LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP QĐ 48/2006/BTC
Tổng quan về vốn bằng tiền
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vốn bằng tiền:
1.1.1.1 Khái niệm về vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp là một phần quan trọng của tài sản lưu động, với tính thanh khoản cao, bao gồm tiền mặt (TK11), tiền gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) Vốn bằng tiền được sử dụng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thanh toán, thực hiện giao dịch mua bán và chi trả chi phí hoạt động Mỗi loại vốn bằng tiền có mục đích sử dụng và yêu cầu quản lý riêng, nhằm kiểm soát tình hình thu chi, đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả.
1.1.1.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền là yếu tố quan trọng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa Nó cũng phản ánh kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và sai sót Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc và chế độ quản lý thống nhất của Nhà nước.
1.1.2 Sự cần thiết và vai trò của vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vừa phục vụ nhu cầu thanh toán nợ và mua sắm vật tư, vừa là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Thiếu hụt vốn có thể cản trở sự phát triển của doanh nghiệp, do đó, việc quản lý và duy trì vốn bằng tiền là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.
Nguyễn Thị Hoa – Lớp QTL 901K – Trường ĐHDL Hải Phòng 2
Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, đều cần một lượng vốn bằng tiền nhất định để bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh Vốn bằng tiền là yếu tố thiết yếu giúp doanh nghiệp mua sắm các nguyên liệu và thiết bị cần thiết cho quá trình sản xuất Vì vậy, việc quản lý vốn bằng tiền một cách thường xuyên và chặt chẽ là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
1.1.3 Kết cấu của vốn bằng tiền:
Theo Quyết định 48/2006, vốn bằng tiền gồm:
1.1.4 Phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền được phân chia thành:
Tiền Việt Nam là loại tiền tệ chính thức, bao gồm giấy bạc và đồng xu, được phát hành bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Nó được sử dụng làm phương tiện giao dịch trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngoại tệ là loại tiền tệ không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành tại thị trường Việt Nam Các loại ngoại tệ phổ biến bao gồm đồng Đô la Mỹ (USD), đồng Euro (EUR) và đồng Yên Nhật (JPY).
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý là những loại tiền tệ thực chất, tuy nhiên chúng không có khả năng thanh khoản cao Những loại tiền này chủ yếu được sử dụng để cất trữ, với mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế, thay vì phục vụ cho các giao dịch thanh toán trong kinh doanh.
1.1.5 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền
Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về các hoạt động kinh tế tài chính Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, việc quản lý vốn bằng tiền cần được thực hiện chặt chẽ và thường xuyên Điều này bao gồm việc kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền, bởi vì đây là yếu tố quyết định đến mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp Vốn bằng tiền có khả năng phát sinh nhiều rủi ro hơn so với các loại tài sản khác, do đó, việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền là rất quan trọng.
Quản lý vốn bằng tiền sử dụng nhiều công cụ khác nhau như thống kê và phân tích hoạt động kinh tế, trong đó kế toán đóng vai trò quan trọng nhất Kế toán thực hiện chức năng ghi chép, tính toán và giám sát liên tục sự thay đổi của vật tư và tiền vốn thông qua các thước đo giá trị hiện vật Nhờ đó, kế toán cung cấp tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền, đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
Giám đốc việc thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền.
Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp theo QĐ 48/2006/BTC 4 2 Những quy định phải tôn trọng khi hạch toán vốn bằng tiền
1.2.1.Những nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa hai nhiệm vụ giữ tiền lập chứng từ, ghi sổ kế toán tiền mặt.
Ghi thu, chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng phải có chứng từ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hợp lý, hợp pháp.
Chỉ sử dụng tiền mặt cho các giao dịch thu chi hàng ngày, đồng thời tập trung vào việc quản lý tiền một cách hiệu quả Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thông qua hệ thống Ngân hàng thương mại và kho bạc Nhà nước để nâng cao tính minh bạch và an toàn trong quản lý tài chính.
Đối chiếu, điều chỉnh số dƣ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng phải đƣợc thực hiện thường xuyên trong kỳ.
1.2.2 Những quy định phải tôn trọng khi hạch toán vốn bằng tiền
Hạch toán vốn bằng tiền cần sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, ngoại trừ trường hợp được phép sử dụng đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
Doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng cần quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Tỷ giá này có thể là tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, nhằm đảm bảo tính chính xác trong ghi sổ kế toán.
1.2.3 Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ:
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền mặt tại doanh nghiệp thường bao gồm tiền giấy, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý và đá quý Để hạch toán chính xác, tiền mặt được tập trung tại quỹ, và mọi giao dịch liên quan đến thu chi tiền mặt, cũng như quản lý và bảo quản tiền, đều do thủ quỹ đảm nhiệm.
1.2.3.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp a.Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam :
Khoản tiền mặt thực tế nhập, xuất và tồn quỹ được phản ánh vào tài khoản 111 “Tiền mặt” Đối với số tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng mà không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, cần ghi vào bên Nợ tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” thay vì ghi vào tài khoản 111.
Các khoản tiền mặt do cá nhân và doanh nghiệp khác ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán tương tự như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
Khi thực hiện việc nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần phải có phiếu thu, phiếu chi kèm theo đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền Điều này phải tuân thủ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Đối với một số trường hợp đặc biệt, cần phải có lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ đi kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt cần mở sổ quỹ và ghi chép liên tục hàng ngày các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ Điều này giúp theo dõi và tính toán số dư quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch liên quan đến quỹ tiền mặt, bao gồm việc kiểm kê số tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp có sự chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần phối hợp kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý Đối với tiền mặt là ngoại tệ, quy trình kiểm kê và đối chiếu cũng cần được thực hiện nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Doanh nghiệp cần quy đổi ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kế toán.
Khi mua ngoại tệ bằng đồng Việt Nam để nhập quỹ tiền mặt, số tiền sẽ được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.
TK 1112 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK
1112 theo trong những phương pháp phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, giá thực tế đích danh.
Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :
Tỷ giá giao dịch thực tế cho các giao dịch ngoại tệ phát sinh trong kỳ được xác định qua tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại Điều này bao gồm các hình thức hợp đồng như hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn và hợp đồng hoán đổi.
-Trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá thanh toán thì doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo nguyên tắc sau:
Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận vốn góp bằng ngoại tệ được xác định là tỷ giá mua ngoại tệ tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản vào ngày thực hiện góp vốn từ nhà đầu tư.
Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả bằng ngoại tệ là tỷ giá bán mà ngân hàng thương mại áp dụng tại thời điểm giao dịch phát sinh, nơi doanh nghiệp dự kiến thực hiện giao dịch.
Khi thực hiện các giao dịch mua sắm tài sản hoặc chi phí thanh toán ngay bằng ngoại tệ mà không qua tài khoản phải trả, tỷ giá giao dịch thực tế sẽ được xác định theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
Một số thay đổi về kế toán vốn bằng tiền theo TT 133/2016-BTC
Theo Thông tư 133/2016/BTC, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng hệ thống chứng từ và sổ kế toán phù hợp với các quy định hiện hành.
Nguyên tắc kế toán quy định rằng doanh nghiệp tự thực hiện bút toán ghi sổ phù hợp với quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo BCTC chính xác Doanh nghiệp có quyền lựa chọn đồng tiền ghi sổ theo tiêu chí quy định và quyết định ghi nhận doanh thu từ giao dịch nội bộ mà không phụ thuộc vào chứng từ xuất ra Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc, doanh nghiệp có thể quy định cách ghi nhận khoản vốn nhận từ doanh nghiệp dưới dạng nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn biểu mẫu BCTC theo tính thanh khoản giảm dần hoặc phân biệt ngắn hạn, dài hạn theo truyền thống.
Về tài khoản thì TT 133/2016/BTC không có TK 1113,1123 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán tài chính và phục vụ cho kế toán quản trị, mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu và thiết kế sổ kế toán cùng sổ kế toán chi tiết phù hợp với đặc điểm và tình hình quản lý của mình.
Theo chế độ kế toán hiện hành có những hình thức kế toán tổng hợp nhƣ sau:
1.4.1 Hình thức nhật ký chung (NKC)
Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi vào sổ nhật ký, đặc biệt là sổ nhật ký chung (NKC), theo trình tự thời gian Các nghiệp vụ này sẽ được định khoản kế toán và sau đó, số liệu từ NKC sẽ được chuyển vào sổ cái tương ứng với từng nghiệp vụ phát sinh.
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Bảng cân đối tài khoản
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.10.Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật kí chung
1.4.2 Hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ được tạo ra dựa trên từng chứng từ kế toán riêng lẻ hoặc từ bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục theo tháng hoặc năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ phải có chứng từ kế toán kèm theo và được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức
1.4.3 Hình thức nhật ký chứng từ
Hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo tài khoản đối ứng Nợ, là một bước quan trọng trong việc quản lý và ghi chép sổ sách kế toán.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) là rất quan trọng Đồng thời, cần thực hiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình ghi chép.
Phiếu thu, phiếu chi, GBN,GBC
Bảng kê số 1, NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Sổ kế toán chi tiết tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.12.Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức
1.4.4.Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái :
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký - Sổ cái Sổ này là tài liệu tổng hợp duy nhất để ghi lại các giao dịch, dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.13 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký - Sổ cái.
1.4.5.Hình thức kế toán trên máy vi tính :
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm kế toán không thể hiện toàn bộ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn phải đảm bảo in ấn đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
- Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.14.Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Kế toán máy.
TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN (TNHH) VŨ NHẬT MINH
Lịch sử hình thành và phát triền công ty TNHH Vũ Nhật Minh
2.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Tên doanh nghiêp: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh
Địa chỉ: số 21b/9/33 Kỳ Đồng, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng.
Đăng kí kinh doanh : ngày 23/07/2015.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh có giấy phép đăng ký kinh doanh số
0201642014 do Sở kế hoạch & đầu tƣ thành phố Hải Phòng cấp.
Trong suốt quá trình hoạt động, Công ty luôn duy trì tầm nhìn và chiến lược phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh, nhạy bén trong việc nhận diện nhu cầu thị trường Chúng tôi thường xuyên cập nhật thông tin và sản phẩm mới nhất, đảm bảo chất lượng cao nhất để đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Cam kết giao hàng đúng hạn và đảm bảo chất lượng công trình là ưu tiên hàng đầu, góp phần vào sự tăng trưởng doanh số nhanh chóng của công ty trong hai năm qua, đồng thời phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của thị trường.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh hiện đang tập trung vào lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng và quyết tâm trở thành một đối tác thương mại đáng tin cậy, cung cấp các công trình với phong cách hiện đại và chuyên nghiệp trong tương lai gần.
Trong tương lai, với những thành công và kết quả kinh doanh ổn định, Công ty dự định mở rộng thị trường và đa dạng hóa các loại công trình, nhằm mục tiêu trở thành nhà cung cấp công trình dân dụng hàng đầu tại thành phố.
2.1.2 Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động
Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhƣng cũng gặp không ít khó khăn
Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động và nhiệt huyết của chúng tôi luôn nỗ lực hết mình vì công việc Họ không chỉ sở hữu tinh thần trách nhiệm cao mà còn có kỹ năng làm việc tốt, đảm bảo mang lại hiệu quả tối ưu trong mọi nhiệm vụ.
Nguyễn Thị Hoa – Lớp QTL 901K – Trường ĐHDL Hải Phòng 28
- Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp
- Cơ sở vật chất tốt nhƣ: đƣợc trang bị máy móc, trang thiết bị tân tiến nhất hiện nay, đảm bảo an toàn trong lao động.
- Bộ máy quản lý chuyên nghiệp, nhất quán.
Công ty đã đạt được những kết quả tích cực trong quản lý và kinh doanh thông qua quá trình hình thành và phát triển Đặc biệt, công tác điều tra và nghiên cứu thị trường luôn được chú trọng và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
- Cung cấp các sản phẩm, công trình đảm bảo chất lƣợng với giá cả cạnh tranh nhất Doanh thu, lợi nhận tăng đều.
- Đội ngũ nhân viên còn trẻ chƣa có nhiều kinh nghiệm nên ban đầu còn gặp nhiều vướng mắc trong kỹ thuật.
- Đối thủ cạnh tranh nhiều trên thị trường.
- Vốn điều lệ của công ty còn ít.
Trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều khó khăn, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với khủng hoảng kinh tế và lạm phát gia tăng Tuy nhiên, nhờ vào những chiến lược kinh doanh thông minh và linh hoạt, cùng khả năng nắm bắt xu hướng và tâm lý khách hàng, doanh nghiệp đã không chỉ giữ vững thị phần mà còn có xu hướng gia tăng thị phần trong thời gian tới.
2.1.3 Đặc điểm mô hình tổ chức bộ máy của công ty:
Tổ chức bộ máy của công ty TNHH Vũ Nhật Minh theo mô hình trực tuyến chức năng ( SĐ 2.1).
Công ty cam kết tinh giản bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện trình độ quản lý Đội ngũ cán bộ quản lý ngày càng được đào tạo chuyên sâu, giúp tăng cường tính tiếp thị trong công tác quản lý Các phòng ban hoạt động hiệu quả với nhiệm vụ cụ thể được giám đốc quy định, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ trong việc lập và thực hiện kế hoạch sản xuất.
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Tài chính kế toán Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Hội đồng Thành viên: Tổ chức chương trình, kế hoạch hoạt động của
Hội đồng thành viên có trách nhiệm triệu tập và chủ trì các cuộc họp, đồng thời giám sát việc thực hiện các quyết định đã được thông qua Ngoài ra, Hội đồng còn có các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Giám đốc công ty là người có trách nhiệm toàn diện đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện và điều hành công ty theo quy định của luật Doanh nghiệp.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc này, kể cả khi giám đốc vắng mặt Họ thường xuyên giải quyết các công việc và duy trì lịch giao ban theo quy định, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng theo luật doanh nghiệp.
Phòng Tổ chức hành chính :
-Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh định kỳ và bất thường của công ty khi Ban Giám đốc yêu cầu;
-Thực hiện công tác văn thư, bảo mật, bảo quản và sử dụng con dấu, lưu trữ tài liệu theo quy định.
Phòng Tài chính kế toán:
Bài viết phản ánh trung thực và toàn diện về hoạt động tài chính cũng như kinh doanh của công ty, cung cấp thông tin cần thiết để Ban Giám đốc định hướng phát triển hiệu quả.
-Tìm kiếm công trình xây dựng, thiết kế, thi công công trình.
-Giám sát việc thực hiện thi công và chịu trách nhiệm từ khâu dự toán đến khi quyết toán công trình đƣợc duyệt.
Đội Thi công: Căn cứ theo các dự án của Công ty bố trí nhân lực phù hợp, thiết bị đảm bảo tiến độ cho công trình.
2.1.4.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Vũ Nhật Minh: 2.1.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với quy mô công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp Điều này giúp công ty đánh giá và lựa chọn các mặt hàng kinh doanh phù hợp, từ đó phân tích và đưa ra các phương án đầu tư hiệu quả nhất.
Nhân viên kế toán tại công ty đều được đào tạo chính quy chuyên ngành kế toán và có kinh nghiệm thực tiễn trong công tác hạch toán.
Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán thuế và bán hàng
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp đóng vai trò giám sát các hoạt động tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc cùng cơ quan pháp luật về công việc kế toán Người này có nhiệm vụ theo dõi chung, hướng dẫn và tổ chức kiểm tra công việc của nhân viên kế toán Họ thực hiện các định khoản khoá sổ cuối kỳ, kiểm tra số liệu từ các bộ phận khác để phục vụ cho việc khoá sổ, lập báo cáo kế toán nội bộ và kiểm tra các báo cáo từ các bộ phận khác Ngoài ra, kế toán trưởng còn lập bảng cân đối tài khoản, báo cáo tài chính và báo cáo các khoản thanh toán với thuế, BHXH, BHYT hàng tháng, quý và năm.
Kế toán thanh toán là quá trình ghi chép và phản ánh số liệu liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản vay, đồng thời lập báo cáo nội bộ và theo dõi công nợ với khách hàng.
Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Vốn bằng tiền tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh chỉ bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi Ngân hàng.
2.2.1 Thực trạng tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh chỉ có tiền mặt là Đồng Việt Nam, không có ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng tại công ty:
Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT)
Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)
Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT)
Cách lập phiếu thu, phiếu chi tại công ty:
Phiếu thu được lập bởi kế toán thuế và bán hàng thành 3 liên, cần ghi đầy đủ thông tin và có chữ ký của người lập phiếu Sau khi hoàn thành, người lập sẽ xé 2 liên giấy than và đưa cho người nộp tiền Người nộp tiền sẽ mang tiền và phiếu thu đến thủ quỹ Thủ quỹ sẽ thu tiền, ký tên và ghi nhận vào sổ sách.
Người nộp tiền xác nhận đã nhận đủ số tiền bằng cách ký vào phiếu thu và ghi rõ họ tên Sau khi thủ quỹ thu tiền, số tiền này sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và giao một liên cho người nộp tiền Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Phiếu chi được lập bởi kế toán thuế và bán hàng thành 3 liên, cần ghi đầy đủ nội dung và có chữ ký của người lập Hai liên giấy than sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi thủ quỹ xuất quỹ Người nhận tiền phải ghi số tiền thực nhận bằng chữ vào phiếu chi, kèm theo chữ ký và họ tên rõ ràng Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ và 1 liên giao cho người nhận Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ.
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng tại công ty:
Công ty chỉ sử dụng TK 111 “Tiền mặt” – Tiền Việt Nam tại quỹ.
2.2.1.3 Sổ sách sử dụng tại công ty:
2.2.1.4 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của công ty:
Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt dựa trên các chứng từ, bắt đầu từ việc ghi vào Sổ Nhật ký chung và Sổ quỹ tiền mặt Sau đó, thông tin từ Sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái TK111 Khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Sổ quỹ tiền mặt khớp nhau, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh vào cuối năm Cuối cùng, Báo cáo tài chính được lập dựa trên Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh.
Quy trình hạch toán tiền mặt tại công ty theo sơ đồ 2.4
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuối tháng, định kỳ
Sơ đồ 2.4.Sơ đồ quy trình hạch toán tiền mặt tại Công ty TNHH
2.2.1.5 Ví dụ về kế toán tiền mặt tại quỹ công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Ví dụ 1: Ngày 10/10/2016, thu lại khoản tiền tạm ứng thừa cho anh Đào Xuân Đạt mua bảo hộ lao động , số tiền 7.710.000đ.
-Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng số 92 (Biếu số 2.1), kế toán viết phiếu chi số 236 (Biểu số 2.2) và Hóa đơn GTGT số 0005842 (Biểu số 2.3 )
-Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Biểu số 2.4), kế toán viết phiếu thu số 148 (Biểu số 2.5).
-Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.8).
-Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào Sổ cái TK111 (Biểu số 2.9).
-Từ phiếu thu số 148, thủ quỹ phản ánh vào Sổ quỹ tiền mặt (Biểu số 2.10).
Biểu số 2.1.Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh Mẫu số: 03 – TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày Địa chỉ: Số 21b/9/33 Kỳ Đồng-Hồng Bàng-HP
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi : Giám đốc công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh
Tên tôi là ……….Đào Xuân Đạt………… Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật……… Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 12.000.000 (Viết bằng chữ) Mười hai triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng mua đồ bảo hộ lao động….………….
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính - kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.2, Phiếu chi số 236, thuộc đơn vị Công ty TNHH Vũ Nhật Minh, mẫu số 02 – TT, có địa chỉ tại Số 21b/9/33 Kỳ Đồng, Hồng Bàng, Hải Phòng Biểu mẫu này được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Quyển số:07 Số: 236 Nợ: 141 Có: 111
Họ và tên người nhận tiền: Đào Xuân Đạt Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật
Lý do chi: Tạm ứng mua đồ bảo hộ lao động
Số tiền: 12.000.000 (viết bằng chữ): Mười hai triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người Người
Ký tên và ghi rõ họ tên của trưởng phòng, cùng với dấu xác nhận, để lập phiếu nhận tiền Người nhận, ký và ghi họ tên, xác nhận đã nhận đủ số tiền là mười hai triệu đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính - kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.3.Hóa đơn giá trị gia tăng số 0005842
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01GTKT3/001
Liên 2 : Giao người mua Ký hiệu : AA/15P
Ngày 06 tháng 10 năm 2016 Số 0005842 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KIÊN LONG
Mã số thuế : 0309530059 Đại chỉ : Số 2b Bạch Đằng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng Điện thoại : 031.3533386
Họ tên người mua hàng : Đào Xuân Đạt
Tên đơn vị : Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh
Mã số thuế :0201642014 Đại chỉ : Số 21b/9/33 Kỳ Đồng - Hồng Bàng - Hải Phòng
STT Tên hàng Đơn Số Đơn giá Thành tiền hóa, dịch vị lƣợng vụ tính
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 390.000
Tổng cộng tiền thanh toán 4.290.000
Số tiền viết bằng chữ :Bốn triệu, hai trăm chín mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Giấy đề nghị thanh toán mẫu số 04 – TT của Công ty TNHH Vũ Nhật Minh, địa chỉ tại Số 21b/9/33 Kỳ Đồng, Hồng Bàng, Hải Phòng, được ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Họ tên người đề nghị thanh toán : Đào Xuân Đạt
Bộ phận ( Hoặc địa chỉ): Phòng Kỹ thuật
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây :
1.Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết …………
2.Số tạm ứng kỳ này: 12.000.000
II.Số tiền đã chi 4.290.000
1.Số tạm ứng chi không hết ( I-II ) 7.710.000
2.Chi quá số tạm ứng ( II-I ) …………
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người đề nghị thanh toán
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.5, Phiếu thu số 148 được phát hành bởi Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh, theo mẫu số 01 – TT Địa chỉ của công ty là Số 21b/9/33 Kỳ Đồng, Hồng Bàng, Hải Phòng Biểu mẫu này được ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Họ và tên người nộp tiền: ……… Đào Xuân Đạt……… Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật………
Lý do nộp: Tiền thừa tạm ứng mua bảo hộ lao động
Số tiền: 7.710.000 (Viết bằng chữ): Bảy triệu bảy trăm mười ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Giám đốc Kế toán Người nộp Người lập Thủ quỹ trưởng tiền phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu bảy trăm mười ngàn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.6 :Trích sổ Nhật ký chung năm 2016 Đơn vi: Công ty TNHH Vũ Nhật Minh Mẫu số S03a-DNN
( Ban hành theo QĐ 48/2006-QĐ-BTC Địa chỉ: Số 21b/9/33 Kỳ Đồng – Hồng Bàng – HP ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm 2016 Đơn vị tính: Đồng VN
Ngày Chứng từ SHT Số phát sinh tháng Diễn giải K ghi sổ SH NT Nợ Có
Số trang trước chuyển sang 456.387.343.231 456.387.343.231
06/10 PC 236 06/10 Chi tiền tạm ứng mua bảo hộ 141 12.000.000 lao động 111 12.000.000
10/10 toán tạm 10/10 Mua đồ bảo hộ đã thanh toán 1331 390.000 ứng 138 141 4.290.000
10/10 PT 148 10/10 Thu lại khoản tạm ứng thừa 111 7.710.000
12/10 PT 150 12/10 Rút tiền gửi ngân hàng về 111 50.000.000
GBN 289 nhập quỹ tiền mặt 112 50.000.000
PC240 Chi tiền mua văn phòng phẩm 642 1.250.000
Thanh toán tiền cước vận 6421 780.000 21/10 chuyển hàng hóa theo
-Sổ này có…trang, đánh số từ trang số 01 đến trang….
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.7 trình bày trích Sổ cái tiền mặt năm 2016 của Công ty TNHH VŨ NHẬT MINH, theo mẫu S03b – DNN Địa chỉ công ty tại số 21b/9/33 Kỳ Đồng, Hồng Bàng, Hải Phòng, được ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 111 Đơn vị :VNĐ
NT Chứng từ SH TK Số tiền
Số hiệu NT Nợ Có
06/10 PC236 06/10 Chi tiền tạm ứng mua bả o 141 12.000.000 hộ lao động
10/10 PT 148 10/10 Thu lại khoản tiền tạm 141 ứng thừa 7.710.000
12/10 PT 150 12/10 Rút tiền gửi ngân hàng 112 50.000.000
GBN 556 về nhập quỹ tiền mặt
13/10 PC 240 13/10 Chi tiền mua văn phòng 642, 1.375.000 phẩm 133
21/10 PC 247 21/10 Thanh toán cước vận 642, 858.000
- Sổ này có trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
Biểu số 2.8: Trích sổ quỹ tiền mặt Đơn vị: Công ty TNHH Vũ Nhật Minh Địa chỉ: Số 21b/9/33 Kỳ Đồng – quận Hồng Bàng – HP
Tài khoản: 1111 Loại quỹ: đồng Kỳ: năm 2016
Mẫu số: S38-DNN (Ban hành kèm theo QĐ
Số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/200 6 của Bộ Tài Chính)
NTGS NTCT Thu Chi Diễn giải Thu Chi Tồn
06/10 06/10 PC 236 Chi tiền tạm ứng mua bảo hộ lao 12.000.000 175.239.426 động
10/10 10/10 PT 148 Thu lại khoản tạm ứng thừa 7.710.000 173.679.006
12/10 12/10 PT 150 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 50.000.000 258.738.926 tiền mặt
13/10 13/10 PC 240 Chi tiền mua văn phòng phẩm 1.375.000 257.363.926
21/10 21/10 PC 247 Thanh toán cước vận chuyển hàng 858.000 308.958.166
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn số liệu:Phòng tài chính-kế toán công ty Trách nhiệm Hữu hạn Vũ Nhật Minh)
2.2.2.Thực trạng tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh chỉ có tiền gửi ngân hàng là Việt Nam đồng, không có ngoại tê, vàng bạc, kim khí quý.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh chỉ mở tài khoản tại Ngân hàng Sacombank chi nhánh Tam Bạc – Hải Phòng.
2.2.2.1.Chứng từ sử dụng tại công ty:
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty qua tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ thông báo số tiền mà công ty đã nhận và ghi tăng số dư trong tài khoản của công ty.
Khi công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị khác qua tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ thông báo số tiền bị trừ từ tài khoản của công ty Điều này dẫn đến việc ghi giảm số dư trong tài khoản ngân hàng của công ty.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán bằng UNC, kế toán trưởng lập UNC dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và các bên liên quan UNC được lập thành 4 liên và gửi đến ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để yêu cầu trích tiền thanh toán cho người thụ hưởng Sau đó, ngân hàng sẽ gửi lại công ty 1 liên để làm cơ sở ghi sổ.
Cuối ngày, ngân hàng gửi sổ phụ cho công ty để thông báo số dư tài khoản Kế toán cần kiểm tra và đối chiếu chứng từ ngân hàng với các chứng từ gốc kèm theo để đảm bảo tính chính xác.
Nếu phát hiện sự khác biệt giữa số liệu trên sổ kế toán và các chứng từ gốc của ngân hàng, công ty cần nhanh chóng thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng tại công ty:
Công ty sử dụng tài khoản 112 để phản ánh tình hình tiền gửi ngân hàng của công ty.
2.2.2.3 Sổ sách sử dụng tại công ty:
2.2.2.3 Quy trình hạch toán tại công ty :
Chứng từ kế toán (GBN, GBC )
Bảng cân đối số phát
Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau khi ghi chép xong, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ cái TK 112.
Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh
Kể từ khi thành lập, Công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách trong quá trình sản xuất kinh doanh Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã nỗ lực vượt qua những trở ngại, từ đó khẳng định vị thế của Công ty Sự phát triển này không chỉ thể hiện qua sự tăng trưởng vật chất mà còn qua việc nâng cao trình độ quản lý và kỹ năng làm việc Những thành tựu này đã tạo ra nhiều cơ hội việc làm và đóng góp tích cực cho Ngân sách Nhà nước.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh đã phát triển một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Hệ thống quản lý hiệu quả giúp Ban lãnh đạo dễ dàng quản lý hoạt động sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng kinh tế với đối tác, tạo dựng lòng tin vững chắc với khách hàng, chứng minh sự nhạy bén trong quản lý và nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên.
Công ty chú trọng đến quản lý nhân sự và đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên thông qua các lớp nghiệp vụ Đặc biệt, công ty khuyến khích nhân viên văn phòng tham gia học Đại học tại chức và Cao học Ngoài ra, công ty áp dụng các biện pháp khen thưởng, kỷ luật và động viên kịp thời để duy trì kỷ cương lao động.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với loại hình hoạt động và quy mô của mình Hình thức này giúp giảm thiểu số lượng sổ sách kế toán cồng kềnh, đồng thời giảm khối lượng ghi chép Nhờ đó, Ban lãnh đạo có thể kiểm tra và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thuận lợi, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân công công tác.
Nguy n Th Hoa – L p QTL 901K – Tr ễ ị ớ ườ ng ĐHDL H i Phòng ả 56
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kết hợp giữa tập trung và phân tán, giúp nâng cao hiệu quả quản lý công tác hạch toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền Sự chỉ đạo tập trung của kế toán trưởng và ban lãnh đạo đảm bảo kiểm tra và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời Đội ngũ kế toán có năng lực và kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, linh hoạt trong việc áp dụng chế độ kế toán hiện hành, đồng thời duy trì tác phong làm việc khoa học và hỗ trợ lẫn nhau.
Các thủ tục chứng từ liên quan đến hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện đầy đủ và cẩn thận, từ việc hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, nhằm đảm bảo số liệu phản ánh trung thực và dễ hiểu Kế toán vốn bằng tiền theo dõi chặt chẽ quy định luân chuyển chứng từ, lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự để thuận tiện cho việc kiểm tra Hệ thống BCTC và báo cáo thống kê nội bộ được tổ chức đầy đủ và kịp thời, giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt tình hình nhanh chóng.
Kế toán tổng hợp đã thiết lập đầy đủ các sổ sách cần thiết để theo dõi tình hình thu chi, bao gồm Sổ quỹ tiền mặt cho tài khoản 111 và Sổ tiền gửi Ngân hàng cho tài khoản 112, cùng với Sổ cái tài khoản 111.
Việc tổ chức hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được thực hiện một cách hiệu quả, với các số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao Điều này giúp đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán cần nắm vững và áp dụng các thông tư, quyết định mới từ Bộ Tài chính, đặc biệt trong công tác hạch toán vốn bằng tiền Đồng thời, Công ty đã nhanh chóng cập nhật các quy định mới về phương pháp hạch toán để đảm bảo sự phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành.
Công ty cam kết nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng kế toán, thông qua việc cử nhân viên tham gia các khóa học chuyên sâu.
Nguyễn Thị Hoa – Lớp QTL 901K – Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam đã thực hiện 57 nghiệp vụ nhằm mở rộng tầm hiểu biết và đáp ứng kịp thời những thay đổi của các chế độ kế toán hiện hành.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty vẫn gặp phải một số hạn chế do các yếu tố khách quan và chủ quan Cần tiến hành nghiên cứu để bổ sung và hoàn thiện quy trình này.
Công ty thực hiện thanh toán lương cho công nhân bằng tiền mặt, điều này ảnh hưởng đến quỹ tiền mặt của công ty Một số công nhân làm việc ở xa không thể nhận lương ngay khi phát, vì vậy thủ quỹ cần chú ý quản lý số tiền lương chưa được phát cho họ.
Công ty không thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt, dẫn đến việc theo dõi và đối chiếu số tiền thực tế tại quỹ với sổ quỹ và sổ cái tài khoản 111 không được thực hiện đều đặn Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tiền mặt, khiến công tác này chưa được thực hiện một cách chặt chẽ.
Công ty hiện chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên biệt, dẫn đến việc chưa tối ưu hóa vai trò của công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán, đồng thời chưa tiết kiệm được nguồn nhân lực trong phòng kế toán.
Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh là yếu tố sống còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần có chiến lược phát triển tốt và không ngừng cải thiện hiệu quả sử dụng vốn, điều này đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh và các doanh nghiệp trong nền kinh tế, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng vốn kinh doanh Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là cần thiết để cải thiện hoạt động kinh doanh và tăng trưởng bền vững.
Nguyễn Thị Hoa – Lớp QTL 901K – Trường Đại học Hải Phòng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát huy những điểm mạnh trong công tác kế toán tại công ty để đạt được lợi nhuận cao nhất.
3.2.2 Mục đích và yêu cầu hoàn thiện Đối với doanh nghiệp, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán Do vậy cần thấy đƣợc những đặc trƣng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đặt ra Muốn vậy việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức kế toán Vồn bằng tiền nói riêng cần phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành.
- Phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phải đáp ứng đƣợc việc cung cấp thông tin kịp thời chính xác.
Công tác kế toán tại công ty cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Dưới sự hướng dẫn của các thầy cô và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị trong phòng Kế toán, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty.
3.2.3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Vũ Nhật Minh
3.2.3.1 Ý kiến thứ nhất: Công ty nên trả lương cho công nhân qua thẻ ATM:
Hiện nay, xu hướng thanh toán lương không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến, và các công ty nên chuyển sang thanh toán qua hệ thống ngân hàng Hệ thống ngân hàng phát triển mạnh mẽ cả trong nước và quốc tế, với sự đa dạng của các ngân hàng tư nhân cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích Công nghệ hiện đại giúp việc chuyển tiền diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, đồng thời đảm bảo an toàn cho quỹ tiền mặt và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh toán Việc thanh toán qua ngân hàng cũng giúp giảm bớt công việc thu chi tiền mặt cho thủ quỹ Đặc biệt, đối với những người lao động ở xa, họ có thể nhận lương ngay trong ngày qua thẻ ATM, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và hiệu suất công việc.
3.2.3.2 Ý kiến thứ hai:Công ty nên định kỳ hoặc đột xuất kiểm kê quỹ tiền mặt.
Kế toán cần thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, cuối quý hoặc theo yêu cầu quản lý Trong quá trình này, cần thành lập Ban kiểm kê với sự tham gia của Thủ quỹ và Kế toán tiền mặt Trước khi kiểm kê, Thủ quỹ phải ghi sổ tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi và tính toán số dư tồn quỹ Mọi khoản chênh lệch cần báo cáo cho giám đốc để xác định nguyên nhân Sau khi hoàn tất kiểm kê, cần lập “Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt” để ghi nhận số tiền chênh lệch và xác định trách nhiệm nếu có phát sinh chênh lệch.
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc lập theo mẫu sau (Biểu số 3.1):
Biểu số 3.1.Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt Đơn vị: Mẫu số 08a – TT
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC)
Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm
- Ông/Bà: đại diện kế toán
- Ông/Bà: đại diện thủ quỹ
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng ( tờ ) Số tiền
I Số dƣ theo sổ quỹ: X
II Số kiểm kê thực tế: X
5 - III Chênh lệch (III = I – II): x
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi tiến hành kiểm kê quỹ Ban kiểm kê quỹ phải lập Bảng kiểm kê quỹ thành hai bản:
- Một bản do thủ quỹ lưu
- Một bản do Kế toản tiền mặt hoặc Kế toán thanh toán lưu Chênh lệch trong kiểm kê sẽ được xử lý như sau:
Trường hợp thiếu so với sổ quỹ trong kiểm kê:
Nếu chênh lệch thiếu tiền mặt và chưa xác định được nguyên nhân:
Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán, kế toán sẽ điều chỉnh số liệu trên sổ sách để phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê Cụ thể, số liệu tiền mặt trên sổ sách sẽ được giảm xuống bằng với số tiền mặt tồn thực tế tại quỹ.
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Khi xác định đƣợc nguyên nhân: Công ty xử lý nhƣ sau
Nợ TK 1388 - Phải thu khác (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi) Có TK 138 - Phải thu khác
Trường hợp thừa so với sổ quỹ trong kiểm kê
Nếu chênh lệch thừa tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân: kế toán ghi sổ nhƣ sau:
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
Khi xác định đƣợc nguyên nhân: Công ty xử lý nhƣ sau
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 711 – Thu nhập khác.
3.2.3.3 Ý kiến thứ ba: Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán.
Trước đây, khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai, việc xem xét và lập lại tất cả các báo cáo tài chính có thể mất từ vài ngày đến vài tuần Hiện nay, nhờ vào sự phát triển của phần mềm kế toán, thời gian chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách và báo cáo đã giảm xuống chỉ còn vài phút Ngoài ra, kế toán thủ công yêu cầu nhiều nhân sự, trong khi phần mềm kế toán giúp tối ưu hóa quy trình này.
Nguyễn Thị Hoa – Lớp QTL 901K – Trường Đại học Hải Phòng cho biết rằng việc tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo đã giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí, nhân sự và thời gian.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh đã trang bị máy vi tính đầy đủ cho từng công nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và áp dụng phần mềm kế toán Việc này giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên Hiện nay, có nhiều phần mềm kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty như MISA và Smart Pro mà công ty có thể tham khảo.
Phần mềm kế toán MISA đã được nâng cấp với nhiều tính năng tiện ích, vượt trội hơn so với phiên bản cũ, mang lại sự thuận lợi tối đa cho người dùng.
Giao diện đẹp, đơn giản, dễ sử dụng, triển khai dễ dàng, nhanh chóng.
Giá cả hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tƣ.
Hệ thống báo cáo đa d ạng, đáp ứng nhu c ầu quản lý của đơn vị;
Bổ sung phân hệ Thủ quỹ, Thủ kho giúp tiết kiệm 90% thời gian, công sức cho thủ quỹ, thủ kho.
Các dữ liệu tính toán trong M ISA đảm bảo độ chính xác, phần trăm xảy ra sai sót tương đối thấp.
Tính bảo mật rất cao.
Dự báo dòng tiền trong tương lai giúp doanh nghiệp tối ưu vòng quay vốn
Tăng tốc độ xử lý dữ liệu, xem sổ sách, báo cáo và nhập liệu nhanh gấp 3 lần.
Dưới đây là hình ảnh cho MISA.MSE.2015.
*Phần mềm kế toán LinkQ.
Phần mềm kế toán LinkQ được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến C#.NET và sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server, đảm bảo tính tương thích với chuẩn mã hóa Unicode.
- Mô hình cấp dữ liệu cho phép tập hợp và quản lý theo sơ đồ Tổng công ty – công ty thành viên chi nhánh.
- Tính linh động, dễ chỉnh sửa: Cho phép người dùng khai báo thêm các trường thông tin để theo dõi.
- Theo dõi và hạch toán song song nhiều loại tiền tệ.
- Cho phép làm việc trên nhiều cửa sổ trong cùng 1 thời điểm, di chuyển nhanh đến danh mục hay chứng từ trên nhiều phân hệ khác.
- Giao diện và báo cáo tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Hoa và ngôn ngữ khác do người dùng tự định nghĩa.
- Kết xuất dữ liệu ra bộ office dễ dàng, kết xuất trực tiếp qua HTTK, iHTKK, TaxOnline.
- Tích hợp trên nhiều hệ điều hành nhƣ: Winxp, Vista, Win 7.
- Có thể kết nối dữ liệu từ xa (trường hợp bán hàng có showroom, chi nhánh, công ty con )
Dưới đây là hình ảnh cho phần mềm kế toán LinkQ.
*Phần mềm kế toán Smart Pro:
Phần mềm kế toán đơn giản, dễ sử dụng, ít thao tác.
Nhập dữ liệu nhanh chóng với thao tác ngắn gọn trên một màn hình duy nhất, giúp quản lý, bảo trì và nâng cấp dễ dàng Công nghệ này không chia theo phân hệ, đồng thời cho phép chỉnh sửa theo biểu mẫu báo cáo mới của Bộ Tài Chính.
Công nghệ lọc dữ liệu thông minh, xử lý nhanh, ít tốn tài nguyên máy.
Công ty TNHH Vũ Nhật Minh nên áp dụng Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015, vì đây là phiên bản nâng cấp mới với nhiều tính năng tiện ích vượt trội Phần mềm này có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và mức giá hợp lý, phù hợp với quy mô hiện tại của công ty.