LÝ LUẬN CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Tổng quan về vốn bằng tiền
1.1.1.Khái niệm,đặc điểm và phân loại vồn bằng tiền a Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thức tiền tệ với tính thanh khoản cao nhất Nó bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền tại Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển Với tính lưu động cao, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán, thực hiện mua sắm và chi phí của doanh nghiệp.
Trong sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền là cần thiết để thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa Nó cũng phản ánh kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và sai sót Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc và chế độ quản lý của Nhà nước.
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền đƣợc phân chia thành:
Tiền Việt Nam là loại tiền tệ chính thức, bao gồm giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành Nó được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoại tệ là loại tiền tệ không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành tại Việt Nam Các loại ngoại tệ phổ biến bao gồm đồng Đô la Mỹ (USD), đồng Euro (EURO) và đồng Yên Nhật (JPY).
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý được xem là loại tiền thực chất, nhưng chúng không có khả năng thanh khoản cao Chúng chủ yếu được sử dụng để cất trữ, nhằm đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế, thay vì phục vụ cho mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
Vốn bằng tiền đƣợc bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.
Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà
1.1.2.Nguyên tắc hach toán vốn bằng tiền
Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”.
Khi mua ngoại tệ để nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam, số tiền ngoại tệ đó sẽ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán hiện hành.
Các tài khoản 1112 và 1122 có thể được quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ sách của các tài khoản này Việc quy đổi có thể thực hiện theo một trong các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, hoặc thực tế đích danh.
Các tài khoản có giao dịch kinh tế bằng ngoại tệ cần phải chuyển đổi sang đồng Việt Nam và đồng thời thực hiện hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.
Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tuỳ theo từng trường hợp cụ thể sẽ đƣợc xử lý chênh lệch nhƣ sau:
Nếu có chênh lệch tỷ giá trong quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm cả doanh nghiệp có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, thì lãi từ tỷ giá sẽ được ghi nhận vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính, trong khi lỗ từ tỷ giá sẽ được phản ánh vào tài khoản 635 - Chi phí tài chính.
Nếu chênh lệch tỷ giá xảy ra trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản, tức là giai đoạn trước khi bắt đầu hoạt động, thì số chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Khi các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến ngoại tệ phát sinh, cần theo dõi chi tiết theo nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” và đồng thời quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.
Doanh nghiệp có thể ghi sổ bằng ngoại tệ (sau khi xin phép), nhưng khi lập báo cáo tài chính tại Việt Nam, cần phải quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.
Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Đối với vàng, bạc, đá quý trong nhóm tài khoản vốn bằng tiền, quy định này chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh các mặt hàng này Khi tính giá xuất của vàng, bạc, đá quý, có thể sử dụng một trong những phương pháp như: Giá thực tế đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá nhập trước xuất trước, hoặc Giá nhập sau xuất trước.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền mặt Việc khóa sổ kế toán tiền mặt vào cuối mỗi ngày là cần thiết để có số liệu đối chiếu chính xác với thủ quỹ.
Tổ chức thực hiện đầy đủ và thống nhất các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán vốn bằng tiền để kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí Cần thực hiện so sánh và đối chiếu thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
1.2.1.Những quy định chung về hạch toán kế toán vốn bằng tiền
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Quỹ tiền mặt này thường bao gồm tiền giấy, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc và các kim loại quý Để đảm bảo hạch toán chính xác, tiền mặt được quản lý tập trung tại quỹ, và mọi giao dịch liên quan đến thu chi tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Pháp lệnh kế toán và thống kê nghiêm cấm thủ quỹ tham gia trực tiếp vào việc mua bán hàng hóa, vật tư, cũng như kiêm nhiệm các công việc liên quan đến tiếp liệu hoặc kế toán.
Kế toán tiền mặt phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên liên tục số hiện có,
Cuối ngày, thủ quỹ cần lập báo cáo quỹ dựa trên chứng từ thu chi và gửi sổ quỹ cùng chứng từ gốc cho kế toán Đồng thời, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ sách kế toán Nếu phát hiện sai lệch, thủ quỹ và kế toán sẽ cùng nhau tìm nguyên nhân.
1.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
Phiếu thu được kế toán lập thành ba liên, ghi đầy đủ thông tin và ký tên Sau đó, phiếu thu sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và giám đốc ký duyệt, rồi gửi đến thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ.
Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ cần giữ lại một liên phiếu thu để ghi sổ quỹ, một liên sẽ được giao cho người nộp tiền, và một liên sẽ được lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, tất cả phiếu thu cùng với các chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để thực hiện việc ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
Phiếu chi được lập thành ba liên và chỉ được xuất quỹ khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ Người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi đầy đủ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Liên 3 giao cho người nhận tiền.
Việc quản lý thu chi tiền mặt tại quỹ cần phải có lệnh thu chi rõ ràng Lệnh này phải được ký bởi giám đốc hoặc người được ủy quyền cùng với chữ ký của kế toán trưởng để đảm bảo tính hợp lệ.
Dựa trên các lệnh thu chi kế toán, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu - chi Khi nhận phiếu, thủ quỹ thực hiện việc thu hoặc chi theo chứng từ đã được cung cấp Sau khi hoàn tất giao dịch, thủ quỹ sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận.
Trên các phiếu thu và phiếu chi, cần ghi rõ “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” và sử dụng chúng để cập nhật sổ quỹ tiền mặt, đồng thời lập báo cáo quỹ.
Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếuvới báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.
Phiếu thu là một trong những căn cứ quan trọng để hạch toán vào tài khoản 111, bên cạnh phiếu chi Để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ, cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan như giấy đề nghị tạm ứng.
-Giấy đề nghị thanh toán
1.2.3 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Để hạch toán tiền mặt tại quỹ,kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” Tài khoản
111 được sử dụng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam (cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí và đá quý.
Kết cấu tài khoản 111 nhƣ sau
+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
+ Khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kin khí đá quý phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kì.
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý có thể được xuất quỹ Tuy nhiên, trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện thiếu hụt các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý, cần phải có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kì.
Tổng phát sinh tăng Tổng phát sinh giảm
-Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ghi nhận tình hình thu chi, biến động giá và số dư quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, được quy đổi theo giá trị đồng Việt Nam.
-Tài khoản 1113-Vàng,bạc,kim khí quý,đá quý: Phản ánh giá trị vàng ,bạc,kim khí quý,đá quý nhập,xuất,tồn quỹ.
1.2.4 Sơ đồ kế toán vốn tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào ngân hàng
Thu hội các khoản nợ phải thu
Thu hồi các khoản đầu tƣ
Vay ngắn hạn,vay dài hạn, nhận kí quỹ ngắn hạn,dài hạn
Nhận vốn góp,vốn cấp bằng tiền mặt 511,515,711
141,244 Chi tạm ứng,kí cƣợc kí quỹ bằng tiền mặt
152,153,156 Mua vật tƣ,hàng hóa,
154,642 Chi phí phát sinh bằng tiền mặt
311,315,331 Thanh toán nợ bằng tiền mặt
Hạch toán tiền mặt ngoại tệ là quy trình quan trọng đối với các đơn vị sản xuất và kinh doanh Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ, kế toán cần ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Việt Nam Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Nguyên tệ cần được theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” cho từng loại tài khoản như “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng” và “Tiền đang chuyển” Khi có sự thay đổi, ghi Nợ khi tăng và ghi Có khi giảm Đồng thời, việc quản lý trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu và phải trả cũng phải được thực hiện đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.3.1 Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp Doanh nghiệp thường gửi phần lớn tiền của mình vào ngân hàng, kho bạc hoặc các công ty tài chính để thực hiện các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác trong sổ sách kế toán.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng cần ngay lập tức thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Khi nhận đƣợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp và số liệu từ chứng từ gốc cũng như chứng từ của Ngân hàng, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu và xác minh Nếu đến cuối kỳ mà nguyên nhân chênh lệch vẫn chưa được xác định, kế toán sẽ ghi sổ dựa trên giấy báo hoặc bản sao kê từ Ngân hàng.
Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý như TK 138.3 (tài sản thiếu) và TK 338.1 (tài sản thừa) Trong kỳ tiếp theo, cần tiếp tục kiểm tra và đối chiếu để xác định nguyên nhân chênh lệch nhằm điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
Khi doanh nghiệp mở tài khoản tại nhiều ngân hàng, kế toán cần tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng Điều này sẽ giúp thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Các đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu và chuyên chi để thuận tiện cho giao dịch, thanh toán và kế toán Đồng thời, cần thiết lập sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi này.
Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền này sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch Đối với trường hợp mua ngoại tệ để gửi vào ngân hàng, giá trị sẽ được ghi nhận theo tỷ giá mua thực tế mà người gửi phải trả.
Khi rút tiền gửi từ ngân hàng bằng ngoại tệ, có thể áp dụng các phương pháp quy đổi như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước và thực tế đích danh.
Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng - Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền gửi ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng.
1.3.3.Kết cấu và tài khoản kế toán sử dụng a Tài khỏan sử dụng
Tài khoản để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
Tài khoản 1122 - Ngoại tệ ghi nhận số tiền gửi, rút và số dư hiện tại tại Ngân hàng bằng các loại ngoại tệ, được quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng,bạc,kim loại,đá quý. b Kết cấu
+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng.
+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kì.
+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút từ ngân hàng.
+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kì.
Tổng phát sinh giảm c, Chứng từ sử dụng
- Bản sao kê của Ngân hàng
Các chứng từ khác nhƣ séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…
Để hạch toán tiền gửi ngân hàng, kế toán cần dựa vào giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bảng kê từ ngân hàng, cùng với các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, chi Khi nhận được các chứng từ từ ngân hàng, kế toán phải thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ gốc đi kèm.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, đơn vị cần thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng Trong tháng tiếp theo, cần tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và tìm ra nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
Sơ đồ kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam.
Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ
Thu hồi các khoản đầu tƣ bằng tiền gửi ngân hàng
Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng
Thu hồi các khoản tạm ứng, kí cƣợc,kí quỹ bằng TGNH
Vay ngắn hạn,vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng
Nhận vốn góp,vốn cấp bằng tiền gửi ngân hàng
Doanh thu HĐSXKD,HĐ khác bằng tiền gửi ngân hàng
Thuế GTGT đầu ra Đầu tƣ ngắn hạn,dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng
141,244 Chi tạm ứng,kí quỹ.kí cƣợc bằng tiền gửi ngân hàng
152,153,156 Mua vật tƣ,hàng hóa,công cụ
154,642 Chi phí phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng
311,315,331 Thanh toán nợ bằng tiền gửi ngân hàng
+Hạch toán tiền gửi bằng ngoại tệ.
Thu nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá Tỷ giá thực tế ghi sổ hoặc bình quân khi nhận nợ liên ngân hàng
Doanh thu,TN tài chính,thu nhập khác bằng ngoại tệ.
Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
Tại thời điểm PS nghiệp vụ)
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ khi nhận nợ xuất dùng
Mua vật tƣ,hàng hóa,công cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ.
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ
Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Tât cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007-Ngoại tệ các loại.
007 Thu nợ bằng ngoại tệ
Doanh thu,TN tài chính
Tn khác bằng ngoại tệ
Thanh toán nợ bằng ngoại tệMua vật tƣ,hàng hóa,công cụ,TSCĐ bằng ngoại tệ.
+Hạch toán tiền đang chuyển.
Xuất tiền mặt gửi vào NH Nhận đƣợc giấy báo có chƣa nhận đƣợc giấy báo có của NH về số tiền đã gửi
Thu nợ nộp thẳng vào NH, Nhận đƣợc giấy báo có chƣa nhận đƣợc giấy báo có của NH về số tiền đã trả nợ
Thu tiền bán hàng nộp vào NH chƣa nhận đƣợc giấy báo có
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá Chênh lệch tỷ giá do đánh lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Hiện nay theo chế độ quy định có 5 hình thức ghi sổ kế toán:
Hình thức nhật kí chung
Hình thức nhật kí-sổ cái.
Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức nhật kí chứng từ.
Hình thức kế toán máy.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp lựa chon hình thức ghi sổ khác nhau.
1.4.1 Hình thức kế toán nhật kí chung a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán nhật ký chung
Sổ quỹ Sổ nhật kí chung
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết kế toán 111,112
Bảng tổng hợp chi tiết 111,112
Chú thích: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng,hoặc định kì Đối chiếu,kiểm tra c, Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung làm căn cứ ghi sổ.
Dựa trên số liệu từ Sổ Nhật ký chung, các thông tin sẽ được ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, thì cùng lúc với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được cập nhật vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ hoặc cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, đồng thời loại trừ các số liệu trùng lặp nếu một nghiệp vụ được ghi ở nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, được lập từ các Sổ và thẻ kế toán chi tiết, sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
1.4.2 Nhật ký sổ cái. a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký - Sổ Cái, tạo thành một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái
Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Sổ ,thẻ kế toán chi tiết TK112
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra c,Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí-sổ cái
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Công việc đầu tiên là xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó thực hiện ghi chép vào Sổ Nhật ký.
Mỗi chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại được ghi chú trên một dòng trong cả phần Nhật ký và Sổ Cái Bảng tổng hợp này được sử dụng cho các chứng từ giống nhau như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh và ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái cùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sau đó, kế toán tiến hành cộng số liệu ở cột phát sinh trong phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng tổng phát sinh cuối tháng.
Dựa vào số phát sinh trong các tháng trước và tháng này, ta có thể tính toán số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng hiện tại Bên cạnh đó, dựa vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán, ta sẽ xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền phát sinh trong phần Nhật Ký được xác định bằng tổng số tiền phát sinh Nợ và tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản, tương đương với tổng số dư của các tài khoản này.
Nợ các tài khoản = Tổng số dƣ Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đƣợc khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng.
Dựa vào số liệu khoá sổ, các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản, sau đó đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.4.3 Chứng từ ghi sổ a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại và có nội dung kinh tế tương tự.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG & ĐIỆN NƯỚC LẮP MÁY ĐẠI DƯƠNG
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương .1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương, được thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0201291408, do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp vào ngày 28 tháng 02 năm 2013.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
Công ty Điện Nước Lắp Máy Đại Dương có trụ sở chính tại số 744 Lô 22, Khu đô thị ngã 5 Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
- Số tài khoản tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu: 934.01.00.00002
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương là doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập Công ty được phép mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu và sử dụng con dấu riêng để thực hiện giao dịch Ngoài ra, công ty còn có quyền mở rộng sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.
Kể từ khi thành lập, công ty chúng tôi có quy mô nhỏ, chuyên cung cấp máy móc điện, thiết bị điện và vật liệu điện Nhận thấy nhu cầu thị trường về ngành xây dựng ngày càng tăng, công ty đã quyết định mở rộng kinh doanh với các sản phẩm xây dựng như xi măng, thạch cao, thép lá, thép tấm và lưới thép B40.
Công ty áp dụng nguyên tắc kinh doanh "Hợp tác tin cậy cùng phát triển" để duy trì và mở rộng thị phần Nhờ vào giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng hóa cao và dịch vụ bán hàng hoàn hảo, công ty đã xây dựng được niềm tin vững mạnh từ khách hàng.
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao.
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại.
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bán buôn máy móc và thiết bị điện, bao gồm linh kiện điện tử viễn thông và vật liệu điện như máy phát điện, động cơ điện, dây điện và các thiết bị khác dùng trong mạch điện.
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
Trong những năm tới, công ty sẽ tập trung vào việc đổi mới và sắp xếp lại máy móc thiết bị để phù hợp với quy trình sản xuất Để mở rộng quy mô sản xuất, công ty dự kiến thu nhận thêm nhiều công nhân, tạo cơ hội việc làm giúp họ tự nuôi sống bản thân và gia đình.
2.1.2 Khái quát kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương, mặc dù mới thành lập, đang phát triển mạnh mẽ với nguồn hàng ổn định trên thị trường Cơ sở vật chất và bến bãi của công ty được nâng cấp và đầu tư mới, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và an toàn lao động Công ty cam kết thực hiện nghĩa vụ đóng góp ngân sách Nhà nước và chú trọng đến đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
Mặc dù đối mặt với thách thức từ nền kinh tế thị trường, công ty đã nhanh chóng thích ứng với cơ chế quản lý kinh tế mới và tổ chức kinh doanh hiệu quả, qua đó đạt được những thành tựu đáng kể Điều này chứng tỏ xu hướng phát triển bền vững của công ty trong bối cảnh hiện tại.
2.1.3 Những khó khăn, thuận lợi và thành tích đạt được của công ty trong quá trình hoạt động a.Thuận lợi
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và cơ chế mở cửa thuận lợi, việc cải cách hành chính đã tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương.
Công ty đang tích cực áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến để nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ, từ đó tạo dựng niềm tin với khách hàng Nhờ vào chất lượng sản phẩm vượt trội, công ty đã thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường.
Sự phát triển của công ty phụ thuộc vào sự nhiệt huyết, nỗ lực không ngừng và trách nhiệm của đội ngũ nhân viên.
Chiến lược kinh doanh của công ty tập trung vào việc khai thác tiềm năng đa dạng hóa sản xuất và mở rộng đầu tư trong lĩnh vực công nghiệp Nhờ vào chiến lược này, công ty đã gặt hái nhiều thành công trong những năm qua Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình phát triển.
Có nhiều sự cạnh tranh của các công ty cùng ngành nghề trong khu vực.
Công ty mới thành lập sẽ đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và hoạt động kinh doanh do thiếu kinh nghiệm và mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Vẫn chƣa áp dụng nhiều kỹ thuật hiện đại vẫn chủ yêu áp dụng kỹ thuật thủ công nên còn tốn sức người và thời gian.
2.1.4 Tổ chức kế toán tại doanh nghiệp
Sơ đồ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Phòng sản xuất và kỹ thuật
Giám đốc công ty là người đứng đầu, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động và đưa ra quyết định kinh doanh quan trọng Họ có nghĩa vụ quản lý, sử dụng và bảo tồn vốn của công ty, đồng thời phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đại diện cho tài sản dưới hình thức giá trị Nó chủ yếu được hình thành qua quá trình bán hàng và các giao dịch thanh toán, tồn tại trực tiếp dưới dạng tiền tệ Tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương, vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt,nó là vật ngang giá chung,do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô lãng phí.
2.2.1 Tổ chức kế toán tiền mặt tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Tiền mặt là số vốn bằng tiền đƣợc thủ quỹ bảo quản an toàn trong két sắt
Thủ quỹ chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt tại công ty Để đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan, thủ quỹ không được ủy quyền cho người khác thực hiện công việc của mình và không được kiêm nhiệm các công tác kế toán hay mua bán vật tư hàng hóa.
Thủ quỹ chỉ được phép xuất tiền khi có đủ chứng từ hợp lệ Trong những năm gần đây, công ty không thực hiện các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý và đá quý.
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các giao dịch mua bán, khoản tạm ứng, phiếu thu và phiếu chi để lập các chứng từ cần thiết Những chứng từ này không chỉ làm căn cứ cho việc thu, mua, chi tiền trong công ty mà còn giúp đối chiếu số tiền thực tế, từ đó ngăn ngừa tình trạng thất thoát tài chính.
Khi có chứng từ gốc, kế toán và thủ quỹ ghi dữ liệu vào sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ được đóng thành từng quyển vào cuối tháng, giúp theo dõi tồn quỹ đầu tháng, các phát sinh trong tháng và tồn quỹ cuối tháng.
Kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu từ sổ quỹ và ghi chép các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt vào sổ nhật ký chung, đảm bảo tuân thủ trình tự kinh tế phát sinh và nội dung từng nghiệp vụ.
Dựa trên nhật ký chung, kế toán sẽ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái tài khoản 111 Vào cuối quý, kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp từ sổ cái tài khoản 111 để lập bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
2.2.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng.
-Phiếu thu ( Mã số 01 - TT)
-Phiếu chi ( Mã số 02 - TT)
-Giấy đề nghị tạm ứng ( Mã số 03 - TT)
-Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mã số04 - TT)
-Giấy đề nghị thanh toán (Mã số 05 - TT)
-Sổ quỹ tiền mặt ( Mẫu số S07 – DNN)
-Sổ nhật kí chung (Mẫu số S03a – DNN)
-Sổ cái TK 111 (Mẫu số S03b – DNN)
Phiếu thu đƣợc kèm với HĐ GTGT (Liên 3: Nội bộ)
Phiếu thu và phiếu chi được sắp xếp thành quyển và đánh số thứ tự từ trang 1 đến n trong một năm Mỗi phiếu thu, phiếu chi cũng được đánh số liên tục từ 01 đến n, tạo thành một chuỗi nối tiếp giữa các quyển.
Phiếu thu và phiếu chi được lập thành 2 đến 3 liên, cần có đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận và người cho phép nhập, xuất quỹ Đặc biệt, phiếu chi phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị để đảm bảo tính hợp lệ.
Khi lập phiếu thu hoặc chi, một liên lưu lại nơi lập phiếu, trong khi các liên còn lại cần chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc thu hoặc chi tiền Sau khi hoàn tất giao dịch, thủ quỹ phải đóng dấu "đã thu" hoặc "đã chi" và ký tên vào phiếu Thủ quỹ giữ một liên để ghi sổ quỹ và giao một liên cho người nộp hoặc nhận tiền Cuối mỗi ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ quỹ.
Thủ quỹ cần thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số liệu trong sổ quỹ Trong trường hợp có sự chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra, xác định nguyên nhân và áp dụng biện pháp xử lý phù hợp.
- Tài khoản sử dụng: TK 111
Công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương chỉ sử dụng tiền Việt Nam đồng trong quỹ, không có ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý Do đó, công ty chỉ cần một tài khoản duy nhất để hạch toán, đó là tài khoản 111: Tiền mặt, được chi tiết thành tài khoản 1111: Tiền mặt tại quỹ.
2.2.1.2.Quy trình hạch toán kế toán tiền mặt tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng,hoặc định kì Đối chiếu,kiểm tra
Khi xảy ra nghiệp vụ thu chi tiền mặt, kế toán dựa vào hóa đơn bán hàng, mua hàng và hóa đơn GTGT để lập phiếu thu hoặc phiếu chi Sau đó, các phiếu này sẽ được gửi cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho thủ quỹ thực hiện các giao dịch thanh toán và ghi sổ quỹ.
Dựa trên phiếu thu và phiếu chi, kế toán tổng hợp sẽ ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái tiền mặt Cuối mỗi quý, kế toán sử dụng sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và thực hiện cân đối kế toán.
2.2.1.3 Một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại công ty a, Kế toán ghi tăng tiền mặt tại quỹ
VD1: Ngày 01/04/2015 bán 10 tấn xi măng cho công ty cổ phần Lan Nguyên tổng tiền thanh toán là 14.850.000, thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt.
Từ hóa đơn GTGT số 142, kế toán lập phiếu thu số 08/16 Sau đó phản ánh
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT3/001
Liên 3: Nội bộ Ký hiệu:AA/14P
Ngày 01 tháng 04 năm 2015 Số:0000142 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Xâydựng Điện nước Lắp máy Đại Dương Địa chỉ : Số 744 Lô 22, Khu Ngã 5 Sân bay Cát Bi, P.Đông Khê, Q.Ngô Quyền, HP
Họ tên người mua hàng : Hoàng Thanh Tú
Tên đơn vị : Công ty Cố phần Lan Nguyên Địa chỉ : 22/28 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số thuế: 0201269635
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng:…… ……… 13.500.000 Tiền thuế GTGT (10%)……… ……… 1.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán:……… 14.850.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng/.