CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ Dự ÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG
Cơ sở lý luận quản lý dự án
Dự án là một quá trình đặc thù với các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, bắt đầu và kết thúc vào những thời điểm xác định Nó diễn ra trong bối cảnh có những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực, nhằm đạt được mục tiêu cụ thể theo yêu cầu đã đề ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối hiệu quả thời gian, nguồn lực để giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu chính là hoàn thành dự án đúng hạn, trong phạm vi ngân sách, đồng thời đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ Việc áp dụng các phương pháp và điều kiện tốt nhất giúp đảm bảo chất lượng và đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án.
Mục tiêu chính của quản lý dự án là đảm bảo các công việc hoàn thành đúng yêu cầu và chất lượng, trong giới hạn chi phí đã phê duyệt, đúng thời gian và giữ nguyên phạm vi dự án.
Quản lý dự án là một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, từ những nhiệm vụ đơn giản như tổ chức sự kiện cho đến những công việc phức tạp như xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo Mỗi hoạt động đều yêu cầu chúng ta phải lên kế hoạch và điều phối hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn.
1.1.2 Đặc thù của dự án
Mỗi dự án đều có những đặc trưng riêng biệt, và chúng ta có thể tận dụng những đặc điểm này để xác định phương pháp triển khai công việc, lựa chọn các công cụ quản lý dự án phù hợp hoặc áp dụng các cách thức khác để đạt hiệu quả cao nhất.
Mục đích rõ ràng và duy nhất là yếu tố quyết định, giúp sản phẩm hoặc dịch vụ nổi bật hơn so với những lựa chọn tương tự trên thị trường hoặc kết quả từ các dự án khác.
Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn, trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc Nó sẽ kết thúc khi đạt được các mục tiêu đã đề ra hoặc khi gặp thất bại.
Dự án được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn và các cơ quan quản lý Sự cộng tác này đảm bảo rằng tất cả các yếu tố cần thiết được xem xét và triển khai hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của dự án.
Để triển khai và thực hiện hiệu quả, cần có các nguồn lực cụ thể, bao gồm con người, phần cứng, phần mềm và các tài sản khác.
Dự án thường có tính không chắc chắn cao do yêu cầu quy mô tài nguyên lớn và thời gian thực hiện hạn chế Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi công nghệ thay đổi nhanh chóng theo quy luật Moore mỗi 18 tháng, việc đầu tư và vận hành kéo dài có thể dẫn đến nguy cơ rủi ro rất cao.
1.1.3 Quy trình quản lý dự án
Chúng ta có thể hiểu quản lý dự án như là một quy trình Quy trình này có thể mô tả bằng một sơ đồ khối đơn giản sau:
Bảng 1.1 Quy trình quản lý dự án Đầ
Khởi động Lên kế hoạch Tiến hành Báo cáo kết quả Đầu ra
L À Đóng dự ánCác chuyển giao
Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập, với dự án được định nghĩa là một công việc có thời hạn nhằm tạo ra kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ Quản lý dự án sử dụng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực và kỹ năng để đạt được mục tiêu đề ra.
Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy trình và hướng dẫn đã thiết lập, đồng thời đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm và dịch vụ Giai đoạn vận hành sản phẩm và dịch vụ là giai đoạn sử dụng kết quả từ thực hiện dự án, phục vụ khách hàng Đây là thời điểm sản phẩm thực sự đến tay khách hàng, do đó cần áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả để sử dụng đúng và hạn chế lỗi xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp thường gặp sai lầm khi cải tiến sản phẩm một cách nhanh chóng và đột phá trong giai đoạn duy trì, dẫn đến thất bại Để đảm bảo cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, các tổ chức cần áp dụng phương pháp quản lý phù hợp và tuân thủ các tiêu chuẩn một cách chính xác Việc tách biệt giữa duy trì sản phẩm và cải tiến lớn là cần thiết; cải tiến trong giai đoạn này nên là những thay đổi nhỏ, dần dần, trong khi các cải tiến mang tính đột phá nên được thực hiện trong quá trình sáng tạo với mục tiêu rõ ràng và sử dụng phương pháp quản lý dự án hiệu quả.
Quản lý dự án là yếu tố thiết yếu trong chiến lược quản lý toàn diện của tổ chức Để đạt được các mục tiêu và cải tiến, ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành cần được trang bị các công cụ và phương pháp quản lý dự án hiệu quả Điều này giúp tổ chức thực hiện các thay đổi cần thiết một cách suôn sẻ và đạt được thành công bền vững.
Vai trò quản lý dự án
tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án.
Cơ sở lý luận phương pháp đường găng - critical path method (CPM)
Đường găng là đoạn đường dài nhất trong sơ đồ mạng dự án, không có thời gian trễ cho phép, do đó mọi hoạt động trên đường găng phải hoàn thành đúng tiến độ để tránh kéo dài ngày hoàn thành của dự án Đây là kỹ thuật phân tích mạng tiến độ quan trọng cho quản lý dự án hiệu quả, sử dụng mạng đồ thị có hướng để tổ chức các hoạt động công việc Phương pháp đường găng tập trung vào việc quản lý các chuỗi công việc quan trọng về mặt thời gian, quyết định đến toàn bộ dự án, nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện.
Phương pháp đường găng trong mỗi dự án bao gồm các công việc liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành Đường găng được xác định bằng cách đi ngược từ ngày kết thúc đến ngày bắt đầu thông qua các công việc phụ thuộc, tạo thành chuỗi dài nhất Mỗi công việc trên đường găng đều quan trọng, ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án Việc xác định và kiểm soát sự trì hoãn của các công việc trên đường găng giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn.
Bảng 1.2 Biểu đồ CPM nguyên bản
Trong quản lý dự án, nếu một đường găng như A -> D -> H -> I -> K bị chậm tiến độ 2 ngày tại điểm D, chúng ta cần rút ngắn thời gian hoàn thành các công việc H, I, K để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn Một số hoạt động có thể bắt đầu muộn hơn so với thời gian dự kiến, điều này được gọi là thời gian dự trữ (slack time) Để quản lý hiệu quả, cần xác định 4 thời điểm quan trọng cho từng hoạt động trong dự án.
- Bắt đầu sớm (Earliest Start - ES) : thời điểm sớm nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc sớm (Earliest Finish - EF) : thời điểm sớm nhất để kết thúc hoạt động
- Bắt đầu muộn (Latest Start - LS) : thời điểm muộn nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc muộn (Latest Finish - LF) : thời điểm muộn nhất để kết thúc hoạt động
> Thời gian dự trữ = Thời điểm bắt đầu muộn nhất - Thời điểm bắt đầu sớm nhất
Hình 1.1 Chú giải thuật ngữ trong CPM
THựC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH
Tổng quan về công ty TNHH Tư vấn Verztec
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Tư vấn Verztec
Công ty TNHH Tư vấn Verztec Việt Nam, thuộc Công ty Tư vấn Verztec, là một công ty tư vấn phần mềm toàn cầu có trụ sở chính tại Singapore và đạt chứng nhận ISO 9001:2015 Hiện tại, Verztec đã mở rộng với 9 văn phòng tại các thành phố lớn như New York, London, Bangkok, Tokyo, Seoul, Singapore, Yangon, Xiamen và Thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 2.1 Logo công ty TNHH Tư vấn Verztec
Nguồn: http://www.verztecvietnam.com/
Tên giao dịch quốc tế
: Verztec Consulting Vietnam : Công ty TNHH Một Thành Viên :0312761401 Địa chỉ : Tầng 2, Tòa nhà EBM, số 394 Ung Văn
Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật
Ngày hoạt động Điện thoại
: 028 3898 2876 : hochiminh@verztec.com : http://www.verztecvietnam.com
2.1.2 Các chứng chỉ và giải thuởng của công ty TNHH Tư vấn Verztec
Nguồn: http://www.verztecvietnam com/
Verztec tự hào là công ty đạt danh hiệu ISO 9001:2008 từ 24 tháng 12 năm
Năm 2007, Verztec đã áp dụng các biện pháp đo lường nghiêm ngặt và nỗ lực liên tục để đạt tiêu chuẩn ISO quốc tế trong toàn bộ hoạt động, từ đó cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Công ty cũng không ngừng cải thiện quy trình nội bộ theo thời gian và đã đạt được nhiều chứng chỉ về chất lượng từ Singapore, bao gồm các giải thưởng danh giá.
Hình 2.3 Các giải thưởng của công ty TNHH Tư vấn Verztec
Nguồn: http://www.verztecvietnam com/
2.1.3 Định hướng phát triển của công ty TNHH Tư vấn Verztec Được thành lập từ năm 2000 tại Singapore và gia nhập thị trường Việt Nam vào năm 2014, Verztec hiện là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin Verztec đã hỗ trợ rất nhiều công ty trên thế giới thiết kế, phát triển, địa phương hóa và xuất bản thông điệp giao tiếp toàn cầu thông qua hơn 100 kênh ngôn ngữ khác nhau với 26 lĩnh vực ngành nghề đa dạng Cùng với kinh nghiệm của mình, Verztec hiểu được rằng bất kì một công ty nào vận hành trong những thị trường đa dạng, với đội ngũ nhân viên và nguồn khách hàng đa văn hóa trên toàn thế giới, việc đảm bảo những tiêu chuẩn cao của công ty được thông tin và truyền tải chính xác qua các quốc gia là điều cực kì quan trọng Verztec đã, đang và sẽ nỗ lực gây dựng một “công ty của tương lai” - là sự kết hợp giữa con người, doanh nghiệp và công nghệ chính là kim chỉ nam.
- Giúp đỡ các doanh nghiệp trên thế giới thành công bằng việc đáp ứng các nhu cầu và cung cấp các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp.
Verztec đồng hành cùng khách hàng trong việc sáng tạo và điều chỉnh sản phẩm, đảm bảo chúng truyền tải đúng thông điệp mà khách hàng muốn gửi gắm đến thị trường.
- Trở thành đối tác toàn cầu nổi tiếng về tư vấn và cung cấp giải pháp toàn diện.
- Luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao phó.
- Giúp khách hàng thành công trong lĩnh vực của họ thông qua các dịch vụ mà Verztec đã hỗ trợ.
Kết hợp chặt chẽ giữa các đội nhóm trong tổ chức giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của từng thành viên, đồng thời tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng với Verztec.
- Cung cấp thông tin của công ty rõ ràng cho khách hàng và đảm bảo sự minh bạch cho tất cả các dự án.
- Chủ động dự đoán và kiểm soát các vấn đề để lên giải pháp quản trị rủi ro phù hợp.
- Luôn thực hiện đúng với những cam kết về chất lượng và tiến độ, cấp bách làm việc với khách hàng.
- Verztec nỗ lực đóng góp, thúc đẩy sự cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và trách nhiệm xã hội.
Các dịch vụ chính của công ty TNHH Tư vấn Verztec
Với đội ngũ nhân viên và khách hàng đa văn hóa từ khắp nơi trên thế giới, doanh nghiệp cần một đối tác cung cấp dịch vụ địa phương hóa đáng tin cậy và chất lượng cao để cải thiện giao tiếp Verztec, với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành địa phương hóa, đã đầu tư vào một đội ngũ chuyên trách, tập trung hoàn toàn vào việc quản lý nhà cung cấp và xây dựng cơ sở dữ liệu ngôn ngữ bản địa phong phú, hỗ trợ cho nhiều ngôn ngữ trên toàn cầu.
Đội ngũ chuyên trách này không chỉ quản lý 100 thứ tiếng mà còn đảm nhận việc tuyển dụng và chứng nhận các nhà cung cấp mới theo lĩnh vực chuyên ngành của họ Họ cam kết phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp và đảm bảo cung cấp giá cả cạnh tranh nhất dựa trên khối lượng.
Verztec tự hào là người dẫn đầu trong ngành dịch thuật, cam kết mang đến sự chính xác tối đa cho từng dự án Đội ngũ quản lý dự án giàu kinh nghiệm, bao gồm Quản lý dự án địa phương hóa, Quản lý khách hàng và Quản lý dự án truyền thông đa phương tiện, luôn đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả Phương pháp quản trị của Verztec, đã được chứng nhận ISO 9001:2015, bao gồm quản lý hoạt động, lịch trình và phân phối hàng ngày, nhằm đảm bảo kết quả nhất quán và chính xác Với Verztec, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ hoàn hảo trong mọi khía cạnh của dịch vụ đa ngôn ngữ.
Dịch vụ của Verztec gồm:
- Dịch thuật kỹ năng, chỉnh sửa và kiểm tra hơn 100 thứ tiếng trong 26 ngành công nghiệp khác nhau
- Chế bản điện tử đa ngôn ngữ
- Phát triển nội dung đa ngôn ngữ
- Phiên dịch hội nghị và dịch tại chỗ
- Giải pháp tuyển dụng đa ngôn ngữ
- Lồng tiếng đa ngôn ngữ
- Địa phương hóa và kiểm tra website
- Địa phương hóa và phụ đề video
- Địa phương hóa và kiểm tra phần mềm
- Ghi âm đa ngôn ngữ
- Quản lý thương hiệu đa ngôn ngữ
- Quản lý bộ nhớ dịch thuật và thuật ngữ
2.2.2 Cung cấp các nền tảng, khóa học trực tuyến
Học trực tuyến sử dụng công nghệ tương tác và hệ thống giao tiếp để cải thiện phương pháp học tập, có khả năng cách mạng hóa việc dạy và học trên toàn cầu Phương thức này không chỉ nâng cao tiêu chuẩn giáo dục mà còn khuyến khích sự tham gia vào việc học suốt đời.
Học trực tuyến không thể thay thế vai trò của giáo viên, nhưng là một phương pháp bổ sung quan trọng để nâng cao chất lượng giảng dạy và tiết kiệm thời gian Phương pháp này giúp học viên khám phá tiềm năng của bản thân và xây dựng nguồn lực giáo dục đổi mới, đồng thời tạo điều kiện cho việc xã hội hóa giáo dục trở thành hiện thực trong tương lai.
2.2.3 Phát triển ứng dụng điện thoại
Cam kết với khách hàng là yếu tố quan trọng trong kênh di động, giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng theo thời gian thực, vị trí và thông tin cá nhân Khi thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể biến khách hàng tham gia thành nguồn doanh thu Chẳng hạn, ứng dụng iFood Assistant của Kraft cung cấp hơn 2000 công thức nấu ăn, cho phép thiết lập danh sách mua sắm cho sản phẩm Kraft, cùng với giao dịch trực tiếp và chương trình khuyến mãi để khuyến khích mua sắm Ứng dụng còn tích hợp tính năng chia sẻ xã hội, giúp người tiêu dùng dễ dàng chia sẻ công thức nấu ăn với bạn bè trên các mạng xã hội.
Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng là lý do quan trọng để phát triển ứng dụng điện thoại, mang lại sự tiện lợi tối ưu cho khách hàng Ứng dụng giúp đơn giản hóa quy trình liên hệ với công ty trong khi khách hàng đang sử dụng sản phẩm và dịch vụ Ví dụ, Digital Federal Credit Union tại Marlborough, Mass đã phát triển ứng dụng Mobile PC, cho phép thành viên gửi thông tin kiểm tra qua điện thoại thông minh iPhone, Android và các hệ điều hành khác Điều này không chỉ làm cho cuộc sống của khách hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn tăng giá trị cho dịch vụ hiện có của họ.
Khuyến mãi qua phiếu giảm giá là một chiến lược hiệu quả để tăng lợi nhuận Sử dụng thông báo dựa trên vị trí qua điện thoại giúp thu hút khách hàng hơn Chẳng hạn, nếu bạn là chủ một cửa hàng thời trang ở trung tâm New York, việc gửi thông báo giảm giá đến những người đang ở gần cửa hàng sẽ làm tăng khả năng họ ghé thăm, nhờ vào lý do hấp dẫn này.
Bán hàng trực tuyến là một xu hướng ngày càng phát triển, và việc phát triển một ứng dụng di động cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể mang lại nhiều lợi ích Ứng dụng di động không chỉ giúp khách hàng dễ dàng truy cập và mua sắm, mà còn mang lại sự linh hoạt cho họ khi có thể thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc.
Ngày nay, người tiêu dùng có thể dễ dàng mua sắm qua điện thoại di động, điều này đã thúc đẩy các nhà bán lẻ trực tuyến mở rộng dịch vụ của họ Nếu bạn là một công ty dịch vụ, hãy tìm cách sáng tạo để thu hút khách hàng hiện tại và tiềm năng, như Dropbox đã làm Tăng cường dịch vụ và mang lại sự tiện lợi cho người mua sẽ giúp bạn chiếm lĩnh thị trường và đạt được thành công.
Phát triển ứng dụng website ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu trong kinh doanh toàn cầu, cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tổ chức quy trình và xây dựng thông điệp giao tiếp hiệu quả Nhu cầu về ứng dụng website, đặc biệt là ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng, đang gia tăng, giúp doanh nghiệp nâng cao doanh số và thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng Verztec cung cấp dịch vụ phát triển ứng dụng website an toàn qua internet, cùng với các dịch vụ đám mây máy tính, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.
Verztec cung cấp khả năng truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc lập trình và thiết kế giao diện người dùng một cách nghiêm ngặt Các ứng dụng của Verztec được phát triển với tính năng thân thiện và dễ sử dụng, đảm bảo tương thích với chất lượng phát triển mạng máy tính.
2.2.5 Phát triển, phát hành các phần mềm
Với thế mạnh thiết kế và chuyên môn kỹ thuật đa ngôn ngữ, Verztec là đối tác lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu muốn mở rộng thương hiệu ra thị trường quốc tế.
Với chuyên môn địa phương hóa, Verztec nắm bắt nhu cầu văn hóa và sở thích của khách hàng quốc tế Mỗi dự án thiết kế đều phản ánh bản sắc văn hóa của thị trường mục tiêu Dịch vụ một cửa phát triển và phát hành của Verztec được hỗ trợ bởi đội ngũ truyền thông đa phương tiện và chuyên gia phần mềm, cùng với quản lý khách hàng và dự án dày dạn kinh nghiệm Quy trình quản lý của Verztec đảm bảo tạo ra dịch vụ khác biệt, mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cho khách hàng.
Dịch vụ của Verztec gồm:
- Game tương tác và thiệp điện tử
- Sản xuất video và ảnh
- In ấn và phân phối quốc tế
- Thư điện tử trực tiếp
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư vấn Verztec
2.3.1 Sơ đồ cơ câu tô chức và cơ câu nhân sự của công ty TNHH Tư vân
2.3.2 Nhiệm vụ - Chức năng từng phòng ban
- Điều hành tổng thể các hoạt động trong công ty thông qua quản lý các phòng ban nghiệp vụ.
- Đại diện và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
- Xây dựng và quyết định kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Cải tiến liên tục trong quá trình thực thi chiến lược.
- Tham gia, hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Phân bổ các phòng ban thực hiện các chiến lược, kế hoạch đã định ra dưới sự chỉ thị của tổng giám đốc.
- Theo dõi, kiểm soát, đánh giá liên tục việc thực thi kế hoạch.
- Chịu trách nhiệm quản lý văn phòng, xử lý tài liệu và tiếp nhận các hồ sơ, hợp đồng cho công ty.
- Thực hiện các công việc theo sự giao phó của lãnh đạo.
Phụ trách các công việc quán xuyến cơ sở vật chất, các khoản chi phí trong công ty.
- Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc báo giá, theo dõi đơn hàng, chuẩn bị chứng từ, liên hệ xử lý vướng mắc và chăm sóc khách hàng.
• Triển khai kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm: giao nhiệm vụ, kiểm soát và hỗ trợ việc bán hàng của các nhân viên trong phòng.
Quản lý vận hành hiệu quả các khâu bán hàng, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan nhằm chăm sóc khách hàng tốt nhất và đảm bảo quy trình, quy định được thực hiện đúng cách.
• Đảm trách việc bán hàng đến các khách hàng lớn, các khách hàng chiến lược như một nhân viên kinh doanh khi cần thiết.
• Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên đối với mục tiêu chung của phòng và có những hỗ trợ, điều chỉnh phù hợp.
• Lập kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm và đề xuất phương hướng, giải pháp đến giám đốc kinh doanh.
• Báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tháng.
• Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch kinh doanh dự án các sản phẩm.
• Thiết lập và duy trì các mối quan hệ hỗ trợ, hợp tác với khách hàng.
• Tìm kiếm, phát triển hệ thống đối tác mới.
• Duy trì, chăm sóc, quản lý hệ thống khách hàng doanh nghiệp hiện có.
• Theo dõi và giải quyết tình hình công nợ của khách hàng được phân công phụ trách.
• Đảm bảo các chỉ số kinh doanh được giao về doanh số, lợi nhuận, khách hàng.
• Thực hiện các công việc khác được giao.
• Dẫn dắt dự án viết các website, ứng dụng điện thoại hoặc các phần mềm quản lý theo từng yêu cầu của khách hàng.
• Khắc phục, sửa chữa các vấn đề phát sinh liên quan tới công việc trong thẩm quyền ngay khi có sự cố xảy ra.
• Báo cáo, cập nhật các số liệu định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc các bộ phận và ban lãnh đạo công ty.
- Trưởng nhóm: bao gồm trưởng nhóm mảng website, mảng ứng dụng cho điện thoại Android và ứng dụng cho điện thoại IOS:
• Lên kế hoạch để thực hiện các bước thực hiện các công việc trong dự án.
• Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc giữa các thành viên trong nhóm.
• Báo cáo, cập nhật tiến độ thực hiện công việc cho trưởng phòng IT.
- Nhân viên thiết kế: bao gồm nhân viên thiết kế giao diện website, nhân viên thiết kế giao diện ứng dụng cho cả 2 hệ điều hành Android và IOS:
Chúng tôi chuyên thiết kế và phát triển giao diện website, ứng dụng di động và phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, kết hợp chặt chẽ với đội ngũ lập trình viên để tạo ra những bản vẽ sáng tạo và phù hợp nhất.
• Thiết kế logo, biểu tượng ứng dụng hoặc các chi tiết liên quan đến sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
• Tham gia cùng với nhân viên kinh doanh trao đổi các vấn đề liên quan đến việc thiết kế với khách hàng.
• Báo cáo công việc định kỳ đến cấp trên.
- Nhân viên lập trình: bao gồm nhân viên lập trình phát triển website, nhân viên lập trình ứng dụng điện thoại của hai hệ điều hành:
• Tham gia phát triển các dự án của công ty: thiết lập và lập trình website, ứng dụng điện thoại, các phần mềm theo yêu cầu.
• Viết tài liệu kĩ thuật báo cáo lên cấp trên.
A Phòng kiểm soát quy trình và sản phẩm:
- Thực hiện phân tích các tác động để đánh giá các rủi ro có thể phát sinh ảnh hưởng đến sản phẩm.
- Thiết lập các hệ thống để kiểm thử sản phẩm.
- Báo cáo lại các kết quả đã kiểm tra đến cấp trên và khách hàng.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tư vấn Verztec trong giai đoạn 2016 - 2018
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2016 — 2018
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Hàng bán bị trả lại 46.743.148 37.288.277 80.774.734 -20,23% 116,62%
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính
9 Chi phí quản lí doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
11 Tổng lợi nhuận kế toán truớc thuế
12 Chi phí thuế TNDN hiện hành
Bảng 2.1 từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tư vấn Verztec cho thấy tình hình kinh doanh trong 3 năm qua, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, chi phí và nguồn thu đầu tư tài chính Dữ liệu cũng chỉ ra các khoản giảm trừ ảnh hưởng đến doanh thu Để có cái nhìn tổng quan, hình 2.5 thể hiện ba chỉ tiêu: doanh thu, chi phí và lợi nhuận thuần, giúp rút ra bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn này.
Hình 2.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016 — 2018
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đã trải qua nhiều biến động, với sự giảm sút đáng kể về doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong giai đoạn 2016 - 2017 Tuy nhiên, từ năm 2017 đến 2018, công ty đã ghi nhận một bước nhảy vọt đáng kể trong các chỉ số này.
Năm 2017 là một năm khó khăn đối với công ty TNHH Tư vấn Verztec, khi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm mạnh 51% từ 22.694.399.946 VNĐ xuống còn 11.120.996.922 VNĐ Bên cạnh đó, chi phí và lợi nhuận bán hàng cũng giảm đáng kể với tỷ lệ lần lượt là 47,61%.
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ phòng kế toán của công ty TNHH Tư vấn
Trong giai đoạn này, công ty đã ghi nhận sự sụt giảm đáng kể về doanh thu, với tổng số tiền giảm từ 15.139.268.811 VNĐ xuống còn 7.102.819.020 VNĐ, tương ứng với mức giảm 53,08% Đây thực sự là một khoảng thời gian khó khăn, khi các con số cho thấy sự giảm sút gần như một nửa.
Trong năm 2017, doanh thu từ mảng đầu tư tài chính của công ty đã giảm mạnh, chỉ còn 11.581.428 VNĐ so với 23.671.695 VNĐ vào năm 2016, tương ứng với mức giảm 51,07% Mặc dù chi phí tài chính chỉ giảm 35,16%, từ 1.768.383 VNĐ xuống 1.146.546 VNĐ, nhưng sự sụt giảm doanh thu đã dẫn đến lợi nhuận từ hoạt động tài chính giảm đáng kể Tổng lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2017 cũng giảm 63,41%, từ 8.378.847.402 VNĐ xuống 3.065.920.908 VNĐ, cho thấy ảnh hưởng tiêu cực của tình hình tài chính đến kết quả kinh doanh chung.
Năm 2018 đánh dấu sự phục hồi mạnh mẽ của Verztec sau giai đoạn khó khăn năm 2017, với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như doanh thu tài chính tăng gần gấp 5 lần so với năm trước Mặc dù chi phí hoạt động tăng cao, lợi nhuận của công ty vẫn tăng mạnh, đạt xấp xỉ 4 lần so với năm 2017 Tổng lợi nhuận sau thuế năm 2018 đạt 6.579.363.051 VNĐ, cao gấp 1,15 lần so với 3.065.920.908 VNĐ của năm 2017, cho thấy một bước nhảy vọt rõ rệt trong tình hình kinh doanh của công ty.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã tăng 522,96%, đạt 69.279.623.865 VNĐ, vượt xa so với 11.120.996.922 VNĐ của năm 2017 Sự tăng trưởng này chủ yếu nhờ vào chính sách tập trung vào phân khúc khách hàng cụ thể, hợp tác với các tập đoàn đa quốc gia và phát triển các dự án tiềm năng Bên cạnh đó, sự thay đổi về nhân sự và địa điểm văn phòng cũng góp phần cải thiện doanh số Mặc dù năm 2017 công ty đã hiệu quả trong việc cắt giảm chi phí, nhưng đến năm 2018, việc kiểm soát chi phí không còn hiệu quả, với chi phí tài chính tăng 159,98%, chi phí bán hàng tăng 713,78% và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng.
156,33% so với năm trước đó Điều này tuy làm giảm tổng lợi nhuận kế toán trước thuế nhưng vẫn đạt 8.772.484.071 VNĐ tăng 144,17% so với năm 2017.
> Tóm lại, sau một năm 2017 với kết quả không khả quan thì sang năm
Năm 2018, công ty TNHH Tư vấn Verztec đã có những bước đầu tư mạnh mẽ, dẫn đến sự tăng trưởng ấn tượng về các chỉ số tài chính và đạt được nhiều thành công Trong nửa đầu năm 2019, Verztec tiếp tục duy trì đà phát triển này, khẳng định vị thế của mình như một trong những công ty công nghệ thông tin và thiết kế phần mềm hàng đầu tại Việt Nam.
Thực trạng quy trình kinh doanh về mảng thiết kế website tại công ty
công ty TNHH Tư vấn Verztec
2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triển kinh doanh
Một dự án thành công phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách và tiến độ hoàn thành, là những yếu tố quan trọng trong quản trị dự án Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ, Verztec không ngừng nâng cao kỹ năng trong từng bước của chuỗi hoạt động dự án Dự án thường đối mặt với những thách thức phức tạp hơn so với hoạt động hàng ngày, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và ứng dụng công nghệ hiện đại Sự tham gia từ ba bên: đối tác, phòng kinh doanh và phòng phát triển phần mềm là cần thiết, nhưng cũng có thể làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
Có những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận và cải thiện tốt hơn quy trình kinh doanh của mình.
Các hoạt động của dự án có thể được lập kế hoạch tiến độ chi tiết, với Verztec nhấn mạnh rằng kỹ thuật lập kế hoạch cơ bản bao gồm việc xây dựng một mạng lưới các công việc và mối quan hệ giữa chúng Mạng lưới này giúp biểu diễn trình tự thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời xác định rõ các nhiệm vụ cần hoàn thành trước hoặc sau Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của mạng lưới trong việc chia trình tự các bước trong quy trình ký kết dự án.
Hình 2.6 Quy trình các bước và thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Mạng lưới như hình 2.6 là công cụ quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát dự án, cung cấp khung chắc chắn cho lập kế hoạch tiến độ và theo dõi tiến trình Nó biểu diễn sự phụ thuộc giữa các công việc, giúp xác định thời điểm mà các cá nhân trong phòng phát triển kinh doanh cần sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ Việc xác định thời hạn hoàn thành dự án và các hoạt động găng (then chốt) là rất quan trọng, vì sự chậm trễ của chúng có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án Bên cạnh đó, mạng lưới cũng giúp xác định các hoạt động có thời gian dự trữ có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ, cũng như thời điểm bắt đầu công việc và các nhiệm vụ cần thực hiện đồng thời để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Bảng 2.2 Sơ đồ mạng của phương pháp đường găng về quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Bắt đầu Lấy yêu cầu từ đối tác Tiến hành báo giá Đầu thầu dự án Kí kết hợp đồng
Thông qua bảng 2.2, chúng ta thấy được quy trình kí kết hợp đồng của công ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua 9 bước trong thời lượng trung bình 16 tuần.
Tuần bắt đầu sớm (ES) của dự án được xác định từ việc tổ chức các cuộc họp sơ bộ giữa đối tác và phòng phát triển kinh doanh Kết thúc sớm (EF) của giai đoạn này sẽ diễn ra vào tuần thứ 3, vì quá trình thực hiện công việc mất tổng cộng 3 tuần.
Sau khi tổ chức cuộc họp, việc tiếp tục trao đổi với đối tác để thu thập yêu cầu thiết kế website sẽ được thực hiện Thời gian bắt đầu công việc này dự kiến vào tuần thứ 3, và do quá trình lấy yêu cầu kéo dài 2 tuần, thời điểm hoàn thành sẽ rơi vào tuần thứ 5.
Đội ngũ phát triển kinh doanh cần soạn thảo chức năng cho cả đối tác và đội ngũ phát triển phần mềm ngay sau cuộc họp Thời gian thực hiện công việc này bắt đầu từ tuần thứ 3 và kéo dài trong 3 tuần, do đó, thời gian hoàn thành (EF) sẽ rơi vào tuần thứ 6.
Sau khi đối tác đồng ý với các yêu cầu cụ thể, quá trình báo giá sẽ được tiến hành dựa trên những yêu cầu đó Giai đoạn này sẽ bắt đầu vào tuần thứ 5 và kéo dài trong 3 tuần, do đó, thời điểm hoàn thành dự kiến sẽ vào tuần thứ 8.
Phòng phát triển kinh doanh đang chờ xác nhận bảng chức năng từ đối tác để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật giữa hai công ty Thời gian chờ đợi này thường kéo dài khoảng 2 tuần, do đó, thời gian bắt đầu (ES) sẽ tính từ tuần thứ 6 và thời gian kết thúc (EF) sẽ rơi vào tuần thứ 8 Sau khi nhận phản hồi từ đối tác, đội ngũ cần thêm 2 tuần để hoàn tất thỏa thuận, với ES và EF dự kiến lần lượt vào tuần thứ 8 và tuần thứ 10.
Sau khi hoàn tất việc soạn thảo chức năng, đối tác sẽ tiến hành tổ chức các buổi đấu thầu trực tiếp hoặc trực tuyến giữa các công ty cạnh tranh, trong đó có Verztec.
Ba gian đấu thầu được quản lý bởi đối tác, dẫn đến thời gian kéo dài trung bình khoảng 5 tuần Thời gian bắt đầu (ES) cho phần việc này rơi vào tuần thứ 6, trong khi thời gian kết thúc (EF) là tuần thứ 11.
Nếu đấu thầu thành công, phòng phát triển kinh doanh sẽ mang về dự án cho doanh nghiệp, dẫn đến việc hợp tác và ký kết hợp đồng giữa hai bên Thời gian kiểm tra và ký kết hợp đồng kéo dài 5 tuần, trong khi ES bắt đầu từ tuần thứ 11, do đó EF sẽ diễn ra vào tuần thứ 16.
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng phát triển kinh doanh đã chuyển giao toàn bộ nguồn dữ liệu và tài liệu liên quan cho phòng phát triển phần mềm để bắt đầu lập trình dự án Do đó, thời gian ES và EF được tính vào tuần thứ 16 Công việc nào hoàn thành muộn hơn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
ES của phần việc này, như trên bảng 2.2 có thể thấy, thì đó là công việc kí kết hợp đồng.
Tuần kết thúc quy trình ký kết hợp đồng EF là thời điểm quan trọng trong dự án thuộc phòng phát triển kinh doanh, đồng thời cũng xác định tuần kết thúc muộn (LF) cho công việc này Để xác định thời điểm bắt đầu muộn (LS), chúng ta cần trừ ngược thời gian thực hiện công việc từ tuần kết thúc, mà ở đây là tuần 16.
LS là 16, điều này có nghĩa rằng nếu công việc ký kết hợp đồng không được thực hiện ngay trong tuần 16, dự án sẽ không hoàn thành đúng hạn.
Để đảm bảo tiến độ công việc, chúng ta cần lấy yêu cầu từ đối tác không muộn hơn tuần thứ 13, nhằm bắt đầu quá trình báo giá trong tuần đó Đồng thời, việc lấy yêu cầu từ đối tác cần hoàn thành vào tuần thứ 11 để kịp thời gian hoàn tất quy trình.
ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VÂN VERZTEC
Đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tư vấn Verztec
Cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tư vấn Verztec là cần thiết do những nguyên nhân khách quan và chủ quan đã được nêu ra Những nguyên nhân này không chỉ quan trọng mà còn ảnh hưởng lớn đến các giai đoạn khác trong dự án của Verztec Dưới đây là đề xuất cải tiến quy trình.
Trước khi tiếp xúc với khách hàng, cần nghiên cứu kỹ lưỡng tất cả các yếu tố liên quan đến họ thông qua các kênh mà phòng kinh doanh có thể sử dụng, như mối quan hệ cá nhân, mạng xã hội và báo chí Nhân viên Verztec nên tận dụng hiệu quả các mối quan hệ cá nhân và mạng xã hội như Facebook và LinkedIn để thu thập thêm thông tin về khách hàng.
- Cần chủ động theo sát và tạo nhiều mối liên hệ với khách hàng nhiều hơn đặc biệt là trong giai đoạn lấy yêu cầu và báo giá.
Để thu thập yêu cầu từ khách hàng, cần áp dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách linh hoạt và khéo léo Những phương pháp này bao gồm phỏng vấn, xây dựng bảng hỏi và tổ chức thảo luận, giúp đảm bảo rằng thông tin thu thập được đầy đủ và chính xác.
- Trong quá trình thực hiện dự án, luôn theo sát khách hàng và sẵn sàng cập nhật những thông tin mới nhất từ phía khách hàng.
Để nâng cao chuyên môn và kỹ năng của nguồn nhân lực, công ty cần tích cực cải tiến thông qua các lớp huấn luyện và bài kiểm tra Đồng thời, đầu tư cho nhân viên tham gia học hỏi từ nhiều nguồn khác nhau sẽ giúp bổ sung kiến thức cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bền vững cho tổ chức.
Verztec cần thiết lập kênh giao tiếp rõ ràng trong nội bộ và tổ chức nhiều buổi gặp mặt để phòng kinh doanh và phòng phát triển có thể trao đổi chi tiết về các vấn đề trong suốt dự án.
Sau khi hoàn thành dự án, việc xem xét lại toàn bộ quy trình thực hiện là rất quan trọng để rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án sau Điều này bao gồm tổ chức các buổi họp và thảo luận để phân tích những vấn đề đã gặp phải, từ đó cải thiện hiệu quả cho các dự án tiếp theo.
Đánh giá đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Tư vấn Verztec đề xuất cải tiến quy trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất Đặc biệt, quy trình ký kết cần được siết chặt để đảm bảo doanh thu cho công ty.
Việc nắm vững thông tin về khách hàng và tình hình kinh doanh của họ là rất quan trọng, giúp Verztec tự tin hơn khi trình bày Đồng thời, điều này cũng hỗ trợ Verztec trong việc hiểu rõ hơn các yêu cầu của khách hàng.
Trong quá trình thu thập yêu cầu, việc duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng chúng tôi có thể hỗ trợ khách hàng kịp thời khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra, từ đó nâng cao sự hài lòng với dịch vụ của Verztec.
Hiện tại, Verztec đang gặp hạn chế trong việc áp dụng đa dạng các phương pháp thu thập yêu cầu từ khách hàng, điều này ảnh hưởng đến độ chính xác và thời gian hoàn thành dự án Do đó, Verztec cần xem xét và tích hợp hiệu quả nhiều kỹ thuật khác nhau để nâng cao hiệu suất trong quy trình lấy yêu cầu từ khách hàng.
Việc nâng cao trình độ và kỹ năng của nguồn nhân lực là điều thiết yếu đối với mọi tổ chức, giúp đảm bảo năng suất làm việc và chất lượng sản phẩm mà Verztec cung cấp cho khách hàng.
Để tạo ra sản phẩm chất lượng tương xứng với giá trị mà khách hàng chi trả, doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát và cải tiến quy trình hoạt động Sự phát triển và biến đổi không ngừng của xã hội yêu cầu các doanh nghiệp phải thích nghi và phát triển để theo kịp xu hướng.
Cải thiện quy trình liên tục là chìa khóa thành công cho chiến lược kinh doanh và phát triển bền vững của công ty Việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng không hề đơn giản, mà đòi hỏi sự chú trọng đến từng bước thực hiện để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Chuyên đề tốt nghiệp này mang đến cơ hội cho công ty tự đánh giá và nhận diện những yếu tố cần cải thiện, từ đó thực hiện các thay đổi cần thiết nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững hơn trong tương lai.
Trong quá trình nghiên cứu, sai sót là điều không thể tránh khỏi Tuy nhiên, những đề xuất trong chuyên đề này sẽ giúp công ty nhận diện những thiếu sót mà có thể hàng ngày khó phát hiện, đồng thời cung cấp thêm ý tưởng và kế hoạch cải tiến Điều này hướng tới mục tiêu phát triển bền vững cho công ty.
Chuyên đề tốt nghiệp mang đến cho thực tập sinh cơ hội tự đánh giá bản thân sau thời gian dài học tập, từ đó nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của mình Qua đó, họ có thể xác định những kỹ năng cần bổ sung để hoàn thiện hơn, nhằm trở thành nguồn nhân lực có giá trị khi gia nhập thị trường lao động chuyên nghiệp.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giảng viên Đỗ Thị Thu Hà vì sự hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình thực tập Bên cạnh đó, tôi cũng rất biết ơn sự hỗ trợ từ anh chị và bạn bè tại công ty TNHH Tư vấn Veztec, nhờ đó tôi đã hoàn thành tốt bài chuyên đề tốt nghiệp của mình.
