CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỞ CÔNG THƯƠNG, TỈNH CAO BẰNG
2.2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” tại Sở Công Thương Cao Bằng
Căn cứ vào Quyết định 995/QĐ – SCT ngày 14/5/2014 về ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính tại Sở Công Thương Cao Bằng. Cụ thể:
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Tiếp, tổ chức công dân có nhu cầu giải quyết công việc thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại phòng làm việc.
Kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ đúng và đủ thủ tục theo quy định thì tiếp nhận và viết phiếu nhận hồ sơ, hẹn ngày trả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo quy định. Nếu
hồ sơ chưa đầy đủ thủ tục theo quy định hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải quyết.
Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến phòng chuyên môn để giải quyết.
Nhận lại kết quả giải quyết hồ sơ và trả lại hồ sơ cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn.
2.2.2. Quy định về công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa”
Về tiếp nhận hồ sơ
Các hồ sơ của tổ chức, công dân yêu cầu Sở Công Thương giải quyết thuộc quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa” thì nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.
Những hồ sơ của tổ chức, công dân yêu cầu Sở Công Thương giải quyết không thuộc quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa” thì nộp vào văn thư cơ quan.
Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân thì công chức bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra. Nếu hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định thì viết phiếu tiếp nhận hồ sơ theo quy định.
Về trả hồ sơ:
Sau khi hồ sơ đã được giải quyết xong thì trước khi trả hồ sơ cho tổ chức, công dân, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính thông báo cho tổ chức, công dân nộp lệ phí (nếu có).
Trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân đúng thời gian đã hẹn, sau đó cho tổ chức, công dân kí nhận kết quả hồ sơ tại sổ theo dõi giải quyết hồ sơ.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa”
Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét hồ sơ của các tổ chức, công dân.
Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
Công chức tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, chuyển hồ sơ đến bộ phận chức năng có liên quan giải quyết, trả kết quả cho tổ chức, công dân, thu lệ phí đối với những công việc được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
Công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” phải nâng cao tinh thần, trách nhiệm trong giải quyết công việc của tổ chức và công dân, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về quy chế văn hóa công sở, quy chế làm việc, nội quy và quy chế của bộ phận “một cửa”.
Có thái độ giao tiếp với tổ chức và công dân đúng mực. Tuyệt đối nghiêm cấm các hành vi gây khó khăn hoặc tiêu cực trong giải quyết công việc của tổ chức và công dân.
Thời gian làm việc của bộ phận “một cửa”
Bộ phận “một cửa” làm việc theo giờ hành chính từ thứ hai đến hết ngày thứ sáu hàng tuần.
Thời gian tiếp nhận và trả kết quả:
Mùa hè:
− Sáng từ 07h30’ đến 10h30’
− Chiều từ 13h30’ đến 17h00’
Mùa đông:
− Sáng từ: 08h00’ đến 11h00’
− Chiều từ 13h30’ đến 17h00’
Thời gian hành chính còn lại trong ngày để cán bộ, công chức của bộ phận
“một cửa” sắp xếp hồ sơ, trình ký, bàn giao hồ sơ đến các phòng chuyên môn giải quyết.
Các phòng chuyên môn sau khi thẩm định hồ sơ xong có trách nhiệm gửi hồ sơ về bộ phận “một cửa” vào 30 phút đầu giờ làm việc và nhận hồ sơ vào 30 phút cuối giờ làm việc.
2.2.3. Ý nghĩa của công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính Công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính có ý nghĩa quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước, giúp cho nền hành chính trở nên dân chủ, minh bạch, có tính chuyên nghiệp hơn, mang lại sự thuận tiện cho người dân.
Trên thực tế có nhiều loại hồ sơ hành chính có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cấp, nhiều cơ quan, phải qua nhiều đầu mối mới có kết quả cuối cùng.
Cơ chế "một cửa liên thông" đặt ra yêu cầu các cơ quan nhà nước có trách nhiệm phối hợp trong quy trình xử lý hồ sơ, không để tổ chức, công dân cầm hồ sơ đi từ cơ quan này tới cơ quan khác. Người dân có nhu cầu chỉ phải nộp hồ sơ và nhận lại kết quả tại một đầu mối. Như vậy, đã giúp cho cơ quan hành chính nhà nước phục vụ ngày càng tốt hơn những nhu cầu của người dân.