HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU FOXPRO
Các khái niệm cơ bản
1.1 Khái niệm về hệ quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc, cho phép lưu trữ, truy xuất và cập nhật thông tin trên máy tính Việc quản lý dữ liệu bằng cơ sở dữ liệu mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng tổ chức thông tin hiệu quả, nâng cao tính chính xác và bảo mật dữ liệu, cũng như tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin.
+ Giúp dữ liệu được lưu trữ một cách hiệu quả và có tổ chức
+ Tránh dư thừa, trùng lặp dữ liệu
+ Đảm bảo sự nhất quán trong CSDL
+ Các dữ liệu được lưu trữ có thể được chia sẻ
+ Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu Đảm bảo dữ liệu được bảo mật
Hiện nay, có rất nhiều thông tin hữu ích tồn tại dưới dạng văn bản, và việc quản lý cũng như sử dụng chúng một cách hiệu quả là rất quan trọng Để xử lý lượng dữ liệu lớn và phức tạp, người dùng cần có những công cụ hỗ trợ với tính năng đơn giản nhưng hiệu quả trong việc trích xuất thông tin Từ nhu cầu thực tiễn này, hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã ra đời.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) là phần mềm cho phép người dùng tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu, đồng thời cung cấp các cơ chế lưu trữ hiệu quả.
Visual FoxPro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu do hãng Microsoft sản xuất cho phép lập trình hướng đối tượng.
1.2 Các kiểu dữ liệu, hằng, biến, hàm Đối tượng xử lý của V.FoxPro là dữ liệu, để quản lý và khai thác tốt các dữ liệu, tùy theo tính chất, V.FoxPro phải chia dữ liệu thành nhiều kiểu dữ liệu khác nhau:
Kiểu số (N) được sử dụng để biểu diễn các giá trị số học và phục vụ cho các tính toán trong lĩnh vực kế toán, quản lý Mỗi dữ liệu kiểu số có thể chứa tối đa 20 chữ số, bao gồm cả phần nguyên, phần thập phân và dấu chấm thập phân.
Kiểu số - Float (F) được sử dụng để biểu diễn các số có dấu chấm động, chẳng hạn như 2.02a2 Kiểu dữ liệu này thường được áp dụng trong các chương trình liên quan đến lĩnh vực khoa học kỹ thuật.
Kiểu chuỗi (Character - C) là loại dữ liệu chứa các ký tự ASCII, bao gồm tên, họ, và các số liệu không cần tính toán như số chứng minh thư, địa chỉ, hay số phòng Mỗi chuỗi có độ dài tối đa 255 ký tự, với mỗi ký tự chiếm 1 byte trong bộ nhớ.
Kiểu ngày tháng - Data (D) là định dạng sử dụng cho các thông tin như ngày sinh, ngày đến, ngày đi, với cấu trúc số nguyên "yyyymmdd" Khi hiển thị, nó sẽ được chuyển đổi thành định dạng ngày tháng thông thường như mm-dd-yy hoặc dd-mm-yy, tùy theo yêu cầu của lập trình viên Dữ liệu kiểu ngày có độ dài cố định là 8 ký tự.
Kiểu logic (L) là loại dữ liệu chỉ có hai giá trị: đúng (T) hoặc sai (F), thường được sử dụng để biểu thị các thông tin như giới tính hoặc đối tượng ưu tiên Độ dài của dữ liệu kiểu logic luôn cố định với 1 ký tự.
Kiểu ghi nhớ (Memo) là loại dữ liệu cho phép lưu trữ đoạn văn bản dài hơn 255 ký tự, bao gồm thông tin như khen thưởng, lý lịch và quá trình công tác Mặc dù độ dài khai báo chỉ là 10 ký tự, nội dung thực tế của kiểu ghi nhớ có thể linh hoạt và được lưu trữ trong một tệp tin khác có cùng tên với phần mở rộng FPT.
Kiểu tổng quát – General (G): Dùng để chứa dữ liệu như bảng tính, âm thanh
Kiểu hình ảnh – Ficture (P): Dữ liệu lưu dưới dạng hình ảnh BMF, thường được dùng các chương trình quản lý.
Các thao tác trên File dữ liệu
File dữ liệu là tập hợp dữ liệu phản ánh về một tập hợp các đối tượng quản lý thông qua các thuộc tính của nó.
Thực hiện trên giấy theo mẫu:
Thuộc tính Tên Kiểu Độ rộng Thập phân
Các bước thực hiện trên máy:
- Đưa vào lệnh CREATE
- Kết thúc khai báo cấu trúc (Ctrl-W)
Ví dụ: Tệp HSCB.DBF
2.2 Đóng mở File a Mở tệp
Vai trò: Muốn thao tác với một tệp CSDL thì động tác đầu tiên của người sử dụng là phải mở tệp.
USE [][]
Sau khi đã mở tệp ta sử dụng lệnh BROWSE để nhập một bản ghi, thực hiện như sau:
- Nhập thông tin của bản ghi
- Kết thúc việc nhập dữ liệu bằng CTRL-W Đọc tệp:
DISPLAY ALL hoặc LIST [TO PRINT] b Đóng tệp
Khi không làm việc với tệp CSDL nữa, ta phải tiến hành đóng tệp bằng lệnh:
2.3 Xem sửa cấu trúc a Xem cấu trúc
Thông tin về cấu trúc tệp bao gồm: Tên trường, kiểu trường, độ rộng trường và phần thập phân b Sửa cấu trúc tệp
Việc sửa đổi cấu trúc của một tệp CSDL xảy ra khi ta có nhu cầu thực hiện một hay nhiều thao tác sau:
- Sửa độ rộng một trường
- Sửa phần thập phân một trường
- Chèn thêm một trường mới
- Xóa một trường đang tồn tại
- Chắp thêm một trường mới
Các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Mở tên CSDL muốn sửa đổi cấu trúc: USE
Bước 2: Đưa vào lệnh: MODIFY STRUCTURE
Bước 3: Thực hiện các thao tác sửa đổi nêu trên
Bước 4: Ấn CTRL+W hoặc chọn OK để kết thúc.
Sửa tên một trường, kiểu trường, độ rộng trường:
Bước 1: Đưa con trỏ vào ô tên trường cần sửa
Bước 2: Tiến hành sửa một trường, kiểu trường, độ rộng trường như bình thường.
Cập nhật dữ liệu
Con trỏ bản ghi là con trỏ dùng để chỉ tên bản ghi hiện thời.
Lệnh di chuyển con trỏ bản ghi: a Lệnh GO
Giải thích: GO : Di chuyển con trỏ đến bản ghi có số hiệu (n là thứ tự vật lý của bản ghi trên tệp)
GO TOP: Di chuyển con trỏ đến bản ghi đầu tiên
GO BOTTOM: Di chuyển con trỏ đến bản ghi cuối cùng.
Chức năng: Di chuyển con trỏ bản ghi tính từ bản ghi hiện thời.
Nếu n là số dương, bạn sẽ di chuyển n bản ghi về phía cuối tệp từ vị trí bản ghi hiện tại Ngược lại, nếu n là số âm, bạn sẽ di chuyển n bản ghi về phía đầu tệp từ vị trí bản ghi hiện tại.
Cú pháp: Display [] [fields] [For] [While] [on|off ]
Chức năng này cho phép hiển thị nội dung của các bản ghi trong phạm vi được chỉ định, đồng thời thỏa mãn điều kiện của biểu thức logic đi sau FOR hoặc WHILE Mặc định, tất cả các trường trong bảng dữ liệu sẽ được hiển thị; nếu có danh sách trường, chỉ những trường được chỉ ra trong danh sách đó mới được hiển thị, với phạm vi mặc định là bản ghi hiện tại.
Ví dụ 1: Hiển thị tất cả các bản ghi của bảng dữ liệu nhanvien:
Ví dụ 2: Hiển thị tất cả những người có năm làm việc trước 1980
DISPLAY FOR namlv b Lệnh LIST
Cú pháp: List [] [fields] [For] [While] [on|off]
Chức năng: Hiển thị nội dung của bản ghi như lệnh Display nhưng mặc định của lệnh này là ALL (tất cả).
Ví dụ 1: Hiển thị tất cả các bản ghi của bảng dữ liệu nhanvien:
Cú pháp: ?|??
Chức năng: Lệnh này tính toán và cho hiển thị kết quả của danh sách biểu thức lên màn hình.
Ví dụ 1: Cho hiển thị họ tên của người có số hiệu là 5 lên màn hình:
Ví dụ 2: Cho biết hiển thị họ tên, năm làm việc của người có số hiệu là 2 lên màn hình:
? ‘ho ten:‘,hoten,‘nam lam viec:‘,namlv
Cú pháp: BROWSE [field] [Freeze] [nodelete] [NOEDIT] [FOR]
Chức năng của bảng dữ liệu cho phép hiển thị nội dung với mỗi bản ghi được trình bày trong một hàng Người dùng có thể dễ dàng xem và di chuyển giữa các trường cũng như giữa các bản ghi khác nhau.
Ví dụ: Hiển thị nội dung của các trường hoten, namlv để tiến hành sửa đổi
BROWSE FIELD HOTEN,NAMLV FREEZE NAMLV b Lệnh Edit
Cú pháp: Edit [] [field][ Noappend][nodelete] [noedit] [for] [While]
Chức năng: Sửa nội dung của bản ghi c Lệnh REPLACE
Cú pháp: REPLACE []WITH[, WITH [for] [While]
Chức năng này cho phép thay thế nội dung của các trường được chỉ định trong các bản ghi, miễn là chúng nằm trong phạm vi và đáp ứng điều kiện của biểu thức logic theo sau từ khóa For hoặc While Các biểu thức tương ứng sẽ được áp dụng với bản ghi hiện tại theo mặc định.
Ví dụ: Thay thế họ tên của nhân viên trong Flie nhân viên bằng chữ in hoa
REPLACE ALL HOTEN WITH UPPER (HOTEN)
Cú pháp: DELETE [] [For] [While]
Chức năng: Lệnh này đánh dấu tất cả các bản ghi thỏa mãn điều kiện được nêu.
Ví dụ: Đánh dấu xóa những nhân viên có năm làm việc trước 1951
Chức năng: Xóa các bản ghi trong bảng dữ liệu đã được đánh dấu xóa bằng lệnh Delete. c Khôi phục bản ghi đã bị đánh dấu xoá
Cú pháp: RECALL [] [For] [While]
Chức năng: Phục hồi lại các bản ghi mà trước đó đã được đánh dấu xóa bởi lệnh Delete.
3.5 Bổ sung a Chèn bản ghi
Cú pháp: INSERT [BEFORE][BLANK]
Chức năng cho phép chèn một bản ghi mới ngay sau bản ghi hiện tại với nội dung được nhập vào Nếu có [BLANK], hệ thống sẽ tự động chèn một bản ghi trắng Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể bổ sung bản ghi theo nhu cầu.
Chức năng: Để chèn 1 bản ghi vào cuối bảng dữ liệu (giá trị được nhập vào), nếu có tham số [BLANK] thì sẽ chèn một bản ghi trắng.
Tìm kiếm và đặt lọc
4.1 Tìm kiếm a Tìm kiếm tuần tự
Cú pháp: LOCATE [] FOR [WHILE] b Lệnh continue
Cú pháp : CONTINUE c Tìm kiếm sau khi đã lập chỉ mục
Cú pháp : SEEK
Chức năng: Dùng để lọc các bản ghi theo yêu cầu.
Ví dụ: Chỉ hiện thị những nhân viên Nữ:
SET FILTER TO GIOITINH ‘NU‘LIST
Tính toán trên File dữ liệu
Cú pháp: SUM [] [] [TO ][FOR ] [WHILE ]
Chức năng: Tính tổng các bản ghi, các trường
5.2 Đếm số bản ghi a Đếm số lượng bản ghi
Cú pháp:COUNT [][FOR] [WHILE] [TO]
Chức năng: Đếm số lượng bản ghi theo yêu cầu
Cú pháp: AVERAGE [] [] [TO ] [FOR ] [WHILE ]
Chức năng: Tính trung bình số liệu của các biểu thức
5.4 Sắp xếp a Lập chỉ mục IDX cho bảng dữ liệu
Cú pháp: INDEX ON TO [FOR] [UNIQUE] b Một số lệnh liên quan
SET INDEX TO : Dùng để mở file chỉ mục sau khi đã mở một bảng dữ liệu.
SET INDEX TO: Dùng để đóng file chỉ mục.
REINDEX: Dùng để cập nhật lại file chỉ mục sau khi có sự sửa đổi trên bảng dữ liệu.
Cú pháp: TOTAL ON to [] [FIELD ][FOR ][WHILE < Bthức Logic>]
Chức năng: Tính tổng nhóm các bản ghi, các trường theo yêu cầu.
HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
Một số vấn đề cơ bản
Kể từ khi Microsoft ra mắt Office 2010 cùng với Office Web Apps, Word đã trở thành ứng dụng được ưa chuộng nhất Với phiên bản Office 2013, Word 2013 tiếp tục thu hút sự chú ý nhờ giao diện Metro của Windows 8 và nhiều tính năng mới được bổ sung.
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất toàn cầu, tương tự như Excel trong lĩnh vực bảng tính Đây là ứng dụng thiết yếu mà mọi máy tính cần có.
Tăng cường khả năng bố trí và chèn liên kết bằng cách kéo và thả hình ảnh vào văn bản, giúp bạn tạo ra các tài liệu bắt mắt một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Cộng tác trở nên dễ dàng hơn với các cải tiến mới, hỗ trợ ổ đĩa đám mây và tinh giản tài liệu Người dùng có thể thêm và hiển thị ý kiến đóng góp một cách thuận tiện, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
- Chèn hình ảnh video trực tuyến: Microsoft hỗ trợ nhúng các nội dung truyền thông đa phương tiện trực tuyến vào ngay trong tài liệu.
- Mode (truy cập từ View > Mode): tùy chọn cho phép nhanh chóng nắm
Chỉnh sửa file PDF trong Word trở nên dễ dàng nhờ vào tính năng hỗ trợ định dạng PDF có sẵn trong Office, mà không cần cài đặt thêm gói hỗ trợ Người dùng có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu PDF một cách thuận tiện Tuy nhiên, để thực hiện việc chỉnh sửa, bạn cần chuyển đổi định dạng từ PDF sang Word, điều này có thể dẫn đến một số sai lệch trong cách bố trí.
1.3 Khởi động và kết thúc.
Có nhiều cách để khởi động chương trình soạn thảo Microsoft Word 2013:
- Khởi động từ shortcut màn hình Desktop : Nhấn đúp vào biểu tượng trên màn hình Desktop
- Mở màn hình Start và chọn mở Microsoft Word 2013:
1.3.2 Kết thúc Word Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Word 2013 bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn nút Close ở góc phải trên của màn hình Microsoft
Hình 2.3 Cửa sổ làm việc của Microsoft Word 2013 Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Close
Hình 2.4 Cửa sổ Office Button
Khi bạn chưa lưu file văn bản, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận Để lưu lại thay đổi, hãy chọn "Save" Nếu không muốn lưu, bạn chọn "Don’t Save" Nếu muốn hủy thao tác tắt ứng dụng, hãy nhấn "Cancel".
Hình 2.5 Hộp thoại xác nhận
1.4.1 Màn hình Word khi khởi động
Khi mở Word, bạn sẽ thấy một cửa sổ trống, bên phải là các hình ảnh thu nhỏ minh họa nhiều mẫu khác nhau, trong khi bên trái hiển thị các tệp tin gần đây và cho phép bạn mở các tệp tin sẵn có khác.
Hình 2.6 Giao diện cửa sổ Microsoft Word 2013 sau khi khởi động Để tạo một trang Word trống, bạn chọn Blank document, màn hình Word mở ra:
Hình 2.7 Màn hình làm việc của Microsoft Word 2013 1.5 Quy trình soạn thảo
Bước 1 Hiển thị thanh công cụ View > Toolbars
Bước 2 Chọn chế độ hiển thị văn bản trên màn hình View > Print LayoutBước 3 Hiện thước ngang trên cửa sổ giao diện View > Ruler
Bước 4 Thay đổi đơn vị đo của thước ngang Tools > Options > General Bước 5 Chọn khổ giấy và định lề trang cho toàn bộ văn bản File > Page Setup
Bước 6 Chạy chương trình bộ gõ bàn phím Unikey hoặc Vietkey
Để định dạng văn bản, đầu tiên chọn font, kích thước và màu chữ cho toàn bộ nội dung qua Format > Font Sau đó, lưu tài liệu hiện tại lên đĩa bằng cách chọn File > Save Khi nhập văn bản thô từ trái sang phải, hãy nhớ thường xuyên nhấn Ctrl+S để lưu lại tiến trình làm việc.
Bước 10 Tiến hành định dạng văn bản
Bước 11 Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, yêu cầu định dạng, ) rồi lưu lại
1.6 Quản lý File văn bản
1.6.1 Cài đặt chế độ lưu văn bản
Khi sử dụng phần mềm Word, bạn có thể thiết lập chế độ lưu tự động sau một khoảng thời gian nhất định Tuy nhiên, trong trường hợp bạn quên lưu hoặc gặp sự cố, hãy yên tâm vì Word đã tích hợp chức năng tự động lưu các tập tin để bảo vệ công việc của bạn.
To set up automatic backup timing in your document, navigate to the File tab, select Options, then Save Document Check the box for "Save AutoRecover information every" and choose your preferred backup interval in minutes.
Hình 2.9 Cửa sổ Save trong Tab File
- Để hiển thị bản sao lưu cuối cùng của tập tin hiện hành, Tab File Info Version chọn tập tin bạn muốn hiển thị.
Hình 2.11 Cửa sổ Autosaved Version Để tìm những tập tin mà chưa được lưu Tab File Info Version Recover Unsaved Document.
Hình 2.12 Cửa sổ Recover Unsaved Document 1.6.2 Bảo vệ tài liệu
Khi chia sẻ tài liệu, bạn có thể muốn công khai một số nội dung trong khi bảo mật các thông tin khác để đảm bảo tính toàn vẹn và không bị chỉnh sửa Microsoft Word cung cấp đầy đủ công cụ hỗ trợ bạn trong việc đánh dấu và bảo vệ tài liệu của mình.
Trước khi chia sẻ tài liệu, bạn nên đánh dấu kết thúc tài liệu để ngăn chặn việc chỉnh sửa từ người khác Việc đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ giúp bảo vệ nội dung của bạn khỏi những thay đổi không mong muốn.
+ Tài liệu này được thay đổi để chỉ đọc, và một số nút trên ribbon là không có.
+ Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu ngữ xuất hiện ở trên cùng của tài liệu.
+ Một lá cờ trên trang thông tin của Backstage chỉ ra rằng các tài liệu đã được đánh dấu như là cuối cùng.
+ Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu tượng xuất hiện trên thanh trạng thái.
Để thực hiện thay đổi trên tài liệu của bạn, hãy chọn Tab File, sau đó vào Info, chọn Protect Document và cuối cùng là Mark as Final.
Hình 2.13 Đánh dấu tài liệu Để bỏ chức năng đánh dấu Mark Final:
+ Bạn chọn trên thanh Banner của Mark final. + Vào Tab File Info Protect Document Mark as Final.
Hình 2.14 Bỏ đánh dấu tài liệu b Hạn chế quyền định dạng và chỉnh sửa tài liệu
Khi chia sẻ tài liệu cho nhiều người sử dụng, bạn có thể thiết lập quyền hạn chế để ngăn chặn việc thay đổi định dạng và chỉnh sửa nội dung.
Hình 2.15 Cửa sổ cài đặt một số hạn chế
Hình 2.16 Cửa sổ cài đặt mật khẩu hạn chế chỉnh sửa tài liệu
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, nếu bạn có những tài liệu mật mà không muốn chia sẻ hay để người khác xem, bạn có thể thiết lập mật khẩu để bảo vệ tài liệu của mình.
+ Để tạo mật khẩu cho tài liệu Tab File Info Protect Document
Hình: 2.17 Cửa sổ cài đặt mật khẩu cho tài liệu
+ Để xóa mật khẩu cho tài liệu đã thiết lập Tab File Info Protect Document Encry with Password Xóa mật khẩu cũ đi.
Hình 2.18 Cửa sổ hủy bỏ cài đặt mật khẩu
Các thao tác cơ bản
2.1 Soạn thảo tiếng việt trong Word
2.1.1.Bảng mã, Font chữ, Kiểu gõ
Mỗi font chữ đi kèm với một bảng mã tương ứng, vì vậy khi soạn thảo tiếng Việt, bạn cần chọn bảng mã phù hợp với font chữ đang sử dụng Nếu chọn sai bảng mã, các từ bạn nhập sẽ không hiển thị đúng như mong muốn Hiện nay, có nhiều bộ font chữ thông dụng mà bạn có thể lựa chọn.
Unicode là một bộ mã chuẩn quốc tế, được thiết kế để phục vụ cho tất cả các ngôn ngữ trên thế giới, bao gồm cả những ngôn ngữ sử dụng ký tự tượng hình phức tạp như tiếng Trung và tiếng Thái Nhờ vào ưu điểm vượt trội của mình, Unicode đang dần thay thế các bộ mã truyền thống, bao gồm cả bộ mã tiêu chuẩn ISO 8859, và hiện đã được hỗ trợ trên nhiều phần mềm cũng như ứng dụng khác nhau.
TCVN3 là bảng mã theo tiêu chuẩn cũ của Việt Nam, trong đó các font chữ có tên bắt đầu bằng Vn, chẳng hạn như VnTime Hiện nay, TCVN đã quy định sử dụng font Unicode cho việc soạn thảo văn bản.
Bảng mã VNI, thuộc sở hữu của công ty Vietnam-International, bao gồm các font chữ có tên bắt đầu bằng VNI-, chẳng hạn như VNI-Times.
Ba bảng mã thông dụng nhất cho tiếng Việt là Unicode, TCVN3 và VNI Ngoài ra, còn có các bảng mã khác như BK HCM, Vietware và VIQR, tổng cộng khoảng 14 bảng mã tiếng Việt khác nhau.
Mỗi kiểu gõ tiếng Việt, đặc biệt là Telex và VNI, đều có những ưu và nhược điểm riêng Kiểu gõ Telex sử dụng các phím chữ để tạo dấu, trong khi kiểu VNI sử dụng các phím số.
Kiểu gõ không liên quan gì đến việc hiển thị chữ tiếng Việt, người sử dụng có thể chọn kiểu gõ nào tùy theo ý thích của mình.
Bảng 2.1: Quy tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI
Dấu Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng
Kiểu VNI a6 e6 o6 u7 o7 a8 d9 Thiết lập kiểu gõ bằng cách mở Unikey và chọn kiểu gõ thích hợp.
Hình 2.19: Chọn kiểu gõ phù hợp (Telex, VNI) 2.1.2 Sử dụng Unikey
Khởi động phần mềm Unikey, một công cụ rất phổ biến được cài đặt sẵn trên máy tính, giúp người dùng dễ dàng truy cập từ màn hình desktop.
+ Bấm vào biểu tượng để khởi động:
Hình 2.21: Cửa sổ của Unikey 4.08 Final
Để đổi mã tiếng Việt, bạn cần chọn bảng mã phù hợp và kiểu gõ TELEX hoặc VNI theo sở thích cá nhân Lưu ý rằng biểu tượng chữ V phải xuất hiện dưới thanh Taskbar để có thể gõ tiếng Việt một cách chính xác.
Hình 2.22: Thanh Task bar 2.1.3 Chuyển đổi bảng mã
Unikey có chức năng chuyển đổi bảng mã rất tiện lợi, ta dùng chức năng này sẽ đỡ mất thời gian soạn thảo lại khi font chữ bị sai.
Từ màn hình Unikey ở trên, chọn nút “Mở rộng”:
Hình 2.23: Công cụ chuyển đổi bảng mã củaUnikey 4.08 Final
Hình 2.24: Cửa sổ chuyển đổi bảng mã củaUnikey 4.08 Final
Nhấn nút “Chuyển mã” để lưu dữ liệu đã được chuyển mã vào bộ nhớ Sau đó, chỉ cần dán (Ctrl + V) vào tập tin mong muốn để đọc dữ liệu.
Để chuyển đổi bằng tập tin, bạn cần bỏ lựa chọn “Chuyển mã clipboard” Sau đó, hãy chọn tập tin nguồn và tập tin đích, rồi nhấn “Chuyển mã” để thực hiện quá trình chuyển đổi.
2.2 Các thao tác xử lý văn bản
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.
Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọn New nhấn đúp chuột vào mục Blank document.
Lưu ý: Ngoài mục Blank document, bạn có thể chọn một mẫu khác Double_Click để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.
Hình 2.25: Chức năng nút New của Office Button 2.2.2 Mở một tập tin văn bản
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O.
Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọn Open chọn vị trí lưu trữ tập tin cần mở.
Hình 2.26: Chức năng nút Open của Office Button 2.2.3 Lưu một tập tin
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S.
Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọnSave.
Hình 2.27 Chức năng nút Save As của Office Button
Cách 3: Chọn biểu tượng Save trên thanh Quick Access Toolbar
Hình 2.28: Chức năng nút Save trên thanh Quick Access Toolbar
Sau đó chọn vị trí muốn lưu tập tin đặt tên và chọn Save
Hình 2.29: Vị trí lưu tập tin
Mặc định, tài liệu trong Word 2013 được lưu dưới định dạng *.DOCX, điều này khiến bạn không thể mở file trên Word 2003 hoặc các phiên bản trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi Để đảm bảo tương thích khi mở tài liệu trên Word 2003 mà không cần cài đặt thêm phần mềm, bạn cần chọn định dạng Word 97-2003 Document (*.doc) tại mục Save files in this format và nhấn OK.
Hình 2.30: Lựa chọn lưu định dạng
Office 2013 không chỉ hỗ trợ các định dạng file như Doc và Docx từ các phiên bản trước, mà còn cho phép người dùng lưu tài liệu dưới định dạng PDF và XPS.
2.2.4 Sao chép/ di chuyển văn bản
+ Chọn khối văn bản cần sao chép/di chuyển:
+ Chọn lệnh Copy từ biểu tượng trên Tab Home group Clipboard
Hình 2.31: Lựa chon nút Copy
+ Click trên đoạn văn bản đã chọn để sao chép/di chuyển Copy
Hình 2.32: Mẫu văn bản cần Copy
+ Chọn vị trí cần dán đoạn văn bản chọn Paste:
+ Chọn dán từ lệnh Paste trên Tab Home group Clipboard
Hình 2.33: Lựa chọn định dạng văn bản cần dán
+ Click trên vùng muốn dán đoạn văn bản chọn Paste
Hình 2.34: Lựa chọn nút Paste
2.2.5 Phóng to – thu nhỏ trang văn bản
Khi mở hay làm việc với cửa sổ Word, bạn có thể phóng to – thu nhỏ trang Word để dễ làm việc hơn.
+ Cách 1: Chọn Tab View group Zoom Zoom:
+ Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Status Bar
Hình 2.36: Chức năng Zoom trên thanh Status Bar 2.2.6 Thao tác với bàn phím
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
- Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng
- Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng
- Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự
Các phím xoá ký tự:
- Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ)
- Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ
- Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự
- Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ
- Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ
- Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình
- Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình
- Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home
- Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.
2.3 Chèn các đối tượng vào văn bản
2.3.1.Chèn hình ảnh vào tài liệu
Khi soạn thảo tài liệu, việc chèn hình ảnh minh họa sẽ giúp văn bản trở nên sinh động và thực tế hơn Để thực hiện việc chèn hình ảnh, bạn cần tuân theo một số bước cụ thể.
+ Để con trỏ tại vị trí muốn chèn Tab Insert group Illustrations Pictures
+ Chọn hình ảnh muốn chèn từ thư viện ảnh Insert
Hình 2.37: Thư viên ảnh trong Pictures
+ Sau khi hình được chèn vào chỉnh sửa, định dạng, di chuyển đến những vị trí cần.
+ Tab Format của Picture có đầy đủ các chức năng để định dạng cho hình ảnh
Hình 2.38: Các định dạng hình ảnh
Group Adjust: Điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh
+ Remove Backgroud: Xóa những vùng bạn không cần trên hình ảnh.
Hình 2.39: Các chức năng thay đổi hình ảnh
+ Corrections: Chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh.
+ Color: Chỉnh màu cho hình ảnh để phù hợp với nền trang tài liệu.
Hình 2.40: Chức năng điều chỉnh sáng tối và màu hình ảnh
+ Artistic Effect: Một số hiệu ứng nghệ thuật hình ảnh sống động và đẹp hơn.
Hình 2.41: Chức năng hiệu ứng nghệ thuật hình ảnh
+ Compress Picture: Đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu.
+ Change Picture: Đổi hình ảnh khác.
+ Reset Picture: bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn.
Picture Style: Điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh.
Hình 2.42: Chức năng điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh
+ Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh: để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, bạn có thể đưa ảnh vào khung hình.
+ Picture Effect: Tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương,…
Hình 2.43: Tạo hiệu ứng cho hình ảnh
+ Picture Layout: Ngoài ra bạn còn có thể chuyển hình ảnh vào các lược đồSmartArt.
Hình 2.44: Chức năng chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt
Arrange: Di chuyển và sắp xếp hình ảnh.
Hình 2.45: Chức năng di chuyển và sắp xếp hình ảnh
+ Wrap Text: Chọn cách đặt ảnh và có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí mong muốn.
Hình 2.45: Chức năng di chuyển hình ảnh đến vị trí khác 2.3.2 Chèn chữ nghệ thuật WordArt.
Công cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt được xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản.
Hình 2.46: Chèn chữ nghệ thuật
+ Chọn kiểu WordArt và nhập nội dung
Hình 2.47: Chọn kiểu chữ nghệ thuật
Chú ý: Chọn font thích hợp để hiển thị được Tiếng Việt.
+ Chọn đối tượng Tab Format.
Hình 2.48: Chức năng hiệu chỉnh chữ nghệ thuật
Group Shape Styles: Chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng Shape
Styles, chọn hiệu ứng tương ứng.
Hình 2.49: Chức năng hiệu ứng chữ nghệ thuật
+ Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt.
+ Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt.
+ Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D…
Hình 2.50: Chức năng dạng chữ nghệ thuật
+ Text Fill : Màu nền chữ WordArt.
+ Text Outline : Màu đường viền chữ WordArt.
+ Text Effect : Hiệu ứng chữ WordArt.
+ More : Mở rộng WordArt Styles.
SmartArt trong Word là công cụ hữu ích giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và trực quan khi cần tổ chức nội dung.
+ Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn Tab Insert group Illustrations
Hình 2.52: Các kiểu lựa chọn trong SmartArt
+ Để hiệu chỉnh SmartArt sau khi chèn vào group Tab SmartArt Tools
Hình 2.53: Chức năng hiệu chỉnh trong SmartArt
+ Group Create Graphic: tạo một số đồ họa cho SmartArt, thêm Shape, Bullet, di chuyển vị trí trái- phải – trên – dưới.
+ Group Layouts: chọn lại dạng lược đồ khác.
+ Change Color: đổi màu cho các lược đồ.
+ SmartArt Style: đổi dạng hiển thị cho các đối tượng trong lược đồ.
+ Reset: đưa lược đồ về dạng ban đầu.
2.3.4 Chèn biểu đồ vào văn bản
+ Từ Tab lệnh Insert nhấp chọn biểu tượng Chart
Hình 2.54: Chèn biểu đồ vào văn bản
+ Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện như hình dưới đây:
Hình 2.55: Hộp thoại Change Chart Type
Chọn một mẫu biểu đồ từ danh sách và nhấp vào Ok để mở cửa sổ Microsoft Excel 2013 bên phải cửa sổ Microsoft Word 2013.
Hình 2.56: Dữ liệu Microsoft Excel 2013
Định dạng văn bản
Thanh công cụ chính để định dạng Font Tab Home group Font
Khi mở một trang soạn thảo mới trong Word, font chữ mặc định là Calibri, nhưng bạn có thể thay đổi nó bất cứ lúc nào theo ý thích Để thay đổi định dạng font mặc định, hãy mở một trang Word trống, chọn font và các định dạng cần thiết trong tab Home, nhóm Font, và mở cửa sổ Font.
Hình 2.70: Cửa sổ font Để định dạng Font chữ Chọn khối văn bản cần định dạng
Hình 2.71: Văn bản định dạng
Hoặc định dạng trên nhóm công cụ Font của Tab Home:
Hình 2.72: Công cụ Tab Home Định dạng Font : Click chọn Font muốn định dạng.
Chọn kích thước chữ : chọn kích cỡ theo danh sách có sẵn, hoặc tự nhập.
Change Case: chuyển đổi từ chữ hoa chữ thường, ngược lại, …
Hình 2.73: Các kiểu định dạng font
Chữ in đậm: chọn khối văn bản (Ctrl+B) / click biểu tượng
Chữ in nghiêng: chọn khối văn bản (Ctrl+I) / click biểu tượng
Chữ gạch dưới: chọn khối văn bản (Ctrl+U) / click biểu tượng
Chỉ số trên: ax 2 +bx=c
This article explores various text effects, including font styles, background highlights, and text outlines It discusses shadow effects, reflections, and glowing text, as well as number formatting and ligatures for enhanced typography.
+ Xóa định dạng: Xóa định dạng Xóa định dạng
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các từ, vị trí từ trong hàng,
… mở cửa sổ font chọn Tab Advance
Định dạng đoạn văn bản trong Tab Home cho phép bạn điều chỉnh cách hiển thị toàn bộ tài liệu Để truy cập các công cụ định dạng, hãy chọn nhóm Paragraphs.
Canh lề trong Paragraph: Canh lề cho phép bạn thiết lập cách văn bản xuất hiện Để thay đổi lề ta thực hiện như sau:
Chọn đoạn văn bản, rồi nhấp vào tab Home, rồi chọn nút thích hợp cho việc canh lề trên nhóm Paragraph:
- Align Left (Ctrl+L): văn bản được canh lề sang mép bên trái.
- Center (Ctrl+E): Văn bản được căn giữa các lề.
- Align Right (Ctrl+R): Văn bản được canh lề sang mép bên phải.
- Justify (Ctrl+J): Văn bản được dàn đều cả hai bên trái và phải.
Thụt lề đoạn: Thụt lề đoạn cho phép bạn xác định văn bản trong một đoạn canh lề khác nhau Có một số tùy chọn cho việc thụt lề:
Hình 2.80: Đoạn văn bản mẫu
- First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn.
- Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên.
- Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn.
- Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn.
Tạo khoảng cách giữa các dòng trong văn bản kỹ thuật là rất quan trọng để trình bày nội dung rõ ràng và đẹp mắt Thay vì sử dụng phím Enter để xuống dòng như trước đây, bạn nên sử dụng các công cụ có sẵn trong chương trình soạn thảo MS Word để thực hiện việc này một cách hiệu quả hơn.
Chọn các dòng cần định dạng khoảng cách cho chúng.
Chọn chức năng Line and Paragraph Spacing
Hình 2.81: Kiểu giãn dòng văn bản
Thay đổi các thông số trong phần Spacing để tạo khoảng cách giữa các dòng
Bạn có thể dễ dàng thêm đường viền và hiệu ứng tô bóng cho các đoạn văn bản và toàn trang Để tạo đường viền bao quanh một hoặc nhiều đoạn văn, hãy thực hiện các bước đơn giản sau đây.
Lựa chọn vùng văn bản nơi bạn muốn có đường viền hay hiệu ứng tô bóng.
Nhấp nút Borders trên nhóm Paragraph, chọn Border and Shading.
Hình 2.82: Kiểu khung văn bản
Hình 2.83: Hộp định dạng khung văn bản
Hình 2.84: Mẫu văn bản tạo khung
Trong cửa sổ Borders and Shading chọn Tab Shading
Hình 2.85: Tạo bóng cho văn bản
Để định dạng tài liệu dạng danh sách một cách nhanh chóng và bắt mắt, bạn có thể sử dụng công cụ định dạng Bullet and Numbering Công cụ này giúp tạo ra các danh sách rõ ràng và dễ đọc, nâng cao tính thẩm mỹ cho tài liệu của bạn.
Chọn đoạn tài liệu cần định dạng.
Chọn Tab Home group Paragraph Bullets/Numbering
Hình 2.86: Các kiểu Bullets/Numbering
Hình 2.88: Kết quả sau định dạng Các kiểu Bullets
Dạng phân cấp - Multilevel List
Trong Word 2013, bạn có thể định dạng nhanh chóng các đoạn tài liệu có nhiều phân cấp mà không cần phải chọn từng loại đánh số và dấu đầu dòng Chỉ với một lần thao tác, tất cả các cấp sẽ được định dạng đồng nhất.
Hình 2.90: Hình 2.88: Kết quả sau định dạng Các kiểu Numbering
Chọn đoạn tài liệu muốn định dạng.
Hình 2.91: Mẫu văn bản cần định dạng
Vào Tab Home group Paragraph Multilevel List Define New Multilevel List
Hình 2.92: Cách định dạng và kết quả định dạng
Sau khi nhấn OK để hoàn tất, đoạn văn bản sẽ được thiết lập ở cấp đầu tiên Để điều chỉnh các cấp còn lại theo ý muốn, bạn chỉ cần chọn các đối tượng tương ứng.
nhấn phím Tab trên bàn phím Để lùi ra một Tab thì bạn sử dụng tổ hợp phím Shift + Tab.
Hình 2.93: Kết quả định dạng văn bản
Bảng biểu
4.1 Tạo và chỉnh sửa bảng biểu Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn bảng Chọn tab Insert -> chọn Tables
Hình 2.95: Hộp thoại chèn bảng
Tự bạn thiết kế bảng với những cột và dòng theo ý bạn, có thể chọn đường kẻ bảng theo ý mình.
Hình 2.98: Công cụ vẽ bảng
Nhúng bảng từ cửa sổ MS Excel:
Hình 2.99: Nhúng bảng từ cửa sổ MS Excel
Ngoài ra bạn cũng có thể chọn một mẫu Table có sẵn sau đó bạn sẽ thay đổi dữ liệu với Quick Table
Hình 2.100: Thay đổi dữ liệu với Quick Table
Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng
Các công cụ để định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng:
Hình 2.101: Công cụ để định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng
Chọn đối tượng muốn định dạng:
Chọn ô: Click chuột vào ô cần chọn
Chọn cột: Click chuột lên cột cần chọn
Hình 2.103: Thao tác chọn cột
Chọn hàng: Click chuột lên hàng ở đầu hàng cần chọn.
Hình 2.104: Thao tác chọn hàng
Chọn cả bảng: Click chuột lên góc trên của bảng
Hình 2.105: Thao tác chọn bảng
Thao tác thêm, xóa hàng và cột
Click chuột vào trong bảng, chọn tab Layout -> group Rows & Column:
+ Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên hàng chứ con trỏ.
+ Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới hàng chứ con trỏ.
+ Insert Left: Thêm cột bên trái cột chứ con trỏ.
+ Insert Right: Thêm cột bên phải cột chứ con trỏ.
Các thao tác xóa bảng, hàng, cột: chọn bảng, hàng, cột cần xóa
Chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout -> Group Merge có chức năng sau:
Hình 2.107: Công cụ trộn, tách các ô
+ Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất.
+ Split Cells: Tách thành nhiều ô.
+ Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau.
Canh lề cho dữ liệu trong ô
Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout group Alignment :
Hình 2.108: Công cụ canh lề cho dữ liệu trong ô
+ Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô.
+ Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô.
Chọn đối tượng cần định dạng Tab Design
Hình 2.109: Công cụ định dạng bảng biểu
4.3 Sắp xếp và tính toán trong bảng
Bảng biểu trong Word không chỉ hiển thị nội dung mà còn hỗ trợ tính toán và sắp xếp đơn giản Để thực hiện các chức năng này, chúng ta cần chú ý đến các lệnh trong nhóm Dữ liệu.
Hình 2.110: Công cụ sắp xếp và tính toán trong bảng
Quay trở lại với ví dụ lúc trước chúng ta có một bảng dữ liệu thô, về bảng lương nhân viên của một phòng ban trong công ty.
Với cột thực lĩnh chưa có giá trị và được tính bằng công thức:
Thực lĩnh = Lương Chính + Phụ Cấp – Tạm ứng
Chúng ta sẽ sử dụng công cụ Formula để tính toán các giá trị Đầu tiên, hãy đặt con trỏ chuột vào ô thực lĩnh của người đầu tiên (Hoàng Hồng Hạnh) và sau đó chọn Formula trên thanh Ribbon Hộp thoại Formula sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Để bắt đầu trong mục công thức, bạn cần nhấp vào dấu "=" và sau đó chọn kiểu định dạng cho dữ liệu trong mục định dạng số Cuối cùng, nhấn Ok để hoàn tất Tiếp tục thực hiện cho các mục tiếp theo để đạt được kết quả như hình dưới đây.
Hình 2.113: Kết quả sau tính toán
Bây giờ bạn hãy nhấp chuột tới ô thực lĩnh của dòng tổng cộng, nhấp chọn formular điền công thức vào hộp thoại như hình dưới đây:
Kết quả chúng ta sẽ thu được như hình dưới đây:
Hình 2.115: Kết quả sau tính toán
Sau khi hoàn thành việc tính toán cột thực lĩnh, chúng ta cần sắp xếp lại danh sách theo thứ tự từ cao đến thấp Những người có thực lĩnh cao hơn sẽ được xếp ở dưới cùng Cách thực hiện quy trình này như sau:
Bước 1: Bôi đen từ dòng tiêu đề đến dòng có Stt là 5 (Không bao gồm dòng tổng cộng vì dòng tổng cộng không cần sắp xếp)
Bước 2: Nhấp chọn biểu tượng Sort
Hình 2.116: Công cụ sắp xếp dữ liệu
Hộp thoại Sort xuất hiện như hình dưới đây, trong mục Sort by chọn cột
“Thực Lĩnh” (Cột lấy dữ liệu sắp xếp), tích chọn mục Ascending (sắp xếp giảm dần).
Hình 2.117: Hộp sắp xếp dữ liệu trong bảng
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
Hình 2.118: Kết quả sau sắp xếp
Định dạng trang và in ấn
Đánh số trang giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm nội dung và đảm bảo văn bản được sắp xếp theo trật tự Để thêm số trang vào văn bản, bạn hãy chọn lệnh "Page Number" trong nhóm lệnh "Header & Footer" trên Tab "Insert".
Để nâng cao khả năng tìm kiếm nội dung trong văn bản, ngoài việc đánh số trang, bạn nên thêm mục lục, đặc biệt là với những văn bản dài và nhiều nội dung Mặc dù có nhiều phương pháp để tạo mục lục, chúng tôi không thể trình bày chi tiết trong cuốn sách này Bạn có thể tự nghiên cứu và thiết kế một mục lục khoa học và nhanh chóng cho văn bản của mình.
Trước khi tiến hành in ấn, bạn cần kiểm tra các thông số như khổ giấy và căn lề của văn bản để tránh lãng phí do in sai Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong nhóm lệnh Page Setup trên Tab Page Layout.
Hình 2.120: Nhóm lệnh Page Setup
Hộp thoại Page Setup xuất hiện như hình dưới đây:
Hình 2.121: Hộp thoại Page Setup
Trong hộp thoại Margins và Pager, bạn có thể thiết lập các thông số như lề văn bản, khổ giấy và chiều khổ giấy (ngang hoặc dọc) Đối với các văn bản pháp quy như hợp đồng hay đơn từ, cần chú ý để lề trái và phải gần bằng nhau Trong khi đó, với tài liệu hoặc sách cần đóng gáy, lề trái nên rộng hơn lề phải với tỷ lệ hợp lý, đảm bảo nội dung nằm giữa trang sau khi đóng gáy.
Lưu ý: Với trường hợp in hai mặt chúng ta xử lý như sau: Chọn Mirror margins trong mục Multiple pages của Tab Margins.
Hình 2.122: Hộp thoại Page Setup 5.2 Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình hay tiểu luận, việc hiển thị tên tài liệu, tác giả và số trang trên mỗi trang là rất cần thiết Chức năng Header and Footer trong MS Word sẽ hỗ trợ bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng và hiệu quả.
Vào Tab Insert group Header & Footer.
Chọn Header/Footer để thiết kế.
Hình 2.123: Công cụ tạo tiêu đề đầu và cuối trang
Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế.
Group Insert chèn ngày, giờ, thông tin tài liệu, hình ảnh,….
Group Navigation di chuyển giữa Header và Footer, các setion.
Group Options chọn kiểu hiển thị.
Group Postion Canh lề vị trí hiển thị.
Group Close đóng Header & Footer.
Khi tạo Header và Footer, chúng thường xuất hiện trên tất cả các trang của tài liệu Tuy nhiên, nhiều tài liệu có nhiều phần khác nhau, và bạn có thể thiết lập Header và Footer riêng cho mỗi phần Dưới đây là cách thực hiện điều đó.
Đến cuối mỗi phần/ chương Tab Page Layout group Page Setup Break Next Page
Hình 2.124: Công cụ chuyển trang
Khi sang trang mới bạn mở Header & Footer tab Design của Header
& Footer bạn thấy có dòng Same as Previous group Navigation bỏ chọn Link to Previous mất dòng Same as Previous.
Sau đó bạn chỉnh lại Header & Footer cho phần/chương 2.
Các phần còn lại làm tương tự.
5.3 In ấn Để in văn bản bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:
Cách 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar
Hình 2.126: Biểu tượng in ấn
Để in văn bản trên tất cả các trang của máy in mặc định, bạn cần lưu ý rằng cách này không phù hợp cho tài liệu có nội dung dài Việc in quá nhiều trang cùng một lúc có thể gây ra tình trạng máy in bị kẹt giấy giữa chừng.
Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn nút Office Button.
Cửa sổ Office Button xuất hiện bạn chọn mục Print.
Hình 2.127: Chọn lệnh in từ Office Button
Hãy thiết lập các tham số theo hướng dẫn dưới đây:
Số bản sao chép từ bản in là số lượng tài liệu bạn muốn in ra, ví dụ như khi bạn cần in hợp đồng thành 2 bản để gửi cho khách hàng và lưu lại một bản cho mình, bạn chỉ cần điền giá trị là 2.
Để in văn bản trong Microsoft Word 2013, bạn cần chọn máy in cụ thể từ danh sách các máy in có trên máy tính Nếu không chỉ định, chương trình sẽ tự động sử dụng máy in mặc định.
- Print What: Cho phép tùy chọn các trang in, bạn có thể nhập trực tiếp trạng cần in vào hộp nhập phía Pages.
Hình 2.128: Hộp thoại lệnh in
Để in nhiều trang liên tiếp, bạn chỉ cần nhập trang đầu tiên và đánh dấu trang cuối cùng, ví dụ, để in từ trang 5 đến trang 10, bạn nhập 5-10 Đối với các trang không liên tục, bạn cần liệt kê tất cả các trang cách nhau bằng dấu phẩy, như in các trang 6, 7, 10, 23, 24, bạn sẽ nhập: 6,7,10,23,24.
Ngoài ra bạn có thể nhấp vào mục All để có thêm tùy chọn.
Hình 2.129: Thao tác lựa chọn in tài liệu
Khi in toàn bộ văn bản, máy in sẽ tự động in tất cả các trang mà không cần bạn thiết lập gì cho mục này.
+ Selection: Chỉ in vùng được chọn
+ Current Page: Chỉ in trang hiện tại (Trang con trỏ chuột đang đứng)
+ Print Odd Pages Only: Tích chọn mục này để chỉ in trang lẻ
+ Print Even Pages only: Tích chọn mục này để chỉ in trang chẵn
- Other Settings: Các tùy chọn khác khi in ấn
+ Collated: Nếu in copy thành nhiều bản, bạn có thể chọn in lần lượt từng bộ một hay in tất cả các bản của từng trang.
Hình 2.130: Thao tác chọn lệnh copy khi in
+ Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc.
Hình 2.131: Thao tác chọn khổ giấy ngang hay dọc
+ Chọn khổ giấy cho văn bản
Hình 2.132: Thao tác chọn khổ giấy cho văn bản
+ Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in
+ Page Per Sheet: In nhiều trang trong một tờ giấy
Hình 2.134: Thao tác chọn in nhiều trang trong một tờ giấy
Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản
Hình 2.135: Biểu tượng nút Print
BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
Cấu trúc bảng tính
1.2.1 Dạo diện chính của bảng tính
Hình 3.2: Dao diện chính của Microsoft excel 2013
Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính
(1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh
(2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp
(3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau.
(4): Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời
(5): Fomula bar: Thanh công thức
(6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là vùng chứa dữ liệu trên bảng tính (WorkSheet).
Cột và hàng tiêu đề trong WorkSheet được đánh dấu bằng các ký tự từ bảng chữ cái cho cột và dãy số liên tiếp cho hàng Các ký hiệu này có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu thực tế.
(8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải.
Tab Thanh Sheet trong Excel liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp WorkBook, đồng thời cung cấp thanh điều khiển giúp người dùng dễ dàng di chuyển giữa các Sheet.
(10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…
1.2.2 Các thành phần cơ bản của bảng tính
Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell).
Sheet là một phần trong WorkBook, cho phép bạn thêm mới, tùy chỉnh hoặc xóa bỏ Các Sheet trong cùng một hoặc nhiều WorkBook có thể liên kết và trao đổi dữ liệu với nhau.
Cột trong các Sheet được xác định bởi tiêu đề địa chỉ, như cột A, cột B hay cột XA Bạn có thể thực hiện các thao tác như chèn, xóa và di chuyển các cột trên một Sheet một cách dễ dàng.
Hàng trong các Sheet được xác định qua tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ như hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000 Bạn có thể thực hiện các thao tác như chèn, xóa và di chuyển hàng trong một Sheet một cách dễ dàng.
Ô (Cell) là điểm giao nhau giữa một hàng và một cột, với địa chỉ được xác định bởi tên cột và hàng Ví dụ, ô A5 là ô giao giữa cột A và hàng 5 Địa chỉ của ô được viết theo thứ tự “Tên cột” + “Tên hàng” Khi mở rộng, nhóm các ô được xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng, và địa chỉ của nhóm ô được ghi theo định dạng “Tên Cell đầu tiên”: “Tên Cell cuối cùng”.
“Tên Cell cuối cùng” Giải sử nhóm Cell từ hàng thứ nhất cột A tới hàng thứ 5 cột E chúng ta sẽ có địa chỉ là: A1:E5
- Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell được chọn tại một thời
Hình 3.4: Vùng làm việc hiện thời
Như vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell được chọn.
Các thao tác cơ bản
1.3.1 Tạo một bảng tính mới
Sau khi khởi động chương trình, một bảng tính mới sẽ được tạo tự động Nếu không, bạn có thể tạo bảng tính mới bằng một trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button
Hình 3.5: Chức năng Office Button
Một hộp thoại xuất hiện bạn nhấp chọn New rồi chọn biểu tương Blank Workbook ở hộp thoại bên tay phải.
Hình 3.6: Chức năng tạo bảng tính mới
Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ nhanh
Hình 3.7: Biểu tượng New trên thanh công cụ nhanh
Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng này trên thanh công cụ bạn chọn mũi tên trỏ xuống trong thanh này chọn New.
Hình 3.8: Thao tác thêm biểu tượng Newtrên thanh công cụ nhanh
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Để bắt đầu, hãy tạo một bảng tính mới và rỗng Di chuyển đến ô E1, nhấn phím F2 và nhập nội dung: "CÔNG TY CP PHẦN MỀM AVIN" Tiếp theo, chọn font chữ lớn hơn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A, sau đó chọn kích thước font 28 từ hộp Font size trên thanh Ribbon.
Tiếp theo bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bôi đậm nội dung văn bản, kết quả chúng ta sẽ được như hình dưới đây:
Hình 3.10: Thao tác bôi đậm văn bản Ở ví dụ trên chúng ta vừa nhập vào ô E1 của bảng tính mới dòng chữ
“Nhà sách Trí Việt” Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel
Excel 2013 không chỉ đơn thuần là công cụ soạn thảo văn bản, mà còn là một bảng tính mạnh mẽ, có khả năng thực hiện và xử lý nhiều loại tính toán, từ những bài toán đơn giản cho đến phức tạp.
Thanh Ribbon là công cụ chính chứa hầu hết các lệnh cần thiết để thao tác với chương trình, bao gồm các lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức và xử lý dữ liệu.
Hình 3.11: Thanh công cụ Ribbon
Thanh Ribbon bao gồm các tab như Home, Insert, và Page Layout, mỗi tab chứa các nút lệnh tương ứng Các nút lệnh này sẽ được kích hoạt theo ngữ cảnh sử dụng, cho phép người dùng thực hiện các thao tác cần thiết Để thao tác với một lệnh cụ thể trên thanh Ribbon, bạn cần xác định tab mà lệnh đó nằm trong và sau đó chọn lệnh cần thao tác từ tab đó.
Giả sử ở ví dụ trước để có thể bôi đậm cho nội dung trong ô E1 bạn chọn tới Tab Home trong tab này bạn chọn biểu tượng Bold
Chi tiết các Tab Ribbon
- Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh như sau:
Hình 3.13: Nhóm lệnh trong tab Home
+ Alignment: Căn lề nội dung
+ Number: Định dạng dữ liệu
+ Styles: Định dạng bảng tính
+ Cells: Thao tác với Cell
+ Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu
- Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau:
Hình 3.14: Nhóm lệnh trong tab Insert
+ Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng
+ Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa
+ Charts: Lệnh chèn các liên kết
+ Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer,…
+ Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng.
- Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của bản tính.
Hình 3.15: Nhóm lệnh trong tab Page layout
+ Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính.
+ Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in
+ Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản
- Formulas: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức
Hình 3.16: Nhóm lệnh trong tab Formulas
+ Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel.
+ Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc.
+ Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức.
+ Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel.
- Data: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với dữ liệu
Hình 3.17: Nhóm lệnh trong tab Data
+ Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác.
+ Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu.
+ Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu.
+ Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu.
Trên thanh Ribbon, tính năng kiểm tra ngữ pháp cho nội dung bảng tính xuất hiện mặc định, cùng với các nhóm lệnh hỗ trợ tạo ghi chú và bảo mật bảng tính.
Hình 3.18: Nhóm lệnh trong tab Review
- View: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh hiển thị, chi tiết như sau:
Hình 3.19: Nhóm lệnh trong tab View
+ Workbook Views: Chế độ hiển thị
+ Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel
+ Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook
+ Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook
Để ẩn hoặc hiển thị một nhóm lệnh hoặc Tab lệnh trên thanh công cụ Ribbon trong Macros, bạn cần thực hiện các lệnh phù hợp.
- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon.
Hình 3.20: Thao tác ẩn tab lệnh
- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon.
Hình 3.21: Hộp thoại Excel Option
Để ẩn hoặc hiện các Tab Ribbon trong danh sách Main Tabs, bạn chỉ cần bỏ hoặc đánh dấu tích ở đầu tên Tab tương ứng Sau khi thực hiện xong, hãy nhấp vào Ok để lưu lại thay đổi.
Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc
Hình 3.22: Thao tác ẩn tab lệnh
Khi muốn hiện lại thanh công cụ này bạn nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa.
Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon
Ngoài những Tab lệnh sẵn có Microsoft Excel 2013 còn cung cấp cho người dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện như sau:
- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon.
Hình 3.23: Thao tác tạo tab lệnh
- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon.
Hình 3.24: Hộp thoại Excel Option
- Để thêm một Tab mới bạn nhấp chọn nút New Tab, một Tab, và một nhóm lệnh mới xuất hiện như hình dưới đây:
Hình 3.25: Thêm các lệnh vào tab mới
- Bạn có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp chuột phải vào Tab này chọn Rename.
Hình 3.26: Đặt tên cho tab mới
- Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh
Hình 3.27: Đặt tên cho tab mới
- Ngoài ra bạn có thể bổ sung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cách nhấp chọn Tab vừa thêm rồi nhấn nút New Group
Kết quả Tab các lệnh của tôi sẽ có được như hình dưới đây:
Công việc cuối cùng của bạn là chọn những lệnh cần thiết để bổ xung vào các nhóm lệnh tương ứng Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.
Tab lệnh mà chúng ta vừa tạo khi xuất hiện trên màn hình chính của chương trình sẽ như hình dưới đây:
Hình 3.29 minh họa biểu tượng của tab lệnh mới, cho thấy cách bạn có thể tạo ra các Tab lệnh được bố trí khoa học và thuận tiện, giúp cải thiện quá trình sử dụng hiệu quả hơn.
Hình 3.30: Thanh công cụ nhanh
Nằm ở góc trái phía trên cùng của màn hình chính, khu vực này chứa các lệnh thường sử dụng, giúp người dùng thao tác nhanh chóng và hiệu quả.
Bổ sung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định
Khi mới cài đặt, thanh công cụ chỉ hiển thị một số nút lệnh cơ bản Để bổ sung thêm các nút lệnh khác, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên trỏ xuống và chọn nút lệnh cần thêm, miễn là nút đó chưa có trên thanh công cụ.
Hình 3.31: Thao tác bổ sung các lệnh mới vào thanh công cụ nhanh
Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ.
Hình 3.32: Hủy bỏ các lệnh trên thanh công cụ nhanh
Bổ sung các lệnh không có trong danh sách mặc định
Chúng ta có thể bổ sung các nút lệnh từ danh sách mặc định vào thanh công cụ nhanh trong Microsoft Excel để cải thiện hiệu suất làm việc.
2013 còn cho phép bạn bổ xung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh
(Quick access toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands…
Hộp thoại Excel Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar.
Trong hộp thoại Excel Options, bạn sẽ thấy danh sách các nút lệnh ở bên trái và danh sách các nút lệnh hiện có trong Quick Access Toolbar ở bên phải Để thêm một nút lệnh mới, hãy chọn nó từ danh sách bên trái và nhấp vào nút Add>> Ngược lại, nếu bạn muốn loại bỏ một nút lệnh, hãy chọn nó từ danh sách bên phải và nhấp vào nút ), nhỏ hơn (=), và nhỏ hơn hoặc bằng (