CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG
3.2. Giải pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công
Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, nhà quản trị cần đưa ra các giải pháp
dự trữ hàng tồn kho cũng như lượng đặt hàng để giảm các chi phí liên quan đến kho, tránh ứ đọng vốn hoặc lãng phí vốn, qua đó tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp.
3.2.1. Giải pháp cải thiện tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Đầu tư cho bộ phận kinh doanh vì đây là bộ phận trực tiếp thực hiện việc bán hàng cho doanh nghiệp. Nếu bộ phận kinh doanh thực hiện tốt nhiệm vụ thì khối lượng sản phẩm đầu ra sẽ lớn hơn, tốc độ luân chuyển hàng hoá sẽ nhanh hơn và khả năng sinh lợi của hàng hoá cũng cao hơn. Để làm được điều đó, công ty nên:
+ Xây dựng tiêu chí xếp loại và đánh giá thành tích nhân viên kinh doanh, qua đó tinh lọc nhân viên các hiện tại, chỉ giữ lại những nhân viên có năng lực thực sự, cắt giảm các nhân viên làm việc kém hiệu quả.
+ Tổ chức các khoá đào tạo kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng, kỹ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng) và nâng cao kỹ năng cứng (trình độ chuyên môn) cho nhân viên phòng kinh doanh.
+ Tuyển mới nhân viên có trình độ và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp nhằm giảm chi phí đào tạo và nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh.
+ Tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh thông qua vật chất: Xây dựng chế độ tiền lương, khen thưởng, chế tài xử phạt công bằng, minh bạch và khuyến khích nhân viên tham gia thi đua để nâng cao năng lực của nhân viên, qua đó đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
+ Tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh thông qua tinh thần: Biểu dương hoặc phê bình các cá nhân theo thành tích đạt được, đưa ra các cơ hội phát triển bản thân và cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp cho người lao động.
– Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường để nắm bắt thông tin, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng hiện tại, thu hút thêm khách hàng mới để tăng lượng hàng bán ra, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. Để làm được điều đó, công ty nên:
+ Nghiên cứu, khám phá các nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đáp ứng đúng, đủ và kịp thời các nhu cầu, mong muốn đó.
+ Nghiên cứu về kỳ vọng của khách hàng để đáp ứng bằng hoặc trên mức kỳ vọng, qua đó xây dựng lực lượng khách hàng trung thành. Nghiên cứu thị hiếu, xu hướng tiêu dùng của khách hàng để cải tiến sản phẩm theo đúng thị hiếu tiêu dùng của khách hàng.
+ Đưa ra chính sách bán hàng ưu đãi cho khách hàng trung thành của doanh nghiệp. Sẵn sang chấp nhận đàm phán nhượng bộ để tạo dựng mối quan hệ với khách hàng mới.
– Đẩy mạnh hoạt động marketing để tăng tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Cụ thể là tập chung vào hoạt động xúc tiến hỗn hợp (marketing mix), vì doanh nghiệp có cung cấp cả sản phẩm và dịch vụ đi kèm nên marketing mix cần áp theo mô hình 7Ps:
+ Sản phẩm (product): Cải tiến chất lượng, mẫu mã, mở rộng dòng sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, tạo sự khác biệt và dấu ấn riêng cho nhãn hiệu sản phẩm.
+ Giá cả (price): Thay đổi giá bán, thời hạn thanh toán, mức chiết khấu tuỳ theo đối tượng khách hàng và đặc điểm thị trường.
+ Phân phối (places): Thay đổi phương thức giao hàng, phát triển chiến lược kênh phân phối phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đặc điểm thị trường.
+ Truyền thông (promotion): thay đổi nội dung quảng cáo hoặc khuyến mại, thực hiện định vị cho thương hiệu.
+ Con người (people): Bổ sung nhân lực có đủ kiến thức, kinh nghiệm cần thiết mà công việc đòi hỏi, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc thông qua nhận xét của khách hàng về mức độ hài lòng.
+ Quy trình (process): Cải tiến, rút ngắn các quy trình nhằm tạo tiện lợi hơn cho khách hàng, có thể cải tiến các quy trình như: quy trình đặt hàng, quy trình thu tiền, quy trình nhận hàng, qui trình bảo hành.
+ Chứng minh thực tế (physical evidence): Xây dựng, thiết kế các cơ sở hạ tầng như trụ sở, văn phòng giao dịch, trung tâm dịch vụ khách hàng, trung tâm bảo hành, điểm phục vụ để nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
3.2.2. Giải pháp giảm chi phí giá vốn hàng bán
Tích cực đàm phán với các nhà cung cấp hiện tại để mua hàng với giá rẻ hơn, hoặc được hưởng mức chiết khấu thương mại tốt hơn. Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới có chính sách bán hàng ưu đãi hơn với doanh nghiệp.
Lập kế hoạch mua sắm phù hợp để vừa đảm bảo nguồn cung đầu vào ổn định, vừa tiết kiệm chi phí đặt hàng cũng như chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp.
Lập kế hoạch dự trữ để giảm chi phí lưu kho: mùa cao điểm của ngành xây dựng, nhu cầu tăng cao nên doanh nghiệp cần dự trữ nhiều hơn để đáp ứng thị trường, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hoá khiến khách hàng chuyển sang nhà cung cấp khác. Mùa thấp điểm, nhu cầu giảm sút thì doanh nghiệp nên chủ động giảm lượng hàng tồn kho xuống mức thấp hơn để tiết kiệm chi phí lưu kho cho
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho
– Thứ nhất, đảm bảo các yêu cầu cơ bản của công tác kế toán:
+ Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán và đơn vị quản lý. Đảm bảo tính quốc tế của công tác kế toán, các văn bản pháp lý và kỹ thuật tính toán phải hướng đến chuẩn mực quốc tế của kế toán.
+ Tuân thủ chuẩn mực kế toán của Việt Nam, tuỳ vào tình thực tế tại đơn vị kinh tế có thể vận dụng linh hoạt các quy định về chuẩn mực kế toán nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ quản lý tài chính kế toán của nhà nước.
– Thứ hai, hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho:
+ Hướng tới việc thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho: tính đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời trong việc ghi chép, tính toán, kiểm tra hàng tồn kho.
+ Phiếu xuất kho, nhập kho phải được thiết kế một cách mạch lạc, khoa học để có thể chuyển tải được những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn làm giảm giá trị của thông tin thu thập được.
– Thứ ba, hoàn thiện công tác kiểm kê hàng tồn kho định kỳ:
+ Đánh giá đúng tình trạng chất lượng và số lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời có các giải pháp bổ sung, thay thế để đảm bảo quá trình kinh doanh được tiến hành liên tục.
+ Nếu xảy ra hiện tượng mất mát, chênh lệch giữa sổ sách và thực tế hay hàng hoá bị giảm phẩm chất thì cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân, quy trách nhiệm cho đúng đối tượng để tránh gây tổn thất cho công ty
3.2.4. Giải pháp để tính toán lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm đặt hàng
Như đã nêu ở chương 2, hiện tại ở công ty Smartdoor 169, để ra quyết định về lượng hàng dự trữ tối ưu và lượng đặt hàng tối ưu của doanh nghiệp thì nhà quản trị dựa trên ba nhóm thông tin là: Thông tin bên trong doanh nghiệp, thông tin bên ngoài doanh nghiệp và kinh nghiệm của bản thân nhà quản trị. Có thể thấy, nếu chỉ dựa trên ba nhóm thông tin này, đặc biệt là dựa trên kinh nghiệm của nhà quản trị thì việc ra quyết định sẽ mang tính chất chủ quan, có thể không phù hợp với tình hình thực tế. Vì kinh nghiệm là những bài học rút ra từ những sự kiện trong quá khứ, cho nên sẽ không còn đúng với tình hình hiện tại nữa. Do đó, nhà quản trị nên tham khảo và áp dụng các mô hình kinh tế trong tính toán lượng đặt hàng tối ưu và xác định thời điểm đặt hàng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất. Phần 3.3 và 3.4 sẽ mô tả cách áp dụng các mô hình kinh tế này.