Đại cương môn học
Giải thích quy trình tổng thể ERP
Các đơn vị học phần bắt buộc của chức năng nghiên cứu phát triển Thiết lập trước dữ liệu cơ bản
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các quy trình liên quan đến quản lý kho, bao gồm Đơn biển động tồn kho, Đơn chuyển kho, Đơn cho mượn hàng, Đơn nhận lại hàng cho mượn, Đơn mượn hàng, Đơn trả lại hàng mượn, Đơn nhập hàng (bao gồm nghiệm thu và trả lại hàng sau khi nghiệm thu), Đơn trả hàng, Đơn lãnh nguyên vật liệu, Đơn trả nguyên vật liệu, Đơn sản xuất nhập kho, Đơn nhập hàng ủy thác (bao gồm nghiệm thu và trả hàng sau khi nghiệm thu), Đơn trả hàng ủy thác, Đơn bán hàng và Đơn trả hàng Những quy trình này giúp quản lý hiệu quả hàng hóa trong kho và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch.
Mục tiêu môn học
Khi môn học kết thúc, bạn cần phải hiểu:
Quy trình ERP toàn diện đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp Chức năng quản lý kho không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả mà còn tương tác chặt chẽ với các module khác trong hệ thống ERP, từ đó nâng cao sự liên kết và hiệu suất làm việc trong toàn bộ quy trình Mối quan hệ này đảm bảo rằng mọi thao tác trong quản lý kho đều hỗ trợ và tương thích với các chức năng khác, góp phần vào sự thành công chung của doanh nghiệp.
Chức năng quản lý kho phải học qua những môn học nào
Các quy trình chức năng quản lý kho, biết cách lập chứng từ và in chứng từ hoặc báo cáo
Ghi chú: Thao tác cơ bản xin học tập tại website（http://elearning.dsc.com.tw/）
Hệ thống môn học Tên môn học
Thao tác cơ bản -Bài học đơn giản Thao tác cơ bản -Bài in chứng từ Thao tác cơ bản
Thao tác cơ bản -Bài in báo biểu
Giải thích quy trình tổng thể ERP
a.Quy trình xí nghiệp chung
Tồn kho không đủ (nguyên vật liệu) Đơn báo giá Đơn đặt hàng theo hợp đồng Đơn đặt hàng Đơn bán hàng
Phiếu sản xuất nhập kho Phiếu nhập hàng ủy thác Phiếu trả hàng ủy thác
Phiếu gửi tiền phiếu phải trả
Phiếu rút tiền Đơn trả lại hàng bán
Tồn kho không đủ (Sản phẩm/bán thành phẩm)
Phiếu biến động tồn kho Phiếu chuyển kho Phiếu mượn/cho mượn
Phiếu di chuyển tài sản
Phiếu gửi ngoài tài sản
Phiếu thu hồi tài sản
Phiếu yêu cầu mua tài sản
Hệ thống quản lý tính toán giá thành
Phiếu lấy được tài sản
Phiếu cải thiện tài sản
Phiếu đánh giá lại tài sản
Phiếu báo phế tài sản
Phiếu đem bán tài sản
Phiếu điều chỉnh tài sản
Phiếu khấu hao tài sản
Phiếu hoa mòn tài sản
Phiếu yêu cầu mua hàng Đơn mua hàng Phiếu hạch giá
Phiếu nhập hàng Thay đổi mua hàng
Mua hàng theo hợp động Phiếu hỏi giá
Thay đổi đơn đặt hàng
Giải thích mối liên quan giữa các chức năng:
Trước hết khách hàng sẽ mời nhân viên nghiệp vụ báo giá
Song phương sẽ căn cứ theo nhu cầu ký kết “Đơn đặt hàng theo hợp đồng” hoặc trực tiếp lập “Đơn đặt hàng”
Nếu số lượng tồn kho chưa đạt nhu cầu số lượng đơn đặt hàng, có thể thực hiện
“Kế hoạch sản xuất”(xem chi tiết trong “Chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài ”)
Nếu hai bên nhất trí về thay đổi nội dung đơn đặt hàng, có thể ghi chép dữ liệu trong “Thay đổi đơn đặt hàng”
Xuất hàng vào ngày theo dự định giao (Đơn bán hàng)
Sau khi xuất hàng nếu khách hàng trả hàng hoặc cho chiết khấu,có thể ghi chép vào “Đơn trả lại hàng bán”
Trước khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, thiết lập sẳn dữ liệu dùng NVL của thành phẩm và bán thành phẩm
Nếu không thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, cũng có thể triển khai BOM dùng NVL khi lập “Lệnh sản xuất”
Kế tiếp nếu việc dùng NVL có sự thay đổi, thì có thể ghi chép trong “Thay đổi BOM”
Quản lý sản xuất ủy thác ngoài
Sau khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, nếu thành phẩm không đủ, có thể phát
Lệnh sản xuất, bao gồm sản xuất trong nhà máy và gia công ủy thác, có thể được nhập trực tiếp vào hệ thống nếu không thực hiện kế hoạch sản xuất.
Khi bắt đầu quy trình sản xuất, cần ghi chép lệnh sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu thông qua “phiếu lãnh/trả liệu”, có thể tự tạo trong nhà máy hoặc ủy thác cho bên gia công ngoài.
Sau khi hoàn công, nếu sản phẩm được tự tạo trong nhà máy, dữ liệu nhập kho sẽ được ghi chép bằng “Phiếu sản xuất nhập kho” Ngược lại, nếu sản phẩm là ủy thác gia công bên ngoài, thì việc ghi chép sẽ được thực hiện bằng một phương thức khác.
“Phiếu nhập hàng ủy thác”
Nếu sản phẩm ủy thác ngoài gia công đã nhập kho vẫn có nhu cầu trả hàng, có thể ghi chép bằng “Phiếu trả hàng ủy thác”
Sau khi thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, nếu nguyên vật liệu không đủ, có thể phát “Phiếu yêu cầu mua hàng/đơn mua hàng”
Nếu không phải yêu cầu mua theo tính sản xuất hoặc không thực hiện “Kế hoạch sản xuất”, cũng có thể nhập vào “Phiếu nhu cầu mua hàng”
Nếu xác nhận giá cả sản phẩm mua với nhà cung cấp, có thể ghi chép dữ liệu bằng “Phiếu duyệt giá”
Có thể căn cứ theo tình trạng mua hàng khác nhau, có thể tìm nhà cung cấp khác
Để thực hiện quy trình hỏi giá hiệu quả, bạn có thể ghi chép dữ liệu vào “Phiếu hỏi giá” hoặc “bảng hỏi giá” khi liên hệ với nhà cung cấp Sau khi hoàn tất việc hỏi giá, so sánh và thoả thuận giá cả, các bên có thể ký kết “Phiếu mua hàng theo hợp đồng” dựa trên nhu cầu của cả hai bên.
Nếu hai bên nhất trí về thay đổi nội dung của đơn mua hàng, có thể ghi chép dữ liệu bằng “Thay đổi mua hàng”
Nhà cung cấp nhập hàng vào ngày nhu cầu “Phiếu nhập hàng”
Sau khi nhập hàng nếu có trả hàng hoặc nhà cung cấp cho chiết khấu, có thể ghi chép bằng “phiếu trả hàng”
Nhân viên quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và thực hiện nghiệm thu bằng Phiếu nhập hàng Trong trường hợp có hàng hóa trả lại, nhân viên cần ghi chép bằng Phiếu trả hàng Thông tin chi tiết có thể tham khảo trong phần Chức năng mua hàng.
Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất hoặc nhận hàng, kho sẽ chịu trách nhiệm ghi chép và đếm số lượng hàng hóa (tham khảo “Chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”) Sau khi sản phẩm được nhập kho hoặc từ bên ủy thác ngoài, người quản lý chất lượng sẽ tiến hành kiểm nhận Kho sẽ thực hiện việc đếm nhận hàng hóa nhập kho Nếu có sản phẩm từ bên ủy thác ngoài được trả lại cho nhà cung cấp, việc ghi chép sẽ được thực hiện thông qua “Phiếu trả hàng ủy thác”.
“Chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài”)
Sau khi hoàn tất việc xuất hàng cho khách hàng hoặc nhận hàng trả lại, dữ liệu sẽ được ghi chép thông qua "Phiếu bán hàng/phiếu trả hàng" theo chức năng nghiệp vụ đã quy định.
Trừ chứng từ trên có thể ảnh hướng sổ tồn kho, người quản lý kho có thể nhập
Phiếu biến động tồn kho được sử dụng trong các trường hợp như nhập kho khẩn cấp, chuyển sản phẩm và nguyên vật liệu sang kho khác (Phiếu chuyển phát), hoặc khi mượn hàng từ nhà cung cấp hay cho khách hàng mượn hàng.
Bộ phận này bao gồm việc lập sổ và thu tiền cho chức năng nghiệp vụ, lập sổ và thanh toán cho chức năng mua hàng, cũng như lập sổ và thanh toán phí ủy thác gia công Ngoài ra, nó còn quản lý chứng từ đầu tư tuần hoàn trong chức năng quản lý sản xuất/ủy thác ngoài Trong chức năng quản trị, bộ phận này liên quan đến sổ cái kế toán và sẽ tổng hợp thông tin đến bộ phận sổ cái kế toán trong tương lai.
Bộ phận liên quan đến tài vụ gồm:lấy được, cải thiện, đánh giá lại, báo phế, đem bán, điều chỉnh, khấu hao và hao mòn tài sản
Bộ phận không liên quan đến tài vụ bao gồm các hoạt động như di chuyển, gửi ngoài và thu hồi tài sản Đồng thời, cần chú ý đến mối quan hệ giữa chức năng quản lý kho và các mô-đun khác trong hệ thống.
HT quản lý tồn kho
Hệ thống quản lý đặt hàng
HT quản lý mua hàng Đơn biến động tồn kho
Phiếu mở sổ giá vốn/điều chỉnh Đơn nhập hàng Đơn trả hàng Đơn bán hàng Đơn trả hàng Đơn lãnh NVL Đơn trả NVL
Kho Đơn sản xuất nhập kho
Phiếu nhập hàng uỷ thác
Phiếu trả hàng ủy thác
Tồn kho tăng Tồn kho giảm
Tồn kho giảm Đơn tổng hợp Đơn bóc tách
Hệ thống quản lý bảo dưỡng Đơn bảo dưỡng Tồn kho giảm
Chi phí NVL, nhân công tách rời Chi phí NVL, nhân công không tách rời
Phiếu trả lại hàng mượn
Phiếu nhận lại hàng cho mượn
Tổng kho Không tăng giảm Tổng kho Không tăng giảm Tổng kho Không tăng giảm Tổng kho Không tăng giảm
Phiếu chênh lệch kiểm kê
Phiếu chênh lệch kiểm kê Phiếu mở sổ giá vốn/điều chỉnh
Dư thừa tăng Thiếu hụt giảm
Phí tư liệu, nhân công tách rời
Chi phí NVL, nhân công không tách rời
Dư thừa tăng Thiếu hụt giảm
Hệ thống quản lý lệnh sản xuất/uỷ thác
Hệ thống quản lý cấu trúc sản phẩm hoặc
Bài học bắt buộc về chức năng quản lý kho
Ghi chú: Phải học trước 「Thao tác cơ bản」
Môn học theo hệ thống（Loại mô-đun）
Tên bài học Giải thích Đề nghị đọc tại thời điểm
0 Hệ thống quản lý tồn kho
Hướng dẫn học và sơ đồ hệ thống quản lý tồn kho
Tìm hiểu các module khác liên quan đến chức năng quản lý kho
1 Giới thiệu sơ lược hệ thống tồn kho * Trước buổi học 12
2 Quản lý dữ liệu cơ bản * Trước buổi học 26
3 Thao tác lập dữ liệu sản phẩm
4 Thao tác lập dữ liệu sản phẩm
5 Quản lý và thay đổi dữ liệu sản phẩm Sau buổi học 11
6 Thao tác hàng ngày - 資材篇資材篇資材篇資材篇 * Trước buổi học 37
7 Quản lý kiểm kê Sau buổi học 25
8 Quản lý số lô * Trước buổi học 17
9 Quản lý (cho) mượn * Trước buổi học 29
Hệ thống quản lý tồn kho
Thao tác tra cứu tình hình tồn kho
Tìm hiểu duy trì dữ liệu sản phẩm , quản lý số lô, thao tác biến động tồn kho, thao tác kiểm kê và báo cáo liên quan
11 Phần quản lý yêu cầu mua hàng Sau buổi học 26
Hệ thống quản lý mua hàng Phần thao tác nhập hàng và trả hàng
Tìm hiểu thao tác liên quan nhập hàng * Trước buổi học 90
13 Phần bán hàng và hàng bán bị trả
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng Phần quản lý điều xe
Tìm hiểu thao tác liên quan xuất hàng Sau buổi học 19
15 Dữ liệu cơ bản về hệ thống cấu trúc sản phẩm
16 Phần lập dữ liệu lượng dùng
BOM và NVL thay thế
Hệ thống quản lý cấu trúc sản phẩm Đơn tổng hợp và đơn bóc tách -
Tìm hiểu thao tác liên quan BOM
Sử dụng trong ngành mua bán học
18 BOM Tự động yêu cầu mua Sau buổi học 9
19 Phần thao tác lãnh NVL và trả NVL
20 Phần nhập kho và trả hàng * Trước buổi học 80
21 Phần nghiệm thu ủy thác * Trước buổi học 19
Hệ thống quản lý lệnh sản xuất và ủy thác
Tìm hiểu thao tác liên quan đến xuất nhập NVL sản xuất
23 Giải thích cập nhật phiên bản
Thuyết minh phiên bản cập nhật 7.X – Phần chức năng quản lý kho
Trước khi tham gia buổi học, để nâng cao hiệu quả học tập, chúng tôi khuyến nghị bạn nên tìm hiểu thông tin trên trang web http://elearning.dsc.com.tw/.
Ghi chú: Giáo trình học tổng cộng (13 giờ 52 phút)
Thiết lập trước dữ liệu cơ bản
a Thao tác thiết lập tham số xuất nhập tồn
Vị trí: Hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản \ Thao tác thiết lập \ Thao tác thiết lập tham số nhập xuất tồn
Mục đích của thao tác này là thiết lập phương thức phân loại sản phẩm, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kho sau này.
10 b Thao tác lập dữ liệu loại kho
Vị trí: Hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản \ Thao tác thiết lập \ Thao tác thiết lập dữ liệu kho
Mục đích của việc thiết lập loại kho dựa trên mức độ quản lý là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm soát các sổ sách tồn kho một cách hiệu quả Các phương thức quản lý khác nhau sẽ được áp dụng để phù hợp với đặc điểm của từng loại kho, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
11 c Thao tác lập dữ liệu loại hàng hóa
Vị trí: HT quản lý tồn kho \ Quản lý DL cơ bản \ Thao tác thiết lập dữ liệu loại hàng hoá
Quản lý kho hiệu quả yêu cầu phân loại hàng hóa dựa trên các tiêu chí sử dụng khác nhau, nhằm tạo sự thuận tiện trong quá trình gửi và kiểm tra hàng Việc phân loại hợp lý không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ mà còn hỗ trợ trong việc lập báo cáo thống kê sau này Do đó, việc áp dụng các thao tác phân loại hàng hóa là cần thiết để đảm bảo quản lý kho đạt hiệu quả cao nhất.
12 d Thao tác lập dữ liệu sản phẩm (quản lý kho)
Vị trí: HT quản lý tồn kho \ Quản lý DL cơ bản \ Thao tác thiết lập dữ liệu sản phẩm (kho)
Mục đích của việc lập dữ liệu mã sản phẩm là để quản lý kho hiệu quả, bao gồm các thông tin quan trọng như loại kho chính, vị trí lưu trữ, mã kiểm kê tuần hoàn, lượng tồn kho an toàn, điểm bổ sung và lượng đợt kinh tế Những dữ liệu này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa và đảm bảo rằng kho luôn hoạt động hiệu quả.
13 e Thao tác thiết lập tính chất chứng từ
Vị trí：HT quản lý tồn kho \ Quản lý DL cơ bản \ Thao tác thiết lập tính chất chứng từ
Mục đích: Lập loại đơn「Hệ thống quản lý tồn kho」phải sử dụng và tính chất của đơn
Để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý tồn kho và dữ liệu cơ bản, bạn có thể tham khảo các tài liệu liên quan đến quản lý dữ liệu cơ bản và thao tác thiết lập dữ liệu sản phẩm trong kho.
Giải thích các quy trình
Giải thích quy trình
Khi sử dụng hệ thống quản lý mua hàng, đặt hàng và lệnh sản xuất/ủy thác, việc nhập hoặc trả nguyên vật liệu thường được thực hiện thông qua phiếu nhập hoặc trả hàng của hệ thống quản lý mua hàng Tương tự, quy trình bán hoặc trả hàng cũng có thể áp dụng các phương thức tương tự để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Phiếu mua hoặc trả hàng trong Hệ thống quản lý đơn đặt hàng cho phép quản lý việc lãnh và trả nguyên vật liệu (NVL) sản xuất thông qua Đơn lãnh/trả NVL của Hệ thống quản lý lệnh sản xuất hoặc ủy thác Đối với thành phẩm và bán thành phẩm, việc nhập kho hoặc trả lại cũng được thực hiện một cách hiệu quả.
Phiếu sản xuất nhập kho và đơn nhập/trả hàng ủy thác là những chứng từ quan trọng trong Hệ thống quản lý lệnh sản xuất và ủy thác Ngoài ra, người dùng có thể áp dụng Thao tác chứng từ biến động tồn kho từ Hệ thống quản lý tồn kho để nhập dữ liệu cho các trường hợp biến động kho khác.
Ghi chú 2: Tham khảo chi tiết tại「HT quản lý tồn kho \ Thao tác hàng ngày-Phần dữ liệu」
Thao tác thiết lập chứng từ biến động kho
Có nhu cầu xuất\nhập kho
Chứng từ biến động tồn kho
Xác nhận, phát và nhận NVL
Bảng dữ liệu tồn kho
Sổ chi tiết tồn kho Bảng chi tiết tồn kho
Chứng từ biến động tồn kho Đúng không
Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: HT quản lý tồn kho \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập chứng từ biến động kho
Giải thích ví dụ: Đơn vị nghiên cứu tiến hành kiểm tra chức năng cải tiến mặt hàng mã số「đế INV1002」với số lượng 5 cái
Để thêm mới dữ liệu, bạn cần nhập loại đơn vào ô "Loại đơn" và thiết lập trước tính chất chứng từ là "11 Chứng từ biến động thông thường" trong phần "Thao tác thiết lập tính chất chứng từ" Lưu ý rằng ảnh hưởng tồn kho sẽ được giảm.
4 Nhập「Mã bộ phận」giúp cho việc thống kê chi phí sau này
5 Nhập「Số kiện」, là số kiện hàng được đóng gói, tiện cho việc kiểm kê khi vận chuyển và giao hàng
6 Nhập「Mã SP」cần lãnh hoặc ấn F2 để tra cứu dữ liệu
7 Nhập「Số lượng」lãnh dùng, có thể ấn F2 tra cứu lượng tồn kho hiện có hoặc ấn F3 tra hỏi lượng tồn kho theo số lô
8 Xác nhận loại kho mà「Dữ liệu cơ bản mã SP」đưa ra đã chính xác chưa, hoặc thay đổi loại kho lãnh dùng
9 Có thể căn cứ vào「vị trí tồn kho」để kiểm tra hàng; ngoài ra, mã SP này có quản lý số lô thì phải nhập「số lô」
10 Sau khi lưu chứng từ, ấn nút「xác nhận」sẽ xuất hiện chữ「CONFIRM」màu đỏ, hệ thống sẽ trừ số lượng tồn kho khi được xác nhận
Bài tập 1: Đơn vị nghiên cứu xin lãnh 10 sản phẩm mã「INV1001」để đi kiểm nghiệm b Quy trình chuyển kho(ví dụ chuyển từ kho tới hiện trường)
Ghi chú: Tham khảo chi tiết trong đơn nguyên giáo trình「HT quản lý tồn kho \ Thao tác hàng ngày - Phần dữ liệu」
Thao tác thiết lập phiếu chuyển kho
Có nhu cầu chuyển kho
Bảng dữ liệu tồn kho
Bảng chi tiết phiếu chuyển kho
Sổ chi tiết tồn kho Bảng chi tiết tồn kho
Kho chuyển ra → Kho nguyên liệu
Kho chuyển vào → Kho hiện trường
Chứng từ chuyển kho Xác nhận, kiểm giao/nhận
2.Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\Xử lý biến động thường ngày\Thao tác lập chứng từ chuyển kho
Chuyển sản phẩm mã 「INV1004」 với số lượng 100 chiếc từ kho nguyên liệu đến kho hiện trường, và sau khi sử dụng, sẽ thực hiện việc khấu trừ từ kho.
Để thêm mới dữ liệu, bạn cần nhập loại đơn tại mục "Loại phiếu chuyển phát" Trước đó, hãy thiết lập một loại đơn với tính chất chứng từ là 12, tương ứng với "Phiếu chuyển kho" trong phần thao tác thiết lập tính chất chứng từ.
3 Nhập「Bộ phận」phụ trách
4 Nhập「Mã xưởng chuyển xuất」
5 Nhập「Số kiện」, là số kiện hàng được đóng gói, tiện cho việc kiểm kê khi vận chuyển và giao hàng
6 Nhập「Mã SP」hoặc ấn F2 để tra cứu dữ liệu Nếu tại「Thao tác lập lệnh sản xuất」 thì ở ô này ấn F4 mở dữ liệu NVL lệnh sản xuất cần lãnh dùng
7 Nhập「Số lượng」lãnh dùng, có thể ấn F2 tra cứu lượng tồn kho hiện có hoặc ấn F3 tra hỏi lượng tồn kho theo số lô
8 Nhập kho chuyển xuất là「kho nguyên liệu」và kho nhập là「kho hiện trường」
9 Có thể sử dụng「vị trí tồn kho」để xem vị trí lãnh hoặc lưu của các kho
10 Nếu sản phẩm này có quản lý số lô thì cần phải nhập「số lô」
11 Sau khi lưu chứng từ, tiếp đến xác nhận chứng từ sau khi kiểm giao cho đơn vị lĩnh nhận không còn sai sót gì, sẽ xuất hiện chữ「CONFIRM」màu đỏ, số lượng tồn kho sẽ từ 「kho xuất」chuyển phát vào「kho nhập」
1.「Thao tác chuyển kho」là chỉ việc đưa sản phẩm từ「kho xuất」chuyển đến
「kho nhận」, số lượng tồn kho một tăng một giảm, tổng lượng tồn kho không thay đổi
2 Loại kho có tính chất khác nhau sẽ không thể chuyển cho nhau, ví dụ:
「Kho lưu hàng」không thể chuyển tới「kho không lưu hàng」
Chuyển mã SP「INV1007」100 cái từ「kho nguyên liệu 1C」chuyển tới「kho tạm lưu ủy thác 1L」để cung cấp xưởng ủy thác gia công sử dụng
19 c Quy trình cho mượn (lấy ví dụ là cho khách mượn hàng））））
Ghi chú: Tham khảo chi tiết trong「HT quản lý tồn kho \Quản lý (cho) mượn」
Thao tác thiết lập phiếu mượn/cho mượn hàng hoá Khách hàng yêu cầu mươn hàng
Chứng từ phiếu cho mượn
Xác nhận, chuẩn bị hàng
Bảng dữ liệu liên quan tồn kho
Bảng chi tiết phiếu mượn/cho mượn hàng hoá Bảng tình trạng mượn/cho mượn hàng hoá
Tính chất chứng từ ＝ 13 Phiếu cho mượn hàng
Phát sinh cả đợt không
Thao tác phát sinh hàng loạt phiếu cho mượn hàng
Phải lấy đơn đặt hàng của khách làm nguồn gốc sao chép Đúng
Chứng từ phiếu cho mượn
Ví dụ: kho chuyển xuất → kho thành phẩm
Kho nhập vào → kho tạm lưu cho mươn （ ảo ）
Ghi chú: Kho thành phẩm và kho tạm lưu cho mươn là của công ty
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ:
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\quản lý (cho) mượn\ Thao tác thiết lập phiếu mượn/cho mượn hàng hoá
Khách hàng từ Công ty toàn cầu 1001 đã yêu cầu mượn 5 chiếc ghế văn phòng INV4001 SL để trải nghiệm trước khi quyết định đặt hàng.
Để thêm mới dữ liệu, bạn cần nhập loại đơn tại mục "Loại CT biến động" Trước đó, hãy thiết lập một loại đơn với "Tính chất chứng từ" là 13, tương ứng với "Phiếu cho mượn hàng" trong phần "Thao tác thiết lập tính chất chứng từ".
3 Lựa chọn 「Đối tượng」là 「khách hàng」
4 Tại ô 「Mã đối tượng」nhập 「mã khách hàng」(Đầu tiên tại「Thao tác thiết lập dữ liệu khách hàng」phải nhập dữ liệu cơ bản về khách hàng này
5 Nhập 「Mã nhân viên」để theo dõi và phụ trách
6 Nhập 「Loại xưởng」xuất cho mượn
7 Nhập「Mã SP」sản phẩm cho mượn
8 Nhập 「Kho chuyển xuất」, mặc định là 「Loại kho chính」trong 「thao tác lập dữ liệu cơ bản mã SP」
9 Nhập 「Kho nhập vào」, phải lập trước một kho khách hàng ảo
10 Nhập 「Số lượng」cho mượn
11 Nhập 「Ngày dự tính trả lại」để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này
12 Không cần nhập bằng tay 「chuyển lượng mua hàng」,「SL trả lại」; sau này nếu khách hàng cần mua đợt hàng này có thể copy lại phiếu cho mượn hàng này ở「Hệ thống quản lý đặt hàng \Xử lý biến động thường ngày \Thao tác lập đơn bán hàng」, chứng từ này sau khi được xác nhận có thể cập nhật lại 「chuyển lượng mua hàng」; còn nếu sau này khách hàng trả lại có thể nhập ở 「Hệ thống quản lý tồn kho \quản lý (cho) mượn \Thao tác thiết lập nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn」, sau khi chứng từ được xác nhận có thể cập nhật 「SL trả lại」 Khi
「chuyển lượng mua hàng」+「SL trả lại」>=「số lượng cho mượn」, 「Mã kết thúc」sẽ hiển thị「tự động kết thúc」
13 Chứng từ sau khi được lưu, sẽ thực hiện quy trình xét duyệt, sau khi xét duyệt chứng từ này sẽ xuất hiện chữ「CONFIRM」màu đỏ
Thao tác cho mượn hàng giữa các công ty không làm thay đổi tổng lượng tồn kho, vì hàng được chuyển từ kho chuyển xuất sang kho nhập vào Khi một kho tăng số lượng, kho kia sẽ giảm tương ứng, do đó giá thành cũng không bị ảnh hưởng.
Khách hàng 「XIONGDI 1005 」mượn của công ty 10 sản phẩm「Ghế văn phòng INV4001 SL」, dự tính cuối tháng trả lại
22 d Quy trình nhận lại hàng cho mượn
Ghi chú: Tham khảo chi tiết trong giáo trình 「Hệ thống quản lý tồn kho \quản lý (cho) mượn」
Thao tác thiết lập nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn
CT phiếu nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn
Xác nhận, kiểm nhận Xác nhận phiếu nhận lại hàng cho mượn Cập nhật lại SL trả lại của đơn cho mượn Đúng
Bảng chi tiết hoàn lại (cho) mươn Bảng tình trạng mượn/cho mượn hàng hoá
Tính chất chứng từ＝ 15:Phiếu nhận lại hàng cho mượn
Quy trình bán hàng Bán ra
Thao tác thiết lập phiếu mượn/cho mượn hàng hoá
Tham khảo quy trình bán hàng
Kho chuyển ra → Kho tạm lưu cho mươn
Kho chuyển vào → Kho thành phẩm
Ghi chú: Quyền sở hữu kho thành phẩm và kho tạm lưu cho mươn là của công ty này
CT phiếu nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn
Bảng dữ liệu liên quan tồn kho
2.Giải thích trọng điểm và ví dụ:
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\Quản lý (cho) mượn\ Thao tác thiết lập nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn
Giải thích ví dụ: Khách hàng「công ty 1001」trả lại sản phẩm đã mượn
Để thêm mới dữ liệu, bạn cần nhập loại đơn tại mục "Loại CT biến động" Trước đó, hãy thiết lập một loại đơn có "Tính chất chứng từ = 15 Phiếu nhận lại hàng cho mượn" trong phần "Thao tác thiết lập tính chất chứng từ".
3 Nhập「đối tượng biến động」và「mã đối tượng」
4 Thông qua nút 「sao chép chứng từ trước」để mở cửa sổ chọn đơn cho mượn ở quy trình trên
5 Lựa chọn「loại CT nguồn, mã CT nguồn」là phiếu cho mượn tương ứng với khách hàng này, sau khi ấn nút「xác định」, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu liên quan
6 Đối chiếu「mã SP」xem có giống với sản phẩm trả lại của khách hàng
7 Kiểm tra「Loại kho chuyển ra」xem có phải là「kho nhập vào」(Ví dụ: Kho khách hàng ảo) của「đơn cho mượn」, và「Loại kho nhập vào」có phải là kho trả lại cần lưu giữ, đồng thời xác nhận「số lượng」trả lại không có sai sót
8 Sau khi chứng từ được lưu trữ, thực hiện quy trình xét duyệt, sau khi xét duyệt chứng từ này sẽ xuất hiện chữ「CONFIRM」màu đỏ Có thể từ「Hệ thống quản lý tồn kho \quản lý (cho) mượn \ Thao tác thiết lập phiếu mượn/cho mượn hàng hóa」kiểm tra「SL trả lại」của đơn cho mượn tương ứng xem có cập nhật dữ liệu và đã kết thúc chưa
Tiếp bài tập 3, toàn bộ số lượng mà Doanh nghiệp「XIONGDI 1005」trả lại sản phẩm là 10 chiếc「Ghế văn phòng INV4001 SL」mà công ty này đã mượn
25 e Quy trình mượn (Lấy ví dụ mượn hàng của công ty khác)
Ghi chú: Tham khảo chi tiết giáo trình「Hệ thống quản lý tồn kho\ Quản lý (cho) mượn」
Thao tác thiết lập phiếu mượn/ cho mượn hàng hoá Mượn hàng từ nhà sản xuất
Kho xác nhận, kiểm thu Kho chuyển ra → Giảm
Kho chuyển vào → tăng Bảng chi tiết đơn mươn mượn
Bảng tình trạng mươn mượn Bảng tổng hợp báo cáo mươn
Kho chuyển ra →Kho tạm lưu mượn
Kho chuyển vào→Kho nguyên liệu Tính chất chứng từ ＝ 14 Phiếu mượn tạm hàng
Chứng từ phiếu mượn/ cho mượn hàng hoá
Sửa không Đúng Bảng dữ liệu liên quan tồn kho
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ:
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\Quản lý (cho) mượn\Thao tác lập phiếu mượn hàng
Giải thích ví dụ: Mượn của công ty「Nhà cung ứng trong nước 1001」50 sản phẩm 「Lót chân INV1001 SL」tiến hành thử nghiệm
Để thêm mới dữ liệu, bạn cần nhập loại đơn tại mục "Loại CT biến động" Trước đó, hãy thiết lập một loại đơn với "Tính chất chứng từ = 14 Phiếu mượn tạm hàng" trong phần "Thao tác thiết lập tính chất chứng từ".
3 Chọn 「đối tượng biến động」là「NCC」
4 Nhập 「mã NCC」vào cột「mã đối tượng」(trước hết phải nhập dữ liệu cơ bản của NCC này vào「thao tác lập dữ liệu NCC」)
5 Nhập 「mã nhân viên」, để quy trách nhiệm và theo dõi
6 Nhập 「loại xưởng」nhập vào
7 Nhập 「mã sản phẩm」 của hàng hóa mượn vào
8 Nhập 「kho chuyển xuất」, ví dụ: trước hết mặc định một kho mượn hàng tạm trữ (ảo), đồng thời thiết lập kho này có tính chất「khi lưu và xác nhận, tồn kho không đủ cho phép xuất kho」
9 Nhập 「kho chuyển vào」, ví dụ: kho nguyên liệu
11.Nhập 「ngày trả lại dự kiến」 để tiện cho việc tra cứu sau này
Sơ đồ quy trình
1) Không bao gồm quy trình nhập khẩu của hệ thống này
Ghi chú: tham khảo kỹ bài「Hệ thống quản lý mua hàng\ Thao tác nhập hàng và trả lại hàng」
HT quản lý tồn kho
HT quản lý mua hàng HT quản lý tồn kho
Thao tác lập phiếu mua
Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng
Chứng từ phiếu nhập hàng
Quản lý đánh giá NCC
Bảng phân tích nhà cung cấp ABC Bảng thống kê nhập hàng của nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn tồn kho tăng
Thao tác nghiệm thu phiếu nhập hàng
Sau khi nghiệm thu và kiểm nghiệm, nếu nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn của nhà sản xuất, cần thực hiện thao tác trả lại hàng Để tiến hành việc này, người dùng phải lập phiếu mượn hàng theo quy định.
Chứng từ phiếu nhập hàng hóa đơn kèm theo hàng kết toán tháng (xem quy trình [chứng từ phải trả])
2) Bao gồm quy trình nhập khẩu của hệ thống này thao tác lập phiếu mua thao tác lập phiếu nhập hàng
Lập bộ chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan là quy trình quan trọng trong quản lý nhập khẩu, giúp phát sinh phiếu nhập hàng và chi phí nhập hàng một cách tự động Hệ thống quản lý mua hàng và quy trình nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động này.
Phát sinh chi phí bộ CT thanh toán và tờ khai hải quan thao tác lập chi phí nhập khẩu hệ thống quản lý tồn kho
Chứng từ phiếu nhập hàng
Quản lý đánh giá NCC
Bảng phân tích ABC NCC giúp đánh giá hiệu quả nhập hàng từ nhà cung cấp, trong khi bảng thống kê nhập hàng NCC cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và loại hàng hóa nhập vào Đồng thời, bảng kê những khác thường trong nhập hàng của NCC đạt tiêu chuẩn giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, đảm bảo quy trình kiểm nghiệm và nghiệm thu phiếu nhập hàng diễn ra một cách chính xác, góp phần vào việc quản lý tồn kho hiệu quả.
Chứng từ phiếu nhập hàng thao tác trả lại hàng sau khi kiểm nghiệm không đạt tiêu chuẩn
2 Giải thích trọng điểm và ví dụ
Trong hệ thống quản lý mua hàng, nhân viên thực hiện thao tác lập phiếu nhập hàng để xử lý biến động hàng ngày Ví dụ, vào ngày 13 tháng này, nhân viên mua hàng sẽ lập phiếu mua để ghi nhận các mặt hàng đã được nhập.
1.000 PCS 「tấm dựa INV1010」 từ 「công ty XINXIN 1015」, NCC giao hàng đúng thời hạn theo ngày giao hàng dự kiến
Phiếu mua hàng này hiển thị như sau:
1 Mã số phiếu mua này là 「33A-0090713001」
2 Mã sản phẩm là 「tấm dựa INV1010」, số lượng mua 1.000 PCS, ngày giao hàng dự kiến là ngày 20 tháng này
1 「Thêm mới」dữ liệu, tại「Loại đơn」nhập loại đơn ; trước đó thiết lập một
Có 36 loại đơn với tính chất chứng từ là 34, cụ thể là phiếu nhập hàng Tại thao tác thiết lập tính chất chứng từ, sau khi nhập, hệ thống sẽ tự động tạo mã số phiếu.
3 Nhập mã số 「NCC」 nhập hàng
4 Chọn 「copy chứng từ trước」ở công cụ
5 Chọn 「nguồn sao chép」 là 「phiếu mua hàng」, sau đó chọn「loại CT nguồn」và 「mã số phiếu mua hàng」, ấn nút 「xác định」, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu phiếu mua trước đó
6 Hệ thống sẽ mặc định「số lượng nhập hàng」 là số lượng chưa giao của phiếu mua này là 1.000 chiếc (Nếu nhập hàng theo đợt, có thể tự mình sửa số lượng ở cột này)
7 Sau khi nhận nguyên liệu, giao cho đơn vị kiểm nghiệm xử lý theo quy định của quy trình nghiệm thu hàng hóa nhập vào của công ty, vì vậy không phải nhập 「số lượng nghiệm thu」 và 「SL nghiệm thu trả hàng」
8 Xác định xem tiếp theo liệu có phải gửi vào trong 「kho」 này hay không, có thể tham khảo 「vị trí tồn kho」để lưu giữ nguyên liệu nhập vào; nếu trong
「thao tác lập dữ liệu mã sản phẩm」 thiết lập sản phẩm này phải「quản lý mã số lô」, thì phải nhập 「mã số lô」
9 Nếu NCC có hóa đơn kèm theo hàng hóa, thì có thể bổ sung dữ liệu liên quan vào《trang: dữ liệu hóa đơn》
10 Cuối cùng lưu dữ liệu giao cho đơn vị nghiệm thu xử lý
Phiếu mua hàng từ doanh nghiệp「SHIDAI 1016」 vào ngày 6 tháng này, nhà cung cấp sẽ giao hàng theo đúng thời gian dự kiến
Vị trí thao tác: hệ thống quản lý mua hàng\ xử lý biến động hàng ngày\ Thao tác nghiệm thu phiếu nhập hàng
Nhập mã hàng「tấm dựa INV1010」 với số lượng nghiệm thu là 990 PCS, trong đó có 10 PCS không đạt tiêu chuẩn và cần phải trả lại.
1 Dùng phương thức 「tìm kiếm」để tìm ra phiếu nhập hàng được nhập vào ở bước trên, không cần phải thêm mới chứng từ khác, sau đó ấn nút 「sửa」 là có thể nhập kết quả kiểm nghiệm
2 「số lượng nghiệm thu」 và 「số lượng tính giá」 được mặc định là「số lượng nhập hàng」
(số lượng nhập hàng=số lượng nghiệm thu +số lượng nghiệm thu trả lại)
3 Nếu ngày nhập hàng và ngày kiểm nghiệm không phải là cùng một ngày, thì có thể sửa đổi 「ngày nghiệm thu」
4 「Trạng thái kiểm nghiệm」 trước khi nghiệm thu là 「chờ nghiệm thu」, nếu nghiệm thu không có「số lượng hàng nghiệm thu trả lại」sẽ hiển thị thành
「đạt tiêu chuẩn」, nếu có thì sẽ hiển thị thành「bị lỗi」
5 Sau khi nhập xong kết quả kiểm nghiệm, chứng từ sau khi lưu sẽ tự động xác nhận
Ghi chú: nếu trong phiếu nhập hàng lúc đầu đã hoàn tất kiểm nghiệm thì tờ phiếu nhập hàng này sẽ tự động xác nhận
Sau bài luyện tập số 7, giả sử bạn là nhân viên kiểm nghiệm, lô hàng nhập vào này gồm 10 chiếc cần phải trả lại sau khi kiểm nghiệm Hãy đăng nhập kết quả kiểm nghiệm để ghi nhận thông tin này.
Vị trí：hệ thống quản lý mua hàng \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác trả hàng sau khi kiểm nghiệm
Giải thích ví dụ：tiếp theo bước làm trên, nhập vào「tấm dựa INV1010」,trong đó có
10 PCS qua kiểm nghiệm phải trả lại, hãy trả lại cho nhà cung cấp những hàng hóa đã qua kiểm nghiệm cần phải trả lại này
1 Dùng cách「Thêm mới」để ghi lại dữ liệu hàng bị trả lại sau khi kiểm nghiệm (không cần lập loại đơn)
2 Nhập NCC nào cần trả lại hàng
3 Tại 「phiếu nhập hàng nguồn」ấn F2 mở cửa sổ để tìm xem phiếu nhập hàng nào có hàng hóa qua kiểm nghiệm phải trả lại, sau khi chọn, hệ thống sẽ đưa ra 「số lượng trả lại」
4 Nhập 「ghi chú」 dữ liệu để tiện cho việc tra cứu dữ liệu, sau đó lưu lại số liệu và kiểm kê giao hàng với nhà cung cấp
Ghi chú：hàng hóa qua trả lại sau khi kiểm nghiệm không được chia lô trả lại
Tiếp theo bài luyện tập số 8, hãy trả lại hàng cho nhà cung cấp sau khi kiểm nghiệm
39 h Quy trình trả hàng/nhập hàng có chiết khấu
Ghi chú: tham khảo kỹ bài「Hệ thống quản lý mua hàng\ Bài thao tác nhập hàng và trả hàng」
Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng công ty Nhà cung cấp
Để thiết lập phiếu trả hàng và phiếu nhập hàng, người dùng cần nhập số lượng, đơn giá và số tiền chiết khấu Hệ thống quản lý tồn kho sẽ tự động giảm số lượng tồn kho khi có yêu cầu trả hàng hoặc chiết khấu Người liên lạc phải đồng ý với việc trả hàng hoặc chiết khấu để hoàn tất quy trình.
Thao tác in chứng từ phiếu nhập hàng có chiết khấu
Chứng từ phiếu trả hàng kiểm tra đối chiếu Sửa Đúng Không
Thao tác in chứng từ phiếu nhập hàng có chiết khấu
Chứng từ phiếu trả hàng
2.Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: hệ thống quản lý mua hàng\xử lý biến động hàng ngày\ Thao tác thiết lập phiếu trả hàng
Phát hiện tấm dựa INV1010 đã nhập kho với 5 sản phẩm hỏng, sau khi thương lượng với nhà sản xuất, có thể tiến hành trả lại hàng và khấu trừ số tiền tương ứng vào hóa đơn.