KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử tương tác với nhau, có mối quan hệ ràng buộc và hoạt động chung vì một mục đích nhất định Môi trường bên ngoài hệ thống là một hệ thống khác có sự giao tiếp với hệ thống đang được xem xét Giữa hệ thống và môi trường có đường giới hạn xác định biên giới của hệ thống Hình 1.1 minh họa mô hình tổng quát của hệ thống.
Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống
Hệ thống nghiệp vụ bao gồm các hoạt động kinh doanh và dịch vụ như sản xuất, phân phối, và giáo dục, nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận Việc xác định mục đích của các hoạt động này là cần thiết để kiểm nghiệm xem hệ thống có đạt yêu cầu và mục tiêu hay không Hai đặc điểm chính của hệ thống nghiệp vụ là cơ chế điều khiển và thông tin Cơ chế điều khiển đảm bảo quản lý hiệu quả để hệ thống đạt được mục tiêu với chất lượng cao, trong khi thông tin phục vụ nhu cầu giao tiếp và trao đổi giữa con người.
Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
0 Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.
Hệ thống tác nghiệp bao gồm con người, phương tiện và phương pháp, tham gia trực tiếp vào các hoạt động nghiệp vụ như sản xuất Các hoạt động này được thực hiện với tính cạnh tranh nhằm đạt được các mục tiêu đã được xác định trong hệ quyết định.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc bao gồm con người, công cụ và phương pháp, tham gia vào quá trình xử lý thông tin cho các hoạt động kinh doanh hoặc dịch vụ.
Nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin, vì vậy người học cần phân biệt rõ giữa hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống tác nghiệp HTTT đóng vai trò là cầu nối giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định, cung cấp thông tin cần thiết và phản ánh cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động nghiệp vụ.
Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin
Chức năng chính của hệ thống thông tin (HTTT) là xử lý thông tin từ các hệ thống nghiệp vụ thông qua mô hình hộp đen Quá trình này bao gồm các thành phần như bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và phản hồi cần thiết Bộ xử lý sẽ biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra, tạo ra giá trị cho hệ thống Hình 1.2 minh họa mô hình xử lý thông tin đơn giản này.
Output (Thông tin ra ) Feed back (phản hồi)
Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống
Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính :
Thông tin tự nhiên là dạng thông tin nguyên bản, bao gồm tiếng nói, công văn, hình ảnh, và các loại dữ liệu khác Việc xử lý loại thông tin này thường được thực hiện trong công tác văn phòng, sử dụng các kỹ thuật đặc thù để quản lý và tổ chức hiệu quả.
Thông tin có cấu trúc là loại thông tin được tổ chức theo một khuôn mẫu nhất định, thường được thể hiện dưới dạng sổ sách, bảng biểu hoặc sơ đồ quy định, giúp dễ dàng trong việc xử lý và quản lý bằng công nghệ thông tin.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại
Hệ thống thông tin đối ngoại thu thập và truyền đạt thông tin từ môi trường bên ngoài, bao gồm các dữ liệu về giá cả, thị trường, lực lượng lao động và nhu cầu hàng hóa.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận của hệ nghiệp vụ, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định Thông tin này bao gồm hai loại: tự nhiên và cấu trúc, giúp phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ cũng như tình trạng hoạt động của hệ thống.
Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) giữ vai trò trung gian quan trọng giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, cũng như giữa các hệ thống con quyết định và tác nghiệp Mỗi hệ thống con đều có đầu vào và đầu ra riêng HTTT không chỉ cung cấp thông tin cho các hệ thống quyết định và tác nghiệp mà còn chế biến, tổng hợp thông tin từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định trước khi phát hành ra môi trường bên ngoài.
Thông tin vào Thông tin ra
Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một cấu trúc tổ chức từ trên xuống dưới, có vai trò tổng hợp thông tin nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc điều hành và ra quyết định cho hoạt động nghiệp vụ HTTT được phân chia thành nhiều cấp, cho phép thông tin được xử lý và luân chuyển từ cấp cao xuống cấp thấp và ngược lại, đảm bảo tính liên kết và hiệu quả trong quản lý Các thành phần cơ bản của HTTT đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động này.
HTTT bao gồm năm thành phần
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho cả người quản lý và người sử dụng cuối Người sử dụng cuối, là những người tương tác trực tiếp với hệ thống, không chỉ nhận dữ liệu mà còn cung cấp thông tin cho hệ thống, tạo nên một quá trình trao đổi thông tin hiệu quả.
Thủ tục trong hệ thống thông tin được đặc trưng bởi các mẫu chứa dữ liệu mô tả công việc của tất cả người dùng, bao gồm cả người sử dụng cuối và nhân viên Thủ tục này xác định rõ các quy trình, thao tác và công thức tính toán cần thiết cho hoạt động hiệu quả của hệ thống.
Phần cứng trong hệ thống thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật lý cần thiết cho hoạt động của hệ thống, chẳng hạn như máy tính, thiết bị đầu cuối, thiết bị ngoại vi và máy in Ngoài ra, còn có các thiết bị không phải máy tính như máy chữ và máy kiểm tra chữ ký Để hỗ trợ cho các nhà điều hành máy tính, nguồn cung cấp cũng rất quan trọng, bao gồm ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt.
Phần mềm được chia thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm, chẳng hạn như hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích Trong khi đó, phần mềm ứng dụng là những chương trình hỗ trợ trực tiếp cho hệ thống trong việc xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin cần thiết.
Trong hệ thống thông tin (HTTT), hầu hết dữ liệu cần được lưu giữ vì lý do pháp lý hoặc để phục vụ cho việc xử lý trong tương lai Dữ liệu này thường được lưu trữ trong các file và cơ sở dữ liệu trên máy tính, hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng Các file này là thành phần quan trọng của HTTT, được tạo ra trực tiếp hoặc được lưu trữ để sử dụng sau này.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý
Dữ liệu là thông tin được tổ chức một cách có cấu trúc Mỗi cấp quản lý phải xử lý một khối lượng thông tin lớn, đa dạng và liên tục thay đổi về loại hình và phương pháp xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm cả luồng thông tin đầu vào và đầu ra.
Trong quá trình xử lý thông tin, cần thu thập các dữ liệu phản ánh cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp Những thông tin này được phân loại thành ba nhóm chính.
Thông tin cần cho tra cứu là những dữ liệu chung cho hệ thống và ít thay đổi Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ được sử dụng cho việc tra cứu khi xử lý thông tin trong tương lai.
Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin quan trọng về hoạt động của đơn vị, với khối lượng lớn cần được xử lý kịp thời để đảm bảo hiệu quả.
Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn Thông tin này thường được trình bày một cách cô đọng và được xử lý định kỳ theo lô.
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các nguồn thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp và đơn vị cụ thể Kết quả thông tin ra là sản phẩm của việc tra cứu nhanh chóng về một đối tượng quan tâm, đồng thời cần đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Trong quá trình xử lý thông tin, các báo cáo tổng hợp, thống kê và thông báo là những đầu ra quan trọng nhất Các mẫu biểu báo cáo thống kê cần phải phản ánh cụ thể và chính xác từng đơn vị.
Hệ thống cần thiết kế luồng thông tin ra linh hoạt và mềm dẻo, nhằm đảm bảo tính mở và khả năng giao diện với môi trường bên ngoài Thông tin đầu ra phải được điều chỉnh theo chu kỳ thời gian tùy ý, phù hợp với yêu cầu của từng bài toán quản lý cụ thể, giúp lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý.
Các xử lý là quy trình và phương pháp dùng để xử lý và biến đổi thông tin, với hai mục đích chính.
0 Sản sinh các thông tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HOÁ
Hệ thống thông tin tự động hoá là một hệ thống nhân tạo được điều khiển bởi máy tính Trong tài liệu này, thuật ngữ "hệ thống thông tin" cũng bao gồm khái niệm tự động hoá Có nhiều loại hệ thống thông tin tự động hoá khác nhau, nhưng chúng đều có những thành phần chung nhất định.
0 Phần cứng máy tính: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi v.v
Phần mềm máy tính bao gồm các chương trình hệ thống như hệ điều hành, phần mềm tiện ích, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.
Con người đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của hệ thống, vì hệ thống chưa hoàn toàn tự động hóa Họ cung cấp đầu vào và sử dụng đầu ra của hệ thống, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động cần thiết được xử lý thủ công.
III Dữ liệu: Thông tin mà hệ thống lưu giữ trong một khoảng thời gian
Thủ tục: Các lệnh và cách giải quyết cho các hoạt động của hệ thống. a Phân loại các hệ thống tự động:
Hệ thống chạy theo lô là một loại hệ thống máy tính mà trong đó thông tin được truy cập một cách tuần tự Điều này có nghĩa là hệ thống sẽ đọc, xử lý và cập nhật tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu một cách đồng bộ.
Hệ thống trực tuyến cho phép tiếp nhận dữ liệu trực tiếp từ nguồn gốc tạo ra, đồng thời cung cấp kết quả tính toán trở lại địa điểm yêu cầu.
Hệ thống thời gian thực là những hệ thống điều khiển hoạt động dựa trên dữ liệu nhận được, xử lý thông tin nhanh chóng và trả kết quả ngay lập tức để tác động đến hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống hỗ trợ quyết định là các công cụ máy tính không tự đưa ra quyết định, mà hỗ trợ các nhà quản lý và nhân viên có kiến thức khác nhau trong việc ra quyết định thông minh về các hoạt động Những hệ thống này hoạt động trên cơ sở đặc biệt và không theo quy trình thông thường, chỉ được sử dụng khi cần thiết để tối ưu hóa quy trình ra quyết định.
Hệ thống dựa trên tri thức được phát triển bởi các nhà khoa học máy tính nhằm mô phỏng các hoạt động của con người trong trí thông minh nhân tạo Mặc dù một số hệ thống chuyên dụng đã gần đạt được mục tiêu này, nhiều hệ thống khác vẫn đang trong quá trình nghiên cứu để xây dựng các chương trình hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, chúng ta có thể bắt đầu phát triển các chương trình hỗ trợ đáng kể cho con người trong các nhiệm vụ cụ thể.
2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống đưa vào máy tính để tạo thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho các cấp quản lý.
Hệ thống thông tin tự động hóa là hệ thống sử dụng máy tính để xử lý thông tin, với nhiều mức độ tự động hóa khác nhau Mỗi mức độ tự động hóa cung cấp khả năng xử lý thông tin từ cơ bản đến nâng cao, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.
0Tự động hoá toàn bộ : Hệ thống được tự động hoá bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống.
Tự động hoá một phần là quá trình phân chia công việc giữa con người và máy tính, nơi con người thực hiện các nhiệm vụ thủ công trong khi máy tính xử lý một phần công việc Sự tự động hoá này thường xuất phát từ các giới hạn về tổ chức, ngân sách, yêu cầu hoặc kỹ thuật Tuy nhiên, mọi thiết kế đều được xem xét trong bối cảnh có thể tự động hoá cao hơn trong tương lai.
Xử lý mẻ (Batch Processing) là phương pháp mà các giao dịch được gom nhóm và chờ xử lý theo mẻ Ví dụ, các giao dịch bán hàng trong một ngày sẽ được cập nhật vào cuối ngày, sau đó hệ thống sẽ thực hiện các thao tác như tính tồn kho và doanh thu bán ra Phương pháp này cũng được áp dụng cho các bài toán như tính lương, tuyển sinh và các nhiệm vụ định kỳ theo chu kỳ thời gian nhất định Xử lý mẻ thường được sử dụng trong các trường hợp cần xử lý dữ liệu lớn và định kỳ.
0 In các báo cáo, kết xuất, thống kê.
1 In các giấy tờ giao dịch có số lượng lớn.
2 Xử lý có tính chất định kỳ.
3 Thường dùng khi vào ra và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch.
Xử lý trực tuyến (on-line processing) cho phép cập nhật và xử lý thông tin ngay lập tức khi giao dịch phát sinh, phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ Ví dụ điển hình bao gồm việc bán vé máy bay, vé tàu, hệ thống rút tiền tự động ATM và dịch vụ Internet Xu hướng sử dụng xử lý trực tuyến ngày càng tăng do chi phí máy tính giảm, tuy nhiên, hạ tầng CNTT và viễn thông còn yếu kém có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của phương thức này Ưu điểm của xử lý trực tuyến bao gồm giảm thiểu công việc giấy tờ và các khâu trung gian, cho phép kiểm tra tính chính xác của dữ liệu ngay khi thu thập, giúp người dùng hiểu rõ quy trình xử lý và nhận phản hồi nhanh chóng.
Xử lý trực tuyến có những nhược điểm như chi phí hoạt động cao cho cả phần cứng và phần mềm, quá trình xây dựng hệ thống tốn công sức và thời gian Hệ thống này sử dụng CPU không hiệu quả do yêu cầu máy tính phải hoạt động liên tục, dẫn đến việc xử lý chậm khi khối lượng dữ liệu lớn Ngoài ra, việc đảm bảo tính tin cậy cũng gặp khó khăn, và khả năng phục hồi dữ liệu trở nên phức tạp vì dữ liệu luôn ở trên dòng Điều này đòi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt cho dữ liệu.
Xử lý thời gian thực là một phương pháp quan trọng trong các hệ thống điều khiển, yêu cầu các hành vi của hệ thống phải tuân thủ nghiêm ngặt các ràng buộc về thời gian Phương pháp này đặc biệt phù hợp cho những hệ thống phụ thuộc vào môi trường bên ngoài, như trong việc điều khiển các lò sấy và lò nung.
QÚA TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:
0 Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống.
1 Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi.
2 Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống.
Thiết kế logic là quá trình quan trọng nhằm trả lời câu hỏi "làm gì?" hoặc "là gì?" Bằng cách phân tích sâu sắc các chức năng và dữ liệu từ hoạt động cũ, chúng ta có thể xây dựng một mô tả chi tiết cho hoạt động mới, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và cải thiện quy trình làm việc.
4 Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi : Làm như thế nào ?.
5 Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình.
6 Khai thác và bảo trì.
Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình :
Chu trình thác nước, phát triển vào những năm 1970, mô tả quy trình phát triển hệ thống qua 5 giai đoạn: phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm sửa và bảo trì, trong đó mỗi giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước kết thúc Mặc dù có nhược điểm là kiểm sửa chỉ diễn ra ở giai đoạn cuối và không cho phép quay lui để chỉnh sửa các bước trước, dẫn đến rủi ro cho quá trình phát triển, chu trình thác nước vẫn được ưa chuộng cho các hệ thống vừa và nhỏ do tính đơn giản và dễ áp dụng Hình 1.4.a minh họa chu trình tuyến tính trong phát triển hệ thống.
Sự tiến hóa trong quy trình phát triển phần mềm đã tạo ra những chu trình tiên tiến như chu trình chữ V, mẫu thử lặp vào năm 1980 và chu trình xoắn ốc vào năm 1988, giúp khắc phục những nhược điểm của chu trình thác nước truyền thống.
Mục đích, hạn chế, tài nguyên của dự án
Nghiên cứu tính khả thi
Giải pháp sơ bộ, chi phí, lợi ích
Mô hình hệ thống và các mục tiêu chi tiết
Thủ tục, đề xuất thiết bị, đặc tả, chương trình và cấu trúc cơ sở dữ liệu
Phát triển và cài đặt
Phát triển Hệ thống thông tin
Thử nghiệm và Hoàn thiện
Hình 1.4.a : Chu kì tuyến tính phát triển hệ thống
Việc phân chia các giai đoạn phát triển của hệ thống là tương đối và phụ thuộc vào phương pháp áp dụng Các giai đoạn này bao gồm những bước quan trọng trong quá trình phát triển.
Giai đoạn 1 - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
- Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp.
Giai đoạn 2 Phân tích hệ thống (giai đoạn thiết kế logic).
Giai đoạn 3 Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
Giai đoạn 4 : - Thiết kế chi tiết , bao gồm các thiết kế về các thủ tục.
2 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3 Thiết kế các mô đun, cấu trúc chương trình
Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình.
Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì.
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm bốn bước chính, được thể hiện rõ qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc trong hình 1.5.
Người sử dụng mong muốn thay thế hệ thống thông tin hiện tại bằng một hệ thống mới, tuy nhiên cách tiếp cận này không chuyên nghiệp Sơ đồ minh họa quy trình thực hiện từ khối I đến khối IV, thể hiện rõ các bước cần thiết trong việc triển khai hệ thống mới.
Khối I : Khảo sát, mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ?
Khối II mô tả hệ thống cũ, tập trung vào việc xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý không cần thiết.
Khối III tập trung vào việc mô tả chức năng của hệ thống mới Dựa trên các yêu cầu từ khối II, chúng ta cần bổ sung những yêu cầu mới cho hệ thống, đồng thời khắc phục hoặc loại bỏ những nhược điểm của hệ thống cũ để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Khối IV: Hệ thống mới hoạt động như thế nào? Giai đoạn thiết kế tập trung vào việc cài đặt và xây dựng hệ thống mới để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong hoạt động.
Sau đây là một quá trình phát triển hệ thống thông tin mẫu thử lặp
Xác định/ xác định lại mục đích hệ thống
Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống
Xác định vấn đề chÝnh
Cài đặt và đánh giá
ThiÕt kÕ chi tiÕt hệ thống
Kiểm tra hệ thống lÇn cuèi
Hình 1.4.b Qúa trình phát triển mẫu thử lặp
Người sử dụng mong muốn mô hình hệ thống có khả năng xử lý trực tiếp để mô tả hoạt động của hệ thống hiện tại và hệ thống mới về mặt vật lý Họ cần hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống để có thể tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc.
IV Đây là vấn đề khó
Ng−ời sử dụng và Ng−ời sử dụng mong muèn ng−êi ph©n tÝch
Mô hình hệ Mô tả hệ thống hiện Mô tả hệ thống mới tại làm gì ? làm gì ? thống mức
Ng−êi thiÕt kÕ mong muèn
Hình 1.5 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò quan trọng trong phát triển hệ thống thông tin Đầu tư nhiều cho giai đoạn này sẽ giúp cải thiện hiệu quả của các giai đoạn tiếp theo như cài đặt, kiểm thử và bảo trì hệ thống.
-15- càng ít bấy nhiêu Hình 1.6a và 1.6 b cho ta hình dung về vai trò của thiết kế hệ thống với 2 trường hợp: Có thiết kế và không thiết kế.
Hình 1.6.a Hệ thống có thiết kế
Hình 1.6.b Hệ thống không có thiết kế
Chi phí phân tích và thiết kế hệ thống chiếm khoảng 17% tổng chi phí phát triển hệ thống thông tin, trong khi chi phí lập trình chỉ chiếm 8%, như được thể hiện trong sơ đồ hình 1.7.
Hình 1.7 Phân bố chi phí cho các giai đoạn phát triển HTTT
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Đại cương giai đoạn khảo sát
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Giai đoạn khảo sát thường được thực hiện qua hai bước chính.
5888 Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án.
5889 Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
Giai đoạn khảo sát, còn được gọi là "Nghiên cứu tính khả thi" hay "Nghiên cứu hiện trạng", nhằm mục đích cuối cùng là ký kết hợp đồng thoả thuận giữa nhà đầu tư và nhóm phát triển hệ thống Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng hệ thống thông tin cho các nghiệp vụ của tổ chức.
Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát
Trong giai đoạn khảo sát, mục tiêu chính của người phân tích và thiết kế là xác định các yêu cầu cần thiết Điều này bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích nhu cầu của người dùng và xác định các tiêu chí thành công cho dự án.
23 Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ.
24 Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới.
25 Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới.
26 Vạch kế hoạch cho dự án.
24 Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Để cải thiện hệ thống, việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng là rất quan trọng nhằm phát hiện các nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ Điều này không chỉ giúp nhận diện vấn đề mà còn định hướng cho việc xây dựng hệ thống mới, theo phương châm "cải tạo cái cũ, xây dựng cái mới" Phương pháp khảo sát hiện trạng sẽ được áp dụng để thu thập thông tin cần thiết.
Các mức khảo sát, ngay cả khảo sát sơ bộ, được phân chia thành bốn cấp độ theo thứ tự: tác vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn.
Mức thao tác và thừa hành trong hệ thống là những hoạt động mà người sử dụng thực hiện trực tiếp, thường gặp phải nhiều khó khăn và vấn đề ít ai biết đến Những công việc này có ảnh hưởng lớn đến quy trình làm việc, đặc biệt khi có sự thay đổi trong thủ tục và các yếu tố khác liên quan đến hệ thống mới.
Mức điều phối và quản lý đề cập đến vai trò giám sát của các nhà quản lý trực tiếp, những người chịu trách nhiệm cung cấp báo cáo tóm tắt định kỳ cùng với các thông tin chi tiết cần thiết.
-17- quản lý tại mọi thời điểm Tuy nhiên họ không nhìn vấn đề xa được, và không phải là người trực tiếp ra quyết định.
Mức quyết định, lãnh đạo (quyết định): quyết định, những ý tưỏng mang tính chiến hướng phát triển của hệ thống.
Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra lược phát triển lâu dài quyết định xu
Mức chuyên gia cố vấn bao gồm những người tư vấn và chuyên nghiệp, có vai trò cung cấp kiến thức chuyên môn sâu Họ có khả năng phê phán hoặc chấp nhận hệ thống, và tầm quan trọng của họ phụ thuộc vào đánh giá trong quá trình ra quyết định.
Chuyên gia Lãnh đạo §iÒu phèi
Mỗi mức độ trong hệ thống đều có vai trò và ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động và sự phát triển chung, vì vậy cần tiến hành khảo sát một cách đầy đủ để hiểu rõ các khía cạnh khác nhau.
Có nhiều hình thức khảo sát có thể được kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan và tính toàn diện của phương pháp luận.
- Quan sát theo dõi: Bao gồm quan sát chính thức và không chính thức.
Quan sát chính thức thường yêu cầu sự chuẩn bị và thông báo trước để đảm bảo hiệu quả Việc quan sát từng phần tử riêng lẻ khi thu thập thông tin không phải là phương pháp tối ưu Hệ thống trong tương lai có thể có những thay đổi trong cách thức hoạt động, và những gì dễ nhìn thấy có thể không phản ánh đúng thực tế, ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu.
Quan sát không chính thức là phương pháp hiệu quả để đánh giá tổng quát về một tổ chức Bằng cách xem xét các tài liệu, lý do dừng công việc, và cách phân chia thời gian, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về môi trường làm việc Phương pháp này thường mang lại những kết luận khách quan và chính xác hơn về tình hình thực tế trong tổ chức.
Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phương pháp để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
Phỏng vấn và điều tra 5888 là phương pháp trao đổi trực tiếp với người tham gia thông qua các buổi gặp mặt, sử dụng một số kỹ thuật nhất định Phương pháp này yêu cầu các chỉ dẫn rõ ràng để người sử dụng có thể thực hiện hiệu quả.
Thông thường người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các mẫu điều tra Danh sách các câu hỏi có thể được thiết kế dựa trên các điểm sau:
Tiêu đề: mô tả các mục tiêu và các nội dung chính
Phân lớp dữ liệu: Các loại dữ liệu sẽ sử dụng
Dữ liệu: Nội dung của dữ liệu trong từng loại.
Phương pháp này có độ phức tạp cao và thường không hiệu quả đối với những người phân tích thiếu kinh nghiệm Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể Dù sử dụng phương pháp nào, nguyên tắc chung vẫn cần được tuân thủ.
Càng thu thập nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức, chúng ta càng hiểu rõ các vấn đề cần giải quyết Điều này giúp nâng cao khả năng đặt ra những câu hỏi quan trọng liên quan đến các vấn đề cần được chú ý.
Thông tin có thể được phân loại thành ba nhóm chính: Thông tin chung được cấu trúc theo chiều dọc của tổ chức, thông tin về tổ chức và thông tin liên quan đến các đơn vị trực tiếp giải quyết các vấn đề hiện tại.
Phỏng vấn là phương pháp chủ yếu trong các cuộc điều tra, nơi người điều tra đặt câu hỏi và thu thập thông tin từ các câu trả lời của người được phỏng vấn Có hai loại câu hỏi phổ biến thường được áp dụng trong quá trình này.
Câu hỏi trực tiếp 5888 là loại câu hỏi đóng, trong đó các phương án trả lời đã được dự kiến sẵn và người trả lời chỉ cần xác nhận phương án phù hợp Loại câu hỏi này rất hữu ích khi tiến hành điều tra với mục đích rõ ràng và cần thu thập thông tin chi tiết.
Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại
Để xây dựng một hệ thống mới thay thế hệ thống hiện tại, nhà phân tích cần chỉ ra những yếu kém của hệ thống cũ Công việc này gặp nhiều khó khăn do tính bảo thủ của một số cá nhân, dẫn đến sự bất hợp tác trong việc cung cấp dữ liệu Dưới đây là một số gợi ý giúp xác định các nhược điểm của hệ thống hiện tại.
23 Hệ thống thiếu một số chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin, thiếu con người thực hiện, thiếu người quản lý v.v.
Hệ thống hoạt động không hiệu quả với hiệu suất thấp do phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ chức bất hợp lý và lưu chuyển thông tin quá dài Điều này dẫn đến tài liệu trình bày kém, ùn tắc thông tin và quá tải trong xử lý.
Tổn phí cao trong hệ thống cần được đánh giá dựa trên các tiêu chí như thời gian, nguồn nhân lực và quy trình khai thác.
5890 Chất lượng thông tin : Các thông tin của hệ thống cũ thường không ổn định, thiếu chính xác, không rõ ràng và thiếu tính thời sự
PHÂN LOẠI VÀ BIÊN TẬP THÔNG TIN ĐIỀU TRA
Xác định các yêu cầu nảy sinh
Hệ thống thông tin thường phức tạp và không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, vì vậy cần thiết lập các ràng buộc để đảm bảo tính khả thi Trong giai đoạn này, việc xác định các mục tiêu cho dự án là rất quan trọng.
-20- tiêu này là thước đo để kiểm chứng và để nghiệm thu dự án sau này Các yêu cầu hệ thống có thể lấy từ các nguồn sau:
Trong quá trình khảo sát, các nhà phân tích đã chỉ ra rằng hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ các nhu cầu thông tin của người dùng Bản chất của hệ thống thông tin là nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của tất cả các bên liên quan Nguyện vọng của nhân viên, những người sẽ sử dụng sản phẩm cuối cùng, chính là yêu cầu quan trọng cho hệ thống mới Đồng thời, kế hoạch và dự kiến của lãnh đạo cũng đóng vai trò quyết định trong sự phát triển bền vững của hệ thống nghiệp vụ.
Phạm vi hoạt động của dự án
Phạm vi dự án xác định khu vực cần thực hiện, có thể bao gồm toàn bộ hệ thống hoặc chỉ một số bộ phận nhỏ Hệ thống có thể quản lý toàn diện hoặc chỉ tập trung vào một vài công việc cụ thể.
0 còn phù thuộc vào loại doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ Xác định phạm vi của dự án với các phương pháp chủ yếu:
Phương pháp khoanh vùng theo chiều sâu (giếng) giúp hạn chế trong phạm vi hẹp và đi sâu, tuy nhiên, phương pháp này dễ thực hiện nhưng không giải quyết được tổng thể Hệ quả là việc phát triển các hệ con thành nhất thể sẽ gặp khó khăn trong tương lai.
0 Phương pháp khoanh vùng theo chiều rộng (hồ) nhằm hạn chế giải quyết tổng thể, nhất quán, mang tính tập trung hoá cao có định hướng lâu dài.
Trong quá trình xác định phạm vi của hệ thống, các nhà phân tích thường kết hợp cả hai phương pháp, đồng thời chú ý đến yếu tố phát triển tương lai Nếu phạm vi tập trung vào chiều sâu, hệ thống cần phát triển theo chiều rộng, và ngược lại, nếu khoanh vùng theo chiều rộng, sẽ cần đề cập đến sự phát triển chi tiết hơn Việc xác định phạm vi dự án là cần thiết để đối mặt với các hạn chế như tài chính, kỹ thuật và thời gian.
1.6.3 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin được thiết kế để thực hiện đúng chức năng của nó trong quy trình nghiệp vụ, vì vậy các mục tiêu chính của hệ thống này bao gồm việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp để hỗ trợ ra quyết định, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để phục vụ hiệu quả cho nghiệp vụ, cần nâng cao khả năng xử lý và đáp ứng các yêu cầu với thông tin có giá trị, đáng tin cậy, chính xác, an toàn, bảo mật và kịp thời.
1 Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi phí hoạt động.
0 Mang lại lợi ích sử dụng như nhanh chóng, thuận tiện.
Khắc phục những điểm yếu hiện tại và đáp ứng nhu cầu tương lai là điều cần thiết để thể hiện chiến lược phát triển bền vững của tổ chức nghiệp vụ.
2 Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người.
Xác định các hạn chế của dự án
Ngoài các giới hạn đã xác định, dự án còn có những hạn chế liên quan đến ranh giới của hệ thống, do các yếu tố thực tế Những yếu tố này sẽ cần được xem xét và điều chỉnh cụ thể hơn trong quá trình phân tích sâu hơn.
23 Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và kinh phí cho phép triển khai.
24 Hạn chế về con người: khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ.
25 Hạn chế về thiết bị, kỹthuật: Các khả năng về kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng yêu cầu xử lý.
26 Hạn chế về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường, xã hội chính sách, pháp lý.
27 Hạn chế về thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu.
PHÁC HOẠ VÀ NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI CỦA GIẢI PHÁP
Nghiên cứu tiền khả thi
Việc phác thảo giải pháp và nghiên cứu tính khả thi từ giai đoạn đầu là rất quan trọng cho cả người sử dụng và nhà phát triển hệ thống Người sử dụng cần hiểu rõ về hệ thống mới và đánh giá tính khả thi của giải pháp để quyết định đầu tư và yên tâm hợp tác với đối tác Đồng thời, nhà phát triển cũng cần xác định sớm để lập kế hoạch, dự trù mức đầu tư và chuẩn bị vật tư, trang thiết bị cần thiết cho dự án.
Công việc của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm:
0 Định nghĩa tính khả thi của dự án
Để đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư, nhà phân tích cần giải đáp các câu hỏi cốt yếu trong tài liệu TOR (Term of References) Các câu hỏi này bao gồm: Liệu có cần thực hiện dự án này không? Bước tiếp theo cần thực hiện là gì? Thời gian cần thiết để hoàn thành dự án là bao lâu? Chi phí và giá cả của dự án là bao nhiêu? Cuối cùng, dự án có mang lại lợi nhuận hay gặp khó khăn gì không?
Để giải đáp các yêu cầu từ tổ chức, người sử dụng và hệ thống thông tin, cần thực hiện các bước sau: đầu tiên, xác định rõ những gì cần làm để tiếp nhận các yêu cầu này Tiếp theo, cần đánh giá mức độ bài toán cần giải quyết, đồng thời xem xét các vấn đề riêng biệt của tổ chức để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Hệ thống mới sẽ tác động đến công việc của bốn nhóm người sử dụng, bao gồm: người sử dụng ở mức vận hành, giám sát, quản lý và chuyên nghiệp Việc xác định rõ các nhóm này là cần thiết để hiểu rõ những thay đổi trong công việc của họ sau khi hệ thống được phát triển.
Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi dựa trên những phát hiện từ quan sát ban đầu giúp tạo cái nhìn tổng quát từ các nguồn thông tin khác nhau, từ đó xây dựng cơ sở vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo.
Các câu hỏi cần giải đáp về tính khả thi:
0 Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào?.
Khi lập kế hoạch cho thiết bị, cần xác định các chủng loại, tính năng và giá cả cụ thể, đồng thời dự tính thời gian cung cấp Việc này rất quan trọng vì thiết bị thường có thời gian đáp ứng chậm, do đó, cần phải lên kế hoạch sớm để đảm bảo tiến độ công việc.
Xác định các mức tự động hoá khác nhau
Mức độ tự động hóa của hệ thống thông tin chịu ảnh hưởng bởi khả năng tài chính, kỹ thuật, con người và môi trường áp dụng, do đó, người thiết kế cần xem xét các yếu tố này trước khi tiến hành phân tích thiết kế.
0Tổ chức lại các hoạt động thủ công khi chưa có điều kiện đưa công nghệ thông tin vào.
1Tự động hoá một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2Tự động hoá toàn bộ sẽ làm thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình.
Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi
Xác định chi phí và lợi ích của hệ thống sắp xây dựng là rất quan trọng Cần xem xét tính khả thi về kỹ thuật, khả năng xử lý thông tin, thời gian thực hiện, kế hoạch triển khai và tính khả thi kinh tế mà hệ thống mang lại.
Kết quả của nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí-lợi nhuận được trình bày trong báo cáo để người quyết định đánh giá và hỗ trợ thực hiện dự án Thông tin đầy đủ về tính khả thi và thời hạn hoàn vốn của từng lựa chọn sẽ được cung cấp cho bộ phận quản lý Sau khi thảo luận với người phân tích về các lựa chọn, bộ phận quản lý sẽ quyết định lựa chọn nào sẽ được thực hiện.
Dự án hệ thống thông tin đã được phê duyệt và sẽ được áp dụng cho các hoạt động trong tương lai Nhiệm vụ đầu tiên là lựa chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin để thực hiện dự án, đồng thời chuẩn bị kế hoạch dự án và lịch trình cho các yêu cầu tài nguyên của hệ thống.
Lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phải dựa vào loại dự án và môi trường thực hiện Sau khi xác định, các khoảng thời gian cho từng giai đoạn của chu trình phát triển sẽ được ước lượng Đồng thời, lịch biểu cho các yêu cầu về tài nguyên cũng sẽ được lập ra và trình bày lên bộ phận quản lý để hỗ trợ trong việc quản lý tài nguyên hiệu quả.
Ví dụ: một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án.
Công việc Người sử Tài nguyên Tổng số Ngày bắt đầu Ngày kết thúc dụng tháng
Phân tích hệ thống hiện 1 1 4 1:10:2003 30:11:2003 hành
Các bảng cho các giai đoạn phát triển hệ thống cũng được chuẩn bị tương tự Kế hoạch dự án được trình bày qua biểu đồ Gantt, mang lại cái nhìn trực quan về các hoạt động ở từng giai đoạn Biểu đồ Gantt cũng giúp biểu diễn dễ dàng các hoạt động đồng thời trong dự án.
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực hiện đoạn 1 bộ tiết
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực đoạn 2 bộ tiết hiện
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết đoạn 3 bộ kế chi tiết-24-
Nhà phân tích thường đề xuất nhiều giải pháp để dễ dàng so sánh, đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu nhất Hình 1.7 trình bày năm giải pháp để lựa chọn cho hệ thống thông tin cung ứng vật tư của xí nghiệp.
LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN XÂY DỰNG HTTT
Để một dự án xây dựng hệ thống thông tin đạt được thành công, việc thiết lập kế hoạch thực thi và lập dự trù là vô cùng cần thiết Kế hoạch tổng thể sẽ chỉ ra những bước quan trọng cần thực hiện.
0 Giai đoạn hình thành hợp đồng: Quyết định hệ thống khả thi hay không và thoả thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến một hợp đồng ký kết.
Lập dự trù thiết bị là bước quan trọng, vì thời gian chuẩn bị cho việc mua sắm thường kéo dài Do đó, cần phải thực hiện dự trù sớm để đảm bảo tiến độ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các dự trù này có thể cần điều chỉnh do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và biến động về giá cả.
2 Kế hoạch triển khai dự án:
0 Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với HTTT sẽ xây dựng.
1 Lập kế hoạch tiến độ thực thi kế hoạch đề ra.
Ví dụ tổng quát dưới đây sẽ bao gồm đầy đủ các đặc thù và khía cạnh sẽ được xem xét trong các chương tiếp theo Hệ thống được mô tả bằng lời, thay vì phải khảo sát theo các bước đã chỉ ra.
Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X:
Nhà máy X bao gồm nhiều phân xưởng chuyên sản xuất các sản phẩm cụ thể và sử dụng các loại vật tư trong quá trình sản xuất Để quản lý nguồn cung cấp vật tư, nhà máy có một bộ phận chuyên trách, hiện tại hệ thống được tổ chức thành hai bộ phận tách biệt.
Bộ phận mua hàng và bộ phận tiếp nhận hàng và phát hàng.
Hai bộ phận đã phát triển hai hệ thống xử lý riêng biệt: Hệ đặt hàng (ĐH) và Hệ phát hàng (PH), được triển khai trên hai máy tính không tương thích, dẫn đến việc không thể kết nối chúng với nhau Cấu trúc tương ứng của hai bộ phận này cũng được xác định rõ ràng.
0 Hệ đặt hàng (ĐH) nhằm giải quyết các dự trù vật tư của các phân xưởng bao gồm:
1 Thương lượng với nhà cung cấp.
2 Lập đơn hàng (SH -đơn).
3 Sao lưu đơn hàng và cất trong file “Đơn hàng”.
Hệ thống ĐH lưu trữ tệp "Người cung cấp" với các thông tin quan trọng cần quản lý như mã người cung cấp, tài khoản, địa chỉ, điện thoại, cùng với các mặt hàng và khả năng cung cấp.
Mỗi bản dự trù vật tư có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhưng mỗi mặt hàng trong bản dự trù chỉ được cung ứng bởi một nhà cung cấp duy nhất Đơn hàng có thể bao gồm nhiều mặt hàng từ các phân xưởng tiêu thụ khác nhau, tuy nhiên, cần lưu ý rằng thông tin về người dự trù không được ghi trên đơn hàng, do đó việc lưu trữ thông tin này là rất quan trọng.
Dự trù- Đơn hàng (DT/ĐH).
0 Hệ Phát hàng (PH) nhằm thực hiện các nhiệm vụ:
0.0 Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho đến khi phát hàng về phân xưởng,
Hàng hóa sẽ được giao kèm theo phiếu giao hàng, trong đó thông tin về vị trí lưu trữ hàng tạm thời sẽ được lưu trữ trong file “Nhận hàng” Lưu ý rằng phiếu giao hàng không chứa thông tin về người sử dụng hàng.
0.2Bộ phận thủ công: Làm nhiệm vụ đối chiếu, các công việc tiến hành như sau:
Hàng ngày, bộ phận thu hàng sẽ nhận và in danh sách hàng nhận, sau đó gửi đến bộ phận đối chiếu Trong danh sách này, các đơn hàng đều được ghi chú SH - đơn Bộ phận đối chiếu sẽ kiểm tra SH - đơn để xác định địa chỉ phát hàng, nhằm hỗ trợ bộ phận nhận hàng trong việc giao hàng đến nơi nhận.
Để đảm bảo tính chính xác trong quy trình thanh toán, cần đối chiếu hóa đơn với danh sách hàng hóa đã nhận Nếu thông tin khớp nhau, chuyển hóa đơn cho bộ phận tài vụ để thực hiện thanh toán Ngược lại, nếu có sự không khớp, cần trao đổi để làm rõ các bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng và Hóa đơn.
Để tối ưu hóa hệ thống hiện tại, chúng ta cần phác thảo một giải pháp tận dụng tối đa phần mềm và phần cứng sẵn có Dưới đây là năm giải pháp đáng cân nhắc cho sự lựa chọn hiệu quả.
Giải pháp đầu tiên là thiết lập một kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ Tuy nhiên, giải pháp này gặp phải vấn đề về tính khả thi kỹ thuật do sự không tương thích giữa hai máy.
Giải pháp 2 đề xuất gộp hệ thống đặt hàng vào hệ thống phát hàng hoặc ngược lại để loại bỏ một máy tính Tuy nhiên, giải pháp này có thể vi phạm quy trình thao tác và dẫn đến lãng phí một hệ thống.
Giải pháp 3 đề xuất loại bỏ hai hệ thống máy tính hiện tại và chuyển toàn bộ nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp Giải pháp này bao gồm việc trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm và xử lý dữ liệu tập trung Tuy nhiên, nó đòi hỏi chi phí lớn và tốn kém hơn, vì vậy chỉ nên áp dụng khi điều kiện kinh tế cho phép.
Giải pháp 4 là giữ nguyên hiện trạng hiện tại, tiếp tục sử dụng bộ máy tính cũ, chương trình cũ và cách khai thác cũ Mặc dù đây là một giải pháp bảo thủ không thúc đẩy sự phát triển của hệ thống, nhưng trong trường hợp chưa tìm ra phương án tốt hơn, nó có thể được chấp nhận tạm thời Tuy nhiên, cần thực hiện một số thay đổi trong quy trình xử lý thủ công để cải tiến hệ thống.
Giải pháp 5 : Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng.
Như vậy hệ ĐH chỉ làm nhiệm vụ mua hàng Hệ PH vừa quản lý dự trù, vừa nhận và phát hàng.