TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Khái niệm, bản chất của quản trị, nhà quản trị
1.1 Khái niệm về quản trị
Thuật ngữ "quản trị" là một khái niệm khó định nghĩa, với mỗi tác giả đưa ra định nghĩa riêng Từ "quản trị" được dịch từ tiếng Anh là "Management", dẫn đến sự khác biệt trong cách gọi: có người gọi là quản lý, có người gọi là quản trị Mặc dù vậy, hai thuật ngữ này thường được sử dụng trong những ngữ cảnh khác nhau để diễn đạt những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản, chúng đều chỉ cùng một khái niệm.
Quản trị là một thuật ngữ phổ biến trong nhiều sách giáo khoa và tài liệu, và có thể được hiểu qua việc phân tích từng từ một cách riêng biệt.
Quản lý là quá trình đưa đối tượng vào khuôn khổ quy định, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra theo một mô hình nhất định, thay vì để đối tượng hoạt động tự do.
Trị là việc sử dụng quyền lực để yêu cầu đối tượng tuân theo một khuôn mẫu nhất định Nếu đối tượng không thực hiện theo yêu cầu, sẽ có hình phạt đủ mạnh để thuyết phục họ thực hiện nghĩa vụ của mình.
Sau đây là những khái niệm về Quản trị của một số tác giả là Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học trong và ngoài nước.
Theo H Koontz và O'Donnell, quản lý là một lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất, bởi vì mọi nhà quản trị, ở mọi cấp độ và trong mọi tổ chức, đều có nhiệm vụ thiết kế và duy trì môi trường làm việc Môi trường này cho phép các cá nhân hợp tác trong các nhóm để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị được định nghĩa bởi Theo James H Donnelly, R James L Gibson và John M Ivancevich trong giáo trình Quản trị học căn bản là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện Mục tiêu của quản trị là phối hợp các hoạt động của những cá nhân khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng lẻ không thể thực hiện.
Quản trị, theo Stoner và Robbins, là một quá trình hệ thống bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản lý con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Lý thuyết hành vi lại định nghĩa: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua con người.
Quản trị, theo Thầy Nguyễn Tiến Phước, là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công việc cùng những nỗ lực của con người Quá trình này còn bao gồm việc vận dụng hiệu quả mọi tài nguyên để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị, theo Giáo sư Vũ Thế Phú, là một quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong bối cảnh môi trường luôn biến đổi Điểm mấu chốt của quá trình này là sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế.
Quản trị là quá trình có tổ chức và liên tục, trong đó chủ thể quản trị tác động đến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động của bộ phận, cá nhân và nguồn lực Mục tiêu của quản trị là đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao nhất trong việc hướng tới mục tiêu của tổ chức.
1.2 Bản chất của quản trị
Quản trị là quá trình có tổ chức và có chủ đích nhằm tối ưu hóa hoạt động của tập thể, đảm bảo đạt được kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất Quá trình này diễn ra thường xuyên và liên tục, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu vật chất và tinh thần của cộng đồng.
1.3 Nhà quản trị Đó là tất cả những cá nhân thực hiện những chức năng nhất định trong bộ máy quản trị ở các cấp; là những người sử dụng các tài nguyên có tổ chức để đạt được mục đích; là những người lãnh đạo đưa ra các quyết định; là những người làm công tác quản trị của tổ chức.
Nhà quản trị hoặc quản trị viên hợp tác với nhau và với những người khác, không chỉ là nhân viên nội bộ mà còn bao gồm khách hàng, nhà cung cấp và đại diện các hiệp hội bên ngoài tổ chức.
Nhà quản trị có trách nhiệm cân bằng các mục tiêu đối kháng và xác định ưu tiên giữa các mục tiêu đã đề ra Để thực hiện điều này, họ cần tư duy và phân tích kỹ lưỡng để hiểu rõ các vấn đề Việc khái quát và tổng hợp các mối quan hệ nhiệm vụ khác nhau cũng là điều cần thiết để đạt được hiệu quả trong quản lý.
Vai trò và chức năng của quản trị
2.1.1 Vai trò quan hệ với con người
Trong môi trường làm việc tổ chức, các cá nhân thường xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau Tuy nhiên, với vai trò là nhà quản trị, họ thường đảm nhiệm những vai trò cơ bản quan trọng.
- Vai trò đại diện, hay tượng trưng có tính chất nghi lễ trong tổ chức.
- Vai trò của người lãnh đạo, nó đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.
- Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức Họ thường xuyên xem xét và phân tích bối cảnh xung quanh để nhận diện các cơ hội và mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị Công việc này được thực hiện thông qua việc đọc báo chí, tài liệu, và giao tiếp với mọi người.
Vai trò quan trọng của nhà quản trị là truyền đạt thông tin liên quan đến những người có liên quan, bao gồm cấp dưới, đồng nghiệp và cấp trên.
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho tổ chức, cung cấp thông tin cho các bộ phận nội bộ và các cơ quan bên ngoài Mục tiêu của việc đại diện này là để giải thích, bảo vệ và thu hút sự ủng hộ cho tổ chức.
Vai trò chủ trì của nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến hoạt động của tổ chức, nhằm tạo ra những chuyển biến tích cực Để đạt được mục tiêu này, nhà quản trị có thể áp dụng kỹ thuật mới vào tình huống cụ thể hoặc điều chỉnh, nâng cấp kỹ thuật hiện tại đang được sử dụng.
Trong bối cảnh các tình huống rủi ro và sự cố bất ngờ, vai trò của nhà quản trị trở nên cực kỳ quan trọng Họ cần phải nhanh chóng và quyết đoán để xử lý các biến cố, giúp tổ chức sớm trở lại trạng thái ổn định So với các vai trò khác, việc đưa ra quyết định trong những tình huống này được ưu tiên hàng đầu Nhà quản trị không chỉ phải hạn chế thiệt hại mà còn phải tận dụng tối đa những cơ hội mới để phát triển tổ chức.
Khi nhà quản trị phải quyết định phân phối tài nguyên như tiền, thời gian, quyền hành, trang bị hay con người, họ đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ tài nguyên Trong điều kiện tài nguyên dồi dào, việc này thường dễ dàng hơn, nhưng khi tài nguyên khan hiếm, những quyết định này trở nên khó khăn hơn và có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của đơn vị hoặc toàn tổ chức.
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng như một nhà thương thuyết, đại diện cho tổ chức trong các cuộc đàm phán Những cuộc thương lượng này có thể liên quan đến công việc, tiền bạc, thời gian hoặc bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến bộ phận Mục tiêu chính của quá trình thương lượng là tìm ra giải pháp chấp nhận được cho tất cả các bên liên quan, đồng thời đảm bảo lợi ích tối đa cho đơn vị của mình.
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể và thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp các hoạt động Quá trình này liên quan đến việc dự báo tương lai, xác định các mục tiêu cần đạt được và phương thức thực hiện Nếu không có kế hoạch thận trọng, quản trị dễ dẫn đến thất bại.
Tổ chức là chức năng thiết kế cơ cấu và tổ chức công việc, bao gồm việc xác định nhiệm vụ, phân công người thực hiện, phối hợp hoạt động, hình thành các bộ phận và thiết lập mối quan hệ giữa chúng, cũng như xây dựng hệ thống quyền hành trong tổ chức.
Điều khiển, hay còn được gọi là chức năng lãnh đạo, là một yếu tố quan trọng trong tổ chức, nơi mà mỗi cá nhân đều có cá tính, hoàn cảnh và vị trí riêng Nhiệm vụ của người lãnh đạo là hiểu động cơ và hành vi của nhân viên, đồng thời biết cách động viên và điều hành họ Lãnh đạo cần lựa chọn phong cách phù hợp với từng đối tượng và hoàn cảnh, nhằm giải quyết xung đột giữa các thành viên trong tổ chức.
Kiểm tra và kiểm soát là bước quan trọng sau khi đã thiết lập mục tiêu và kế hoạch cụ thể, cũng như tổ chức cơ cấu, tuyển dụng và đào tạo nhân sự Dù đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, công việc vẫn có thể gặp thất bại nếu không thực hiện kiểm tra Công tác này bao gồm việc đánh giá kết quả đạt được, so sánh với mục tiêu đã đề ra và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tổ chức đi đúng hướng, hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.
Sự phát triển của lý thuyết quản trị
3.1 Lý thuyết cổ điển về quản trị
Lý thuyết cổ điển về quản trị, xuất hiện vào cuối thế kỷ XIX và đầu thế kỷ XX tại Châu Âu và Hoa Kỳ, phản ánh những quan điểm quan trọng về tổ chức và quản lý Nhiều tác giả đã đóng góp vào sự hình thành của các lý thuyết này, và chúng có thể được chia thành hai dòng lý thuyết quản trị cổ điển chính.
Lý thuyết quản trị khoa học
Có rất nhiều tác giả về dòng lý thuyết này, có thể kể ra đây một số tác giả chính:
Charles Babbage (1792 - 1871) là một nhà toán học người Anh nổi bật với những nỗ lực tăng năng suất lao động Ông cùng với Adam Smith thúc đẩy chuyên môn hóa lao động và ứng dụng toán học để tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu Babbage nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nghiên cứu thời gian hoàn thành công việc, từ đó thiết lập tiêu chuẩn lao động và khen thưởng những công nhân vượt chỉ tiêu Ông cũng là người tiên phong đề xuất phương pháp chia lợi nhuận nhằm duy trì mối quan hệ tích cực giữa công nhân và nhà quản lý.
- Frank & Lilian Gilbreth Frank (1886 - 1924) và Lilian Gilbreth (1878 –
Năm 1972, hai nhà nghiên cứu đã tiên phong trong việc phân tích mối quan hệ giữa thời gian và động tác, phát triển lý thuyết quản trị khác biệt so với Taylor Họ thiết lập một hệ thống thao tác để hoàn thành công việc, bao gồm cách nắm giữ đồ vật và di chuyển Hệ thống này chỉ ra mối liên hệ giữa loại động tác và tần suất thực hiện với mức độ mệt mỏi trong lao động, từ đó xác định và loại bỏ những động tác dư thừa, tập trung vào những động tác hiệu quả nhằm giảm thiểu mệt mỏi và nâng cao năng suất lao động.
Henry Gantt (1861 - 1919) là một kỹ sư nổi bật trong lĩnh vực hệ thống kiểm soát nhà máy, nổi tiếng với việc phát triển sơ đồ Gantt Sơ đồ này mô tả quy trình công việc cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, thể hiện các giai đoạn công việc theo kế hoạch cùng với thời gian dự kiến và thực tế Hiện nay, phương pháp Gantt đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản trị tác nghiệp Ngoài ra, Gantt còn đề xuất một hệ thống chỉ tiêu công việc và khen thưởng cho công nhân cũng như quản trị viên khi đạt hoặc vượt chỉ tiêu.
Tuy nhiên, đại biểu ưu tú nhất của trường phái này là Fededric W Taylor
Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915) được biết đến như "cha đẻ" của phương pháp quản trị khoa học Lý thuyết này được đặt tên theo tác phẩm nổi tiếng của ông, "Các nguyên tắc quản trị một cách khoa học" (Principles of Scientific Management), lần đầu tiên được xuất bản vào năm 1911.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý tại các xí nghiệp, đặc biệt là trong ngành luyện kim, ông đã phát hiện và chỉ trích mạnh mẽ những nhược điểm của phương pháp quản lý cũ Theo ông, những nhược điểm này là nguyên nhân chính dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động của các xí nghiệp.
+ Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân
+ Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc
+ Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp Công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc.
Hầu hết công việc và trách nhiệm đều thuộc về người công nhân, trong khi nhà quản trị thường làm việc bên cạnh họ và quên đi chức năng chính của mình là lập kế hoạch và tổ chức công việc Điều này dẫn đến việc tính chuyên nghiệp của nhà quản trị không được công nhận.
Sau đó ông nêu ra 4 nguyên tắc quản trị khoa học như sau:
+ Phương pháp khoa học cho những thành tố cơ bản trong công việc của công nhân thay cho phương pháp cũ dựa vào kinh nghiệm
+ Xác định chức năng hoạch định của nhà quản trị, thay vì để công nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng của họ
+ Lựa chọn và huấn luyện công nhân, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội, thay vì khích lệ những nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ
Phân chia công việc hợp lý giữa nhà quản trị và công nhân là điều cần thiết để mỗi bên có thể phát huy tối đa khả năng của mình Thay vì chỉ đổ trách nhiệm lên vai công nhân như trước, việc xác định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
Công tác quản trị tương ứng là:
Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc Việc mô tả công việc một cách chi tiết giúp lựa chọn công nhân phù hợp, đồng thời thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và chương trình huấn luyện chính thức hiệu quả.
+ Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, bảo đảm an toàn lao động bằng dụng cụ thích hợp.
Trường phái quản trị khoa học đã đóng góp nhiều giá trị cho sự phát triển tư tưởng quản trị, tập trung vào việc lập kế hoạch và tổ chức hoạt động hiệu quả Họ phát triển kỹ năng quản trị thông qua phân công và chuyên môn hóa, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền Đặc biệt, họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, sử dụng đãi ngộ để nâng cao năng suất lao động Ngoài ra, họ cũng chú trọng đến việc giảm giá thành để tăng hiệu quả, áp dụng các phương pháp hệ thống và hợp lý để giải quyết vấn đề quản trị, coi quản trị là một đối tượng nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, trường phái này có những giới hạn, như chỉ phù hợp trong môi trường ổn định và khó áp dụng trong bối cảnh phức tạp Họ cũng đánh giá thấp nhu cầu xã hội và khả năng tự thể hiện của con người, dẫn đến việc vấn đề nhân bản ít được quan tâm Cuối cùng, họ áp dụng các nguyên tắc quản trị phổ quát mà không nhận thức được tính đặc thù của từng môi trường, quá chú trọng vào khía cạnh kỹ thuật.
Trường phái quản trị hành chính
Trong khi trường phái quản trị khoa học tập trung vào việc hợp lý hóa và nhiệm vụ của công nhân, trường phái quản trị tổng quát hay hành chính phát triển các nguyên tắc quản trị chung cho toàn bộ tổ chức, do đó còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển Trường phái này được hình thành từ các quan điểm về quản trị doanh nghiệp của Henry Fayol ở Pháp và Max Weber ở Đức, đồng thời diễn ra song song với thời kỳ của Taylor ở Mỹ.
Max Weber (1864 - 1920) là một nhà xã hội học người Đức nổi bật với những đóng góp quan trọng trong lý thuyết quản trị, đặc biệt là khái niệm về tổ chức quan liêu bàn giấy như một phương thức hợp lý để quản lý các công ty phức tạp Ông định nghĩa quan liêu bàn giấy là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ rõ ràng, phân công và phân nhiệm chính xác, cùng với các mục tiêu phân biệt và hệ thống quyền hành có trật tự Cơ sở tư tưởng của Weber xoay quanh khái niệm về thẩm quyền hợp pháp và hợp lý Tuy nhiên, ngày nay, thuật ngữ “quan liêu” thường mang lại hình ảnh về một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời và ngập tràn thủ tục hành chính phức tạp, điều này hoàn toàn khác xa với tư tưởng ban đầu của Weber Những đặc tính của chủ nghĩa quan liêu theo Weber bao gồm tính hệ thống, rõ ràng và sự phân công nhiệm vụ hợp lý.
+ Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và được hợp pháp hoá như nhiệm vụ chính thức.
+ Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mồi chức vụ nằm dưới một chức vụ khác cao hơn.
+ Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm.
+ Các hành vi hành chính và các quyết định phải thành văn bản.
+ Quản trị phải tách rời sở hữu
Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục Luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người.
Theo Theo Maz Weber, quyền hành phụ thuộc vào chức vụ, trong khi chức vụ lại tạo ra quyền hành Do đó, việc thiết lập một hệ thống chức vụ và quyền hành cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
+ Mọi hoạt động của tổ chức đều phải chuyển vào văn bản quy định
+ Chỉ những người có chức vụ mới có quyền quyết định
+ Chỉ có những người có năng lực mới được giao chức vụ
+ Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan
- Henry Fayol (1841 - 1925): Là một nhà quản trị hành chính người Pháp.
Trong tác phẩm "Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát" (1916), Fayol đã chỉ ra rằng năng suất lao động không chỉ phụ thuộc vào khả năng của công nhân mà còn vào cách tổ chức và sắp xếp của nhà quản trị Ông nhấn mạnh rằng việc quản trị tổng quát là một yếu tố quan trọng không kém so với các hoạt động sản xuất, tiếp thị, tài chính, quản lý tài sản và con người, cùng với kế toán - thống kê Để tối ưu hóa việc tổ chức doanh nghiệp, Fayol đã đề xuất 14 nguyên tắc quản trị mà các nhà quản trị cần tuân thủ.
+ Phải phân công lao động.
+ Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
+ Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.
+ Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.
+ Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.
+ Quyền lợi chung phải luôn luôn đặt lên quyền lợi riêng
+ Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc
+ Quyền quyết định trong doanh nghiệp phải tập trung về một mối.
+ Doanh nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân.
+ Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự
+ Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bằng.
+ Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định
+ Tôn trọng sáng kiến của mọi người
+ Doanh nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể.
Trường phái hành chính nhấn mạnh rằng năng suất lao động cao trong tổ chức được sắp đặt hợp lý, đóng góp quan trọng cho lý luận và thực hành quản trị Nhiều nguyên tắc quản trị từ tư tưởng này vẫn được áp dụng đến ngày nay, với các hình thức tổ chức, nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền đang được ứng dụng rộng rãi.
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ
Hệ thống thông tin trong quản trị
Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô, chưa được xử lý.
Dữ liệu là nguyên liệu cơ bản chứa đựng thông tin, đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất thông tin Sau khi được thu thập và xử lý, dữ liệu sẽ chuyển hóa thành thông tin hữu ích.
Trên thực tế, dữ liệu tồn tại dưới nhiều dạng:
- Tín hiệu vật lý: tín hiệu âm thanh, ánh sáng, tín hiệu điện, nhiệt độ, độ ẩm, áp suất ;
Số liệu thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích các yếu tố như nhân khẩu, đất đai, tài sản, tăng trưởng kinh tế, thu nhập quốc dân, thu chi ngân sách và doanh thu Những thông tin này giúp đánh giá tình hình kinh tế và xã hội, từ đó đưa ra các quyết định chính sách phù hợp Việc thu thập và trình bày số liệu một cách rõ ràng và chính xác sẽ hỗ trợ các nhà nghiên cứu, nhà quản lý và doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch phát triển bền vững.
Thông tin là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý.
Như vậy, để trở thành thông tin, người thu nhận phải đáp ứng được hai yeeu cầu:
- Hiểu và giải thích được nội dung của tin tức.
- Phải đánh giá được tầm quan trọng của tin tức đó đối với việc giải quyết từng nhiệm vụ đặt ra.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận và cảm thụ, có giá trị trong việc hỗ trợ ra quyết định hoặc giải quyết nhiệm vụ.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bản ghi hoặc tệp liên quan, được tổ chức và lưu trữ trên thiết bị tin học hiện đại Nó được quản lý bởi một chương trình máy tính, cung cấp thông tin cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, thiết bị truyền thông và công nghệ xử lý dữ liệu, tất cả đều được áp dụng trong các hệ thống thông tin sử dụng máy tính điện tử.
Hệ thống thông tin là một giải pháp tổ chức và kỹ thuật thiết thực, được xây dựng nhằm tối ưu hóa việc sử dụng và quản lý nội dung thông tin mà chúng ta xử lý hàng ngày.
1.2 Hệ thống thông tin với nhà quản trị
1.2.1 Vai trò hệ thống thông tin a, Vai trò trong việc ra quyết định
Ra quyết định là một nhiệm vụ phức tạp và quan trọng đối với các nhà quản trị Để đưa ra quyết định chính xác, họ cần thu thập nhiều thông tin hữu ích Những thông tin này sẽ hỗ trợ các nhà quản trị trong việc giải quyết hiệu quả các vấn đề đang gặp phải.
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xác định cơ hội và các mối nguy hiểm trong kinh doanh.
- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.
- Lựa chọn các phương án. b, Vai trò trong lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo, điều hành và kiểm soát
Trong các lĩnh vực tổ chức, lập kế hoạch, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả và sự thành công của các hoạt động này.
- Xây dựng các phương án;
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;
- Kiểm soát. c, Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro
Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, việc phòng ngừa rủi ro đóng vai trò quan trọng Để đạt hiệu quả trong công tác phòng ngừa rủi ro, thông tin có ý nghĩa rất lớn trong nhiều lĩnh vực.
- Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro.
1.2.2 Yêu cầu đối với thông tin và hệ thống thông tin a, Yêu cầu đối với thông tin Để thực hiện mục tiêu quản trị, thông tin được cung cấp cho các nhà quản trị, các cơ quan và những người thực hiện phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Về thời gian, thông tin cần được cung cấp kịp thời khi cần, có tính cập nhật và có liên quan tới khoảng thời gian thích hợp
Nội dung cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, liên quan trực tiếp đến vấn đề mà người dùng đang tìm hiểu Thông tin phải súc tích và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng để mang lại giá trị thực sự.
Hệ thống thông tin cần đảm bảo tính rõ ràng và chi tiết trong hình thức trình bày Thông tin phải được sắp xếp một cách khoa học, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ nội dung.
- Tránh được sự sai lệch trong quá trình truyền tin
- Đảm bảo bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin
- Đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng
- Phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin
- Đảm bảo đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
- Đảm bảo tính hiệu quả kinh tế
1.3 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị
Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp là cần thiết để sắp xếp công việc và con người một cách hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện các hoạt động thông tin, giúp quá trình diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Cơ sở khoa học của việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị dựa trên các quy luật tổ chức chung và quy luật tổ chức hệ thống thông tin riêng, đồng thời cần xem xét hoàn cảnh cụ thể của từng đơn vị.
- Những nguyên tắc phổ biến về việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị là: khoa học, hiệu quả, linh hoạt, bí mật, hiện đại.
Có nhiều loại mô hình tổ chức hệ thống thông tin quản trị, trong đó các mô hình phổ biến bao gồm mô hình tập trung, mô hình phân tán, mô hình kết hợp, mô hình theo chức năng và mô hình theo nguyên tắc thị trường Việc lựa chọn mô hình tổ chức hệ thống thông tin phù hợp cần dựa vào hoàn cảnh thực tiễn, hiệu quả của từng mô hình và khả năng của các nhà doanh nghiệp.
Chất lượng và hiệu quả của thông tin trong quản trị phụ thuộc rất lớn vào các biện pháp quản trị và điều hành hệ thống thông tin.
Quyết định quản trị
2.1 Khái niệm, đặc điểm của quyết định quản trị
Quyết định quản trị là hành động sáng tạo của người quản lý, nhằm xác định mục tiêu, chương trình và đặc điểm hoạt động của tổ chức để giải quyết vấn đề đã chín muồi Hành động này dựa trên sự hiểu biết về các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin từ hệ thống.
Mỗi cá nhân trong tổ chức và xã hội đều phải đưa ra những quyết định cá nhân, được gọi là quyết định cá nhân Bên cạnh đó, còn tồn tại các quyết định quản trị, ảnh hưởng đến sự phát triển và hoạt động chung của tổ chức.
Quyết định quản trị là những quyết định quan trọng của tổ chức, được đưa ra bởi các nhà quản trị cá nhân hoặc tập thể ở nhiều cấp và bộ phận khác nhau Những quyết định này luôn liên quan đến các vấn đề cụ thể của tổ chức.
2.2 Yêu cầu và nguyên tắc đối với quyết định quản trị
2.2.1 Yêu cầu a, Tính hợp pháp
Trong một Nhà nước pháp quyền, mọi hành vi của tổ chức và cá nhân phải tuân thủ pháp luật, bao gồm cả quyết định quản trị Quyết định quản trị phải được thực hiện trong phạm vi thẩm quyền, không vi phạm quy định pháp luật, và phải được ban hành theo đúng thủ tục Những quyết định không đảm bảo tính hợp pháp sẽ bị đình chỉ hoặc hủy bỏ, và người hoặc tổ chức đưa ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tính pháp lý không đủ để đảm bảo hiệu quả của các quyết định; để đạt hiệu quả, các quyết định cần phải mang tính khoa học Các quyết định khoa học phải phù hợp với lý luận và thực tiễn khách quan, không chỉ dựa vào lý thuyết mà còn phải phân tích thực tiễn Yêu cầu về tính khoa học được thể hiện qua việc quyết định phải phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức, tuân theo các quy luật và xu thế khách quan, áp dụng các phương pháp khoa học, và phù hợp với điều kiện cụ thể của tình huống ra quyết định, bao gồm cả thế lực và môi trường tổ chức.
Yêu cầu tính hệ thống trong quản trị đòi hỏi các quyết định phải đồng nhất và nhất quán, đảm bảo sự liên kết với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung Điều này giúp tránh những mâu thuẫn và loại trừ giữa các quyết định, từ đó giảm thiểu khó khăn cho cấp thực hiện Tính tối ưu của quyết định cũng cần được xem xét để nâng cao hiệu quả quản lý.
Quyết định quản trị là phương án hành động được chọn để giải quyết vấn đề trong tổ chức Để đảm bảo tính tối ưu, quyết định phải đáp ứng tốt nhất các mục tiêu trong khi vẫn tuân thủ các ràng buộc nhất định Sự ủng hộ từ các thành viên và cấp bậc trong tổ chức cũng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phương án tối ưu Tính linh hoạt trong quản trị quyết định giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi và thách thức mới.
Tính linh hoạt trong quản trị yêu cầu các quyết định phải phản ánh đầy đủ các yếu tố mới và phù hợp với bối cảnh hiện tại Quy trình ra quyết định cần linh hoạt và khéo léo, tránh sự cứng nhắc và giáo điều Các phương án quyết định cũng cần phải thích ứng với sự biến đổi của môi trường và cụ thể về thời gian.
Quyết định được ban hành ngày nào và có hiệu lực từ khi nào cần rõ ràng. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh cần được làm rõ.
2.2.2 Nguyên tắc Để quyết định quản trị đáp ứng được các yêu cầu, trong quá trình đề ra quyết định cần tôn trọng các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc hệ thống yêu cầu tổ chức được xem như một hệ thống kinh tế - xã hội, trong đó việc ra quyết định quản trị cần cân nhắc ba yếu tố chính: môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của tổ chức Để đảm bảo hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, bao gồm hệ thống đảm bảo thông tin, hệ thống tham mưu, hệ thống ra quyết định với sự phân cấp rõ ràng, hệ thống chấp hành và hệ thống phản hồi.
Nguyên tắc khả thi trong quá trình ra quyết định yêu cầu tổng hợp và xem xét tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Cần đánh giá nhu cầu, khả năng, cơ hội thành công, rủi ro, bất lợi và thất bại một cách toàn diện Điều này đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của phương án quyết định, đồng thời xem xét sự tiên tiến về kỹ thuật, khả năng về nguồn lực và các điều kiện cần thiết.
Phương án quyết định cần phải được sự đồng thuận của mọi người và được lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau Quy trình này phải tuân theo một trình tự khoa học, đảm bảo có tư duy và phán đoán hợp lý.
Nguyên tắc dân chủ trong quá trình ra quyết định đòi hỏi sự tham gia của tập thể trong tổ chức, đồng thời cần có sự góp mặt của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài cho những vấn đề quan trọng Việc tiếp thu các ý kiến trái ngược và chú trọng đến các phương án mới là điều cần thiết trong quá trình này.
Trong quá trình ra quyết định, việc kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm là rất quan trọng Cần phải cân nhắc giữa phân tích định tính và định lượng, đồng thời xem xét lợi ích toàn cục và lợi ích tập thể Bên cạnh đó, sự hòa quyện giữa hiện thực và sáng tạo cũng đóng vai trò then chốt trong việc đưa ra những quyết định hiệu quả.
2.3 Phương pháp ra quyết định quản trị
2.3.1 Tổng quan về phương pháp ra quyết định a, Khái niệm
Phương pháp ra quyết định là những cách thức mà cá nhân hoặc tổ chức sử dụng để thực hiện các bước trong quá trình đưa ra quyết định.
Chủ thể quyết định trong quản trị bao gồm cá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng Những người này có thể là các nhà lãnh đạo, tập thể lãnh đạo, đại diện hoặc toàn bộ tổ chức Việc phân loại phương pháp ra quyết định quản trị là cần thiết để hiểu rõ hơn về quy trình và cách thức mà các quyết định được hình thành và thực hiện.