CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG
2.2. Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: giá mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: phương pháp thực tế đích danh.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.2. Phân loại hàng tồn kho của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Trong giai đoạn 2011 – 2013, sản phẩm kinh doanh chủ lực của công ty là cửa nhựa uPVC. Tất cả sản phẩm được nhập mua từ các nhà cung cấp, doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất trong giai đoạn này, vì vậy hàng tồn kho của doanh nghiệp toàn bộ là thành phẩm, cụ thể là cửa nhựa uPVC. Đây là loại cửa nhựa lõi thép gia cường của công ty TNHH MTV Smartdoor 168 với thương hiệu Smarter &
Smartveka được sản xuất cấu thành từ các thanh Profile, thép gia cường, kính và phụ kiện kim khí có chất lượng tốt nhất trên thị trường hiện nay, đã được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN 7451:2004.
Nhận xét: Sản phẩm của công ty TNHH MTV Smartdoor 168 đem đến lựa chọn thông minh cho khách hàng, đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của thị trường. Tuy nhiên, trong môi trường kinh tế đầy biến động và việc người tiêu dùng ngày yêu cầu cao hơn đối với sản phẩm thì công ty cần mở rộng dòng sản phẩm của mình để thoả mãn thị hiếu biến đổi của người tiêu dùng. Nỗ lực đó sẽ làm tăng lượng hàng bán ra, tăng doanh thu cho công ty. Bên cạnh đó, nhà quản trị doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí, góp phần giảm gánh nặng chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
2.2.3. Đặc điểm hàng tồn kho của tại công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Sản phẩm cửa nhựa lõi thép uPVC không dễ cháy nổ nhưng có thể bị xây xước, nứt vỡ, rêu mốc, đổi màu, hoặc mờ đi nếu bảo quản không đúng cách. Vì vậy phải giữ cho kho luôn sạch, thoáng, định kỳ kiểm tra chất lượng sản phẩm để khắc phục hoặc loại bỏ các sản phẩm bị biến đổi để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp.
Bên cạnh các hao mòn hữu hình kể trên, doanh nghiệp còn phải lưu ý đến vấn đề hao mòn vô hình, do công nghệ nhanh chóng thay đổi nên các sản phẩm công nghệ như cửa thông minh của công ty TNHH MTV Smartdoor 168 có thể lỗi thời công nghệ, thời gian lưu kho càng dài thì nguy cơ giảm giá hàng tồn kho do lỗi thời công nghệ càng cao.
2.2.4. Mô hình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Hiện tại, công ty TNHH MTV Smartdoor168 chưa áp dụng mô hình kinh tế nào để quản lý kho cũng như tính toán lượng đặt hàng. Nhà quản trị sẽ căn cứ vào ba nhóm thông tin sau để quyết định thời điểm đặt hàng và số lượng hàng đặt mua trong mỗi đơn hàng:
Thông tin bên trong doanh nghiệp: mục tiêu kinh doanh, số lượng tồn trữ hiện có tại kho, kỳ vọng về giá hàng hoá trong tương lai,…
Thông tin bên ngoài doanh nghiệp: biến động trong nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, giá cả hàng hóa tại thời điểm đặt mua, chính sách bán hàng của nhà cung cấp, chiến lược kinh doanh của đối thủ cạnh tranh…
Kinh nghiệm của bản thân nhà quản trị.
2.2.5. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Smartdoor 168 Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Smartdoor 168
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Phòng kinh doanh của công ty là đơn vị trực tiếp phụ trách việc tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp trên thị trường, đặt ra các tiêu chí xếp hạng nhà cung cấp, liệt kê ra danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.
Chọn ra những nhà cung cấp có uy tín cao, để đảm bảo hàng hóa luôn được cung ứng đủ số lượng, giao hàng đúng hẹn, chất lượng tiêu chuẩn, tránh tình trạng hàng mua về bị lỗi hoặc bị trà trộn hàng kém chất lượng.
Chọn ra những nhà cung cấp có khả năng tài chính tốt để giảm rủi ro doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian và chi phí để tìm kiếm đối tác mới nếu các nhà cung cấp khả năng tài chính kém bị phá sản.
Bước 1
•Tìm kiếm
nhà cung
cấp
Bước 2
•Đặt hàng với nhà
cung cấp
Bước 3
•Tiến hành mua hàng
Bước 4
•Nhập kho hàng
hoá
Bước 5
•Lưu kho hàng
hoá
Bước 6
•Xuất kho hàng
hoá
Tiến hành liên lạc với nhà cung cấp, yêu cầu báo giá từ những nhà cung cấp tiềm năng và chọn lọc những nhà cung cấp có mức giá thấp nhất hoặc có mức chiết khấu ưu đãi nhất.
Ký hợp đồng lâu dài với nhà cung cấp để có được nguồn hàng ổn định, giảm sự ảnh hưởng từ việc giá cả biến động thất thường trên thị trường.
Hiện tại, những nhà cung cấp được công ty Smartdoor168 chọn làm đối tác quen thuộc là: Tập đoàn Vinaconex, công ty TNHH Xây dựng dân dụng và công nghiệp Delta, công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng.
Bước 2: Đặt hàng với nhà cung cấp
Sau khi tìm kiếm thông tin, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và tiến hành liên hệ với nhà cung cấp, phòng kinh doanh sẽ tổ chức đàm phán.
Sau khi thống nhất các điều khoản hợp đồng: đơn giá, mức chiết khấu thương mại, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, chi phí vận chuyển, bảo hiểm trong quá trình chuyển hàng từ nhà cung cấp về kho của công ty. Sau khi đi đến thoả thuận chung, công ty sẽ ký kết hợp đồng và tiến hành đặt hàng.
Bảng sau thể hiện số lượng hàng hoá được đặt mua từ nhà các cung cấp trong giai đoạn 2011 – 2013:
Bảng 2.6. Số lượng hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp trong giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng hàng hóa đặt mua 36.295 81.894 27.977
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Bước 3: Tiến hành mua hàng
Sau khi công ty đặt hàng từ 6 đến 10 ngày thì nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến kho của công ty. Thời gian chờ hàng phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng đặt hàng của công ty, độ sẵn có hàng hóa của nhà cung cấp, yếu tố giao thông, khí hậu…
Trong giai đoạn 2011- 2013, trung bình mỗi quý, công ty tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp một lần. Như vậy trong một năm, công ty sẽ đặt hàng bốn lần với nhà cung cấp. Từ bảng 2.6 ta có lượng đặt hàng trung bình trong một đơn hàng như sau:
Bảng 2.7. Số lượng hàng đặt trung bình trong một đơn hàng giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: sản phẩm
Chỉ tiêu Công thức Năm
2011
Năm 2012
Năm 2013 SL đặt hàng trung
bình trong 1 đơn hàng
9.074 20.474 6.994
Bước 4: Nhập kho hàng hoá
Hàng hoá mua về nếu không được sử dụng ngay thì sẽ được nhập vào kho của công ty. Thủ kho dựa trên hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan để tiến hành kiểm kê hàng hóa về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã...
Nếu hàng hóa đáp ứng được các tiêu chuẩn đã thoả thuận trong hợp đồng thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng quy định và viết phiếu nhập kho. Nếu trong quá trình kiểm kê phát hiện thiếu hụt hàng hoá, hàng giả, hàng nhái, hàng sai lỗi, hoặc có dấu hiệu hỏng hóc thì lập biên bản để xử lý và thông báo với giám đốc công ty.
Sau khi nhập kho hàng hoá thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng điều khoản trong hợp đồng.
Toàn bộ số hàng đặt mua tại nhà cung cấp trong giai đoạn 2011 – 2013 đều được nhập kho đầy đủ.
Bước 5: Lưu kho hàng hoá
Trong quá trình lưu kho, nhân viên quản lý kho phải duy trì và đảm bảo các điều kiện thích hợp để bảo quản hàng hoá, kho phải luôn sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng;
Định kỳ kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho, thường xuyên báo cáo tình hình hàng tồn kho với phòng tài chính – kế toán;
Bảng sau thể hiện số lượng hàng hóa được lưu kho công ty trong giai đoạn 2011 - 2013:
Bảng 2.8. Số lượng hàng hoá được xuất kho trong giai đoạn 2011 - 2013 Đơn vị tính: sản phẩm
Chỉ tiêu Công thức Năm
2011
Năm 2012
Năm 2013 Số lượng hàng
hóa lưu kho
Số lượng hàng tồn kho đầu năm
+ Số lượng hàng nhập kho trong năm 38.804 87.816 39.122 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Bước 6: Xuất kho hàng hoá
Khi nhân yêu cầu xuất kho từ phòng tài chính – kế toán, tiến hành chuẩn bị xuất kho hàng hoá được yêu cầu.
Kiểm kê về số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi xuất kho. Xuất đủ số lượng và chỉ xuất các hàng hoá đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đã thoả thuận với khách hàng.
Bảng sau thể hiện số lượng hàng hóa được xuất kho trong giai đoạn 2011 – 2013
Bảng 2.9. Số lượng hàng hoá được xuất kho trong giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng hàng hóa xuất kho 32.882 76.671 25.488
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Sau khi tiến hành xuất kho hàng hoá theo đúng yêu cầu, cần kiểm kê lại số lượng hàng hóa còn lại trong kho công ty và báo cáo với phòng tài chính – kế toán.
Bảng sau thể hiện số lượng hàng tồn cuối kỳ trong kho công ty trong giai đoạn 2011 – 2013:
Bảng 2.10. Số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ trong giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: sản phẩm
Chỉ tiêu Công thức Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Số lượng hàng tồn kho đầu năm + Số lượng hàng nhập kho trong năm – Số lượng hàng xuất kho trong năm