SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG
Cơ sở lý luận quản lý dự án
Dự án là một quá trình đặc thù bao gồm các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng Quá trình này diễn ra trong bối cảnh có các hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực, nhằm đạt được mục tiêu cụ thể theo yêu cầu đã được xác định.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối tài nguyên nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách đã phê duyệt Điều này bao gồm giám sát sự phát triển của dự án để đạt được các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ Mục tiêu của quản lý dự án là sử dụng các phương pháp hiệu quả nhất để đảm bảo chất lượng và đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra.
Mục tiêu chính của quản lý dự án là đảm bảo các công việc hoàn thành đúng yêu cầu và chất lượng, trong giới hạn chi phí đã phê duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đổi.
Quản lý dự án là một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, từ việc tổ chức các sự kiện nhỏ cho đến những công việc phức tạp như xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo Mỗi hoạt động, dù lớn hay nhỏ, đều yêu cầu kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và hiệu quả.
1.1.2 Đặc thù của dự án
Mỗi dự án đều sở hữu những đặc trưng riêng biệt, và những đặc trưng này có thể được sử dụng để xác định phương pháp tiếp cận trong việc triển khai công việc Việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp hay các phương thức khác sẽ phụ thuộc vào những điểm đặc trưng này.
Mục tiêu của dự án cần phải rõ ràng và duy nhất, điều này giúp tạo ra sự khác biệt so với các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự trên thị trường Sự độc đáo này không chỉ làm nổi bật giá trị của dự án mà còn đảm bảo kết quả đạt được sẽ mang tính chất riêng biệt so với những dự án khác.
Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn, không kéo dài mãi mãi mà trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc Kết thúc của dự án diễn ra khi hoàn thành các mục tiêu đề ra hoặc khi dự án không đạt yêu cầu và thất bại.
Dự án được thực hiện thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn và các cơ quan quản lý Sự phối hợp này đảm bảo tính hiệu quả và thành công của dự án.
Để triển khai và thực hiện một dự án hiệu quả, cần đảm bảo có đủ các nguồn lực cụ thể, bao gồm con người, phần cứng, phần mềm và các tài sản khác.
Các dự án thường có tính không chắc chắn cao, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi mà công nghệ thay đổi nhanh chóng theo quy luật Moore mỗi 18 tháng Việc yêu cầu quy mô tài nguyên lớn và thời gian thực hiện hạn chế dẫn đến nguy cơ rủi ro cao trong quá trình đầu tư và vận hành.
1.1.3 Quy trình quản lý dự án
Chúng ta có thể hiểu quản lý dự án như là một quy trình Quy trình này có thể mô tả bằng một sơ đồ khối đơn giản sau:
Bảng 1.1 Quy trình quản lý dự án Đầuvào
• Trang thiết • Báo cáo kết bị quả
• Đóng dự án Đầu ra • Các chuyển giao
Vai trò quản lý dự án
Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập, với dự án được định nghĩa là công việc có thời hạn nhằm tạo ra kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ Quản lý dự án sử dụng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực và kỹ năng để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy trình và hướng dẫn đã thiết lập, cũng như chất lượng đầu ra của sản phẩm và dịch vụ Giai đoạn vận hành sản phẩm, dịch vụ là thời điểm sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án để phục vụ khách hàng Đây là giai đoạn sản phẩm đến tay khách hàng, vì vậy cần áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả để sử dụng đúng và hạn chế lỗi xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi cố gắng cải tiến nhanh chóng và đột phá trong giai đoạn duy trì sản phẩm, dẫn đến thất bại trong việc cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Để đạt được mục tiêu mong muốn, các tổ chức cần áp dụng các phương pháp quản lý một cách phù hợp và tuân thủ các tiêu chuẩn, mô hình quản lý đúng đắn Việc cải tiến trong giai đoạn này nên là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, trong khi các cải tiến lớn và đột phá cần được chuyển sang quy trình sáng tạo với mục tiêu rõ ràng và quản lý dự án hiệu quả.
Quản lý dự án đóng vai trò thiết yếu trong chiến lược quản lý toàn diện của tổ chức Để đạt được các mục tiêu, cải tiến và thay đổi hiệu quả, ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành cần được trang bị các công cụ và phương pháp quản lý dự án Mọi mục tiêu lớn hay sự thay đổi quan trọng trong tổ chức đều khó có thể thành công nếu thiếu sự hỗ trợ từ quản lý dự án.
Cơ sở lý luận phương pháp đường găng – critical path method (CPM)
Đường găng (CPM) là đoạn đường dài nhất trong sơ đồ mạng dự án, không có thời gian trễ cho phép, do đó mọi hoạt động trên đường găng cần hoàn thành đúng tiến độ; nếu không, ngày hoàn thành dự án sẽ bị kéo dài tương ứng với số ngày chậm trễ Đây là một kỹ thuật phân tích mạng tiến độ quan trọng, giúp quản lý dự án hiệu quả Phương pháp đường găng tổ chức thực hiện dự án thông qua mạng đồ thị có hướng, cho phép sắp xếp các hoạt động công việc thành sơ đồ mạng Quản lý dự án theo phương pháp này tập trung vào việc xác định và quản lý các chuỗi công việc quan trọng về mặt thời gian, được gọi là đường găng, nhằm kiểm soát tiến độ dự án.
Phương pháp đường găng trong mỗi dự án bao gồm các công việc liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày kết thúc dự án Đường găng được xác định bằng cách đi ngược từ ngày kết thúc đến ngày bắt đầu thông qua các công việc phụ thuộc, tạo thành đường dài nhất Mỗi công việc trên đường găng đều rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành dự án đúng tiến độ Việc xác định và kiểm soát sự trì hoãn của các công việc trên đường găng giúp chúng ta quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn.
Bảng 1.2 Biểu đồ CPM nguyên bản
Trong quản lý dự án, đường găng là chuỗi công việc quan trọng như A -> D -> H -> I -> K Nếu công việc D chậm tiến độ 2 ngày, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, chúng ta cần rút ngắn thời gian cho các công việc H, I, K tổng cộng 2 ngày Ngoài ra, một số hoạt động có thể bắt đầu muộn hơn thời gian dự kiến, được gọi là thời gian dự trữ (slack time) Để quản lý hiệu quả, cần xác định 4 thời điểm quan trọng cho mỗi hoạt động trong dự án.
- Bắt đầu sớm (Earliest Start – ES) : thời điểm sớm nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc sớm (Earliest Finish – EF) : thời điểm sớm nhất để kết thúc hoạt động
- Bắt đầu muộn (Latest Start – LS) : thời điểm muộn nhất để bắt đầu hoạt động
- Kết thúc muộn (Latest Finish – LF) : thời điểm muộn nhất để kết thúc hoạt động
Thời gian dự trữ = Thời điểm bắt đầu muộn nhất - Thời điểm bắt đầu sớm nhất
Hình 1.1 Chú giải thuật ngữ trong CPM
TRẠNG VỀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH
Các dịch vụ chính của công ty TNHH Tư vấn Verztec
- Trở thành đối tác toàn cầu nổi tiếng về tư vấn và cung cấp giải pháp toàn diện.
- Luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao phó.
- Giúp khách hàng thành công trong lĩnh vực của họ thông qua các dịch vụ mà Verztec đã hỗ trợ.
Kết hợp chặt chẽ giữa các đội nhóm trong tổ chức giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của từng thành viên, đồng thời mang đến những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng với Verztec.
- Cung cấp thông tin của công ty rõ ràng cho khách hàng và đảm bảo sự minh bạch cho tất cả các dự án.
- Chủ động dự đoán và kiểm soát các vấn đề để lên giải pháp quản trị rủi ro phù hợp.
- Luôn thực hiện đúng với những cam kết về chất lượng và tiến độ, cấp bách làm việc với khách hàng.
- Verztec nỗ lực đóng góp, thúc đẩy sự cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và trách nhiệm xã hội.
2.2 Các dịch vụ chính của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
Với đội ngũ nhân viên và khách hàng đa văn hóa toàn cầu, Verztec cung cấp dịch vụ địa phương hóa chất lượng cao, giúp cải thiện giao tiếp hiệu quả Hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành, Verztec đã xây dựng một đội ngũ chuyên trách, quản lý các nhà cung cấp dịch vụ tại nhiều quốc gia và hỗ trợ trên 100 ngôn ngữ Đội ngũ này không chỉ tuyển dụng và chứng nhận nhà cung cấp mới mà còn duy trì mối quan hệ lâu dài để đảm bảo giá cả cạnh tranh và độ chính xác trong dịch thuật Khi triển khai dự án, Verztec thành lập đội ngũ quản lý dự án giàu kinh nghiệm, bao gồm Quản lý dự án địa phương hóa và Quản lý dự án truyền thông đa phương tiện, với cam kết về tính chuyên nghiệp Phương pháp quản trị của Verztec, được chứng nhận ISO 9001:2015, đảm bảo quản lý hoạt động và lịch trình hiệu quả, mang lại kết quả nhất quán và chính xác Verztec sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi khía cạnh của dịch vụ đa ngôn ngữ.
Dịch vụ của Verztec gồm:
- Dịch thuật kỹ năng, chỉnh sửa và kiểm tra hơn 100 thứ tiếng trong 26 ngành công nghiệp khác nhau
- Chế bản điện tử đa ngôn ngữ
- Phát triển nội dung đa ngôn ngữ
- Phiên dịch hội nghị và dịch tại chỗ
- Giải pháp tuyển dụng đa ngôn ngữ
- Lồng tiếng đa ngôn ngữ
- Địa phương hóa và kiểm tra website
- Địa phương hóa và phụ đề video
- Địa phương hóa và kiểm tra phần mềm
- Ghi âm đa ngôn ngữ
- Quản lý thương hiệu đa ngôn ngữ
- Quản lý bộ nhớ dịch thuật và thuật ngữ
2.2.2 Cung cấp các nền tảng, khóa học trực tuyến
Học trực tuyến sử dụng công nghệ tương tác và hệ thống giao tiếp để cải thiện trải nghiệm học tập, có khả năng cách mạng hóa phương pháp dạy và học toàn cầu Điều này không chỉ nâng cao tiêu chuẩn giáo dục mà còn khuyến khích sự tham gia vào việc học suốt đời.
Học trực tuyến không thể thay thế vai trò của giáo viên, nhưng là một phương pháp bổ sung hiệu quả để nâng cao chất lượng giảng dạy và tiết kiệm thời gian Phương pháp này giúp người học khám phá tiềm năng của bản thân và xây dựng nguồn lực giáo dục đổi mới, đồng thời tạo điều kiện cho việc xã hội hóa giáo dục trở thành hiện thực trong tương lai.
2.2.3 Phát triển ứng dụng điện thoại
Cam kết với khách hàng là yếu tố quan trọng trong kênh di động, giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng theo thời gian thực và thông tin cá nhân Khi thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể biến khách hàng tham gia thành nguồn doanh thu Chẳng hạn, ứng dụng iFood Assistant của Kraft cung cấp hơn 2000 công thức nấu ăn, danh sách mua sắm cho sản phẩm Kraft, cùng các chương trình khuyến mãi hấp dẫn Ứng dụng này còn tích hợp tính năng chia sẻ xã hội, cho phép người dùng chia sẻ công thức nấu ăn với bạn bè trên các mạng xã hội, từ đó tăng cường sự gắn kết và khuyến khích mua sắm.
Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng là lý do quan trọng để phát triển ứng dụng điện thoại, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng Ứng dụng giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả khi khách hàng liên hệ với công ty trong khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ Ví dụ, Digital Federal Credit Union tại Marlborough, Mass đã giới thiệu ứng dụng tiền gửi Mobile PC cho iPhone, Android và các hệ điều hành khác, giúp cuộc sống của khách hàng dễ dàng hơn và tăng cường giá trị cho dịch vụ hiện có.
Khuyến mãi qua phiếu giảm giá là một phương thức hiệu quả để tăng lợi nhuận Việc sử dụng thông báo dựa vào vị trí trên điện thoại tạo ra sự hấp dẫn cho khách hàng Nếu bạn là chủ cửa hàng thời trang tại New York, việc gửi thông báo giảm giá đến những người đang ở gần cửa hàng có thể làm tăng khả năng họ ghé thăm, nhờ vào lý do hấp dẫn mà bạn đã cung cấp.
Bán hàng trực tuyến là một xu hướng ngày càng phát triển, và việc sở hữu một ứng dụng di động có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn Ứng dụng này không chỉ giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm và dịch vụ mà còn cung cấp sự linh hoạt để thực hiện nhiều hoạt động cùng lúc, từ việc tìm kiếm thông tin đến thanh toán Hãy xem xét đầu tư vào một ứng dụng di động để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường doanh số bán hàng.
Ngày nay, khách hàng có thể mua sắm trực tuyến thông qua điện thoại di động, thay vì ngồi tại bàn như cách truyền thống Nhiều nhà bán lẻ đã mở rộng dịch vụ để phục vụ nhu cầu này Nếu bạn là một công ty dịch vụ, hãy học hỏi từ thành công của Dropbox và tìm những cách sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách hàng hiện tại và tiềm năng Bằng cách cải thiện dịch vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho người tiêu dùng, bạn sẽ thấy được kết quả tích cực trong kinh doanh.
Phát triển ứng dụng website đang trở thành một nhu cầu thiết yếu trong kinh doanh toàn cầu, giúp tổ chức quy trình và truyền tải thông điệp hiệu quả Các ứng dụng như quản lý quan hệ khách hàng không chỉ nâng cao doanh số mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng Verztec cung cấp dịch vụ phát triển ứng dụng website đảm bảo an toàn qua internet, mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp thông qua các giải pháp đám mây tiên tiến.
Verztec cung cấp khả năng truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc lập trình và giao diện người dùng thân thiện Công ty phân phối các ứng dụng mạng máy tính với chất lượng phát triển tối ưu, mang lại trải nghiệm sử dụng đơn giản và hiệu quả.
2.2.5 Phát triển, phát hành các phần mềm
Verztec, với thế mạnh thiết kế và chuyên môn kỹ thuật đa ngôn ngữ, là đối tác lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu muốn mở rộng thương hiệu ra thị trường quốc tế Nhờ vào kinh nghiệm địa phương hóa, Verztec nắm bắt nhu cầu văn hóa và sở thích của khách hàng đa dạng Mỗi thiết kế và khái niệm đều mang bản sắc văn hóa của thị trường mục tiêu Dịch vụ một cửa được hỗ trợ bởi đội ngũ truyền thông đa phương tiện và chuyên gia phần mềm, cùng với quản lý khách hàng và dự án dày dạn kinh nghiệm Quy trình quản lý của Verztec đảm bảo dịch vụ thiết kế và phát triển đa phương tiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và mang lại sự tiện lợi cho khách hàng.
Dịch vụ của Verztec gồm:
Game tương tác và thiệp điện tử
Sản xuất video và ảnh
In ấn và phân phối quốc tế
Thư điện tử trực tiếp
2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Tư vấn Verztec
Nguồn: http://www.verztecvietnam.com/
2.3.2 Nhiệm vụ - Chức năng từng phòng ban
- Điều hành tổng thể các hoạt động trong công ty thông qua quản lý các phòng ban nghiệp vụ.
- Đại diện và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
- Xây dựng và quyết định kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Cải tiến liên tục trong quá trình thực thi chiến lược.
- Tham gia, hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Phân bổ các phòng ban thực hiện các chiến lược, kế hoạch đã định ra dưới sự chỉ thị của tổng giám đốc.
- Theo dõi, kiểm soát, đánh giá liên tục việc thực thi kế hoạch Admin:
- Chịu trách nhiệm quản lý văn phòng, xử lý tài liệu và tiếp nhận các hồ sơ, hợp đồng cho công ty.
- Thực hiện các công việc theo sự giao phó của lãnh đạo.
- Phụ trách các công việc quán xuyến cơ sở vật chất, các khoản chi phí trong công ty.
- Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc báo giá, theo dõi đơn hàng, chuẩn bị chứng từ, liên hệ xử lý vướng mắc và chăm sóc khách hàng.
Triển khai kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm: giao nhiệm vụ, kiểm soát và hỗ trợ việc bán hàng của các nhân viên trong phòng.
Quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng bằng cách phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, quy định đã đề ra.
Đảm trách việc bán hàng đến các khách hàng lớn, các khách hàng chiến lược như một nhân viên kinh doanh khi cần thiết.
Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên đối với mục tiêu chung của phòng và có những hỗ trợ, điều chỉnh phù hợp.
Lập kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm và đề xuất phương hướng, giải pháp đến giám đốc kinh doanh.
Báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tháng.
Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch kinh doanh dự án các sản phẩm.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ hỗ trợ, hợp tác với khách hàng.
Tìm kiếm, phát triển hệ thống đối tác mới.
Duy trì, chăm sóc, quản lý hệ thống khách hàng doanh nghiệp hiện có.
Theo dõi và giải quyết tình hình công nợ của khách hàng được phân công phụ trách.
Đảm bảo các chỉ số kinh doanh được giao về doanh số, lợi nhuận, khách hàng.
Thực hiện các công việc khác được giao Phòng Phát tri ển
Dẫn dắt dự án viết các website, ứng dụng điện thoại hoặc các phần mềm quản lý theo từng yêu cầu của khách hàng.
Khắc phục, sửa chữa các vấn đề phát sinh liên quan tới công việc trong thẩm quyền ngay khi có sự cố xảy ra.
Báo cáo, cập nhật các số liệu định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc các bộ phận và ban lãnh đạo công ty.
- Trưởng nhóm: bao gồm trưởng nhóm mảng website, mảng ứng dụng cho điện thoại Android và ứng dụng cho điện thoại IOS:
Lên kế hoạch để thực hiện các bước thực hiện các công việc trong dự án.
Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc giữa các thành viên trong nhóm.
Báo cáo, cập nhật tiến độ thực hiện công việc cho trưởng phòng IT.
- Nhân viên thiết kế: bao gồm nhân viên thiết kế giao diện website, nhân viên thiết kế giao diện ứng dụng cho cả 2 hệ điều hành Android và IOS:
Lập kế hoạch và phối hợp với đội ngũ lập trình viên để thiết kế giao diện website, ứng dụng di động và phần mềm theo yêu cầu của khách hàng.
Thiết kế logo, biểu tượng ứng dụng hoặc các chi tiết liên quan đến sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Tham gia cùng với nhân viên kinh doanh trao đổi các vấn đề liên quan đến việc thiết kế với khách hàng.
Báo cáo công việc định kỳ đến cấp trên.
- Nhân viên lập trình: bao gồm nhân viên lập trình phát triển website, nhân viên lập trình ứng dụng điện thoại của hai hệ điều hành:
Tham gia phát triển các dự án của công ty: thiết lập và lập trình website, ứng dụng điện thoại, các phần mềm theo yêu cầu.
Viết tài liệu kĩ thuật báo cáo lên cấp trên Phòng ki ểm soát quy trình và sản phẩm:
- Thực hiện phân tích các tác động để đánh giá các rủi ro có thể phát sinh ảnh hưởng đến sản phẩm.
- Thiết lập các hệ thống để kiểm thử sản phẩm.
- Báo cáo lại các kết quả đã kiểm tra đến cấp trên và khách hàng.
2.4.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tƣ vấn Verztec trong giai đoạn 2016 – 2018
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2016 – 2018
1 Doanh thu bán hàng và cung
- Hàng bán bị trả lại 46.743.148 37.288.277 80.774.734 -20,23% 116,62%
3 Doanh thu thuần về bán
5 Lợi nhuận bán hàng và cung
6 Doanh thu hoạt động tài
9 Chi phí quản lí doanh
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt
11 Tổng lợi nhuận kế toán
12 Chi phí thuế TNDN hiện
Bảng 2.1 từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tư vấn Verztec cho phép phân tích tình hình kinh doanh trong 3 năm qua Dữ liệu chi tiết về doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, lợi nhuận, chi phí và nguồn thu đầu tư tài chính giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động của công ty Ngoài ra, thông tin về các khoản giảm trừ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu Qua việc so sánh độ cao các cột chỉ tiêu hàng năm, chúng ta có thể hình dung tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn này.
Hình 2.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016 – 2018
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ phòng kế toán của công ty TNHH Tư vấn
Thực trạng quy trình kinh doanh về mảng thiết kế website tại công ty
ty TNHH Tƣ vấn Verztec
2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triển kinh doanh
Sự thành công hay thất bại của một dự án phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách và quy trình tiến độ hoàn thành, là những công cụ quan trọng trong quản trị dự án Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ, Verztec không ngừng nâng cao kỹ năng trong từng bước của chuỗi hoạt động dự án Dự án thường đối mặt với những thách thức phức tạp hơn so với các hoạt động hàng ngày, đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và công nghệ hiện đại Sự tham gia từ ba bên: đối tác, phòng kinh doanh và phòng phát triển phần mềm, có thể gây trì trệ trong quy trình ký kết, dẫn đến chậm trễ trong tiến độ và thời gian hoàn thành dự án.
Có những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận và cải thiện tốt hơn quy trình kinh doanh của mình.
Các hoạt động trong dự án có thể được lập kế hoạch chi tiết theo tiến độ thực tế Verztec nhấn mạnh rằng kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ cơ bản là xây dựng mạng lưới công việc và mối liên hệ giữa chúng để thể hiện trình tự thực hiện Việc xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành trước và sau là rất quan trọng Công ty cũng nhận thức rõ tầm quan trọng của mạng lưới này trong việc chia trình tự các bước trong quy trình ký kết dự án.
Hình 2.6 Quy trình các bước và thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Mạng lưới dự án là công cụ quan trọng cho việc hoạch định và kiểm soát dự án, cung cấp khung chắc chắn cho lập kế hoạch tiến độ và theo dõi công việc Nó thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và giúp xác định thời điểm mà các cá nhân trong phòng phát triển kinh doanh cần sẵn sàng thực hiện công việc Đặc biệt, mạng lưới giúp xác định thời hạn hoàn thành dự án và các hoạt động găng (then chốt) mà nếu trễ sẽ kéo dài thời gian thực hiện Ngoài ra, nó còn chỉ ra các hoạt động có thời gian dự trữ có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ, cũng như thời điểm bắt đầu công việc và các nhiệm vụ cần thực hiện đồng thời để đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Bảng 2.2 Sơ đồ mạng của phương pháp đường găng về quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Lấy yêu cầu từ đối tác
Kết thúc quy trình kí kết
Thông qua bảng 2.2, chúng ta thấy được quy trình kí kết hợp đồng của công ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua 9 bước trong thời lượng trung bình 16 tuần.
Tuần bắt đầu sớm (ES) của dự án được xác định từ việc tổ chức các cuộc họp sơ bộ giữa đối tác và phòng ban phát triển kinh doanh Thời điểm kết thúc sớm (EF) cho công việc này rơi vào tuần thứ 3, vì quá trình thực hiện mất tổng cộng 3 tuần.
Sau khi tổ chức cuộc họp, chúng tôi sẽ tiếp tục trao đổi để thu thập yêu cầu thiết kế website từ đối tác Thời gian bắt đầu của công việc này sẽ diễn ra vào tuần thứ 3 Do quá trình lấy yêu cầu từ đối tác kéo dài trong 2 tuần, thời gian hoàn thành dự kiến sẽ rơi vào tuần thứ 5.
Đội ngũ phát triển kinh doanh cần soạn thảo chức năng cho cả đối tác và đội ngũ phát triển phần mềm ngay sau cuộc họp Công việc này bắt đầu từ tuần thứ 3 và kéo dài trong 3 tuần, vì vậy thời gian hoàn thành (EF) sẽ rơi vào tuần thứ 6.
Sau khi đối tác chấp thuận các yêu cầu cụ thể, giai đoạn báo giá sẽ được tiến hành dựa trên những yêu cầu đó Quá trình này sẽ diễn ra trong tuần thứ 5 và kéo dài trong 3 tuần, do đó, thời điểm hoàn thành dự kiến sẽ vào tuần thứ 8.
Phòng phát triển kinh doanh đang chờ xác nhận bảng chức năng từ đối tác để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật giữa hai công ty Thời gian chờ đợi xác nhận thường kéo dài khoảng 2 tuần, do đó, thời gian bắt đầu (ES) được tính từ tuần thứ 6 và thời gian kết thúc (EF) sẽ vào tuần thứ 8 Sau khi nhận phản hồi từ đối tác, đội ngũ cần thêm 2 tuần để hoàn tất thỏa thuận cam kết bảo mật, với ES và EF dự kiến lần lượt là tuần thứ 8 và tuần thứ 10.
Sau khi hoàn tất soạn thảo chức năng, đối tác sẽ tiến hành tổ chức các buổi đấu thầu trực tiếp hoặc trực tuyến giữa các công ty cạnh tranh, bao gồm cả Verztec Thời gian đấu thầu do đối tác quản lý thường kéo dài khoảng 5 tuần, với thời gian bắt đầu (ES) rơi vào tuần thứ 6 và thời gian kết thúc (EF) vào tuần thứ 11.
Nếu đấu thầu thành công, phòng phát triển kinh doanh sẽ mang về dự án cho doanh nghiệp, dẫn đến việc hợp tác và ký kết hợp đồng giữa hai bên Thời gian kiểm tra và ký kết hợp đồng kéo dài 5 tuần, bắt đầu từ tuần thứ 11, do đó, EF sẽ diễn ra vào tuần thứ 16.
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng phát triển kinh doanh đã chuyển giao toàn bộ nguồn dữ liệu và tài liệu cần thiết cho phòng phát triển phần mềm để bắt đầu lập trình dự án Do đó, thời gian thực hiện các công việc ES và EF sẽ được tính từ tuần thứ 16 Công việc nào hoàn thành muộn hơn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
ES của phần việc này, như trên bảng 2.2 có thể thấy, thì đó là công việc kí kết hợp đồng.
Tuần kết thúc quy trình ký kết hợp đồng là EF của công việc cuối cùng trong dự án thuộc phòng phát triển kinh doanh, đồng thời cũng là tuần kết thúc muộn (LF) của công việc này Để xác định thời điểm bắt đầu muộn (LS), chúng ta sẽ trừ ngược lại thời gian thực hiện công việc Tuần kết thúc được xác định là tuần 16.
LS là 16, điều này có nghĩa rằng nếu công việc ký kết hợp đồng không được thực hiện ngay trong tuần thứ 16, dự án sẽ không kịp hoàn thành đúng thời hạn.
Để đảm bảo tiến độ công việc, việc lấy yêu cầu từ đối tác cần hoàn thành trước tuần thứ 13, nhằm tạo điều kiện cho báo giá bắt đầu ngay trong tuần đó Đồng thời, LS (lịch sử) của việc lấy yêu cầu phải được thực hiện vào tuần thứ 11 để đảm bảo hoàn thành quy trình đúng thời hạn.
Để xác nhận chức năng từ đối tác, cần lặp lại trình tự đã thực hiện, với thời hạn phản hồi muộn nhất vào tuần thứ 14 Sau thời gian này, phòng phát triển kinh doanh của Verztec sẽ tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật Thời gian xác nhận chức năng và soạn thảo cam kết bảo mật lần lượt là tuần thứ 12 và 14.
