Chương 2 Thực trạng kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
2.2 Kế toán nhập vật liệu, công cụ dụng cụ
2.2.2 Thủ tục, chứng từ nhập VL, CCDC tại Công ty
Công ty sử dụng các loại chứng từ và tài liệu sau: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá , biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng
Tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu việc cung ứng VL chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kỹ thuật xem khối lượng chuyển lên phòng vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào định mức kỹ thuật để mua NVL. Theo thủ tục nhập kho của Công ty thì tất cả các loại VL mua về đều qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Trong đó hoá đơn bán hàng đã quy định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán…căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm được tiến hành để xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận và biên bản kiểm nghiệm rồi trao cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ VL thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán là căn cứ ghi sổ. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên : Liên 1: Phòng kế toán lưu lại
Liên 2: Thủ kho để ghi vào thẻ khi sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho người mua VL
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Hoá đơn giá trị Gia tăng Liên 2: giao khách hàng Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Số: 155
Đơn vị bán hàng : Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam Địa chỉ : Lê Đại Hành- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại :... MST 0102468989 Họ tên người mua hàng : Trần Văn Thái
Tên đơn vị mua hàng : Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Địa chỉ: B11- Lô 12- Khu đô thị mới Định Công- Quận Hoàng Mai- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt MST 0101245699
Đơn vị tính:VNĐ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Thép ống Ф 38 Kg 420 16.859 7.080.780
2 Thép ống Ф 23 Kg 220 16.556 3.642.320
3 Sơn chống rỉ Lít 118 17.000 2.006.000
4 Mặt nạ hàn cầm tay cái 113 52.000 5.876.000
Cộng tiền hang 18.605.100
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.860.510
Tổng cộng tiền thanh toán 20.465.610
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu bốn trăm sáu mươi năm nghìn sáu trăm mười đồng
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 10 tháng 03 năm 2010
Số: 47 Căn cứ vào Hoá đơn số 155 ngày 10 tháng 03 năm 2010
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông ...( Trưởng ban) 2. Ông...(Uỷ viên) 3. Bà ...( Uỷ viên) Đã kiểm nghiệm vật tư sau:
S T T
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư
ĐV T
Số lượng Theo
chỉ tiêu
Thực tế kiểm nghiệm
Đúng quy cách phẩm chất
Không đúng quy cách phẩm chất
A B C 1 2 3 4
1 Thép ống Ф 38 Kg 420 420 Đúng quy cách 2 Thép ống Ф 23 Kg 220 220 Đúng quy cách 3 Sơn chống rỉ Lít 118 118 Đúng quy cách
4 Mặt nạ hàn Cái 113 113 Đúng quy cách
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng quy cách phẩm chất số lượng chứng từ đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu PhiÕu nhËp kho
Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Nợ: TK 152, 153 Số : 62 Có: TK 111 Họ tên người giao hàng: Trần Hồng Mỹ
Theo hoá đơn số 155 và Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 10 tháng 03 năm 2010 của Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Nhập tại kho: Kho NVL công ty
Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn
giá
Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Thép ống Ф 38 Kg 420 420 16859 7.080.780
2 Thép ống Ф 23 Kg 220 220 16556 3.642.320
3 Sơn chống rỉ Lít 118 118 17000 2.006.000
4 Mặt nạ hàn Cái 113 113 52000 5.876.000
Cộng thành tiền 18.605.100
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Mười tám triệu sáu trăm linh năm nghìn một trăm đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Số liệu nhập vào Công ty từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo cho việc tính toán kịp thời, chính xác số liệu thì phải có hoá đơn để từ đó có biện pháp sử dụng NVL hợp lý nhất