CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIÁM SÁT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DIỆU THU
Tổng quan về quy trình giám sát vật tư
1.1.1 Khái niệm và phân loại về vật tư trong doanh nghiệp
1.1.1.1 Một số khái niệm về vật tư.
- Vật tư được cấu tạo nên bởi 2 từ “vật” và “tư” “Vật” trong từ vật liệu còn
“Tư” trong tư liệu sản xuất đề cập đến các công cụ, dụng cụ và máy móc thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất Nó không chỉ bao gồm vật tư mà còn là một phần thiết yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất, mở rộng ra cả nguyên vật liệu, công cụ và thiết bị.
Vật tư là các đối tượng được doanh nghiệp dự trữ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nói cách khác, vật tư là nguồn nguyên liệu mà người lao động sử dụng cùng với công cụ lao động để biến đổi thành những sản phẩm hữu ích cho xã hội.
Vật tư là các loại vật liệu thiết yếu, bao gồm sản phẩm hoàn chỉnh hoặc bán thành phẩm, được sử dụng trong quy trình sản xuất mà không trực tiếp cấu thành sản phẩm cuối cùng Ví dụ về vật tư bao gồm bao bì, túi nilon và túi giấy dùng để đóng gói sản phẩm.
Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ người ta phân loại vật tư thành 3 loại :
Nguyên liệu và vật liệu chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm các yếu tố như xi măng và sắt thép trong xây dựng, hay vải trong ngành may mặc Những nguyên vật liệu này không chỉ là đối tượng lao động mà còn là thành phần cấu thành trực tiếp sản phẩm, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất Việc quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên liệu chính sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Ví dụ - xi măng, gạch, đá, thép, bê tông…
Khái niệm nguyên vật liệu là tương đối, vì một vật liệu có thể vừa là vật liệu chính trong một công tác nhưng lại trở thành vật liệu phụ trong công tác khác Chẳng hạn, gạch có thể được xem là vật liệu chính khi được sử dụng để xây tường công trình, vì nó trực tiếp cấu thành sản phẩm Tuy nhiên, nếu gạch được sử dụng để xây hố ga thoát nước tạm, thì lúc này nó lại chỉ là vật liệu phụ, không trực tiếp tham gia vào cấu trúc xây dựng.
Vật liệu phụ là yếu tố hỗ trợ trong quá trình sản xuất, không phải là đối tượng lao động chính Chúng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, bao gồm việc cải thiện hình dáng và màu sắc, đồng thời phục vụ cho công tác quản lý sản xuất hiệu quả hơn.
Ví dụ như phụ gia bê tông, thép buộc, que hàn, đinh…
Nhiên liệu là các vật liệu thiết yếu phục vụ cho công nghệ sản xuất và kinh doanh, bao gồm phương tiện vận tải và máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất Các loại nhiên liệu phổ biến bao gồm xăng, dầu, than củi và khí ga, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của các ngành công nghiệp.
Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
Thiết bị lắp đặt vào công trình là những vật liệu và thiết bị cần thiết cho các dự án xây dựng cơ bản của doanh nghiệp xây lắp Những loại vật liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công trình.
Ví dụ như điều hòa, máy phát, máy bơm, TV, máy chiếu … lắp vào công trình
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu bổ sung, chẳng hạn như phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định và các sản phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, như bao bì và vật liệu đóng gói.
Phế liệu là các loại vật liệu được thu thập từ quá trình sản xuất hoặc khi thanh lý tài sản, có thể được sử dụng lại hoặc bán ra thị trường, bao gồm các sản phẩm như phôi bào và vải vụn.
Ví dụ trạc vữa, đề C, bao xi măng…
Toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được phân loại dựa trên nguồn gốc, bao gồm nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công.
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp được phân loại dựa trên mục đích và nơi sử dụng, bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và tiêu thụ sản phẩm.
Hàng hóa là những sản phẩm được mua với mục đích bán lại mà không trải qua quá trình chế biến công nghiệp Chúng đa dạng và được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau.
Giá trị của hàng hóa
Dựa vào hàng hóa lưu kho, chúng ta có thể phân loại chúng theo nhiều tiêu chí khác nhau như hình dáng, kích thước và tính dễ hư hỏng, từ đó chia thành các nhóm cụ thể.
Nhóm công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động quan trọng trong nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Mặc dù chúng bị hao mòn theo thời gian, nhưng do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp, chúng chưa đủ tiêu chuẩn để được coi là tài sản cố định.
Quy trình xuất nhập kho vật tư
1.4.1 Quy trình nhập kho vật tư
Mỗi doanh nghiệp có quy trình nhập kho riêng, nhưng đều cần tuân theo những bước cơ bản Dưới đây là một số sơ đồ minh họa cho quy trình nhập kho.
Sơ đồ 1.1: Quy trình hập kho vật tư (1)
(Nguồn: sơ đồ nhập kho hàng hóa 68Ketoan.com)
Sơ đồ 1.2 : Quy trình nhập kho vật tư 2
(Nguồn: https://excel.webkynang.vn/qui-trinh-quan-ly-kho-nhap-kho-xuat-kho)
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa vật liệu sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho vật tư
Khi bộ phận đề xuất, như phòng kinh doanh hoặc thủ kho, yêu cầu nhập nguyên vật liệu cho hoạt động doanh nghiệp, họ cần thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như kế toán kho và trưởng kho Việc này giúp bố trí nhân sự vận chuyển kịp thời và cập nhật thông tin một cách hiệu quả.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng để đối chiếu với khối lượng vật tư đã nhập, đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng Sau khi hoàn tất các bước này, thủ kho sẽ nhận hóa đơn từ nhà cung cấp cho các mặt hàng đã nhập.
Doanh nghiệp nên thành lập bộ phận quản lý chất lượng để kiểm tra vật tư đầu vào một cách chặt chẽ Cán bộ phụ trách sẽ thực hiện kiểm tra theo quy trình, phát phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp Trong trường hợp phát hiện hư hỏng hoặc sai lệch, cần lập biên bản và thông báo ngay cho đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại vật tư theo tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Sau khi hoàn tất kiểm tra và xác nhận không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu trước khi thực hiện giao dịch mua và in phiếu nhập kho Phiếu nhập kho bao gồm ba liên, trong đó có chữ ký xác nhận của giám sát và bên giao hàng Một liên sẽ được giám sát thu lại, một liên sẽ được kế toán giữ và liên cuối cùng sẽ được trả lại cho người giao hàng.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho thực hiện quy trình nhập kho và sắp xếp hàng hóa vào khu vực phù hợp, sau đó cập nhật thông tin vào thẻ kho Những thông tin này sẽ được ghi nhận trong hệ thống quản lý kho hàng, sử dụng Excel hoặc phần mềm quản lý, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
1.4.2 Quy trình xuất kho vật tư
Sơ đồ 1.3: Quy trình xuất kho vật tư
(Nguồn: sơ đồ nhập kho hàng hóa 68Ketoan.com)
Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa, vật tư sẽ bao gồm như sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn
Kế toán sẽ thực hiện kiểm tra hàng tồn kho để xác định số lượng hàng còn lại Nếu phát hiện hàng thiếu, sẽ thông báo ngay cho đơn vị đề xuất Khi hàng hóa đầy đủ, quy trình xuất kho sẽ được tiến hành.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, sau đó kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, trong đó một liên sẽ được lưu tại sổ và các liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho.
Thủ kho tiếp nhận phiếu xuất kho và thực hiện việc xuất hàng theo yêu cầu của nhân viên Sau khi nhận vật tư và hàng hóa, nhân viên sẽ ký vào Phiếu xuất kho và nhận một liên để xác nhận.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Giám sát sẽ nhận lại yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất cho kế toán Kế toán sẽ thực hiện ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hoạt động song song hoặc muốn chuyển hàng sang kho khác để thuận tiện cho vận chuyển và kinh doanh, quy trình luân chuyển phiếu xuất kho sẽ được áp dụng.
Vẽ sơ đồ quy trình giám sát xuất nhập kho vật tư
1.5.1 Sơ đồ quy trình xuất nhập kho vật tư
Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất nhập vật tư.
(Nguồn: quy-trinh-quan-ly-kho-kinh-nghiem-quan-ly-kho-hieu-qua/)
1.5.2 Quy trình quản lý/giám sát kho
Sơ đồ 1.5: Quy trình quản lý kho
(Nguồn:qui-trinh-quan-ly-kho-nhap-kho-xuat-kho/) 1.5.3 Nội dung của công tác giám sát vật tư
Công tác giám sát vật tư bao gồm các hoạt động quan trọng như thiết kế và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ chức tiếp nhận vật tư và quản lý dự trữ vật tư hiệu quả.
1.5.3.1 Thiết kế xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
- Phương thức định mức theo thống kê:
Phương pháp này dựa trên hai yếu tố chính: số liệu thống kê và mức tiêu thụ nguyên vật liệu trong kỳ báo cáo, kết hợp với kinh nghiệm của công nhân tiên tiến Bằng cách sử dụng phương pháp bình quân gia quyền, nó giúp xác định và định mức một cách hiệu quả Ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản, dễ áp dụng và khả năng thực hiện nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
Nhược điểm: Ít tính khoa học và tính chính xác.
Là sự kết hợp giữa tính toán kinh tế kỹ thuật và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tiêu hao nguyên vật liệu, quy trình này được thực hiện qua hai bước.
Bước đầu tiên trong quy trình thiết kế sản phẩm là thu thập và nghiên cứu kỹ lưỡng các tài liệu liên quan đến đặc điểm của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, cũng như trình độ tay nghề của công nhân.
Bước 2 trong quy trình là phân tích các thành phần của cơ cấu định mức, tính toán hệ số sử dụng và đề xuất các biện pháp nhằm giảm mức tiêu thụ trong kỳ kế hoạch Phương pháp này mang lại ưu điểm về tính khoa học và độ chính xác cao, giúp xác định mức tiêu dùng hợp lý nhất Hơn nữa, việc áp dụng phương pháp này đảm bảo rằng định mức tiêu dùng luôn trong trạng thái cải thiện liên tục.
Nhược điểm của phương pháp này là yêu cầu một lượng thông tin lớn và chính xác, đòi hỏi công tác thông tin doanh nghiệp phải được tổ chức một cách hiệu quả Điều này cần có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ cao, tuy nhiên, đây vẫn là phương pháp tiên tiến nhất hiện nay.
1.5.3.2 Tổ chức tiếp nhận vật tư
Tiếp nhận vật tư là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc giám sát.
Quá trình chuyển giao trách nhiệm bảo quản và đưa vật tư vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng là rất quan trọng, vì nó xác định ranh giới giữa bên mua và bên bán, đồng thời là cơ sở để hạch toán chi phí lưu thông và giá cả vật tư Việc thực hiện tốt khâu này giúp người giám sát nắm rõ số lượng, chất lượng và khối lượng vật tư, từ đó phân loại và theo dõi tình trạng của chúng trong kho, giảm thiểu thiệt hại do hư hỏng hoặc biến chất Vì vậy, tổ chức tiếp nhận vật tư cần chú ý thực hiện tốt hai điều quan trọng.
Để đảm bảo chất lượng, số lượng và khối lượng vật tư, cần tiếp nhận thông tin một cách chính xác theo nội dung và điều khoản đã ký kết trong hợp đồng, hóa đơn và phiếu vận chuyển.
Để vận chuyển vật tư nhanh chóng từ địa điểm tiếp nhận vào kho doanh nghiệp, cần tránh hư hỏng và mất mát, đồng thời đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất Công tác tiếp nhận cần tuân thủ những yêu cầu nghiêm ngặt để thực hiện hiệu quả hai mục tiêu này.
Khi tiếp nhận vật tư, cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy thuộc vào nguồn gốc tiếp nhận, bao gồm các nguồn từ ngành, ngoài ngành hoặc nội bộ doanh nghiệp.
Khi nhập vật tư, cần phải thực hiện các bước kiểm nhận và kiểm nghiệm để đảm bảo tính chính xác về số lượng, chất lượng và khối lượng Nếu phát hiện có hư hỏng hoặc mất mát, cần tiến hành thủ tục đánh giá và xác nhận kịp thời.
Sau khi tiếp nhận vật tư, thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập giao hàng và ký vào phiếu nhập kho Phiếu này sau đó sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để ký nhận và ghi vào sổ chứng từ.
1.5.3.3 Tổ chức dự trữ vật tư
Dự trữ là quá trình tích lũy vật tư đầu vào hoặc sản phẩm đầu ra để đảm bảo sản xuất liên tục và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Giá trị hàng dự trữ có thể chiếm từ 40-50% tổng tài sản của doanh nghiệp, do đó, giám sát dự trữ là một nhiệm vụ quan trọng.
Nghiên cứu quản trị hàng hóa dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau:
- Lượng đặt hàng bao nhiêu là hợp lý
- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp
Vai trò của dự trữ vật tư nguyên liệu
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư mà người ta đã thu được lợi nhuận cao
- Cần có kho vật tư để duy trì hoạt động bình thường của doanh nghiệp
Để nâng cao năng suất doanh nghiệp, việc duy trì dự trữ vật tư tốt là rất quan trọng, giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Giám sát chặt chẽ lượng dự trữ sẽ góp phần tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Chương 1 đã nêu được khái quát về cơ sở lý luận của giám sát vật tư, chuyên đề đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận quan trọng trong đề tài Bên cạnh đó cơ sở lý thuyết về phân tích tình hình giám sát vật tư giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn về quá trình cung ứng, dự trữ cũng như sử dụng vật tư ở các doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT TẠI VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DIỆU THU
Cơ cấu tổ chức (nhân sự)
Công ty vận hành và quản lý theo quy mô hộ gia đình nên cơ cấu tổ chức của Công ty theo hướng tinh gọn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Diệu Thu
(Nguồn:phòng Giám đốc công ty TNHH Diệu Thu)
Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Nhà nước, quy định ngành, cùng với điều lệ và quy chế của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và điều hành các phòng ban khác nhau của công ty Họ cũng có trách nhiệm thay mặt giám đốc khi người này vắng mặt, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ.
Phòng kế hoạch kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển qua các giai đoạn khác nhau Phòng này xác định nhu cầu tiêu dùng của ngành, khai thác nguồn hàng, lập kế hoạch thị trường và triển khai lực lượng bán hàng Đồng thời, phòng cũng xây dựng các chiến lược hàng hóa thị trường và đảm bảo cân đối giữa tình hình hàng hóa nhập khẩu và cung ứng một cách hợp lý Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng thông tin đầy đủ và kịp thời giữa các cơ sở và Công ty về tình hình hoạt động.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ ghi chép và kiểm tra tài sản, hàng hoá cùng thời gian lao động dưới dạng giá trị Phòng này thường xuyên cung cấp báo cáo về doanh thu, nhập hàng và hàng tồn kho cho ban giám đốc và các phòng ban liên quan như kinh doanh và kế hoạch đầu tư Ngoài ra, phòng cũng thực hiện tính toán chính xác các khoản thu chi và kiểm tra các đơn vị trực thuộc để đảm bảo hoạt động tài chính hiệu quả.
Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kho vận cần phối hợp chặt chẽ để quản lý tình hình vốn lưu động, thực hiện đúng chế độ và phương thức hoạt động tài chính kế toán, cũng như tuân thủ các quy định và thông tin cần thiết cho Công ty.
Phòng kho vận đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra chất lượng, số lượng và khối lượng hàng hóa trước khi nhập kho và sau khi xuất kho Để đảm bảo hàng hóa được bảo quản hợp lý, phòng kho vận áp dụng các biện pháp bảo quản thích hợp nhằm tránh tình trạng mất mát và hư hỏng, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho quá trình kinh doanh.
Đặc điểm môi trường kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Diệu Thu hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh tổng hợp như:
- Kinh doanh vật liệu xây dựng như: các loại xi măng, sắt, thép, đá, đất…)
- Khai thác tài nguyên khoáng sản như mỏ đất, mỏ đá…
- Xây dựng công trình, trồng cây lâm nghiệp, chăn nuôi trang trại và trồng cây lâm nghiêp, kinh doanh vận tải.
Trong đó mua bán vật liệu xây dựng và kinh doanh vận tải là lĩnh vực trọng điểm mang lại nguồn doanh thu cao cho công ty
Ngành kinh doanh vật liệu xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hạ tầng và cải thiện diện mạo khu vực của một quốc gia Sự phát triển của ngành này chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố vĩ mô, và sự lớn mạnh của nó phụ thuộc vào những biến động trong môi trường kinh tế và xã hội.
Vật liệu xây dựng bao gồm mọi vật liệu được sử dụng trong xây dựng, từ các chất tự nhiên như đất sét, đá, cát và gỗ đến các sản phẩm nhân tạo và tổng hợp Ngành công nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng đã phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia, với việc sử dụng các vật liệu này thường được phân chia thành các nghề chuyên môn như mộc, cách nhiệt, hệ thống ống nước và lợp mái Những vật liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các cấu trúc và nơi sinh hoạt, bao gồm cả nhà ở.
Trong ngành vật liệu xây dựng, thương hiệu của nhà sản xuất không phải là yếu tố quyết định, vì không có sự độc quyền về giá cả và chất lượng sản phẩm Tất cả hàng hóa từ các nhà máy đều đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc gia, dẫn đến chất lượng sản phẩm tương đương nhau.
Ngành vật liệu xây dựng có mối liên hệ chặt chẽ với thị trường bất động sản, thể hiện qua sự tương quan rõ rệt giữa sản lượng vật liệu xây dựng bán ra và tình hình phát triển của thị trường này.
Ngành phân phối vật liệu xây dựng có những đặc điểm nổi bật, bao gồm việc yêu cầu vốn đầu tư lớn và doanh thu cao Tuy nhiên, tỷ suất lợi nhuận trong lĩnh vực này lại thấp, điều này đồng nghĩa với việc tiềm ẩn nhiều rủi ro cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành.
2.1.2.3 Đặc điểm của thị trường
Nhu cầu phát triển và biến đổi nhanh chóng trong ngành xây dựng tại Việt Nam, đặc biệt là ngành thép, đang gia tăng do đầu tư nước ngoài mạnh mẽ và các công trình trọng điểm như Thủy điện Sơn La và Nhà máy lọc dầu Dung Quất Năm 2007, sản lượng thép tăng 42,7% so với năm 2006, và dự báo nhu cầu thép năm 2008 sẽ tiếp tục tăng 20% Tuy nhiên, Việt Nam phải nhập khẩu 50% phôi thép, chủ yếu từ Trung Quốc, khiến ngành xây dựng trong nước phụ thuộc vào thị trường này Việc cung ứng sản phẩm cần được thực hiện đồng bộ để tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu và vốn Thị trường vật liệu xây dựng tại Quảng Nam và cả nước sẽ trở nên phức tạp do biến động kinh tế, nhưng nhu cầu đầu tư xây dựng không ngừng tăng, tạo cơ hội cho sự phát triển của Công ty TNHH Diệu Thu trong bối cảnh công nghiệp hóa và hội nhập kinh tế toàn cầu.
Ngành vật liệu xây dựng cung cấp nhiều sản phẩm đa dạng, tất cả đều liên kết chặt chẽ để tạo ra giá trị tổng thể Mỗi phân khúc thị trường có những sản phẩm riêng biệt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng, tuy nhiên việc sản xuất những sản phẩm này gặp nhiều khó khăn và chi phí cao Đối tượng khách hàng mục tiêu của Công ty là các hộ gia đình có nhu cầu xây dựng nhà ở, cũng như các công trình xây dựng như thủy lợi và trường học tại huyện Quế Sơn.
2.1.2.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh.
Với sự gia tăng nhu cầu về nhà ở và hạ tầng kiến trúc, ngành vật liệu xây dựng đang trở thành một thị trường hấp dẫn Điều này thu hút nhiều cá nhân và tổ chức tham gia kinh doanh, dẫn đến áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng.
-Một số đối thủ cạnh trạnh trực tiếp của công ty trên địa bàn:
Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hằng Dương
Công ty TNHH Tam Long
Công ty TNHH QNC Bình Minh
Công ty Cổ phần Cosevco6
Xí nghiệp Quang Nam Xây Dựng và sản xuất
Công ty TNHH thương mại tổng hợp Dũng Hồng.
Nhìn chung thì các công ty cạnh tranh trên đều có hình thức hoạt động như nhau, quy mô tương đương.
2.2 Chức năng và nhiệm vụ.
- Xây dựng nhà các loại
- Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
- Vận tải hành khách đường bộ khác
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Khai thác tài nguyên khoáng sản
- Trồng cây lâm nghiệp và chăn nuôi trang trại.
- Mở rộng liên doanh liên kết với các cơ sở trong và ngoài nước, tăng cường hợp tác kinh tế.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
- Kinh doanh theo ngành nghề đăng ký đúng mục đích thành lập.
2.3 Phân tích tổng quan về công tác giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu.
2.3.1 Cơ cấu và tính chất của vật tư
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh vật tư, với nguyên liệu chính bao gồm sắt, đá, đất, xi măng, thép, đinh, cát và sạn Để đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm, việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào là vô cùng quan trọng.
Hiện nay, vật tư đầu vào chiếm đến 60% tổng vốn của doanh nghiệp, vì vậy việc giám sát cần phải được thực hiện một cách cụ thể và tỉ mỉ để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi những rủi ro không đáng có.
2.3.2 Công tác xây dựng và cung ứng vật tư
Hiện nay, phòng kế hoạch đảm nhiệm công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong đó việc lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm vật tư được thực hiện dựa trên các căn cứ cụ thể.
- Căn cứ vào văn bản ban hành định mức tiêu hao vật tư cho từng công đoạn xuất nhập.
- Căn cứ vào kết quả tiêu thụ của năm trước.
- Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch, số lượng vật tư tồn kho cuối kì theo định mức.
Dựa trên năng lực của thiết bị, máy móc, nguồn nhân lực và tình hình cung cấp vật tư, nguyên liệu cho sản xuất kinh doanh của các đơn vị liên quan, việc đánh giá hiệu quả hoạt động là rất quan trọng.
Quản lý nguyên vật liệu tại công ty cần được thực hiện chặt chẽ ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và giảm thiểu tối đa tình trạng hư hỏng cũng như mất mát.
2.4 Tình hình về tài sản, nguồn vốn và Kết quả kinh doanh tại công ty TNHH
2.4.1 Tình hình về tài sản và nguồn vốn
Bảng 2 1 Bảng cân đối kế toán của công ty TNHH Diệu Thu năm 2018 – 2020
TÀI SẢN Giá trị Tỷ trọng (%)
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
A Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
Tiền và các khoản tương đương tiền
Các khoản phải thu ngắn hạn 7,548.72 66.6 8,172.95 42.4 6,572 36.65 624.23 0.08 -1600.95 -0.20 Tổng hàng tồn kho 256.41 2.3 473.85 2.5 378.42 2.11 217.44 0.85 -95.43 -0.20
Tài sản ngắn hạn khác 184.07 1.6 657.38 3.4 739.14 4.12 473.31 2.57 81.76 0.12
B Tài sản cố định và vốn đầu tư dài hạn
Tài sản cố định 3,266.43 28.85 9,354.86 48.6 7,604.88 42.42 6,088.43 1.86 -1749.98 -0.19 Tổng tài sản dài hạn khác 16.71 0.15 108.59 0.6 89.41 0.50 91.88 5.50 -19.18 -0.18
B Nguồn vốn chủ sở hữu 2,475.19 21.85 2,690.93 14 2,700 15.06 215.74 0.09 9.07 0.00
(Nguồn: Được lấy từ phòng kế toán của công ty TNHH Diệu Thu) ĐVT: triệu đồng
Bảng số liệu cho thấy rằng tài sản ngắn hạn của công ty TNHH Diệu Thu luôn chiếm ưu thế so với tài sản dài hạn Nguyên nhân chính là do lĩnh vực kinh doanh của công ty chuyên về buôn bán vật liệu xây dựng, yêu cầu nguồn tài sản ngắn hạn luôn sẵn có và không cần dự trữ lâu dài Ngoài ra, việc không có các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn cho thấy công ty không tham gia vào các hoạt động đầu tư hay liên doanh với các công ty khác.
- Năm 2018 tài sản ngắn hạn chiếm 71% trên tổng tài sản nhưng đến 2019 và
2020 con số này giảm xuống còn 50,9% và 51,51% Sự giảm đi của tài sản ngắn hạn là sự giảm đi của các nhân tố chính, cụ thể như sau:
Kết quả hoạt động kinh doanh
Công TNHH Diệu Thu đã khẳng định giá trị thực tế của mình thông qua kết quả kinh doanh ấn tượng và tiềm năng phát triển mạnh mẽ Phân tích báo cáo hoạt động kinh doanh trong 3 năm qua cho thấy những thành tựu đáng ghi nhận của công ty.
Bảng 2 2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Diệu Thu ĐVT: triệu đồng
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
1 Tổng doanh thu hoạt động kinh doanh 21,630 24,267 23,436 2,637 0.122 -831 -0.034
5 Doanh thu hoạt động tài chính 3.45 2.42 5.07 -1 -0.299 3 1.095
9 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1,013 1,165 1,476 152 0.150 311 0.267
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1,070 1,165 1,476 95 0.089 311 0.267
14 Chi phí thuế nhập doanh nghiệp hiện hành 235 33 37 -202 -0.860 4 0.121
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 859.4 1,132.04 1,035.45 273 0.317 -97 -0.085
(Nguồn: Được lấy từ phòng kế toán của công ty TNHH Diệu Thu)
Doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Diệu Thu trong năm 2018 đạt 21,630 triệu đồng, tăng lên 24,267 triệu đồng vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 12,2% Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm xuống còn 23,436 triệu đồng, giảm 821 triệu đồng so với năm 2019, tương đương với 3,2% Sự suy giảm này phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp kém hơn so với hai năm trước, một phần do ảnh hưởng của dịch Covid-19 đối với toàn bộ các ngành kinh tế.
Doanh thu thuần của công ty đã có sự tăng trưởng vào năm 2019 nhưng lại giảm vào năm 2020 Cụ thể, năm 2018, doanh thu thuần đạt 20,630 triệu đồng nhờ vào hoạt động kinh doanh hiệu quả Tuy nhiên, đến năm 2020, doanh thu thuần giảm xuống còn 23,247 triệu đồng so với năm 2019, mặc dù vẫn cải thiện đáng kể so với năm 2018 Điều này cho thấy, mặc dù tình hình dịch bệnh ảnh hưởng, công ty vẫn nỗ lực để duy trì doanh thu không bị sụt giảm nhiều.
Doanh thu từ hoạt động tài chính đã giảm xuống còn 2.42 triệu đồng vào năm 2019, nhưng đã tăng mạnh lên 5.07 triệu đồng vào năm 2020 Sự phục hồi này là nhờ vào việc công ty đã thu hẹp các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính.
2019 và có sự đầu tư trở lại vào năm 2020.
Công ty cũng có nguồn thu nhập khác từ chiết khấu thanh toán, chủ yếu đến từ lãi suất tiền gửi ngân hàng Mặc dù khoản thu này không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của hoạt động kinh doanh, nhưng nó đang có xu hướng gia tăng qua từng năm.
- Năm 2018 giá vốn hàng bán/doanh thu thuần (GVHB/DTT) là 81,96% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 81,9 triệu đồng bù đắp giá vốn hàng bán.
- Năm 2019 GVHB/DTT là 86,62% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 86,62 triệu đồng bù đắp giá vốn hàng bán
- Năm 2020 GVHB/DTT là 89,69% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về 89,69 triệu đồng bù đắp giá vốn hàng bán
- Năm 2018 chi phí bán hàng/doanh thu thuần (CPBH/DTT) là 0,53% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 0,53 triệu đồng bù đắp chi phí bán hàng.
- Năm 2019 CPBH/DTT là 0,98% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 0,98 triệu đồng bù đắp chi phí bán hàng.
- Năm 2020 CPBH/DTT là 1,07% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 1,07 triệu đồng bù đắp chi phí bán hàng
- Năm 2018 chi phí quản lý/doanh thu thuần (CPQL/DTT) là 3,54% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 3,54 triệu đồng bù đắp chi phí quản lý.
- Năm 2019 CPQL/DTT là 6,68% Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 6,68 triệu đồng bù đắp chi phí quản lý.
- Năm 2020 CPQL/DTT là 7,64 % Tức là trong 100 triệu đồng doanh thu thu về dùng 7,64 triệu đồng bù đắp chi phí quản lý.
Năm 2018: cứ 100 triệu đồng DT sẽ dùng 83,5 triệu đồng bù đắp chi phí Suy ra lợi nhuận sẽ là 16,5 triệu đồng
Năm 2019: cứ 100 triệu đồng DT sẽ dùng 94,28 triệu đồng bù đắp chi phí Suy ra lợi nhuận sẽ là 5,72 triệu đồng.
Năm 2020: cứ 100 triệu đồng DT sẽ dùng 95,4 triệu đồng bù đắp chi phí Suy ra lợi nhuận sẽ là 4,6 triệu đồng
Từ đó có thể thấy chưa hẳn các con số tăng sẽ là tốt cho doanh nghiệp, Trong
Trong ba năm qua, công ty đã trải qua sự giảm sút đáng kể về lợi nhuận Điều này cho thấy công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào các dự án và chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả bán hàng cùng quản lý doanh nghiệp Các hoạt động nổi bật bao gồm tăng cường Marketing, phát triển thương hiệu, thu hút nhân tài và định hướng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh đã có sự tăng trưởng liên tục qua các năm, bắt đầu từ 1,013 triệu đồng vào năm 2018, tăng lên 1,165 triệu đồng vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 152 triệu đồng, đạt tỷ lệ 15% Đến năm 2020, lợi nhuận tiếp tục tăng lên 1,476 triệu đồng, với mức tăng 311 triệu đồng và tỷ lệ tăng trưởng đạt 26,67%.
Lợi nhuận sau thuế (LNST) là chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty, được tính bằng lợi nhuận trước thuế trừ đi thuế thu nhập doanh nghiệp Trong năm 2018, LNST đạt 859,4 triệu đồng, tăng lên 1.132,04 triệu đồng vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 31,72% Tuy nhiên, vào năm 2020, LNST giảm xuống còn 1.035,45 triệu đồng, giảm 97 triệu đồng so với năm trước, cho thấy năm 2020 là một năm khó khăn đối với công ty, có thể do các yếu tố đầu tư không đúng thời điểm hoặc ảnh hưởng từ bên ngoài Việc đánh giá khả năng sinh lời là cần thiết để xác định nguyên nhân và cải thiện tình hình kinh doanh trong tương lai.
Bảng 2 3 Đánh giá khả năng sinh lời của công ty
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
5 Tỷ suất sinh lời trên VCSH
6 Tỷ suất sinh lời trên doanh thu thuần
7 Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA)
(Nguồn: Được lấy từ phòng kế toán của công ty TNHH Diệu Thu)
Chỉ số ROE phản ánh hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, cho thấy lợi nhuận thu được từ mỗi đồng vốn đầu tư Dữ liệu cho thấy chỉ số ROE đã tăng qua các năm, cho thấy công ty đang tối ưu hóa việc sử dụng vốn một cách hiệu quả.
Theo bảng đánh giá hiệu quả kinh doanh, tình hình hoạt động của công ty chỉ ở mức bình thường Từ năm 2018-2020, tỷ số ROS của công ty luôn dao động từ 41-47%, cho thấy lợi nhuận trên doanh thu rất cao Điều này cho thấy công ty hoạt động hiệu quả và có xu hướng độc quyền Nếu giá cả không quá cao, đây là cơ hội đầu tư dài hạn hấp dẫn.
- Chỉ số ROA năm 2018 đang có xu hướng rất tốt là trên 7,5% nhưng đến năm
2019 và năm 2020 thì giảm mạnh Điều này cho thấy doanh nghiệp sử dụng tài sản không hiệu quả và cần khắc phục mạnh vấn để này ở các năm tới.
Tình hình sử dụng lao động của công ty
2.5.1 Cơ cấu sử dụng lao động
2.5.1.1 Cơ cấu sử dụng lao động theo giới tính
Bảng 2 4 Cơ cấu sử dụng lao động theo giới tính
Chỉ tiêu Số lượng nhân viên Tỷ lệ (%) Giới tính
Tỷ lệ lao động nam trong công ty chiếm 80%, chủ yếu do các vị trí như lái xe và bốc vác hàng hóa, những ngành nghề yêu cầu sức lao động lớn.
2.5.1.2 Cơ cấu sử dụng lao động theo trình độ
Bảng 2.5 Cơ cấu sử dụng lao động theo trình độ
Chỉ tiêu Số lượng nhân viên Tỷ lệ (%) Theo trình độ
Trên Đại Học 0 0 Đại Học 3 12
Bảng số liệu cho thấy số lượng nhân viên Đại học tại công ty thấp, điều này phản ánh mô hình quản lý gia đình, nơi chỉ cần số lượng nhân viên đủ để đáp ứng nhu cầu Đáng chú ý, nhân viên Phổ Thông chiếm tới 56% tổng số nhân viên, cho thấy sự ưu tiên trong tuyển dụng.
Trình độ học vấn của nhiều người vẫn còn hạn chế do bỏ học sớm để theo đuổi nghề nghiệp Để phát triển và hội nhập hiệu quả, việc học tập là vô cùng cần thiết.
2.5.1.3 Cơ cấu sử dụng lao động theo độ tuổi.
Bảng 2.6 Cơ cấu sử dụng lao động theo độ tuổi.
Tỷ lệ(%) Theo độ tuổi
Nhận xét: Độ tuổi có số lượng cao nhất ở công ty là 19-29 (tuổi) chiếm 52%.
Nhân viên tại công ty TNHH Diệu Thi có khả năng làm việc với tần suất và hiệu quả cao, phù hợp với môi trường có áp lực công việc lớn Tuy nhiên, nhóm nhân viên trong độ tuổi 19-29 còn thiếu kinh nghiệm và kỹ năng làm việc hạn chế.
Tính lương và tiền thưởng
Cơ chế trả lương là yếu tố quan trọng hàng đầu mà người lao động quan tâm, bên cạnh nghề nghiệp, uy tín doanh nghiệp, môi trường làm việc và cơ hội thăng tiến Một cơ chế trả lương hợp lý không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn cải thiện năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng và hiệu quả.
2.6.2 Quy định về cách tính lương
Nguyên tắc cơ bản trong việc tính lương tại doanh nghiệp là xác định bậc lương cho từng vị trí công việc Trước khi tìm hiểu sâu về nguyên tắc này, cần hiểu rõ các yếu tố liên quan đến hệ thống lương trong tổ chức.
- Tiền lương cấp bậc là tiền lương áp dụng cho công nhân căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động của công nhân.
Hệ số tiền lương cấp bậc theo quy định của Nhà nước là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức lương cho người lao động, dựa trên chất lượng và điều kiện lao động khi hoàn thành công việc.
Mức lương là số tiền được trả cho người lao động theo một khoảng thời gian nhất định như giờ, ngày hoặc tháng, và thường được xác định theo các cấp bậc trong thang lương Thông thường, Nhà nước quy định mức lương bậc I hoặc mức lương tối thiểu tương ứng với hệ số lương của từng cấp bậc.
Thang lương phản ánh mối quan hệ tỷ lệ giữa tiền lương của các vị trí khác nhau trong tổ chức, dựa trên trình tự và cấp bậc Mỗi bậc trong thang lương được xác định bởi hệ số cấp bậc và có tỷ lệ tiền lương khác biệt so với mức lương tối thiểu.
Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật quy định mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu trình độ lành nghề của công nhân Nó xác định những kiến thức kỹ thuật cần thiết và các kỹ năng thực hành mà công nhân phải nắm vững để thực hiện công việc ở từng bậc.
Có mối liên hệ chặt chẽ giữa các khái niệm này, trong đó nhân viên có thành tích tốt sẽ được xếp hạng vào mức lương tương ứng Quyết định này được đưa ra sau khi trải qua một quá trình đánh giá kỹ lưỡng và khoa học.
Hiện nay công ty đang thực hiện tính lương theo hai hình thức:
- Thứ nhất: Tính lương theo ngày đi:
Lương của tài xế lái xe vận chuyển vật tư và công nhân bốc vác được tính theo từng chuyến đi, phụ thuộc vào tuyến đường, khối lượng và đặc điểm hàng hóa Những chuyến đi ngắn với hàng hóa nhẹ và dễ bốc xếp sẽ nhận lương thấp hơn, trong khi các chuyến đi dài với hàng hóa nặng và khó bốc xếp sẽ được trả lương cao hơn.
- Trả lương theo ngoài giờ.
Theo quy định của công ty, tất cả nhân viên đều được nghỉ vào ngày Chủ nhật Nhân viên phòng kế toán chỉ làm việc vào sáng thứ bảy và được nghỉ chiều Nhân viên lái xe và bốc vác vật tư xây dựng nếu tăng ca vào Chủ nhật sẽ nhận thêm 100.000-200.000 đồng, trong khi nhân viên văn phòng sẽ được nhận gấp đôi tiền lương so với ngày làm việc bình thường.
- Trả lương theo giời gian.
Là hình thức trả lương cho cán bộ, nhận viên văn phòng, quản lý…
Hs: Lương cơ bản của cán bộ nhân viên theo hợp đồng lao động
Ntt: Số ngày làm việc thực tế trong tháng
- Thứ hai: Tính lương theo quy định của nhà nước
“Tiền thưởng cũng là một nguồn thu nhập, người lao động có phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ nguồn này không?
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân, thu nhập từ tiền lương và tiền công được xác định là thu nhập chịu thuế Điều này bao gồm cả tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công, dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền, theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Quỹ khen thưởng của công ty chủ yếu được hình thành từ lợi nhuận và liên tục tăng trưởng qua các năm Mỗi quý, công ty trích 4% quỹ tiền lương để khen thưởng cho nhân viên, khuyến khích sự cống hiến và nâng cao hiệu suất làm việc.
Thưởng lể 30/4, 1/5, ngày quốc khánh: Tiền thưởng có thể dao động từ 200.000đ – 500.000đ tùy thuộc vào doanh thu của mỗi quý.
- Thưởng Tết : Thông thường công ty sẽ có mức thưởng từ 1.000.000đ – 1.500.000đ
- Chính sách tiền thưởng của công ty khá tốt, tuy nhiên công ty nên có thêm các hạng mục tiền thưởng khác, nhằm khích lệ nhân viên hơn.
Thực trạng việc giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu
2.7.1 Hoạt động giám sát cơ sở vật chất
Khối văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như máy tính, điện thoại, máy in và máy fax, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên trong quá trình làm việc Văn phòng được xây dựng tách biệt với hệ thống kho bãi, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Quy mô: nhà cấp IV mái tôn, kèo thép, trần cách nhiệt.
Kết cấu: tường chịu lực bằng gạch đặc, giằng bằng thép…
Hình 2.1 Văn phòng công ty TNHH Diệu Thu
(Nguồn: công ty TNHH Diệu Thu)
Công ty chú trọng đến việc xây dựng kho bãi với diện tích hơn 1500m2, nhằm bảo vệ vật tư xây dựng và đảm bảo chất lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Để nâng cao hiệu quả trong việc bốc dở và vận chuyển, kho bãi được trang bị nhiều máy móc hiện đại.
2.7.1.2 Kiểm tra xe và máy móc trong quá trình vận chuyển
Công ty đầu tư vào xưởng sửa chữa cơ khí nhằm đảm bảo việc vận chuyển vật tư kịp thời để sửa chữa máy móc trong quá trình hoạt động Đối với những xe gặp hư hỏng nghiêm trọng, chúng sẽ được đưa về các gara tại huyện Quế Sơn hoặc thành phố Tam Kỳ để tiến hành sửa chữa.
Kích thước: 8 x 16m ; cao 9,95m Diện tích xây dựng 128m 2
Quy mô: nhà 1 tầng mái tôn.
Kết cấu: Khung thép, tường chịu lực bằng gạch đặc kết hợp giằng bằng BTCT. Lái xe phải thường xuyên bảo dưỡng xe máy theo quy định kỹ thuật.
- Khi bốc VLXD lên xe, lái xe phải ra khỏi buồng lái và đứng ở vị trí an toàn.
Trong quá trình chờ nhận vật tư, xe cần phải đứng ở khu vực an toàn Chỉ khi người lái máy phát tín hiệu nhận hàng xong, xe mới được phép rời khỏi vị trí nhận hàng.
Lái xe không được phép chở người trên thùng xe, cho phép người ngồi trên mui xe, hoặc đứng bám ngoài thành xe Ngoài ra, không được đứng ở bậc lên xuống khi xe đang di chuyển và không được chở người cùng với vật liệu nổ trên cùng một xe.
Hình 2.2 Kho chứa vật tư ở một góc độ
(Nguồn: Công ty TNHH Diệu Thu) 2.7.2 Hoạt động giám sát vật tư
Nhập kho vật tư của công ty bao gồm tất cả các sản phẩm thuộc nhóm vật liệu xây dựng, như xi măng, thép, đinh, đá và gạch.
Mỗi tuần, công ty TNHH Diệu Thu dự kiến sẽ tiếp nhận vật liệu xây dựng từ các nhà sản xuất và cung cấp lớn khoảng 3 lần.
Bảng 2.7 Khối lượng vật tư nhập trung bình một lần
STT Loại vật tư Số lượng
- Theo sự quan sát trong quá trình thực tập, em nhận ra những điểm mạnh trong khi nhập kho như sau:
Giám sát phối hợp chặt chẽ với kế toán để kiểm kê số lượng hàng nhập vào, nhờ sự hỗ trợ của công nhân trong việc theo dõi khối lượng và phân chia vị trí sắp xếp Kế toán cập nhật từng khoản mục vào phần mềm máy tính, giúp ngăn chặn gian dối trong quá trình thanh toán.
- Bên cạnh những điểm mạnh, giám sát cũng không tránh khỏi những điểm yếu như sau:
Giám sát quá trình bốc vác hàng hóa từ xe vào kho không được thực hiện một cách cụ thể cho công nhân, dẫn đến tình trạng thất thoát và hư hại hàng hóa Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và số lượng của lô hàng vật tư nhập vào.
2.7.2.2 Giám sát xuất kho Điểm mạnh: Giám sát xuất kho sử dụng hệ thống quản lý kho để kiểm soát và chuyển hàng tồn kho trong một hệ thống tập trung Thông thường, người giám sát kho vật tư sẽ đi kiểm tra chi tiết nhưng nhờ sự hỗ trợ của kế toán nên tránh được một số rủi ro Những lợi ích khác của việc thực hiện một hệ thống giám sát xuất kho bao gồm:
Để cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho, việc duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng, giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa kế hoạch nhu cầu và nâng cao dịch vụ khách hàng Tuy nhiên, quy trình xuất kho hiện tại cần được cải thiện, vì giám sát không đủ chú trọng đến vấn đề này Trung bình, công ty thực hiện 3-4 chuyến hàng mỗi ngày đến các công trình xây dựng, nhưng quá trình giám sát chỉ dựa vào số lượng ước lượng theo từng loại xe, dẫn đến sai lệch trong kiểm tra và ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho.
2.8 Đánh giá ưu và nhược điểm trong công tác giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu
Để đảm bảo cung cấp vật tư cho các công trình xây dựng một cách hiệu quả, công ty cần đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và đúng quy chuẩn một cách kịp thời và đồng bộ Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình hợp tác và tạo lòng tin với khách hàng, mà còn giúp tránh những thất thoát không đáng có, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh của công ty Để khắc phục những hạn chế này, công ty đã thực hiện nhiều biện pháp cần thiết.
- Về công tác xây dựng cũng như định mức được tiêu hao vật tư
Công ty hiện đã phát triển một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư hoàn chỉnh cho tất cả sản phẩm, ngày càng được cải tiến qua các phương pháp kiểm tra thực tế nhằm tăng lợi nhuận Việc thực hiện định mức đã mang lại những kết quả tích cực, đồng thời giúp cân bằng lượng hàng tồn kho trong công ty.
- Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng cho công trình.
Công ty đã lập kế hoạch cung ứng vật tư cho các công trình thi công nhằm đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Chúng tôi chủ động tìm kiếm nguồn cung ứng phù hợp với yêu cầu kế hoạch mua sắm, tối ưu hóa chi phí mà vẫn đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật Ngoài ra, công ty cũng duy trì lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình xuất kho diễn ra liên tục và ổn định, ngay cả trong những điều kiện khó khăn nhất.
- Về công tác tiếp nhận vật tư:
Công ty luôn thiết lập quy định nghiêm ngặt cho việc nhập vật tư, yêu cầu tất cả vật tư phải được giám sát và kiểm tra chất lượng trước khi vào kho Mỗi lô hàng cần có chứng từ rõ ràng và chữ ký xác nhận Nếu phát hiện vật tư không đúng quy cách hoặc mẫu mã, cần báo cáo cấp trên và trả lại cho nhà cung cấp Ngoài ra, quá trình giao nhận vật tư cũng phải đảm bảo đầy đủ chứng từ liên quan đến chất lượng và số lượng đã được xác nhận.
Thành công và hạn chế của công ty
Công ty TNHH Diệu Thu chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng đất đá, vật liệu xây dựng và khai khoáng, phục vụ không chỉ cho ngành công nghiệp địa phương mà còn trên toàn quốc Để đạt được thành công, công tác quản trị, đặc biệt là quản lý kho vật tư, đóng vai trò quan trọng Các nhà quản trị đã phải tính toán cẩn thận để xác định mức dự trữ tồn kho hợp lý, nhằm tránh thiếu hụt nguyên vật liệu và thành phẩm, đồng thời ngăn chặn tình trạng dư thừa gây tốn kém cho công ty.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên quản lý kho chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư một cách hiệu quả và khoa học.
Dù đội ngũ quản lý kho vật tư có năng lực, hiệu quả công tác vẫn phụ thuộc vào tiêu chuẩn hệ thống kho lưu trữ Do đó, công ty đã đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kho an toàn và đạt tiêu chuẩn, nhằm tối ưu hóa việc dự trữ Bên cạnh đó, công ty còn trang bị hệ thống máy vi tính và thiết bị hiện đại để nâng cao khả năng quản lý và giám sát kho, từ đó giảm thiểu tổn thất không cần thiết.
Công ty thường xuyên thành lập ban giám sát để kiểm tra hàng hóa tồn kho, nhằm phát hiện và loại bỏ những sản phẩm hết hạn, không đạt tiêu chuẩn hoặc chất lượng kém Đồng thời, công ty xây dựng kế hoạch chi tiết để quản lý sản xuất kinh doanh các sản phẩm còn lại, giảm thiểu tổn thất Ngoài ra, công ty áp dụng các quy định nghiêm ngặt trong quản lý kho vật tư để tối ưu hóa hiệu quả dự trữ và bảo quản hàng hóa.
- Sắp xếp hàng hóa khoa học, phải đúng nơi quy định, thuận tiện cho việc kiểm tra, vận chuyển.
- Phân loại hàng hóa, thường xuyên chọn lọc, loại bỏ các sản phẩm, hàng hóa kém chất lượng.
- Thường xuyên kiểm tra kho hàng, tránh ẩm thấp làm chất lượng hàng hóa suy giảm.
- Thường xuyên vệ sinh kho hàng, sắp xếp gọn gàng.
- Tuân thủ luật phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cho kho hàng.
Mặc dù công ty đã đạt được một số thành công, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong công tác quản trị và giám sát kho vật, dẫn đến hiệu quả chưa thực sự tối ưu.
Trong quy trình quản trị kho, dự báo nhu cầu thị trường và phân tích thông tin là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định tồn kho của công ty Tuy nhiên, công tác dự báo của công ty vẫn chưa hiệu quả và thường thụ động theo xu hướng kinh tế Ví dụ, năm 2020, công ty không nắm bắt được xu thế kinh tế toàn cầu và Việt Nam, dẫn đến lượng hàng hóa dự trữ quá lớn Điều này gây ra những sơ suất trong quản trị kho, như việc sắp xếp và bốc dỡ hàng hóa không hợp lý, dẫn đến tình trạng hàng nhập trước lại bị lưu kho và hàng hết hạn sử dụng, làm giảm chất lượng sản phẩm và không thể tiêu thụ Thêm vào đó, một số kiện hàng còn bị hỏng do quản lý bảo quản kém và ảnh hưởng của thời tiết.
Một trong những nguyên nhân khiến công tác quản trị giám sát kho vật tư của công ty chưa hiệu quả là do công ty không áp dụng bất kỳ mô hình quản lý nào Thay vào đó, công ty chỉ dựa vào kết quả kinh doanh thực tế của các năm gần nhất để xác định lượng hàng dự trữ Điều này dẫn đến sản lượng và giá trị tồn kho của các mặt hàng chưa hợp lý.
Kho vật tư dự trữ quá nhiều làm phát sinh nhiều loại chi phí không cần thiết, làm giảm doanh thu, lợi nhuận của công ty.
Quản lý kho là một khâu quan trọng trong hoạt động của công ty, nhưng nhiều trường hợp tổn thất không đáng có lại xuất phát từ sự bất cẩn của nhân viên Việc mất trộm, không bảo quản hàng hóa cẩn thận dẫn đến tình trạng hư hỏng, rỉ sét và hao hụt, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Sự biến động của thị trường ảnh hưởng lớn đến quản trị kho vật tư, với tỷ lệ lạm phát và chỉ số giá tiêu dùng thường xuyên thay đổi, gây khó khăn cho công tác dự báo.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, sức ép cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gia tăng, không chỉ từ các đối thủ trong nước mà còn từ các công ty nước ngoài có thế mạnh về khoa học kỹ thuật và tài chính Do đó, việc quản trị kho cần được chú trọng hơn bao giờ hết để nâng cao doanh thu, lợi nhuận và uy tín của công ty.
Trong chương 2, bài viết đã phân tích thực trạng công ty TNHH Diệu Thu và công tác giám sát vật tư, từ đó chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm, thành công và hạn chế của công ty Việc bảo tồn những điểm mạnh và đề xuất giải pháp khắc phục sẽ tạo nền tảng cho các giải pháp được trình bày trong chương 3.
