KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác thường xuyên với nhau, có mối quan hệ ràng buộc và cùng hoạt động vì một mục đích chung Môi trường xung quanh là phần bên ngoài hệ thống, thực chất cũng là một hệ thống có sự giao tiếp với hệ thống đang xét Đường giới hạn giữa hệ thống và môi trường xác định biên giới của hệ thống, như được thể hiện trong mô hình tổng quát của hệ thống.
Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống
Hệ thống nghiệp vụ là tập hợp các hoạt động kinh doanh và dịch vụ như sản xuất, phân phối và giáo dục, nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận cho con người Việc xác định mục đích của hệ thống nghiệp vụ là cần thiết để đánh giá hiệu quả và đạt được yêu cầu đề ra Hai đặc điểm chính của hệ thống nghiệp vụ là cơ chế điều khiển và thông tin; cơ chế điều khiển giúp quản lý và định hướng hoạt động để đạt kết quả chất lượng cao, trong khi thông tin phục vụ nhu cầu giao tiếp và trao đổi giữa các cá nhân trong hệ thống.
Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
0 Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.
Hệ thống tác nghiệp bao gồm con người, phương tiện và phương pháp tham gia vào các hoạt động nghiệp vụ trực tiếp, nhằm thực hiện sản xuất một cách hiệu quả Những hoạt động này được thực hiện với tính cạnh tranh, nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định trong hệ quyết định.
Hệ thống thông tin bao gồm con người, phương tiện và phương pháp, tất cả đều tham gia vào việc xử lý thông tin trong các hoạt động nghiệp vụ như kinh doanh và dịch vụ.
Nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin, do đó người học cần phân biệt rõ ràng giữa hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp, đặc biệt trong việc mô tả chức năng của hệ thống Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định, cung cấp thông tin cần thiết và phản ánh cấu trúc tổ chức cũng như các hoạt động nghiệp vụ.
Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin
Chức năng chính của hệ thống thông tin (HTTT) là xử lý thông tin từ các hệ thống nghiệp vụ Quá trình này diễn ra như một mô hình hộp đen, bao gồm các thành phần như bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi Bộ xử lý sẽ biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra, từ đó cung cấp phản hồi cần thiết cho hệ thống Mô hình xử lý thông tin đơn giản được minh họa trong Hình 1.2.
Output (Thông tin ra ) Feed back (phản hồi)
Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống
Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính :
Thông tin tự nhiên là thông tin ở dạng nguyên bản, bao gồm tiếng nói, công văn, hình ảnh, và các loại dữ liệu khác Việc xử lý loại thông tin này liên quan đến công tác văn phòng, sử dụng các kỹ thuật đa dạng và đặc trưng.
Thông tin có cấu trúc là dạng thông tin được tổ chức theo khuôn mẫu nhất định, thường được trình bày dưới dạng sổ sách, bảng biểu hoặc sơ đồ quy định Dạng thông tin này dễ dàng được xử lý và quản lý thông qua công nghệ thông tin.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại
Hệ thống thông tin đối ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và cung cấp thông tin từ môi trường bên ngoài Nó bao gồm các dữ liệu về giá cả, thị trường, nguồn lao động và nhu cầu hàng hóa, giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và đưa ra quyết định chính xác.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận của hệ nghiệp vụ, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định Thông tin này bao gồm hai loại: tự nhiên và cấu trúc, giúp phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ cũng như tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò trung gian quan trọng giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, cũng như giữa các hệ thống con quyết định và tác nghiệp Mỗi hệ thống con đều có đầu vào và đầu ra riêng HTTT không chỉ cung cấp thông tin cho các hệ quyết định và tác nghiệp mà còn chế biến, tổng hợp thông tin từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định trước khi đưa ra môi trường bên ngoài.
Thông tin vào Thông tin ra
Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một cấu trúc tổ chức thống nhất từ cấp cao đến cấp thấp, có vai trò tổng hợp thông tin để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc điều hành cơ sở và đưa ra quyết định nghiệp vụ HTTT được phân chia thành nhiều cấp, cho phép thông tin được xử lý và luân chuyển từ trên xuống dưới, đồng thời chuyển từ các cấp dưới lên các cấp trên một cách tuần tự Các thành phần cơ bản của HTTT đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và ra quyết định.
HTTT bao gồm năm thành phần
Hệ thống thông tin (HTTT) cung cấp thông tin cho tất cả mọi người, bao gồm cả quản lý và người sử dụng cuối Người sử dụng cuối là những cá nhân tương tác trực tiếp với hệ thống, nhận dữ liệu từ nó và đồng thời cung cấp thông tin trở lại cho hệ thống.
Thủ tục trong hệ thống thông tin được đặc trưng bởi các mẫu chứa dữ liệu mô tả công việc của tất cả người dùng, bao gồm cả người sử dụng cuối và nhân viên Thủ tục này xác định rõ các quy trình, thao tác và công thức tính toán cần thiết cho hoạt động hiệu quả của hệ thống.
Phần cứng trong hệ thống thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật lý, từ máy tính, thiết bị đầu cuối, và thiết bị ngoại vi như máy in, đến các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ và máy kiểm tra chữ ký Ngoài ra, nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành máy tính bao gồm ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt.
Phần mềm được chia thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm, như hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích Trong khi đó, phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình phục vụ nhu cầu cụ thể của người dùng.
08 - trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu.
Hầu hết dữ liệu trong hệ thống thông tin (HTTT) cần được lưu trữ để tuân thủ các quy định pháp luật hoặc phục vụ cho việc xử lý trong tương lai Những dữ liệu này thường được lưu trữ dưới dạng tệp tin và cơ sở dữ liệu trên máy tính, hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng Các tệp tin này là thành phần quan trọng của HTTT, được tạo ra hoặc lưu trữ để đảm bảo tính khả dụng và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý
Dữ liệu là thông tin được tổ chức một cách có hệ thống Mỗi cấp quản lý phải xử lý một khối lượng thông tin lớn, đa dạng và thay đổi liên tục về cả loại hình và phương pháp xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm cả luồng thông tin đầu vào và đầu ra.
Quá trình xử lý thông tin doanh nghiệp yêu cầu các dữ liệu cần thiết, bao gồm thông tin về cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp Những thông tin này được chia thành ba loại chính.
Thông tin cần cho tra cứu là những dữ liệu chung cho hệ thống, ít thay đổi và thường được cập nhật một lần Những thông tin này chỉ được sử dụng cho mục đích tra cứu khi xử lý thông tin trong tương lai.
Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động của đơn vị, với khối lượng dữ liệu lớn cần được xử lý kịp thời để đảm bảo hiệu quả công việc.
Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được thu thập từ các hoạt động ở các cấp thấp hơn Thông tin này thường được trình bày một cách cô đọng và được xử lý định kỳ theo lô.
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các dữ liệu đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp và đơn vị cụ thể Kết quả thông tin ra là sản phẩm của việc tra cứu nhanh chóng về một đối tượng quan tâm, đồng thời cần đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Các thông tin đầu ra quan trọng trong quá trình xử lý bao gồm báo cáo tổng hợp, thống kê và thông báo Mẫu biểu báo cáo thống kê cần phải phản ánh chính xác và cụ thể từng đơn vị.
Hệ thống cần thiết kế luồng thông tin ra một cách linh hoạt và mềm dẻo, đồng thời cập nhật thông tin kịp thời Điều này thể hiện tính mở và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngoài Thông tin đầu ra phải gắn liền với chu kỳ thời gian tùy ý, phù hợp với yêu cầu của từng bài toán quản lý, giúp lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý.
Các xử lý thông tin bao gồm các quy trình và phương pháp nhằm biến đổi và xử lý dữ liệu Mục đích chính của các xử lý này là để đạt được kết quả cụ thể và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý thông tin.
0 Sản sinh các thông tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HOÁ
Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống nhân tạo được điều khiển bởi một hoặc nhiều máy tính Trong tài liệu này, thuật ngữ "hệ thống thông tin" sẽ bao gồm cả khía cạnh tự động hoá với sự tham gia của máy tính Mặc dù có nhiều loại hệ thống thông tin tự động hoá khác nhau, nhưng chúng đều chia sẻ những thành phần chung.
0 Phần cứng máy tính: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi v.v
Phần mềm máy tính bao gồm các chương trình hệ thống như hệ điều hành, các chương trình tiện ích, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng.
Con người là những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động của hệ thống, vì hệ thống không hoàn toàn tự động hóa Họ cung cấp đầu vào và sử dụng đầu ra của hệ thống, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động cần xử lý thủ công được thực hiện đúng cách.
III Dữ liệu: Thông tin mà hệ thống lưu giữ trong một khoảng thời gian
Thủ tục: Các lệnh và cách giải quyết cho các hoạt động của hệ thống. a Phân loại các hệ thống tự động:
Hệ thống chạy theo lô là một loại hệ thống mà thông tin được truy cập theo cách tuần tự, trong đó máy tính sẽ đọc, xử lý và cập nhật tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu một cách đồng bộ.
Hệ thống trực tuyến là một nền tảng cho phép tiếp nhận đầu vào trực tiếp từ nguồn gốc của nó, đồng thời cung cấp kết quả tính toán trở lại nơi yêu cầu.
Hệ thống thời gian thực là hệ thống điều khiển hoạt động dựa trên dữ liệu nhận được, xử lý thông tin nhanh chóng và trả kết quả ngay lập tức để tác động đến hệ thống tại thời điểm hiện tại.
Hệ thống hỗ trợ quyết định là các công cụ máy tính giúp các nhà quản lý và nhân viên có kiến thức đưa ra quyết định thông minh trong tổ chức Những hệ thống này không tự đưa ra quyết định, mà hoạt động dựa trên thông tin và phân tích để hỗ trợ quá trình ra quyết định Đặc biệt, chúng không hoạt động theo cách thông thường mà được sử dụng khi cần thiết trong các tình huống đặc biệt.
Hệ thống dựa trên tri thức nhằm mục tiêu tạo ra các chương trình mô phỏng hoạt động của con người trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo Mặc dù một số hệ thống chuyên dụng đã đạt được tiến bộ gần đến mục tiêu này, nhiều hệ thống khác vẫn đang trong quá trình phát triển Tuy chưa hoàn thiện, chúng ta có thể xây dựng các chương trình hỗ trợ hiệu quả cho con người trong các nhiệm vụ cụ thể.
2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống đưa vào máy tính để tạo thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho các cấp quản lý.
Hệ thống thông tin tự động hóa là hệ thống sử dụng máy tính để xử lý thông tin, với nhiều mức độ tự động hóa khác nhau Mỗi mức độ tự động hóa thể hiện khả năng và phạm vi tự động trong việc xử lý thông tin.
0 Tự động hoá toàn bộ : Hệ thống được tự động hoá bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống.
Tự động hoá một phần là quá trình phân chia công việc giữa con người và máy tính, nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc Việc này thường xuất phát từ các hạn chế về tổ chức, ngân sách, yêu cầu hoặc kỹ thuật Tuy nhiên, mọi thiết kế đều được xem xét trong bối cảnh tiềm năng tự động hoá cao trong tương lai Phương thức xử lý thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình làm việc.
Xử lý mẻ (Batch Processing) là phương pháp mà các giao dịch được thu thập thành nhóm và chờ xử lý đồng loạt Ví dụ, các giao dịch bán hàng trong ngày sẽ được cập nhật vào cuối ngày, sau đó hệ thống thực hiện tính toán tồn kho và doanh thu Phương pháp này cũng được áp dụng trong các lĩnh vực như tính lương, tuyển sinh và các bài toán định kỳ theo chu kỳ thời gian nhất định Xử lý mẻ thường được sử dụng trong các trường hợp cần xử lý dữ liệu lớn một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
0 In các báo cáo, kết xuất, thống kê.
1 In các giấy tờ giao dịch có số lượng lớn.
2 Xử lý có tính chất định kỳ.
3 Thường dùng khi vào ra và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch.
Xử lý trực tuyến (on-line processing) là phương pháp cập nhật và xử lý thông tin ngay khi giao dịch phát sinh, phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ Ví dụ về xử lý trực tuyến bao gồm bán vé máy bay, vé tàu, hệ thống rút tiền tự động ATM và Internet Xu hướng sử dụng xử lý trực tuyến ngày càng gia tăng nhờ vào chi phí máy tính giảm Mặc dù vậy, trong môi trường cơ sở hạ tầng CNTT và viễn thông còn yếu, phương thức này không phải lúc nào cũng là tốt nhất Ưu điểm của xử lý trực tuyến bao gồm giảm thiểu công việc giấy tờ và các khâu trung gian, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu ngay khi thu nhập, giúp người dùng hiểu rõ quy trình xử lý và cung cấp phản hồi nhanh chóng.
Nhược điểm của xử lý trực tuyến bao gồm chi phí hoạt động cao cho cả phần cứng và phần mềm, tốn công và thời gian trong việc xây dựng hệ thống Hệ thống này sử dụng CPU không hiệu quả do yêu cầu hoạt động liên tục, dẫn đến xử lý chậm khi phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu Ngoài ra, tính tin cậy khó được đảm bảo và việc phục hồi dữ liệu trở nên phức tạp vì dữ liệu luôn ở trên dòng dữ liệu, đòi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt.
Xử lý thời gian thực là phương pháp quản lý thông tin và hành vi của hệ thống với các ràng buộc thời gian nghiêm ngặt Phương pháp này đặc biệt phù hợp cho các hệ thống điều khiển và máy tính phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như trong các hệ thống điều khiển lò sấy, lò nung và các ứng dụng tương tự.
QÚA TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:
0 Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống.
1 Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi.
2 Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống.
Thiết kế logic là quá trình phân tích sâu các chức năng và dữ liệu của hoạt động cũ để xác định những gì cần làm hoặc thay đổi Bằng cách trả lời các câu hỏi "làm gì?" hoặc "là gì?", chúng ta có thể đưa ra mô tả rõ ràng cho hoạt động mới, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc.
4 Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi : Làm như thế nào ?.
5 Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình.
6 Khai thác và bảo trì.
Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình :
Chu trình thác nước, phát triển vào những năm 1970, mô tả quá trình phát triển hệ thống qua 5 giai đoạn: phân tích, thiết kế, mã hóa, kiểm sửa và bảo trì Mỗi giai đoạn diễn ra liên tiếp và chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước kết thúc Một nhược điểm lớn của chu trình này là việc kiểm sửa chỉ diễn ra ở giai đoạn cuối, không cho phép quay lại để điều chỉnh các bước trước, dẫn đến rủi ro cho quá trình phát triển Dù vậy, chu trình thác nước vẫn được ưa chuộng vì tính đơn giản, phù hợp với nhiều hệ thống.
-12- thống vừa và nhỏ, ít phức tạp và được dùng rất phổ biến Hình 1.4.a mô tả chu trình tuyến tính phát triển hệ thống.
Sự tiến hóa của quy trình phát triển phần mềm đã tạo ra nhiều mô hình chu trình hiện đại như chu trình chữ V, mẫu thử lặp (1980) và chu trình xoắn ốc (1988), giúp khắc phục những nhược điểm của chu trình thác nước truyền thống.
Mục đích, hạn chế, tài nguyên của dự án
Nghiên cứu tính khả thi
Giải pháp sơ bộ, chi phí, lợi ích
Mô hình hệ thống và các mục tiêu chi tiết
Thủ tục, đề xuất thiết bị, đặc tả, chương trình và cấu trúc cơ sở dữ liệu
Phát triển và cài đặt
Phát triển Hệ thống thông tin
Thử nghiệm và Hoàn thiện
Hình 1.4.a : Chu kì tuyến tính phát triển hệ thống
Việc phân chia giai đoạn phát triển của hệ thống là tương đối và phụ thuộc vào từng phương pháp áp dụng Các giai đoạn này bao gồm những bước quan trọng trong quá trình phát triển.
Giai đoạn 1 - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
- Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp.
Giai đoạn 2 Phân tích hệ thống (giai đoạn thiết kế logic).
Giai đoạn 3 Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
Giai đoạn 4 : - Thiết kế chi tiết , bao gồm các thiết kế về các thủ tục.
2 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3 Thiết kế các mô đun, cấu trúc chương trình
Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình.
Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì.
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống được thực hiện qua bốn bước chính, tương ứng với các khối trong sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc.
Trong sơ đồ này, người sử dụng mong muốn thay thế hệ thống thông tin hiện tại bằng một hệ thống mới, tuy nhiên, cách tiếp cận này không chuyên nghiệp Sơ đồ mô tả quy trình thực hiện từ khối I, khối II, khối III đến khối IV.
Khối I : Khảo sát, mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ?
Khối II mô tả hệ thống cũ, trong đó hệ thống chỉ tập trung vào việc xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý.
Khối III: Mô tả hệ thống mới nhằm bổ sung các yêu cầu cần thiết và khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ Dựa trên thông tin từ khối II, việc cải tiến này sẽ giúp nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.
Khối IV: Hệ thống mới được thiết kế để hoạt động hiệu quả, với giai đoạn thiết kế tập trung vào việc cài đặt và xây dựng hệ thống có khả năng vận hành ổn định.
Sau đây là một quá trình phát triển hệ thống thông tin mẫu thử lặp
Xác định/ xác định lại mục đích hệ thống
Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống
Xác định vấn đề chÝnh
Cài đặt và đánh giá
ThiÕt kÕ chi tiÕt hệ thống
Kiểm tra hệ thống lÇn cuèi
Hình 1.4.b Qúa trình phát triển mẫu thử lặp
Người sử dụng mong muốn mô hình hệ thống có khả năng xử lý trực tiếp, nhằm mô tả hoạt động của hệ thống hiện tại và so sánh với hệ thống mới Điều này giúp hiểu rõ cách thức hoạt động của cả hai hệ thống.
IV Đây là vấn đề khó
Ng−ời sử dụng và Ng−ời sử dụng mong muèn ng−êi ph©n tÝch
Mô hình hệ Mô tả hệ thống hiện Mô tả hệ thống mới tại làm gì ? làm gì ? thống mức
Ng−êi thiÕt kÕ mong muèn
Hình 1.5 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò quan trọng trong phát triển hệ thống thông tin, vì đầu tư vào giai đoạn này sẽ ảnh hưởng tích cực đến các giai đoạn tiếp theo như cài đặt, kiểm thử và bảo trì Việc chú trọng vào phân tích thiết kế giúp nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống.
-15- càng ít bấy nhiêu Hình 1.6a và 1.6 b cho ta hình dung về vai trò của thiết kế hệ thống với 2 trường hợp: Có thiết kế và không thiết kế.
Hình 1.6.a Hệ thống có thiết kế
Hình 1.6.b Hệ thống không có thiết kế
Theo tài liệu [8], chi phí cho việc phân tích và thiết kế hệ thống chiếm khoảng 17% tổng chi phí phát triển hệ thống thông tin, trong khi đó, chi phí lập trình chỉ chiếm 8%, như được thể hiện trong sơ đồ hình 1.7.
Hình 1.7 Phân bố chi phí cho các giai đoạn phát triển HTTT
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Đại cương giai đoạn khảo sát
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là bước đầu tiên trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống, thường được thực hiện qua hai giai đoạn.
5888 Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án.
5889 Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
Giai đoạn khảo sát, còn được gọi là "Nghiên cứu tính khả thi" hoặc "Nghiên cứu hiện trạng", nhằm mục đích ký kết hợp đồng thỏa thuận giữa nhà đầu tư và nhóm phát triển hệ thống Mục tiêu cuối cùng là xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.
Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát
Trong giai đoạn khảo sát, yêu cầu và mục tiêu của người phân tích và thiết kế cần được xác định rõ ràng Các giai đoạn này bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích nhu cầu và xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống.
23 Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ.
24 Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới.
25 Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới.
26 Vạch kế hoạch cho dự án.
24 Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Để cải thiện hệ thống, việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng là rất quan trọng, giúp phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ Điều này không chỉ định hướng cho việc xây dựng hệ thống mới mà còn nhấn mạnh nguyên tắc "cải tạo cái cũ, xây dựng cái mới" Phương pháp khảo sát hiện trạng sẽ được áp dụng để thu thập thông tin cần thiết cho quá trình này.
Các mức khảo sát, bao gồm cả khảo sát sơ bộ, được phân chia thành 4 cấp độ theo thứ tự: tác vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn.
Mức thao tác và thừa hành trong hệ thống là những công việc mà người sử dụng thực hiện trực tiếp, thường gặp phải nhiều khó khăn và vấn đề ít người nhận ra Những thách thức này có ảnh hưởng lớn đến quy trình làm việc do sự thay đổi trong thủ tục và các yếu tố liên quan khi triển khai hệ thống mới.
Mức điều phối và quản lý đề cập đến sự giám sát của các quản lý trực tiếp, những người này có trách nhiệm cung cấp thông tin báo cáo tóm tắt định kỳ cùng với các chi tiết quan trọng.
-17- quản lý tại mọi thời điểm Tuy nhiên họ không nhìn vấn đề xa được, và không phải là người trực tiếp ra quyết định.
Mức quyết định, lãnh đạo (quyết định): quyết định, những ý tưỏng mang tính chiến hướng phát triển của hệ thống.
Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra lược phát triển lâu dài quyết định xu
Mức chuyên gia cố vấn bao gồm những người tư vấn và chuyên nghiệp có kiến thức sâu rộng Vai trò của họ là cung cấp ý kiến chuyên môn và có khả năng phê phán hoặc chấp nhận các hệ thống hiện có Tầm quan trọng của họ phụ thuộc vào đánh giá trong quá trình ra quyết định.
Chuyên gia Lãnh đạo §iÒu phèi
Mỗi mức độ trong hệ thống đều có vai trò và ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động và sự phát triển tổng thể, vì vậy cần tiến hành khảo sát một cách đầy đủ và toàn diện.
Có nhiều hình thức khảo sát khác nhau, và việc kết hợp chúng sẽ nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan và tính toàn diện của phương pháp luận.
- Quan sát theo dõi: Bao gồm quan sát chính thức và không chính thức.
Quan sát chính thức thường yêu cầu sự chuẩn bị và thông báo trước Việc thu thập thông tin bằng cách quan sát từng phần tử riêng biệt không phải là phương pháp hiệu quả nhất Hệ thống trong tương lai có thể thay đổi cách thức hoạt động, và những gì dễ nhận thấy có thể không thuận tiện, không bình thường và có thể ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu.
Quan sát không chính thức là phương pháp hiệu quả để có cái nhìn tổng quát về một tổ chức, bao gồm việc xem xét các giấy tờ, tài liệu và lý do dừng công việc Nó giúp phát hiện sự phân chia thời gian không hợp lý và đánh giá một cách trung thực về môi trường làm việc Thông qua quan sát không chính thức, chúng ta có thể rút ra những kết luận khách quan hơn về tổ chức.
Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phương pháp để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
Phỏng vấn và điều tra 5888 là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ người tham gia thông qua các buổi gặp mặt, sử dụng một số kỹ thuật nhất định Để đạt hiệu quả cao, phương pháp này yêu cầu các chỉ dẫn rõ ràng cho người sử dụng.
Thông thường người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các mẫu điều tra Danh sách các câu hỏi có thể được thiết kế dựa trên các điểm sau:
Tiêu đề: mô tả các mục tiêu và các nội dung chính
Phân lớp dữ liệu: Các loại dữ liệu sẽ sử dụng
Dữ liệu: Nội dung của dữ liệu trong từng loại.
Phương pháp này có thể phức tạp và không hiệu quả đối với những người thiếu kinh nghiệm phân tích Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm, phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể Dù sử dụng phương pháp nào, nguyên tắc chung vẫn cần được tuân thủ.
Càng thu thập nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức, chúng ta càng hiểu rõ các vấn đề cần giải quyết và có khả năng đặt ra những câu hỏi quan trọng liên quan đến các vấn đề này.
Thông tin có thể được phân loại thành ba nhóm chính: thông tin chung được tổ chức theo chiều dọc, thông tin về tổ chức và thông tin liên quan đến các đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề hiện tại cần giải quyết.
Phỏng vấn là phương pháp chủ chốt trong mọi cuộc điều tra, nơi người điều tra đặt câu hỏi và thu thập thông tin từ các câu trả lời của người được phỏng vấn Hai loại câu hỏi phổ biến thường được sử dụng trong quy trình này.
Câu hỏi trực tiếp 5888 là loại câu hỏi đóng, trong đó các phương án trả lời đã được dự kiến sẵn, chỉ cần xác nhận phương án đúng Loại câu hỏi này rất hữu ích khi có mục đích điều tra cụ thể và cần thu thập thông tin chi tiết.
Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại
Để xây dựng một hệ thống mới thay thế cho hệ thống hiện tại, nhà phân tích cần chỉ ra những yếu kém của hệ thống cũ Tuy nhiên, đây là một nhiệm vụ khó khăn do sự bảo thủ và trì trệ của một số cá nhân, dẫn đến sự bất hợp tác trong việc cung cấp dữ liệu Dưới đây là một số gợi ý để chỉ ra các nhược điểm của hệ thống hiện tại.
23 Hệ thống thiếu một số chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin, thiếu con người thực hiện, thiếu người quản lý v.v.
Hệ thống 5888 gặp khó khăn trong hoạt động do hiệu suất thấp và các vấn đề liên quan đến phương pháp xử lý không chặt chẽ Cơ cấu tổ chức không hợp lý, cùng với việc lưu chuyển thông tin vòng vèo và quá dài, dẫn đến tình trạng ùn tắc thông tin Thêm vào đó, tài liệu trình bày kém và sự quá tải trong xử lý thông tin cũng là nguyên nhân chính gây ra sự kém hiệu quả của hệ thống.
Tổn phí cao trong hệ thống cần được đánh giá dựa trên các tiêu chí như thời gian, nguồn nhân lực và quy trình khai thác Việc xem xét các yếu tố này sẽ giúp xác định một cách chính xác và công bằng về chi phí thực tế mà hệ thống yêu cầu.
5890 Chất lượng thông tin : Các thông tin của hệ thống cũ thường không ổn định, thiếu chính xác, không rõ ràng và thiếu tính thời sự
PHÂN LOẠI VÀ BIÊN TẬP THÔNG TIN ĐIỀU TRA
Xác định các yêu cầu nảy sinh
Hệ thống thông tin thường phức tạp và không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, do đó cần thiết lập các ràng buộc để đảm bảo tính khả thi Trong giai đoạn này, việc xác định mục tiêu cho dự án là rất quan trọng.
-20- tiêu này là thước đo để kiểm chứng và để nghiệm thu dự án sau này Các yêu cầu hệ thống có thể lấy từ các nguồn sau:
Trong quá trình khảo sát, nhà phân tích đã chỉ ra rằng hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được các nhu cầu thông tin cần thiết, điều này cho thấy bản chất của hệ thống thông tin là nhằm thỏa mãn thông tin cho tất cả các đối tượng tham gia Nguyện vọng của nhân viên, những người sử dụng sản phẩm cuối cùng, chính là yêu cầu cốt lõi cho hệ thống mới Hơn nữa, dự kiến và kế hoạch của lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm cho sự phát triển bền vững của hệ thống nghiệp vụ, là yếu tố quyết định cho sự tiến bộ của hệ thống thông tin.
Phạm vi hoạt động của dự án
Phạm vi của dự án xác định khu vực cần thực hiện, có thể bao gồm toàn bộ hệ thống hoặc chỉ một số bộ phận nhỏ Hệ thống có thể được quản lý toàn diện hoặc chỉ tập trung vào một vài nhiệm vụ cụ thể.
0 còn phù thuộc vào loại doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ Xác định phạm vi của dự án với các phương pháp chủ yếu:
Phương pháp khoanh vùng theo chiều sâu (giếng) giúp hạn chế trong một phạm vi hẹp và đi sâu vào vấn đề Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng nó không giải quyết được tổng thể và có thể gây khó khăn trong việc phát triển các hệ con thành một thể thống nhất sau này.
0 Phương pháp khoanh vùng theo chiều rộng (hồ) nhằm hạn chế giải quyết tổng thể, nhất quán, mang tính tập trung hoá cao có định hướng lâu dài.
Trong quá trình xác định phạm vi của hệ thống, các nhà phân tích thường kết hợp cả hai phương pháp và xem xét yếu tố phát triển tương lai Nếu phạm vi tập trung vào chiều sâu, hệ thống cần mở rộng theo bề rộng, và ngược lại, nếu khoanh vùng theo chiều rộng, sẽ cần phát triển theo chiều sâu và chi tiết Việc xác định phạm vi dự án rất quan trọng vì nó sẽ chịu ảnh hưởng bởi các hạn chế như tài chính, kỹ thuật và thời gian.
1.6.3 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin được thiết kế để thực hiện đúng chức năng trong hệ thống nghiệp vụ, với các mục tiêu chính bao gồm việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
Nghiệp vụ cần phục vụ lợi ích bằng cách nâng cao khả năng xử lý và đáp ứng các yêu cầu thông tin với giá trị, độ tin cậy, độ chính xác, an toàn, bảo mật và kịp thời.
1 Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi phí hoạt động.
0 Mang lại lợi ích sử dụng như nhanh chóng, thuận tiện.
Để khắc phục những yếu kém hiện tại và đáp ứng nhu cầu trong tương lai, tổ chức cần xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự bền vững trong lĩnh vực nghiệp vụ.
2 Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người.
Xác định các hạn chế của dự án
Ngoài những giới hạn đã nêu, dự án còn gặp phải các hạn chế do yếu tố thực tế, điều này cần được xem xét và điều chỉnh kỹ lưỡng trong quá trình phân tích sâu hơn.
23 Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và kinh phí cho phép triển khai.
24 Hạn chế về con người: khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ.
25 Hạn chế về thiết bị, kỹthuật: Các khả năng về kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng yêu cầu xử lý.
26 Hạn chế về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường, xã hội chính sách, pháp lý.
27 Hạn chế về thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu.
PHÁC HOẠ VÀ NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI CỦA GIẢI PHÁP
Nghiên cứu tiền khả thi
Việc phác thảo giải pháp và nghiên cứu tính khả thi ngay từ giai đoạn đầu là cần thiết cho cả người sử dụng và nhà phát triển hệ thống Người sử dụng cần hiểu rõ hệ thống mới sẽ hoạt động như thế nào và liệu giải pháp có tiềm năng để đầu tư và hợp tác với đối tác xây dựng hay không Đồng thời, nhà phát triển cần xác định sớm để lập kế hoạch, dự trù mức đầu tư và chuẩn bị vật tư, trang thiết bị cần thiết.
Công việc của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm:
0 Định nghĩa tính khả thi của dự án
Để đáp ứng các yêu cầu từ chủ đầu tư, nhà phân tích cần giải quyết những câu hỏi cốt lõi trong TOR (Term of References), bao gồm: Liệu việc thực hiện dự án có cần thiết không? Các bước tiếp theo cần thực hiện là gì? Thời gian hoàn thành dự án là bao lâu? Chi phí dự kiến cho dự án là bao nhiêu? Dự án sẽ mang lại lợi nhuận và gặp khó khăn gì?
Để giải đáp các yêu cầu từ tổ chức, người sử dụng và hệ thống thông tin, cần xác định rõ các bước cần thực hiện Đầu tiên, xác định những gì cần làm để tiếp nhận các yêu cầu này Tiếp theo, cần đánh giá mức độ phức tạp của bài toán cần giải quyết, đồng thời xem xét các vấn đề đặc thù của tổ chức.
Sau khi hệ thống được phát triển, công việc của người sử dụng sẽ có sự thay đổi rõ rệt Có bốn nhóm người sử dụng được xác định theo các mức độ khác nhau: nhóm người sử dụng ở mức vận hành, nhóm giám sát, nhóm quản lý và nhóm chuyên nghiệp.
Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi dựa trên những phát hiện từ quan sát ban đầu là bước quan trọng để có cái nhìn tổng quát Việc này giúp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, tạo nền tảng vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo trong quá trình nghiên cứu.
Các câu hỏi cần giải đáp về tính khả thi:
0 Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào?.
Khi lập kế hoạch cho thiết bị, cần xác định rõ các loại thiết bị, tính năng, giá cả và thời gian cung cấp Việc này rất quan trọng vì thiết bị thường có thời gian đáp ứng chậm, do đó cần phải dự trù sớm để đảm bảo tiến độ công việc.
Xác định các mức tự động hoá khác nhau
Mức độ tự động hóa của hệ thống thông tin phụ thuộc vào các yếu tố như khả năng tài chính, kỹ thuật, nguồn nhân lực và môi trường áp dụng Những yếu tố này cần được người thiết kế xem xét kỹ lưỡng trước khi tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống.
0Tổ chức lại các hoạt động thủ công khi chưa có điều kiện đưa công nghệ thông tin vào.
1Tự động hoá một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2Tự động hoá toàn bộ sẽ làm thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình.
Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi
Xác định chi phí và lợi ích của hệ thống sắp xây dựng là rất quan trọng Cần đánh giá khả năng kỹ thuật, khả năng xử lý thông tin, thời gian thực hiện, kế hoạch triển khai và tính khả thi về kinh tế để đảm bảo hệ thống mang lại hiệu quả tối ưu.
Kết quả của nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí-lợi nhuận được trình bày trong báo cáo để thu hút đánh giá từ người quyết định, tạo điều kiện cho việc thực hiện dự án Báo cáo cung cấp thông tin đầy đủ cho bộ phận quản lý về tính khả thi của từng lựa chọn và thời hạn hoàn vốn Sau khi thảo luận với các nhà phân tích về các lựa chọn khác nhau, bộ phận quản lý sẽ đưa ra quyết định về lựa chọn nào sẽ được thực hiện.
Dự án hệ thống thông tin đã được lựa chọn và phê duyệt sẽ được áp dụng cho các hoạt động tiếp theo Nhiệm vụ đầu tiên là xác định chu trình phát triển hệ thống thông tin để thực hiện dự án, đồng thời chuẩn bị kế hoạch dự án và lịch trình cho các yêu cầu về tài nguyên của hệ thống.
Việc lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào loại dự án và môi trường thực hiện Sau khi xác định chu trình, các khoảng thời gian cho từng giai đoạn được ước lượng, từ đó lập kế hoạch cho các yêu cầu về tài nguyên Kế hoạch này sẽ được trình bày lên bộ phận quản lý để phục vụ cho việc quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.
Ví dụ: một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án.
Công việc Người sử Tài nguyên Tổng số Ngày bắt đầu Ngày kết thúc dụng tháng
Phân tích hệ thống hiện 1 1 4 1:10:2003 30:11:2003 hành
Các bảng cho các giai đoạn phát triển hệ thống được chuẩn bị kỹ lưỡng, trong đó kế hoạch dự án được minh họa qua biểu đồ Gantt Biểu đồ này không chỉ cung cấp cái nhìn trực quan về các hoạt động ở từng giai đoạn mà còn giúp dễ dàng biểu diễn các hoạt động đồng thời trong dự án.
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực hiện đoạn 1 bộ tiết
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực đoạn 2 bộ tiết hiện
Giai Phân tích Thiết kế sơ Thiết đoạn 3 bộ kế chi tiết-24-
Nhà phân tích thường cung cấp nhiều giải pháp để dễ dàng so sánh và đánh giá, từ đó lựa chọn giải pháp tối ưu nhất Hình 1.7 trình bày năm giải pháp để xem xét cho hệ thống thông tin cung ứng vật tư của doanh nghiệp.
LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN XÂY DỰNG HTTT
Để một dự án xây dựng hệ thống thông tin thành công, việc lập kế hoạch thực thi và dự trù là vô cùng cần thiết Kế hoạch tổng thể cần chỉ ra các bước quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án.
0 Giai đoạn hình thành hợp đồng: Quyết định hệ thống khả thi hay không và thoả thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến một hợp đồng ký kết.
Lập dự trù thiết bị là bước quan trọng, vì thời gian chuẩn bị mua sắm thường kéo dài Do đó, cần thực hiện dự trù sớm để đảm bảo tiến độ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các dự trù này có thể cần điều chỉnh do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và biến động giá cả.
2 Kế hoạch triển khai dự án:
0 Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với HTTT sẽ xây dựng.
1 Lập kế hoạch tiến độ thực thi kế hoạch đề ra.
Ví dụ tổng quát dưới đây sẽ trình bày đầy đủ các đặc thù và khía cạnh được xem xét trong các chương tiếp theo Hệ thống sẽ được mô tả bằng lời, thay vì phải khảo sát theo các bước đã chỉ ra.
Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X:
Nhà máy X bao gồm nhiều phân xưởng chuyên sản xuất các sản phẩm nhất định và sử dụng đa dạng vật tư trong quá trình sản xuất Để đảm bảo nguồn cung cấp vật tư, nhà máy có bộ phận quản lý chuyên trách, hiện tại hệ thống quản lý vật tư được chia thành 2 bộ phận tách rời.
Bộ phận mua hàng và bộ phận tiếp nhận hàng và phát hàng.
Hai bộ phận đã thiết lập hai hệ thống xử lý riêng biệt: Hệ đặt hàng (ĐH) và Hệ phát hàng (PH) trên hai máy tính khác nhau Tuy nhiên, do hai máy tính này không tương thích, nên chúng không thể kết nối với nhau Cấu trúc tương ứng của hai bộ phận này là khác nhau.
0 Hệ đặt hàng (ĐH) nhằm giải quyết các dự trù vật tư của các phân xưởng bao gồm:
1 Thương lượng với nhà cung cấp.
2 Lập đơn hàng (SH -đơn).
3 Sao lưu đơn hàng và cất trong file “Đơn hàng”.
Hệ thống ĐH lưu trữ tệp "Người cung cấp", bao gồm các thông tin quan trọng cần quản lý như Mã người cung cấp, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, và các mặt hàng cùng khả năng cung cấp của họ.
Mỗi bản dự trù vật tư có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhưng mỗi mặt hàng trong bản dự trù chỉ do một nhà cung cấp duy nhất cung ứng Đơn hàng có thể bao gồm nhiều mặt hàng từ các phân xưởng tiêu thụ khác nhau, tuy nhiên, cần lưu ý rằng đơn hàng không ghi rõ thông tin nơi người dự trù, do đó việc lưu trữ thông tin này là rất cần thiết.
Dự trù- Đơn hàng (DT/ĐH).
0 Hệ Phát hàng (PH) nhằm thực hiện các nhiệm vụ:
0.0 Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho đến khi phát hàng về phân xưởng,
Hàng hóa được giao kèm theo phiếu giao hàng, trong đó thông tin liên quan đến địa điểm lưu trữ hàng tạm thời được lưu trữ trong file “Nhận hàng” Lưu ý rằng phiếu giao hàng không chứa thông tin về người sử dụng hàng.
0.2 Bộ phận thủ công: Làm nhiệm vụ đối chiếu, các công việc tiến hành như sau:
Hàng ngày, bộ phận thu hàng sẽ nhận và in danh sách hàng nhận, sau đó gửi đến bộ phận đối chiếu Trong danh sách này, các đơn hàng được ghi rõ mã SH Bộ phận đối chiếu sẽ kiểm tra mã SH để xác định địa chỉ phát hàng, giúp bộ phận nhận hàng giao đúng đến nơi nhận.
Đối chiếu hóa đơn với danh sách hàng hóa nhận được là bước quan trọng; nếu thông tin khớp nhau, chuyển cho bộ phận tài vụ để thực hiện thanh toán Ngược lại, nếu có sự không khớp, cần trao đổi để làm rõ những bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng và Hóa đơn.
Để tối ưu hóa hệ thống hiện tại, chúng ta cần phác thảo một giải pháp tận dụng tối đa phần mềm và phần cứng có sẵn Dưới đây là năm giải pháp đáng cân nhắc để lựa chọn.
Giải pháp đầu tiên là thiết lập một kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ Tuy nhiên, giải pháp này có thể gặp khó khăn về tính khả thi kỹ thuật do sự không tương thích giữa hai máy.
Giải pháp 2 đề xuất gộp hệ thống đặt hàng và hệ thống phát hàng để loại bỏ một máy tính, tuy nhiên, phương án này có thể vi phạm thao tác và dẫn đến lãng phí hệ thống.
Giải pháp 3 đề xuất loại bỏ hai hệ thống máy tính hiện tại và chuyển toàn bộ nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp Giải pháp này bao gồm việc trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm và xử lý dữ liệu tập trung Mặc dù giải pháp này yêu cầu chi phí lớn và tốn kém, nhưng nó chỉ thực sự có lợi khi điều kiện kinh tế cho phép.
Giải pháp 4 là giữ nguyên hiện trạng với việc sử dụng bộ máy tính, chương trình và cách khai thác cũ, mặc dù điều này không thúc đẩy sự phát triển của hệ thống Tuy nhiên, trong trường hợp chưa tìm ra giải pháp tốt hơn, việc này có thể được chấp nhận tạm thời Đồng thời, có thể thực hiện một số thay đổi trong quy trình xử lý thủ công để cải tiến hệ thống.
Giải pháp 5 : Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng.
Như vậy hệ ĐH chỉ làm nhiệm vụ mua hàng Hệ PH vừa quản lý dự trù, vừa nhận và phát hàng.