
TÌNH HÌNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI TẠI CÔNG TY
Tổng quan về Công Ty TNHH DASADA
2.1.1 Giới thiệu về Công Ty TNHH DASADA
- Tên công ty: Công ty TNHH DASADA
- Tên quốc tế: DASADA COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: DASADA.;CO.LTD
- Trụ sở chính: 476/26 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê Đông, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
- Người đại diện Công ty: NGUYỄN THỊ NGỌC LY
Ngoài ra NGUYỄN THỊ NGỌC LY còn đại diện các doanh nghiệp: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH S.T.D & S TẠI ĐÀ NẴNG
Công ty TNHH DASADA, được thành lập vào ngày 11 tháng 5 năm 2016, chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác, đã tích lũy hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp nguyên vật liệu cho ngành ô tô và điện tử tại Việt Nam Sau gần 5 năm hoạt động, công ty đang phát triển mạnh mẽ và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
2.1.2 Nhiệm vụ, chức năng chủ yếu và ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Kinh doanh đúng các mặt hàng, đúng các ngành hàng, mục đích hoạt động mà công ty đã đăng ký với cơ quan chức năng.
Để đảm bảo tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế tài chính, cần thực hiện đúng các quy định pháp luật về giao dịch kinh tế đối ngoại, hạch toán đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước Đồng thời, việc mở rộng hợp tác và xây dựng mối quan hệ với nhiều khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt là các khách hàng truyền thống, cũng là một yếu tố quan trọng.
Công ty không ngừng hiện đại hóa thiết bị và máy móc, đồng thời đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng để tăng năng suất lao động và cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên Việc quản lý quy trình nhập khẩu hàng hóa cần được thực hiện chặt chẽ, từ khâu chuẩn bị vật tư đến trưng bày và giao hàng cho khách hàng.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và hoạt động hiệu quả cho công ty, cần thường xuyên kiểm tra và kiểm soát chất lượng Việc phân phối theo lao động không chỉ giúp cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công nhân viên mà còn bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiệp vụ Đồng thời, công ty cũng phải chú trọng đến việc đảm bảo an toàn lao động.
Gồm hai chức năng chính là nhập khẩu hàng hóa và kinh doanh:
+ Nhập khẩu và buôn bán các máy móc, thiết bị
+ Sản phẩm chính: hộp số, đèn led, camera , gương, ắc quy, …
+ Làm đại lí, môi giới, đấu giá
Công ty tìm nguồn cung ứng cho doanh nghiệp, dịch vụ chất lượng, cung cấp thiết bị, phụ tùng trọn gói và các kĩ thuật láp ráp.
2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ
- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH DASADA
Chức năng của từng phòng:
Tổng Giám đốc : Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người trực tiếp điều hành
Công ty thực hiện các chiến lược sản xuất kinh doanh được Hội đồng quản trị đề ra và chịu trách nhiệm toàn diện trước Hội đồng về hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng Giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch và xây dựng các chiến lược phát triển dài hạn và ngắn hạn cho Công ty.
Phó giám đốc là người tiếp nhận kế hoạch từ giám đốc và trực tiếp chỉ đạo công việc cho các bộ phận dưới quyền Họ có trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và có quyền thay mặt giám đốc để quyết định một số vấn đề trong phạm vi cho phép Ngoài ra, Phó Tổng Giám đốc còn đại diện cho Tổng Giám đốc để giải quyết các công việc được giao khi Tổng Giám đốc vắng mặt.
Bộ phận sales và maketing:
- Thực hiện tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng
- Thực hiện chiến lược giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới
- Thực hiện kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành và thiết lập hợp đồng với khách hàng
- Cung cấp thông tin nguồn, có thể thực hiện các phiên dịch hoạt động và dịch thuật tài liệu cho ban lãnh đạo
Theo dõi và đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của các phòng ban là rất quan trọng Cần phân tích để đảm bảo rằng sản xuất diễn ra an toàn, đúng tiến độ và tuân thủ các hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
- Thực hiện thiết lập kế hoạch sản xuất hàng niên hạn cho các nhà sản xuất và cho doanh nghiệp
- Thực hiện các bộ sản xuất cho các nhà sản xuất, duy trì và nâng cao nguồn hàng đáp ứng thị trường cho doanh nghiệp
- Đề xuất chiến lược Marketing cùng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh từng thời điểm
Chịu trách nhiệm phát triển thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, cùng với việc xây dựng và phát triển hệ thống quản lý hàng hóa Đảm bảo các hoạt động phát triển doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả và báo cáo trực tiếp với ban Giám đốc về nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
- Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Thiết kế chương trình hậu mãi và bảo hành sản phẩm cho doanh nghiệp
- Tích cực tham gia tài trợ cho các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu
- Đăng ký tham gia các chương trình liên quan đến chất lượng sản phẩm như: Hàng Việt Nam chất lượng cao, ISO…
Xây dựng và triển khai chiến lược marketing hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm việc theo dõi và giám sát quá trình thực hiện Việc điều chỉnh kịp thời và đánh giá kết quả giúp nâng cao sự thấu hiểu về khách hàng và lĩnh vực kinh doanh Mục tiêu cuối cùng là quảng bá sản phẩm và thương hiệu công ty ra thị trường, tạo nên sự kết nối mạnh mẽ với khách hàng.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về phát triển thương hiệu và kênh phân phối, xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu, đồng thời hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện kế hoạch marketing hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông và báo chí là điều quan trọng, vì họ là đối tác đắc lực trong việc xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp Hơn nữa, sự hỗ trợ từ truyền thông cũng giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả các khủng hoảng bất ngờ.
Phòng marketing không chỉ thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động marketing cho toàn công ty mà còn điều hành và quản lý nhân viên trong bộ phận Điều này bao gồm việc lập kế hoạch hoạt động, phân công và giao việc cho nhân viên, cũng như xây dựng kế hoạch kiểm tra và giám sát việc thực hiện công việc của họ.
Xây dựng quy trình mua hàng và giao nhận hàng hóa bao gồm các hoạt động giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp Hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu như hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển và chứng từ XNK Thực hiện quy trình thanh toán và giao nhận hàng, đồng thời phối hợp với kế toán để mở L/C và thực hiện các bảo lãnh ngân hàng.
Ngoài việc tiếp nhận hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu, chúng tôi còn thực hiện kiểm tra và đối chiếu số lượng thực tế của hàng hóa tại cửa khẩu trong quá trình làm thủ tục thông quan.
Xây dựng kế hoạch hợp tác với các nhà cung cấp mới, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại Tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu theo chiến lược đã được công ty đề ra.
Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng tại tại Công Ty THHH DASADA
Bộ phận thực hiện: Phòng Xuất Nhập Khẩu
Ban quản lý Công ty TNHH DASADA đã yêu cầu phòng Xuất Nhập Khẩu thực hiện nghiên cứu thị trường để thu thập và phân tích thông tin, số liệu liên quan Dựa trên các kết quả phân tích, phòng sẽ lập kế hoạch nhập khẩu và trình lên ban quản lý công ty để được phê duyệt Nội dung thông tin cần thu thập bao gồm các dữ liệu thị trường quan trọng.
Tình hình cung - cầu hàng hóa trên thị trường hiện tại được đánh giá qua hoạt động của các nhà cung ứng và nhu cầu của người tiêu dùng Việc phân tích nhu cầu hiện tại và tiềm năng trong tương lai giúp xác định mức độ cạnh tranh và những cơ hội phát triển trong thị trường đang được nghiên cứu.
Trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là trong buôn bán ngoại thương, việc xác định giá cả hàng hóa là một yếu tố quan trọng hàng đầu, vì nó có ảnh hưởng sâu sắc đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần xem xét các yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường, bao gồm quan hệ chính trị, văn hóa, pháp luật, chính sách kinh tế và thuế nhập khẩu.
Trong những năm vừa qua theo thống kê từ phòng Xuất Nhập Khẩu và phòng
Kế toán cho thấy rằng tình hình nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA đang có xu hướng tăng trưởng qua các năm Điều này phản ánh sự phát triển tích cực trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty Kim ngạch nhập khẩu theo từng mặt hàng của Công ty TNHH DASADA được thể hiện rõ qua bảng số liệu dưới đây.
Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA giai đoạn
Doanh thu BH & CCDV (Đồng) 65.948.097.828 97.905.572.890 192.488.305.106
Giai đoạn 2018 - 2020, kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA có xu hướng tăng đáng kể Cụ thể, năm 2018 đạt 24.681.746.240 đồng, năm 2019 tăng lên 32.908.994.980 đồng, tương ứng với mức tăng 33,33% Đặc biệt, năm 2020, kim ngạch nhập khẩu đạt 82.272.487.469 đồng, tăng 150% so với năm 2019 Mặc dù bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng dịch COVID-19 toàn cầu, tình hình hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA vẫn duy trì xu hướng tăng trưởng, cho thấy hàng hóa phụ tùng, linh kiện vẫn được ưu tiên hàng đầu trong xuất nhập khẩu.
Thị trường nhập khẩu chủ yếu bao gồm các sản phẩm như hộp số, ắc quy và đèn LED Năm 2018, hộp số chiếm 35,4% tổng lượng nhập khẩu, trong khi ắc quy chiếm 50,41% và đèn LED chỉ chiếm 1,77% Ngoài ra, một số sản phẩm khác cũng góp mặt với tỷ lệ 12,42%.
Hộp số và ắc quy là hai mặt hàng nhập khẩu chính của công ty, trong đó ắc quy chiếm 50% kim ngạch nhập khẩu Công ty chủ yếu cung cấp ắc quy cho các đại lý và môi giới Đèn LED là mặt hàng mà công ty đã quyết tâm khôi phục từ năm 2018, dẫn đến giá trị nhập khẩu của sản phẩm này tăng đáng kể Cụ thể, năm 2018, giá trị nhập khẩu đèn LED đạt 121.615 USD, chiếm 1,77% tổng kim ngạch nhập khẩu, và đến năm 2019, con số này đã tăng lên 1.030.000 USD, chiếm 14,06% Tuy nhiên, vào năm 2020, giá trị nhập khẩu đèn LED chỉ đạt 41.296 USD, chiếm 0,65%.
Công ty TNHH DASADA chủ yếu nhập khẩu ba mặt hàng: hộp số, đèn led và ắc quy, chiếm hơn 90% kim ngạch nhập khẩu Mục tiêu chính của công ty là đẩy mạnh nhập khẩu phụ tùng và linh kiện, với hộp số và ắc quy là hai sản phẩm tiêu thụ chủ yếu Hiện tại, công ty đang nỗ lực thiết lập mối quan hệ lâu dài với các đối tác trên thị trường để phát triển nguồn cung cho những sản phẩm này và một số thị trường khác.
Bảng 2.4: Thị trường nhập khẩu một số sản phẩm chính của Công ty TNHH
(%) Hộp số 2.435.316 35,4 2.649.000 36,16 2.837.602 44,52 Đèn led 121.615 1,77 1.030.000 14,06 41.296 0,65 Ắc quy 3.468.533 50,41 3.230.000 44,1 3.235.857 50,77
2.2.2 Chính sách giao dịch, đàm phán
Bộ phận thực hiện: Gíam Đốc, Phòng Sales hoặc Marketing
Sau khi hoàn tất giai đoạn nghiên cứu và tiếp cận thị trường, nhân viên Phòng Sales và Marketing sẽ tiến hành tiếp xúc với đối tác để thực hiện giao dịch Tuy nhiên, để ký kết hợp đồng mua bán, cần phải trải qua một quá trình thương thảo và xác định các điều kiện giao dịch.
Thông thường Phòng Sales và Marketing sẽ sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:
+ Giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí Hơn nữa, trong cùng một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau
Đàm phán qua điện thoại, thông qua các phương tiện truyền thông, là quá trình giao dịch mà các bên chỉ có thể tiếp cận thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh hoặc cả hai.
Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp giúp hai bên mua bán hiểu biết lẫn nhau tốt hơn, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài và bền vững.
Công ty sử dụng fax và email để thường xuyên chuyển nội dung thư từ, giúp tiết kiệm chi phí đi lại và quà cáp trong các cuộc gặp gỡ Việc gặp mặt mà không đạt được kết quả là điều không mong muốn, vì vậy chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp là rất cần thiết Đối với các giao dịch ký hợp đồng nhập khẩu, hầu hết các công ty đều tiến hành các hoạt động đàm phán cụ thể.
Việc xác định hình thức hỏi giá sản phẩm tại Công ty TNHH DASADA do trưởng phòng Sales – Marketing đảm nhiệm, và tùy thuộc vào từng mã hàng cụ thể Công ty không áp dụng một hình thức hỏi giá cố định cho tất cả các mã hàng, mà sẽ thực hiện theo từng trường hợp riêng, ví dụ như một số mã hàng cụ thể Sau khi xác định hình thức hỏi giá, nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết khác.
Bảng 2.5: Hình thức chào hàng của một số sản phẩm tại Công ty TNHH DASADA
Hình thức chào hàng Sản phẩm
Chào hàng tự do Đường ống, Kính, Thảm, Bọc da, Bộ nạp, Túi khí, …
Chào hàng cố định Hộp số; Đèn led; Ắc quy; Remote;
Hoàn giá là quá trình mà các đối tác thường không chấp nhận hoàn toàn các điều khoản trong thư hỏi giá Theo thông tin từ phòng Kế toán, Công ty thường cùng đối tác thảo luận lại để đạt được sự thống nhất giữa hai bên.