CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG
Cơ sở lý luận quản lý dự án
Dự án là một quá trình đặc thù bao gồm các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng Dự án diễn ra trong bối cảnh có những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể theo yêu cầu đã đề ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối nguồn lực để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách và đạt yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm Điều này được thực hiện thông qua các phương pháp tối ưu nhằm đảm bảo chất lượng và đạt được mục tiêu cụ thể của dự án.
Mục tiêu chính của quản lý dự án là hoàn thành công việc theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, duy trì chi phí trong phạm vi đã phê duyệt, đúng thời hạn và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đổi.
Quản lý dự án là một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, bao gồm từ những công việc nhỏ như tổ chức sự kiện đến những nhiệm vụ phức tạp hơn như xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc thực hiện chương trình đào tạo.
1.1.2 Đặc thù của dự án
Mỗi dự án đều sở hữu những đặc trưng riêng biệt, và chúng ta có thể tận dụng những đặc điểm này để xác định phương pháp tiếp cận trong việc triển khai công việc, thông qua các công cụ quản lý dự án hoặc các phương thức khác.
Có một mục đích duy nhất và kết quả rõ ràng là điều cần thiết Sự độc đáo này tạo nên sự khác biệt so với các sản phẩm và dịch vụ tương tự, cũng như so với kết quả từ các dự án khác.
Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn, không kéo dài mãi mãi mà trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc Kết thúc của dự án có thể xảy ra khi hoàn thành các mục tiêu đề ra hoặc khi gặp thất bại.
Dự án được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn và các cơ quan quản lý Sự tham gia của các bên hữu quan này là yếu tố quan trọng đảm bảo thành công cho dự án.
Để triển khai và thực hiện một dự án, cần có các nguồn lực cụ thể, bao gồm con người, phần cứng, phần mềm và các tài sản khác Những nguồn lực này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của quá trình thực hiện.
Các dự án thường gặp phải tính không chắc chắn, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi mà công nghệ thay đổi nhanh chóng theo quy luật Moore mỗi 18 tháng Nhiều dự án yêu cầu nguồn lực lớn và phải hoàn thành trong thời gian hạn chế, dẫn đến nguy cơ rủi ro cao trong quá trình đầu tư và vận hành.
1.1.3 Quy trình quản lý dự án
Chúng ta có thể hiểu quản lý dự án như là một quy trình Quy trình này có thể mô tả bằng một sơ đồ khối đơn giản sau:
Bảng 1.1 Quy trình quản lý dự án
Dự án •Đóng dự án Đầu ra
Vai trò quản lý dự án
Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập dự án, là những công việc có thời hạn nhằm tạo ra kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ Quản lý dự án sử dụng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực và kỹ năng cần thiết để đạt được các mục tiêu đề ra.
Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy trình và hướng dẫn đã thiết lập, cũng như đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm và dịch vụ Giai đoạn vận hành sản phẩm và dịch vụ là thời điểm sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án để phục vụ khách hàng Đây là giai đoạn sản phẩm đến tay khách hàng, do đó cần áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả để sử dụng đúng và hạn chế lỗi xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi cố gắng cải tiến nhanh chóng và đột phá trong giai đoạn duy trì sản phẩm, dẫn đến thất bại trong việc chuyển giao sản phẩm đến tay khách hàng Để tránh tình trạng này, các tổ chức cần áp dụng các phương pháp quản lý một cách hợp lý nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ và sản phẩm tốt nhất Việc tuân thủ các tiêu chuẩn và mô hình quản lý đúng đắn sẽ giúp đạt được mục tiêu mong muốn Trong giai đoạn duy trì sản phẩm, cần phân biệt rõ giữa cải tiến và phát triển sản phẩm mới; cải tiến nên là những thay đổi nhỏ, dần dần, trong khi các cải tiến lớn và đột phá nên được thực hiện trong quá trình sáng tạo và quản lý dự án.
Quản lý dự án đóng vai trò thiết yếu trong quản lý chiến lược toàn diện của tổ chức Để đạt được các mục tiêu, cải tiến và thay đổi, ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành cần được trang bị các công cụ và phương pháp quản lý dự án Sự thành công của bất kỳ mục tiêu hay cải tiến lớn nào trong tổ chức đều phụ thuộc vào vai trò quan trọng của quản lý dự án.
Cơ sở lý luận phương pháp đường găng – critical path method (CPM)
Đường găng là đoạn đường dài nhất trong sơ đồ mạng dự án, không cho phép thời gian trễ, do đó mọi hoạt động trên đường găng phải hoàn thành đúng tiến độ để tránh kéo dài ngày hoàn thành của dự án Đây là kỹ thuật phân tích mạng tiến độ quan trọng cho quản lý dự án hiệu quả Phương pháp đường găng tổ chức các hoạt động công việc trong dự án dưới dạng sơ đồ mạng, tập trung vào các chuỗi công việc quan trọng về thời gian, quyết định đến toàn bộ dự án, nhằm quản lý thời gian và tiến độ của dự án một cách hiệu quả.
Trong mỗi dự án, phương pháp đường găng bao gồm các công việc liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án Đường găng được xác định bằng cách đi ngược từ ngày kết thúc qua các công việc phụ thuộc, tạo thành chuỗi công việc dài nhất Mỗi công việc trên đường găng đều quan trọng và quyết định tiến độ hoàn thành dự án Việc xác định và kiểm soát sự trì hoãn của các công việc trên đường găng giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn.
Bảng 1.2 Biểu đồ CPM nguyên bản
Trong quản lý dự án, nếu một đường găng như A -> D -> H -> I -> K bị chậm tiến độ 2 ngày ở công việc D, chúng ta cần rút ngắn thời gian của các công việc H, I, K để đảm bảo hoàn thành đúng hạn Một số hoạt động có thể bắt đầu muộn hơn so với thời gian dự kiến, được gọi là thời gian dự trữ (slack time) Để quản lý hiệu quả, cần xác định 4 thời điểm quan trọng cho từng hoạt động trong dự án.
- Bắt đầu sớm (Earliest Start – ES) : thời điểm sớm nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc sớm (Earliest Finish – EF) : thời điểm sớm nhất để kết thúc hoạt động
- Bắt đầu muộn (Latest Start – LS) : thời điểm muộn nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc muộn (Latest Finish – LF) : thời điểm muộn nhất để kết thúc hoạt động
Thời gian dự trữ = Thời điểm bắt đầu muộn nhất - Thời điểm bắt đầu sớm nhất
Hình 1.1 Chú giải thuật ngữ trong CPM
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH
Các dịch vụ chính của công ty TNHH Tư vấn Verztec
- Trở thành đối tác toàn cầu nổi tiếng về tư vấn và cung cấp giải pháp toàn diện
- Luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao phó
- Giúp khách hàng thành công trong lĩnh vực của họ thông qua các dịch vụ mà Verztec đã hỗ trợ
Kết hợp chặt chẽ giữa các đội nhóm trong tổ chức giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của các thành viên, đồng thời tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng với Verztec.
- Cung cấp thông tin của công ty rõ ràng cho khách hàng và đảm bảo sự minh bạch cho tất cả các dự án
- Chủ động dự đoán và kiểm soát các vấn đề để lên giải pháp quản trị rủi ro phù hợp
- Luôn thực hiện đúng với những cam kết về chất lượng và tiến độ, cấp bách làm việc với khách hàng
- Verztec nỗ lực đóng góp, thúc đẩy sự cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và trách nhiệm xã hội
2.2 Các dịch vụ chính của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
Với đội ngũ nhân viên và khách hàng đa văn hóa toàn cầu, doanh nghiệp cần đối tác cung cấp dịch vụ địa phương hóa chất lượng cao để kết nối các khập khiễng trong giao tiếp Đội ngũ này chịu trách nhiệm tuyển dụng và chứng nhận các nhà cung cấp mới, đảm bảo mối quan hệ lâu dài và giá cả cạnh tranh tốt nhất trong ngành dịch thuật Khi quản lý dự án, một đội ngũ chuyên nghiệp bao gồm Quản lý dự án địa phương hóa, Quản lý khách hàng và Quản lý dự án truyền thông đa phương tiện sẽ được thành lập Phương pháp quản trị của Verztec, đã được chứng nhận ISO 9001:2015, đảm bảo quản lý hoạt động, lịch trình và phân phối hàng ngày để đạt được kết quả chính xác và nhất quán Verztec cam kết hỗ trợ bạn hoàn hảo trong mọi khía cạnh của đa ngôn ngữ.
Dịch vụ của Verztec gồm:
- Dịch thuật kỹ năng, chỉnh sửa và kiểm tra hơn 100 thứ tiếng trong 26 ngành công nghiệp khác nhau
- Chế bản điện tử đa ngôn ngữ
- Phát triển nội dung đa ngôn ngữ
- Phiên dịch hội nghị và dịch tại chỗ
- Giải pháp tuyển dụng đa ngôn ngữ
- Lồng tiếng đa ngôn ngữ
- Địa phương hóa và kiểm tra website
- Địa phương hóa và phụ đề video
- Địa phương hóa và kiểm tra phần mềm
- Ghi âm đa ngôn ngữ
- Quản lý thương hiệu đa ngôn ngữ
- Quản lý bộ nhớ dịch thuật và thuật ngữ
2.2.2 Cung cấp các nền tảng, khóa học trực tuyến
Học trực tuyến sử dụng công nghệ tương tác và giao tiếp để cải thiện phương pháp học tập, có khả năng cách mạng hóa giáo dục toàn cầu Nó không chỉ nâng cao tiêu chuẩn giáo dục mà còn khuyến khích sự tham gia vào việc học suốt đời.
Học trực tuyến không thể thay thế giáo viên, nhưng là phương pháp bổ sung quan trọng để nâng cao chất lượng giảng dạy và tiết kiệm thời gian Phương pháp này giúp người học khám phá tiềm năng của bản thân và xây dựng nguồn lực giáo dục đổi mới Hơn nữa, nó mở ra cơ hội cho việc xã hội hóa giáo dục trong tương lai.
2.2.3 Phát triển ứng dụng điện thoại
Cam kết với khách hàng là yếu tố quan trọng trong kênh di động, giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng theo thời gian thực và theo vị trí Khi thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể biến khách hàng tham gia thành nguồn doanh thu Một ví dụ điển hình là ứng dụng iFood Assistant của Kraft, cung cấp hơn 2000 công thức nấu ăn, danh sách mua sắm cho sản phẩm Kraft, và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn Ứng dụng này còn tích hợp tính năng chia sẻ xã hội, cho phép người tiêu dùng dễ dàng chia sẻ công thức nấu ăn với bạn bè trên các mạng xã hội.
Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng là một trong những lý do quan trọng để phát triển ứng dụng điện thoại, mang lại sự tiện lợi tối ưu cho khách hàng Ứng dụng giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong việc liên hệ với công ty trên các nền tảng như iPhone, Android và các hệ điều hành khác Điều này không chỉ làm cho cuộc sống của khách hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho dịch vụ mà họ đang sử dụng.
Khuyến mãi qua phiếu giảm giá là một phương thức hiệu quả để tăng lợi nhuận Việc sử dụng thông báo dựa trên vị trí qua điện thoại giúp thu hút khách hàng hơn Ví dụ, nếu bạn là chủ cửa hàng thời trang ở trung tâm New York và có hàng ngàn người đi qua trong bán kính 1,6 km, việc gửi thông báo với phiếu giảm giá có thể tăng khả năng khách hàng ghé thăm cửa hàng của bạn.
Bán hàng trực tuyến có thể được nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng ứng dụng di động, giúp khách hàng linh hoạt hơn trong việc thực hiện nhiều hoạt động cùng lúc.
Ngày nay, khách hàng có thể mua sắm qua điện thoại di động thay vì ngồi tại bàn, dẫn đến việc các nhà bán lẻ trực tuyến mở rộng dịch vụ để phục vụ nhu cầu này Nếu bạn là một công ty dịch vụ, hãy học hỏi từ những thành công của các doanh nghiệp như Dropbox để chiếm lĩnh thị trường Tìm kiếm những cách sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách hàng hiện tại và tiềm năng, cải thiện dịch vụ để lôi kéo người mua, và đơn giản hóa cuộc sống của họ để đạt được kết quả tích cực.
Phát triển ứng dụng website hiện nay là một trong những dịch vụ thiết yếu trong kinh doanh toàn cầu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Các ứng dụng này không chỉ hỗ trợ tổ chức quy trình kinh doanh mà còn giúp xây dựng thông điệp giao tiếp hiệu quả Đặc biệt, ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng giúp chủ doanh nghiệp tăng doanh số và thiết lập mối quan hệ bền vững với khách hàng Verztec cung cấp dịch vụ phát triển ứng dụng website với tiêu chí đảm bảo an toàn qua internet và tích hợp các giải pháp đám mây máy tính.
Verztec cung cấp khả năng truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi, với giao diện người dùng thân thiện và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc lập trình Công ty cam kết phát triển các ứng dụng mạng máy tính tương thích với chất lượng cao, đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất.
2.2.5 Phát triển, phát hành các phần mềm
Với ưu thế về thiết kế và chuyên môn kỹ thuật đa ngôn ngữ, Verztec là đối tác lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu muốn mở rộng thương hiệu ra thị trường quốc tế.
Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực địa phương hóa, Verztec nắm bắt nhu cầu văn hóa và sở thích của khách hàng quốc tế đa dạng Mỗi thiết kế và khái niệm đều được thực hiện với bản sắc văn hóa của thị trường mục tiêu Dịch vụ một cửa của Verztec được hỗ trợ bởi đội ngũ truyền thông đa phương tiện và chuyên gia phần mềm, cùng với đội ngũ quản lý khách hàng và quản lý dự án giàu kinh nghiệm Quy trình quản lý của Verztec đảm bảo tạo ra dịch vụ khác biệt cho các dự án thiết kế và phát triển đa phương tiện, mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cho khách hàng.
Dịch vụ của Verztec gồm:
- Game tương tác và thiệp điện tử
- Sản xuất video và ảnh
- In ấn và phân phối quốc tế
- Thư điện tử trực tiếp
2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Tư vấn Verztec
Nguồn: http://www.verztecvietnam.com/
2.3.2 Nhiệm vụ - Chức năng từng phòng ban
- Điều hành tổng thể các hoạt động trong công ty thông qua quản lý các phòng ban nghiệp vụ
- Đại diện và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước pháp luật
- Xây dựng và quyết định kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty
- Cải tiến liên tục trong quá trình thực thi chiến lược
- Tham gia, hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty
- Phân bổ các phòng ban thực hiện các chiến lược, kế hoạch đã định ra dưới sự chỉ thị của tổng giám đốc
- Theo dõi, kiểm soát, đánh giá liên tục việc thực thi kế hoạch
- Chịu trách nhiệm quản lý văn phòng, xử lý tài liệu và tiếp nhận các hồ sơ, hợp đồng cho công ty
- Thực hiện các công việc theo sự giao phó của lãnh đạo
- Phụ trách các công việc quán xuyến cơ sở vật chất, các khoản chi phí trong công ty
- Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc báo giá, theo dõi đơn hàng, chuẩn bị chứng từ, liên hệ xử lý vướng mắc và chăm sóc khách hàng
Triển khai kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm: giao nhiệm vụ, kiểm soát và hỗ trợ việc bán hàng của các nhân viên trong phòng
Quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, quy định.
Đảm trách việc bán hàng đến các khách hàng lớn, các khách hàng chiến lược như một nhân viên kinh doanh khi cần thiết
Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên đối với mục tiêu chung của phòng và có những hỗ trợ, điều chỉnh phù hợp
Lập kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm và đề xuất phương hướng, giải pháp đến giám đốc kinh doanh
Báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tháng
Duy trì, chăm sóc, quản lý hệ thống khách hàng doanh nghiệp hiện có
Theo dõi và giải quyết tình hình công nợ của khách hàng được phân công phụ trách
Đảm bảo các chỉ số kinh doanh được giao về doanh số, lợi nhuận, khách hàng
Thực hiện các công việc khác được giao
Dẫn dắt dự án viết các website, ứng dụng điện thoại hoặc các phần mềm quản lý theo từng yêu cầu của khách hàng
Khắc phục, sửa chữa các vấn đề phát sinh liên quan tới công việc trong thẩm quyền ngay khi có sự cố xảy ra
Báo cáo, cập nhật các số liệu định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc các bộ phận và ban lãnh đạo công ty
- Trưởng nhóm: bao gồm trưởng nhóm mảng website, mảng ứng dụng cho điện thoại Android và ứng dụng cho điện thoại IOS:
Lên kế hoạch để thực hiện các bước thực hiện các công việc trong dự án
Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc giữa các thành viên trong nhóm
Báo cáo, cập nhật tiến độ thực hiện công việc cho trưởng phòng IT
- Nhân viên thiết kế: bao gồm nhân viên thiết kế giao diện website, nhân viên thiết kế giao diện ứng dụng cho cả 2 hệ điều hành Android và IOS:
Chúng tôi chuyên lên bản vẽ và phối hợp với đội ngũ lập trình viên để thiết kế giao diện website, ứng dụng di động và phần mềm theo yêu cầu của khách hàng.
Thiết kế logo, biểu tượng ứng dụng hoặc các chi tiết liên quan đến sản phẩm mà khách hàng yêu cầu
Tham gia cùng với nhân viên kinh doanh trao đổi các vấn đề liên quan đến việc thiết kế với khách hàng
Báo cáo công việc định kỳ đến cấp trên
- Nhân viên lập trình: bao gồm nhân viên lập trình phát triển website, nhân viên lập trình ứng dụng điện thoại của hai hệ điều hành:
Tham gia phát triển các dự án của công ty: thiết lập và lập trình website, ứng dụng điện thoại, các phần mềm theo yêu cầu
Viết tài liệu kĩ thuật báo cáo lên cấp trên
Phòng kiểm soát quy trình và sản phẩm:
- Thực hiện phân tích các tác động để đánh giá các rủi ro có thể phát sinh ảnh hưởng đến sản phẩm
- Thiết lập các hệ thống để kiểm thử sản phẩm
- Báo cáo lại các kết quả đã kiểm tra đến cấp trên và khách hàng
2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec trong giai đoạn 2016 – 2018
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2016 – 2018
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Hàng bán bị trả lại 46.743.148 37.288.277 80.774.734 -20,23% 116,62%
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính
9 Chi phí quản lí doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
11 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
12 Chi phí thuế TNDN hiện hành
Thực trạng quy trình kinh doanh về mảng thiết kế website tại công ty
2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triển kinh doanh
Một dự án thành công hay thất bại phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách và tiến độ hoàn thành, là những yếu tố quan trọng trong quản trị dự án Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ, Verztec luôn nâng cao kỹ năng trong từng bước của chuỗi hoạt động dự án Dự án không có tính liên tục như các hoạt động hàng ngày và khi khởi động, phải đối mặt với những vấn đề phối hợp phức tạp giữa các phòng ban và công nghệ hiện đại Sự tham gia từ ba phía: đối tác, phòng kinh doanh và phòng phát triển phần mềm có thể làm chậm quy trình ký kết và ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án.
Có những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận và cải thiện tốt hơn quy trình kinh doanh của mình
Dự án có thể được lập kế hoạch tiến độ chi tiết cho các nhiệm vụ cần hoàn thành, đồng thời nhận thức rõ tầm quan trọng của mạng lưới Công ty đã chia sẻ trình tự các bước trong quy trình ký kết dự án một cách cụ thể và thực tế.
Hình 2.6 Quy trình các bước và thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Mạng lưới dự án là công cụ quan trọng giúp hoạch định và kiểm soát dự án, cung cấp khung chắc chắn cho lập kế hoạch tiến độ và theo dõi tiến trình Nó thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc và giúp xác định thời điểm cần thiết cho từng cá nhân trong phòng phát triển kinh doanh Việc xác định thời hạn hoàn thành dự án và các hoạt động găng (then chốt) là rất quan trọng, vì nếu bị trễ, sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ Bên cạnh đó, mạng lưới cũng chỉ ra các hoạt động có thời gian dự trữ có thể trì hoãn mà không làm chậm tiến độ, đồng thời xác định thời điểm bắt đầu công việc và các nhiệm vụ cần thực hiện đồng thời để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.
Bảng 2.2 Sơ đồ mạng của phương pháp đường găng về quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Lấy yêu cầu từ đối tác
Xác nhận chức năng Thỏa thuận bảo mật
Kết thúc quy trình kí kết
Thông qua bảng 2.2, chúng ta thấy được quy trình kí kết hợp đồng của công ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua 9 bước trong thời lượng trung bình 16 tuần
Tuần bắt đầu sớm (ES) của dự án được xác định từ việc tổ chức các cuộc họp sơ bộ giữa đối tác và phòng phát triển kinh doanh Kết thúc sớm (EF) của công việc này diễn ra vào tuần thứ 3, với thời gian thực hiện tổng cộng là 3 tuần.
Tiếp theo, tiến hành thu thập yêu cầu từ đối tác cho việc thiết kế website Thời gian bắt đầu công việc này sẽ diễn ra vào tuần thứ 3, ngay sau khi kết thúc cuộc họp Do quá trình lấy yêu cầu từ đối tác kéo dài trong 2 tuần, nên thời điểm hoàn thành dự kiến sẽ vào tuần thứ 5.
Đội ngũ phát triển kinh doanh cần soạn thảo chức năng cho cả đối tác và đội ngũ phát triển phần mềm ngay sau khi kết thúc cuộc họp Thời gian bắt đầu công việc này được tính từ tuần thứ 3, kéo dài trong 3 tuần, do đó, thời điểm hoàn thành dự kiến sẽ là tuần thứ 6.
Sau khi đối tác đồng ý với các yêu cầu cụ thể, quá trình báo giá sẽ được tiến hành dựa trên những yêu cầu đó Giai đoạn này sẽ bắt đầu vào tuần thứ 5 và kéo dài trong 3 tuần, do đó, thời điểm hoàn thành dự kiến sẽ rơi vào tuần thứ 8.
Phòng phát triển kinh doanh đang chờ xác nhận bảng chức năng từ đối tác để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật giữa hai công ty Thời gian chờ đợi thường kéo dài 2 tuần, với thời điểm bắt đầu (ES) được tính từ tuần thứ 6 và thời điểm kết thúc (EF) rơi vào tuần thứ 8 Sau khi nhận phản hồi từ đối tác, đội ngũ cần thêm 2 tuần để hoàn tất thỏa thuận, dự kiến ES và EF cho việc này sẽ là tuần thứ 8 và tuần thứ 10.
Sau khi hoàn thành soạn thảo chức năng, đối tác sẽ tiến hành tổ chức các buổi đấu thầu trực tiếp hoặc trực tuyến giữa các công ty cạnh tranh, bao gồm cả Verztec Thời gian đấu thầu do đối tác quản lý thường kéo dài khoảng 5 tuần, với ES rơi vào tuần thứ 6 và EF vào tuần thứ 11.
Nếu đấu thầu thành công và giúp phòng phát triển kinh doanh thu hút dự án cho doanh nghiệp, việc hợp tác và ký kết hợp đồng giữa hai bên sẽ diễn ra Thời gian kiểm tra và ký kết hợp đồng kéo dài 5 tuần, với ES bắt đầu từ tuần thứ 11, do đó EF sẽ rơi vào tuần thứ 16.
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng phát triển kinh doanh đã bàn giao toàn bộ nguồn dữ liệu và tài liệu liên quan cho phòng phát triển phần mềm để bắt đầu lập trình dự án Do đó, thời gian ES và EF được tính từ tuần thứ 16 Công việc nào hoàn thành muộn hơn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
ES của phần việc này, như trên bảng 2.2 có thể thấy, thì đó là công việc kí kết hợp đồng
Tuần kết thúc quy trình ký kết hợp đồng của dự án thuộc phòng phát triển kinh doanh là EF, đồng thời cũng là tuần kết thúc muộn (LF) Để xác định thời điểm bắt đầu muộn (LS), chúng ta cần trừ ngược lại thời gian thực hiện công việc Tuần kết thúc được xác định là tuần 16.
LS là 16, có nghĩa là nếu công việc ký kết hợp đồng không được bắt đầu trước tuần 16, dự án sẽ không hoàn thành đúng hạn.
Để đảm bảo tiến độ công việc, chúng ta cần lấy yêu cầu từ đối tác không muộn hơn tuần thứ 13, nhằm bắt đầu quá trình báo giá trong tuần đó Đồng thời, việc thu thập yêu cầu từ đối tác phải hoàn thành vào tuần thứ 11 để kịp thời hoàn thành quy trình.
Để xác nhận chức năng từ đối tác, cần lặp lại trình tự đã đề ra Thời hạn cho việc cam kết bảo mật là rất quan trọng, với lịch trình xác nhận chức năng và soạn thảo cam kết bảo mật lần lượt diễn ra vào tuần thứ 12 và 14.
