Đại cương môn học
Giải thích quy trình tổng thể ERP
Các đơn vị học phần bắt buộc của chức năng nghiên cứu phát triển Thiết lập trước dữ liệu cơ bản
Giải thích các quy trình
Chỉnh sửa yêu cầu mua hàng
Quy trình hỏi và duyệt giá
Quy trình xác nhận NVL
Quy trình thay đổi dữ liệu mua hàng
Quy trình trả hàng và chiết khấu nhập hàng
Quy trình xuất hóa đơn và phiếu nhập hàng
Mục tiêu môn học
Sau khi kết thúc môn học, bạn cần phải nắm được:
Vai trò, vị trí của hệ thống ERP và module mua hàng trong doanh nghiệp
Mối quan hệ giữa module mua hàng và các module khác
Chức năng mua hàng nên học tập những đơn vị học phần nào
Các quy trình trong module mua hàng và cách thiết lập các tham số, in chứng từ hoặc bảng báo cáo
Ghi chú: Thao tác cơ bản xin học tập tại website（http://elearning.dsc.com.tw/）
Hệ thống môn học Tên môn học
Thao tác cơ bản -Bài học đơn giản Thao tác cơ bản -Bài in chứng từ Thao tác cơ bản
Thao tác cơ bản -Bài in báo biểu
III Giải thích quy trình tổng thể ERP a Quy trình xí nghiệp chung:
Tồn kho không đủ (nguyên vật liệu) Đơn báo giá Đơn đặt hàng theo hợp đồng Đơn đặt hàng Đơn bán hàng
Phiếu sản xuất nhập kho Phiếu nhập hàng ủy thác Phiếu trả hàng ủy thác
Phiếu gửi tiền phiếu phải trả
Phiếu rút tiền Đơn trả lại hàng bán
Tồn kho không đủ (Sản phẩm/bán thành phẩm)
Phiếu biến động tồn kho Phiếu chuyển kho Phiếu mượn/cho mượn
Hệ thống quản lý tính toán giá thành
Phiếu lấy được tài sản Phiếu cải thiện tài sản Phiếu đánh giá lại tài sản Phiếu báo phế tài sản
Phiếu đem bán tài sản Phiếu điều chỉnh tài sản Phiếu khấu hao tài sản Phiếu hoa mòn tài sản
Phiếu yêu cầu mua hàng Đơn mua hàng Phiếu hạch giá
Phiếu nhập hàng Thay đổi mua hàng
Mua hàng theo hợp động Phiếu hỏi giá
Thay đổi đơn đặt hàng
Giải thích mối liên quan giữa các chức năng:
Trước hết khách hàng sẽ mời nhân viên nghiệp vụ báo giá
Song phương sẽ căn cứ theo nhu cầu ký kết “Đơn đặt hàng theo hợp đồng” hoặc trực tiếp lập “Đơn đặt hàng”
Nếu số lượng tồn kho chưa đạt nhu cầu số lượng đơn đặt hàng, có thể thực hiện
“Kế hoạch sản xuất”(xem chi tiết trong “Chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài ”)
Nếu hai bên nhất trí về thay đổi nội dung đơn đặt hàng, có thể ghi chép dữ liệu trong “Thay đổi đơn đặt hàng”
Xuất hàng vào ngày theo dự định giao (Đơn bán hàng)
Sau khi xuất hàng nếu khách hàng trả hàng hoặc cho chiết khấu,có thể ghi chép vào “Đơn trả lại hàng bán”
Trước khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, thiết lập sẳn dữ liệu dùng NVL của thành phẩm và bán thành phẩm
Nếu không thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, cũng có thể triển khai BOM dùng NVL khi lập “Lệnh sản xuất”
Kế tiếp nếu việc dùng NVL có sự thay đổi, thì có thể ghi chép trong “Thay đổi BOM”
Quản lý sản xuất ủy thác ngoài
Sau khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, nếu thành phẩm không đủ, có thể phát
Lệnh sản xuất trong nhà máy hoặc ủy thác gia công có thể được nhập vào hệ thống ngay cả khi không thực hiện kế hoạch sản xuất Khi bắt đầu quy trình sản xuất, các lệnh sản xuất sẽ được ghi chép lại thông qua phiếu lãnh/trả liệu, được tạo ra trong nhà máy hoặc ủy thác gia công.
Sau khi hoàn công, việc ghi chép dữ liệu nhập kho sẽ được thực hiện bằng "Phiếu sản xuất nhập kho" nếu sản phẩm được tự tạo trong nhà máy Ngược lại, nếu sản phẩm là ủy thác gia công bên ngoài, sẽ sử dụng "Phiếu nhập hàng ủy thác" để ghi chép.
Nếu sản phẩm ủy thác ngoài gia công đã nhập kho vẫn có nhu cầu trả hàng, có thể ghi chép bằng “Phiếu trả hàng ủy thác”
Sau khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, nếu nguyên vật liệu không đủ, có thể phát “Phiếu yêu cầu mua hàng/đơn mua hàng”
Nếu không phải yêu cầu mua theo tính sản xuất hoặc không thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, cũng có thể nhập vào “Phiếu nhu cầu mua hàng”
Nếu xác nhận giá cả sản phẩm mua với nhà cung cấp, có thể ghi chép dữ liệu bằng “Phiếu duyệt giá”
Dựa trên tình trạng mua hàng, có thể tìm kiếm nhà cung cấp khác hoặc yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp hiện tại Dữ liệu báo giá có thể được ghi chép vào "Phiếu hỏi giá" hoặc "bảng hỏi giá" Sau khi hỏi giá, so sánh và thỏa thuận giá cả, các bên có thể ký kết "Phiếu mua hàng theo hợp đồng" dựa trên nhu cầu của cả hai bên.
Nếu hai bên nhất trí về thay đổi nội dung của đơn mua hàng, có thể ghi chép dữ liệu bằng “Thay đổi mua hàng”
Nhà cung cấp nhập hàng vào ngày nhu cầu “Phiếu nhập hàng”
Sau khi nhập hàng nếu có trả hàng hoặc nhà cung cấp cho chiết khấu, có thể ghi chép bằng “phiếu trả hàng”
Nhân viên quản lý kho có trách nhiệm ghi chép và tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp thông qua Phiếu nhập hàng, đồng thời thực hiện việc trả hàng bằng Phiếu trả hàng nếu cần thiết Kho cũng quản lý việc lãnh liệu sản xuất và ghi chép số lượng hàng hóa nhận được Sau khi sản xuất hoàn tất, hàng hóa sẽ được nhập kho và phải trải qua kiểm tra chất lượng Nếu có sản phẩm ủy thác ngoài cần trả lại nhà cung cấp, việc này sẽ được ghi chép bằng Phiếu trả hàng ủy thác.
“Chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”)
Sau khi hoàn tất việc xuất hàng cho khách hàng hoặc nhận hàng trả lại từ họ, dữ liệu sẽ được ghi chép thông qua “Phiếu bán hàng/phiếu trả hàng” (tham khảo “Chức năng nghiệp vụ”).
Trừ chứng từ trên có thể ảnh hướng sổ tồn kho, người quản lý kho có thể nhập
Phiếu biến động tồn kho được sử dụng trong các trường hợp như nhập kho khẩn cấp, chuyển sản phẩm và nguyên vật liệu sang kho khác, hoặc mượn hàng từ nhà cung cấp và cho khách hàng mượn hàng.
Bộ phận này bao gồm việc lập sổ và thu tiền cho "chức năng nghiệp vụ", lập sổ và thanh toán cho "chức năng mua hàng", lập sổ và thanh toán phí ủy thác gia công, cũng như quản lý chứng từ đầu tư tuần hoàn trong "chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài" Trong "chức năng quản trị", bộ phận này liên quan đến sổ cái kế toán và sau này sẽ tổng hợp đến bộ phận sổ cái kế toán.
Bộ phận tài vụ đảm nhận các nhiệm vụ như lấy được thông tin, cải thiện quy trình, đánh giá lại hiệu quả và báo cáo tình hình tài chính Mối quan hệ giữa mô-đun mua hàng và các mô-đun khác được thể hiện qua đơn yêu cầu mua, giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Phiếu mua hàng Thay đổi mua hàng theo thỏa thuận
HT quản lý mua hàng
Phiếu thay đổi mua hàng
Phiếu mua hàng theo hợp đồng
Phiếu nhập hàng mã SP NCC
Nhập hàng→tăng SL trong Trả lại hàng→giảm SL kho trong kho
Chứng từ phải thanh toán
Phiếu trả hàng Phiếu thanh toán
Bảng vật liệu liên quan tồn kho Đơn mượn nhập
Kiểm tra và trả hàng
Hệ thống quản lý công nợ phải trả Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm
Dữ liệu xác nhận NVL
Hệ thống quản lý tồn kho
Một số nội dung cần phải nắm trong mô-đun mua hàng
Ghi chú: cần học “Thao tác cơ bản” trước
Trình tự học Nội dung bài học Tên bài Phần giải thích
Thời gian chuẩn bị Thời gian cần thiết (phút)
0 Hệ thống quản lý mua hàng
Sơ đồ và hướng dẫn học tập hệ thống quản lý mua hàng
0 Hệ thống quản lý công nợ phải trả Sơ đồ và hướng dẫn học tập hệ thống quản lí công nợ phải trả
Tìm hiểu các module có liên quan tới “module mua hàng” Sau buổi học 37
1 Thao tác thiết lập dữ liệu sản phẩm (trong phần dữ liệu cơ bản)
2 Thao tác thiết lập dữ liệu sản phẩm ( trong phần mua hàng)
Hệ thống quản lý tồn kho
Thao tác kiểm tra lượng tồn kho
Tìm hiểu dữ liệu cơ bản về sản phẩm có liên quan đến module mua hàng Sau buổi học 39
4 Giới thiệu sơ lược hệ thống mua hàng
5 Dữ liệu cơ bản về mua hàng Trước buổi học
6 Thêm và lưu trữ dữ liệu của nhà cung c ấp Trước buổi học
7 định và duyệt giá mua hàng *Trước buổi học
8 Quản lý yêu cầu mua hàng *Trước buổi học
9 Quản lý hỏi giá Trước buổi học
10 quản lý thay đổi mua hàng và phiếu mua hàng
11 thao tác nhập và trả hàng Trước buổi học
12 Quản lý hóa đơn nhập hàng Trước buổi học
13 phân tích và thống kê dữ liệu nhập hàng Sau buổi học 31
14 quản lý đánh giá nhà cung cấp Sau buổi học 46
15 Thao tác tìm kiếm và Thao tác hàng loạt khác Sau buổi học 21
Hệ thống quản lý mua hàng
Nhập số dư đầu kì
Tìm hiểu về Thao tác chính của chức năng mua hàng
17 Lượng dữ liệu dùng BOM và thao tác thiết lập vật liệu thay thế Sau buổi học 45
18 Quản lý xác nhận Nguyên vật liệu Sau buổi học 13
Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm BOM tự động thực hiện đề xuất mua hàng
Tìm hiểu Dữ liệu kết cấu thành phẩm có liên quan đến module mua hàng Sau buổi học 9
20 Thao tác kết sổ của hệ thống công nợ phải trả
Hệ thống quản lý công nợ phải trả Thao tác trả trước của hệ thống công nợ phải trả
Tìm hiêu mối quan hệ giữa module mua hàng và thao tác kết toán,thanh Sau buổi học 41
Thiết lập trước dữ liệu cơ bản
a Thao tác thiết lập nguyên tắc tạo mã
Trong hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản, thao tác thiết lập nguyên tắc tạo mã cho nhà cung ứng cho phép người dùng thiết lập trước các quy tắc tạo mã Khi cần thêm dữ liệu cho nhà cung ứng mới, người dùng có thể truy cập vào "thao tác thiết lập dữ liệu nhà cung ứng" để mở cửa sổ và chọn "nguyên tắc tạo mã" đã được thiết lập sẵn Bên cạnh đó, thao tác thiết lập tỷ giá cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Vị trí : Hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản \Thao tác thiết lập \ Thao tác thiết lập tỷ giá
Mục đích: Các loại tiền tệ sử dụng trong hệ thống này đều thông qua thao tác này để thiết lập c Thao tác thiết lập điều kiện thanh toán
Hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản cho phép người dùng thiết lập điều kiện thanh toán, bao gồm việc xác định ngày dự kiến và ngày thực tế thanh toán Điều này được thực hiện sau khi hàng hóa đã được nhập từ nhà cung cấp mới, nhằm đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra chính xác và hiệu quả.
Mục đích của việc thiết lập nhà cung ứng mới là cho phép các nhà cung cấp thực hiện yêu cầu để được công nhận Sau khi yêu cầu được chấp nhận, dữ liệu chính thức của nhà cung ứng sẽ được sử dụng Thao tác này giúp đảm bảo quy trình thiết lập dữ liệu nhà cung cấp diễn ra hiệu quả và chính xác.
Vị trí trong hệ thống quản lý mua hàng liên quan đến việc thiết lập dữ liệu cơ bản của nhà cung cấp Mục đích chính là thiết lập thông tin cần thiết để quản lý dữ liệu nhà cung cấp hiệu quả Thao tác này bao gồm việc thiết lập các tính chất của chứng từ liên quan đến nhà cung cấp, đảm bảo quy trình quản lý diễn ra suôn sẻ và chính xác.
Vị trí : Hệ thống quản lý mua hàng\quản lý dữ liệu cở bản\ Thao tác thiết lập tính chất chứng từ
Mục đích: thiết lập các tính chất chứng từ sử dụng trong module mua hàng
Để nắm bắt cách thiết lập dữ liệu trong quy trình này, vui lòng tham khảo giáo trình điện tử liên quan đến "hệ thống quản lý mua hàng", "dữ liệu cơ bản về mua hàng", "thêm và lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp mới", và "hướng dẫn nâng cấp phiên bản 7X/module mua hàng".
Giải thích các quy trình
Giải thích quy trình
Ghi chú: tham khảo giáo trình điện tử “hệ thống quản lý mua hàng/định và duyệt giá sản phẩm.”
Thao tác thiết lập phiếu duyệt giá
Chứng từ phiếu duyệt giá
Kí duyệt mã Sản Phẩm NCC
Nhà Cung Cấp Công Ty
Chứng từ bảng báo giá
Nhân viên mua hàng Người liên lạc
Chứng từ phiếu duyệt giá
Hỏi,so sánh, thảo luận giá
Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng\xử lý biến động hàng ngày\ Thao tác thiết lập phiếu duyệt giá
Sau khi thực hiện khảo sát, so sánh và thảo luận giá cả với nhà cung cấp [1001 DSC] cho sản phẩm [INV1009 Calfskin], nhân viên bộ phận mua hàng sẽ tiến hành quy trình duyệt giá và nhập kết quả vào hệ thống [Thao tác thiết lập phiếu duyệt giá].
1 Khi muốn tạo mới một phiếu duyệt giá,trước tiên cần thiết lập loại đơn có “tính chất chứng từ
2.Phiếu duyệt giá ” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ “
3 Nhập mã nhà cung cấp (cần vào “thao tác thiết lập dữ liệu nhà cung cấp” để thiết lập dữ liệu nhà cung cấp này trước)
4 Nhập mã sản phẩm mà nhà cung cấp báo giá
5 Nhập ngày bảng báo giá của nhà cung cung có hiệu lực (tức ngày “bắt đầu có hiệu lực” và
6 Nhập giá sản phẩm mà nhà cung cấp đưa ra
7 Sau khi lưu chứng từ bắt đầu “xác nhận”, sau khi đã “xác nhận“, trên phiếu duyệt giá sẽ xuất hiện chữ [CONFIRM] màu đỏ
Dữ liệu trong phiếu này sẽ được sử dụng làm nguồn dữ liệu tham khảo khi lập đơn đặt hàng
Bài tập 1: Đối với sản phẩm [INV1009 Calfskin],sau khi tiến hành hỏi,so sánh,thảo luận giá với nhà cung cấp
Nhân viên bộ phận mua hàng sẽ thực hiện quy trình duyệt giá cho sản phẩm có giá $6 và hiệu lực trong vòng 1 tháng, sau đó nhập kết quả vào “Thao tác thiết lập phiếu duyệt giá” Đồng thời, cần duy trì dữ liệu yêu cầu mua để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình mua sắm.
Thao tác thiết lập phiếu yêu cầu mua hàng
Chứng từ phiếu yêu cầu mua hàng
Chứng từ phiếu yêu cầu mua hàng
Khi các bộ phận có liên quan đề xuất yêu cầu mua
Duy trì dữ liệu yêu cầu mua hàng
Hỏi, so sánh, thảo luận giá Duy trì dữ liệu xin mua (theo đợt)
Xin mua theo đợt Không Đúng
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng\ Quản lý DL yêu cầu mua hàng \ duy trì yêu cầu mua hàng từng lô
Giải thích ví dụ: Đơn vị mua hàng nhận được yêu cầu mua , với mã sản phẩm lần lượt là
Sản phẩm [INV1009Calfskin] cần được mua theo đợt, và nhân viên phụ trách sẽ thiết lập dữ liệu mua theo đợt cho sản phẩm này Đồng thời, sản phẩm [INV1001 FootPad SL] cũng nằm trong danh mục cần chú ý.
“duy trì yêu cầu mua hàng từng lô”
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Mục đích chính của thao tác này là khi muốn chia số lượng mua hàng trong “phiếu mua hàng” thành nhiều đợt, ta không cần tạo thêm phiếu mua hàng mới, chỉ cần mở cửa sổ “tìm kiếm”, rồi trỏ tới “mã phiếu yêu yêu cầu” của phiếu yêu cầu mua hàng đã được tạo từ trước, nhấn nút
“sửa”, rồi tiếp tục thực hiện thao tiếp theo
2 click chọn “mua theo đợt”
3 chọn phương pháp phân đợt trong mục “PP phân đợt”
4 Sau khi nhấn nút “đồng ý”, căn cứ vào phương pháp phân đợt đã chọn, hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu mua hàng theo lô ở phần thân đơn
5 kiểm tra xem mục “NV mua hàng” có đúng không, nếu không có thể sửa lại
6 kiểm tra xem mục “mã NCC” có đúng không, nếu không có thể sửa lại
7 kiểm tra xem mục “kho giao hàng” có đúng không, nếu không có thể sửa lại
8 Nếu cần có thể chú thích trong mục “ghi chú mua”, khi thực hiện thao tác “cập nhật dữ liệu đơn mua hàng” hệ thống sẽ tự động chuyển những ghi chú này sang phiếu mua hàng
9 Mục “mã phiếu mua hàng” không cần nhập vào, sau khi thực hiện thao tác “cập nhật dữ liệu đơn mua hàng” hệ thống sẽ tự động phát sinh “Phiếu mua hàng”, rồi cập nhật lại mã phiếu mua hàng ở mục này, sau đó “mã kết thúc” sẽ có nội dung “tự động kết thúc”
Mục "số lượng mua hàng" sẽ được xác định dựa trên yêu cầu mua ban đầu và phương pháp phân đợt đã chọn Sau khi cập nhật dữ liệu, cần kiểm tra tính phù hợp của số liệu với các yếu tố như số lô, điểm bổ sung và bội số bù hàng Nếu phát hiện sự không phù hợp, cần thực hiện điều chỉnh cho phù hợp.
11.Kiểm tra mục “Loại thuế” có đúng không, nếu không thì sửa lại
12.Kiểm tra mục “Ngày giao” có đúng không, nếu không thì sửa lại
13.Kiểm tra mục “ĐG mua” có đúng không, nếu không thì sửa lại
Nếu tất cả các thông số được kiểm tra đều chính xác, hãy đánh dấu chọn mục “mã khóa” để phân biệt với các loại đơn tương tự chưa qua kiểm tra.
Giải thích trọng điểm và ví dụ
Trong hệ thống quản lý mua hàng, khi bộ phận mua hàng nhận yêu cầu mua "211001 包裝材" từ đơn vị khác, nếu yêu cầu không cần mua theo đợt và không cần qua khâu hỏi giá, nhân viên mua hàng có thể xác nhận trực tiếp yêu cầu này thông qua thao tác duy trì dữ liệu yêu cầu mua hàng.
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Mục đích chính của thao tác này là kiểm tra xem các dữ liệu trong “phiếu yêu cầu mua” (không tiến hành mua theo đợt) có đúng hay không, đồng thời nó cũng nhằm mục đích xác định lại nhu
Bộ phận quản lý nguyên vật liệu đã đề xuất đơn hàng mua 1000 cái đệm ngồi mã sản phẩm INV1002, với ngày nhận hàng dự kiến vào ngày 8 tháng này Đơn hàng sẽ được thực hiện từ hai nhà cung cấp: công ty Đại Đồng (số lượng 700 cái) và công ty Hoa Hạ (số lượng 300 cái).
Bộ phận quản lý kho đã đề xuất yêu cầu mua 1000 cái bánh xe (mã sản phẩm [INV]) vào ngày 1 tháng này, với ngày nhận hàng dự kiến là ngày 9 tháng này Do sản phẩm chưa qua quy trình duyệt giá, vui lòng không chỉnh sửa dữ liệu cho đến khi hoàn tất quy trình số 3 (hỏi và duyệt giá) Mục đích của thao tác này là để nắm bắt nhu cầu mua sắm của bộ phận quản lý kho.
Sơ đồ quy trình
Để cập nhật phiên bản 7.X trên mạng cho hệ thống quản lý mua hàng và quản lý hỏi giá, xin vui lòng tham khảo giáo trình điện tử và tài liệu hướng dẫn liên quan.
Thao tác thiết lập đơn mua hàng
Quy trình nhu cầu mua hàng Thao tác chỉnh sửa dữ liệu yêu cầu mua hàng chỉnh sửa dữ liệu yêu cầu mua hàng (theo đợt)
Nhu cầu mua hàng theo đợt=N
Thao tác thiết lập bảng hỏi giá
Thao tác duyệt bảng hỏi giá
Thao tác chỉnh sửa dữ liệu yêu cầu mua hàng
Thao tác cập nhật dữ liệu đơn yêu cầu mua duyệt giá không
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ
Để thiết lập bảng hỏi giá trong hệ thống quản lý mua hàng, nhân viên cần thực hiện thao tác tại mục "Quản lý dữ liệu hỏi giá" Ví dụ minh họa cho thấy nhu cầu mua hàng với mã sản phẩm "211001 包裝材" chưa được phê duyệt giá, do đó, nhân viên mua hàng cần hỏi giá từ hai nhà cung ứng [1001 Ta tung] và [V0002 Jenny Luo] trước khi ghi nhận giá vào hệ thống.
Nhập dữ liệu bảng báo giá của nhà cung cấp thứ nhất :
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Ta tiến hành tạo mới bảng báo giá của nhà cung cấp thứ nhất, sau khi ấn nút “thêm mới”, hãy nhấn chuột mở cửa sổ tra dữ liệu yêu cầu mua hàng ở mục “loại phiếu yêu cầu” rồi chọn “phiếu yêu cầu mua” của sản phẩm cần hỏi giá
3 Chọn nhà cung cấp là [1001 Ta tung]
4 Mở cửa sổ dữ liệu ở cột “ STT yêu cầu ” rồi chọn đúng sản phẩm cần báo giá trong phiếu yêu cầu mua, hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu về mã sản phẩm, quy cách, số lượng….của sản phẩm
5 Gõ số 6.5 (giá mà nhà cung cấp báo) vào cột “NCC báo giá”
6 Sau đó bấm nút “lưu” , rồi tiến hành xác nhận dữ liệu, sau khi thực hiện xong sẽ xuất hiện chữ [CONFORM] màu đỏ trên giao diện
Nhập dữ liệu bảng báo giá của nhà cung cấp thứ hai:
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Việc tiến hành hỏi giá nhà cung cấp thứ hai, cũng thực hiện tương tự như lần hỏi giá nhà cung cấp thứ nhất, chỉ khác ở mục chọn nhà cung cấp
2 Nhập giá vào mục “NCC báo giá”
Mã sản phẩm [INV1004 Wheel] chưa được phê duyệt giá, do đó nhân viên mua hàng cần thực hiện việc hỏi giá, so sánh và thảo luận giá Kết quả của quá trình hỏi giá sơ bộ cần được nhập vào [Hệ thống quản lý mua hàng \ Quản lý dữ liệu hỏi giá \ Thao tác thiết lập bảng hỏi giá].
Vị trí thao tác : Hệ thống quản lý mua hàng \ Quản lý dữ liệu hỏi giá\ Thao tác duyệt bảng hỏi giá
Ví dụ minh họa : Nhân viên mua hàng đã thiết lập bảng giá của hai nhà cung cấp, sau đó trình chủ quản kí duyệt
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Nhấn chọn biểu tượng “tra” để mở cửa sổ tra cứu dữ liệu, chọn đúng loại “phiếu yêu cầu mua” đã hỏi giá Không cần thêm phiếu mới
2 Đánh dấu chọn vào cột “ xét duyệt ” để đưa ra quyết định cuối cùng về việc chọn lựa nhà cung cấp, ví dụ chọn nhà cung cấp [1011 Ta Tung]
3 Gõ nguyên nhân chọn lựa nhà cung cấp vào cột “ghi chú”
4 Sau khi bấm biểu tượng xác nhận, trên giao diện sẽ xuất hiện chữ “CONFORM” màu đỏ , đồng thời hệ thống tự động cập nhật dữ liệu và đánh dấu vào ô “mã hỏi giá” trong “ thao tác duy trì dữ liệu yêu cầu mua hàng”,
5 Trên thanh công cụ có hai biểu tượng xét duyệt : “xác nhận số đơn” và “CN”, nếu trong đơn mua hàng có hai sản phẩm cần mua ở hai nhà cung cấp khác nhau, để tránh trường hợp do thương lượng giá với khách hàng này chưa thành mà ảnh hưởng tới việc xác nhận đơn giá với khách hàng khác (đã thương lượng giá xong), ta có thể sử dụng chức năng “xác nhận số đơn” để xác nhận đơn giá của từng khách hàng Nếu mua hai sản phẩm của cùng một nhà cung cấp, ta có thể sử dụng chức năng “CN” (xác nhận toàn bộ) để xác nhận toàn bộ đơn giá của các sản phẩm trong đơn mua hàng
Ghi chú: Các sản phẩm mua hàng theo lô không thể thực hiện quy trình hỏi giá
Trong bài tập 4, chúng ta sẽ tiếp tục từ bài tập trước, nơi đã thiết lập bảng hỏi giá với hai nhà cung cấp Sau khi tiến hành thương lượng giá cả, chúng ta sẽ lựa chọn nhà cung cấp có giá hợp lý nhất và trình cho chủ quản ký duyệt.
Để đưa ra quyết định chọn giá, người quản lý cần truy cập vào "Hệ thống quản lý mua hàng \ Quản lý dữ liệu hỏi giá\ Thao tác duyệt bảng hỏi giá".
Trong hệ thống quản lý mua hàng, thao tác cập nhật dữ liệu yêu cầu mua có ý nghĩa quan trọng, giúp chuyển đổi các phiếu yêu cầu mua hàng đã được ký duyệt thành đơn mua hàng chính thức Việc này không chỉ tối ưu hóa quy trình mua sắm mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý dữ liệu nhu cầu mua.
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Chọn các phiếu mua hàng muốn chuyển thành đơn mua hàng
2 Có thể chọn [tùy chọn Khóa] thành [Đã khóa] Phiếu yêu cầu mua hàng có thực hiện quy trình hỏi giá hay không đều có thể chuyển thành đơn mua hàng
Chú ý: việc chọn lựa tùy chọn khóa là “đã khóa/chưa khóa” đều có thể chuyển phiếu yêu cầu mua thành đơn mua hàng
3 Chọn nhân viên phụ trách mua hàng
4 Chọn loại chứng từ đơn mua hàng và ngày tháng mua
Kết quả thực hiện (Hệ thống tự động phát sinh đơn mua hàng) : hàng này
3 Trong phần thân đơn mua hàng sẽ có dữ liệu về “mã phiếu ”, “ loại phiếu ”,
“STT” của phiếu mua hàng, để theo dõi đơn mua hàng này phát sinh từ phiếu nào
Chuyển phiếu yêu cầu mua hàng đã qua xác nhận thành đơn mua hàng
Bộ phận có nhu cầu mua hàng Mã sản phẩm số lượng Ngày giao hàng Thao tác trước
INV1002 Chair mounting 1000 chiếc ngày 8 tháng này Nhu cầu mua hàng theo đợt
INV1004 Wheel 1000 chiếc ngày 9 tháng này duyệt bảng hỏi giá d Quy trình xác nhận nguyên vật liệu
Xin vui lòng tham khảo giáo trình điện tử trực tuyến (elearning) trong phần "Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm và quản lý dữ liệu xác nhận nguyên vật liệu" để biết thêm thông tin chi tiết.
Quy trình yêu cầu mua hàng
Hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm
Thao tác chỉnh sửa dữ liệu yêu cầu mua hàng
Thao tác thiết lập bảng hỏi giá
Thao tác duyệt bảng hỏi giá
Thao tác cập nhật dữ liệu đơn yêu cầu mua
Thao tác thiết lập đơn mua hàng
Thao tác thiết lập dữ liệu xác nhận nguyên vật liệu
Thao tác thay đổi dữ liệu xác nhận nguyên vật liệu so sánh, thương lượng giá
Xác nhận quy cách phẩm chất duyệt giá
Thao tác chỉnh sửa dữ liệu yêu cầu mua hàng
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác trong hệ thống quản lý cấu trúc thành phẩm bao gồm quản lý dữ liệu xác nhận nguyên vật liệu và thiết lập dữ liệu xác nhận nguyên vật liệu.
Kiểm tra chất lượng hàng mẫu từ nhà cung cấp là bước quan trọng để ghi nhận chất lượng sản phẩm Qua quá trình này, doanh nghiệp có thể xác định và loại trừ những hàng hóa không đạt tiêu chuẩn trước khi nhập khẩu, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
Giải thích các điểm quan trọng :
1 Dùng công cụ “tra” để chọn sản phẩm, bấm biểu tượng sửa để tiến hành nhập dữ liệu
2 Nếu nhấn chọn ô “mã xác nhận NVL”, sẽ khiến việc mua mặt hàng này chỉ có thể thực với các nhà cung cấp liệt kê trong thao tác này
3 Mở cửa sổ tra dữ liệu để nhập các nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn vào trong danh sách
4 Nhập dữ liệu vào cột “ kiểu xác nhận ”, cột này không thể để trống