CHƯƠNG 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán Tài sản cố định
2.2.2.1. Chứng từ:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ/BB).
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng sửa chữa lớn TSCĐ, hóa đơn GTGT.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Biên bản đánh giá lại tài sản - Biên bản thanh lý TSCĐ - Sổ TSCĐ.
2.2.2.2. Tài khoản:
TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo chỉ tiêu nguyên giá. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng trong kỳ.
Bên Có: phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm trong kỳ.
Dư Nợ : phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có.
TK 211 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2112 - Máy móc, thiết bị.
TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn.
TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý.
TK 2115 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm.
TK 2118 – TSCĐ khác.
Và một số tài khoản khác…
2.2.2.3. Hạch toán chi tiết:
Kế toán tăng TSCĐ hữu hình:
Mua sắm:
- Căn cứ vào hóa đơn kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ và hạch toán:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (1332) ( nếu có và được khấu trừ) Có TK 111,112,311…
- Nếu TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp dùng vào sản xuất kinh doanh, kế toán phải ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, giảm nguồn vốn XDCB hoặc giảm quỹ đầu tư phát triển khi quyết toán được duyệt, ghi:
Nợ TK 414- Quỹ đầu tư phát triển Nợ TK 441- Nguồn vốn đầu tư XDCB Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh.
- Trường hợp mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp:
+ Khi mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho XDCB, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình (Nguyên giá- ghi theo giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn [Phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT(nếu có)]
Có TK 331- Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
+ Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111,112 (Số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả từng kỳ).
+ Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả của từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635- Chi phí tài chính
Có TK 242- Chi phí trả trước dài hạn.
- Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Nợ TK 213- TSCĐ vô hình
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331…
Trường hợp nhận vốn góp hoặc nhận vốn cấp bằng TSCĐ hữu hình, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh
Trường hợp doanh nghiệp được tài trợ, biếu, tặng TSCĐ hữu hình đưa vào sử dụng ngay cho SXKD, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 711- Thu nhập khác.
+ Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến TSCĐ hữu hình được tài trợ, biếu, tặng tính vào nguyên giá, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 111,112,331…
Kế toán giảm TSCĐ hữu hình:
Nhượng bán TSCĐ: Khi nhượng bán TSCĐ hữu hình phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết (Lập Hội đồng xác định giá, thông báo công khai và tổ chức đấu giá, có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận TSCĐ…). Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và hóa đơn nhượng bán TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131,…
Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 711- Thu nhập khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).
- Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ để ghi giảm TSCD đã nhượng bán:
Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị đã hao mòn)
Nợ TK 811- Chi phí khác (Giá trị còn lại) Có TK 211- TSCĐ hữu hình(Nguyên giá).
- Các chi phí phát sinh liên quan đến nhượng bán TSCĐ được phản ánh vào bên Nợ TK 811 “Chi phí khác”.
Nợ TK 811- Chi phí khác (Giá trị còn lại)
Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331…
Trường hợp thanh lý TSCĐ: TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh. Khi có TSCĐ thanh lý, đơn vị phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “ Biên bản thanh lý TSCĐ”
theo mẫu quy định. Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho đơn vị quản lý, sử dụng TSCĐ.
Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ TSCĐ (được lưu trong hồ sơ của từng TSCĐ), kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ (trường hợp tăng) hoặc huỷ thẻ TSCĐ (trường hợp giảm TSCĐ) và phản ánh vào các sổ chi tiết TSCĐ. Sổ chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp dùng để theo dõi từng loại, từng nhóm TSCĐ và theo từng đơn vị sử dụng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Bộ Tài chính đã đưa ra hai mẫu sổ chi tiết TSCĐ bao gồm:
• Mẫu 1: sổ TSCĐ (dùng chung cho toàn doanh nghiệp). Sổ được mở cho cả năm và phải phản ánh đầy đủ các thông tin chủ yếu như các chỉ tiêu chung, các chỉ tiêu tăng nguyên giá, khấu hao và chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐ.
• Mẫu 2: Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng. Sổ này dùng để theo dõi TSCĐ và công cụ lao động nhỏ của từng bộ phận, từng đơn vị trong doanh nghiệp.
Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ ( Sơ đồ 2.2)
Từ các sổ chi tiết TSCĐ, cuối kỳ kế toán sẽ căn cứ vào đây để lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Và dựa vào bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ này, kế toán lập các báo cáo tài chính.
2.2.3.4. Hạch toán tổng hợp:
Sơ đồ 2.3: Phương pháp hạch toán tình hình biến động TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.